PLAN DE TRABAJO DEL PROCESO ACTUALIZACIÓN Y

DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTENIDOS EN
EL TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS – TUPA DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE SAN AGUSTIN DE CAJAS.

I. INTRODUCCIÓN
El presente documento es un instrumento de planificación. Entendiendo
planificación como un proceso de concertación que por su carácter dinámico,
evoluciona y se adecua a un contexto social, espacial y temporal.
Una etapa importante de la planificación es la etapa de diagnóstico del contexto
social, económico, político y cultural que nos permitir definir una problemática
para cambiarla, transformarla o mejorarla.
El plan del proceso de actualización y de simplificación administrativa de los
procedimientos administrativos contenidos en el TUPA de la Municipalidad
Distrital de San Agustín de Cajas; cuyo objetivo es guiar el proceso de
simplificación de la institución, con la finalidad de mejorar y unificar los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.
El presente Plan se enmarca en la Política y el Plan Nacional de Simplificación
Administrativa, constituye uno de los pilares para modernizar la administración de
la Municipalidad Distrital de San Agustín de Cajas, con énfasis en reducir y/o
suprimir las cargas administrativas, a través de la racionalización y simplificación
de los procedimientos administrativos que tramitan los distintos órganos y unidades
orgánicas que conforman la Municipalidad Distrital de San Agustín de Cajas.
La mejora de los procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad no puede concebirse como una actuación temporal en un momento
determinado, si no por el contrario debe constituir un proceso permanente,
caracterizado por una constante redefinición de sus objetivos y por su utilización de
la ciudadanía. No puede ser por lo tanto, un trabajo de un solo órgano o una unidad
orgánica; para que realmente efectivo debe implicar a toda la organización, ya que
cada órgano es quien mejor conoce la realidad de sus procedimientos y debe
llevarse a cabo de forma continuada.
En este contexto, el Plan involucra a todos los órganos y unidades orgánicas de la
Municipalidad Distrital de San Agustín de Cajas y presenta las actividades de
manera específica que se realizarán para desarrollar las etapas de la Metodología de
Simplificación Administrativa y el costeo de los procedimientos administrativos
contenidos en el TUPA de la Municipalidad Distrital de San Agustín de Cajas.
Es importante destacar el aporte en la concepción y desarrollo del proceso de
simplificación administrativa del Comité de Dirección, de los Equipos de Mejora
Continua y la participación de los responsables de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad de la Municipalidad Distrital
de San Agustín de Cajas, que aportarán sus conocimientos y facilitarán la
información necesaria para dicho proceso.
II. ANTECEDENTES
En el año 2008 entró en vigencia un Régimen Especial Facultativo aprobado con el
Decreto Legislativo N° 1026 que permite a los Gobiernos Locales implementar un
 procesos de modernización institucional integral, que comprende aspectos de
restructuración, simplificación administrativa, orientación a resultados entre otros.
El objetivo es mejorar los servicios a la ciudadanía y potenciar el desarrollo de sus
jurisdicciones. Dicho régimen comprende varias acciones, entre ellas la
simplificación y actualización de los procedimientos administrativos en la gestión.
En el marco del proceso de modernización del Estado, respecto a la simplificación
administrativa, la Presidencia del Consejo de Ministros – PCM ha emitido nuevas
normas sobre metodología de simplificación administrativa y sobre la metodología
de determinación de costos de los procedimientos administrativos y servicios
prestados en exclusividad comprendidos en el Texto Unico de Procedimientos
Administrativos, complementándolo con la publicación de una guía metodológica
para su implementación. La finalidad de los mismos ha sido alcanzar mayores
niveles de eficiencia, para lograr una mejor atención a la ciudadanía.
Se cuenta con un total de 621 procedimientos administrativos contenidos en el
TUPA a nivel distrital, siendo de la siguiente manera:
ORGANOS TOTAL NORMA APROBATORIA
GERENCIA MUNICIPAL 01 ORDENANZA MUNICIPAL
OFICINA DE SECRETARIA 02 a 07 ORDENANZA MUNICIPAL
GENERAL
OFICINA DE REGISTRO CIVIL 08 a 17 ORDENANZA MUNICIPAL
GERENCIA DE 18 a 22 ORDENANZA MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
EJECUCION COACTIVA 23 ORDENANZA MUNICIPAL
GERENCIA DE 24 a 34 ORDENANZA MUNICIPAL
INFRAESTRUCTURA,
DESARROLLO URBANO Y
RURAL
- DEFENSA CIVIL 35 a 39 ORDENANZA MUNICIPAL
- AREA DE TRANSPORTES 40 a 41 ORDENANZA MUNICIPAL
GERENCIA DE 42 a 43 ORDENANZA MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
GERENCIA DE SERVICIOS 44 ORDENANZA MUNICIPAL
PÚBLICOS LOCALES Y
SOCIALES

III. MARCO LEGAL VIGENTE

 Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus
modificatorias.
 Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo
 Ley N° 29091, Ley que dispone la publicación obligatoria de los documentos de
gestión en el Portal del Estado peruano y en los Portales Institucionales de las
Entidades públicas.
 Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
 Ley Orgánica de Municipalidades
 Decreto Supremo N° 027-2007-PCM, define y establece las Políticas Nacionales
de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas del Gobierno Nacional.
La Política N° 10 se refiere a la simplificación administrativa, aprobada con el
Decreto Supremo N° 025-2010-PCM.
 Decreto Supremo N° 079-2007-PCM, que aprueba los lineamientos para la
 elaboración y aprobación del TUPA en el marco de la Ley N° 27444.
 Decreto Supremo N° 064-2010-PCM, que aprueba la Metodología de
determinación de costos de los procedimientos administrativos y servicios
prestados en exclusividad comprendidos en los Textos Únicos de
Procedimientos Administrativos de las Entidades Públicas.
 Resolución Ministerial N° 228-2010-PCM, que aprueba el Plan Nacional de
Simplificación Administrativa.
 Decreto Supremo N° 007-2011-PCM, que aprueba la Metodología de
Simplificación Administrativa y establece disposiciones para su
implementación, para la mejora de los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad.
 Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 001-2011-PCM-SGP, que
modifica los plazos de implementación de la Metodología de Determinación de
Costos aprobada mediante Decreto Supremo N° 064-2010-PCM.

IV. OBJETIVO GENERAL

Guiar el proceso de simplificación administrativa de los procedimientos
administrativos comprendidos en el Texto Único de Procedimientos
Administrativos – TUPA de la Municipalidad Distrital de San Agustín de Cajas,
con la finalidad de que se mejoren los procedimientos administrativos y servicios
prestados en exclusividad, para la provisión de servicios eficientes y oportunos al
ciudadano.
V. OBJETOS ESPECÍFICOS
1. Simplificar uno o más procedimientos administrativos claves del Texto Único de
Procedimientos Administrativos – TUPA en cada órgano de la Municipalidad
Distrital de San Agustín de Cajas, aplicando la Metodología de Simplificación
Administrativa, aprobada con el Decreto Supremo N° 007-2011-PCm, con el
propósito de mejorar los procedimientos administrativos y servicios prestados
en exclusividad.
2. Establecer el costo real de derecho de tramitación del procedimiento
administrativo o servicio prestado en exclusividad que realiza el ciudadano,
calculando en base a la Metodología de Determinación de Costos aprobada con
el Decreto Supremo N° 064-2010-PCM
3. Contar con un TUPA local, con plazos de atención, requisitos y/o números de
pasos o etapas reducidos.
4. Asegurar la calidad de los servicios que brinda la Municipalidad Distrital de San
Agustín de Cajas.
5. Crear capacidad, destreza y elementos en la Municipalidad Distrital de San
Agustín de Cajas, para continuar con la simplificación de los demás
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad
contenidos en el TUPA.
VI. PRODUCTOS A LOGRAR
 Procedimientos administrativos o servicios prestados en exclusividad contenidos
en el TUPA debidamente simplificados, considerando la Metodología de
Simplificación Administrativa aprobada con el Decreto Supremo N° 007-2011-
PCM.
 Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA de la Municipalidad
Distrital de San Agustín de Cajas reformulado, con procedimientos
administrativos reducidos y simplificados y con derechos de trámites calculado
en base a la Metodología de Determinación de Costos aprobado con el Decreto
 Supremo N° 064-2010-PCM
VII.PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
Para el cumplimiento de los objetivos planteados, se deberá realizar las actividades
siguientes: (Anexo 2).
VIII. METODOLOGÍA DE TRABAJO
 El proceso de simplificación administrativa se realizará mediante equipos de
trabajo o un responsable de los órganos y unidades orgánicas involucrados en
los procedimientos administrativos contenidos en el Texto Único de
Procedimientos Administrativos – TUPA, dirigidos por los Equipos de Mejora
Continua y conducidos por el Comité de Dirección del proceso de
Simplificación Administrativa de la Municipalidad Distrital de San Agustín de
Cajas.
 En el proceso de simplificación administrativa se aplicarán los pasos y etapas
considerados en: la Metodología de Simplificación Administrativa, la Guía
Metodológica de Determinación de Costos de los Procedimientos
Administrativos y Servicios prestados en Exclusividad, el aplicativo
informático con los cuadros Excel.
 El Comité de Dirección y/o Equipo de Mejora Continua de la Municipalidad
Distrital de San Agustín de Cajas, convocará a las reuniones de trabajo cuando
el caso así lo requiera, debiendo participar los convocados bajo responsabilidad
del Titular del órgano y/o unidad orgánica correspondiente.
IX. PERIODO DE EJECUCIÓN
El proceso de simplificación administrativa de la Municipalidad Distrital de San
Agustín de Cajas, se ejecutará aproximadamente en tres meses, el cual se iniciará
una vez firmado el contrato y aprobado el Plan de Trabajo y culminará después de
los meses aprobados con la aprobación del Texto Único de Procedimientos
Administrativos – TUPA de la Municipalidad Distrital de San Agustín de Cajas.
X. MATERIAL LOGÍSTICO
MATERIAL DE OFICINA
- Papel bond A4 80 gr
- Tóner para impresora
- CR-ROM
- Anillos de diferentes medidas
- Tapas y contratapas
- Portaminas
- Resaltadores
- Fólderes
- Fotostáticas
PERSONAL DE APOYO
- Servidores especializados de los diferentes órganos y unidades orgánicas de la
Municipalidad Distrital
PRESUPUETO
- La Municipalidad Distrital facilitará el presupuesto que sea necesario para el
cumplimiento de las actividades programadas.
 ANEXO 2: PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
CRONOGRAMA (semanas)
N° ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES Mes 1 Mes 2
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Instalación del Comité de Dirección y el Equipo de Comité de Dirección y Equipo de
Mejora Continua del proceso de Simplificación Mejora Continua
Administrativa.
2 Reunión de trabajo con los miembros del Comité de Comité de Dirección y Equipo de
Dirección y Equipo de Mejora Continua para la Mejora Continua
planificación de las actividades a realizar durante el
proceso de simplificación administrativa y elaboración
del Plan de Trabajo correspondiente.
3 Validar y aprobar el Plan de Trabajo del Proceso de Comité de Dirección
Simplificación Administrativa de los Procedimientos
Administrativos contenidos en el TUPA
4 Ejecutar las etapas de Simplificación Administrativa y
mejoramiento de los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad
5 Etapa preparatoria. Equipo de Mejora Continua y el
 Reunión de trabajo para sensibilizar a los apoyo de Funcionarios de la
responsables de los Equipos de Mejora continua. Municipalidad
 Revisar e identificar los procedimientos y servicios Equipo de Mejora Continua y
exclusivos, debiendo para ello tomar como referencia Responsables de las U.O.
los contenidos en el TUPA y aquellos que están por
incluirse; luego se deberá elaborar un inventario de
los procedimientos.
 CRONOGRAMA (semanas)
N° ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES Mes 1 Mes 2
1 2 3 4 5 6 7 8
 En base al inventario, eliminar los procedimientos Equipo de Mejora Continua y
administrativos innecesarios o que no añaden valor y Responsables de las U.O.
que no cuentan con base legal y elaborar un nuevo
inventario.
 Del nuevo inventario de procedimientos, se deben Equipo de Mejora Continua y
priorizar aquellos procedimientos administrativos a Responsables de las U.O.
simplificar.
 Elección del primer o los procedimientos Equipo de Mejora Continua.
administrativos a ser simplificados.
 Validación de los procedimientos administrativos a Comité de Dirección
simplificar.
Etapa de Diagnóstico.
 Se hace un recorrido físico de la situación actual del Responsables del procedimiento
procedimiento, identificando su inicio a fin, administrativo de las U.O. y
observando las actividades que se ejecutan, el consultora.
número de personas que intervienen, el tiempo que
demoran, etc.
 Elaboración de la Tabla ASME-VM, donde se Responsables del procedimiento
registrarán las áreas que participan, las personas que administrativo de las U.O. y
intervienen, los pasos, tiempos y actividades que se consultora.
encontraron en el recorrido.
 Construcción del diagrama de Bloques, registrando Responsables del procedimiento
el flujo de actividades que fueron recogidas con la administrativo de las U.O. y
tabla ASME-VM. consultora.
 Identificación de la normativa relacionada con el Responsables del procedimiento
procedimiento administrativo, que se está administrativo de las U.O. y
caracterizando así como los requisitos solicitados. consultora.
 CRONOGRAMA (semanas)
N° ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES Mes 1 Mes 2
1 2 3 4 5 6 7 8
 Identificar el estado actual de la infraestructura, la Responsables del procedimiento
tecnología de información usada, el equipo, el software administrativo de las U.O. y
y el estado de los sistemas de las áreas involucradas, consultora.
en la cual se brinda el servicio.
 Realizar el costeo de los procedimientos Responsables del procedimiento
administrativos del estado actual, aplicando la administrativo de las U.O. y
Metodología de determinación de costos. consultora.
 Identificar las capacidades de los recursos humanos Responsables del procedimiento
(personal involucrado y de necesidades de administrativo de las U.O.
capacitación)
 Presentación del Informe con el resultado de la Etapa Equipo de mejora continua
de Diagnostico del procedimiento administrativo al
Comité de Dirección.
 Validación del resultado de la Etapa de Diagnostico. Comité de Dirección

Etapa de Rediseño.
 Análisis del procedimiento administrativo (examen Responsables del procedimiento
crítico de la situación actual) utilizando información administrativo de las U.O. y
proporcionada por la Tabla ASME-VM y el diagrama consultora.
de bloques
 Rediseñar el procedimiento administrativo analizado, Responsables del procedimiento
eliminando las actividades involucradas, debiendo administrativo de las U.O. y
elaborar la nueva Tabla ASME-VM y el nuevo consultora.
diagrama de bloques. Responsables del procedimiento
 Modificación y elaboración del marco normativo que administrativo de las U.O. y
regule el procedimiento administrativo rediseñado. consultora.
 CRONOGRAMA (semanas)
N° ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES Mes 1 Mes 2
1 2 3 4 5 6 7 8
 Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura Responsables del procedimiento
y equipamiento del espacio físico. administrativo de las U.O. y
 Propuesta del nuevo costeo del procedimiento consultora.
administrativo rediseñado utilizando la Metodología de Responsables del procedimiento
determinación de costos y el aplicativo informático de administrativo de las U.O. y
los cuadros Excel. consultora.
 Propuesta de fortalecimiento de capacidades del Responsables del procedimiento
recurso humano. administrativo de las U.O. y
 Presentación del procedimiento administrativo consultora.
rediseñado al Comité de Dirección para su evaluación Equipo de Mejora Continua.
(Tabla ASME, Diagrama de bloque, cuadro
comparativo de la situación actual y la propuesta, las
normas que requieren modificación, etc.)
 Evaluación y ajuste a la propuesta final del Comité de Dirección y Equipo de
procedimiento administrativo rediseñado. Mejora Continua.

Etapa de Reformulación del TUPA.

 Elaboración de la tabla ASME-VM de todos los Responsables del procedimiento

procedimientos administrativos luego de haber sido administrativo de las U.O. y
eliminados aquellos que no añaden valor o que no consultora.
cuentan con base legal que los sustente; para ello se
utilizará la información de los cuadros Excel.
 Construcción del diagrama de bloques de todos los Responsables del procedimiento
procedimientos considerados en las tablas ASME.VM. administrativo de las U.O. y
consultora.
 CRONOGRAMA (semanas)
N° ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES Mes 1 Mes 2
1 2 3 4 5 6 7 8
 Realizar el costeo de todos los procedimientos Responsables del procedimiento
administrativos, aplicando la Metodología de administrativo de las U.O. y
determinación de costos, utilizando los anexos, los consultora.
cuadros de cálculo, cuadros de inductores y las
formulas Excel.
 Evaluar y validar el costeo de todos los Responsable de la Oficina de
procedimientos administrativos. Administración o quien hagas sus
 Elaboración del proyecto de TUPA en su formato, se veces.
considerarán todos los procedimientos y servicios Equipo de Mejora Continua y
obtenidos en el numeral anterior, incluyendo los responsables.
procedimientos administrativos simplificados en la
Etapa de Rediseño.
 Llenado del Formato de sustentación Técnico – legal Equipo de Mejora Continua y
de cada procedimiento administrativo y/o servicio responsables del procedimiento
prestado en exclusividad. La información del derecho administrativo.
de tramitación provendrá del numeral 4.4.3 y de los
procedimientos simplificados del numeral 4.3.5. según
corresponda.
 Revisar y verificar que cada uno de los Especialista legal o quien haga sus
procedimientos administrativos de los Formatos de veces
Sustentación Técnico y Legal, que tengan el sustento
legal, así como que los requisitos se sustenten en
alguna norma legal; de igual manera deberá revisar la
calificación de los mismos y las instancias que lo
resuelven los recursos administrativos, debiendo para
ello emitir su informe legal favorable.
 CRONOGRAMA (semanas)
N° ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES Mes 1 Mes 2
1 2 3 4 5 6 7 8
 Firmar cada uno de los formatos de Sustentación  Asesor Legal o quien hagas sus
Técnico – Legal, dando su conformidad legal y técnica veces.
a los procedimientos administrativos y requisitos por
cada uno de éstos.
 Presentación del Informe Final al Titular de la Comité de Dirección
entidad adjuntando el proyecto de TUPA, los Formatos
de Sustentación Técnica – Legal y los Informes
Técnicos y Legales Sustentatorios, a efecto que sea
aprobado por el Consejo mediante ordenanza
municipal. Comité de Dirección con apoyo de
Etapa de Implementación. funcionarios
 Realización de Talleres de Capacitación y
sensibilización al personal involucrado con el
procedimiento administrativo rediseñado, con el
propósito de entrenarlo con respecto al nuevo rol que
cumplirá dicho procedimiento. Consejo Municipal
 Aprobación del marco normativo del nuevo Texto
Único de Procedimientos Administrativos – TUPA de
la Municipalidad Distrital de San Agustín de Cajas que
incluye los nuevos procedimientos administrativos
rediseñados. Oficina de Administración o quien
 Adecuación de ambientes y difusión del haga sus veces.
procedimiento administrativo simplificado a los
trabajadores de la entidad, utilizando los correos
electrónicos, vitrinas informativas, entre otros.
 CRONOGRAMA (semanas)
N° ACCIONES A DESARROLLAR RESPONSABLES Mes 1 Mes 2
1 2 3 4 5 6 7 8
Etapa de Seguimiento y Evaluación.
 Realizar el seguimiento y evaluación semestral de los Equipo de Mejora Continua y
procedimientos administrativos rediseñados e informar responsables del procedimiento.
sobre los resultados obtenidos.

Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad.

 De los resultados obtenidos en la etapa de Equipo de Mejora Continua y
Seguimiento y Evaluación, identificar las necesidades responsables del procedimiento.
y expectativas de los usuarios del servicio brindado, a
efecto de superar dichas deficiencias, buscando
mejorar continuamente los procedimientos
administrativos.