Análisis de puesto

Definición de análisis de puesto

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se
determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de
personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas
para ocuparlas
Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación
y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”
Situaciones donde se necesita o recomienda el análisis de
puesto
Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la
necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes:
Cuando se funda la organización
Cuando se crea nuevos puestos
Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de
nuevas tecnologías o procedimientos
Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una
empresa
Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la
administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis
de puesto.
Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere
cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.
La competencia y la autoridad de los supervisores se super ponen, lo que
provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.
La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para
las cuales no tienen las condiciones necesarias.
La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
La productividad general de la organización no resulta aceptable para la
administración.
La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.
Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de
puestos bien preparados y realizados lo que ayuda a la administración a
satisfacer sus necesidades en aspectos críticos de política de personal, corno
remuneraciones, contratación y selección, diseño organizacional, evaluación del
desempeño y la planificación de la mano de obra.
Datos que se reúnen en el análisis de puesto
La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene
en el proceso de análisis de puesto como los siguientes:
a. Actividades del trabajo
b. Actividades y procesos del trabajo.
c. Registros de las actividades
d. Procedimientos utilizados.
e. Responsabilidad personal.
f. Actividades orientadas al trabajador
g. Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el
trabajo.
h. Movimientos elementales para el análisis de métodos.
i. Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo
j. Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
k. Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
l. Habilidades requeridas
m. Desempeño del trabajo
n. Análisis de error.
o. Normas de trabajo.
p. Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.
q. Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)
r. Condiciones físicas de trabajo.
s. Requerimientos personales para el puesto
t. Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización

Beneficios para los gerentes de departamentos

Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad
Permite realizar una mejor selección del personal
Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos.

Beneficios para los empleados

•Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.
•Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo
Elegir el administrador del programa de análisis de puesto
El administrador del programa instituye procedimientos, confecciona modelos,
dirige la reunión de datos, verifica la marcha y se asegura del cumplimiento del
calendario de ejecución. Puede ser el gerente de recursos humanos o algún
otro.
Sus funciones más importantes consisten en eliminar superposiciones en las
descripciones, asegurar que éstas estén redactadas en un estilo uniforme, dirigir
los métodos de revisión, corrección y aprobación, y cerciorarse de que los
proyectos de descripciones lleguen a ser textos definitivos.
Por esto, quien sea nombrado administrador del programa debe estar
familiarizado con la compañía, sus unidades de trabajo y divisiones funcionales.
Debe ser respetado por todos, desde los administradores superiores a los
supervisores de línea. El administrador del programa y los supervisores de línea
deben tener una meta común y confianza mutua.
Algunas compañías se valen de un consultor externo para presentar un nuevo
programa de descripción de puestos. Se los emplea en medida diferente, que a
veces va hasta la total responsabilidad por la preparación del manual definitivo
de descripciones de puestos de la empresa.
Algunas compañías contratan al consultor para que actúe como asesor del
administrador. Puede fijar rumbos, compartir sus experiencias, sugerir métodos
o proporcionar aquellos servicios críticos de que carece la compañía. Aumenta
la pericia del administrador del programa durante su evolución.

Proceso de obtención de información para el análisis de puestos

Esa compuesta por seis pasos que son:
Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la administración superior sea visible.
Identificar los puestos que es necesario analizar.
Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos
Reunir y organizar la información obtenida
Revisar la información con los participantes
Desarrollar una descripción y especificación de puesto
 Pasos para el análisis de puestos
Paso 1: Determinar el uso de la información en el análisis de
puesto
Identificar el uso que se dará a la información, ya que esto determinara el tipo de
datos que se debe reunir y la técnica de recolección de información que se debe
aplicar, tal vez es conveniente una observación directa, una entrevista con
cuestionarios o el registro y medición de tareas.

Paso 2: Reunir información previa

Es necesario revisar información previa disponible, como organigramas,
diagramas de flujos o de proceso y descripción de puestos. En los organigramas
se indica la denominación del puesto, la ubicación en la organización, sus
relaciones con los otros puestos y otros datos. El diagrama de procesos muestra
de manera detallada el flujo de trabajo, y el flujo de datos de entrada y datos de
salida del puesto estudiado. El conocer previamente esto facilita la recopilación
de la información.

Paso 3: Seleccionar puestos representativos para estudiarlos

Esto es necesario cuando existen muchos puestos similares por analizar, la
elección de los puestos más representativos ayuda a simplificar el trabajo, ya
que evita el analizar todos los puestos, representando economía de tiempo y
trabajo.

Paso 4: Reunir y analizar la información recopilada

El siguiente paso es analizar realmente el puesto en base a los datos obtenidos
sobre las actividades que ejecuta las condiciones de trabajo, las relaciones de
coordinación que tiene, la autoridad ejercida y recibida, así como los
requerimientos académicos y la experiencia deseada para el cargo.

Paso 5: Revisar la información con los participantes

El análisis del puesto ofrece información sobre la naturaleza y funciones del
puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador que lo ejecuta y
un superior inmediato. Revisar la información ayudara a determinar si es
correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.
Este paso de revisión puede dar la oportunidad para precisar algunos datos o
modificar la descripción de las tareas.
Paso 6: Elaborar la descripción y la especificación del puesto
En la mayoría de los casos una descripción y especificación de un puesto son
dos resultados concretos del análisis del cargo. La descripción del puesto es una
relación por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto,
así como de sus características importantes como las condiciones de trabajo y
los riesgos de seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades
personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para
realizar el trabajo y podría ser un documento separado o parte de la misma
descripción del puesto.
 Proceso de contratación
El proceso de contratación es aquella serie de interacciones entre la empresa y
los postulantes a ocupar un puesto de trabajo, hasta llegar a la ejecución del
contrato.
Este se caracteriza por la seriedad y respeto que debe existir en cada etapa del
mismo, a fin de que ninguna de las personas involucradas sienta afectados sus
derechos e integridad personal. Además, involucra una serie de requerimientos
legales generales según el país.
Esta actividad es una de las más complicadas y a la vez importante, por las que
atraviesa una empresa, de este va a depender un factor tan importante como el
recurso humano, contratar al personal adecuado es vital para el buen
funcionamiento de un negocio.

Etapas del proceso de contratación

Definir el perfil del puesto, dejando claramente establecidas las características,
funciones, herramientas, habilidades, experiencia y conocimientos que requerirá
la persona que se seleccione.
De entre los candidatos elegir al mejor. En esta etapa se puede considerar
diferentes opciones.
Cubrir el puesto de trabajo con alguien que ya forma parte del grupo de
trabajadores de la empresa.
Tomar recomendaciones de parte de los empleados de confianza.
Publicar la oferta en medios de comunicación.
Preseleccionar los candidatos según el curriculum vitae, este paso es
importante, ya que evita perder tiempo realizando entrevistas a personas que no
califican en el perfil. Para esto se recomienda:
Revisar todas las solicitudes y descartar a la primera aquellas que no cumplen
con los requisitos.
Para simplificar el proceso se realiza una tabla de valoración que incluya cada
aspirante y de manera objetiva se le otorga calificación en números a cada rango
del perfil por candidato.
Para la selección final del trabajador, de acuerdo al perfil del puesto se utilizan
herramientas que ayudan a descartar o seleccionar a los candidatos, como test
psicotécnicos o de personalidad, pruebas de valoración de los conocimientos,
entrevista personal y dinámicas de grupo para comprobar cómo se manejan ante
determinadas situaciones y en qué habilidades destaca cada uno
Tomar la decisión, suele ser complicado si existen varios candidatos que
cumplen con los requisitos deseados. Realizar un baremo para puntuar los
conocimientos y otros rasgos de interés, puede simplificar la toma de esta
decisión de manera objetiva.
Tomada la decisión es momento de avisar a la persona seleccionada y al resto
de candidatos el fin el proceso y agradecerles su participación. Esto es
importante ya que demuestra que tan importante es el recurso humano dentro
de la empresa.
Para terminar el proceso de contratación, se preparan todos los papeles
necesarios para formalizar el contrato.
El contrato debe reflejar los datos del trabajador y la empresa, además
especificar tipo de contrato, duración, el cargo a desempeñar, salario y beneficios
económicos a percibir.
Agregar a la persona a la base de datos de los empleados para revisar su
situación en la seguridad social y otros aspectos legales, así como tenerlo en
nómina para el pago.
Preparación de un currículum exitoso
El principal propósito de elaborar un currículum es conseguir una entrevista de
trabajo, por ello éste debe ser lo suficientemente impactante para generar en el
empleador la necesidad de conocerte.
¿Cómo lograrlo? Dado que tu primer contacto con el empleador es a través del
currículum, éste debe ser claro, preciso y contundente. Por ello, es
imprescindible que cuides la presentación, la ortografía y la calidad de la
información que proporcionas.
1.- Presentación corta
Al elaborar tu currículum asegúrate de lo siguiente:
No te excedas de dos páginas. A los empleadores no les interesa leer biografías.
Si tu historia laboral es amplia procura incluir sólo aquellos aspectos que sean
realmente útiles a la empresa.
Pero, si estás comenzando tu carrera laboral, no te preocupes, con una hoja bien
escrita es suficiente.
Cuida la imagen. Utiliza papel tamaño carta en color blanco o marfil muy ligero.
Inserta tu fotografía en el recuadro superior derecho, ésta debe ser seria. Evita
las fotos en situaciones informales o recortadas. No abuses de las negritas,
cursivas o subrayado. No lo engargoles, ni le pongas portada.
Tipo de letra. Usa un estilo de letra grande y clara, como Arial o Times New
Roman.
E-mail. Si utilizas el correo electrónico para enviarlo, usa el formato de Word.
Evita los macros para minimizar el riesgo de transferir un virus con tu documento.
Es recomendable que, si aún no la tienes, crees una cuenta de correo electrónica
para tu vida laboral, es poco conveniente que des email con nombres o números
que después te avergonzarían. (Nada de cuentas de correo
tipo pirujin82@yahoo.com)
2.- Ortografía
Sin importar si la presentación de tu currículum es impecable o que has incluido
la información precisa y adecuada, si éste tiene faltas de ortografía, con toda
seguridad tendrá como destino la papelera o el bote de la basura.
Si tienes dudas sobre una palabra, pregunta o búscala en el diccionario. Otra
opción es usar un sinónimo. Al terminar de redactar tu currículum, imprímelo y,
si es posible, pide a un tercero que le “eche un ojo”.
3.- Calidad de la información
Al comenzar a redactar o incluir datos toma en cuenta lo siguiente:
No basta con actualizar tu currículum. No se trata de un documento en serie,
sino de un “traje a la medida” para la empresa. Por ello debes tomar en cuenta
las necesidades de ésta, así como las tuyas.
Olvídate de las enseñanzas del pasado. Hoy en día el orden de los factores sí
alterna el producto. En lugar de organizar la información de manera cronológica
hazlo funcional.
Es decir, destaca tus logros y metas, fuerzas y habilidades más notables, para
reforzarlo utiliza verbos de acción: desarrollé, planifiqué, organicé, etcétera.
Temporalidad. La antigüedad te puede dar una imagen de estabilidad, pero
también de poco flexible. Así que, si has cambiado constantemente de trabajo,
te tildarán de inestable. En estos casos, resalta las funciones que realizaste en
cada empresa y coloca al final del currículum los periodos.
Palabras claves. Quienes evalúan a los candidatos buscan palabras clave y
frases contenidas en el currículum. Así que en lugar de escribir:
“Responsable de administrar las funciones financieras y administrativas de un
gran fabricante y supervisor de recursos humanos y seguridad” …
Mejor escribe:
“Ejecutivo Senior con responsabilidad en la planificación estratégica, desarrollo
y dirección de la finanza corporativa de un fabricante, cuya facturación es de $28
millones anuales. Responsabilidad ejecutiva en la corporación en las áreas de
recursos humanos y seguridad”.
Idiomas. Evita segmentar tu dominio en los idiomas, es decir, poner el porcentaje
que hablas o escribes. Sólo si lo hablas presúmelo.
Evita la información de relleno. No es necesario que incluyas en tus datos
personales el número de cartilla, pasaporte, licencia o cédula profesional. Ni
nombres de tus padres, hermanos o hijos, o bien pasatiempos o
entretenimientos, ni salarios de trabajos anteriores.
Suprime palabras como: nombre, dirección, teléfono, profesión o actividad. Esto
no quiere decir que no escribas tu nombre, sino que evites lo evidente. Tampoco
firmes el currículum o al enviarlo no es necesario anexar cartas de
recomendación o información que te será requerida si obtienes una entrevista.
Carta de presentación
Es una herramienta de gran utilidad que se anexa al currículum. De ella depende
la primera impresión que el seleccionador se formará de ti, e influirá en que éste
lea o no el documento.
En la carta debes explicar al empleador, breve y de manera concisa, que reúnes
los requisitos para el puesto. La idea es que atraigas su atención hacia tus
habilidades, capacidades y conocimientos con ejemplos muy concretos.
Recomendaciones finales
Una vez que has terminado de redactar tu currículum, léelo con detenimiento y
en voz alta. Si es posible, somételo a consideración de un tercero y asegúrate
que tu teléfono y datos de contacto estén correctos.
Y recuerda, el currículum es la mejor oportunidad para aplicar el marketing
personal, atrévete a “comercializar” tus habilidades para posesionarte frente a
otros competidores. Olvídate de la timidez y sé agresivo, pero, sobre todo, sé
honesto y utiliza los consejos aquí presentados. ¡Suerte!
 Tipos de pruebas
Las pruebas son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes
y los requerimientos del puesto por lo que ayudan a tomar una mejor decisión a
la hora de seleccionar al mejor candidato.
El proceso de validación de una prueba incluye:
• Analizar el puesto
• Escoger la prueba
• Aplicar la prueba
• Relacionar las calificaciones de las pruebas con los criterios
Pruebas psicológicas
Para se enfocan en la personalidad y entre las más utilizadas están las
siguientes:
• Inventario multifásico de la personalidad. Mide la personalidad (ejecutivos,
personal con acceso a información confidencial)
• Inventario psicológico Mide la personalidad (ejecutivos, gerentes y
supervisores)
• Guía Guillot-Zimmerman del temperamento Mide la personalidad
• Evaluación critica del raciocinio Watson-Glaser
• Mide la habilidad lógica y de raciocinio (ejecutivos, gerentes,
supervisores)
• Prueba Owens de creatividad Mide la creatividad y la habilidad
(ingenieros)
Pruebas de conocimiento:
Mide la habilidad verbal, espacial, numérica y conocimiento en liderazgo Son
muy confiables ya que determinan información o conocimientos que posee el
examinado. Por ejemplo, un abogado que se sometido a un examen sobre el
código de trabajo.
Un ejemplo
• Cuestionario de opiniones sobre el liderazgo con el cual se mede el
conocimiento de técnicas de liderazgo (gerentes y supervisores)
pruebas de desempeño
La prueba de desempeño mide la habilidad de los candidatos para ejecutar
ciertas funciones de su puesto. Algunos ejemplos de este tipo de pruebas son:
• Pruebas secretariales (mecanográficas y estenográficas) Mide el
rendimiento (pruebas técnicas secretariales)
• Prueba Stromberg de destreza Mide la coordinación física (dependiente
de un comercio
• Prueba revisada de expresión documental
• Mide la visualización espacial (diseñadores)
• Prueba de simulación de trabajo Mide la respuesta a demandas que
simulan el ambiente de trabajo (gerentes, profesionales)