FICHA DE PROCESO

DC-CDR-03 rev. 0

DEFINICION CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y

TIPO DE PROCESO: APOYO CODIFICACIÓN: FP-CDR-ap
PROCESO: REGISTROS DEL SGC

ENTRADAS: GESTOR DEL PROCESO: SALIDAS:

Gerencia / Calidad
OBJETIVO:
Establecer la metodología a seguir para la
- Sistema del SGC de la empresa Identificación , Preparación , Revisión , - Sistema del SGC / mejora continua
Aprobación , Modificación , Distribución ,
Control y Archivo de documentos , datos y
registros implicados en el Sistema de Gestión
de la Calidad.

RECURSOS DEL PROCESO:

PERSONAL: EQUIPO /INSTALACIONES: OTROS:
Personal de MecaPrecision. - Instalaciones de MecaPrecisión. Sistema del SGC de la empresa

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO:

PROCEDIMIENTO: INSTRUCCIÓN: DOCUMENTO/ REGISTRO: ANEXO:
-DC-CDR-01 Hoja de distribución
documentos controlados
-DC-CDR-02 Listado de
PD-CDR-01 Procedimiento de documentación en vigor y método
control de la documentación y de archivo
registros del SGC - DC-CDR-03 Plantilla de Fichas
de Proceso

1/2
 FICHA DE PROCESO
DC-CDR-03 rev. 0

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO Control Documentación y Registros del SGC

MODIFICACION DOCUMENTACIÓN
DEL SGC

REVISIÓN DOCUMENTACIÓN NUEVO DOCUMENTO

APROBAR SU REVISIÓN APROBAR SU REALIZACIÓN

MODIFICAR INDICE REVISIÓN CODIFICAR Y REFERENCIAR

ESTABLECER CRITERIO DE
RETIRAR DOCUMENTACIÓN ARCHIVO
OBSOLETA -Tipo
(INDICE ANTERIOR) -Método
-Responsable
-Tiempo

RETIRAR DOCUMENTACIÓN
OBSOLETA
(INDICE ANTERIOR) Realizado por: Revisado por:
Xavier Casado Joan Casals

DAR DE ALTA EN EL SGC

Fecha: 03/06/13 Índice Revisión 0

INFORMAR AL PERSONAL
AFECTADO 2/2
 Ref. : DC-CDR-01
HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Revisión : 0
CONTROLADOS

Hoja: de

REFERENCIA REV. DESCRIPCIÓN PERSONA O FECHA Y FIRMA

EMPRESA
 MAPA DE PROCESOS
DC-SGC-01 rev. 0

Revisión del Sistema de
Gestión de la Calidad
PROCESOS ESTRATÉGICOS:
Medición Satisfacción
Auditorías Establecimiento y Despliegue de
del Cliente
Internas Políticas y Objetivos de Calidad

CLIENTE PROCESOS OPERACIONALES:

NECESIDADES GESTION CLIENTE
COMPRAS RECEPCION FABRICACION DISTRIBUCION
DEL
Y PEDIDO SATISFACCION
EXPECTATIVAS

PROCESOS DE APOYO:
Medición y Acciones
Seguimiento Correctoras/Pr Formación Mejora Comunicación
continua Mantenimiento
Proceso/Producto eventivas

Control de los Control de la

Estados de
equipos de Selección de Identificación Control del documentación, datos y
inspección
inspección y proveedores y trazabilidad producto no registros del S.G.C.
y ensayo
medición conforme

http://www.ugr.es/~rhuma/sitioarchivos/noticias/MapaProcesos.pdf
■ PDF de la Universidad de Granada sobre lo que es un Mapa de Procesos.
 NºDOC.: AN-ORG-01
ORGANIGRAMA EMPRESA REV.: 0
Fecha: 28/05/13

GERENCIA

ADMINISTRACIÓN CALIDAD
PRODUCCION

ALMACEN/LOGÍSTICA JEFE DE AREA A JEFE DE AREA B COMPRAS/VENTAS

Realizado por: Xavier Casado Aprobado por: Joan Casals

 FICHA DE PROCESO
DC-CDR-03 rev. 0

DEFINICION CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y

TIPO DE PROCESO: APOYO CODIFICACIÓN: FP-CDR-ap
PROCESO: REGISTROS DEL SGC

ENTRADAS: GESTOR DEL PROCESO: SALIDAS:

Gerencia / Calidad
OBJETIVO:

RECURSOS DEL PROCESO:

PERSONAL: EQUIPO /INSTALACIONES: OTROS:

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO:

PROCEDIMIENTO: INSTRUCCIÓN: DOCUMENTO/ REGISTRO: ANEXO:

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 FICHA DE PROCESO
DC-CDR-03 rev. 0

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

Realizado por: Revisado por:

Xavier Casado Joan Casals

Fecha: 03/06/13 Índice Revisión 0

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 PROCEDIMIENTO: Ref. : PD-CDR-01
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CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS Revisión : 0
DE CALIDAD Fecha : 03/06/13

1.-Objeto

En este procedimiento se establece la metodología a seguir para la aprobación, revisión,

identificación, modificación, distribución y control de la documentación1 que genera el
Sistema General de Calidad (SGC) de la empresa.

2.- Alcance

El presente procedimiento afecta a toda la documentación y registros tanto interno como

externos que afecten al desarrollo y funcionamiento del SGC.

3.- Referencias

El presente procedimiento hace referencia al proceso Control de la Documentación y

Registros de Calidad ( FP-CDR-ap ) del capítulo 4.2 Requisitos de la documentación
presente en el manual de gestión de la Calidad de la empresa.

4.- Responsabilidades

Gerencia es responsable del desarrollo y supervisión de la correcta aplicación de este

procedimiento, asegurando el adecuado control, distribución y mantenimiento de la
documentación del SGC.

El resto de personal o departamentos es responsable del correcto uso de la documentación

y de comunicar cualquier incidencia o modificación que crean oportuna.

5.- Desarrollo

Edición, revisión y aprobación, control del manual de Calidad y documentación del

SGC:

El manual de Calidad es preparado (bajo asesoría externa) y, revisado y aprobado por

Gerencia. Cualquier modificación posterior sigue los mismos criterios.

El control y archivo del manual recae en Gerencia, éste se mantiene en una carpeta
informática llamada Sistema Gestión Calidad MecaPrecisión en el ordenador de copias de
seguridad. En la red del sistema aparecerá el manual en pdf (evitando cualquier
modificación no autorizada ).

SERVIDOR
/Sistema Gestión BASE DE DATOS
Calidad MecaPrecisión Copia de seguridad

CLIENTES
En formato .PDF

1
http://hederaconsultores.blogspot.com.es/2011/06/control-de-documentos-segun-iso.html
■ Control de la documentación según ISO con un pequeño ejemplo.
 PROCEDIMIENTO: Ref. : PD-CDR-01
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CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS Revisión : 0
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La distribución física (interna y/o externa) del Manual es realizada mediante acuse de recibo
de entrega por parte del destinatario (DC-CDR-01) y sello identificativo de copia:

MecaPrecisión
ES COPIA
Entregado a:_________

Fecha
Observaciones:

En el caso de distribución en soporte informático se suministrará en formato pdf, valiendo

como acuse de recibo la confirmación de recepción .

El resto de documentación generada por el SGC (fichas de procesos, procedimiento,

anexos, instrucciones, documentos/registros, … sigue el mismo procedimiento descrito solo
que están guardados y controlados en carpetas con el mismo nombre del tipo de
documento.

Modificación documentos/ tratamiento de obsoletos:

La modificación de documentación del SGC solo puede ser realizada y autorizada por
Gerencia, ya sea por iniciativa propia o por la petición del personal o departamento afectado,
o por razones externas exigidas por la Norma aplicada.

La aprobación (tanto si es nuevo o es una revisión) sigue los mismos pasos detallados en
este procedimiento.

La documentación obsoleta es retirada y destruida de inmediato y conservándose una copia

informática dentro de la carpeta Sistema de Gestión de MecaPrecisión en la subcarpeta
llamada documentación obsoleta.

SERVIDOR
/Sistema Gestión
Calidad MecaPrecisión

/DOCUMENTACION
OBSOLETA

CARPETAS
 PROCEDIMIENTO: Ref. : PD-CDR-01
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CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS Revisión : 0
DE CALIDAD Fecha : 03/06/13

En el caso de documentación de origen externo (normas, certificados sanitarios, auditorías

externas…) se destruirá cualquier copia quedando identificada la original obsoleta
identificada mediante el siguiente sello:

DOCUMENTO OBSOLETO
Sustituido por:___________
Fecha
Observaciones:

y archivada físicamente en la carpeta de documentación obsoleta.

Identificación de los distintos documentos y registros que forman el SGC:

 Procesos :

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Definición del proceso Auditoría interna
de calidad
Tipo de proceso: apoyo

apoyo—ap
estratégico—es
operacional—op
Codificación: FP-AIC-ap

FP(Ficha Proceso)
+
XXX( siglas de las palabras
principales de definición del
proceso)
+
xx(abreviatura del tipo de
proceso)
Revisión: 0
 PROCEDIMIENTO: Ref. : PD-CDR-01
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CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS Revisión : 0
DE CALIDAD Fecha : 03/06/13

 Procedimientos:

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Título del procedimiento Procedimiento Control
documentación y
registros de Calidad
Código : PD-CDR-01

PD( procedimiento)
+
XXX( 3 letras referentes al
proceso que complementa)
+
XX(número correlativo)
Nº revisión 0

 Anexos:

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Título del anexo Anexo diagrama de
flujo Proceso de
mantenimiento
Código : AN-MAN-01

AN( anexo)
+
XXX( 3 letras referentes al
proceso que complementa)
+
XX(número correlativo)
Nº revisión 0

 Instrucciones:

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Título de la instrucción Instrucción recepción
y verificación del
producto
Código: IN-CVP-01

instrucción
+
XXX( 3 letras referentes al
proceso que complementa)
+
XX(número correlativo )
Nº revisión 0
 PROCEDIMIENTO: Ref. : PD-CDR-01
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CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS Revisión : 0
DE CALIDAD Fecha : 03/06/13

 Documentos:

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Título del documento Aviso de auditoria
interna
Código : DC-AIC-03

DC( documento)
+
XXX( 3 letras referentes al
proceso que complementa
+
XX(número correlativo)
Nº revisión 0

En el caso de generar un procedimiento, anexo, instrucción o documento no asociado

directamente a un proceso, su identificación sería igual excepto las 3 letras de referencia al
proceso serían sustituidas por el SGC ( Sistema Gestión de la Calidad ) + nº correlativo
asociado.

Ejemplo:

Documento comunicado interno----- codificación DC-SGC-02

Control de revisiones y archivo de documentación y registros del SGC:

Se mantiene un registro de toda la documentación (tanto interna como externa) del SGC, en
formato listado en el que se tiene al día el índice de revisiones, su método de archivo. (DC-
CDR-02).

En el Registro de revisiones documentación del SGC DC-CDR-02 se mantiene un historial

de revisiones y el motivo de los cambios creados.

Se establece la realización de copias de seguridad que permiten evitar la pérdida de datos e

información que genera el SGC.
 PROCEDIMIENTO: Ref. : PD-CDR-01
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DE CALIDAD Fecha : 03/06/13

6.- Anexos :

 Hoja de distribución de documentos controlados DC-CDR-01

 Plantilla de ficha de procesos DC-CDR-03
 Registro de revisiones documentación del SGC DC-CDR-02

Realizado: Revisado:
Nombre Sr.Xavier Casado Sr. Joan Casals

Firma

Fecha 03/06/13 03/06/13