COMITÉS PERMANENTES Y EVENTUALES

Los comités también pueden ser formales o informales: si se establecen como parte de la estructura
de la organización, con deberes y autoridad específicamente delegados, son formales (la mayoría de
los comités con alguna permanencia caen en esta categoría); los comités informales se organizan
sin que se les delegue autoridad específica, y casi siempre los conforma una persona que promueve
una forma de pensar grupal o una decisión de grupo sobre un problema en particular, por ejemplo,
un gerente puede tener un problema sobre el que necesita asesoría o acuerdo de otros gerentes o
especialistas fuera de su departamento, por lo que convocaría a una reunión especial para resolver
el problema.

Los comités pueden ser relativamente permanentes o temporales. Puede suponerse que los
formales son más permanentes que los informales, aunque esto no necesariamente es así: el
presidente de la compañía podría establecer un comité formal con una asignación apropiada en la
estructura de la organización, con el único propósito de estudiar la factibilidad de construir una nueva
fábrica, y después disolverlo una vez terminada su tarea; mientras que el comité informal establecido
por el gerente de la fábrica para hacer recomendaciones sobre mejoras en la calidad del producto o
ayudar a coordinar las fechas de entrega con los compromisos de ventas podría continuar de
manera indefinida.
formales

COMITE COMITE EVENTUAL:

Son grupos que no
PERMANENTE: forman parte de la
Permanentes son los estructura
que se establecen por organizacional, con una
un tiempo vida limitada y que
indeterminado. implican una segunda
tarea para sus miembros.
informales

Los comités temporales o grupos "AD HOC”

Son grupos que no forman parte de la estructura organizacional, con una vida limitada y que
implican una segunda tarea para sus miembros. Cuando la dirección se enfrenta ante problemas
nuevos que no pueden ser resueltos por los departamentos existentes.
Pueden utilizarse para proporcionar una integración horizontal.

Ventajas:

• La consecución resoluciones más adecuadas.

• Soluciones rápidas a los problemas.
• Suelen despertar menos resistencias.
• Son más económicos.
• Ponen a prueba la capacidad de distintos miembros de la organización.
Problemas:

• Debilitamiento de la estructura y de los procesos normales de la organización.

• Que predominen en su funcionamiento los intereses y necesidades personales.
• Impide al grupo que tome decisiones sobre un determinado problema.
• Que se creen para desplazar conflictos o fracasos.

COMITÉ PERMANENTE

LA EMPRESA: TOPITOP
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Lo que empezó hace 29 años siendo

un ambicioso proyecto familiar, hoy
constituye una de las empresas de
manufactura textil peruana que
ocupa los primeros lugares del
ranking exportador.

Actualmente exportan el 70% de su

producción, siendo sus principales
destinos: EEUU y Alemania. La otra
parte se distribuye a través de la
cadena de tiendas Topitop ubicadas en Perú, Venezuela y Ecuador. su proyección es expandirse a
otros mercados con sus propias marcas diseñadas y producidas en sus plantas.

Hoy, Topitop, luego de casi tres décadas de aprendiza je competitivo y mejora continua, es una
empresa con gran experiencia de innovación en confecciones, que se refleja en una marcada
preferencia del consumidor final del Perú y del exterior.

Contamos con un moderno complejo industrial, con cinco plantas textiles equipadas con maquinaria
de última generación y con personal altamente capacitado que nos permite asegurar la entrega
oportuna de nuestros productos a precios competitivos y con calidad.
VISIÓN

Ser la empresa peruana líder en la industria textil, tanto en la fabricación como en la

comercialización de prendas de vestir para el mercado local y extranjero.

MISIÓN

Vestir al mundo con prendas de moda casual de alta calidad.

POLÍTICA DE CALIDAD

La política de calidad establecida por TOPY TOP, está basada en el conocimiento, motivación y
participación de todo el personal en las actividades relacionadas con la calidad, la detección
preventiva de No Conformes y en la toma de acciones para el mejoramiento continuo, utilizando un
Sistema de Calidad basado en los requisitos de la norma ISO 9001:2000.

DESCRIPCIÓN DEL CASO

En el comité de ventas se encargan de mantener y superar su nivel de ingresos y mantener y buscar

nuevos mercados como Perú, Venezuela y Ecuador también se encargan de miran al mundo como
una gran manzana, donde las oportunidades están alrededor.

La comisión de ventas se pone a la vanguardia en la forma de hacer negocios, con una nueva visión
global que permita comunicarnos con cada cliente que busca en ellos a un aliado estratégico, que le
permita crecer con dar simplemente un click o enviar un email, pero con la misma dedicación y
calidez de siempre

La Sra. Nicélida Córdova Escudero - Jefa del Area Comercial del comité de ventas señala: “Los
clientes valoran nuestros productos, pero detrás cada uno de ellos, queremos que sepan que está el
esfuerzo y dedicación de miles de colaboradores que comparten con nosotros el buen gusto de
llevarles moda y calidad con la mejor estrategia de ventas.

Vivimos en un mundo cambiante, donde la economía global intensamente competitiva otorga un

gran valor a la innovación, que depende de la imaginación, motivación y colaboración de las
personas.

Las corporaciones que cruzan fronteras, enfrentan dilemas culturales y de adecuación. Decidimos
dar el gran paso y para ello buscamos que nuestros líderes dominen los cambios y desafíos de hoy”.
INTEGRANTES DEL COMITE

COMITÉ DE VENTA:

 Sr. Antonio Alvarez Hurtado - Gerente de ventas

 Sra. Nicélida Córdova Escudero - Jefa del Area Comercial
 Sr. Alejandro Román - jefe de Logística
 Sr. Ricardo Vidal - coordinador de relaciones corporativas
 Sr. Esteban Daneliuc Peslar – coordinador tecnico

FUNCIÓN DE CADA INTEGRANTE

SR. ANTONIO ALVAREZ HURTADO - GERENTE DE VENTAS

Dentro de sus principales funciones, tenemos las siguientes:

 Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las
del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a
cabo dichos planes.

 Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea,
son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el número uno en un
mercado determinado, mientras que los objetivos son más precisos y a plazos más cortos.
Un objetivo sería vender diez millones en el próximo trimestre.

 Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber
realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es
la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos
pronosticar nuestras ventas. Dicho pronóstico debe ser lo más preciso posible porque de
esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o
cualquier otro compromiso con acreedores.

 Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es

quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es
quien está llamado a estructurar el departamento.

 Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del gerente de

ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos
procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma
idónea sería que Rec. Humanos, reclute y seleccione previamente y luego se le presente al
gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa.

 Delemitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de

desempeño. Esto es así, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como
cuotas generales de ventas y territorios amplios.
 Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de
vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor ysus zonas
geográficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de
estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente.

 Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la motivación, son dos
prácticas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la cual es transmitida por el mismo,
a sus clientes, con una sensación de confianza. Los planes de compensación, son muy
variados y dependerán del producto que se este trabajando y de cómo este organizada la
estructura de ventas.

 Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener incluido un análisis de
costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual sería el costo para alcanzar las
ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los
objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo de
su plan.

 Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el

desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los
anteriores y a los vendedores unos con otros.

 Monitorear el departamento. Es misión del gerente velar porque todo el procedimiento de

ventas, se esté llevando cabo de la forma idónea y que sus representantes sean buenos
ciudadanos corporativos.

SRA. NICÉLIDA CÓRDOVA ESCUDERO - JEFA DEL AREA COMERCIAL

 Planifica: la planificación es la base de la buena y correcta administración del tiempo. Sirve

para organizar las acciones y tareas del equipo comercial.
 Se alinea a la política dictada por el directorio y busca la mejor manera de alcanzar los
objetivos y metas planteados.
 El gerente comercial, sabe cuánto deben vender sus vendedores y en que tiempo tienen y
pueden hacerlo.
 Conoce las mañas y excusas que siempre ponen los vendedores, dado que él ha sido
vendedor. Ya recorrió el camino y es difícil que lo engañen. La experiencia y sabiduría
producto de los años de trabajo, lo distinguen.
 Supervisa: conoce a la perfección las tareas que realizan día a día sus vendedores y
supervisa el trabajo del equipo. Organiza reuniones quincenales de ventas y corrige desvíos.
 Escucha: saber escuchar es parte de las claves de toda gestión comercial.
 El gerente comercial tiene que leer y descifrar los mensajes que recibe de los vendedores.
No siempre lo que se dice, es lo que se quiere decir. Puede haber errores de comunicación
o malos entendidos y solo un experto en gerenciar, notará las diferencias.
 Escuchar y luego hablar. El silencio es un buen aliado, al momento de interpretar una
comunicación.
 Lidera: representa a sus vendedores, frente al directorio y los clientes. Respalda y defiende
las gestiones realizadas y acompaña al equipo en la ardua tarea de vender y captar nuevos
 clientes. Es justo y busca ser imparcial. También castiga y sabe sancionar al que se desvía
del camino.
 Clasifica: para hacer eficiente el uso del tiempo y optimizar los resultados, el gerente
comercial debe clasificar en categorías a los clientes de la empresa.
 La categorización, estará relacionada con las políticas de la organización y los objetivos.
 Hay que saber medir el potencial e importancia de los clientes y separar el grupos de mayor
a menor.
 En momentos críticos, la clasificación ayudará a tomar decisiones y a dejar de lado, a
aquellos clientes que generan baja rentabilidad a la empresa.
 Fija Precios: el gerente comercial, es el responsable de la fijación de precios y de definir la
política de descuentos y bonificaciones.
 Autoriza a los vendedores, a hacer acuerdos puntuales.
 Gestiona la cobranza: en el afán de vender, los ejecutivos de cuenta, no miden y no tienen
en cuenta, la problemática financiera.
 Muchos clientes, pagan fuera de los plazos convenidos y esto genera problemas de liquidez,
que si no son observados por el gerente comercial, pueden complicar a la organización en
su conjunto.
 El gerente siempre debe estar al tanto de las cobranzas y su evolución. Debe darle la misma
o mayor importancia que a las ventas.
 Vender y cobrar en tiempo y forma, tiene que ser su prioridad.
 Se recomienda designar a una persona exclusiva, para la gestión de las cobranzas.
 La gestión consiste en llamar a los clientes en los días y horarios de consultas. Reclamar y
verificar que las facturas estén dentro del sistema de pagos. Verificar los montos a pagar y
los plazos que se negociaron al realizar la venta. Coordinar el envío del cadete o servicio de
motos, para que retire los pagos.
 Por lo visto, la gestión de cobranzas lleva mucho tiempo y requiere organización interna
extrema.
 - Capacita: el gerente comercial, ha desempeñado la profesión de vendedor y conoce todos
los secretos de la misma.
 Capacitar a los vendedores y transmitir la experiencia acumulada, va a redundar en mejores
resultados de ventas y permitirá la formación profesional del vendedor.
 La capacitación y el entrenamiento que puede brindar un buen gerente comercial, es tanto o
más importante que la capacitación formal que se obtiene en escuelas y universidades.
 Los libros de ventas, no siempre pueden reflejar los secretos de las ventas, dado que es
muy complejo definir en palabras los mismos.

SR. ALEJANDRO ROMÁN - JEFE DE LOGÍSTICA

 supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener una
buena relación con el mismo, así como gestionar el lanzamiento de nuevos programas
dentro de la planta. Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente.
 dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos.
supervisar las actuaciones de logísticas e implementar las acciones de mejora necesarias de
manera coordinada con otras funciones de la planta (Calidad, Producción, Eficiencia del
Sistema)

SR. RICARDO VIDAL - COORDINADOR DE RELACIONES CORPORATIVAS

 Recibir del Coordinador de Relaciones Corporativas de la Regional, el listado de empresas a
ser atendidas y priorizar la atención con base en la meta anual las visitas mensuales
 Verificar y/o realizar el ingreso de la información de empresas atendidas al sistema de
información para administración de clientes – CRM, con las acciones que se han
desarrollado por el Centro para la atención de la solicitud del empresario, así la misma haya
sido recibida en otro nivel (regional ó dirección general).
 Tener visión global de su región, conocer la agenda interna y/o plan de desarrollo y Plan
de Gobierno del Departamento, planes de desarrollo departamental y municipal, tendencias
del mercado regional y municipal.
 Planear cronograma de visitas con base en su lista de empresas entregadas por el
Coordinador de Relaciones Corporativas e Internacionales.
 Hacer contacto con el (los) empresario(s) a través de correo electrónico y/o teléfono para
coordinar una visita en la cual pueda realizar la presentación del portafolio de servicios y
recoger las posibles solicitudes de servicios específicos.
 Antes de realizar visitas, verificar el cumplimiento de las obligaciones de ley por la(s)
empresa(s) que se va(n) a visitar en las bases de datos del SENA donde se refleje su
estado en liquidación de aportes y/o FIC y el cumplimiento en relación con la cuota de
Contratos de Aprendizaje (en los últimos tres años para contrato y últimos cinco años para
aportes parafiscales) y si existe incumplimiento informar al Coordinador de Relaciones
Corporativas e Internacionales.
 Conocer la operación y la oferta de servicios que tiene el Centro de Formación y la
Regional. así como su mercado de influencia (empresas y público objetivo), que constituyen
“el portafolio de productos” específicos de su centro. De igual manera debe conocer las
características, atributos, competencias y perfil de cada uno de los programas que en
formación, desarrolla y ejecuta el Centro y la Regional.
 10. Efectuar la presentación del portafolio de servicios del SENA y de los servicios del
Centro de Formación al empresario. Debe explicar las condiciones que se requieren para su
utilización por parte del empresario.

SR. ESTEBAN DANELIUC PESLAR – COORDINADOR TECNICO

 Coordinar y supervisar las actividades del Proyecto.

 Coordinar y supervisar la administración de los recursos.
 Coordinar con otros organismos de la administración pública y privada para el logro de los
objetivos del proyecto.
 Ejecutar las acciones necesarias para la implementación del Proyecto
 Someter a consideración del Coordinador General acciones conducentes a
 mejorar los aspectos técnicos y normativos en la gestión del Proyecto
 Coordinar y preparar el Plan Operativo del Proyecto.
 Realizar la programación, gestión, negociación, oficialización, obtención y ejecución de los
recursos financieros del Proyecto.
 Proponer los proyectos de Resoluciones a ser emitidas por el Coordinador General del
Proyecto, efectuando el control previo de legalidad y conveniencia técnica de éstos en el
marco de los procesos administrativos de adquisiciones, de personal, de control patrimonial,
entre otros aspectos.
OBJETIVOS

 Ofrecer prendas y telas Acabadas de acuerdo a las especificaciones de los clientes, en los
plazos pactados Y con rentabilidad para la Empresa.
 Mantener una infraestructura con tecnología de punta que asegure el poder optimizar los
procesos.
 Optimizar, desarrollar y agregar valor a los procesos.
 Manejar apropiada y eficientemente el outsourcing como complemento y respaldo a los
procesos operativos y administrativos.
 Contar con personal ejecutivo, administrativo y operativo altamente calificado.
 Diseñar y elaborar programas orientados a la satisfacción personal, familiar y social.
 Flexibilidad en procesos y productos ofrecidos.
 Brindar mejores condiciones para la satisfacción de los clientes
 Entre sus clientes están: The Gap Inc., Abercrombie & Fitch, Dillards Inc., Gear For Sport,
Urban Outfitters, Champion, Broder Bros Co. DBA Alpha Shirt Co., Lucky Brand, Dicks
Sporting Goods, Isaac Morris LTD, Inditex S.A., Pull and Bear España S.A., Zara, Wear me
Apparel Corp., Jones Apparel Group. USA Inc., Forus S.A., Cetco S.A.
 Expandir los productos a otros mercados con marcas propias diseñadas y producidas a nivel
local.
 Ya han iniciado el proceso de expansión en Venezuela y se piensa seguir implementando
nuevas tiendas.
 Llegar a ser la empresa líder en el sector textil confecciones con reconocimiento en el
mercado local y extranjero.
 Contribuir al desarrollo del entorno social, mediante la generación de nuevos puestos de
trabajo.
 Manejo Económico-Financiero conservador, orientado a asegurar el abastecimiento
financiero necesario para las inversiones en infraestructura, permitiendo estar a la
vanguardia en los avances tecnológicos del sector.
 Búsqueda del mejoramiento continúo de procesos a nivel de la corporación, con el objetivo
de obtener las Certificaciones Internacionales de Calidad, Medio Ambiente y manejo de
Recursos Humanos.
 Obtener mediante la adecuación y mejoramiento de procesos, una flexibilidad y grado de
respuesta inmediata a las exigencias del mercado.
 COMITÉS TEMPORAL

EJEMPLO 1: Comité Paritario, compromiso con la seguridad en la empresa

1. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA:

CONSTRUCTORA suksa
Creemos en la excelencia, no sólo estética y funcional, sino que trabajamos con el
entusiasmo y compromiso de construir departamentos de calidad, que permitan a sus
habitantes sentirse seguros y tranquilos.
Trabajamos con un equipo de profesionales con altos estándares de desempeño quienes,
en conjunto con grupo de obreros calificados, nos dedicamos a edificar viviendas que ya han
albergado el sueño de un hogar para más de mil chilenos.

2. DESCRIPCIÓN DEL CASO:

"Trabajador quedó en estado grave tras ser aplastado por un muro en Curicó", así titulaba
Radio Cooperativa en abril de este año una de tantas noticias sobre accidentes laborales.

La nota continuaba señalando que "el herido, Luis Espinoza Arias, quien prestaba servicios
a la constructora 'Cristián Zárate Ramírez', se encontraba levantando un muro que cedió, el
cual le aplastó ambas piernas y resultó con policontusiones graves".

Sólo el año 2011, en la construcción, 392 trabajadores sufrieron accidentes graves o fatales.
Una de las herramientas claves para prevenir está en manos de los trabajadores y sus
empleadores.

1. DEFINIR QUIÉNES FORMARÁN EL EQUIPO

Está integrado por:

• 3 representantes titulares designados por la empresa, y

• 3 representantes titulares elegidos por los trabajadores.

2. DEFINIR LA FUNCIÓN DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO

A) DEL PRESIDENTE

• Dar cumplimiento al calendario de reuniones y disponer el lugar de éstas.

• Conducir las sesiones.
• Controlar el cumplimiento del programa de trabajo del Comité.
• Representar al Comité en eventos que se programen en la empresa.
• Informar a quien corresponda de las decisiones adoptadas por el Comité.
• Solicitar información sobre accidentes u otras materias operacionales.
• Al término del período, convocar y dirigir la elección de los representantes de los
trabajadores y constituir el nuevo comité.

B) DEL SECRETARIO

• Confeccionar las actas de las sesiones.

• Citar a reunión cuando lo disponga el Presidente, o a petición conjunta de un
representante de la empresa y uno de los trabajadores.
• Informar de la correspondencia recibida.
• Distribuir oportunamente las actas y la correspondencia.
• Mantener un ordenado archivo de la documentación del Comité.

C) DE LOS DEMÁS INTEGRANTES

• Informar de las actividades que les hayan sido asignadas por el Comité.
• Informar de los riesgos que hayan detectado.
• Informar de los antecedentes que tengan relación a accidentes ocurridos.
• Divulgar entre los trabajadores las
actividades del Comité.
• Contribuir a motivar al personal hacia la
prevención de riesgos profesionales.
 3. DEFINIR EL O LOS OBJETIVOS DEL EQUIPO

Los objetivos del Comité Paritario son los de asesorar e instruir a los trabajadores para la
correcta utilización de los instrumentos de protección, vigilar el cumplimiento tanto por parte
de las empresas como de los trabajadores, de las medidas de prevención, higiene y
seguridad; investigar las causas de los accidentes del trabajo y enfermedades profesionales
que se produzcan en la empresa; decidir si el accidente o la enfermedad profesional se
debió a negligencia inexcusable del trabajador; indicar la adopción de todas las medidas de
higiene y seguridad que sirvan para la prevención de los riesgos profesionales; cumplir con
las demás funciones o misiones que le encomiende el organismo administrador del seguro
(mutual de seguridad o Servicio de Salud), y, por último, promover la realización de cursos
de adiestramiento destinados a la capacitación profesional de los trabajadores.

2°. EJEMPLO:

COMITÉ TEMPORAL
1. Información de la empresa.

En octubre 2007, se abrió la chocolatería artesanal “La Mexicana S.A “, el objetivo de la empresa
es que sus visitantes puedan tener la oportunidad de probar la bebida de cacao con todos los
sabores que desarrollan. Ofrecerles un espacio de consumo en el que se pueda saborear la
bebida que sea agua en leche, de siete sabores distintos todos naturales. Buscan desde un inicio
asociar las geniales manos de los artesanos mexicanos con otra artesanía que es el chocolate y
permitir el cuidado del medio ambiente utilizando materiales nobles como la madera o la tierra.

2. Descripción del caso.

La empresa necesitaba realizar una investigación de mercados; ya que le han quitado

participación en el mercado debido a la nueva variedad de productos que recientemente lanzo,
de ahí contrata los servicios de creativa para realizar un estudio de mercado a fin de modificar su
línea de productos elaborados a base de chocolate, con el propósito de recuperar la posición en
el mercado.

3. Definir quienes formaran el equipo.

 El analista
 Un asistente
 El encuestador

4. Definir la función de cada miembro del equipo.

 El analista: Ayudan a los clientes a tomar decisiones de marketing promocional para evaluar
sus necesidades, recopilando los datos relevantes y analizando los resultados. Evalúan los
 datos demográficos, la competencia, los precios, los canales de distribución y los centros de
comercialización a fin de elaborar estrategias de marketing y ventas para los productos o
servicios existentes y futuros.

 Un asistente: Ejecuta los procesos administrativos del área, aplicando las normas y
procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando
cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos
y garantizar la prestación efectiva del servicio.

 El encuestador: Es el responsable de aplicar el cuestionario, aclarar las dudas del

entrevistado (apegándose siempre a los criterios establecidos en la capacitación de técnicas
de la entrevista) y registrar las respuestas en el instrumento de captación correspondiente, a
de más de que debe de conocer el cuestionario, los conceptos y las técnicas de la entrevista.

5. Definir los objetivos del equipo.

 Lograr determinar que productos son susceptibles de cambio o creación.

 Determinar las características intrínsecas y extrínsecas del nuevo producto.
 Ubicar las características del mercado insatisfecho con los nuevos productos.
 Determinar la presentación del producto.