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Curso.
Presentado a:
Introducción
Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso
a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de
diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que
es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización;
los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control
interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia
interna (comunicación interna).
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EVIDENCIA DE PRODUCTO
EVIDENCIA 3.
Informe Administración Documental.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación,
registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
Desarrollo
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
ENTRADA
Nº orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Día Mes
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla
para su emisión.
SALIDA
3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro
para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama
de la empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
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CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepción
Registro en el Sistema
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
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Entrega
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
Conclusión
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través
de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial
de este informe “Administración Documental”
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf