LOS ARCHIVOS

Concepto: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de
su gestión.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad
Nacional.

Tambien son importantes porque nos sirven para:

 Toma de decisiones
 Imagen confiable
 Respaldo legal
 Memoria Institucional
 Fuente Cultural
 Refleja Resultados
 Procedimientos Únicos
 Historia

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

 Reunir ordenadamente los documentos de archivo

 Asegurar una perfecta conservación de la información
 Permitir una rápida localización de la información
 Servir la información de manera ágil y oportuna

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Económicos: deben servir a las necesidades de la empresa

Simples: La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible
Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operacones de archivar y consultar
Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos equivocadamente
Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del encargado, por lo tanto,
no deben depender de la memoria de quien archive.

FINES DE LOS ARCHIVOS

Los archivos estan llamados a ser:

 Centros activos y dinámicos de información: Porque conservan el patrimonio historico

de la empresa
 Centros vitales de estudio e investigaciones: Por ser una fuente primaria. Aunque
exista información editada, el archivo siguesiendo el depósito de los documentos originales
 Centros de desarrollo de la empresa y del país: Aportan su eficaz ayuda a la gestión
administrativa; y su aporte en los ámbitos: Social, económico, educativo, cultural, religioso y
político, para el desarrollo del país no se hace esperar.
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma

que la información Institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

- Ser memoria corporativa: La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de

los empleados.
- Soportar la toma de decisiones: Una buena decisión siempre depende de una buena
información. Por ello, las decisiones basadas en políticas y procedimientos definidos requieren de
información registrada en documentos.

- Proveer soporte para posibles reclamaciones: En los archivos se encuentra la información

que se requiere para defender los intereses de la entidad ante eventuales reclamaciones.

-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La información que se administra en los archivos

permite evaluar alternativas.

- Cumplir con los requisitos legales y normativos: Las entidades deben cumplir con
regulaciones estrictas emanadas del Estado en cuanto a la retención de documentos. El no
cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones económicas.

- Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran información del pasado para el
futuro. La pérdida de documentos altera la realidad, porque se tendra que partir de su puestos.

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y

perpetuadora.

En términos generales el archivo es el ordenamiento metódico y adecuado de los testimonio

escritos, de las tradiciones, de las culturas, de las artes, la ciencia y la tecnología entre otros, para
su conservación y consulta.

Definiéndolo en terminos comerciales el archivo es el ordenamiento metódico y adecuado de los

documentos para su conservación y consulta.

Según el articulo 2 de la LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Archivo es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el trascurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

IMPORTANCIA

Según el articulo 4 de la Ley General de Archivos:

los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.