Procesos de la comunicación:

Al comunicarnos, tratamos de alcanzar objetivos relacionados con nuestra intención

básica de influir en nuestro medio ambiente y en nosotros mismos; sin embargo, la
comunicación puede ser invariablemente reducida al cumplimiento de un conjunto
de conductas, a la transmisión o recepción de mensajes.
El proceso de comunicación es bidireccional, es decir, hay dos partes que están
involucradas, un emisor y un receptor. Se requieren ocho pasos, sin importar si las
dos partes hablan, usan señales manuales o se sirven de otro medio de
comunicación; tres de esos pasos corresponden al emisor y los restantes al
receptor.
Un emisor inicia el proceso de comunicación construyendo un mensaje y enviándolo
a un receptor, éste a su vez analiza la información y reconstruye el mensaje a la luz
de sus propios antecedentes y experiencias, los cuales le servirán para sintetizar la
información recibida. El receptor analiza y reconstruye los significados del mensaje,
sintetiza y construye significados y se convierte en un emisor al responder al
mensaje que le fue enviado.
A continuación se presenta en la gráfica el Proceso de Comunicación de una
manera global. Cada paso y elemento del proceso es una liga que lleva a la
explicación del mismo. Haga click en cada uno de los elementos para que conozca
el proceso de comunicación y su funcionamiento. Una vez que haya navegado todas
las partes del proceso, siga con las actividades de este tema.

Emisor:
El emisor es quien abre el proceso de la comunicación, el que da a conocer el
mensaje y lo emite. Esto se hace mediante la elección, la codificación y el envío del
mensaje. En una conversación, el emisor es quien inicia la conversación. En una
empresa, por ejemplo, los memorándos son comunicaciones en las cuales quien las
envía es el emisor del proceso de comunicación.

Codificación. Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en palabras,

gráficas u otros símbolos adecuados para dar a conocer el mensaje. El emisor
escoge el código a fin de organizar las palabras y los símbolos en una forma que
facilite el tipo de transmisión.
Existen diferentes tipos de códigos, como el idioma español, el lenguaje de los
sordomudos, la clave Morse, las letras, etc. También existen los códigos de grupos
especiales, como la policía, los pilotos, abogados, etc, que tienen una manera
especial de trasmitir sus mensajes. Existen muchos códigos en la comunicación:
símbolos visuales, gestos, señales con las manos, lenguaje, escritura, etc.
Debemos elegir un código cuando nos comunicamos. El código que normalmente
usamos es el verbal, el lenguaje.
Existen cinco principios para precisar la codificación del mensaje.
Pertinencia: el mensaje debe tener contenido y significado, por lo tanto se
seleccionan cuidadosamente las palabras, gráficas o los símbolos que lo
conforman.
Sencillez: formular el mensaje de la manera más sencilla posible.
Organización: el mensaje debe disponerse en una serie de puntos que faciliten su
comprensión. Concluir cada punto que se elabore.
Repetición: los puntos principales del mensaje deben formularse al menos dos
veces.
Enfoque: el mensaje debe ser claro; se debe prescindir de los detalles innecesarios.

Transmisión.
Una vez desarrollado y codificado el mensaje, se transmite por el método escogido:
un memorándum, una llamada telefónica, una plática personal. Los emisores
pueden seleccionar también ciertos canales y se comunican en el momento
oportuno. Este paso va íntimamente relacionado con el elemento del Canal.

Mensaje
El mensaje representa la información que el emisor desea transmitir al receptor, y
que contiene los símbolos verbales (orales o escritos) y claves no verbales que
representan la información que el emisor desea trasmitir al receptor. El mensaje
emitido y el recibido no necesariamente son los mismos, ya que la codificación y
decodificación del mismo pueden variar debido a los antecedentes y puntos de vista
tanto del emisor como del receptor.

Receptor
El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el proceso de la
comunicación mediante la recepción, decodificación y aceptación del mensaje que
se transmitió, y retroalimenta al emisor.
Recepción
La transmisión permite a otra persona recibir el mensaje. La iniciativa pasa a los
receptores, que se preparan para recibir el mensaje.

Decodificación.
La decodificación es la traducción de mensajes a una versión comprensible para el
receptor. El emisor quiere que el receptor comprenda el mensaje en la forma en
que fue transmitido, por lo que utiliza códigos comprensibles para ambos. Sin
embargo, la comprensión puede ocurrir únicamente en la mente del receptor, es él
quien decide si ha comprendido o no el mensaje.

Aceptación.
Una vez que los receptores han recibido y decodificado el mensaje, tienen la
oportunidad de aceptarlo o rechazarlo. La aceptación depende de una decisión
personal y admite grados, de manera que el receptor tiene mucho control sobre la
aceptación de todo el mensaje o sólo de algunas partes de él.Gráfica del proceso

Uso.
El receptor hace uso de la información, puede desecharla, efectuar la tarea
siguiendo las instrucciones, guardarla para el futuro u optar por otra
alternativa.Gráfica del proceso.

Retroalimentación.
Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la retroalimentación
ha tenido lugar. La retroalimentación es la respuesta del receptor al mensaje del
emisor. Ésta completa el circuito de la comunicación, pues el mensaje fluye del
emisor al receptor y de nueva cuanta a aquél.
 Problemas del proceso de comunicación:
Posiblemente, tu respuesta a esta pregunta sea que todos necesitamos mejorar
esta habilidad.
Y es así, porque comunicar es un acto complejo cuya efectividad depende de
reconocer que pensamos de forma diferente, de los prejuicios latentes en emisores
y receptores, o bien, de ser conscientes de las barreras que bloquean los mensajes.
Pero, ¿cuáles son los principales obstáculos que frenan la comunicación? ¿Cómo
podemos identificar las barreras que obstruyen el proceso de comunicación? ¿Qué
podemos hacer para mejorar las comunicaciones en un entorno tan imprevisible?
Los obstáculos y el proceso de comunicación
La comunicación no siempre es fácil ya que comunicar nuestras ideas, opiniones,
pensamientos, sentimientos y creencias, puede convertirse en un proceso
enmarañado y, dependiendo del receptor o del emisor, puede resultar complejo o
complicarse.
Si el proceso de comunicación se interrumpe, entonces hay que detectar los
problemas o identificar aquellos factores que limitan el proceso. Así, el primer paso
será reconocer el tipo de obstáculo a enfrentar.

¿Dónde se obstruye la comunicación? ¿De dónde proceden las dificultades, del

emisor, del mensaje o del receptor?
En todo caso, hay que ser conscientes que en este proceso de comunicación todos
tenemos parte de responsabilidad, por esta razón es necesario generar información
de retorno: feedback.

¿Cuáles son los principales problemas que afectan a la comunicación interna?

Los problemas están en el carácter, en la codificación de los mensajes, en su
transmisión, en la carencia de habilidades sociales, en la actitud.

Las personas y los líderes

El carácter difícil y conflictivo de algunos compañeros, mandos que retienen y
ocultan información; líderes y equipos que no conectan; mensajes extensos,
demasiado técnicos, con contenido tedioso e incomprensible; canales de
comunicación mal empleados; deficiente organización interna; lideres sin empatía,
sin asertividad, que ejercen el poder de forma equivocada; y así podríamos citar una
larga lista de obstáculos que obstruyen la dinámica de las comunicaciones dentro
de la empresa.

La Alta Dirección
No invierten en la comunicación; se encuentran anclados en una cultura de
secretismo; no ven imprescindible invertir en comunicación interna, o si existe no
tiene mayor peso.
Directivos poco sensibilizados de su valor. En otros casos tienen un concepto
equivocado de lo que es la comunicación interna: la limitan a newsletter, intranet,
redes sociales, pero no existe un plan, ni un experto que la lidere; creer que la
comunicación es un área y no asimilar que son todos quienes la construyen.

Obstáculos que impiden el diálogo y entendimiento

En este caso, teniendo en cuenta las aportaciones de teóricos y el día a día laboral,
agrupamos los problemas de la comunicación en tres grupos: de contenido,
ambientales y humanos.

Los de contenido
Se refieren a la falta de adecuación del mensaje al receptor.
Este hecho puede estar ocasionado por las siguientes barreras: ausencia de
objetivo en el mensaje, un vocabulario demasiado técnico, lenguaje impreciso, falta
de claridad en las ideas, ambigüedad y extensión del mensaje.

Medidas de precaución
Esta barrera se podría evitar mediante pruebas previas y considerando los objetivos
del mensaje y la audiencia a la que va dirigido.
Lo importante no es lo que se dice, sino lo que se entiende, de ahí la importancia
de cuidar los códigos y la semántica del mensaje. También importa que el medio
elegido sea el adecuado para difundir el mensaje.
Un programa de formación con cursos de comunicación eficaz y efectiva, o bien un
manual de estilo, o un diccionario de léxico de la empresa como hace años lo editó
la empresa Roche, son iniciativas que favorecen la buena comunicación.
Los ambientales
Hacen referencia al contexto en que se comunica.
Aquí podríamos agrupar situaciones incómodas propias del lugar y el momento en
que se comunica (condiciones inadecuadas), o bien aquellas barreras derivadas por
la cultura empresarial o por la estructura de la empresa. Así, por ejemplo, una
empresa con demasiados repetidores de un mensaje hace difícil el feedback. La
burocracia organizacional castiga la dinámica de las comunicaciones.

Medidas de precaución
Estas barreras se afrontan optando por una cultura de comunicación transparente,
abierta al diálogo en todas las direcciones y fluida. Otra acción oportuna y necesaria
es diseñar una política informativa.
Por otro lado, para evitar barreras de mal clima laboral y cuidar el entorno de trabajo,
es recomendable hacer un estudio de clima interno a fin de detectar con precisión
cuáles son los retos. A partir de este estudio, se diseña un plan con el objetivo de
crear un ambiente de colaboración entre el personal, favoreciendo la comunicación
interpersonal jefe-empleado, el feedback positivo y la comunicación por equipos,
grupos o unidades de negocio.
Por último, además de buen ambiente se ha de buscar y elegir el momento oportuno
para comunicar.

Los humanos
Hacen referencia a los propios del trabajador en su condición de persona.
No debemos olvidar que cada trabajador es único: la capacidad de escucha, la
actitud ante determinados temas, la categoría laboral y la habilidad para crear
buenas relaciones humanas diferentes en todas las personas.
Las barreras psicológicas son las más complicadas, pues como ya hemos dicho,
cada persona es única y cada quién tiene una forma de percibir y entender los
hechos. La psicología humana señala que la receptividad de los mensajes está en
función de sus prejuicios, creencias, experiencia y expectativas del tema.

Medidas de precaución
Esta barrera la supera el líder con conocimiento de psicología y de la individualidad
de cada trabajador. De ahí la importancia de formar a los líderes en inteligencia
emocional.
El buen líder sabe ser oportuno, aplicar la empatía, la escucha activa y el feedback
positivo, tanto a nivel individual como grupal. El jefe que quiere ser buen líder busca
el entendimiento, la motivación y la participación de su gente en todos los temas
que les interesen y afecten.
Los programas de formación de habilidades sociales a todo el personal son un
excelente soporte para mejorar la calidad de las comunicaciones internas.

COMUNICACIÓN VERBAL NO VERBAL Y ESCRITA:

COMUNICACIÓN VERBAL:
Profundizando en ello podemos decir que es el uso de las palabras para la
interacción de manera invariable a la forma en la que las utilicemos dependiendo
del contexto. Se puede realizar de dos formas principales: oral (con el uso de
palabras) o escritas (por medio de representación gráfica de signos). La
comunicación oral goza de un amplio rango de formas: gritos, exclamaciones,
silbidos, risas, lloros, sonidos vocales… Todos ellos pueden expresarse en multitud
de ocasiones en substitución del lenguaje formal y articulado (idioma) que es la
forma de comunicación oral más desarrollada y clara para entender. El lenguaje
articulado son sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y
oraciones con las que nos comunicamos con las demás personas.
Por otra parte, la comunicación escrita tiene, como el lenguaje articulado, un gran
nivel de desarrollo. Así, las formas también son muy variadas: alfabetos, siglas,
acrónimos, logotipos, iconos, jeroglíficos… En esta inacabable lista podemos
encontrar métodos escritos creados en el principio de los tiempos hasta otros
originados a día de hoy con el uso de la comunicación electrónica y otros recursos
tecnológicos. En referencia a esto último, sabemos que, hoy en día la comunicación
verbal se está reformando y ampliando a un sistema más sencillo debido a la
innovación que proporcionan los avances informáticos. Esto es algo que
representamos a través de recursos como el correo electrónico, el chat y otros
medios de transmitir mensajes que se caracterizan por la rapidez y por la
eliminación de ciertas partículas básicas de la comunicación.

COMUNICACIÓN NO VERBAL:
La comunicación no verbal se realiza a través de signos: imágenes sensoriales
(visuales, auditivas, olfativas…), sonidos, gestos, movimientos corporales, etc. Se
dice que la mayoría de la comunicación la hacemos con lenguaje no verbal y no con
palabras. Las formas no verbales de comunicación entre los seres vivos incluyen:
luces, imágenes, sonidos, gestos, colores y entre los humanos además los sistemas
simbólicos: las señales, las banderas y otros medios técnicos visuales.
Cuando conocemos a alguien nuevo tenemos muy en cuenta la información no
verbal que obtenemos y emitimos, ya sea de forma consciente o inconsciente. Ser
consciente de ello nos ayudará a evitar prejuicios que distorsionen la realidad. El
psicólogo Albert Mehrabian llevó a cabo experimentos psicológicos y descubrió que
como regla general la comunicación no verbal está sobrevalorada en el mensaje.
Solo el 7% de la información se atribuye a las palabras, mientras que el 38% se
atribuye a la voz (entonación, proyección, resonancia, tono, etcétera) y el 55% al
lenguaje corporal (gestos, posturas, movimiento de los ojos, respiración, etcétera).

COMUNICACIÓN ESCRITA:
La comunicación escrita (comunicación técnica impresa), a diferencia de la oral, no
está sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y
el receptor no es inmediata e incluso puede llegar a no producirse , aunque aquello
escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las
posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica, con
respecto a la comunicación oral entre dos o más individuos.

COMUNICACIÓN INTERPERSONAL:
Comunicación Interpersonal. Se da entre dos personas que están físicamente
próximas. Cada una de las personas produce mensajes.Es una relación de
intercambio por medio de la cual dos o mas personas comparten su percepción de
la realidad.La Comunicación interpersonal:Transmisión información. Emisión.
Recepción. Percepción. Comunicación no verbal.

COMUNICACIÓN INTRAPERSONAL:
Intrapersonal, se refiere a las conversaciones que sueles mantener continuamente
en tu propia mente. Interpersonal se refiere a los diferentes tipos de acciones o
expresiones verbales, no verbales y físicas que las personas utilizan para
comunicarse entre ellas.

COMUNICACIÓN MASIVA:
Son aquellos medios tecnológicos, que sirven para enviar mensajes, que van
dirigidos a una gran cantidad de público, y que, pueden atravesar grandes distancias
en un mínimo de tiempo. Con este tipo de medios, el receptor pierde su carácter de
receptor “individual” pasando a llamarse “receptor colectivo”.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE:
La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían
a sus administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la
organización. Los participantes en los programas de formación de General Electric
toman parte en una comunicación ascendente el último día del programa. Entregan
a sus jefes una lista de propuestas, que los jefes deben apoyar o descartar.

COMUNICACIÓN DESCENDENTE:
Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más
bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas,
dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

COMUNICACIÓN HORIZONTAL:
La comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de un
mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma
individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura
organizativa.

BARRERAS Y RUIDOS DE LA COMUNICACIÓN:

RUIDOS EN LA COMUNICACIÓN:
El ruido es cualquier factor que perturba, interfiere, o crea una situación confusa en
la comunicación. Puede ser interno (cuando el receptor no está prestando atención),
o externo (cuando el mensaje es distorsionado por otros sonidos del ambiente.
Puede presentarse en cualquier etapa del proceso de comunicación. Las
instrucciones poco claras sobre cómo realizar una actividad pueden hacer que los
empleados "oigan" instrucciones diferentes o incorrectas.

Dado que el ruido puede interferir con la comprensión, los dirigentes deben tratar
de que no rebase el nivel que permita una buena comunicación. El malestar físico,
el hambre, el dolor o fatiga, también pueden considerarse una forma de ruido y
pueden impedir una comunicación satisfactoria. El problema empeora con un
mensaje excesivamente complejo o poco claro
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN:
Las barreras son factores de diferente naturaleza que crean dificultades para lograr
una comunicación exitosa.
Entre las principales barreras que identifican los especialistas se encuentran las
siguientes:
Percepciones diferentes. Las personas que tienen diferentes conocimientos y
experiencias perciben el mismo fenómeno de distintas maneras.
Diferencias culturales y de lenguaje. Para que un mensaje sea comunicado como
es debido, las palabras utilizadas deben tener el mismo significado para el emisor y
para el receptor, cosa que no siempre sucede, por diferencias culturales, o de otro
tipo.
Emociones. El temor, la inseguridad, el afecto, o cualquier tipo de emociones o
sentimientos influyen en la interpretación de un mensaje y pueden distorsionar su
sentido original.
Relaciones interpersonales. El nivel de las relaciones que existan entre emisor y
receptor (confianza, desconfianza, prejuicios) pueden afectar la efectividad de la
comunicación.
Prejuicios, de percepción y atribución. Los estereotipos que tengan los participantes
en el proceso de comunicación ("los abogados sólo dicen no se puede", "los
contadores son unos esquemáticos") afecta el nivel de comprensión de mensajes y
conductas.
Filtración o manipulación. La información puede "manejarse" para que sea vista por
el receptor de manera más favorable. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su
jefe lo qu él cree que quiere oir, está "filtrando" la información. Los intereses
personales y las percepciones diferentes de lo que es importante para cada cual
están presentes en la filtración.

ESTILOS DE LA COMUNICACIÓN:
1.El estilo inhibido o pasivo: este es el que usa la persona que frente a una situación
prefiere no decir nada, no reaccionar, por temor a enfrentarse. Aunque supone un
no hacer, un no decir, comunica un sentimiento o una actitud de inseguridad frente
a una situación determinada.
2.El Estilo Asertivo: es el más equilibrado dentro de la comunicación, se encuentra
entre el estilo pasivo y el agresivo, Quienes usan este estilo expresan sus ideas de
manera clara y directa. Saben cuando callar y cuando expresar sus puntos de vista.
3.El Estilo Agresivo: este carece de toda empatía, quien lo emplea no siente interés
por las ideas del otro, simplemente impone sus puntos de vista, valiéndose en
ocasiones de la intimidación y la violencia.
4.El Estilo pasivo-agresivo: en este la persona prefiere callar y asume una posición
pasiva pero expresa sus sentimientos a escondidas o a otras personas.
Todas las personas asumimos alguno de estos estilos de comunicación y
dependerá de quien sea nuestro interlocutor o cual sea el tema que se esté
discutiendo.

ASERTIVIDAD.
La asertividad consiste en conocer los propios derechos y defenderlos, respetando
a los demás; tiene como premisa fundamental que toda persona posee derechos
básicos o derechos asertivos. Como estrategia y estilo de comunicación, la
asertividad se sitúa en un punto intermedio entre otras dos conductas polares: la
pasividad, que consiste en permitir que terceros decidan por nosotros, o pasen por
alto nuestros derechos; y por otro lado tenemos la agresividad, que se presenta
cuando no somos capaces de ser objetivos y respetar las ideas de los demás. 1
El concepto de asertividad suele definirse como un comportamiento comunicacional
en el cual la persona no agrede ni se somete a la voluntad de otras personas, sino
que manifiesta sus convicciones y defiende sus derechos. Es también una forma de
expresión congruente, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras
ideas y sentimientos o defender nuestros legítimos derechos sin la intención de herir
o perjudicar, actuando desde un estado interior de autoconfianza, en lugar de la
emocionalidad limitante típica de la ansiedad, la culpa o la rabia. Contar con un
criterio propio dentro de la sociedad es indispensable para comunicarnos de una
mejor manera.

EFICACIA:
El latín efficacĭa, la eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se
desea tras la realización de una acción. No debe confundirse este concepto con el
de eficiencia (del latín efficientĭa), que se refiere al uso racional de los medios para
alcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mínimo de
recursos disponibles y tiempo).

Es decir, por tanto, podríamos establecer que la principal diferencia entre eficiencia
y eficacia es que la primera sería la que consigue cuando se alcanzan los mismos
objetivos pero utilizándose el menor número posible de recursos. O también cuando
se consiguen muchos más objetivos con el mismo número de recursos.
Otro ejemplo estaría dado por un sujeto que desea copiar el contenido de un libro
de 200 páginas. Si realiza esta tarea a mano, es posible que tenga éxito y sea eficaz,
ya que, tarde o temprano, terminará de copiarlo. Sin embargo, sería más eficiente
que se encargue de fotocopiar dicho material, ya que le llevará mucho menos
tiempo.

COMUNICACIÓN EFICAZ:
Decimos que comunicarnos es transmitir una información, pensamiento, o sentir a
una o varias personas. La comunicación puede ser oral o escrita y a través de
señales. Pero mas allá de esta definición…Que significa comunicación eficaz?
No es más que transmitir lo que queremos decir pero a la vez provocar o influir en
las ideas o en la forma de actuar de los demás
La clave principal para establecer una comunicación eficaz es saber que decir, como
decirlo, a quien decirlo y cuando. De la misma manera hacer coincidir nuestro
lenguaje verbal con el no verbal.
Algunos consejos para una comunicación efectiva:
Escuchar lo que tienen que decir los demás, esto nos permitirá conocer sus
opiniones y su reacción sobre el tema.
Conocer a los receptores. Cada individuo es diferente, pero si conocemos los
intereses y niveles de una persona podemos desenvolvernos mejor y hacernos
entender con mayor facilidad.
Ser claro y específico.En una conversación o reunión resulta exhaustivo redundar
lo mismo para llegar a la misma conclusión.
Conocer la información.Estar bien documentado sobre el tema.
El ambiente debe ser el adecuado. Para establecer una charla educativa lo más
adecuado es elegir un lugar acogedor.
Y para finalizar ilustrando como funciona la comunicación si no se llevan a cabo las
pautas necesarias para que sea eficaz.