In For Mac 232120

INFORMACION FISCAL Y TRIBUTARIA 1
❖ Introducción
Objetivos del modulo
El objetivo general de este módulo es brindar a los usuarios una herramienta para
generar variedad de informes fiscales y contables. Este módulo está orientado a las
áreas administrativas y gerenciales de la empresa, brindándoles información
consolidada o detallada de la gestión desde múltiples perspectivas de análisis que
permiten un completo seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios estén
en capacidad de hacer las siguientes operaciones:
- Generar relaciones de retención en la fuente

- Certificados de retenciones
- Relaciones de IVA
- Relaciones por anexo
- Relaciones por cuenta
- Anexos tributarios medios magnéticos
- Informes de ventas en medios magnéticos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

2 INFORMACION FISCAL Y TRIBUTARIA
❖ Menú monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicación de los diferentes
programas que conforman el módulo de Información fiscal y/o tributaria.
La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los

elementos que los conforman, son la razón de ser de los capítulos que se presentan a
continuación:
El usuario puede desplazarse a través de estos, con las teclas de movimiento de cursor
(Flechas), o seleccionando directamente el número o letra de la opción.

❖ Relación mensual de retefuente por cuenta

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar a partir de las transacciones
y registros contables, las relaciones para el pago de retención en la fuente por cada una
de las tasas y bases definidas como cuentas contables en un lapso determinado.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los
parámetros de selección del reporte:
El reporte que se genera tiene una presentación columnaria por cada código de cuenta
con la siguiente información: concepto, tasa, número de nit, nombre y/o razón social,
valor base, valor retención, dirección y ciudad del beneficiario.

❖ Relación anual de retefuente por cuenta

y registros contables, las relaciones para el pago de retención en la fuente por cada una
de las tasas y bases definidas como cuentas contables en un año determinado.

❖ Certificados anuales de retención

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los certificados de retención
en la fuente para las personas naturales o jurídicas a quienes se les ha practicado
retenciones en un año determinado. Esta información se obtiene a partir de los registros
contables de las cuentas de impuestos definidas en el plan contable y que previamente
se les haya activado el indicador de Iva/Retención.
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá seleccionar el tipo de formato a emitir,

entre generación de certificados individuales o colectivos:
El sistema permite hacer una generación individual o colectiva de los certificados de

acuerdo al formato seleccionado. Posteriormente y una vez seleccionado el tipo de
formato a utilizar, se deberá diligenciar los campos relativos a los parámetros de
selección de la información.

A partir de este proceso, el sistema genera los distintos certificados de acuerdo a los
parámetros de selección escogidos. El siguiente es un ejemplo del formato y
presentación de los certificados:
DEMOSTRAMOS S.A.
NIT. 856733467-0
AV. 31 15N - 68
CALI
CERTIFICADO ANUAL DE RETENCION EN LA FUENTE

AÑO GRAVABLE DE 2.001
RETENIDO : EXPRESO DE CARGA S.A.

NIT. 860026744-4
DIRECCION: CL. 24 56A-39 BOGOTA
CIUDAD DONDE SE PRACTICO LA RETENCION: CALI
CIUDAD DONDE SE CONSIGNO LA RETENCION: CALI
CONCEPTO TASA % VR. BASE VR. RETENIDO
Servicios del 1% 1.00 29.700 297.00

______________ ______________
TOTAL $******29.700.00 $*********297.00
============== ==============
NOTA: AQUI SE PUEDE ESCRIBIR CUALQUIER COSA
FEBRERO 16 DE 2.001
GABRIEL JAIME LOPEZ

CONTADOR

❖ Certificados por lapsos de retención

en la fuente para las personas naturales o jurídicas a quienes se les ha practicado
retenciones en un periodo o lapso de tiempo determinado. Esta información se obtiene
a partir de los registros contables de las cuentas de impuestos definidas en el plan
contable y que previamente se les haya activado el indicador de Iva/Retención.

entre generación de certificados individuales o colectivos:

selección de la información.

A partir de este proceso, el sistema genera los distintos certificados de acuerdo a los
parámetros de selección escogidos.

❖ Certificados de Retención por IVA

en la fuente por IVA, para las personas naturales o jurídicas a quienes se les ha
practicado retenciones de IVA en un periodo o lapso de tiempo determinado. Esta
información se obtiene a partir de los registros contables de las cuentas de impuestos
definidas en el plan contable y que previamente se les haya activado el indicador de
Iva/Retención.

entre generación de certificados individuales o colectivos, en formato estándar o
minerva:

selección de la información:

Para generar este certificado se debe seleccionar la cuenta del Iva retenido y una cuenta
que maneje el porcentaje de Iva vigente, ejemplo la cuenta del Iva descontable por
compras, también se selecciona la empresa, centro de utilidad, el año gravable y los
lapsos por los cuales vamos a expedir el certificado. A partir de este proceso, el sistema
genera los distintos certificados de acuerdo a los parámetros de selección escogidos.

❖ Certificados de Retención por ICA

en la fuente por ICA, para las personas naturales o jurídicas a quienes se les ha
practicado retenciones de ICA en un periodo o lapso de tiempo determinado. Esta
información se obtiene a partir de los registros contables de las cuentas de impuestos
definidas en el plan contable y que previamente se les haya activado el indicador de
Iva/Retención.

entre generación de certificados individuales o colectivos, en formato estándar o
minerva:

selección de la información:

Para generar este certificado se debe seleccionar la cuenta del Ica retenido, empresa,
centro de utilidad, el año gravable y los lapsos por los cuales vamos a expedir el
certificado. A partir de este proceso, el sistema genera los distintos certificados de
acuerdo a los parámetros de selección escogidos.

❖ Relación por lapsos de IVA por cuenta

y registros contables, las relaciones para el pago de IVA por cada una de las tasas y
bases definidas como cuentas contables en un lapso determinado.

❖ Relación anual de IVA por cuenta

y registros contables, las relaciones para el pago de IVA por cada una de las tasas y
bases definidas como cuentas contables en un año determinado.

❖ Relaciones por código de anexo tributario en

forma modelo de información tributaria
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las relaciones por cada uno
de los códigos de anexos definidos en el módulo de catálogos de anexos del sistema.
Esta información se genera a partir de los acumulados y/o saldos consolidados por cada
cuenta y beneficiario en los cuales se haya registrado transacciones durante un año
fiscal. Las cuentas se pueden asociar a varios grupos de anexos definiendo en estos el
tipo de valores que se desea tomar, de acuerdo a la naturaleza misma del anexo.
Basados en esa asociación, el sistema calcula los acumulados por tercero (por
beneficiario) dentro de cada grupo de cuentas (código fiscal o de anexo) y los imprime
en un formato estándar y/o en el formato vigente requerido por la Administración de
Impuestos y Aduanas Nacionales.
parámetros de selección de la relación o anexo a generar:

En el campo de “Grupo de Anexos” el usuario deberá digitar el código definido para un

grupo de anexos especifico. El sistema permite con la tecla de función (F2) consultar y
seleccionar un código en particular:
En el campo de “Código de Anexo” el usuario deberá digitar el código definido para un

anexo del grupo especifico. El sistema permite con la tecla de función (F2) consultar y
Los listados de acumulados por tercero y por código de anexo o grupo de cuentas
tienen un ordenamiento alfabético o por número de Nit. La presentación general de los
anexos comprende los datos básicos de la empresa, el código y descripción del anexo,
los números de nit, descripción del tercero y valores correspondientes a los acumulados
y los topes definidos en el grupo de anexos escogido.

❖ Relaciones por código de anexo tributario en

forma estándar
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las relaciones por cada uno
de los códigos de anexos definidos en el módulo de catálogos de anexos del sistema.
Esta información se genera a partir de los acumulados y/o saldos consolidados por cada
cuenta y beneficiario en los cuales se haya registrado transacciones durante un periodo
o rango de lapsos escogido. Las cuentas se pueden asociar a varios grupos de anexos
definiendo en estos el tipo de valores que se desea tomar, de acuerdo a la naturaleza
misma del anexo.
El sistema permite al usuario generar el informe en lo que a presentación de valores se

refiere para un año (Saldo Anual) o para un rango de lapsos (Netos por lapsos) dados.
parámetros de selección de la relación o anexo a generar:

En el campo de “Grupo de Anexos” el usuario deberá digitar el código definido para un

grupo de anexos especifico. El sistema permite con la tecla de función (F2) consultar y
En el campo de “Código de Anexo” el usuario deberá digitar el código definido para un

anexo del grupo especifico. El sistema permite con la tecla de función (F2) consultar y
Los listados de acumulados por tercero y por código de anexo o grupo de cuentas
tienen un ordenamiento alfabético o por número de Nit. La presentación general de los
anexos comprende los datos básicos de la empresa, el código y descripción del anexo,
los números de nit, descripción del tercero y valores correspondientes a los acumulados
y los topes definidos en el grupo de anexos escogido.

❖ Relación por cuenta en forma estándar

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los acumulados y/o saldos
por cuenta y tercer con base en los registros y transacciones contabilizados en una
cuenta determinada e incurridos durante un año fiscal y/o durante un rango de lapsos
seleccionados.
parámetros de selección de la información:
La cuenta contable a listar puede ser una cuenta padre. En este caso se presentarán
tantas relaciones como cuentas de detalle pertenezcan a esa cuenta padre. Cuando se
selecciona por lapsos el sistema da la posibilidad de escoger una fecha inicial y una
fecha final que a su vez deben pertenecer al lapso inicial y al lapso final seleccionados,
respectivamente. En este caso se toman las transacciones contabilizadas en lotes cuya
fecha de contabilización (fecha del lote) pertenezca al rango establecido.

❖ Relaciones por cuenta de Adquisiciones y

Enajenaciones

INFORMACION FISCAL Y TRIBUTARIA
❖ Relación por cuenta – Prorrateo para la DIAN
El objetivo de este programa es ayudar al usuario en la contestación de requerimiento

oficiales y facilitar la discriminación del porcentaje descontable del Iva. Para obtener
este listado primero se debe calcular el porcentaje de ventas que se va a aplicar como
parte gravable. Una vez hecho esto, se selecciona la cuenta contable del Iva a la cual se
le va a aplicar el porcentaje. Este proceso se hace para una empresa y un centro de
utilidad en particular.
La información en el reporte se presenta en forma columnaria con los datos básicos de

beneficiario, dirección, números de facturas registradas en contabilidad, fecha de
factura, valor base, Iva declarado y porcentaje a descontarse. Para obtener este nivel
detalle se debe capturar en contabilidad las facturas en el campo siguiente al porcentaje
y base de la cuenta del Iva.
parámetros de selección de información:

Este listado es apto para presentarse a la D.I.A.N en caso de requerimientos; puede

llevar la firma del representante legal, el revisor fiscal y su numero de matricula. El
programa maneja las siguientes opciones adicionales:
Salta Pagina por cuenta:

Se utiliza para indicar que se desea una relación independiente por cada cuenta
relaciona.
Discrimina documentos:
Se utiliza para presentar los valores totales o el detalle por beneficiario discriminando
cada documento contabilizado con su fecha y base de Iva registrado.
Presenta Firmas:
Espacio para colocar las firmas en caso de contestar un requerimiento oficial.

❖ GENERACION DE ARCHIVOS MEDIOS MAGNÉTICOS.
El objetivo de este programa es generar el archivo para medios magnéticos solicitado

por la Administración de Impuestos Nacionales.
A continuación presentamos la ubicación de los programas:
Iniciación de datos básicos ... CG04061.

Proceso que da inicio a la creación del archivo CGADIMP que contiene el maestro de
valores informados. Debe ejecutarse cada vez que se desee inicializar los datos.

Datos básicos de la empresa ... CG04062.

Bajo esta opción el sistema permite incluir los campos de la empresa exigidos por la
DIAN.
Actualización Automática ... CG04071.
Esta opción permite generar posteriormente con base en los grupos de anexos y
anexos, el archivo de maestros de valores informados, tomando como base los
acumulados de la contabilidad general.
Año contable.
Es el año fiscal a generar. Ejemplo: Año contable 01 año 2001.
Empresa.
Código de la empresa a la que se le va a generar la información. Ejemplo: DM
Demostramos S.A.
Grupo de anexos.
Permite generar la información de un sólo grupo o de todos. En caso de tomar la opción
de todos los grupos, el proceso selecciona sólo los grupos de anexos marcados como
grandes contribuyentes.

Código o Nit.
Opción a seleccionar.
Empresa
Genera empresa seleccionada.
Consolida la información de todas las empresas bajo la empresa seleccionada.
Actualización Manual ... CG04072.
Por esta opción se ingresa, modifica o retira cualquier registro de un código o

subcódigo de acuerdo a la definición del archivo maestro de valores informados.
Beneficiario.
Identificar el tercero con cédula o nit.
Nit.
Campo para el cálculo del dígito de verificación, este es automático.
Razón Social.
Nombre al cual pertenece la identificación tributaria (cédula o nit).
Valor informado en pesos.

Primer valor (según código DIAN).
Segundo valor (según código de DIAN).

Actualización Vía Interfase ... CG04081.

Por medio de ésta opción se adicionan registros al archivo maestro de valores
informados. Ejemplo: Los registro de nómina generados en NM-UNO.
Generación del archivo para la DIAN ... CG04091

Partiendo del maestro de valores informados, en este proceso se genera un archivo
secuencial (plano), con base en las especificaciones emitidas por la DIAN. El archivo
generado se encuentra en la ruta definida en el momento en que se realizó la
instalación. Ejemplo: UNO42/EMPRESA/ARCHIVO-DIAN.

❖ Informes en medios magnéticos para grandes

contribuyentes.
El objetivo de este programa es brindar al usuario del Sistema Contable-Administrativo

CG-UNO un procedimiento que adicionalmente al conocimiento básico de las normas
y decretos emitidos por la DIAN, le permita generar autónomamente con base en el
movimiento contable, los informes en medios magnéticos.
Esquema general de trabajo.

Fase 1: Anexos Tributarios.
Creación de Grupos de Anexos........................Programa CG01091.
Creación de Anexos..........................................Programa CG01092.
Detalle de Anexos.............................................Programa CG01093.
Fase 2: Procesos.
Iniciación de datos básicos................................Programa CG04061.
Datos básicos de la empresa..............................Programa CG04062.
3. Actualización automática...................................Programa CG04071.
4. Actualización manual.........................................Programa CG04072.
5. Actualización vía interfase.................................Programa CG04081.
6. Generación de archivo para la DIAN.................Programa CG04091.
Ejemplo de Grupos para anexos tributarios en medios magnéticos

según literal i articulo 631 E.T.
Créditos activos: CG01091.
Código de Grupo : 01
Descripción : Créditos activos.
Tipo de grupo: G (grandes contribuyentes).
Valor base: 35.400.000
CG01092.
Código de anexo: 9000.
Descripción: Saldo individual por deudor.
Naturaleza: D (débito).
Grupo de anexo: 01 (créditos activos).
CG01093.
Código de anexo: 9000.
Cuenta: 130505 Clientes.
Valor informado: P (primer valor).
Valor a tomar: S ( Saldo).

❖ Que hacer en caso de?

a. Qué hacer cuando el gobierno declara una nueva tasa de IVA o retefuente?
Se deben abrir nuevas cuentas en el Plan Contable, para cada una de las nuevas tasas
declaradas. En ningún momento modificar la tasa existente, porque esto ocasionaría
serios problemas en el control de la información, al no poder diferenciar el movimiento
perteneciente a cada tasa.
b. Porqué una persona jurídica o natural, no aparece en los informes fiscales y

tributarios?
Este nit o código de beneficiarios, aparece en el catálogo de beneficiarios, clasificado

como interno (ver CG01061). El único beneficiario que es interno, es la administración
de impuestos nacionales.

Información Fiscal y Tributaria
Tabla de contenido
❖ INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 1
❖ MENÚ MONITOR ......................................................................................................................................... 2
❖ RELACIÓN MENSUAL DE RETEFUENTE POR CUENTA ................................................................ 3
❖ RELACIÓN ANUAL DE RETEFUENTE POR CUENTA ...................................................................... 4
❖ CERTIFICADOS ANUALES DE RETENCIÓN ...................................................................................... 5
❖ CERTIFICADOS POR LAPSOS DE RETENCIÓN ................................................................................ 7
❖ CERTIFICADOS DE RETENCIÓN POR IVA ......................................................................................... 9
❖ CERTIFICADOS DE RETENCIÓN POR ICA ....................................................................................... 11
❖ RELACIÓN POR LAPSOS DE IVA POR CUENTA ............................................................................. 13
❖ RELACIÓN ANUAL DE IVA POR CUENTA ........................................................................................ 14
❖ RELACIONES POR CÓDIGO DE ANEXO TRIBUTARIO EN FORMA MODELO DE

INFORMACIÓN TRIBUTARIA ......................................................................................................................... 15
❖ RELACIONES POR CÓDIGO DE ANEXO TRIBUTARIO EN FORMA ESTÁNDAR ................. 17
❖ RELACIÓN POR CUENTA EN FORMA ESTÁNDAR ........................................................................ 19
❖ RELACIONES POR CUENTA DE ADQUISICIONES Y ENAJENACIONES ................................. 20
❖ RELACIÓN POR CUENTA – PRORRATEO PARA LA DIAN .......................................................... 21
❖ GENERACION DE ARCHIVOS MEDIOS MAGNÉTICOS. ............................................................... 23
❖ INFORMES EN MEDIOS MAGNÉTICOS PARA GRANDES CONTRIBUYENTES. ................... 27
❖ QUE HACER EN CASO DE? .................................................................................................................... 28

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INFORMACION FISCAL Y TRIBUTARIA 1

- Generar relaciones de retención en la fuente

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los

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❖ Relación mensual de retefuente por cuenta

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❖ Relación anual de retefuente por cuenta

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❖ Certificados anuales de retención

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El sistema permite hacer una generación individual o colectiva de los certificados de

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CERTIFICADO ANUAL DE RETENCION EN LA FUENTE

RETENIDO : EXPRESO DE CARGA S.A.

CIUDAD DONDE SE PRACTICO LA RETENCION: CALI

CIUDAD DONDE SE CONSIGNO LA RETENCION: CALI

CONCEPTO TASA % VR. BASE VR. RETENIDO

Servicios del 1% 1.00 29.700 297.00

NOTA: AQUI SE PUEDE ESCRIBIR CUALQUIER COSA

GABRIEL JAIME LOPEZ

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❖ Certificados por lapsos de retención

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❖ Certificados de Retención por IVA

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Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá seleccionar el tipo de formato a emitir,

El sistema permite hacer una generación individual o colectiva de los certificados de

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❖ Certificados de Retención por ICA

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El sistema permite hacer una generación individual o colectiva de los certificados de

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❖ Relación por lapsos de IVA por cuenta

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❖ Relación anual de IVA por cuenta

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❖ Relaciones por código de anexo tributario en

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

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En el campo de “Grupo de Anexos” el usuario deberá digitar el código definido para un

En el campo de “Código de Anexo” el usuario deberá digitar el código definido para un

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❖ Relaciones por código de anexo tributario en

El sistema permite al usuario generar el informe en lo que a presentación de valores se

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

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En el campo de “Código de Anexo” el usuario deberá digitar el código definido para un

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❖ Relación por cuenta en forma estándar