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Educación Superior
Capacitación Sistema Nacional
de Información de Educación
Superior - SNIES
Subdirección de Desarrollo Sectorial de la Educación Superior
Nuevas Participante
Objetivos funcionalidades Participantes
Población estudiantil
Métodos de
Información institucional
Cargue Primer curso
Recurso humano
Generalidades Reportes
Internacionalización
Matriculados
Perfiles y Roles Investigación
Calendario de Bienestar
reporte SNIES Tip’s de Reporte Graduados
Extensión
I. OBJETIVOS
* Directivos Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
Cargue Incremental.
Reportes generales a todas las plantillas para el usuario administrador.
Solicitud por demanda de reportes uno a uno de la información.
Consulta de participantes vinculados a las IES con su respectivo rol.
Descarga de todas las plantillas en una sola solicitud.
Cambio de nombres y correo de los usuarios por la rotación de personal
encargado.
Inclusión de nuevas periodicidades para las diferentes plantillas.
Carga de archivos soporte para las variables que lo requieran.
Métodos de cargue
• Opción administrativa
que permite obtener la
información detallada
de las variables
escogidas. Se generará
un archivo comprimido
y llegará un link de
descarga al correo
registrado.
Consulta de participantes con su rol
• Opción administrativa que permite validar la existencia de un participante
como estudiante, docente o autoridad vinculado a las IES.
Descarga de todas las plantillas
• Opción
administrativa que
permite con una
sola solicitud
descargar todas las
plantillas
autorizadas, para
diligenciarlas.
Cambio de nombres y correos
• Teniendo en cuenta la
alta rotación del
personal que utiliza la
herramienta de cargue,
se podrá cambiar el
correo y el nombre del
usuario. (importante!!,
cuando entreguen el
puesto solicitar la
contraseña y cambiar
los datos al nuevo
usuario).
Nuevas periodicidades
• El reporte de información varia en periodicidad según la variable reportada, de esta
forma en verificar información se observan ahora varios tipos de periodicidad, para
consultar información hay que tener en cuenta dicha periodicidad.
Cargue de archivos de soporte
• Algunas plantillas requieren para su oficialización o para anexar
información detalle, carga de archivos en formatos Word, Excel, PDF o ZIP.
Perfiles y roles
Módulos vrs roles
Tip’s de reporte
El administrador del SNIES de la IES es el encargado de capacitar a los encargados de
reportar internamente en la IES.
El rol con el que esta ingresando es importante para realizar la consulta, descarga y carga
de la plantilla. REVISELO previamente¡¡¡¡¡.
Verificar las validaciones que tiene cada plantilla antes de cargar¡¡¡. MANUAL DE
VALIDACIONES.
Revise el usuario y contraseña. La contraseña NO la entrega el MEN, esta la puede
recuperar el mismo usuario y esta atada al correo electrónico registrado en su momento.
Para el efectivo diligenciamiento de las plantillas apóyese de los siguientes documentos:
Plantilla, Manual conceptual, Manual de validaciones, Tablas de referencia.
Dentro de las plantillas en el encabezado de cada campo indica la OBLIGATORIEDAD Y EL
TIPO DE DATO que debe registrar.
La plantilla de PARTICIPANTES únicamente debe ser diligenciada por el usuario
administrador del sistema.
Únicamente se reporta por medio de plantillas de excel, csv, a través de la herramienta WEB HECAA.
http://www.mineducacion.gov.co/snies,ingresando con su usuario y contraseña.
Obligatorio
institución. PRIMER_NOMBRE -NUM_DOCUMENTO
PRIMER_APELLIDO
ID_SEXO_BIOLOGICO
FECHA_NACIMIENTO
Personas naturales
ID_PAIS
ID_MUNICIPIO
Población Estudiantil
Orden de cargue
Cubrimiento programa
Inscritos-Relación de Inscritos
Cupos Proyectados y Matrícula Esperada
Inscritos programa
Admitidos
Reporte
Participante Estudiantes Articulación
>=
2016-1
Reporte Estudiante primer Curso
<= Materias matriculado
2015-2 Apoyos financieros, académicos u otros
Matriculados
Retiros estudiantiles
Administración
de Empresas
• Participante • Participante
• Primer curso • Primer curso (TV: Transferencia interna) Nuevo
• Matriculado • Matriculado
Cambio denominación programa
Renovación
Registro Calificado 110 de 2010 Renovación Registro Calificado 120 de 2017
Administración
de Empresas
2010 2017
Vigencia programa por 7 AÑOS Vigencia programa por 7 AÑOS
• IES Solicita registro
• MEN Aprueba • IES Solicita modificación al programa
programa • MEN Aprueba programa
• Se crea código SNIES • Se crea nuevo código SNIES por
por sincronización sincronización SACES - SNIES
SACES - SNIES Plan de Transición,
documentos maestros RC -
SACES
Registro en
• Inscritos • Inscritos
• Admitidos • Admitidos
SNIES
CONDICIONES
Registro calificado vigente es decir el programa debe - Resuelto los recursos y quede en firme el acto
REGISTRO estar en estado ACTIVO administrativo.
PRIMER
CURSO
Plan de Transición, documentos maestros RC - SACES - Registro calificado vigente es decir el programa
debe estar en estado ACTIVO
Población Estudiantil
Inscritos-Relación de Inscritos
ID_TIPO_DOCUMENTO
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
A la institución o
Solicitan Formalmente A un programa
Ingreso académico
PRIMER_NOMBRE
Obligatorio
El programa debe estar en estado ACTIVO en el
periodo a reportar.
NUM_DOCUMENTO
Inscritos-Relación de Inscritos
PROCONSECUTIVO
Inscritos programa
-Año ID_MUNICIPIO
-Semestre
- Id_Tipo_documento
-Num_ documento
Población Estudiantil
Admitidos
ID_TIPO_DOCUMENTO
Obligatorio
Inscritas programa
Académico
NUM_DOCUMENTO
Proceso de
selección de la IES
PROCONSECUTIVO
Personas naturales
Aceptadas
-Año ID_MUNICIPIO
-Semestre
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo
Estudiantes en articulación
Aplica solo para Instituciones de Educación Superior (IES) que ofrezcan programas con RC en nivel de
formación Técnico Profesional.
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
Mayores de 16 años
PROCONSECUTIVO
Convenio Tomando clases en programas académicos
de articulación con registro calificado vigente cuyo nivel
de formación sea “FORMACION TECNICA ID_MUNICIPIO
PROFESIONAL”. Programa debe estar en
estado ACTIVO
ID_GRADO_QUE_CURSA
Inscritos programa
Cuando el estudiante realice el ingreso
formal a la carrera técnica, se deberá
registrar en su orden
Admitidos
El programa debe estar en estado ACTIVO tipo de vinculación “Estudiante de articulación” Estudiante primer Curso
Matriculados
Estudiante primer curso
Población Estudiantil
Se registra en ésta variable la persona natural que
formaliza el proceso de matrícula para vincularse ID_TIPO_DOCUMENTO
por PRIMERA VEZ a un programa académico. NUM_DOCUMENTO -Año
-Semestre
PRO_CONSECUTIVO -No. documento
Admitidos -Tipo documento
Obligatorio
ID_MUNICIPIO_PROGRAMA -Pro_consecutivo
Participante ID_TIPO_VINCULACION
ID_GRUPO_ETNICO
Estudiante primer Curso
ID_PUEBLO_INDIGENA
Matriculados ID_COMUNIDAD_NEGRA
PERSONA_CONDICION_DISCAPACIDAD
Es necesario que una vez registrado en primer ID_TIPO_DISCAPACIDAD
curso, se registre posteriormente en la plantilla de
“Matriculado” para completar el proceso. ID_CAPACIDAD_EXCEPCIONAL
SI el programa al cual se
COD_PRUEBA_SABER_11 esta inscribiendo es de
modalidad Tecnológica o
Universitaria
Tipos de vinculación Primer curso
Opción de grado, Semestre
Nuevo, Transferencia
de intercambio académico,
Ciclo propedéutico Externa, Estudiante de
Requisito para convalidar
articulación o Estudiante SPP
título
• Válida que el estudiante este • Revisa que el estudiante • Opción de grado: Valida que este
reportado como matriculado en otro graduado en un nivel académico
programa de ciclo propedéutico en este reportado como inferior
cualquier IES admitido (se valida • Semestre de intercambio y requisito
• El programa debe ser como tal de tipo_documento, para convalidad título: valida que
ciclo propedeútico num_documento) este como participante
Transferencia
Estudiante de Transferencia entre
interna, Doble
Articulación seccionales
programa
• Válida que el estudiante esté • Válida que la IES tenga seccionales • Doble programa válida que el
reportado como tal • y que el estudiante se encuentre estudiante este reportado como
reportado como matriculado en otra matriculado en otro programa en la
seccional misma IES
Población Estudiantil
Matriculado ID_TIPO_DOCUMENTO
NUM_DOCUMENTO
Participante
CODIGO_ESTUDIANTE
Obligatorio
Estudiante primer Curso
PRO_CONSECUTIVO
SI el dato no existe en la
Requiere tabla participante
Matriculados ID_MUNICIPIO
FECHA_NACIMIENTO
Se registran las personas naturales que poseen
matricula formal y tiene la calidad de estudiante
ID_PAIS_NACIMIENTO
de acuerdo con la norma interna y externa que lo
regula.
ID_MUNICIPIO_NACIMIENTO
Obligatorio
Institución respectiva, y obtuvieron el título que
otorga la Institución para el programa realizado, ID_MUNICIPIO
conforme lo aprobado en el registro calificado
expedido por el MEN EMAIL_PERSONAL
SI el dato no existe en la
tabla participante
TELEFONO_CONTACTO
SI es un programa de
Participante SNP_SABER_PRO pregrado
NUM_ACTA_GRADO
Matriculados -Año
Requiere -Semestre FECHA_GRADO
-Id_Tipo_documento
Graduados -Num_documento
-Pro_consecutivo NUM_FOLIO
Población Estudiantil
Materias matriculado
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
Matriculados
PRO_CONSECUTIVO
Requiere
Materias Matriculado
ID_MUNICIPIO
NUM_MATERIAS_INSCRITAS
-Año
-Semestre
-Id_Tipo_documento
-Num_documento
-Pro_consecutivo
Población Estudiantil
Apoyos financieros, académicos u otros
ID_TIPO_DOCUMENTO
Obligatorio
PRO_CONSECUTIVO
Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO
APOYOS FINANCIEROS, ACADÉMICOS U OTROS
RECIBIO_APOYO_FINANCIERO
-Año
-Semestre
-Id_Tipo_documento RECIBIO_APOYO_ACADEMICO
-Num_documento
-Pro_consecutivo
RECIBIO_OTROS_APOYOS
Población Estudiantil
Retiros estudiantiles
ID_TIPO_DOCUMENTO
Obligatorio
PRO_CONSECUTIVO
Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO
Retiros estudiantiles
ID_TIPO_RETIRO
-Año
-Semestre NUM_ACTO_ADMINISTRATIVO
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo
FECHA_ACTO_ADMINISTRATIVO
Población Estudiantil
Cupos Proyectados y Matrícula Esperada
PRO_CONSECUTIVO
El objetivo del informe es poder determinar
Obligatorio
cuál es la capacidad instalada disponible en la
IES para el periodo siguiente, teniendo en MUNICIPIO_PROGRAMA
cuenta que en general la capacidad instalada
es mayor que la matrícula efectiva en cada
programa académico CUPOS_NUEVOS_PROYECTADOS
CUPOS_TOTALES_PROYECTADOS
-Año
-Semestre
-Pro_consecutivo
-Municipio_programa MATRICULA_TOTAL_ESPERADA
Población Estudiantil
Estudiantes de Estrategias de Cobertura
ID_TIPO_DOCUMENTO
Permite registrar los estudiantes que ingresan
a la IES a través de una de las nuevas
estrategias de ampliación de cobertura NUM_DOCUMENTO
formuladas por el Ministerio de Educación
Nacional
Obligatorio
PRO_CONSECUTIVO
Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO_PROGRAMA
Estudiantes de Estrategias de Cobertura
-Año EN_LA_NOCHE_ESTUDIO
-Semestre
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo CICLOS_BASICOS
Información Institucional
Información complementaria
Orden de cargue
** Unidad Organizacional
-Se registran 3 variables-
El objetivo de éste módulo es registrar
información complementaria de la
institución y capacidad instalada para ** Recurso histórico
ofrecer el servicio de la educación superior
Obligatorio
reglamentarios y actividades de la IES.
ID_TIPO_REGLAMENTO
Si la institución posee más de un reglamento
principal los nombres y las url´s deben ser
puestos en la misma casilla separados por un NOMBRE_REGLAMENTO
guion. Solo se permite un registro para esta
plantilla
-id_tipo_reglamento
-Nombre_reglamento
Información Institucional
Unidad organizacional
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
En esta plantilla se registra la
información general de las ID_TIPO_UND_ORGANIZACIONAL
Obligatorio
unidades organizacionales que ID_PAIS
componen la institución de
educación superior y quienes ID_MUNICIPIO
ofrezcan el servicio público de DIRECCION
la educación (Organigrama).
ID_CARGO
La autoridad de la
ID_TIPO_DOCUMENTO unidad organizacional
debe estar reportado
NUM_DOCUMENTO como participante y
como autoridad
-codigo_unidad_organizacional TEL_NUMERO
EMAIL
Información Institucional
Recurso histórico CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CANT_PERSONAL_AUXILIAR
CANT_PERSONAL_TECNICO
CANT_PERSONAL_PROFESIONAL
Obligatorio
Esta plantilla permite el registro periódico (cada
CANT_PERSONAL_DIRECTIVO
semestre) de información de los recursos físicos
TIENE_RED_INALAMBRICA
con que cuenta la IES, bien sean tecnológicos,
bibliográficos y de planta física es decir la PLATAFORMA_VIRTUAL_WEBCT
capacidad instalada con la que cuenta para PLATAFORMA_VIRTUAL_MOODLE
prestar el servicio de la educación. PLATAFORMA_VIRTUAL_BLACKBOARD
PLATAF_VIRTUAL_DESARR_PROPIOS
OTRA_PLATAFORMA_VIRTUAL
TIENE_INTRANET
TIENE_BANCO_CONTENIDOS_DIGITAL
-Año
-Semestre TIENE_PLAN_ESTRETAGIC_USO_TICS
-codigo_unidad_organizacional TIENE_ALIANZA_OTRAS_BIBLIOTECA
TIENE_BIBLIOTECA_DIGITAL
Recurso humano
Orden de cargue
Autoridades
Directivos Participante
Docentes IES
Recurso humano
Autoridades
ID_TIPO_DOCUMENTO
Se registran todas las
Debe estar reportado
directivas académicas y NUM_DOCUMENTO
Obligatorio
como participante.
administrativas relacionadas
con la
gestión académica de la ID_CARGO
institución
FECHA_INGRESO
Obligatorio
Se deben registrar los datos
únicamente del Secretario ID_CARGO
General y del Revisor Fiscal
FECHA_INGRESO
ID_TIPO_NORMA
TITULO_PREGRADO
Recurso humano
Integrantes máximo órgano de gobierno
ID_TIPO_DOCUMENTO
Debe estar
NUM_DOCUMENTO reportado como
Obligatorio
participante.
CARGO
NUMERO_DENOMINACION
ID_ORGANO_GOBIERNO
Recurso humano
Se registra:
Se registran los Docentes que tienen vinculación con dedicación exclusiva o tiempo completo, medio tiempo y hora cátedra,
así como los docentes que se encuentren en la IES en una situación especial de permanencia como en comisión de estudio,
no remunerados, licencias, etc., para éstos casos se registra el valor del salario efectivamente recibido, al igual que las horas
efectivamente dedicadas
Recurso humano
Docentes_universidad_
Docentes_IES Docente contrato
pública
ID_TIPO_DOCUMENTO Debe estar reportado ID_TIPO_DOCUMENTO
como participante.
NUM_DOCUMENTO NUM_DOCUMENTO
FECHA_NACIMIENTO ID_TIPO_CONTRATO
Obligatorio
Obligatorio
ID_PAIS_NACIMIENTO ID_DEDICACION
ID_MUNICIPIO_NACIMIENTO ID_METODOLOGIA
EMAIL_INSTITUCIONAL ID_NIVEL
ID_NIVEL_MAX_ESTUDIO HORAS_DEDICACION_SEMESTRE
ASIGNACION_BASICA_MENSUAL
TITULO_RECIBIDO
PORCENTAJE_DOCENCIA
FECHA_GRADO
PORCENTAJE_INVESTIGACION
ID_PAIS_INSTITUCION_ESTUDIO
PORCENTAJE_ADMINISTRATIVA
ID_METODOLOGIA_PROGRAMA
PORCENTAJE_EXTENSION
FECHA_INGRESO -Año PORCENTAJE_OTRAS_ACTIVIDADES
APLICA_DECRETO_1279 -Semestre
-No. documento
-Tipo documento
Recurso humano
Docentes capacitación
Se registra la información
ID_TIPO_DOCUMENTO
correspondiente a la educación
NUM_DOCUMENTO
Obligatorio
informal y educación para el trabajo
y desarrollo humano que ha recibido ID_TIPO_CAPACITACION
el docente dentro un periodo, que le
brinda la institución o que realiza el NUM_HORAS_CURSADAS
docente por cuenta propia.
ID_TIPO_CURSO
ID_TEMA_CURSO
-Año
-Semestre ID_PAIS
-No. documento
-Tipo documento NOMBRE_CURSO
-Nombre curso
Internacionalización
Orden de cargue
Convenios Internacionales
-Se registran 8 variables- Movilidad Docentes Extranjeros
El objetivo de éste módulo es registrar la Movilidad Docentes en el Exterior
gestión realizada por las instituciones de
Estudiantes extranjeros
educación superior en actividades de
internacionalización de la educación, Estudiantes en el exterior
principalmente en cuatro aspectos Administrativos extranjeros
Administrativos en el exterior
Programas ofrecidos en el exterior
-2 plantillas-
CONVENIOS_INTERNAC_INSTITUCIONES
-Año
-Semestre CONVENIOS_INTERNACIONALES
-Codigo_convenio
-Institucion_asociada
CODIGO_CONVENIO
CODIGO_CONVENIO INSTITUCION_ASOCIADA
Obligatorio
o expertos que se desplazan en ID_PAIS_EXTRANJERO
movilidad académica internacional
de una IES extranjera a una
-Año ID_TIPO_DOCUMENTO
colombiana.
-id_fuente_internacional
-id_fuente_nacional_investig
-id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_DOC_EXTRANJ
-id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_doc_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-institución_extranjera
-num_documento
-semestre MOVILIDAD_POR_CONVENIO
ID_PAIS_EXTRANJERO
Se registran los docentes o
investigadores que se
-1 plantilla-
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
desplazan en movilidad
académica internacional a
una IES del exterior, la -Año ID_TIPO_DOCUMENTO
-id_fuente_internacional
característica fundamental
-id_fuente_nacional_investig
de la movilidad es que se -id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_DOC_EXTRANJ
encuentre vinculado en una -id_pais_financiador
IES Colombiana. -id_tipo_documento
-id_tipo_mov_doc_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-institución_extranjera
-num_documento
NUM_DIAS_MOVILIDAD
-semestre
MOVILIDAD_POR_CONVENIO
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
estudiantes vinculados a una
IES colombiana que se desplaza -Año
a una entidad o institución de -id_fuente_internacional ID_TIPO_DOCUMENTO
educación en el exterior a -id_fuente_nacional_investig
-id_pais_extranjero
realizar una actividad en el ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
-id_pais_financiador
marco de la movilidad. -id_tipo_documento
-id_tipo_mov_est_exterior
-institución_extranjera
INSTITUCION_EXTRANJERA
-num_documento
-semestre NUM_DIAS_MOVILIDAD
MOVILIDAD_POR_CONVENIO
-1 plantilla-
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
Se registra los
estudiantes extranjeros -Año
realizando alguna -id_fuente_internacional ID_TIPO_DOCUMENTO
movilidad en IES en -id_fuente_nacional_investig
Colombia. -id_pais_extranjero
ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
-id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_est_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-institución_extranjera
-num_documento
-semestre NUM_DIAS_MOVILIDAD
MOVILIDAD_POR_CONVENIO
Se registran los
ID_PAIS_EXTRANJERO
administrativos que se
desplazan en movilidad -1 plantilla-
Obligatorio
académica internacional a NUM_DOCUMENTO
una IES del exterior, la
característica fundamental de -Año ID_TIPO_DOCUMENTO
la movilidad es que se -id_fuente_internacional
encuentre vinculado como -id_fuente_nacional_investig
administrativo en una IES -id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_ADM_EXTRANJ
Colombiana. -id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_adm_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-num_documento
-semestre
NUM_DIAS_MOVILIDAD
MOVILIDAD_POR_CONVENIO
Obligatorio
extranjeros realizando algún NUM_DOCUMENTO
tipo de movilidad en una IES en
Colombia. ID_TIPO_DOCUMENTO
-Año ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
-institución_extranjera
-id_fuente_nacional_investig
-id_pais_extranjero INSTITUCION_EXTRANJERA
-id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_adm_exterior NUM_DIAS_MOVILIDAD
-num_documento
-semestre MOVILIDAD_POR_CONVENIO
GRUPO_INVESTIGAD_INTERNOS_IES
GRUPO_INVESTIGAD_EXTERNOS_IES -3 plantillas-
Investigación
CENTRO_GRUPO
CENTRO DE INVESTIGACION
-2 plantillas-
Previamente para registrar los centros de investigación debe cargar los GRUPOS DE INVESTIGACIÓN.
Investigación
RED_INTEGRANTES
RED_IES
-3 plantillas-
REDES
Redes de Investigación
Se registra la información de las redes que participa la IES con entidades e
instituciones de educación superior nacionales con el propósito de desarrollar de
manera conjunta actividades y proyectos de investigación.
Investigación
Productos de Investigación
PRODUCTOS:
Se registra información específica de los productos que se generan
en un proyecto de investigación
-1 plantilla-
Investigación
PROY_INVESTIGAD_EXTERNOS_IES
PROY_INVESTIGAD_INTERNOS_IES
PROY_INVEST_GASTO
PROY_INVEST_FTE_INTERNACIONAL
PROY_INVEST_FTE_NACIONAL
Se registran los proyectos que
están avalados y aprobados por la PROY_INVEST_PRODUCTO -10 plantillas-
IES que no son reportados a
PROY_INVEST_RED
COLCIENCIAS, para poder registrar
un proyecto, previamente se debe PROY_INVEST_GRUPO
actualizar la información de las
fuentes que participan, como el PROY_INVEST_CENTRO
equipo humano, los grupos y las
redes. PROYECTOS_INVESTIGACION
Investigación
OTRAS_ACTIV_GASTOS
-3 plantillas-
OTRAS_ACTIV_FTE_INTERN
ACIONAL
Bienestar
Orden de cargue
Actividades de Bienestar
Requiere Requiere
ACT_BIENESTAR_BENEFICIARIOS
ACTIVIDAD_BIENESTAR
-3 plantillas-
Para registrar las actividades de bienestar debe cargar las UNIDADES ORGANIZACIONALES y
PARTICIPANTES¡¡¡¡¡¡¡.
Extensión
Orden de cargue Cursos
Requiere
-Se registran 7 variables- Educación continua
Articulo 120 de la ley 30 de 1192, la
gestión de extensión comprende los Actividad Cultural
programas de educación permanente,
Para cargar estas 6 variables, se
cursos, seminarios y demás programas Consultoría
deben cargar previamente en
destinados a la difusión de los
Servicios de extensión UNIDAD ORGANIZACIONAL y
conocimientos, al intercambio de
PARTICIPANTES.
experiencias, así como las actividades de
Evento cultural
servicio tendientes a procurar el bienestar
general de la comunidad y la satisfacción Proyecto extensión
de las necesidades de la sociedad.
Extensión
Obligatorio
CODIGO_CURSO
-1 plantilla- NOMBRE_CURSO
ID_CINE_CAMPO_DETALLADO
Se deben registrar todos los cursos que la institución
oferta. Es importante recordar que esta plantilla es ES_EXTENSION
acumulativa y se deben reportar los cursos activos
para dicho periodo.
ACTIVO
-Cod. curso
Extensión
-Año
-Semestre
-Codigo_curso
-No. documento
-Tipo documento Previamente para registrar Educación
-Cargo continua, debe cargar CURSO, UNIDAD
ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE¡¡¡
-3 plantillas-
EDUC_CONTINUA_DOCENTES
Se registran las actividades de
formación continua cuya EDUC_CONTINUA_BENEFICIARIOS
duración sea mínimo de 16 horas
CODIGO_CURSO
(cursos, talleres), los diplomados EDUCACION_CONTINUA ID_TIPO_DOCUMENTO
(duración mínima de 90 horas) y NUM_DOCUMENTO
seminarios, congresos y CODIGO_CURSO
simposios. CODIGO_CURSO ID_TIPO_BENEF_EXTENSION
CANTIDAD_BENEFICIARIOS
Se caracterizan porque NO
TIENEN COSTO para los
participantes y son actividades
recurrentes sin una fecha de ACTIVIDAD_CULTURAL_RECURSO_HU
terminación definida. MANO
-2 plantillas- ACTIVIDAD_CULTURAL
-Año CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
-Semestre CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL CODIGO_ACTIVIDAD
-Codigo unidad organizacional CODIGO_ACTIVIDAD ID_TIPO_DOCUMENTO
-Codigo actividad ID_FUENTE_NACIONAL NUM_DOCUMENTO
NOMBRE_INSTITUCION
ID_FUENTE_INTERNACIONAL
ID_PAIS_FINANCIADOR Campos obligatorios o llave
-3 plantillas-
Previamente para registrar Educación
EVENTO continua, debe cargar CURSO, UNIDAD
ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE¡¡¡
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CODIGO_SERVICIO CODIGO_SERVICIO
ID_TRABAJO
SERV_EXT_FUENTE_INTERN
ACIONAL
TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
SERV_EXT_ENTIDAD_NACIONAL
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
SERV_EXT_POBL_CONDICION CODIGO_SERVICIO
ID_CICLO_VITAL
TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
PROY
_EXT_POBL_CONDICION
PROY TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
_EXT_OTRAS_ENTIDADES
TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
2
Participantes
3 Diligenciamos Plantilla
4
Participantes
B. Documento Reportado por dos IES
Actualizar
documento
Actualiza Datos
(Información
Histórica)
Personas naturales
Participantes
C. Actualizar datos participante
Nombres y apellidos
Sexo
Estado Civil
Fecha de Nacimiento
2
Participantes
Plantilla Participantes
ID_TIPO_NOVEDAD • 1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de tarjeta de identidad a cédula)
Primer Nombre
TI 543 TI 543
Se realiza actualización o asociación Primer Apellido
CC 123 de documento CC 123
IdentificadorSNIES Fecha Nacimiento
En este caso actualiza el documento. Se puede registrar y consultar por los tipos de documentos que tiene El documento para
asociado reporte es el último, en
este caso CC 123
Participantes
•1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de tarjeta de identidad a cédula)
ID_TIPO_NOVEDAD •2. Corregir documento anterior el cual se creó erróneamente
•3. Eliminar documento
IdentificadorSNIES
TI 87011987526 TI 87011987526
1 Actualización
CC 1093662529 CC 1093662529
TI 86091406576 TI 86091406576
2 Corrección
CC 1090485859 CC 1090485859
3 CE 1235867 Eliminar
Primer Curso
Inscritos-Relación de Inscritos
Inscritos programa
Admitidos
Report
Participante Estudiantes Articulación
e
>= Reporte Estudiante primer Curso
2016-1 <=
2015-2 Matriculados
Graduados
Primer curso
B. El estudiante ya se encuentra reportado como estudiante de primer curso para ese programa
El estudiante debe estar registrado una única vez en Estudiante Primer Curso
en el mismo programa, revisar tipo de documento, número de
documento y pro-consecutivos, es posible que la IES ya lo tenga reportado
en la plantilla “Estudiante Primer Curso”.
Matriculados
NO NO
<=
Tipo de Documento
Número de Documento
Pro-consecutivo
SI
NO
Matriculados
Tipo de Documento
Número de Documento
Pro-consecutivo
Estudiantes antiguos: Verificar (Tipo de documento + Número
de documento +Pro-consecutivo) sean los mismos a los que el
estudiante tiene en su primera aparición en Matriculados y a los
que se están registrando en la plantilla matriculados
Matriculados
El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento TI y en el 2016-1 lo están registrando con
CC
1 Plantilla Matriculados
2 Reporte Participantes
2 Reporte Participantes
3
Matriculados
B. El periodo que se encuentra en la plantilla (20161) no concuerda con el seleccionado en Hecaa (20171)
2
Graduados
El graduado no se encuentra reportado como matriculado
El estudiante fue matriculado con Tipo documento Solución Caso No. 1 Actualizar documento
1 TI y en el 2016-1 lo están registrando con CC en la
plantilla graduados participante y cargar de nuevo graduado
Código programa de la plantilla Graduado es Solución Caso No. 2 Corregir código programa en
2 diferente al registrado en Matriculado plantilla graduado
¿El estudiante se
NO
encuentra en
Matriculado?
Tipo de Documento
Número de Documento SI Error: El graduado no se
Pro-consecutivo encuentra reportado
como matriculado
El estudiante ingreso por primera vez con Solución Caso No. 1 Actualizar
Tipo documento TI y en el 2016-1 lo están
1 registrando con CC en la plantilla documento participante y cargar de
nuevo graduado
graduados
Graduados
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento TI y en
el 2016-1 lo están registrando con CC en la plantilla graduados
1 Plantilla graduados
4 Verificar si el participante tiene más tipos de Documentos: Buscar por primer nombre, primer
apellido y fecha Nacimiento.
2
Graduados
3 Plantilla Participantes
Primer Nombre
TI 1 TI 123
Se realiza actualización o Primer Apellido
CC 123 asociación de documento CC 123
IdentificadorSNIES Fecha Nacimiento
En este caso actualiza el documento. Se puede registrar y consultar por los tipos
de documentos que tiene asociado
Graduados
Solución Caso No. 1 Actualizar documento participante y cargar de nuevo
graduado
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2 Archivo errores
LLAVE TABLA ERROR
AÑO=2016,SEMESTRE=1,ID_TIPO_DOCUMENTO=CC,NUM_DOCUMENTO=63577699,PRO_CONSECUTIVO=104303 GRADUADO El graduado no se encuentra reportado como matriculado
1 Plantilla Graduados
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Graduados
Solución Caso No. 3 Registrar al estudiante en matriculados