Sunteți pe pagina 1din 24

Capitolul 14 Microsoft Excel

14.1. Introducere
După cum s-a văzut, Microsoft Word oferă posibilităţi multiple de a
prelucra graficele şi tabelele, putând chiar efectua calcule destul de laborioase.
Principalele dezavantaje ale programului Word în prelucrarea tabelelor constau
în faptul că pentru a actualiza rezultatele obţinute din calcule trebuie apăsată
tasta F9 la fiecare formulă, iar formulele nu se pot copia, ci trebuie rescrise
(chiar dacă sunt echivalente).

!
Programul Microsoft Excel, fiind specializat în prelucrarea tabelelor,
depăşeşte aceste limite şi oferă multe alte facilităţi suplimentare. Este
recomandabilă alocarea a trei orea pentru studierea acestui capitol.
Un document Excel este un registru de lucru (Workbook), ce poate conţine Un document Excel
una sau mai multe foi (Sheet) cu diferite destinaţii : foi cu tabele (Foi de lucru, este un registru
Worksheet), cu grafice, etc. Iniţial, Excel propune un număr de trei file cu tabele (Workbook) cu mai
(WorkSheet), denumite Sheet1, Sheet2 şi Sheet3. Numele lor sunt trecute la baza multe foi (Worksheet).
tabelului, în colţul din stânga jos.

!
Fiecare tabel are rândurile numerotate, iar coloanele denumite prin litere ale
alfabetului, iar după aceea prin grupuri de două litere (după coloana Z urmează
AA, AB, etc.). Sunt disponibile 256 de coloane şi peste 65000 de linii. Un
dreptunghi se numeşte celulă şi se găseşte la intersecţia unei linii cu o coloană. Celulele sunt
De exemplu primul dreptunghi al tabelului se găseşte în lini 1, coloana întâi, de denumite (adresate)
aceea este denumit celula A1 (se poate utiliza şi terminologia din Word R1C1). folosind numele
Celula curentă (selectată) este cea încadrată cu un chenar mai gros (vezi figura coloanei şi numărul
de pe pagina următoare), iar poziţia sa este scrisă în colţul din stânga sus, chiar rândului.
deasupra tabelului, sub trusele cu butoane. Acest rând se numeşte bara de
formule. Poziţia în care se găseşte celula se numeşte adresa sa (de exemplu
celula de la adresa B5).
!
Celula curentă
(selectată) este cea
care este încadrată
cu un chenar mai
gros.
Bara de
formule

Celula Barele de
curentă derulare

Numele foilor
de calcul

267
Se observă că iniţial este selectată prima celulă, lucru pus în evidenţă şi în
bara de formule prin faptul că este scris A1.
Pentru a selecta altă celulă, se execută un clic cu mouse-ul, sau se folosesc
tastele pentru deplasare (săgeţi, Page Up, Ctrl+End, etc.)
De remarcat că şi în Excel se pot folosi combinaţii de taste pentru deplasare

" Tasta
: Ctrl+End deplasează cursorul la ultima celulă ce conţine informaţie, iar
Ctrl+Home, la prima celulă a tabelului, precum şi barele de derulare. Specific
programului Excel este tasta SCROLL LOCK, care atunci când e apăsată prima
dată (LED-ul SCROLL LOCK e aprins) comută EXCEL în regim de derulare,
SCROLL LOCK
adică apăsând săgeţile se mută doar imaginea, însă cursorul tastaturii rămâne pe
se poate utiliza
loc.
pentru a comuta în
Pentru exemplificare, se va crea următorul tabel în Excel :
regim de derulare,
Tabel nominal cu studenţii bursieri
adică pentru a
vizualiza o parte a Nume Grupa Bursa Ian. Bursa Feb. Bursa Mar.
tabelului, fără a
deplasa cursorul. Popescu Ismail M12 1200000 1000000 780000
Indicatorul Achimovici Ionela TS11 900000 800000 750000
SCROLL LOCK
se găseşte în colţul Ţiţirel Căciulă AS11 900000 800000 750000
din stânga jos al Pentru aceasta se va selecta celula A1 (dacă nu a fost selectată deja) şi se
ecranului tastează Tabel nominal cu studenţii bursieri. De remarcat că spre deosebire de
Word, în Excel se poate tasta, fără să apară cursorul tastaturii (în formă de I).
De-abia după ce s-a apăsat prima tastă, a apărut şi cursorul familiar din Word.
De asemeni se mai observă că textul tastat se revarsă peste celulele următoare.
Nu în ultimul rând, se mai observă şi faptul că textul care se tastează în tabel,
apare încă o dată şi în bara de formule, în dreapta adresei celulei curente.

#
Butonul Enter

Butonul Cancel
Când s-a încheiat
completarea Când s-a încheiat de scris textul, se apasă tasta ENTER (sau o tastă de
celulei, se apasă deplasare : TAB, săgeţi, etc.). Dacă se tastează ESC, atunci tot ceea ce s-a tastat
ENTER, TAB sau în celula curentă se pierde. Când se termină de scris informaţia din celulă, se
o tastă de apasă tasta ENTER, sau butonul ENTER, din bara de formule. Dacă se doreşte
deplasare. renunţarea la întregul text scris, se apasă tasta ESC, sau butonul Cancel din
bara de formule.

$
Dacă se apasă ESC
După ce s-a scris textul şi s-a apăsat Enter, se deplasează cursorul pe celula
B1, unde este „desenat” o parte din text şi se priveşte în bara de formule. Se
observă că aceasta nu conţine nimic.
(cât timp nu s-a
apăsat una din
tastele de mai sus),
Bara de
se pierde tot textul
formule
tastat până atunci
e goală
în acea celulă. Se selectează din nou celula A1 şi se vede că în bara de formule apare textul
în întregime, ceea ce înseamnă că el este memorat complet în celula din poziţia
A1, însă, întrucât nu încape pe ecran, el este afişat în aşa fel încât se „revarsă” şi

268
peste celulele învecinate. Pentru a întări acest fapt, se va selecta din nou celula
B1, se tastează Mihnea şi apasă ENTER.

Se observă că, aparent, textul din celula A1 a fost trunchiat. Se va selecta


din nou celula A1 şi se observă, în bara de formule, că textul este în continuare
memorat în întregime, însă, întrucât celula următoare nu mai este goală, el nu s-a
mai putut „revărsa”, fiind afişat doar atât cât a fost posibil din el.

Bara de for-
mule conţine
textul întreg

Pentru a afişa o porţiune mai mare din textul dorit, se va mări dimensiunea
coloanei. Aceasta se realizează plasând cursorul mouse-ului între două litere titlu
de coloană, anume în dreapta literei ce denumeşte coloana care se va
redimensiona (în acest caz între A şi B). Apare săgeata dublă, familiară ca fiind
cursorul pentru redimensionare. Se trage în direcţia dorită, iar coloana îşi
modifică dimensiunea.

În figura următoare se vede efectul acţiunii de mai sus.

!
Pentru ştergere se
selectează celula
Întrucât cuvântul Mihnea din celula B1 a fost doar demonstrativ, se va dorită şi apasă Delete.
şterge. Pentru a şterge întregul conţinut al unei celule, se plasează cursorul pe ea
şi se apasă tasta DELETE.
$
Dacă se apasă
Backspace, mai trebu-
ie apăsat un Enter.

#
Se vor completa apoi celelalte celule ale tabelului. Nu se lasă coloane goale,
pentru a se vedea întregul text. Deci nu se scrie grupa în coloana C, ci să măreşte
dimensiunea coloanei A pentru a vedea întregul nume al persoanelor.
Este greşit a se lăsa
coloane goale.

269
Pentru a centra titlul de-a latul tuturor coloanelor, se vor selecta în prealabil
celulele respective.

Apoi se apasă butonul Merge and Center (centrare şi îmbinare).

"
Fuzionarea
celulelor se poate
face cu butonul
Merge and Center
Desigur că titlul şi capul tabelului pot fi evidenţiate prin îngroşare,
modificarea dimensiunii literelor, etc.

#
În Excel XP există
Dacă se doreşte obţinerea sumei totale cheltuite în luna ianuarie, atunci se
selectează celula în care se va obţine totalul (sub bursa pe luna ianuarie a ultimei
persoane), iar din trusele de butoane se apasă butonul Autosum.
Se observă că EXCEL selectează valorile numerice din coloana situată
un singur buton
deasupra sa. Dacă este corectă selecţia propusă (cum e cazul), atunci trebuie
pentru toate
doar confirmată cu tasta ENTER sau butonul ENTER.
funcţiile El are
forma lui Autosum,
Atât în bara de formule, cât şi în celula selectată, EXCEL scrie
însă cu o săgeată formula rezultată : =SUM(C3:C5).
alături.

"
Pentru obţinerea
totalului, mai întâi
se selectează celula
în care se va obţine
rezultatul, iar apoi
se apasă butonul
Autosum.

270
La fel ca şi în WORD, formulele încep cu semnul egalităţii (=). SUM este o
funcţie de însumare. Ea însumează valorile tuturor celulelor înşirate între
paranteze. De data aceasta în paranteze este scris un domeniu (plajă, zonă) de
celule : toate celulele cuprinse între adresele C3 şi C5, adică celulele C3, C4 şi
C5. Faptul că este vorba de un domeniu de celule este reprezentat prin semnul
două puncte (:), plasat între adresele ce-l delimitează.
După ce se apasă ENTER, celula va conţine rezultatul sumei, însă în bara
de formule va fi afişată formula.
Se va proceda analog cu următoarele două coloane. Apoi se va scrie, în #
Celula conţine
rezultatul, iar
bara de formule
expresia
(formula) de
calcul.

stânga lor, cuvântul Total, întins pe două coloane (adică sub Nume şi Grupa).
Pentru aceasta se vor selecta cele două celule şi se apasă butonul Merge and
Center.

#
Dacă se doreşte obţinerea bursei medii pe luna ianuarie, se va selecta celula
situată sub totalul pe luna ianuarie, iar din trusele de butoane se apasă butonul
Paste Function, care este lângă butonul Autosum.
Pentru formule
mai complicate,
se foloseşte
butonul Paste
Function, de
lângă Autosum.

!
Apare fereastra Paste Function, ce conţine în jumătatea din stânga
categoriile funcţiilor ce se pot utiliza în calcule, iar în jumătatea din dreapta
funcţiile disponibile în cadrul categoriei selectate în stânga.
Fereastra Paste Function în Excel XP
Fereastra Paste Func-
tion în jumătatea din
stânga listează catego-
riile de funcţii, iar în
dreapta funcţiile
disponibile în categoria
aleasă în stânga.

271
Most recently used reprezintă cele mai recent utilizate 10 funcţii, All
conţine toate funcţiile, ordonate alfabetic, iar celelalte categorii conţin funcţii
specifice (financiare — Financial, matematice — Math and Trig, statistice —

"
Media aritmetică se
Statistical, pentru prelucrarea datei calendaristice — Date & Time, etc.)
Pentru a calcula media aritmetică se va alege Average şi se va apăsa
butonul OK. EXCEL propune calcula medie aritmetice a tuturor numerelor
obţine cu Average aflate deasupra celulei respective, luând în considerare inclusiv totalul lor.
Se observă că Excel dă o scurtă explicaţie a fiecărui parametru, precum şi
rezultatul obţinut (în partea inferioară a ferestrei).

"
Întrucât media se va calcula doar din numerele ce reprezintă bursele celor
trei studenţi, sunt posibile trei modalităţi de a corecta varianta propusă de către
EXCEL :
Pentru a corecta dome-
niul propus se poate :
% modifica manual
Butonul de
% apăsa butonul de
restrângere
restrângere, iar
apoi selecta zona
dorită
% muta fereastra, iar
apoi selecta zona
dorită
• Se modifică chiar în fereastra Average valoarea din C6 în C5 şi apoi
se apasă OK ;
• Se apasă butonul de restrângere al ferestrei Average, situat în dreapta
zonei Number 1, sub forma unei săgeţi roşii cu vârful înspre stânga
sus. Imaginea devine :

Butonul
de reafişare
al ferestrei

Fereastra s-a restrâns la un singur rând, iar butonul din dreapta sa a devenit
o săgeată roşie cu vârful în jos. Se selectează cele trei celule şi se apasă butonul
de reafişare al ferestrei (sau tasta ENTER), pentru a se reafişa fereastra Average
şi a se putea apăsa apoi butonul OK.

272
!
Reafişarea ferestrei
se face apăsând
butonul ce are forma
unei săgeţi roşii cu
vârful în jos.
Se observă rezultatul în figura de mai jos.
• A treia modalitate este de a muta fereastra. Pentru a o muta, ea poate
fi „apucată” de porţiunea gri a sa (zona ce nu conţine butoane sau alte
obiecte), întrucât nu are bara de titlu. În momentul în care tabelul
devine vizibil, se selectează celulele dorite şi se apasă OK.

În final rezultă :

Încercând repetarea procedeului pentru coloana D (ce conţine bursa pe luna fe-
bruarie), după ce s-a ales ca funcţie Average şi apare fereastra Average EXCEL propu-
$
Excel ghiceşte
ne să calculeze media numărului din stânga sa, în locul coloanei situate deasupra sa : adesea, însă nu
întotdeauna
domeniu de celule
De aceea trebuie de
fiecare dată
verificat şi,
eventual, corectat

273
Acesta este motivul pentru care întotdeauna trebuie verificat domeniul de
celule pe care-l propune EXCEL. A doua medie dă ca rezultat valoarea :

Dacă se doreşte renunţarea la zecimale, se poate folosi butonul Decrease


Decimals, aflat în trusele de butoane.
Decrease Decimals, la
Increase Decimals, la fiecare apăsare reduce cu
fiecare apăsare măreşte cu unul numărul de zecimale
unul numărul de zecimale afişate
afişate

Cea de-a treia medie, în loc să fie recalculată poate fi extinsă, folosind

"
Orice formulă poate
mânerul de extindere aflat în colţul din dreapta jos al fiecărei celule, atunci când
e selectată. Pentru această acţiune, se selectează în prealabil una din cele două
celule în care s-a calculat deja media. Apoi se deplasează cursorul mouse-ului pe
mânerul de extindere, iar când ia forma unei cruci mici şi negre, se trage spre
fi extinsă, prin ana-
dreapta până când se selectează şi celula (celulele) dorite.
logie, prin simpla
Mânerul de
tragere a mânerului
extindere a
de extindere formulelor

În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului, formula este copiată :

Se poate verifica faptul că noua formulă este corectă, selectând celula sa


(celula E7, unde se găseşte media burselor din luna martie) şi privind formula
rezultată, care este înscrisă în bara de formule :

După această introducere, în paragraful următor se vor prezenta diferite


opţiuni ale meniurilor Excel.
274
14.2. Noţiuni generale
14.2.1. Selectarea celulelor, liniilor şi coloanelor !
Selectare unei coloane se face executând clic pe litera care o denumeşte. Selecţia coloanelor în-
tregi : clic pe literele
Pentru a selecta un domeniu format din mai multe coloane alăturate, se ţine
situate deasupra lor.
butonul mouse-ului apăsat şi se trage peste literele ce denumesc coloanele dorite
(mouse-ul are forma unei cruci albe). Se poate executa clic pe litera primei
coloane, apoi se ţine tasta SHIFT apăsată şi se execută clic pe litera ultimei
coloane din domeniu. #
Pentru a selecta un domeniu format din coloane care nu sunt alăturate, se Executând clic pe litera
selectează prima coloană (sau primele coloane) aşa cum s-a arătat mai înainte, altei coloane, se deselec-
iar selecţia următoarelor coloane se va face cu tasta CTRL apăsată continuu tează prima şi se selectează
(deci se pot selecta coloane următoare una câte una, sau un domeniu de coloane, cea nouă. Pentru a le selec-
esenţial fiind însă ca tasta CTRL să se ţină apăsată). Întregul tabel se obţine ta, pe amândouă trebuie
printr-un clic pe indicatorul situat în stânga literelor ce denumesc coloanele. ţinută apăsată tasta CTRL.
Selectarea liniilor se face asemănător cu cea a coloanelor, însă se vor folosi
numerele de ordine ale acestora, situate în stânga lor. Evident se poate crea un
domeniu care cuprinde coloane, rânduri sau chiar celule.
!
Pentru a selecta întregul
Pentru a selecta o celulă, se execută clic pe ea, sau se folosesc tastele pentru tabel se execută clic pe
de plasare, până când se încadrează celula dorită. Dacă se trage peste celule,
atunci se va selecta un domeniu dreptunghiular, ce are ca extremităţi (colţuri

$
opuse) celula iniţială şi cea finală. Şi în cazul celulelor se pot folosi tastele
SHIFT şi CTRL, cu efecte similare.
14.2.2. Mutarea şi copiere celulelor, liniilor şi coloanelor
Pentru selecţie mouse-ul
Pentru a muta un domeniu, acesta trebuie selectat (aşa cum s-a arătat mai trebuie să aibă forma
înainte) iar apoi se plasează mouse-ul pe una din marginile sale iar când cursorul crucii mari şi albe. Orice
mouse-ului are forma unei săgeţi albe orientate spre stânga sus, se ţine apăsat altă formă a mouse-ului
butonul şi trage în noua poziţie, moment în care se eliberează butonul mouse-ului. produce efecte nedorite.

!
Pentru a muta un dome-
niu, mai întâi va fi selec-
tat, iar apoi va fi tras,
plasând cursorul pe una
din marginile sale.
Cursorul trebuie să fie o
săgeată albă.
Pentru a inversa două
domenii, se ţine apăsată
tasta SHIFT.
Pentru a copia un
domeniu se ţine apăsată
tasta CTRL.
Dacă în noua poziţie există date, atunci EXCEL avertizează asupra
pericolului de a se pierde datele prin suprapunere.
$
EXCEL avertizează dacă
prin deplasarea unor date
în altă poziţie, există
riscul pierderii unor
informaţii prin supra-
scrierea lor cu cele noi.

275
Dacă se doreşte inversarea unui domeniu cu altul (de exemplu dacă se
doreşte că prima coloană să conţină grupa, iar a doua numele, adică inversarea
primelor două coloane), atunci, după ce a fost selectat unul din cele două, se
plasează cursorul pe una din margini (la fel ca la mutare) însă operaţiunea de
deplasare se va face ţinând apăsată tasta Shift. În timpul deplasării, apare o linie
ce sugerează poziţia în care se face noua plasare (asemănător unui „I”).

Semnul inversării a două domenii Forma cursorului sugerează că celulele


selectate se vor plasa între Grupa şi Bursa Ian.
Copiere unui domeniu de celule se face asemănător mutării şi a inversării,
cu deosebirea că în locul tastei SHIFT, se va ţine apăsată tasta CTRL, în timpul
operaţiunii de tragere a domeniului în poziţia în care va apare copia. În timpul
tragerii cursorul mouse-ului are un semn plus lângă săgeata albă, semn că se
produce o copie.

"
Petru a şterge conţinutul
Plusul de lângă săgeata albă simbolizează o operaţiune de copiere.
Fireşte că mutarea şi copierea unui domeniu de celule se poate face şi prin
opţiunile meniului Edit : Cut, Paste, respectiv Copy, Paste.
unui domeniu, după ce se
14.2.3. Ştergerea celulelor, liniilor şi coloanelor
selectează, se apasă Pentru a şterge conţinutul unui domeniu, acesta trebuie selectat (aşa cum s-a
Delete, sau se alege arătat mai înainte) iar apoi se apasă tasta Delete, sau se alege opţiunea Clear a
Edit, Clear
meniului Edit. Această opţiune deschide un submeniu, care permite ştergerea :
& Doar a opţiunilor de aranjare a textului (font-ul, dimensiunea literelor,
bold, etc.) ;
& Doar a conţinutului (textul propriu-zis), fără a afecta forma descriere
stabilită în celulă (adică dacă se va scrie altceva, se vor păstra
caracteristicile de scriere ale vechiului text) ;
& Doar a comentariilor (şi în EXCEL se pot insera comentarii) ;
& Tuturor celor trei elemente înşirate mai sus (cu prima opţiune, All).
& Prin oricare din variantele enumerat mai sus, celulele rămân (eventual
goale).

276
Pentru a elimina şi celulele, nu doar conţinutul lor, după ce se selectează
domeniul dorit, se alege din meniul Edit opţiunea Delete.
Dacă au fost selectate doar linii şi coloane întregi (eventual combinaţii),
atunci alegând această opţiune EXCEL şterge domeniul selectat fără a pune
!
Petru eliminarea
întrebări suplimentare. efectivă a
Dacă domeniu selectat conţine o zonă ce nu e formată din coloane sau linii domeniului selectat,
întregi, atunci EXCEL solicită alegerea modului cum vor deplasa celulele atât conţinutul cât şi
rămase locul liber ivit prin decupare unei porţiuni din interiorul tabelului. celulele (poziţiile)
respective, se alege
Edit, Delete.

#
Datele şterse pot fi
recuperate cu Edit,
Undo(Reface)… sau
cu butonul Undo

Se poate opta pentru


& deplasarea celulelor aflate în dreapta locului gol ivit (Shift cells left);
& deplasarea celulelor aflate sub locul gol ivit (Shift cells up);
& ştergerea de rânduri întregi (Entire row);
& ştergerea de coloane întregi (Entire column).
Nu se pot mixta coloane sau rânduri întregi cu porţiuni dreptunghiulare din

!
tabel pentru ştergere (deci nu se pot combina cele două posibilităţi expuse mai sus).
14.2.4. Stabilirea atributelor celulelor
Se foloseşte opţiunea Cells (Celule) a meniului Format. Fereastra Format Pentru a atribui diferite
Cells are şase etichete. caracteristici celulelor, se
Prima etichetă, Number (Număr), stabileşte cum anume sunt interpretate foloseşte Format, Cells
datele din celula respectivă, întrucât acelaşi conţinut poate avea semnificaţii
diferite şi poate fi supus unor operaţiuni diferite, în funcţie de tipul datelor ales
în fereastra Format Cells, eticheta Number.

277
Sunt disponibile următoarele tipuri de date :
General, fără vreo semnificaţie specială ;
Number, format specific numerelor.
Se pot preciza : numărul de zecimal (Decimal places), utilizarea semnului

#
Creşterea numărului
de separare a miilor (Use 1000 Separator), precum şi forma în care sunt afişate
numerele negative

de zecimale afişate se
poate face cu butonul
Increase Decimals

iar micşorarea cu
Decrease Decimals

"
Number se foloseşte
Currency, care reprezintă numerele în format monetar. Se pot stabili
numărul de zecimale (Decimal places), moneda utilizată (Symbol), precum şi
pentru valori numerice forma de afişare a numerelor negative.

#
Formatul numeric se
mai poate obţine şi cu
butonul Comma style

"
Currency şi
Accounting se
folosesc pentru valori
numerice monetare Accounting, este un format contabil. În figura următoare celulele din stânga
însoţite de moneda sunt afişate folosind formatul Currency, iar cele din dreapta cu Accounting.
utilizată)

#
Formatul monetar se
poate şi cu butonul
Currency

278
Date, se foloseşte pentru a afişa date calendaristice. Eventual se poate afişa
data şi ora ;
!
Pentru date
calendaristice şi
momente de timp, se
folosesc Date şi Time

Adesea EXCEL interpretează automat o valoare introdusă ca fiind o dată


$
Uneori Excel
calendaristică, afişând într-un mod nedorit numerele introduse. transformă automat o
Dacă, de exemplu, se tastează (din greşeală): valoare introdusă
într-un anumit format.
Pentru a scăpa de acest
după apăsarea tastei ENTER, EXCEL va afişa : neajuns se foloseşte
Pentru a-l afişa din nou corect, se va alege Format, Cells, iar de la eticheta varianta General.
Numbers se va alege General, sau un alt model.
Dacă se alege General, EXCEL va afişa un număr ce reprezintă a câta zi
este, începând din 01.01.1900. Pentru exemplul ales, se va afişa :

Time, se foloseşte pentru a afişa doar ora (nu şi data) ;

Percentage, se foloseşte pentru a afişa numerele în format procentual.


Astfel, se scrie 25, iar EXCEL adaugă automat semnul % şi subînţelege că este
vorba despre 25%. Pentru a reveni la afişarea obişnuită se va alege un alt model
(de obicei General).

279
"
Percentage se
foloseşte pentru a
afişa numerele în
format Procentual

#
Se mai poate
utiliza şi butonul
Percent style

Fraction, se foloseşte pentru păstrarea numerelor în format fracţionar (parte


întreagă, un spaţiu şi partea fracţionară).

"
Pentru probleme
matematice se folosesc
Fraction şi Scientific

De exemplu :
după apăsarea lui ENTER va fi afişat :

iar în bara de formule este valoarea 23,6136363636364. EXCEL extrage partea


întreagă din fracţie şi o adaugă la întreg, apoi simplifică fracţia : 22+142/88=
22+1+54/88=23+27/44 ;
Scientific care afişează numerele sub format exponenţial. De exemplu
866667 va fi afişat 8, 67E+05, adică 8,67⋅105 ;

280
Text, interpretează orice valoare ca un şir de caractere (textual), deci chiar şi

!
numerele îşi vor pierde semnificaţia numerică, ele nemaiputând fi utilizate în
operaţiuni matematice ;

Text se foloseşte
pentru interpretarea
textuală a oricărei
valori introduse

Special, se foloseşte pentru tipuri de date speciale, specifice SUA (cod


!
Custom oferă
poştal, număr de telefon şi cod numeric personal) ; posibilitatea stabilirii
formei proprii de afişare.
Se utilizează câteva
caractere cu semnificaţii
speciale :
% 0 şi # se folosesc
pentru valori
numerice
% % pentru procente
% E+00 se foloseşte
pentru formatul
exponenţial
% ? se foloseşte pentru
cifrele fracţiilor
% pentru date
calendaristice, d
Custom, se foloseşte pentru stabilirea propriului format de afişare dacă nici reprezintă o poziţie
unul din cele prezentate nu satisface necesităţile. Se folosesc diferite coduri pentru zi, mm luna
speciale, precum # pentru a marca o cifră la numere, iar în cazul datelor cu două cifre, mmm
calendaristice, dd două cifre pentru zi, mm două cifre pentru lună mmm trei litere luna din trei
caractere, mmmm
pentru lună, mmmm luna scrisă complet, etc.
luna scrisă complet,
yy anul format din
ultimele două cifre
ale secolului XX, iar
yyyy anul scris cu
patru cifre
% pentru timp, h, m şi s
reprezintă câte o
poziţie pentru oră,
minut, respectiv
secundă

281
A doua etichetă, Alignment (Aliniere), se foloseşte pentru stabilirea alinierii
datelor.

"
Alinierea pe orizontală
Se poate stabili alinierea pe orizontală a textului :
& cea naturală, EXCEL stabilind în funcţie de tipul datelor alinierea
potrivită (la dreapta pentru numere, stânga pentru text, etc.) ;
oferă diferite opţiuni
& la stânga — Left, putându-se stabili şi un anumit spaţiu liber la stânga
(indent) ;
& centrat — Center ;
& la dreapta — Right ;
& umplerea zonei selectate — Fill — cu textul scris deja. De exemplu,
dacă textul este as şi sunt selectate două celule :
atunci alegând Fill, rezultă :
Alinierea la stânga se poate
şi cu butonul Align Left

Alinierea Centrată se poate


şi cu butonul Center

Alinierea la dreapta se poate


şi cu butonul Align Right
& alinierea textului la ambele margini — Justify (Stânga-dreapta) ;
& unirea celulelor selectate şi centrarea textului pe orizontală în zona
Unirea celulelor şi centra- rezultată prin fuzionarea celulelor — Center Across selection.
rea textului se poate şi cu Alinierea pe verticală permite alinierea textului :
butonul Merge and Center & la marginea de sus — Top (Sus) ;
& centrată pe verticală — Center ;
& la marginea de jos — Bottom (Jos) ;
Alinierea pe verticală & aliniat la ambele margini — Justify (Stânga-dreapta) ;
oferă diferite opţiuni : Întrucât apăsarea tastei ENTER termină introducerea textului, pentru a se
putea scrie mai multe rânduri în interiorul unei singure celule se foloseşte
combinaţia ALT+ENTER.
Textul poate fi scris de sus în jos, sau înclinat cu un anumit unghi, folosind
Pentru a scrie mai multe opţiunile din zona Orientation (Orientare).
rânduri în cadrul unei
singure celule, se Pentru înclinarea sub un unghi, fie se scrie acest în zona Degrees Grade),
foloseşte combinaţia fie se trage de rombul de culoare roşie, până se obţine unghiul dorit.
ALT+ENTER

282
!
Pentru a scrie de sus în
jos, sau sub un anumit
unghi, se foloseşte
zona Orientation

Butonul de validare Wrap text (Încadrare text) atunci când e selectat


determină textul unei celule să treacă pe rândul următor, în cadrul celulei
(mărind înălţimea liniei), dacă nu încape — în loc să se reverse peste celula
situată în dreapta sa.
Butonul Shrink to fit (Potrivire prin reducere) micşorează textul ca să
încapă în celula respectivă.

Wrap text : textul trece pe


rândul următor.

În figura de mai sus, celula din stânga are selectat Wrap text, iar cea din
dreapta Shrink to fit. Cea din mijloc nu are selectat nimic.
Butonul de validare Merge cells (Îmbinare celule) are efectul similar celui din
Word, adică fuzionează celulele selectate, creând în locul lor una sigură.
Dacă s-au fuzionat din greşeală anumite celule, atunci despărţirea lor se
Shrink to fit micşorează
poate face selectând celula rezultată prin unire şi deselectând acest buton. textul ca să intre într-o
Eticheta Font oferă facilităţi asemănătoare celor din fereastra Font a lui singură celulă
Word. Merge cells fuzionează
celulele (alternative :
Merge and Center din lista
Horizontal, respectiv
butonul Merge and Center)

Eticheta Font permite


stabilirea setului de caractere
(Font), dimensiunea literelor
(Size), stilul de subliniere
(Underline), culoarea
(color), scrierea îngroşată
(bold), înclinată (italic),
tăiată pe mijloc cu o linie
(Strikethrough), indice
inferior (Subscript),
respectiv superior
(Superscript)
Se pot utiliza şi butoanele
din trusa de butoane

(bold, italic, underline)

Dacă este selectat un domeniu de celule, atunci selecţiile din eticheta Font
se aplică asupra întregului text, dacă se doreşte ca să se modifice aspectul doar a (Font şi Font Size)
unei părţi din textul unei celule, atunci trebuie folosită opţiunea Format Cells, în
timp ce se scrie textul.
(Font color)
283
Conţinutul unei celule poate modificat într-un din următoarele variante :
& dublu clic pe celula respectivă ;
& apăsând tasta F2, după se s-a selectat celula respectivă ;
& executând clic în bara de formule, după ce s-a selectat celula dorită.

"
Eticheta Border (Bordură) oferă opţiuni de încadrare asemănătoare opţiunii
Borders and shading din Word, eticheta Border.

Eticheta Border permi-


te stabilirea chenarului
(a liniilor dintr-un
tabel). Se mai poate
utiliza butonul
Borders.

Spre deosebire de Word, în Excel se poate trasa şi o linie diagonală.


Se observă că se pot stabili stiluri de linii, precum şi culorile acestora.

"
Eticheta Patterns
Eticheta Patterns (Modele) oferă opţiuni de colorare a fundalului celulei,
asemănătoare opţiunii Borders and shading din Word, eticheta Shading.

permite stabilirea
fundalului
Se mai poate utiliza
butonul
Fill Color.

Se observă că şi în EXCEL se poate alege un model de haşură, precum şi


culori pentru ele.
Cea din urmă etichetă, Protection (Protecţie) oferă opţiuni de protejare a
celulelor, care vor fi studiat într-un alt paragraf.
14.2.5. Stabilirea atributelor liniilor şi coloanelor
Se folosesc opţiunile Row, respectiv Column ale meniului Format.
Întrucât opţiunile oferite de ele sunt similare, se vor prezenta doar cele de la
Format Column.
Width permite stabilirea dimensiunea (în cm) a coloanei respective ;

284
!
Pentru a atribui diferite
caracteristici liniilor,
respectiv coloanelor, se
Autofit Selection determină programul EXCEL ca să calculeze lăţimea folosesc Format, Row
coloanei în aşa fel încât să fie vizibilă întregul textul cuprins în fiecare rând al
acelei coloane.
Hide face invizibilă coloana selectată (sau coloanele selectate). Se foloseşte
pentru a ascunde informaţii confidenţiale.
În exemplul următor este un tabel ce conţine preţul de achiziţie, adaosul
comercial şi preţul de vânzare al unor produse. respectiv Column
Denumire Preţ de achiziţie Adaos Preţ de vânzare
Creion 1200 250 1450
Caiet 4000 1500 5500
Lipici 1000 3000 4000

Este evident că unui client nu i se va permite să vadă decât prima şi ultima Coloanele pot fi redimensio-
nate plasând mouse-ul între
coloană. Pentru aceasta se vor selecta cele două coloane din mijloc, iar din literele ce denumesc
Format Column se alege Hide. coloanele şi trăgând în direc-
Se observă că Excel afişează după coloana A direct coloana D. ţia dorită. Pentru
redimensionarea automată, se

!
execută dublu clic.

Pentru a ascunde una sau


mai multe coloane, se
selectează şi se alege
Format Column Hide.

!
Pentru a reafişa
Unhide permite reafişarea coloanelor ascunse Pentru aceasta se selectează
coloanele ascunse,
un domeniu ce include coloanele ascunse şi se alege Format Column Unhide. se selectează
coloane
leînconjurătoare şi
se alege Format
Column Unhide.

Ultima opţiune Standard Column Width stabileşte lăţimea standard a


coloanelor goale, înainte de a se scrise ceva în ele.

14.2.6. Inserarea celulelor, liniilor şi coloanelor


#
Inserarea se face la
stânga coloanei sau
Şi în Excel este valabilă regula conform căreia inserarea se face înaintea
deasupra liniei curente.
obiectului selectat, deci inserarea unei coloane se face la stânga coloanei curente

285
(deci nu este necesar să fie selectată întreaga coloană, ci e suficient să fie
selectată o celulă din coloana dorită). Pentru a insera mai mute coloane deodată,
se va selecta un număr de coloane (sau de celule adiacente) egal cu cel care se
doreşte să fie inserat. Apoi se alege Insert Columns.

În imaginea de mai sus au fost selectate două celule din două coloane
învecinate Alegând Insert Columns, rezultă :

#
Când coloanele
Dacă celulele înaintea cărora se face inserarea fac parte din coloane ce
conţin celule fuzionate (ca în exemplul precedent), atunci fuziunea se extinde şi
selectate sunt sub un
asupra noilor coloane (se observă în imagine că titlul Tabel nominal cu studenţii
titlul obţinut prin bursieri) s-a extins şi deasupra noilor coloane.
fuzionare, acesta se În cazul în care coloanele conţin celule fuzionate, nu se poate selecta
extinde întreaga coloană pentru a insera coloane, ci doar celule din interiorul acestora
(ca în exemplul precedent). Dacă se încearcă inserarea prin selectarea întregii
coloane, apare un mesaj de eroare :

$
Când coloanele sunt sub un
titlul obţinut prin fuzionare,
inserarea nu se poate face
selectând coloane întregi

286
Analog se procedează cu rândurile alegând Insert Rows. Pentru a insera
celule, se va plasa cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea lor sau se
selectează un domeniu de dimensiunea setului de celule ce se va insera şi se
alege Insert Cells. Excel solicită decizia asupra modalităţii în care se va fac loc
în cadrul tabelului pentru noile celule :
& celulele selectate se mută la dreapta Shift Cells Rigth;
& celulele selectate se mută în jos Shift Cells Down;
& se inserează rânduri întregi;
& se inserează coloane întregi.

De exemplu, pentru tabelul

s-a ales prima opţiune şi rezultă :

#
Se poate comuta între foi
folosind combinaţiile Ctrl+
PageUp, Ctrl+PageDown.
14.2.7. Manevrarea foilor de calcul (Sheet) Se pot manevra foile de
calcul, executând un clic cu
Numele foilor de calcul sunt scrise în partea stângă jos a ferestrei Registrului butonul din dreapta pe una
de calcul. Pentru a selecta o altă foaie de lucru, se execută un clic pe ea. din foi. Apare meniul

Foaia precedentă Ultima foaie

Prima foaie Foaia curentă

Foaia următoare

În stânga denumirii lor sunt patru butoane pentru selecţia foilor de calcul. ce permite inserarea,
Se poate folosi tastatura : Ctrl+PageUp pentru trecerea la foaia precedentă şi ştergerea, redenumirea,
Ctrl+PageDown pentru alegerea foii următoare. mutarea sau copierea.

287
Pentru a insera o foaie de lucru, se va selecta foaia înaintea căreia se doreşte
apariţia noii foi de lucru şi se alege Insert Worksheet.
Pentru a şterge foaia de calcul, se alege Edit Delete Sheet. Apare o fereastră
ce avertizează aspra faptului că asupra acestei acţiuni nu se poate reveni cu
Undo. De aceea înainte de a se şterge o foaie de lucru este recomandabil a se
salva documentul (eventual cu alt nume), pentru a se evita accidente (cum ar fi
ştergerea accidentală a unei alte foi decât cea dorită).

#
Pentru redenumirea
Pentru a redenumi o foaie de lucru se alege Format Sheet, iar din meniul ce
apare se alege Rename. Se scrie noul nume şi se apasă Enter.
foii de calcul se poate Pentru a ascunde o foaie se alege Format Sheet, apoi Hide.
executa de asemeni du- Pentru a reafişa o foaie ascunsă se alege Format, Sheet, Unhide. Apare o
blu clic pe numele ei

'
listă a foilor ascunse, din care se alege cea dorită şi se apasă OK.

Ascunderea şi
reafişarea întregului
registru se poate face
prin meniul Window

Pentru a muta o foaie de lucru, se trage în noua poziţie. În timpul

#
Mutarea foilor de
operaţiunii de deplasare, mouse-ul are cursorul de forma unei foi de hârtie, iar
apare un triunghi mic negru ce precizează poziţia în care se va deplasa foaia
selectată.
calcul se poate face
executând un clic cu
butonul din dreapta al
mouse-ului pe
numele foi şi alegând
apoi Move or Copy. Pentru copiere, operaţiunea de tragere se va executa ţinând tasat CTRL
Excel va solicita apăsată. Foaia ce reprezintă cursorul mouse-ului va avea un semn plus, pentru a
informaţii semnifica acţiunea de copiere.
suplimentare :
+

Evident că se pot muta sau copia mai multe foi de lucru deodată, dacă se
vor selecta în prealabil (folosind tastele SHIFT şi CTRL).
Se pot muta sau copia informaţii dintr-o foaie de lucru în alta, folosind
opţiunile meniului Edit.
Exemplu :
Din foaia de calcul Sheet1 se doreşte copierea numelor persoanelor. Pentru
aceasta se vor selecta celulele dorite şi se alege Edit Copy.

288
Apoi se comută în Sheet3 (dacă acolo se doreşte să se copieze), se
poziţionează cursorul în locul de unde va începe să se afişeze copia şi se alege
Edit Paste.
Efectul este prezentat în imaginea următoare.

Se pot copia şi prin tragere datele, utilizând meniul Window pentru a afişa
aceelaşi registru în două ferestre diferite. Recomandăm studierea bibliografiei
pentru informaţii suplimentare.
Întrebări şi exerciţii
1. Scrieţi într-o celulă următorul text : x2 (x la puterea a doua).
2. Creaţi un mic tabel penrtu centralizarea datelor unui scrutin electoral
przidenţial, între trei candidaţi. Pentru ultimul candidat, folosiţi o formulă de
calcul prin care procentajul său să fie egal cu 100% din care să se scade
procentele primilor doi. Rubrica Nr. Crt. o veţi completa prin extindere automată
(Autofill).

Rezumat
Microsoft Excel este un program foarte complex, specializat în
prelucrarea tabelelor. Acest capitol reprezintă doar o iniţiere.
Elementul fundamental al unui tabel este celula, care se găseşte la
intersecţia intre o linie şi o coloană. Fiecare celulă are o adresă formată din
denumirea coloanei urmată de numărul de ordine al rândului. Se pot preciza şi

289
domenii de celule, prin forma adresa primei celule, semnul două puncte, iar apoi
adresa ultimei celule.
Domeniile de celule pot fi mutate, copiate, eliminate, inversate atât cu
mouse-ul, cât şi cu tastatura.
O celulă poate conţine numere (de diferite tipuri), date, texte sau alte
categorii de informaţii, precum şi formule de calcul.
Orice fomulă începe cu semnul egal şi conţine expresii de calcul în care
intervin adresele altor domenii, precum şi diferite funcţii.
Aspectul celulei este controlat prin Format, Cells (Format, Celule).
Documentele Microsoft Excel se numesc agende (workbook), fiecare
putând conţine una sau mai multe foi de lucru (worksheet).
Foile de calcul pot fi şi ele copiate, mutate, şterse sau ascunse.

Temă pentru discuţie în grup


În aceste ultime două capitole aţi învăţat să prelucraţi tabele cu două
programe diferite (Word şi Excel). Sunt asemănări ? Dar deosebiri ? Are Word
facilităţi care lipsesc la Excel ? Dar invers ?

Bibliografie
1. Ron Person, Utilizare Excel pentru Windows 95, Ediţie Specială, Ed.
Teora, Bucureşti, 1997 (capitolele 2–6, paginile 60–217)
2. Rick Winter, Patty Winter, Utilizare Microsoft Office pentru Windows
95, Ediţie Specială, Ed. Teora, Bucureşti, 1996 (capitolele 12–16,
paginile 281–360).
3. Faithe Wempen, Microsoft Office 97 Profesional, 6 în 1, Ed. Teora,
Bucureşti, 1998 (capitolele III.1–III.16 şi III.18 paginile 307–410 şi
418–420).
4. Mihai Anton Cerchizan, Excel 7.0 pentru Windows 95, Ed. Tehnică,
Bucureşti, 1996 (capitolele 1–4 şi 6, paginile 13–98 şi 121–154).

Test
1. Creaţi următorul tabel :
Nr.Crt. Denumire Preţ TVA Preţ cu TVA
1) Scaun 150000 27000 177000
2) Masă 400000 72000 472000
Total 550000 99000 649000

În care ultimele două coloane (TVA şi preţ cu TVA) şi ultimul rând sunt
calculate cu ajutorul unor formule. Se vor nota cîte 20 puncte formulele din
coloanele TVA, Preţ cu TVA, respectiv rândul Total, cu 10 puncte numerotarea
automată şi cu alte 10 puncte restul tabelului (20+20+20+10+10=80 puncte).
Inseraţi între Masă şi Total, rândul următor :
3) Tablou 700000 126000 826000
(10 puncte)
Total : 90 puncte

290