ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7

INFORME DE RESULTADOS

DENIS DANIELA CÁCERES OLIVEROS

CRISTHIAN CAMILO RAVE AGUDELO

Tutor:
ALVEIRO LEÓN GARCÉS AHUMADA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

POR COMPETENCIAS – SENA
2017
 INTRODUCCION

Una organización que aprende, es una organización que está sembrando su

permanencia en el tiempo. Es importante que se señalen los objetivos desde la
alta dirección ¿Para dónde se dirigen todos los esfuerzos de la capacitación?
Diferentes autores señalan el termino Desarrollo de Recursos Humanos, DRH,
para enmarcar todos los esfuerzos que se generan para que el equipo humano de
todos los niveles alcance las metas, tanto del negocio, como las personales.

En busca de una mejor organización dentro de cada área de trabajo se hace

necesario hacer procesos de formación donde se retroalimente la información
impartida en la capacitación inicial y se fortalezcan los conocimientos a través del
desempeño continuo de su labor de forma individual y colectiva.

Para lograr esto la DISTRIBUIDORA LAP SAS diseña un sistema que nos permita
identificar las necesidades latentes en el ambiente laboral y que nos pueda arrojar
las necesidades más urgentes en cuanto a los temas laborales débiles,
fortaleciendo así los conocimientos de todas las áreas para que podamos trabajar
de forma colaborativa suministrando a la empresa un ambiente confiable dentro de
cada puesto de trabajo, a lo largo de este documento se establecerán tanto las
necesidades de formación, los canales utilizados para el levantamiento de esta
información y el plan de acción o formación diseñados para alcanzar el objetivo;
de igual manera encontraremos los elementos que serán necesarios y el proceso
evaluativo con el que finaliza dicho proceso y que finalmente nos mostrará el nivel
de satisfacción y entendimiento de los temas tratados y las posibilidades de
mejoras de futuras capacitaciones al personal.
Contenido
INTRODUCCION ..................................................................................................................................5
Contenido...........................................................................................................................................6
OBJETIVOS DEL INFORME DE RESULTADOS .......................................................................................4
OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................4
ESPECÍFICOS ...................................................................................................................................4
METODOLOGÍA UTILIZADA .................................................................................................................5
1. DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACION ..................................................................5
1.1. NIVELES DE ANALISIS DE LA INFORMACION: ......................................................................5
a. Análisis total de la Organización: ........................................................................................5
b. Análisis de los recursos humanos: ......................................................................................5
c. Análisis de las operaciones y tareas: ..................................................................................5
2. TECNICAS PARA INVENTARIAR NECESIDADES DE FORMACION ..............................................6
2.1. NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO Y FORMACIÓN: ......................................................6
2.2. OTRAS FUENTES DE INFORMACION DE NECESIDADES DE FORMACION: ........................6
2.3. INFORME GENERAL DE RESULTADOS CORPORATIVOS: ..................................................7
3. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: .............................................................................................7
a. Cierre de Ventas .................................................................................................................8
b. Manejo de paquete Office ..................................................................................................8
c. Habilidades para hablar en público ....................................................................................9
d. Habilidades de servicio al cliente ........................................................................................9
e. Administración del tiempo ...............................................................................................10
f. Emprendimiento y estrategias de venta ...........................................................................10
4. PLAN DE ACCION ..................................................................................................................11
Competencias conceptuales .....................................................................................................11
Competencias comunicativas ...................................................................................................11
Competencias laborales ..........................................................................................................12
4.1. Recursos Necesarios .........................................................................................................12
 4.2. Plan de capacitación .........................................................................................................12
FORMACIÓN CONTINUA ....................................................................................................12
4.3. Evaluación la formación ...................................................................................................13
5. HABILIDADES DEL GESTOR ...................................................................................................13
CONCLUSIONES ................................................................................................................................14
ANEXO 1: FORMATO PARA EL LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN ...................15
ANEXO 2: FORMATO PARA LA EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN .................................................17
 OBJETIVOS DEL INFORME DE RESULTADOS

OBJETIVO GENERAL
Busca mostrar de forma clara, medible y certera, la necesidad que tiene la
organización de hacer una inversión en su capital humano, con base en el
levantamiento de las necesidades fe formación.

ESPECÍFICOS
 Crear un mecanismo o sistema que nos permita recopilar la información
sobre las necesidades de formación de los empleados
 Establecer un plan de formación acorde con las necesidades establecidas.
 Realizar un seguimiento a los procesos mediante la realización de la
evaluación de la formación
 Contemplar los recursos necesarios para la elaboración de los procesos de
formación

4
 METODOLOGÍA UTILIZADA

1. DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACION

El levantamiento de la información debe ser un proceso metódico, organizado y

estructurado, que facilite la recolección de los datos obtenidos entre la población.
Para ello se deben recorrer los siguientes pasos:

1.1. NIVELES DE ANALISIS DE LA INFORMACION:

En esta etapa del proceso, (Chiavenato, I 1999.P.P.562 a 567), menciona tres
niveles en los que se debe hacer el análisis para el entrenamiento

a. Análisis total de la Organización:

Se refiere a los objetivos trazados por la entidad a largo plazo, que conforman una
filosofía de la formación. El autor se refiere en este sentido al estudio detallado de
la Misión, Visión y Valores, sus recursos, la distribución de estos en la
consecución de los objetivos estratégico, así como el estudio del ambiente
socioeconómico y tecnológico.

En este análisis orienta la pregunta ¿Qué debe enseñarse en términos de un plan

de formación para establecer la filosofía para toda la organización?

b. Análisis de los recursos humanos:

Para conseguir un buen análisis, revisamos variables como:
- Número de empleados necesarios para cada cargo
- Nivel de calificación exigida para cada puesto de trabajo.
- Nivel de conocimiento exigido por el trabajo
- Actitud de cada empleado para la gestión de su cargo
- Nivel de desempeño cualitativo y cuantitativo por empleado
- Habilidades y conocimientos específicos y genéricos
- Potencial de cada empleado dentro de la organización
- Tiempo de entrenamiento para alcanzar el nivel esperado
- Índice de ausentismo y rotación (Turnover) del personal.

c. Análisis de las operaciones y tareas:

Aspectos a evaluar:
- Patrones de desempeño para la tarea
- Identificación de procesos, procedimientos y tareas que hacer cargo.

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 - Como desempeñar cada tarea para cumplir estándares del cargo.
- Habilidades, conocimientos, actitudes para el desempeño del cargo.

2. TECNICAS PARA INVENTARIAR NECESIDADES DE FORMACION

La responsabilidad de entrenar al personal y convertirlo en apto para el cargo a
desempeñar, es una función del líder funcional, cuyo apoyo recae en el área de
gestión del Talento Humano.

2.1. NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO Y FORMACIÓN:

- Observación directa del trabajo y sus ejecutores.
- Aplicación de cuestionarios: Las respuestas se recogen de modo
especial y se determinan del mismo modo las posibles variantes de
respuestas estándares, lo que facilita la evaluación de los resultados
por métodos estadísticos. La encuesta en una lista de preguntas
escritas, abiertas o cerradas llamadas cuestionarios que se usan para
recoger las opiniones de varias personas. Permiten recopilar mucha
información en poco tiempo sin embargo el riesgo es la fiabilidad
causada por la falta de sinceridad en las respuestas o por falta de
comprensión de las preguntas realizadas. (Aneso 1)
- Solicitud de supervisores y líderes.
- Entrevistas estructuradas o semiestructuradas con líderes y supervisores.
- Reuniones interdepartamentales: La comunicación interdepartamental
asegura que todos los departamentos estén en la misma sintonía
cuando en el trabajo se producen cambios. Uno puede hacer un
cambio que afecte a otro. Si el primero no los comunica al otro, puede
haber confusión, frustración y enojo. Sin una comunicación efectiva,
una compañía puede terminar en un caos, con falta de motivación
entre los empleados y la falta de confianza y respeto entre los

2.2. OTRAS FUENTES DE INFORMACION DE NECESIDADES DE

FORMACION:
- Informe de resultados de evaluación en periodo de prueba.
- Evaluación de desempeño: El informe de desempeño laboral nos
servirá como herramienta para realizar un seguimiento de las tareas
desempeñadas por los empleados de una empresa. Por esta razón,
deberemos prestar especial atención a la hora de hacer un informe y
en cómo lo escribimos fomentando una actitud positiva entre los
trabajadores. Si queremos redactar este tipo de informe de manera
correcta deberemos de plasmar una combinación de la información de

6
 la que disponemos, el análisis de los datos y el tacto con los
empleados.
- Cambios en procesos y procedimientos por ocasión del trabajo.
- Resultados generales en función de los objetivos estratégicos
- Análisis de las descripciones y perfiles de cargos.

2.3. INFORME GENERAL DE RESULTADOS CORPORATIVOS:

Además se deben tener en cuenta las necesidades futuras, para esto se deben
tener en cuenta aspectos como:

- Expansión o reducción de la empresa.

- Reducción en el número de empleados.
- Cambios y métodos de trabajo.
- Sustituciones o movimientos de personal.
- Ausencias o licencias de personal.
- Expansión de los negocios.
- Modernización de métodos y técnicas de trabajo.
- Problemas presentados en las diferentes líneas de producción.
- Baja productividad.
- Devoluciones y quejas de los clientes (internos y externos).
- Problemas de comunicación o relacionamiento.
- Gastos excesivos.
- Desperdicios de tiempo o materia prima

3. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN:

Luego de realizar un diagnóstico de La DISTRIBUIDORA LAP SAS utilizando la

técnica: Observación Directa recopilamos las siguientes necesidades de
formación:

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a. Cierre de Ventas

b. Manejo de paquete Office

8
c. Habilidades para hablar en público

d. Habilidades de servicio al cliente

9
e. Administración del tiempo

f. Emprendimiento y estrategias de venta

10
 4. PLAN DE ACCION
Se define una vez se realiza el diagnóstico de las necesidades de formación. Esto implica el análisis
sistémico de la información recogida y la planeación para atender dichas necesidades, en tal
sentido se debe preguntar:

- ¿Cuál es la necesidad?
- ¿En dónde ocurre?
- ¿Qué tipo de entrenamiento se debe brindar?
- ¿A cuántas personas está dirigido?
- ¿Es común a un área o cargo?
- ¿Cuál es la prioridad para iniciar el proceso?
- ¿La necesidad es permanente o coyuntural?
- ¿Cuál es el tiempo disponible para tal entrenamiento?
- ¿Cuál es el costo de tal entrenamiento?
- ¿Cuáles son los recursos (internos y externos) disponibles para suplir la necesidad?
- ¿Quién o quiénes pueden impartir la formación?
Dentro de este inventario también se hace necesario suministrar la siguiente información:
- ¿Qué debe enseñarse?
- ¿Quién debe aprender?
- ¿Cuándo debe enseñarse?
- ¿Dónde debe enseñarse?
- ¿Cómo debe enseñarse?
- ¿Quién debe enseñar?

Para tener un mejor manejo en el plan de formación de la DISTRIBUIDORA LAP SAS, se

establecerán las necesidades dentro de 3 competencias así:

Competencias conceptuales
- Cierre de ventas
- Manejo de paquete office

Competencias comunicativas
- Habilidades para hablar en público
- Habilidades de servicio al cliente

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Competencias laborales
- Administración del tiempo
- Emprendimiento y estrategias de ventas

4.1. Recursos Necesarios

- Presupuesto
- Sala de reuniones
- Requerimientos de personal (permisos)
- Capacitador o Formador (requerido de acuerdo al tema de la formación)
- Material de apoyo
- Equipos necesarios (video beam, computador, etc.)
- Recursos didácticos
- Formularios de evaluación
- Libretas de apuntes y lapiceros

4.2. Plan de capacitación

FORMACIÓN CONTINUA: (1 sesión semanal de 3 horas)

La formación continua tiene como objetivo reforzar los conceptos de la formación

inicial y reflexionar en torno al que hacer del trabajador en su contexto laboral. Las
líneas a tratar son las mismas de la formación inicial: Competencias conceptuales,
competencias comunicativas, competencias.

La diferencia entre la formación inicial y la continua radica en que mientras en la

formación inicial se exponen unas premisas básicas y necesarias para el ejercicio
de su labor, en la formación continua la construcción corre en gran medida por
cuenta de los trabajadores, que son los que están en el desarrollo de sus
funciones y como tal conocen las necesidades propias de su gestión. Se debe
crear un cronograma para cada semestre trabajando cada semana una línea de
formación. Por ejemplo, para las primeras cuatro semanas las líneas son:

INTENSIDAD
SEMANA LÍNEA DE FORMACIÓN
HORARIA
Semana 1 Competencias conceptuales 3 horas
Semana 2 Competencias comunicativas 3 horas
Semana 3 Competencias laborales 3 horas
Semana 4 Evaluación de la formación 2 horas

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 4.3. Evaluación la formación

La evaluación diagnóstica es un instrumento que le permite encaminar la

formación de trabajadores para que se puedan fortalecer las debilidades del
equipo.

La evaluación tiene como objetivo medir las fortalezas y oportunidades de

mejoramiento del servicio de formación, de tal forma que basados en sus
apreciaciones podamos optimizarlo. Formato de evaluación (Anexo 2).

5. HABILIDADES DEL GESTOR

Es importante que el gestor de talento humano cuente con habilidades de

comunicación para:

- Escuchar cerrando las brechas que se presentan en la interpretación de la

información recibida
- Presentar información verídica, apoyada en las evidencias.
- Concretar los asuntos que sean negociados dentro del informe de
necesidades de formación
- Establecer presupuestos, plazos y responsables para la ejecución
- Organización de eventos y control, tanto de la logística como del proceso
administrativo que implica el desarrollo de un plan de formación.
- Capacidad para definir indicadores que le permitan evaluar, de forma
permanente, el avance del plan de formación.
- Claridad para definir las acciones de mejora en el corto, mediano y largo
plazo, que beneficien el DRH.

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 CONCLUSIONES

El Informe de resultados de la Distribuciones LAP SAS pretende:

- Satisfacer las necesidades de formación de todos los empleados de la

Distribuidora LAP SAS
- Generar mecanismos de información certera que sean aplicables a todas
las áreas de la compañía
- Realizar procesos de formación con personas capacitadas e idóneas en
cada uno de los temas a tratar
- Contar con todos los recursos necesarios para la realización de la
formación continua de sus empleados
- Que al finalizar el proceso de formación el empleado este altamente
capacitado para la realización de sus funciones en la Distribuidora LAP
SAS, y que con esto crezca en cada uno de ellos el sentido de pertenencia
con la empresa, aumentando un ambiente laboral sano y colaborativo entre
todas las áreas de la compañía.

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 ANEXO 1: FORMATO PARA EL LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE
FORMACIÓN
Datos generales

Ciudad y fecha: ______________________________________

Nombre completo: __________________________

Área:__________________________ Cargo: ____________________

Tiempo en el cargo: ___________________

A continuación encontrará una serie de preguntas que buscan identificar las necesidades de
formación que usted percibe requiere para su cargo, por favor sea lo más específico posible y
piense en el DESEMPEÑO DE SU CARGO. Diligenciado este formato, por favor enviarlo a Gestión
Humana.

1. Revisando la MISION DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Qué habilidades considera deberá aprender

para exhibirla en su comportamiento habitual?
____________________________________________________________________________
2. De acuerdo con la VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué conocimientos considera debe
adquirir para alcanzar las metas
trazadas?____________________________________________________________________
3. Desde el punto de vista de los VALORES DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué habilidades considera
debe aprender para exhibirlos en su comportamiento habitual?__________________________
4. Para alcanzar los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Cuáles son las
habilidades que requiere desarrollar? ______________________________________________
5. Evaluando el CLIMA ORGANIZACIONAL que usted percibe ¿Cuáles son las actitudes que
considera debe aprender para
optimizarlo?__________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
6. De acuerdo con los CAMBIOS EN EL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN ¿Cuáles son los
nuevos conocimientos / habilidades / actitudes que debe aprender para estar a la altura de las
expectativas del mercado? ______________________________________________________
7. Analizando las COMPETENCIAS TÉCNICAS que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles considera
son los conocimientos y habilidades que requiere fortalecer para mejorar su
desempeño?_________________________________________________________________
8. Analizando las COMPETENCIAS PERSONALES que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles
considera son los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere mejorar el servicio que
presta en su cargo?____________________________________________________________
9. De acuerdo con los PROCESOS, TAREAS O RESPONSABILIDADES a su cargo, ¿cómo
considera que puede optimizar el tiempo de
ejecución?___________________________________________________________________

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10. De acuerdo con la última EVALUACION DE DESEMPEÑO, ¿Qué conocimientos, habilidades y
actitudes recomendó su jefe puede fortalecer para lograr los objetivos
trazados?______________________________________________
11. Quién considera es la persona más apta para transmitirle el conocimiento requerido:
a. Una persona de la organización
b. Una persona externa de la organización
c. Una combinación de ambas
12. Qué tipo de formación requiere para obtener las habilidades y conocimientos anteriores:
a. Presencial
b. Virtual
c. Combinada
13. De qué forma adquiere más fácilmente los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere
para mejorar el desempeño de su cargo: (puede marcar hasta dos opciones)
a. Por si mismo
b. En reuniones grupales
c. Experimentando lo aprendido

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ANEXO 2: FORMATO PARA LA EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN