Código:

PROCEDIMIENTO PARA LA Copia Controlada

ADMINISTRACIÓN, DE LA BODEGA , DE
ARTÍCULOS PROMOCIONALES Y DE USO
PERMANENTE Revisión: N°1

Fecha:
AREAS: DISTRIBUCIÓN Y MERCADEO Página 1 de 12

REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS

COPIA Nº DESTINATARIO FECHA DE ENVÍO FIRMA DE RECIBIDO

DIRECCIÓN COMERCIAL, GERENTE

CADENA DE SUMINISTROS, GERENTE
01
DE MERCADEO, GERENTE Intranet
TRADEMARKETING.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1. Objetivo:
Establecer un procedimiento adecuado para el manejo y administración, de la bodega, en la cual
se almacenan, artículos promocionales y de uso permanente, del área de Mercadeo y Trade
marketing, considerando los siguientes parámetros establecidos.

2. Alcance:
Este procedimiento es aplicable al Almacenista y ayudantes de la bodega, y al personal de
Mercadeo, y Trade marketing.

3. Disposiciones generales:
 Almacenamiento de artículos de gran tamaño
En el caso de que se requiera almacenar artículos promocionales de gran tamaño (más de un
metro y medio de alto y/o 2.50 metros de ancho), para entregar como obsequios por
promociones, el tiempo máximo de permanencia en la bodega es de un mes, tomando en
consideración que el espacio de la misma es limitado y mantener este tipo de artículos dificulta
las operaciones.
El Comprador Sr. Deberá gestionar con los proveedores que la entrega de estos materiales
sea lo más cercana posible a la fecha de su consumo.
 Comunicación de armado de canastas con productos o promocionales
El coordinador de marca deberá comunicar con al menos 2 días de anticipación.
En caso de que se requiere armar más de 100 unidades, se deberá comunicar con al menos
3 días de anticipación, a fin de que el Almacenista pueda realizar la contratación de personal
externo de apoyo.
 Comunicación de recepción de artículos y empaques canjeados por clientes
El Coordinador de marca comunicará vía mail con al menos 3 días de anticipación, al
Almacenista y a Auditoría Interna.
 Comunicación de requisiciones de bodega de gran volumen de unidades (más de mil
unidades)
El solicitante debe comunicar al Almacenista vía email al menos con 2 días de anticipación
 Comunicación de recepción de artículos sin código
El coordinador de marca, comunicará con al menos 2 días de anticipación, vía email al
Almacenista, la fecha en que se recibirán artículos sin códigos.
 Consumo de sobrantes
El porcentaje de sobrantes aceptado es del 10% sobre el total de unidades adquiridas. Para
consumir estos sobrantes, los coordinadores deberán presentar un plan detallado de
actividades con sus fechas de ejecución, el cual será presentado a la Gerente a cargo. Esta
planificación debe ser entregada hasta en 3 semanas desde el término de la promoción. El
tiempo de consumo dependerá del costo unitario de los artículos:
o Menos de US$20 – Dos meses después de la planificación
o Más de US$20 – Tres meses después de la planificación
A continuación se detallan actividades en las que pueden ser utilizados los sobrantes:
o Eventos de marca, ferias.
o Eventos internos (RH, Comunicaciones).
 o Entregas de donaciones a Patronatos, fundaciones y/o personal de las compañías del
grupo La Fabril.(*)
o Onpacks en punto de venta.
o Premios / incentivos clientes internos / externos.
o Regalos y/o sorteos en redes sociales.
o Obsequios a clientes internos / externos.
o Sampling en tiendas de autoservicios.
o Sampling evento multimarcas.
o Sampling a colaboradores.

(*) Este tipo de donaciones es solicitado por el área de Comunicaciones, luego de la

aprobación de Gerencia General.
Si el consumo de sobrantes no se finaliza en su totalidad en el tiempo establecido
previamente (2 o 3 meses), estos artículos podrán ser donados y/o vendidos al personal
interno a través de Ventas de garaje, y el gasto generado por estas actividades será cargado
a la marca y división que realizó la adquisición de los artículos.