Manual de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES
XXXXXXXXX
Versión
Fecha Elaboró Revisó Aprobó Descripción
N°
Enero
1 de Emmanuel Arley Andrea Paola Manual de funciones
2018 Peña Sanclemente Hernández
Representante
Coordinador
Gerente Técnico legal/Gerente
SIG
General
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Versión 1
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Revisión 0
Fecha: 23/01/2018
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1. DESCRIPCION DEL CARGO

NOMBREL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVA
NIVEL FUNCIONAL: ADMINISTRATIVO DEPENDENCIA: GERENCIA
JEFE INMEDIATO: GERENTE TECNICO SUPERVISA A: N/A
2. RESUMEN DEL CARGO
Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando
documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr
resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.
3. DESCRIPCION DE FUNCIONES
DIARIAS:
 1Registrar las compras, ventas, sueldos, pagos, servicios, etc., generados por la empresa.
 Actividades que sean asignadas de acuerdo al perfil y que sean estipuladas con previo aviso por el jefe inmediato.
 Liquida al personal temporal.
 Gestionar la cartera
 Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de documentos.
 Realizar los pagos de nómina.
 Archivar los documentos contables para uso y control interno.
 Elaborar y verificar las relaciones de gastos e ingresos.
 totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.
 Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos.
 Recibe y envía correspondencia
 Opera la máquina fotocopiadora y fax.
 Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
 Realiza y recibe llamadas telefónicas.
 Toma mensajes y los transmite.
 Atiende y suministra información a clientes, proveedores, personal de la fábrica, estudiantes, y público en general
 Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos de la empresa.
 Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
 Elabora, desglosa y entrega cheques.
 Lleva control de caja menor.
 Vela por el suministro de materiales de oficina.
 Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización del gerente.
 Mantiene en orden el equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía, y cualquier otra actividad
relacionada o afín al aspecto contable y de secretariado.
 Velar por el cuidado de los bienes muebles e inmuebles de la empresa.
 Mantener buen trato con sus compañeros, basado en el respeto y la ayuda mutua.
 Dar cumplimiento al reglamento interno de trabajo.
 Utilizar los elementos de protección personal requeridos en su función (e.p.p.)
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 Dar aplicabilidad a los procedimientos, instructivos y demás documentos establecidos por el Sistema de Gestión
de Calidad y aplicables a su cargo, para así garantizar la prestación de un buen servicio.
 Conocer y divulgar las políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambientales y de Calidad establecidas por
la Empresa
OCASIONALES:
 Asistir a las reuniones programadas o diferentes comités de la empresa cuando lo requieran.
 Informar sobre inquietudes y sugerencias que generen los trabajadores y los clientes.
 Apoyar en los procedimientos que lo requieran.
4. RESPONSABILIDADES
 Cumplir fielmente las políticas y horarios establecidos por la empresa

 Excelente prestación del servicio ante clientes, proveedores y personal de la empresa
 Mantener aseado y organizado el área de trabajo
 Apoyar en los procedimientos requeridos
 Utilizar la dotación y uniformes suministrados por la empresa de manera organizada
 Es responsable de las decisiones tomadas, basándose en los procedimientos y políticas establecidas en la empresa
5. RELACIONES
 Permanente con:  Permanente con: clientes,
gerencia y personal proveedores y socios
INTERNAS en general de la EXTERNAS
empresa
6.REQUISISTOS DEL CARGO

NIVEL EDUCATIVO EXPERENCIA LABORAL
Pasante en contaduría ó Profesional en  xxxx
contaduría
CONOCIMIENTOS BASICOS HABILIDADES Y DESTREZAS
 Servicio al cliente  Planificación y organización del trabajo

 Trabajo en equipo  Establecer relaciones interpersonales
 Actualización contable y financiera  Ejercer controles
 Conocimientos en sistema de gestión de calidad  Toma de decisiones oportunas y eficaces
 Inducción general en seguridad y salud en el trabajo  Facilidad de expresión y liderazgo
 Programar
 Manejo de clientes
7.CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

LUGAR DE TRABAJO ESFUERZOS
E l puesto de trabajo está en la empresa iluminado El cargo exige esfuerzos de trabajo físico, manejo de alta
naturalmente, apto para desarrollar las funciones requeridas presión, postura sentada, trabajo repetitivo y mecánico.
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Requiere un alto grado de concentración, dedicación,

estado físico y visual, para lograr el manejo eficaz de las
funciones.
IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

 Se recomienda realizar pausas activas  Estrés laboral
EXAMENES:  Trabajo repetitivo
 Examen de ingreso y periódicos  Físico (iluminación, ventilación, bajas
temperaturas)
 Químicos(polvos)
 Biológicos
 locativos
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NOMBREL CARGO GERENTE GENERAL
NIVEL FUNCIONAL: ADMINISTRATIVO DEPENDENCIA: N/A

JEFE INMEDIATO: N/A SUPERVISA A: TODO EL PERSONAL DE LA
EMPRESA
Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas, comerciales, operativas y
financieras de la Empresa, así como resolver los asuntos que requieran su intervención en la empresa.
DIARIAS:
 Liderar la gestión estratégica

 Liderar la formulación y aplicación del plan de negocios
 Definir políticas generales de administración
 Dirigir y controlar el desempeño de las áreas
 Ser el representante de la empresa
 Desarrollar y mantener relaciones político-diplomáticas con autoridades y reguladores
 (Ministerios, Contraloría, etc.).
 Velar por el respecto de las normativas y reglamentos vigentes
 Actuar en coherencia con los valores organizacionales
 Desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuarios y entregar las proposiciones
de dichas metas para la aprobación de los gerentes administrativos.
 Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y los análisis se
están ejecutando correctamente
 Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.
 Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos.
 Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
 Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.
 Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la secretaria las reuniones, aumentar el número y calidad de clientes,
realizar las compras de materiales, resolver sobre las reparaciones o desperfectos en la empresa.
 Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.
 Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros
OCASIONALES:
 Asistir a reuniones con clientes, proveedores y trabajadores.
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 Es responsable de las decisiones tomadas, basándose en los procedimientos y políticas
establecidas en la empresa
5. RELACIONES
 Permanente con:  Permanente con: clientes y
gerencia y personal proveedores
empresa

 Profesional  1 Año como mínimo en cargos similares.
Idioma: ingles
 Conocimientos en sistema de gestión de calidad  Ejercer controles
 Inducción general en seguridad y salud en el trabajo  Toma de decisiones oportunas y eficaces
 Administración financiera  Facilidad de expresión y liderazgo
 pensamiento estratégico  Programar
 Manejo en herramientas informáticas
funciones.
temperaturas)
 Biológicos
 locativos
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NOMBREL CARGO GERENTE TECNICO
NIVEL FUNCIONAL: OPERATIVO DEPENDENCIA: GERENTE GENERAL
JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL SUPERVISA A: TODO EL PERSONAL
DIARIAS:
OCASIONALES:
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 Es responsable de las decisiones tomadas, basándose en los procedimientos y políticas
establecidas en la empresa
5. RELACIONES
gerencia y personal proveedores.
empresa

contaduría
6. CONDICIONES INHERENTES AL CARGO


temperaturas)
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 Biológicos
 locativos
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NOMBREL CARGO SERVICIOS GENERALES
NIVEL FUNCIONAL: DEPENDENCIA: GERENCIA
JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL SUPERVISA A:N/A
Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería, para brindar comodidad a los funcionarios en los sitios de trabajo del
área a la cual está prestando los servicios, conforme a las normas y procedimientos vigentes.
DIARIAS:
 Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y velar que se mantengan aseadas.
 Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con la dotación necesaria.
 Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos en bolsas separadas.
 Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas, vidrios, cortinas, paredes y todo elemento accesorio de las
áreas de las oficinas.
 Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las reuniones que se lleven a cabo en
las oficinas de su área de trabajo
 Velar por la buena presentación y orden de las oficinas y zonas comunes de la dependencia asignada.
 Orientar a los usuarios y suministrar la información que le sea solicitada, de conformidad con los
procedimientos establecidos.
 Realizar labores propias de los servicios generales que demande la Entidad.
 Aplicar e implementar las estrategias y acciones del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de
Control Interno, que le correspondan a su área.
 Cumplir de manera efectiva la misión, visión, política y objetivos de calidad, y la ejecución de los procesos en
que interviene en razón del cargo.
 Cumplir con las normas y reglamentación impartida por el Alcalde Municipal, en las áreas de su competencia;
así como también las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, Ordenanzas, Acuerdos, Decretos,
Manual de Funciones y Reglamentos Internos de la Administración Municipal.
 Responder por el inventario y buen uso de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.
 Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato, las que reciba por delegación y
aquellas inherentes al desarrollo de la dependencia.
OCASIONALES:
 Informar sobre inquietudes y sugerencias que generen los trabajadores.
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 Mantener aseado y organizado la empresa.
5. RELACIONES
 Permanente con:  N/A
gerencia y personal
INTERNAS de la empresa EXTERNAS

Titulo de primaria 3 meses de experiencia laboral
 Planificación y organización del trabajo
 Manejo de herramientas Office.  Establecer relaciones interpersonales
 Servicio al Usuario.  Ejercer controles
 Sistema Gestión de Calidad  Toma de decisiones oportunas y eficaces
 Facilidad de expresión y liderazgo
 Programar

funciones.

temperaturas)
 Biológicos
 locativos
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NOMBREL CARGO ASISTENTE DE TALENTO HUMANO
JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL SUPERVISA A: N/A
Planear, coordinar, ejecutar y controlar todos los procesos y procedimientos relacionados con la gestión del
Talento Humano, contribuyendo a la existencia de un clima organizacional favorable y generador de mejores
niveles de productividad personal e institucional
DIARIAS:
 Apoyar y dar a conocer la política de la empresa SICME INGENIERIA S.A.S., mediante la utilización de los
medios de comunicación interna
 Realizar afiliaciones de empleados a ARL, salud y pensión.
 Realizar los pagos al sistema de seguridad cada mes
 Realizar certificaciones y constancias a empleados, clientes y proveedores.
 Realizar la actualización de hojas de vida del personal.
 Acompañar la ejecución del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de contribuir con el
bienestar físico y mental de los empleados de la empresa
 Dar aplicabilidad a los procedimientos, instructivos y demás documentos establecidos por el Sistema de
Gestión de Calidad y aplicables a su cargo, para así garantizar la prestación de un buen servicio.
la Empresa
 Participar activamente en todas las capacitaciones que programe la Empresa.
 Demás actividades que sean asignadas de acuerdo con el perfil y que sean estipuladas con previo aviso por el
jefe inmediato.
OCASIONALES:
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 Es responsable de las decisiones tomadas, basándose en los procedimientos y políticas establecidas
en la empresa
5. RELACIONES
 Permanente con:  Permanente con: clientes
gerencia. y personal proveedores
empresa.

 Tecnóloga en Administración y/o carreras afines  Experiencia mínima de 6 meses de experiencia

 Programar

El puesto de trabajo está en la empresa iluminado El cargo exige esfuerzos de trabajo físico, manejo de alta

funciones.
temperaturas)
 Biológicos
 locativos
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NOMBREL CARGO INGENIERO DE PROYECTOS
JEFE INMEDIATO: GERENCIA SUPERVISA A: ING DE DESARROLLO, TECNICO
DE SERVICIOS, AUXILIAR TENCNICO.
Desarrollar los proyectos de obras de ingeniería en sus diversas áreas, ya sea estructural, hidráulica, eléctrica, electrónica,
etc., analizando e interpretando los planos de los proyectos arquitectónicos, efectuando los cálculos y realizando
cómputos métricos y memorias descriptivas, a fin de aportar la información necesaria para el desarrollo físico de la
Institución.
DIARIAS:
 Analiza y procesa la información contenida en los proyectos de ingenieria.

 Efectúa cálculos a los proyectos de obras de ingeniería, en el área de estructura, hidráulica, eléctrica, sanitaria,
etc., según el área de trabajo asignada.
 Elabora los cálculos de los proyectos y los planos.
 Elabora memoria descriptiva indicando las especificaciones de los materiales a emplearse en el proyecto.
 Brinda asistencia técnica a las empresas contratistas en cuanto a las especificaciones del proyecto
 Interpreta planos de las obras y verifica en el campo la correcta ejecución de las mismas.
 Coordina grupos de trabajo para la ejecución de proyectos asignados.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
OCASIONALES:
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 Maneja constantemente equipos, materiales y medianamente complejo, siendo su responsabilidad directa.
 Es responsable indirecto de los costos que implican la ejecución del proyecto asignado.
 Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad alto.
 Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos
específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel operativo.
 El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante.
5. RELACIONES
gerencia y personal proveedores y personal
INTERNAS que tiene a cargo EXTERNAS externo de la empresa.

Profesional en el área de ingeniería de  2 AÑOS EN PROYECTOS CON LOS
electromecánico, mecatrónico y eléctrico con CONOCIMIENTOS BASICOS QUE
experiencia en proyectos. REQUIEREN

 Mecánico y Eléctrico.  Analizar la información contenida en los planos.
 Principios, técnicas y prácticas usadas en la  Comprender e interpretar planos de ingeniería.
ingeniería.  Mantener relaciones personales.
 Lectura de planos.  Expresarse claramente de manera oral y escrita.
 Leyes, normas y reglamentos que regulan las  Tomar iniciativa.
construcciones de obras.  Organizar el trabajo de oficina.
 Programas de computación aplicados al área.  Realizar cálculos numéricos
 El manejo de microcomputador.
 El manejo de calculadoras.
 El manejo de instrumentos de dibujo y de
medición

El puesto de trabajo está en la empresa iluminado El cargo exige un esfuerzo físico de estar parado/sentado
naturalmente, apto para desarrollar las funciones constantemente y caminando periódicamente y requiere de
requeridas. un grado de precisión manual y visual medio.

EXAMENES:  Físico (iluminación, ventilación, bajas
 Examen de ingreso y periódicos temperaturas, ruido, sicosocial)
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 Químicos (polvos, líquidos)

 Biológicos
 Locativos
 El cargo está sometido a un accidente y/o
enfermedad, con magnitud de riesgo alto, con
posibilidad de ocurrencia alta.
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1.DESCRIPCION DEL CARGO

NOMBREL CARGO INGENIERO DE DESARROLLO
3.DESCRIPCION DE FUNCIONES
DIARIAS:
OCASIONALES:
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4.RESPONSABILIDADES
5.RELACIONES
gerencia y personal proveedores
INTERNAS que tiene acargo de EXTERNAS
la empresa

contaduría
 Programar
funciones.

temperaturas)
 Biológicos
 locativos
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NOMBREL CARGO TECNICO DE SERVICIOS
2.RESUMEN DEL CARGO
DIARIAS:
OCASIONALES:
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Fecha: 23/01/2018
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Página 20 de
4.RESPONSABILIDADES
5.RELACIONES
empresa

contaduría
 Programar
funciones.

temperaturas)
 Químicos(líquidos, polvos)
 Biológicos
 locativos
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NOMBREL CARGO AUXILIAR TECNICO
2.RESUMEN DEL CARGO
DIARIAS:
OCASIONALES:
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Fecha: 23/01/2018
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Página 22 de
4.RESPONSABILIDADES
5.RELACIONES
empresa

contaduría
 Programar

funciones.
temperaturas)
 Biológicos
 locativos
Versión 1
Fecha: 23/01/2018
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Página 23 de

NOMBREL CARGO COORDINADOR SIG
2.RESUMEN DEL CARGO
DIARIAS:
OCASIONALES:
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Fecha: 23/01/2018
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Página 24 de
7. RELACIONES
empresa

contaduría
 Programar

funciones.

temperaturas)
 Biológicos
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Fecha: 23/01/2018
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Página 25 de
 locativos

NOMBREL CARGO ASISTENTE DE SIG

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MANUAL DE FUNCIONES
Página 26 de
DIARIAS:
la Empresa
OCASIONALES:
Versión 1
Fecha: 23/01/2018
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Página 27 de

13. RELACIONES
empresa

contaduría
 Programar

funciones.

temperaturas)
 Biológicos
 locativos
Versión 1
Fecha: 23/01/2018
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Página 28 de

NOMBREL CARGO ASESOR COMERCIAL

Versión 1
Fecha: 23/01/2018
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Página 29 de
DIARIAS:
la Empresa
OCASIONALES:
Versión 1
Fecha: 23/01/2018
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Página 30 de

19. RELACIONES
empresa

contaduría
 Programar

funciones.

temperaturas)
 Biológicos
 locativos
Versión 1
Fecha: 23/01/2018
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MANUAL DE FUNCIONES

1. DESCRIPCION DEL CARGO

2. RESUMEN DEL CARGO

 Cumplir fielmente las políticas y horarios establecidos por la empresa

6.REQUISISTOS DEL CARGO

 Servicio al cliente  Planificación y organización del trabajo

7.CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

Requiere un alto grado de concentración, dedicación,

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

1. DESCRIPCION DEL CARGO

NIVEL FUNCIONAL: ADMINISTRATIVO DEPENDENCIA: N/A

 Liderar la gestión estratégica

6.REQUISISTOS DEL CARGO

1. DESCRIPCION DEL CARGO

6.REQUISISTOS DEL CARGO

6. CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

1. DESCRIPCION DEL CARGO

6.REQUISISTOS DEL CARGO

7. CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

1. DESCRIPCION DEL CARGO

6.REQUISISTOS DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS HABILIDADES Y DESTREZAS

7.CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

Requiere un alto grado de concentración, dedicación,

1. DESCRIPCION DEL CARGO

 Analiza y procesa la información contenida en los proyectos de ingenieria.

6.REQUISISTOS DEL CARGO

CONOCIMIENTOS BASICOS HABILIDADES Y DESTREZAS

7.CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

 Químicos (polvos, líquidos)

1.DESCRIPCION DEL CARGO

6.REQUISISTOS DEL CARGO

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

1.DESCRIPCION DEL CARGO

6.REQUISISTOS DEL CARGO

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

1.DESCRIPCION DEL CARGO

6.REQUISISTOS DEL CARGO

7.CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

1.DESCRIPCION DEL CARGO

6.REQUISISTOS DEL CARGO

8. CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

9. DESCRIPCION DEL CARGO

11. DESCRIPCION DE FUNCIONES

 Cumplir fielmente las políticas y horarios establecidos por la empresa

6.REQUISISTOS DEL CARGO

14. CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

15. DESCRIPCION DEL CARGO

17. DESCRIPCION DE FUNCIONES

 Cumplir fielmente las políticas y horarios establecidos por la empresa

6.REQUISISTOS DEL CARGO

20. CONDICIONES INHERENTES AL CARGO

IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD RIESGOS

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