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Alinear los objetivos del proyecto con el alcance a través de los entregables.
Definir los entregables del proyecto mediante la herramienta de estructura desagregada
de trabajo o ‘WBS’ (Work Breakdown Structure).
Revisar la lista de requerimientos funcionales de los clientes, así como, los
requerimientos técnicos
Realizar sesiones de trabajo con el patrocinador del proyecto y el grupo de interesados
o ‘stakeholders’, en caso de existir discrepancias entre los objetivos y los entregables.
Definir las fronteras del proyecto, como por ejemplo: áreas impactadas, áreas
relacionadas, interfaces con sistemas de información existentes, tipo de datos
requeridos, etc.
Definir las condiciones que están fuera del alcance del proyecto.
Validar el alcance del proyecto con los clientes finales, grupo de interesados y
patrocinador.
Verificar que los recursos financieros y humanos asignados al proyecto sean suficientes.
Sólo hace falta observar una precaución, relativa a la gestión proactiva del cambio en
el proyecto, responsabilidad del Director y de consecuencias extensibles a todos los niveles.
Cada proyecto debe tener un proceso para gestionar el cambio con eficacia que incluya:
1. Justificación: basta con una breve declaración (que se completa con la recogida
de forma posterior en la carta de proyecto) en relación con las motivaciones que
impulsan la causa.
2. Descripción del alcance de los entregables: se trata de exponer las
características de los resultados esperados del proyecto, ya se trate de servicios
(programa de alfabetización de una comunidad rural) o productos (construcción de
una escuela).
3. Criterios de aceptación: en este apartado del alcance del proyecto social se
incluyen las condiciones que se deben cumplir antes de considerar que los
productos o servicios están listos para ser entregados y el proyecto considerarse
finalizado.
4. Entregables: en este apartado se concretan los objetivos específicos del proyecto
en relación con los productos o servicios que producirá.
5. Exclusiones del proyecto: es muy importante no olvidarse de este punto en la
definición de alcance del proyecto. No hay que inducir a error y, por eso, es preciso
incluir una declaración donde se recojan los resultados que el proyecto no va a
lograr o producir.
6. Restricciones: todo proyecto tiene limitaciones que restringen su alcance,
conteniendo las posibilidades de lograr determinadas metas, ya sea por motivos
económicos, de organización del trabajo, sociales o temporales. Estos límites deben
ser conocidos por el Project Manager y expresados en esta declaración.
7. Supuestos: el Director de una iniciativa social, en la definición de alcance del
proyecto social necesita exponer cómo va a hacer frente a la incertidumbre en la
preparación de proyecto, su planificación y programación posterior y, por supuesto,
durante la fase de ejecución de los trabajos.
Estos siete puntos confirman que la definición de alcance del proyecto social no se
limita a definir su ámbito de aplicación, sino que también recoge importantes detalles
acerca de objetivos, hitos y resultados, que se mezclan con información, en
mayor o menor nivel de detalle sobre los equipos participantes, fechas de inicio
y finalización y recursos necesarios. Para aumentar la consistencia de esta
declaración, también pueden incluirse en ella juicios de expertos, análisis de los
interesados y análisis de productos, siempre que no se confunda la definición de
alcance con la carta del proyecto, que tiene un carácter formal y es vinculante, al
proporcionar la autorización para dar inicio a la iniciativa.
2 Elementos que sustentan
el Alcance del Proyecto
Posted on junio 27, 2014 by Danny Reyes — Deja un comentario
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Al inicio de un proyecto, es importante desarrollar una sólida comprensión de los objetivos del
proyecto, y cómo los diversos elementos se combinan entre sí para lograr un resultado exitoso.
Todos los proyectos producen resultados finales o entregables. (Éstos a veces son llamados los
“productos” producidos por el proyecto.) Incluso si usted no está seguro de cuanto más se requiere
incluir en su definición del alcance, siempre debe incluir sus resultados finales o entregables. La
comprensión de los resultados finales o entregables es primordial para poder entender el alcance del
proyecto. Hay muchos entregables que pudieran ser enumerados, pero usted debe centrarse en los
entregables finales del proyecto – no necesariamente los entregables internos producidos como parte
de la entrega de la solución final.
El establecimiento de los límites del alcance se utiliza para definir lo que está dentro de los límites del
proyecto y lo que está fuera de este. Cuanto más límites sean identificados y definidos con claridad,
será mejor para su proyecto. Los límites ayudan a prevenir y minimizar los cambios no deseados en el
alcance del proyecto, derivados de las solicitudes adicionales hechas por los clientes o actores
interesados, de entregables que no fueron incluidos en el alcance del proyecto.
La naturaleza del establecimiento de una frontera o límite verdadero, es que hay una contra-parte
relevante tanto dentro del alcance como fuera de él. Por ejemplo.
Los principales procesos del ciclo de vida del proyecto que están dentro y fuera del alcance. Por
ejemplo, el proyecto puede incluir la Fase de Análisis y no el Diseño, la Construcción o las Fases de
Prueba. O tal vez su proyecto está realizando la investigación, pero no se van a desarrollar los
entregables. Éstos serían ejemplos del uso de declaraciones de frontera o límite para establecer
claramente cuál es la responsabilidad de su proyecto, y lo que está fuera de su alcance.
Las estructuras de la organización que están dentro y fuera del alcance del proyecto. En algunos
casos, las organizaciones involucradas en el proyecto ayudan a definir los límites. Por ejemplo, su
proyecto puede ser aplicable a los Departamentos de Recursos Humanos y de Contabilidad, pero la
División de Manufactura puede estar fuera de su alcance. O tal vez su proyecto sólo está afectando a
la oficina corporativa, mientras que las oficinas operativas están fuera de alcance.
Las funcionalidades principales que está dentro y fuera del alcance del proyecto. Esta podría ser
una buena frontera si estuviera entregando menos que la funcionalidad completa. Por ejemplo, los
reportes ejecutivos para la ayuda en la toma de decisiones podría estar en su alcance, mientras que el
procesamiento por lotes durante la noche puedría estar fuera de su alcance. O tal vez la información
financiera es incluida en el estudio para el proyecto, pero los informes de Recursos Humanos están
fuera de alcance.
Se debe realizar un análisis de requerimientos, requisitos y necesidades para definir los objetivos
y el alcance del proyecto.
El alcance se define en función de entregables y límites.
Entregables son las cosas que usted construye o desarrolla durante el proyecto.
Los límites son declaraciones que describen el proyecto en términos de lo que está dentro o fuera
del alcance.