CAPÍTULO 1 EL MUNICIPIO DE SAN MARTÍN HUAMELULPAM

En el presente capítulo se hace una semblanza de la historia de la comunidad de

San Martín Huamelulpam, contextualizándolo con la historia del país, y explicar así
los cambios que tuvo en la conformación como municipio.
Así mismo se describe la organización administrativa del ayuntamiento, y las
funciones que realiza cada uno de sus integrantes que mediante entrevista
participaron para la realización de ésta.
Se aborda el tema del Archivo Histórico Municipal, en el cual se conocerá la
problemática que lleva a considerar la organización, así también se conocerá los
servicios que presta.
Terminando con la base legal que fundamentan toda acción, a nivel nacional y
local.

1.1. Antecedentes generales

La comunidad de San Martín Huamelulpam es un municipio perteneciente al

distrito de Tlaxiaco en el estado de Oaxaca, situado dentro de la región mixteca
alta, que corresponde a la región fría y de la subregión de las serranías (Dahlgren,
B. 1990, p.33).
El municipio colinda:
 Al norte con los municipios de San Pedro Mártir Yucuxaco y Santiago
Yolomecatl;
 Al este con los municipios de Santiago Yolomecatl y Santa Cruz
Tayata;
 Al sur con Santa Cruz Tayata, Santa María del Rosario y Santiago
Nundichi:
 Al oeste con el municipio de San Juan Ñumi y Santiago Nundichi.
(Plan Municipal de Desarrollo, 2014, p. 55)

Las localidades que conforman el municipio son:

 La agencia municipal de Totonundoó
 Núcleo rural de plan de Guadalupe
 Delegación sección primera
 Delegación sección segunda
 Delegación sección tercera

1
  Delegación Independencia
 Delegación Morelos
 Delegación progreso
 Delegación Reforma (Plan Municipal de Desarrollo, 2014, p.106).

Acerca del nombre, lo que se encuentra registrado en el museo comunitario, dice

que éste proviene del náhuatl Huamilulpam, que significa en el montículo de los
bledos; y se compone de los vocablos huautli-bledos, tlamimilulli-montículo o
altozano y pan-en.
En este mismo sentido, en el libro Historia de Tlaxiaco, se refiere a San Martín
como uno de los catorce pueblos pertenecientes a la cabecera de Tlaxiaco y
aparece como Yucunuñundahua que traducido del mixteco al castellano quiere
decir Monte de Morillos (Méndez Aquino, A. 2005, p.148), que son maderas de
ocote utilizadas en las estructuras de techos de las casas. Así también por
tradición oral Huamelulpam es conocido como Yucunindaba “cerro que voló”.
De acuerdo a Margarita Gaxiola (1986) dice que Huamelulpam fue uno de los
cuatro centros urbanos de primera jerarquía, situado sobre un sistema loma-cerro.
Uno de los asentamientos más sobresaliente se encuentra donde actualmente
está la iglesia, el sitio está construido sobre cuatro basamentos que tienen forma
piramidal, y en una de las nivelaciones se
encuentra una plataforma que tuvo la función de
juego de pelota. Como muestra la. fig. 1 (p.72)
Figura. 1. Centro ceremonial
en la zona arqueológica Huamelulpam. Imagen disponible
en:
https://www.google.com.mx/search?q=san+martin+hua
melulpam&rlz=1C1RNKB_enMX501MX670&tbm=isch
&tbo=u&source=univ&sa=X&ved=0ahUKEwiO1KbD-
J_SAhVByGMKHabwB1UQsAQIMQ&biw=1366&bih=6
62#imgrc=Q6I1Awj3f_oArM:

Para la época prehispánica, en lo referente a la división política, se menciona que:

(…) La Mixteca estaba básicamente dividida en un gran

número de señoríos formados cada uno por un pueblo y su
comarca inmediata, que en algunos casos equivalía a un centro
ceremonial con sus rancherías. (…) A los más grandes, como
Coixtlahuaca, Tilantongo, Tlaxiaco y Tututepec, se les daba en
las crónicas el título de reinos. A la cabeza (…) estaba una

2
 ciudad que, ya fuera por el mayor prestigio del linaje de sus
caciques, su importancia como centro religioso o simplemente
por su riqueza o fuerza militar, había logrado poner bajo su
dominio a los señoríos vecinos. (Dahlgren, B, 1990, p. 142)

Por lo anterior se dice que Huamelulpam fue un señorío perteneciente al reino de

Tlaxiaco.
La cabeza del señorío estaba a cargo de un cacique el cual era hereditario, este
fungía como máxima autoridad también en la justicia misma que compartía con
sus consejeros.
Con la llegada de los españoles a tierras del México prehispánico, “se fundó el
primer ayuntamiento en la Villa Rica de la Veracruz el 22 de febrero en 1519, por
Hernán Cortés”, y debido a que sirvió como base para la administración política,
económica y jurídica, se fue extendiendo a otros territorios, tomando como base,
“por medio de los señoríos ya existentes y donde no existía tal división, la milicia
se encargaba de ello por medio de capitulaciones reales, es decir por contratos
realizados por la corona” (Gutiérrez Sánchez, M. 2010, p. 4).
Se considera entonces que, Huamelulpam como señorío del reino de Tlaxiaco
pasa a conformarse como ayuntamiento, entendiéndolo así por documentos que
obran en el archivo, para el año de 1748 y que a la letra dice: “(…) y demás
oficiales de la República del Pueblo de San Martín Guamelulpa Doctrina de
Tlaxiaco suxeto a la cavecera de Theposcolula” (AHMSMH. Sección: Gobierno;
Serie: Bienes de Comunidad; Expediente 2).
Las encomiendas fueron la repartición de indios a un encomendero para que este
les diera protección y los elementos básicos de la evangelización y los indios por
su parte atendieran las necesidades de los españoles a través del tributos y
servicio personal (Diccionario Porrúa, 1994, p. 985).
En relación a las encomiendas, los encomenderos eran auxiliados por los
caciques de los pueblos que gobernaban los pueblos así como en justicia, para
la región de Tlaxiaco “las encomiendas tenían un área aproximada de cinco
leguas, pero en extensión eran muy desiguales, pues la mayoría eran más largas
que anchas” (Méndez Aquino, A. 2005, p. 82).
Por lo anterior se entiende que Huamelulpam como una de las dependencias de
Tlaxiaco fueron asignadas por Cortés a Juan Núñez Sedeño:
En 1522 al encomendero Martín Vázquez. Vásquez murió en
1540 y su hijo, ya mestizo, Francisco Vásquez Lainez, lo sucede
en 1550. A una tercera generación, pertenece Matías Vásquez

3
 Lainez, quien es encomendero hasta 1600, año en que muere.
(Méndez Aquino, A. 2005, pp. 83,84)
Para el año de 1786 hay reformas administrativas en el gobierno virreinal,
conformándose las intendencias, una de ellas Oaxaca, quedando con sus
alcaldías mayores, apareciendo como se menciona en el libro Historia de Tlaxiaco
enumerada en el numero “4° la alcaldía de Teposcolula unida a la de Juxtlahuaca”
(Méndez Aquino, A. 2005, p. 139). Y Huamelulpam como se aprecia en el mapa,
figura no. 2 queda dentro de ésta.

Figura. 2. División política 1786 en donde se muestra la alcaldía de Teposcolula, donde perteneció
Huamelulpam. Gerhard, Peter. Geografía e Historia de la Nueva España, 1519, 1821. México,
UNAM, 1986. Citado en la guía general AGN pág. 487

4
En la Constitución Federal de los Estados-Unidos Mexicanos de 1824, en su
artículo 5º menciona que las partes de la federación son los estados y territorios,
entre los que se encuentra Oaxaca. Continuando, en el artículo 161 dice: “que
cada uno tiene la obligación de organizar su gobierno y administración interior sin
oponerse a la constitución ni á la acta constitutiva” (SEGOB, 2008, pp. 206,230).
Luego entonces, para el año de 1825 Oaxaca emitió su primera constitución en
donde se estableció que el estado quedaba dividido en ocho departamentos como
se muestra en la figura 3, estos se dividían a su vez en Ayuntamientos y
Repúblicas, como en la época colonial, en este mismo año “Tlaxiaco fue erigido
cabeza de partido, dependiendo el juez del Prefecto o Gobernador de
Teposcolula, y en 1831 fue subprefectura bajo la misma dependencia” (Méndez
Aquino, A. 2005, p. 168). Huamelulpam continúa perteneciendo a Tlaxiaco.

Figura 3. Huamelulpam perteneciente a Tlaxiaco y éste al departamento de Teposcolula. SEP,

Oaxaca, monografía estatal. Pág. 134

5
En la constitución centralista de 1836, “se suprimieron los ayuntamientos y los
pueblos fueron administrados por Jueces de paz, Prefectos y Subprefectos”
(Gutiérrez Sánchez, M. 2010, p. 8). De acuerdo al artículo 29, párrafo segundo de
la constitución citada, dice: “las funciones de los Jueces de Paz se reducirán a
cuidar la tranquilidad pública y de la policía, y a practicar las diligencias, así en lo
civil como en lo criminal” (SEGOB, 2008, p. 290). Para este periodo Huamelulpam
queda como Juez de Paz , tomando lo que dicen los comunicados de 1843 que
obran en el Archivo de Tlaxiaco, que envía la subprefectura de Tlaxiaco a los
Jueces de Paz de Nundichi, Yucuañe, Teita, El Rosario, Huamelulpan, Tlacotepec,
Huendio y San Juan Achiutla (AHMCT, Sección: Justicia, serie: Prefectura,
subserie: subprefectura, caja: 382, expediente 10.).
En la constitución de 1857 el país queda organizado bajo el régimen de República
Representativa Democrática, federal y popular, habla poco de las disposiciones de
los municipios, pero en el artículo 41, dice que: “El pueblo ejerce su soberanía (…)
y por los Estados para lo que toca á su régimen interior, en los términos
respectivamente establecidos por esta constitución federal y las particulares de los
Estados” (SEGOB, 2008, p. 428).
En este sentido para el año1858 en decreto del 23 de marzo, “Oaxaca queda
dividida en veinticinco distritos políticos y judiciales (…) a veces con alteraciones
importantes, han permanecido hasta la fecha: Distrito del Centro, (…) Tlaxiaco”
(Méndez Aquino, A. 2005, p.192). San Martín Huamelulpam aparece dentro de la
jurisdicción de Tlaxiaco junto con otros veintinueve municipios (Méndez Aquino, A.
2005, p. 192).
Para los años de 1859 se declara la Ley del matrimonio civil y la del registro civil,
San Martín Huamelulpam acata las leyes, mismo que se deja ver en
documentación que generó.
Durante la segunda intervención francesa 1863 y 1867 Maximiliano de Habsburgo
como emperador de México “a través de su Estatuto Provisional, designaba la
división política del territorio eran departamentos administrados por los prefectos
imperiales, estos en distritos por los subprefectos, por último en municipalidades a
cargo de alcaldes elegidos por la jefatura de los departamentos” (Gutiérrez
Sánchez, M. 2010, p. 10). Para este periodo entendemos que Huamelulpam
queda administrado por un Alcalde, perteneciendo a la subprefectura de Tlaxiaco,
de acuerdo a la correspondencia de 1867 que emite la subprefectura de Tlaxiaco a
los alcaldes municipales del mismo (AHMCT, Sección: Justicia, Serie: Prefectura,
Subserie: Subprefectura, caja: 389, exp. 84.).
Durante el porfiriato, para quitar autonomía al municipio, “Díaz agrupó a los
ayuntamientos en divisiones administrativas, que reciben el nombre de partido,
distrito, prefectura o cantón” (Pérez Jiménez, G. 1980, p.12).

6
En este periodo acerca del municipio se menciona que fue la parte más
insignificante de la estructura:
Los integrantes que conformaban a los ayuntamientos es
decir el prefecto (…) nombraba al alcalde, mientras que los
regidores eran de elección popular. El ayuntamiento quedaba
(…) sin capacidad real de decisión (…) Asimismo el jefe
político interfería e impedía que el ayuntamiento tuviera una
organización administrativa capaz de cumplir sus funciones
con eficacia y con la participación de la comunidad. (Gutiérrez
Sánchez, M. 2010, pp. 10, 11)
De acuerdo a lo que dice el libro Antecedentes Históricos de las Constituciones
Políticas de los Estados Unidos Mexicanos, Para 1917 la nueva constitución
consagró para los Estados, en su artículo 115 el municipio libre con
características:
Que a la letra dice en sus fracciones:
I. Cada municipio será administrado por un ayuntamiento
de elección popular directa, y no habrá ninguna
autoridad intermedia entre éste y el gobierno del
Estado.
II. Los municipios administrarán libremente su hacienda, la
cual se formará de las contribuciones que señalen las
legislaturas de los Estados y que, en todo caso, serán
las suficientes para atender a sus necesidades.
III. Los municipios serán investidos de personalidad
jurídica para todos los efectos legales. (SEGOB, 2008,
p.630)

Quedando así Huamelulpam, regido al igual que otros municipios del Estado bajo
estos términos, y teniendo memoria en los documentos de archivo referente a sus
presidentes municipales, desde el año de 1890 encabezando el C. Bernardo
Nicolás, hasta el año 2016 quien funge el C. Profesor Carlos Reyes Santiago.

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 1.2. Misión y Visión

De acuerdo al Plan de Desarrollo Municipal 2014-2016 dice:

Misión.
Somos un Municipio comprometidos con los habitantes,
buscando mejorar la calidad de vida de cada uno de
ellos, mediante el Desarrollo Integral de cada uno de los
sectores que lo integran, a través de la correcta gestión
y administración de los recursos municipales,
implementando, estrategias y políticas públicas
eficientes que nos permitan articular acciones y
programas, adecuados a las necesidades de los
habitantes, desempeñándose el ayuntamiento con
responsabilidad, ética, transparencia y compromiso, y
con ello impulsar el desarrollo humano e integral de San
Martín Huamelulpam. (Plan Municipal de Desarrollo,
2014, p.12)
Visión.
En quince años visualizamos a San Martín
Huamelulpam como un Municipio en donde desde el
interior de sus habitantes vivan en armonía, contando
con todos los servicios públicos básicos que les
proporcione una elevada calidad de vida, y hacia el
exterior, como un municipio que ofrezca seguridad para
sus visitantes, así como a aquellas personas que
tengan la oportunidad de invertir en empresas en el
territorio municipal. (Plan Municipal de Desarrollo, 2014,
p.12)

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 1.3. Organización administrativa.

El municipio es administrado por un ayuntamiento, que se elige por usos y

costumbres, y de acuerdo al aún vigente Bando de Policía y Gobierno dice:
Artículo 11. Son autoridades municipales
A. El ayuntamiento constitucional
B. El presidente municipal
C. El síndico municipal

Artículo 13. El ayuntamiento del Municipio de San Martín

Huamelulpam es un gobierno deliberante y está integrado por:
A. El Presidente Municipal
B. El síndico Municipal
C. Regidor de Hacienda y Bienes
D. Regidor de Educación y Salud
E. Regidor de Obras Municipales y Ecología

Quienes serán auxiliados con sus respectivos suplentes.

Artículo 14. La administración municipal estará integrada además de
las autoridades mencionadas en el artículo 11 del presente Bando,
de la siguiente manera:
Un Secretario Municipal
Un Tesorero Municipal. (2002,p)

El H. ayuntamiento Constitucional de San Martín Huamelulpam para el trienio

2014-2016 está integrado como se muestra en la figura 4:
ESTRUCTURA DEL ORGANIGRAMA DEL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE SAN
MARTÍN HUAMELULPAM.

PRESIDENTE MUNICIPAL

SINDICO REGIDOR DE REGIDOR DE REGIDOR DE

MUNICIPAL HACIENDA OBRAS PUBLICAS EDUCACION

TESORERO

SECRETARIO MUNICIPAL

Figura 4. Plan de Desarrollo Municipal 2014-2016, p. 128

9
A continuación se describen brevemente las funciones:
 Presidente Municipal.

Como responsable de la administración pública municipal, C. Reyes

(comunicación personal, 22 de septiembre, 2016) menciona que:
Atiende a las solicitudes que llegan de parte de la Agencia Municipal,
Delegaciones así como de la diferentes Instituciones educativas, de salud, cultura
y de particulares, en las diferentes necesidades que cada una presenta, para
darles cause a través de la regiduría correspondiente, analizarlas y aprobarlas en
sesiones de cabildo que él preside, para posteriormente ser el responsable de
gestionar con el apoyo de un gestor ante las diferentes dependencias de orden
federal o estatal los diversos apoyos que están puedan otorgar, verificando que
lleguen a los ciudadanos necesitados y se haga uso correcto de ellos.
 Síndico Municipal

Dentro de las funciones que realiza F. López (entrevista personal, 22 de

septiembre, 2016) menciona que están:
Asistir a las sesiones de cabildo con voz y voto para el análisis y aprobación de los
diferentes proyectos o asuntos a resolver. Debido a que existe un solo síndico
asume las funciones tanto de un síndico procurador como del hacendario, para el
primero atiende y resuelve litigios que haya entre particulares; para el segundo
revisa las cuentas de la tesorería. Tiene a su cargo los documentos y llaves los
vehículos propiedad del municipio. Por los usos y costumbres, auxilian en la
vigilancia de los bienes de la iglesia católica, y llevan una copia del inventario de
ésta.
 Regidor de Hacienda

Dentro de sus funciones G. Santiago (comunicación personal, 27 de septiembre,

2016) menciona que está, la recaudación de impuestos, otorgar el visto bueno al
presupuesto de egresos, y otros que se le designen en cabildo.
 Regidor de obras públicas.

Con respecto a sus funciones, R. Pérez (comunicación personal, 22 de

septiembre, 2016) menciona que: asiste a las sesiones de cabildo para analizar y
aprobar los diversos asuntos de la comunidad.
Después de que se selecciona una obra en alguna de las Delegaciones o Agencia,
y de ser aprobada en cabildo y a través de un gestor ante la dependencia
respectiva, es el encargado de la supervisión de ésta.

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Supervisa también las redes de agua potable, los tanques de almacenamiento,
reparte agua a las Delegaciones que así lo soliciten.
Coordina con los comités de obras de las Delegaciones el revestimiento de los
caminos.
Atiende a las solicitudes para el uso del volteo y la retroexcavadora.
Provee cuando así lo soliciten, de piedra o graba, a las instituciones educativas, o
donde se realicen tequios para la realización de obras.
 Regidor de educación y salud

Esta regiduría atiende como menciona el J. Pablo (entrevista personal, 22 de

septiembre, 2016), lo siguiente:
En lo que respecta a Educación: atiende los asuntos de las diferentes instituciones
educativas que hay, Jardín de niños, Escuela Primaria y Escuela Telesecundaria,
revisa las solicitudes y las lleva a cabildo para su resolución, respondiendo a cada
una de ellas. Apoya en asuntos de ausencia de escolares citando a los tutores
ante la autoridad y atiende también lo referente a los asuntos y conflictos de
profesores, lo anterior para lograr estabilidad en la Institución.
Asiste a las sesiones de cabildo con voz y voto para analizar y aprobar proyectos,
peticiones y asuntos de diversa índole.
Referente a Salud: está pendiente de las necesidades de la Clínica de salud, en lo
que son medicamentos y materiales de limpieza. Gestiona ante la supervisión los
médicos, enfermeras y becarios pasantes. Si hay niños con problemas de
desnutrición y no asisten a sus citas médicas, es el medio para que asistan a ellas.
Realiza también el traslado en ambulancia de pacientes embarazadas,
hipertensas y otros que necesiten atención médica en alguna otra institución del
Distrito o de la capital.
También atiende lo concerniente a la cultura, reforzando los trabajos, actividades y
eventos, que el Museo Comunitario realiza con las diferentes instituciones
educativas.
Supervisa el buen funcionamiento de la Biblioteca pública Municipal.
En Deportes, organiza partidos de basquetbol y futbol para las fiestas de la
comunidad, y apoya en este ámbito a las instituciones educativas.
Con respecto a los programas de prospera y adultos mayores, es el medio entre
los comités de beneficiarios y las dependencias.

11
  Secretario

De las funciones E. Tapia (comunicación personal, 27 de septiembre, 2016) dice

que realiza las actas de acuerdo y cabildos, elabora constancias, elabora oficios
del presidente municipal, sindicatura y regidores, contesta los oficios de carácter
estatal y federal, elabora el registro de actas de nacimiento y realiza el informe
mensual ante el Registro Civil de Tlaxiaco, elabora formatos de Cartilla Militar
Nacional.
 Tesorero

Acerca de las funciones R. Ramírez (comunicación personal, 27 de septiembre,

2016), menciona que están, entregar informes trimestrales en la Auditoria Superior
del Estado, llevar la contabilidad del municipio, realizar las compras que el
municipio necesite, recabar el impuesto predial y municipal, realizar pagos que el
municipio tenga coordinándose con el regidor de hacienda.

1.4. El archivo Histórico Municipal de San Martín Huamelulpam

La conformación del Archivo Histórico como tal no existía, la documentación se

concentraba en cinco sitios diferentes, solo una parte se encontraba ordenada por
años de la cual se conocía correspondía a los años de 1748 hasta el 2013, las
otras cuatro estaban esparcidas. Es a partir del año 2016 que se busca conformar
el archivo histórico quedando comprendida del año de 1748 hasta el año de 1990.
Toda documentación que se recibe en la presidencia municipal va dirigida al
presidente, éste la recibe y de acuerdo a su contenido se gira una copia a la
regiduría correspondiente, o a la sindicatura, si es de tratarse en cabildo se
atiende y se da respuesta firmada por el presidente o con su visto bueno*1. Por su
parte el secretario municipal maneja lo que corresponde al presidente y a la
secretaría (actas de nacimiento y servicio militar nacional). Esta documentación la
tienen ordenada por mes y año, al final del trienio la colocan donde se encuentra
la documentación de años anteriores y anexan al inventario existente, en el orden:
regiduría de hacienda, regiduría de obras y regiduría de educación, la tesorería,
sindicatura y alcaldía tienen aparte su documentación.
En el año de 2015 por parte del Instituto Tecnológico de Teposcolula Oaxaca, se
realizo servicio social, el que consistió en ordenar parte de la documentación solo

*
En ocasiones la correspondencia va dirigida directamente a la regiduría, en este caso se da
conocimiento al presidente mediante copia y mayormente la sindicatura recibe su
correspondencia directamente.

12
por años, tomando en cuenta lo escrito en los folders pero sin realizar ningún
proceso archivístico.
En el mes de marzo del 2016 cuando se busca un espacio donde realizar la
estancia profesional, se plantea al presidente y al secretario municipal organizar el
archivo, se le explica en lo concerniente a los procesos archivísticos, el resultado
que se logra al aplicar estos, como la recuperación rápida de la información, es
entonces que la consideran y se acepta la organización del archivo histórico.
Por lo anterior la administración 2014-2016 consideró era importante el rescate
del acervo documental, por el reconocimiento histórico que tiene la comunidad, y
se comprometió entonces con el apoyo económico en la compra de materiales
para la conservación de lo que vendrá a ser patrimonio del municipio.
La primera parte de la documentación que se encontraban en un anaquel la cual
se mencionó antes había sido ordenada por años, abarcaba cuatro metros
lineales. En la segunda parte se consideran documentos que se encontraban en
una vitrina, ésta documentación estaba en carpetas tamaño carta con pasta dura
y un grosor de 7cm (marca Printaform) con desorden en los años, y constaba de
un metro y medio lineal. La tercera parte se considera documentación que se
encontraba en el edificio antiguo del ayuntamiento, ésta última se abandonó en
este lugar debido a que no tenía ya utilidad para trámite alguno, que, aunque
estaban contenidos en sus folders se encontró con mucho polvo y con deterioro
ocasionado por roedores, se traslado a la presidencia municipal donde en el
pasillo se le dio la primer limpieza con una brocha, utilizando como protección
personal, bata, guantes de látex y cubre bocas sencillo, ésta documentación
abarcaba un metro y medio lineal. Lo cuarta y quinta parte corresponde a la
alcaldía y sindicatura que abarcaba un metro y medio lineal, misma que estaba
contenida en sus respectivos archiveros.
En conjunto la documentación abarcó un total de ocho metros y medio lineales, de
estos había que delimitar la fecha que abarcaría el archivo histórico, que al
analizar con el Secretario Municipal la documentación que ya no se utiliza para
tramite es hasta 1990, abarcando entonces de 1722 hasta esta 1990 para aplicar
los procesos técnicos archivísticos e identificar la tipología documental.

13
 1.4.1. Servicios

Dentro de los servicios que presta el archivo histórico están:

 Búsqueda.

Este servicio lo realiza el secretario municipal a usuarios que soliciten algún

expediente personal o del cargo que ostenten al momento de solicitarlo, se realiza
con un costo de cincuenta pesos de acuerdo a la ley de ingresos 2014 en su
Capítulo Segundo, Sección II, artículo 44, Fracción V. El solicitante puede ser
personalmente el interesado o familiar de éste y en caso contrario lo hará a través
de una solicitud dirigida al presidente municipal especificando los motivos.
 Fotocopiado.

Después que el documento se encuentra, se ofrece el servicio de fotocopiado,

sumando al servicio de búsqueda el costo de las fotocopias,
Aunque son pocos los servicios que ofrece el archivo, después de la organización
de éste se pueden planear actividades que den a conocer a éste y con ello ampliar
los servicios.

1.4.2. Usuarios

Los tipos de usuarios se dividen en los internos que son los integrantes del cabildo
quienes realizan búsquedas como antecedentes a asuntos que se tratan
actualmente.
Los usuarios externos son los ciudadanos de la agencia municipal y de las
diferentes delegaciones que se acercan a solicitar documentación personal así
como los pertenecientes a sus gobiernos, en caso de los profesionistas solo se
han realizado estudios arqueológicos, antropológicos y existe un estudio titulado
“Los conflictos por la tierra de San Martín Huamelulpan, Mixteca Alta, Oaxaca” por
Ma. De los Angeles Romero Frizzi 1975, donde toma como fuente documentos del
archivo.
No existe reglamento interno para el archivo, como se menciono anteriormente el
usuario tiene que dirigir una solicitud ante el Presidente Municipal, para que se le
dé la información a través del Secretario Municipal, o en dado caso se le permita
el acceso directo tomando como base lo que dice el artículo 3º de la Constitución
Política de Oaxaca en su fracción I en donde indica que, es pública toda
información en posesión de cualquier autoridad que ejerza recursos públicos o
realice actos de autoridad en el ámbito estatal y municipal y que solo podrá ser
reservada temporalmente por razones de interés público y seguridad nacional, en

14
los términos que fijen las leyes. Y que reafirma la Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública para el Estado de Oaxaca en su artículo 2º donde dice
que toda la información gubernamental es pública. Basado también en la Ley de
Archivos del Estado de Oaxaca, que norma la administración de documentos en
poder de los sujetos obligados.

1.4.3. Base legal

Se entiende por base legal al conjunto de normas que rigen los archivos y la
organización de estos dentro de las dependencias a nivel federal, estatal y la
Administración Pública Municipal.

A nivel nacional existe la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,

que dice:

En el titulo Primero, Capitulo I, Artículo 6º. La manifestación de las ideas no será

objeto de ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que
ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque algún delito, o perturbe el
orden público; el derecho de réplica será ejercido en los términos dispuestos por la
ley. El derecho a la información será ejercido por el Estado.

Para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la Federación, los

Estados y el Distrito federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, se
regirán por los siguientes principios y bases:

I. Toda información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano

y organismo federal, estatal y municipal, es pública y solo podrá ser
reservada temporalmente por razones de interés público en los
términos que fijen las leyes. En la interpretación de este derecho
deberá prevalecer el principio de máxima publicidad.
II. La información que se refiere a la vida privada y los datos personales
será protegida en los términos y con las excepciones que fijen las
leyes.
III. Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su
utilización, tendrá acceso gratuito a la información pública, a sus datos
personales o a la rectificación de éstos.
IV. Se establecerán mecanismos de acceso a la información y
procedimientos de revisión expeditos. Estos procedimientos se
sustanciarán ante órganos u organismos especializados e
imparciales, y con autonomía operativa, de gestión y de decisión.
V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos
administrativos actualizados y publicarán a través de los medios

15
 electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre
sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.
VI. Las leyes determinarán la manera en que los sujetos obligados
deberán hacer pública la información relativa a los recursos públicos
que entreguen a personas físicas o morales.
VII. La inobservancia a las disposiciones en materia de acceso a la
información pública será sancionada en los términos que dispongan
las leyes.

A nivel local se cuenta en primer lugar la “Constitución política del Estado libre y
soberano de Oaxaca” en su Titulo Primero, artículo:

Articulo 3º.

I. Es pública toda la información en posesión de cualquier autoridad,

entidad u organismo de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial,
órganos autónomos del Estado, partidos políticos, fideicomisos y
fondos públicos, así como, de cualquier persona física, moral o
sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad en el ámbito estatal y municipal. Solo podrá ser reservada
temporalmente por razones de interés público y seguridad nacional, en
los términos que fijen las leyes.

V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en

archivos administrados actualizados y publicarán , a través de los
medios electrónicos disponibles en formatos abiertos, accesibles y
reutilizables, la información completa y actualizada sobre el ejercicio
de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta
del cumplimiento de sus objetivos y de los resultado obtenidos;

Seguida de la Constitución Estatal se encuentra la “Ley de archivos del

estado de Oaxaca” que menciona en su capítulo I, artículos:

Artículo 1.- La presente ley es de orden público y obligatoria para

todos los sujetos obligados del estado de Oaxaca, e interés general y
tiene por objeto normas la administración de los documentos, regular
la organización, funcionamiento, restauración, conservación y difusión
de los archivos de los sujetos obligados; fomentar el resguardo,
difusión y acceso de archivos de especial relevancia histórica, social,
técnica, científica o cultural así como establecer las bases para la
creación y operación del Sistema Estatal de Archivos, con el objeto de
que los documentos se encuentre debidamente integrados, ordenados
y disponibles y así facilitar el acceso expedito a la información.

16
 Artículo 6.- Es responsabilidad de cada sujeto obligado, mantener
organizados los documentos para su fácil localización, consulta y
reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para
sistematización de la información tomando en consideración las
normas internacionales de archivos, así como el uso de nuevas
tecnologías aplicables.

Capítulo II, Artículo 9.- los documentos podrán ser administrativos,

judiciales, históricos y legislativos.

III. Serán considerados documentos históricos aquellos que por su

relevancia contengan evidencia y testimonio de la vida estatal y que
deberán ser conservados permanentemente.

Por último se tiene a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

para el Estado de Oaxaca, en su Titulo Primero, artículos:

Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia

obligatoria para todos los servidores públicos del Estado de Oaxaca.
Tiene como finalidad garantizar el acceso a toda persona a la
información en posesión de cualquier autoridad, entidad órgano y
organismo estatal y municipal, en los términos señalados por la
constitución política de los Estados Unidos Mexicanos y la particular
del Estado.

Artículo 2. Toda la información gubernamental a que se refiere esta

Ley es pública y los particulares tendrán acceso a la misma en los
términos que ésta señala.

Artículo 4. Son objetivos de esta Ley:

IX.- Mejorar el manejo, organización, clasificación y archivo de los

documentos; y uso de la información pública;

Capítulo II, Artículo 6. Para efectos de esta Ley son sujetos obligados:

II. Las administraciones Públicas estatal y municipales, incluyendo a

los organismos desconcentrados y descentralizados, a las empresas
de participación estatal y municipal, y los fideicomisos públicos
estatales o municipales;

Capítulo V, Artículo 28. Los sujetos obligados deberán preservar los

documentos en archivos administrativos organizados y actualizados,

17
 de conformidad con las disposiciones de este capítulo y demás
disposiciones aplicables.

Artículo 29. En el manejo de los documentos, los sujetos obligados

deberán observar los principios de disponibilidad, eficiencia,
localización expedita, integridad y conservación.

Queda entendido el derecho a la información que nos otorga la Constitución

Política del país, información que está en posesión de entidades y que tienen la
obligación los sujetos obligados en este caso el Municipio de Huamelulpam, no
solo de guardarla sino de organizarla y darla a conocer.

18
CAPÍTULO 2 LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO

En este capítulo se abordan los conceptos archivísticos que son fundamento

teórico del trabajo del archivísta.

Se inicia con la definición de archivo, teoría y principios archivísticos, retomando la

opinión de diversos autores, centrándose en la fase de archivo histórico.

Continúa con lo referente al archivo histórico, su importancia, funciones e

instrumentos, así como los procesos técnicos para la organización de éste.

2.1. Definición de archivo

Al referirnos a un archivo mayormente viene a nuestra mente un lugar en el que se

encuentran documentos sobre documentos sin orden alguno y sin ninguna utilidad,
en otro caso, un edificio sofisticado con cajas ordenadas y personal atendiendo,
¿Qué es y qué engloba un archivo?

De acuerdo al diccionario de la lengua Española (1992) dice:

Archivo. (Del latín. Archivum, y este del griego âρχεīVО,

residencia de los magistrados.) m. Conjunto orgánico de
documentos que una persona, sociedad, institución, etc.,
produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. // 2.
Lugar donde se custodia un archivo o varios. (p. 183)

Cruz Mundet en su Manual de Archivística, menciona lo que algunos autores

indican.

H. Jenkinson (1947) dice que: son documentos acumulados

por un proceso natural en el curso de la tramitación de los
asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier
fecha, y conservados después para su consulta, bajo la
custodia de las personas responsables de los asuntos en
cuestión o por sus sucesores. (Cruz Mundet, J.1994, p. 91)

Para T. R. Schellenberg (1956), son registros (documentos)

de cualquier institución pública o privada que hayan sido
considerados ameritar (valorados) para su preservación
(conservación) permanente con fines de investigación o para
referencia y que han sido depositados o escogidos
(seleccionados) para guardarse en una institución archivística.
(Cruz Mundet, J. 1994, p.92)
19
 Para Antonia Heredia, archivo es uno o más conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona
o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,
conservados, respetando aquel orden, para servir como
testimonio e información para la persona o institución que lo
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de
historia. (Cruz Mundet, J. 1994, p.93)

La ley de archivos de Oaxaca dice en el artículo 4.- Para efectos de esta Ley, se
entiende por archivo:

II. Conjunto organizado de documentos sea cual fuere su forma y soporte,

producidos o recibidos por una persona física o moral, por un organismo público o
privado en el ejercicio de sus funciones o actividades (p.2)

De acuerdo a los autores arriba citados se dice que un archivo son: los
documentos no importando su fecha ni su soporte material. Estos documentos
producidos o recibidos por persona física o moral, pública o privada, acumulados
en el proceso natural de trámite alguno, resguardados en un espacio físico,
valorados y conservados para su consulta.

2.2. Principios archivísticos.

Son dos principios que rigen la organización de archivos, el principio de

procedencia y el principio de orden original.

Los orígenes del principio de procedencia remontan a 1841

cuando Natalis de Wally siendo Jefe de la Sección
Administrativa de los Archivos Departamentales, en el
Ministerio del Interior, elabora una circular en la cual se habla
de “fondo de archivo” que refiere a reunir los documentos
generados por cuerpo, establecimiento, familia o individuo,
aclara más tarde que la clasificación por fondos asegura el
cumplimiento de un orden regular y uniforme. El principio se
extendió a Italia en 1875, entre 1881 y 1896 en Alemania, en
1860 en España con la “Instrucción y bases para el arreglo y
clasificación de los archivos”, pero es el manual de los
archiveros holandeses S. Muller, J.A. Feith y R Fruin (1898)
Manual para la clasificación y descripción de los archivos
donde se consuma el principio de respeto a los fondos.

20
 El principio de procedencia aplica al fondo pero daba pie que
a su interior se clasifique por asuntos o materias. Es en Prusia
con H. von Seybel, partiendo de los planteamientos de M.
Lehmann, donde se complementa con un nuevo principio el
registraturprinzip que disponía que los documentos de cada
fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la
oficina de origen (Cruz Mundet, J. 2011, pp. 19, 20).

El principio de procedencia

Acerca del término dice: [es] La “Conservación de los documentos dentro del
fondo documental al que naturalmente pertenece” (Diccionario de Terminología
Archivística, p. 52).

Este principio aplica directamente al fondo documental, de acuerdo a Natalis de

Wally, dice que son los documentos provenientes de un mismo organismo,
persona, familia, etc. (Introducción a la Organización de Archivos, s.f. p.8).

Respeta la estructura de la entidad:

En esencia consiste en respetar el origen de los fondos, es

decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los
documentos de cualquier naturaleza procedentes de una
entidad, ya sea una administración pública, privada, una
persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación
propia de la entidad. (Cruz Mundet, J. 1994, p.231)

El principio de orden original

La definición para este término dice: es la “Ordenación interna de un fondo

documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo”
(Diccionario de Terminología Archivística, 1992, p. 52).

Para la ordenación interna del Fondo entendemos que son las secciones, series y
subseries, o, “en el orden que recibió durante su función administrativa” (Alday
García, A. 2002, p. 11)

Se reafirma que “En esencia disponía que los documentos de cada fondo debían
mantenerse en el orden que le hubiera dado la oficina de origen, en lugar de
hacerlo por asuntos o materias” (Cruz Mundet, J. 1994, p. 232)

21
Se dice entonces que el principio de procedencia aplica directamente al fondo
documental, el cual otorgara independencia a la documentación de cada
organismo productor, es decir no se mezcla con la de otra institución, y el principio
de orden original lo estará haciendo al interior del fondo, identificará la
independencia de cada una de las secciones y series documentales. Estos dos
principios son pilares que estarán siempre presentes en el trabajo archivístico, la
aplicación facilitará el trabajo y la reproducción de la institución generadora.

2.3. Ciclo vital del documento

En el artículo Principios, términos y conceptos fundamentales, se hace un

recorrido explicando que: Los orígenes de este se encuentran los Estados Unidos
de Norteamérica, cuando en 1934 la creación de los National Archives pretendía
en recoger los fondos históricos de las administraciones federales y otros de
interés nacional, a través de poner en práctica un sistema que identificara la etapa
utilidad para la organización seleccionándolos para su conservación perpetua. Con
influencia de las teorías de organización de Taylor y Weber y otros fundadores del
management que se venían aplicando en otros aspectos de la actividad humana,
la actividad se denominó Records management, y se ocuparía en adelante en
intervenir en la producción de los documentos, implicando: un cuadro de
clasificación, calendario de conservación, instrumentos de descripción, la remisión,
y otras aportaciones. Tal propuesta la presentó el archivero Philip Coolidge Brooks
en 1940 cuando en la reunión de la Society of American Archivist la ponencia
titulada “What records shall we preserve” en la que se introduce el concepto del
“life cycle of records” argumentando el interés en la creación y gestión de los
documentos, poniéndola en práctica Solon J. Buck durante la segunda guerra
mundial y normalizado en la Ley de Documentos federales de 1950 que estableció
un programa de gestión de documentos en toda la administración federal (Cruz
Mundet, 2011, pp. 21, 22).

Ciclo vital del documento o teoría de las tres edades, consiste en diversas fases
desde que se produce hasta su destino final, “inicia cuando se elabora o se recibe,
tiene para entonces un uso intensivo para quien lo crea, posteriormente va
perdiendo valor por lo tanto su uso es menor, hasta que por último se define su
destrucción o su conservación” (Cruz Mundet, J. 1994, p.97).

Acerca del ciclo vital del documento se menciona que:

Por la vigencia se basa en las edades de los documentos o

fuerza que tiene un documento para ordenar o prohibir (si es
dispositivo), para probar y dar fe (si es testimonial), informar si

22
 es noticioso. Una de las ventajas es poder establecer la fecha
exacta (día, mes, año), en que se inicia y concluye cada edad
o momento del ciclo vital, otra es la utilidad para saber ubicar
los documentos en relación del usuario. En el planteo del
ciclo vital basado en la cantidad de uso o actividad, se dividen
las edades en: primera o activa, segunda o semiactiva y
tercera o inactiva. A su vez a estas edades les corresponde
dos momentos a la primera y la segunda y una fase a la
tercera. (Arévalo Jordán, V. 2003, p.62)

En el cuaderno 1 referente al ciclo vital del documento reafirma sus

características y dice:

La primera fase (…) se conoce como la etapa activa. (los

documentos) habían sido producidos para atender y
desahogar la gestión o tramitación de los diversos asuntos
(…) tienen un uso constante, son probatorios de eventos o
procesos de trabajo y, por lo tanto, poseen una alta jerarquía
jurídica y administrativa: tienen un valor primario de orden
administrativo, legal y fiscal o contable. (…) a la segunda fase
de su ciclo, que se le conoce como la etapa semiactiva. (…)
los documentos tienen una utilidad referencial, su frecuencia
de consulta ha disminuido (…) se conservan solo
precautoriamente en virtud de sus valores legales, fiscales o
contables. Al concluir los valores primarios (…) adquieren un
valor secundario, de orden evidencial, testimonial o
informativo (…) es cuando los documentos arriban a la tercera
fase de su ciclo, conocida como la etapa inactiva o histórica.
(Ramírez Deleón, J. 2011, p.37)

Se distinguen entonces tres etapas en la vida del documento y para

determinar la fase en que se encuentra es importante conocer en que
consiste cada uno de los valores, para ello se reconocen los siguientes.

Los valores primarios son tres:

 Valor administrativo: condición de los documentos

producidos o recibidos por una institución para realizar sus
funciones o actividades comunes.
 Valor jurídico o legal: condición de los documentos que
permite certificar derechos u obligaciones de la
administración pública o de los ciudadanos.

23
  Valor fiscal o contable: atributo de los documentos para
comprobar el origen, distribución y uso de los recursos
financieros de una institución.(Alday García, A. 2002,
pp.25, 26)

Y los valores secundarios son:

 Valor evidencial: corresponde a la utilidad

permanente de los documentos en virtud de su
relación con derechos
 Valor testimonial: significa la utilidad permanente de
los documentos por reflejar la evolución del
organismo que los creo.
 Valor informativo: es la utilidad permanente de que
los documentos aportan datos únicos y sustanciales
para la investigación y el estudio en cualquier
campo del saber”. (Alday García, A. 2002, p. 26)

Se reconoce también estos valores para un documento y se menciona que:

 El valor primario está referido a que desde su

nacimiento tiene su principal objetivo servir de
garantía o de prueba de algo y es el que
denominamos también valor administrativo o valor
legal, es decir sirve como testimonio. Pero también
desde su origen el documento lleva inherente
información y, en potencia, aunque no se utilice
habitualmente, como tal, desde el principio, es
fuente de historia. (Arévalo Jordán, V. 2003 p.234)

Se dice entonces que el ciclo vital del documento comprende tres edades o
fases, activa, semiactiva e inactiva, por las que recorre todo documento y
para determinar su estadía es preciso apreciar la evolución de los valores
primarios y secundarios adheridos a él. Corresponde el valor primario al que
tiene el documento desde su creación hasta que culmina la resolución del
asunto, se conoce como valor administrativo, legal o fiscal. El valor
secundario es el que resalta al término de la resolución del asunto, y son tres
el evidencial, testimonial e informativo.

24
 2.4. Archivo Histórico

Acerca del término para el archivo histórico, la Ley de archivos de Oaxaca

dice en el artículo IV, fracción V.- “Fuente de acceso público y unidad
responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la
memoria documental institucional” (p.3).

Este archivo corresponde a una etapa de vida por la que atraviesa el

documento, así se menciona en el manual a La introducción de Archivos y
dice que el Archivo histórico.

Corresponde a la tercera etapa de los documentos dentro del

ciclo vital, al que se han de transferir desde el archivo de
concentración para su conservación permanente. Sus fondos
están constituidos por series documentales transferidas por el
o los distintos archivos de concentración de la administración.
También se conservan documentos recibidos por donación,
depósito o adquisición. (Alday García, A. 2002, p.48)

Lo conforman documentos que han perdido su valor primario,

permaneciendo con un valor secundario, no por este hecho le resta
importancia, así lo argumenta en el cuaderno 1, Metodología para la
organización de sistemas institucionales de archivos, que:

El archivo histórico constituye, finalmente, el último eslabón

de la cadena en la estructuración de los sistemas
institucionales de archivos. (…) Es absurdo pensar que los
archivos históricos lo sean por el solo hecho de resguardar
documentación vieja, generalmente en condiciones que hacen
imposible su consulta. Más bien, un archivo histórico lo es si
cuenta con las condiciones formales para su operación, así
como los recursos que permitan garantizar la conservación a
largo plazo de los testimonios que acreditan la evolución
jurídica, administrativa y técnica de las instituciones (Ramírez
Deleón, J. 2011, pp. 55, 56).

Testimonios que “Que tienen un fin exclusivamente cultural o científico, esto

es que sirven como fuentes para la investigación del pasado” (Arevalo
Jordán, V. 2003, p. 26).

Sobre este mismo fin se reafirma que el Archivo Histórico contiene:

La documentación seleccionada por su valor informativo,

histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones
25
 que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones
futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de
las naciones y, por ende, de la humanidad. (Cruz Mundet,
J.1994, p. 98)

Por Archivo Histórico se entiende, es el archivo donde se concentra

documentación que dentro del ciclo vital del documento se encuentra en la
tercera etapa, los valores que perviven son el valor evidencial, testimonial e
informativo, por lo tanto su conservación es permanente. Puede o no haber
sido transferida desde el archivo de concentración. Dicha documentación
debe estar debidamente organizada para que pueda ser utilizada para la
investigación.

2.4.1. Importancia

La importancia de una cosa, es esa parte o esencia que hace se le considere

como tal.

Para el caso de los archivos existe dos puntos sobre los que versa su
importancia, “la organización de la documentación archivística se ha vuelto
central porque debe cumplirse con el propósito de integrarla tanto al
patrimonio como a la sociedad de la información” (Añorve Guillen, M. 2007,
p. 124).

Relacionado con la sociedad de la información se ha escuchado por diversos

medios sobre el acceso a la información, para las cuales existen leyes como,
la Ley de Transparencia para el Acceso a la Información Pública
Gubernamental tanto federal como estatal y que basadas en la Constitución
Política del País, garantizan que las instituciones conserven la
documentación para que el ciudadano, como se afirma en el artículo
Archivos y sociedad, se “conozca la utilización de los recursos públicos,
pueda defender una propiedad o comprobar su nacionalidad. O para la toma
de decisiones de cualquier índole de la misma institución” (Añorve Guillen, M.
2007, p. 124).

Como patrimonio es poco conocido, y lo notamos cuando aún vemos

volúmenes de documentos arrumbados porque no tienen uso para tramite
alguno, porque se cree que solamente la fecha de fundación del pueblo
puede abarcar toda la historia de éste, cuando también abarca lo económico,
cultural, educativo, genealógico, etc., que guardan los documentos.

26
A este respecto de desconocimiento se declara:

No obstante ello, y dado que no toda la sociedad tiene

claridad sobre la importancia de la documentación
archivística, los archivistas han reconocido la importancia de
colocarla, como parte del patrimonio y en la sociedad del
conocimiento. Sabemos que mediante su inclusión en el
patrimonio y en la sociedad del conocimiento los ciudadanos,
y los grupos sociales podrán servirse de ella par a preservar
su memoria, nutrir su identidad y para construir su
conocimiento. (Añorve, Guillen, M. 2007, p. 125)

Patrimonio que en México se declara en la Ley General de Bienes

Nacionales, como patrimonio de la Nación, a los muebles que: “normalmente
no sean sustituibles, como los documentos y expedientes de oficinas, los
manuscritos, incunables” (…). (p.4).

Se entiende entonces que el acervo documental de un archivo, puede

brindar, en una línea, el acceso a la información sinónimo de democracia o
para la toma de decisiones en el momento.

Pero en la otra, preservar la memoria, tener conocimiento y darnos identidad

como pueblo. Conocimiento que se generará al hacer investigación tomando
como fuente primaria la información contenida en documentos antigüos,
inculcando a estudiantes desde el nivel básico que, parte de la historia queda
escrita, y conservada en los archivos históricos.

2.4.2. Funciones

Son diversas las acciones que realiza el Archivo Histórico.

De acuerdo a Tanodi (citado en Cruz Mundet, J. 1960, p.95) citado en el

manual de archivística dice: “las funciones de los archivos son: reunir,
conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos”.

En el mismo tenor se dice que:

Tradicionalmente son tres las funciones de los archivos,

referidas a los documentos de archivo: recoger, conservar y
servir. Son funciones muy amplias que no se limitan a la
materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que
exigen un control y canalización de la producción documental,
una conservación no solo física sino que mira a la

27
 perdurabilidad y el servicio que conllevará difusión,
orientación ofrecimiento de datos concretos, facilidad de
acceso y consulta. (Arévalo Jordán, V. 2003, p.128)

Si se desglosan estas funciones y complementan con otros autores

queda:

Se considera para la función de reunir entendido también como recoger, lo

que el autor menciona en el Cuaderno 1 Metodología para la organización de
sistemas institucionales de archivos, y dice: “recibir los documentos con valor
histórico enviados por el archivo de concentración” aunque previamente se
valida la documentación como lo menciona el mismo autor en un punto
anterior (Ramírez, Deleón, J. 2011, p. 56).

Dentro de esta función El manual Introducción a la operación de archivos :

adquisiciones, que corresponden a las transferencias venidas del archivo de
concentración, donaciones de alguna persona física o moral, mediante un
contrato, legado a través de un testamento y la compra que se entrega a
cambio de dinero (Alday García, A. 2002, p. 49, 50).

Para la función de conservar, es decir mantener en buen estado la

documentación, comprende varios aspectos como bien se menciona
“comprende todas las actuaciones necesarias para que los documentos de
archivos se conserven en tanto duren sus valores” (Arévalo Jordán, V. 2003,
p. 75)

En otra definición incluye varios aspectos que llevan al resultado de

conservar y que consiste en: “identificar, clasificar y ordenar” (Alday García,
A. 2002, p. 49). A las anteriores agregamos la descripción, la cual es
necesaria “para hacer fácilmente accesible la información, mediante los
distintos instrumentos de descripción documental” (Cruz Mundet, J. 1994, p.
95)

Para la conservación física de la documentación el cuaderno 1 hace mención

de la tecnología que lo logra al momento de “respaldar los documentos
históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos” (Ramírez Deleón, J.
2011, p. 56). Una parte muy importante es el espacio físico que alberga toda
la documentación y se da “mediante locales y equipamiento que garanticen
su conservación íntegra en el tiempo” (Cruz Mundet, J. 1994, p. 95)

Se dice acerca de la función servir, es “estimular el uso y aprovechamiento

social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de
consulta” (Ramírez Deleón, J. 2011, p. 56) a través del “servicio a usuarios,

28
así como la exposición de documentos y los instrumentos de consulta y
publicaciones” (Alday García, A. 2002, p.49).

Servir es una parte muy importante, al igual que cualquier otro producto, la
información debe presentarse al usuario para que esta pueda ser adquirida,
aquí el archivista a través de los recursos que tenga a la mano sumado con
la creatividad debe impulsar la difusión del archivo histórico pues esta se
proyecta hacia tres puntos: la primera es en relación con la democracia y los
derechos humanos, la segunda para contribuir con la memoria histórica y la
preservación de la identidad, y la tercera es el enfoque pedagógico y
educativo (Campos Ramírez, J. 2009, p. 191).

Se tiene entonces que son varias las funciones del archivo histórico, que se
pueden resumir en reunir, conservar y servir, y van desde recibir la
documentación que proceda del archivo de concentración o por donación,
para validar, e implementar los procesos que permitan conservar la
información y el estado físico de la documentación a través de la
clasificación, ordenación, digitalización, y edificios propios para ello, y
ponerlos al servicio de los usuarios, siendo para cualquier tipo de
investigación, pues no vale todo el trabajo anterior si este queda guardado.

2.5. Definición de organización documental:

En lo que respecta a la organización documental la definición dice:

Consiste en el conjunto de operaciones intelectuales y

mecánicas por la que los diferentes grupos documentales se
relacionan en forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales, para revelar su contenido y para tener el control
de cada pieza del conjunto de documentos (Alday García, A.
2002, p.54).

De acuerdo otra definición, esta representa la forma en que fueron

producidos los documentos:

La organización de un archivo responde a una necesidad

doble: proporcionar de una estructura lógica al fondo
documental (…) que reproduzca el proceso mediante el cual
los documentos han sido creados (…) Pero además (…) debe
facilitar la localización de los documentos. (Cruz Mundet,
1994, J. p. 229)

29
Esa estructura lógica del fondo está relacionada con la organización que tuvo la
entidad productora, como se reafirma en el Diccionario de Términos Archivísticos
al referirse a uno de los términos de la organización:

//DE LA DEPENDENCIA. Los registros o documentos pueden

estar agrupados para que relejen la estructura de la
organización. Usualmente el arreglo que se da a una
dependencia puede determinarse por los fines o funciones
para los que está destinada. De esta manera frecuentemente
la organización corresponde a las funciones. La estructura de
la organización de una dependencia puede subdividirse en
oficinas directivas o subalternas. (Arévalo Jordán, V. 2003,
p.175)

Por organización documental se entiende que es dotar de estructura a un

fondo documental, de manera que refleje el proceso por el que fueron
creados dentro de la organización de la entidad productora. La organización
documental se logra a través de operaciones intelectuales y mecánicas son
los procesos técnicos archivísticos aplicados a la documentación.

2.5.1. Procesos técnicos

Los procesos técnicos archivísticos que son pasos aplicados a la

documentación para lograr un resultado, en este caso, la organización.

Al referirse al término proceso, el Diccionario dice:

Es el camino ordenado que siguen los elementos de entrada

en su interacción para transformarse en el producto esperado.
Son la secuencias de actividades de trabajo que permiten
transformar los insumos en productos o servicios que,
lógicamente, guardan estrechas relaciones con el objetivo
específico de la organización (Arévalo Jordán, V. 2003, p.
193).

Luego entonces si tiene estrecha relación con la organización, los pasos o

etapas se consideran dentro del término organización.

El Diccionario de Madrid maneja las etapas dentro de la organización, al

mencionar “Organización [al] Proceso que mediante las etapas de
clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de
identificación a la estructura de un fondo” (Diccionario de Terminología
Archivística, 2005, p.43).
30
En la Introducción a la organización de archivos del AGN (s.f.) toma en
cuenta los siguientes elementos:

 CLASIFICACIÓN
 ORDENACIÓN
 DESCRIPCION. (p.20)

En el apartado número 10 del Manual de Archivística, maneja los procesos

como “La organización del archivo: clasificación, ordenación e instalación” y
la descripción la aborda en el apartado número 11 del mismo manual (Cruz
Mundet, J. 1994, p.229).

Acerca de este punto en el cuaderno 3, coloca los procesos dentro de la

organización, al mencionar que: “La organización de archivos, desde el punto
de vista técnico, se asocia generalmente a tres procesos de carácter
consecutivo y complementario: la clasificación, la ordenación y la descripción
archivística” (Ramírez Deleón, J. 2011, p.11).

En el Manual Introducción a la operación de Archivos, menciona que la

organización tiene tres fases:

a) Historia institucional
b) Clasificación
c) ordenación. (Alday García, A. 2002, pp. 54-56)

Por procesos técnicos quedan comprendidos entonces las diferentes etapas

por las que se logra la organización de un archivo, ya sea de tipo intelectual
o mecánica, no se puede dejar de lado alguna de ellas, ambas van armando
al desarrollarlas de manera ordenada la estructura del fondo documental, y
abarca las fases de: identificación, de la documentación, clasificación,
ordenación y descripción.

 Identificación.

La identificación, es la “Fase del tratamiento archivístico que consiste en la

investigación y sistematización de las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo” (Diccionario de
Terminología Archivística, 1995, p.38).

La investigación de las categorías administrativas dentro de un archivo

histórico implica la investigación de la historia de la institución que originó la
documentación, es decir, “las funciones para la que fue establecida, los
cambios (…) que ha sufrido (…), la estructura en que se organiza para
realizar sus fines” (Alday García, A. 2002, p.54).

31
Como se viene mencionando la investigación de la historia de la Institución
identifica las categorías administrativas, para el caso de las series
documentales, en el artículo, La Identificación, dice:

La identificación de las series documentales es un proceso de

investigación y sistematización. (…) Primero se individualizan
las actividades de las unidades responsables; luego se
analizan para obtener de ellas los grupos documentales; y
posteriormente estos grupos se tipifican creando todo un
sistema vinculado entre sí. (…) En suma la identificación de
las series documentales tiene como propósito situar las
competencias, funciones y actividades atribuidas por una
norma vigente a una entidad y, en su interior, a las unidades
responsables, que son quienes la aplican, con el fin de
precisar que documentos evidencian y testimonian dichas
responsabilidades.(Aguilera Murguía, R. 2011, p. 120)

La identificación es la fase del tratamiento archivístico que implica la

investigación de la historia, la evolución de la institución generadora de la
documentación, sus competencias, funciones y actividades, es de gran
importancia tener conocimiento de esto, así al ir revisando la documentación
se reconocerán o se confirmaran con mayor facilidad los grupos
documentales con los que se estructura el fondo.

 Clasificación

Como segundo paso de los procesos técnicos esta la clasificación, que

consiste en:

Orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del

documento, en relación a un contexto general de categorías
previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente
jerarquizado, en cuyo caso cada noción ha de ser introducida
en él, siguiendo las reglas materiales.// Significa el arreglo
dentro de una institución archivística de acuerdo con su
procedencia y en relación con la organización y las funciones
de la agencia que los haya creado. (Arévalo Jordán, V. 2003,
p. 65)

Este orden previsto que se da a las categorías, se va visualizando desde la

investigación de la historia de la institución, para posteriormente: “Agrupar
jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases,

32
desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios
de procedencia y orden original” (Cruz Mundet, J. 1994, p. 239).

Los agregados o clases “debe ser único, distinto a los demás, con
características propias y susceptibles de subdividirse en otros expedientes
del mismo. (…) (Alday García, A. 2002, p. 55)

Y la jerarquización de las clases se representará en: “la elaboración de un

cuadro clasificador estructurado, con el fin de identificar cada documento y
reunir en grupos todos aquellos que tengan características similares. (Alday
García, A. 2002, p.55)

Se sabe entonces que después de identificar los grupos documentales

corresponde clasificarlos. La clasificación es dar estructura al fondo, es
mover la piezas identificadas, es decir los grupos documentales,
agrupándolos por sus características propias de abarcando desde los más
amplios hasta los más específicos, aplicando los principios de procedencia y
orden original, su importancia radica en que refleja la estructura y funciones
de la entidad productora.

Para realizar la clasificación es necesario conocer los tipos que hay y cuales
la recomendable para un archivo institucional, a continuación se mencionan
los tipos de clasificación:

Clasificación orgánica

En esta clasificación los documentos se agrupan en la forma que reflejen la

estructura de la institución, se afirma que: “las subdivisiones se identifican
con las unidades administrativas o dependencias” (Alday García, A. 2002, p.
55). Estas subdivisiones vienen “reproduciendo sus servicios, secciones,
unidades” (Cruz Mundet, J. 1994, p. 241).

El diccionario agrega que la clasificación “POR ORGANIZACIÓN. Si los

registros o documentos se clasificación para que reflejen la organización,
pueden ser cambiados para que tengan una disposición apropiada cuando
se haya extinguido alguna unidad administrativa”. (Arévalo Jordán, V. 2003,
p. 66)

Sin embargo en el cuaderno 3 dice que “que debido a que otorga un papel
primordial a los organismos y estos por su cambiante y dinámica evolución,
así como de la teórica de la archivística, se pone en entredicho el sistema
basado en este criterio” (Ramírez Deleón, J. 2011, p.14).

33
 Clasificación por asuntos o temas

En esta clasificación dice el Manual de Archivística: “es resultado del análisis

del contenido de los documentos” (Cruz Mundet, J. 1994, p.242). Este tipo de
clasificación es utilizado en bibliotecas de acuerdo a lo que dice el Cuaderno
3 de Metodología “su utilización se hereda de los sistemas de clasificación
bibliotecaria, particularmente del llamado Sistema de Clasificación Universal
(…) por Dewey en 1876” (Ramírez Deleón, J. 2011, p.16). Por lo que el texto
recomienda que “no es aplicable a archivos de instituciones, pues rompe la
estructura de los fondos y dispersa la documentación”. (Alday García, A.
2002, p.55)

Clasificación funcional

Como lo indica el nombre, los documentos se agrupan tomando en cuenta

las funciones de la institución, como indica en el Manual de Archivística: “(…)
agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que
son resultado” (Cruz Mundet, J. 1994, p. 240).

O como menciona en el cuaderno 3:

“Pone acento en las atribuciones, competencias funciones y

actividades propias de los organismos, más que su estructura
orgánica. Esto permite una estabilidad más adecuada para la
construcción de los instrumentos asociados a la clasificación,
particularmente los llamados cuadros de clasificación”. (Ramírez
Deleón, J. 20011, p. 16)

Acerca de las actividades, Theodore R. Schellenberg, citado en el cuaderno

3, distingue dos tipos mismas que aplican a todas las organizaciones:

(…)-aplicable a todas las organizaciones- entre actividades

sustantivas y facilitativas. Las actividades sustantivas son
aquellas que de manera específica desempeña una organización;
las facilitativas, las relacionadas con la gestión interna, (…) que
se conocen como adjetivas y que son comunes a todas las
instituciones. (Ramírez Deleón, J. 2011, p.14)

Sobre estas actividades en el artículo La clasificación archivística agrega:

Es conveniente separar las actividades sustantivas, que son las que

realizan las labores técnicas y profesionales propias de la dependencia
(en definitiva las que la diferencia de las demás oficinas), de las

34
 facilitativas que son las de relación con el resto de la organización o el
exterior. (Herrero y Díaz, 2011, p.143)

Para el caso de un archivo institucional, como se observó, lo conveniente es

de manera funcional, sin embargo se puede combinar: “Si se clasifican los
registros y documentos para que reflejen la organización y funciones, deben
arreglarse en relación de las mismas (…) debe considerarse, la evidencia
que contengan sobre organización y funciones. (…) [E involucra tanto a
funcionarios como a archivistas y ambos] se ocuparan de la apreciación del
valor evidente de los registros que documentan la organización y
funciones”(Arévalo Jordán, V. 2003, p.66).

Se reconocen entonces tres tipos de clasificación el de carácter orgánico,

que es de acuerdo a las unidades administrativas de la institución; la
clasificación por materias, y; de carácter funcional revisando las funciones y
actividades y estas a su vez en sustantivas y facilitativas o comunes.

La clasificación de acuerdo a la legislación vigente es entonces de acuerdo a

las funciones comunes o sustantivas.

Tomando en cuenta lo antes descrito sumado con los principios de

procedencia y orden original, se realizara la clasificación del archivo histórico.

La clasificación se realiza por niveles mismos que como se menciono en

arriba se representarán en un cuadro de clasificación que son:

Fondo: En el Instructivo para elaborar el cuadro de clasificación del AGN, se

refiere al conjunto de documentos que se generan por una dependencia o
entidad, ésta debe estar establecida legalmente, con funciones propias, con
jerarquía dentro de la estructura administrativa, con autonomía y estructura
interna (AGN, s.f. p.12)

El fondo es entonces el todo de documentos de la Institución.

Sección: es la “División primera del fondo, establecida en virtud de las líneas

de acción de la entidad” (Cruz Mundet, 1994, p.246). En el instructivo para
elaborar el cuadro del AGN dice que se basa en la atribución de cada
dependencia, se identifica porque tiene una posición subordinada con
respecto al organismo quien le establece funciones mediante un reglamento,
pero con competencias propias y con correspondencia con las subdivisiones
administrativas (AGN, s.f. pp. 12,13).

Al identificar el fondo, sigue distinguir todas las dependencias que haya en su

interior, que tengan funciones y reglamentos propios pero sin dejar de

35
coordinarse con otras de su mismo nivel así como de perseguir el objetivo
general de la institución.

Serie: Es la división de la sección, son documentos “producidos de manera

continuada como resultado de una misma actividad” (Cruz Mundet, J. 1994,
p.246). En el instructivo para elaborar el cuadro de clasificación del AGN
agrega que se reconocen porque son producidos en el desarrollo de una
misma actividad particular administrativa, resultan de una misma
acumulación, se dice que tienen carácter seriado y son el resultado de la
aplicación del principio de orden original (AGN, s.f.p.14).

La serie es entonces cada una de las dependencias subordinadas de una

institución, va a generar documentación propia a sus funciones, y cada
actividad realizada requerirá documentación que la sustente, estas vendrán a
ser las series.

Expediente: El instructivo para elaborar cuadro de clasificación del AGN dice

que es la unidad organizada por documentos reunidos para uso corriente, se
refieren al mismo tema, actividad o asunto y es la unidad básica de la serie
(AGN, s.f.p.14).

El expediente es el conjunto de documentos que dan respuesta a un mismo

asunto o tema y que dentro de una misma actividad conforman la serie
documental.

Los niveles antes descritos quedan plasmados en el instrumento

denominado cuadro de clasificación que se muestra en la figura 5.

36
 ESTRUCTURA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Fondo

Sección Sección Sección

Serie Serie Serie Serie

Subserie Subserie

Expediente Expediente

Expediente
Expediente
Unidad

documental

Figura. 5. Cuadro tomado del instructivo para elaborar el cuadro de clasificación

archivística.AGN, módulo
4.(p.11)http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCuadroClasificacion0
6072012.pdf

37
  Ordenación

La ordenación dice “consiste en relacionar unos elementos con otros con un

criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los
números (…) aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los
documentos, los expedientes, las series, etc.” (Cruz Mundet, J. 1994, p.250).

El cuaderno 3 dice “Es un proceso complementario de la clasificación, el cual

se efectúa con el objeto de tener un control material de los expedientes (…)
así como la clasificación permite tener control intelectual sobre los fondos, la
ordenación permite su control material” (Ramírez Deleón, J. 20011, pp.
45,46).

Para realizar la ordenación existen diferentes tipos y son:

 Cronológica: los documentos se ordenan consecutivamente de

acuerdo con la fecha (año, mes y día, en este orden).

(…) se considera la fecha que se abre el expediente. (…) cuando (…)

contienen anexos o pruebas anteriores a la fecha de inicio (…) no se
consideran para la ordenación, sino la fecha en que se inicia el trámite
o se abre el expediente.

 Alfabética: según las letras del abecedario.

 Numérica: numeración progresiva. (pp. 56,57)

Sobre los tipos de ordenación el manual de Archivística menciona 4.

El primero es el cronológico que se forma dice con “tres componentes (…) el

año, el mes y el día (…) especialmente para ordenar los documentos dentro
de los expediente [que] coincide casi siempre con el orden lógico de la
tramitación administrativa” (Cruz Mundet, J. 1994, p. 250).

El segundo menciona es el alfabético, “Utiliza las letras del abecedario (…) y

su posición en la palabra o frase sobre la que se basa (Cruz Mundet, J. 1994,
p. 251).

El tercero es el numérico que “Establece la ordenación (…) desde el uno en

adelante (Cruz Mundet, J. 1994, p. 251).

El cuarto es el alfanumérico que “Consiste en la combinación de letras y

números para componer los códigos de ordenación” (Cruz Mundet, J. 1994,
p.251).

38
La ordenación corresponde entonces a la actividad después de la
clasificación, consiste en relacionar los elementos de los diversos niveles la
sección, serie, y expediente, eligiendo un tipo de ordenación que acomode a
estos y que puede ser cronológica, alfabética, numérica, o combinando estas
dos últimas quedando como alfanumérica, con la ordenación se tendrá
control material de la documentación.

 Descripción

De acuerdo al Manual de Archivística la descripción es: “la parte culminante

del trabajo archivístico (…) su finalidad (…) informar. (…) La labor
descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos documentales” (Cruz
Mundet, J. 1994, p. 255).

En relación a la finalidad de la descripción, en el cuaderno 4 Descripción

archivística: diseño de instrumentos de descripción, dice que la descripción,
se orienta al desempeño de actividades como las siguientes:

o Obtener y analizar información contenida en los documentos;

o Registrar la información que contienen, en forma resumida y
eficaz, en algún medio, (instrumento de control);
o Facilitar a los usuarios de los archivos el acceso a la
información mediante los instrumentos descriptivos;
o Facilitar a los usuarios la comprensión del contexto y contenido
de los documentos, es decir, su procedencia, las funciones de
las que se deriva su producción, los asuntos y temas que
tratan, sus características, volumen y periodicidad;
o Reconocer y controlar el tratamiento archivístico que se le ha
dado a la documentación tanto en sus procesos previos de
clasificación y ordenación como en los posteriores de
valoración, y sobre todo difusión de los archivos. (Ramírez
Deleón, J. 2011, pp. 15, 16)

Por medio de la descripción, se menciona en la introducción a la

organización de archivos “se brinda una representación exacta de la unidad
documental en cuestión (…) tanto en sus características internas
(información) como externas (soporte físico, etc.)” (AGN, s.f. p.24).

Para cada nivel se recomienda un instrumento de descripción, como

menciona el en la introducción a la organización de archivos para los fondos
una guía, cuando se va a describir una serie hablemos del inventario y para
un expediente y documentos singulares, se trata de un catálogo. (AGN, s.f.
p.26)

39
Acerca de los elementos de descripción la norma ISAD (G) en el punto No. 3
los desglosa en 7 áreas, y 26 elementos aunque de ellos seis son
esenciales: el código de referencia, el título, el productor, las fechas, la
extensión de la unidad de descripción y el nivel de descripción.

Aunado a la norma antes citada está la norma ISAAR (CPF) Norma

internacional sobre los registros de autroridad de archivos relativos a
instituciones, personas y familias, (International Estándar Archival Authority
Record for Corporate Bodies Persons and Families).

La descripción es el último proceso de la organización de un archivo,

teniendo como función obtener, registrar, facilitar y controlar la información,
auxiliándose de alguno de los instrumentos que pueden ser la guía, el
inventario o el catálogo, dependiendo el nivel a describir y con los elementos
esenciales que marca la norma isad g.

 Instrumentos de descripción

Para la recuperación de la información se deben realizar instrumentos de

consulta como guias, inventarios, catálogos.

Los instrumentos aplicados en el archivo histórico son diversos de acuerdo a

la necesidad del fondo documental, y sirven tanto para su control como para
su difusión, a continuación se muestran:

Guía

Este instrumento: “describe los grupos o colecciones de un archivo (…) tiene

dos objetivos: 1) Proporciona información general de todos los acervos de un
repositorio. 2) Proporciona información específica sobre cada uno de los
grupos documentales” (Arévalo Jordán, V. 2003, p. 135).

Agrega que este instrumento:

Proporcionan información sobre todo o parte de los fondos de

uno o más archivos, describen globalmente las grandes
agrupaciones documentales, esbozan la historia de los
organismos productores y facilitan información auxiliar acerca
del archivo o archivos y los servicios disponibles. (Cruz
Mundet, J. 1994, p.372)

En otra definición dice que es el “instrumento de búsqueda informativa que

suministra una panorámica del conjunto o parte de los fondos de uno o varios

40
archivos. Las guías pueden ser: especializada, temática, breve, de archivo,
de fondo u otras” (Diccionario de Terminología Archivística, pág. 37)

La guía es entonces el instrumento de consulta que aplica al o a los fondos

de uno o varios archivos, describen globalmente los grupos documentales
así como la historia del organismo productor y de los servicios que presta el
archivo como institución, es de gran importancia para el archivo dada la vista
general que ofrece, pues permite al usuario desplazarse por el instrumento y
llegar a lo particularmente deseado.

Inventario

En una definición dice que es:

Instrumento de búsqueda que relaciona y puede describir

todos y cada uno de los elementos-expediente, legajo, libro-
que forman un fondo o colección, y que refleja la
sistematización y localización de los mismos. Por seguir la
ordenación numérica su nombre se asocia al de topográfico.
Sirve de documento de control e información. Puede ser
somero o analítico. (Diccionario de Terminología Archivística,
1992, p.41)

Otra definición complementa:

Inventario: En muchos archivos, el instrumento básico de

referencia es un inventario o registro, que describe los
documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe
figurar en primer lugar una breve historia administrativa de la
institución que produjo el documento.(…) Los documentos se
describen por lo general al nivel de la serie y cada asiento
incluye información sobre el lapso de tiempo, el volumen y
disposición del documento, así como un resumen de su
contenido. (…) son lo suficientemente detallados como para
que sean de gran utilidad al personal (…) si es posible, a los
investigadores. (Arévalo Jordán, V. 2003, p. 149)

Este instrumento se enfoca en las series documentales como se menciona

en otra definición:

Describe un fondo, sección o colección a través de las series

documentales que lo componen y además de contener los
datos de la guía específica, se deberá consignar los nombres
de las series, las fechas extremas (anotando, también, años
41
 predominantes o lagunas cronológicas), resumen del
contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas
(número de caja, estante, planero, expedientes). (ADABI,
2006, p. 35)

De este instrumento se desprenden dos tipos de inventarios de acuerdo a lo

siguiente:

El inventario describe las unidades que componen las series

documentales, dispuestas según el orden que tienen en el
cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. En
función de las unidades descritas podemos distinguir entre el
inventario somero (describe las unidades de instalación) y el
analítico (describe las unidades archivísticas: los
expedientes). (Cruz Mundet, J. 1994, p. 276)

Estos consisten en, el somero que “comprende elementos mínimos (…)

ofrece una información excesivamente genérica y apenas si les orienta
acerca de la documentación que pueden encontrar” sin embargo reconoce la
utilidad de este tipo de inventario al mencionar que “es un procedimiento
válido para la descripción de grandes volúmenes documentales”, y los
elementos son:

 “Signatura,
 título,
 Fechas,
 Nivel de descripción
 Volumen” (Cruz Mundet, J. 1994, p. 277).

Y el inventario analítico “describe los fondos con mayor profundidad (…) con
los mismos elementos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece
información suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su
ubicación física” además de los elementos obligatorios dice que los
elementos optativos son:

“Área de contexto y contenido:

 Resumen de alcance y contenido.

 Información sobre valoración, selección y eliminación.
 Sistema de Organización.

Área de control y acceso y utilización:

42
  Condiciones de accesibilidad.
 Instrumentos de descripción.

Área de materiales relacionados:

 Unidades de descripción relacionadas.” (Cruz Mundet, J.

1994, p. 279)

De acuerdo a la legislación existe el inventario general con

datos de identificación del expediente que permite su
localización, el inventario de baja documental que está
asociado con la valoración documental es decir si los valores
primarios o secundarios persisten en el documento y
establecer los plazos de permanencia en el archivo
respectivo, y el de transferencia con datos sobre el volumen
de documentos que se transfieren facilitando así la actividad.
(Ramírez Deleón, J. p. 49)

Por inventario se define al instrumento que aplica a nivel de las series

documentales, describe los expedientes tomando el orden que lleva el
cuadro de clasificación, relacionándose también con la ubicación
topográfica. De este instrumento se desprenden dos tipos, el somero que es
un tanto más genérico con elementos obligatorios, y el analítico que lo realiza
a mayor profundidad con los datos obligatorios más los complementarios. Es
entonces instrumento de control y búsqueda, y sirve tanto para el archivista
como para el investigador, por lo que es de utilidad completa dentro del
archivo histórico.

Catalogo

La definición de este instrumento dice que:

El catalogo es un auxiliar descriptivo específicamente del

archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta
importancia, muy selectos en cada archivo. Escritos
descriptivos que se preparan en los archivos.// Es la
anunciación y descripción metódica (tarjetas o cualquier otro
medio), en un orden determinado, de los documentos que
integran un archivo. (Arévalo Jordán, V. 2003, p. 55)

43
Aplica preferentemente a grupo de documentos de acuerdo a lo que dice
esta definición:

El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente en

sus caracteres internos como los externos, las piezas
documentales (documentos sueltos) y las unidades
archivísticas (expedientes), seleccionadas según criterios
subjetivos (por su valor histórico, para una exposición,
publicación…). Dada su naturaleza pormenorizada no puede
aplicarse a una agrupación documental (fondo, sección,
serie), salvo que sea muy pequeña, sino a grupos de
documentos que presenten un interés especial (mapas, sellos,
pergaminos…) y limitados a un periodo cronológico concreto.
(Cruz Mundet, J. 1994, p. 282)

De este se desprende diversas clases: “tomando en cuenta un criterio

determinado. Los catálogos pueden ser: onomásticos, geográficos,
cronológicos, etc.” (Diccionario de Terminología Archivística, 1992, p.13).

Referente a la clase de catálogos, estos consisten en: cronológico de

acuerdo a la fecha de entrada de los documentos; geográfico cuyo
encabezamiento corresponde a lugares geográficos; onomástico que
corresponde a nombres de personas; por asunto de acuerdo a lo que tratan
los documentos, topográfico referente al lugar físico en que se colocan como
estante, anaquel, caja; y el de transferencia que tiene como función guardar
los expedientes terminados en tanto no prescriba su valor jurídico y/o fiscal.
(Pérez Murcio, C. pp. 48-55)

Existe también el catálogo cromático, en el cual se utilizan los colores para

identificar, aunque este es más usado en bibliotecas.

Por catálogo se concibe al instrumento de búsqueda que debido a su

carácter exhaustivo describe piezas documentales que por su relevancia lo
ameritan. Descripción que se plasma en tarjetas y que por su contenido
pueden ordenarse en, cronológicos, geográficos, onomásticos, topográficos,
por asunto, o el crómatico.

44
CAPÍTULO 3 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL
DE SAN MARTÍN HUAMELULPAM

En el presente capitulo se abarcan cuatro puntos que explican y muestran los

procesos técnicos aplicados a la documentación perteneciente al Fondo
documental de la Presidencia Municipal de San Martín Huamelulpam.

3.1 . Identificación de la documentación

La documentación a organizar corresponde a la generada por la presidencia

municipal de San Martín Huamelulpam.

Los documentos se encontraban en cinco sitios diferentes.

La primera parte de la documentación se encontraba en lo que le

denominaban el archivo de la presidencia como se muestra en la imagen 6.

En primera revisión se detecto que el tipo documental constaba de registro

civil, junta de reclutamiento, actas, nombramientos, y obras, ésta
documentación se encontraba ordenada por años, la fecha que se tenía
registrada era de 1748 a 2013, de esta se tiene un inventario que va por
años.

45
Imagen 6. Documentación que se encontraba en el archivo de la presidencia.
Corresponde al espacio número uno.
FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

46
El estado físico era en apariencia limpia, ordenada, sin embargo al abrir las
carpetas contenían polvo, con algunos documentos dañados por los broches
y clips, y en el caso de un documento de la serie bienes de comunidad
estaba dañado con tinta de lapicero azul marino, (expediente 1, caja 1, año
1722), como se muestra en la imagen 7.

Imagen 7. Legajo de 1722 dañado por tinta de lapicero.

FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

La segunda parte de la documentación estaba en la parte superior de una

vitrina, dentro de carpetas como muestra en la imagen 8, los años que
contenía eran de 1985 a 2002 pero en desorden tanto en los años como que
algunos estaban de cabeza.

El tipo documental que contenía eran constancias, nombramientos, citatorios,

estaba revuelta y no se encontraba inventariada.

Algunos documentos tienen rastros de haberse mojado.

47
Imagen 8. Espacio Número dos, vitrina donde se encontraban otra parte de
documentos.
FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

48
La tercera parte de la documentación se encontraba en el edificio antiguo del
municipio como se ve en la imagen 9, el año en que se traslado la
documentación posiblemente sea en el año de 1994, de acuerdo a lo que
menciona un acta de cabildo de fecha 30 de diciembre de 1994 que a la letra
dice:

“ C) Se le dio a conocer al cabildo que en el archivo de la

secretaría existe mucha documentación que ya no está en
vigor como son leyes códigos y otros papeles y se les pidió
que se les de baja y se conserven en otro lado, al llevarse
esta asamblea no hubo ningún problema”. (Expediente 3, caja
1, año 1994, foja 3)

Imagen 9. Espacio número tres, corresponde al edifcio del municipio antiguo.

FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

En parte de la documentación llevada al municipio antiguo si contenían

manuales y leyes no vigentes, como se muestra en la imagen 10. Pero como
muestra la imagen 11, gran parte eran documentos de archivo.

49
Imagen 10. Documentos de archivo y manuales depositados en el edificio del
municipio antiguo.
FOTO: TAPIA VÁSQUEZ EFREN

Imagen 11. Documentos de archivo llevados al edificio del municipio antigüo.

FOTO: TAPIA VÁSQUEZ EFREN

50
El estado físico de la documentación como se ve en la imagen 12 era de
bastante deterioro en algunos documentos, en otros el polvo y suciedad de
roedores.

Imagen 12. Daño en documento ocasionado por clips de metal.

FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

A toda la documentación se le realizó una primer limpieza en el lugar de

donde se encontraba, se utilizó para ello brochas, guantes de latex,
cubrebocas, y bata, se realizó al aire libre, para posteriormente al revisar
cada carpeta se fueron retirando hojas blancas, formatos, manuales así
como clips y grapas que dañan. Debido a que las carpetas contenían
mayormente el expediente de un mismo asunto, estas se retiraron hasta el
último para no desintegrarlo, como se muestra en las imágenes 13 y 14.

51
Imagen 13. Muestra las carpetas o folders que se retiraron para ser
cambiadas por limpias.
FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

Imagen 14. Revisión de la documentación para la limpieza e identificación.

FOTO: TAPIA VÁSQUEZ EFREN

52
Al revisar la documentación se nota que los periodos que abarca son:
De 1722 a 1802 la documentación es esporádica. Y de

1860 a 1990 es consecutiva pero mayormente de registro civil.

De 1940 a 1990 la documentación de las otras series es consecutiva.

De las lagunas que hay en la documentación se desconoce el paradero de

ésta.

De acuerdo a la revisión de la documentación surgen los siguientes tipos

como se muestra en la imagen 15.

Actas de conformidad, actas de nombramientos, actas de cabildo, oficios

emitidos, oficios recibidos, acuerdos de límites, citatorios, comparecencias,
invitaciones, constancias, convocatorias recibidas y enviadas, juzgado
constitucional, amparos, servicio militar, censos, lista de votantes, listas de
inasistencia de alumnos, oficios de la sección de maestros, actas de
asamblea de padres de familia, facturas de correspondencia, oficios de la
agencia de correos, correspondencia del museo, correspondencia recibida la
iglesia, correspondencia de la tesorería, cortes de caja, cuenta documentada,
recibos, actas de nacimiento, actas de defunción, actas de matrimonio.

Imagen 15. Identificación de los tipos documentales.

FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

53
 3.2 . Clasificación

Esta parte del proceso consistió en jerarquizar los tipos documentales que se
mostraron en el punto anterior, tomando en cuenta la organización del
Ayuntamiento, sus actividades, y el orden que se había dado a los
expedientes, cabe mencionar que no fue para todos los casos pues en
algunos no tenían relación alguna los documentos del expediente.

De la documentación de archivo no se consideró eliminar dado que se

necesita un análisis para realizarlo y a que la autoridad consideró se
conservará.

De acuerdo a las funciones que tiene el Municipio se consideraron 5

secciones, sustantivas para el funcionamiento del Municipal, la primera es la
parte administrativa del Gobierno, la segunda es la que corresponde a la
Justicia, la tercera corresponde a la Tesorería; y 2 son de apoyo para el
funcionamiento, la cuarta es lo que corresponde a la Junta Municipal de
Reclutamiento y la quinta es Registro civil. En lo que corresponde a las
series son de igual forma sustantivas.

La figura 16 muestra el cuadro de clasificación jerarquizado en Fondo,

Sección, Serie y Subserie, cabe mencionar que éste no fue revisado por
Dependencia especialista alguna, solo se visitó el Archivo Histórico de
Tlaxiaco.

54
 Funciones sustantivas Funciones Comunes
o facilitativas

FONDO: ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL SAN MARTÍN HUAMELULPAM

Sección: Sección: Junta Sección: Justicia Sección: Registro Sección: tesorería

Gobierno Municipal de civil
Reclutamiento

Series Series Series Series Series

Actas Listas Juzgado Defunciones Correspondencia

Actas de Constitucional Matrimonios Cortes de caja
Asamblea Nacimientos Cuenta
Actas de Subseries Volantes de Documentada
Cabildo control Recibos
Agencia de Actas
Correos Correspondencia
Amparos Informes
Bienes de
Comunidad
Censos Sindicatura
Constancias
Correspondenci
Subseries
a Emitida
Correspondenci Actas
a recibida Correspondencia
Educación Inventarios
Nombramientos
Obras públicas
Salud
Tierras

Figura 16. Cuadro de clasificación del Archivo Histórico de San Martín

Huamelulpam.

La codificación queda de la siguiente manera:

1C Gobierno
2C Junta Municipal de Reclutamiento
3C Justicia
4C Registro Civil
5C Tesorería

55
1 C. GOBIERNO

1 C. 1 Actas
1 C. 2 Actas de Asamblea
1 C. 3 Actas de cabildo
1 C. 4 Agencia de correos
1 C. 5 Amparos
1 C. 6 Bienes de Comunidad
1 C. 7 Censos
1 C. 8 Constancias
1 C. 9 Correspondencia Emitida
1 C. 10 Correspondencia Recibida
1 C. 11 Educación
1 C. 12 Nombramientos
1 C. 13 Obras Públicas
1 C. 14 Salud
1 C. 15 Tierras

2 C. JUNTA MUNICIPAL DE RECLUTAMIENTO

2 C. 1 Listas

3 C. JUSTICIA

3 C. 1 Juzgado Constitucional

3 C. 1. 1 Actas
3 C. 1. 2 Correspondencia
3 C. 1. 3 Informes

3 C. 2 Sindicatura Municipal

3 C. 2. 1 Actas
3 C. 2. 2 Correspondencia
3 C. 2. 3 Inventarios

4 C. REGISTRO CIVIL

4 C. 1 Defunciones
4 C. 2 Matrimonios
4 C. 3 Nacimientos
4 C. 4 Volantes de control

56
5 C. TESORERÍA

5 C. 1 Correspondencia
5 C. 2 Cortes de Caja
5 C. 3 Cuenta Documentada
5 C. 4 Recibos

3.3 Ordenación

Esta parte del proceso consiste en poner en orden tanto las secciones, las
series y los expedientes del fondo documental.

El orden que se le dio al interior del fondo documental fue de tipo alfabético
como se puede notar en el cuadro de clasificación.

Primero se ordenaron las secciones:

1. Gobierno
2. Junta Municipal de Reclutamiento
3. Justicia
4. Registro Civil
5. Tesorería

Posteriormente se le dio orden a las series documentales al interior de cada

sección:

1 Gobierno
1.1 Actas
1.2 Actas de Asamblea
1.3 Actas de Cabildo
1.4 Agencia de Correos
1.5 Amparos
1.6 Bienes de Comunidad
1.7 Censos
1.8 Constancias
1.9 Correspondencia emitida
1.10 Correspondencia Recibida
1.11 Educación
1.12 Elecciones
1.13 Nombramientos
1.14 Obras públicas
1.15 Salud
1.16 Tierras

57
2 Junta Municipal de Reclutamiento
2.2 listas
3 Justicia
3.3 Juzgado Constitucional
3.3.1 Actas
3.3.2 Correspondencia
3.3.3 Informes
3.4 Sindicatura
3.4.1 Actas
3.4.2 correspondencia
3.4.3 Inventarios
4 Registro Civil
4.1 Defunciones
4.2 Matrimonios
4.3 Nacimientos
4.4 Volantes de control
5 Tesorería
5.1 Correspondencia
5.2 Cortes de Caja
5.3 Cuenta Documentada
5.4 Recibos

Los expedientes se ordenaron de manera cronológica como se muestra en la

imagen 17. en algunos expedientes contenía tres fechas diferentes, la del
documento de apertura, el de referencia, y el de término. Para este caso se
tomo la fecha de apertura.

Imagen 17. Muestra el orden de los expedientes al interior de la caja.

FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

58
 3.4 Descripción de la documentación

La descripción que se aplico al fondo documental del Archivo Histórico, tiene

la finalidad de obtener un inventario para el uso del personal de la
presidencia y lograr la recuperación de la información de manera rápida

Para iniciar se procedió a rotular los expedientes tomando la información

básica como se muestra en la figura 18.

Cabe mencionar que se visitó el Archivo Histórico de la Ciudad de Tlaxiaco

para conocer la forma de descripción de éste, y tomando los conceptos que
menciona el artículo 24 de la Ley de Archivos del Estado de Oaxaca: Fondo,
Sección,Serie, fecha de apertura del expediente, No. de fojas, agregando
número de caja, y se omitió: los valores documentales y la vigencia
documental, dado que llevaba más tiempo para su realización. (p. 7)

Fondo: AHMSMH
Sección: Gobierno
Serie: Actas
Año: 1941
No. de caja: 1

No. de expediente: 1

Figura 18. Descripción de las carpetas.

59
Para identificar las cajas se tomaron en cuenta los datos como se muestran
en la figura 19.

FONDO: AHMSMH
SECCION: GOBIERNO

SERIE: ACTAS DE ASAMBLEA

EXPEDIENTE: 1–6

AÑO: 1948 – 1962

CAJA No.
1

Figura 19. Etiquetas de las cajas.

Y debido al poco tiempo que se tuvo para la realización de un inventario, solo

se vació la información de cada expediente en un formato que comprende los
datos: Nombre de la sección, nombre de la serie, No. de caja, No. de
expediente, año, y una breve descripción del asunto que trata el expediente,
como se muestra en la figura 20.

Caja Exp. Año Descripción

Sección:
Gobierno
Serie
Actas 1 1 Quejas por no pagar deudas
1 2
3

Figura 20. Formato que reúne los datos a reunir para el inventario del
Archivo.

60
Los expedientes inventariados dan un total de 716 expedientes desglosados
a continuación:

No. de expedientes
Sección:
Gobierno
Serie:
Actas 12
Actas de Asamblea 6
Actas de Cabildo 2
Agencia de Correos 38
Amparos 9
Bienes de comunidad 2
Censos 14
Constancias 2
Correspondencia Emitida 36
Correspondencia Recibida 25
Educación 34
Nombramientos 18
Obras Públicas 40
Salud 7
Tierras 21
Sección Junta de Serie:
Reclutamiento Listas 51
Sección: Justicia Series:
Juzgado Constitucional
Actas 68
Correspondencia 13
Informes 22
Sindicatura
Actas 13
Correspondencia 10
Inventarios 10
Sección: Series:
Registro Civil Correspondencia 4
Defunciones 25
Matrimonios 6
Nacimientos 169
Volantes de control 2
Sección: Series:
Tesorería Correspondencia 8
Cortes de Caja 33
Cuenta documentada 16
Recibos

Total de expedientes 716

61
 3.5 Instalación de la documentación

La instalación se realizo empezando a depositar los documentos en folders

de cartulina tamaño oficio.

Posteriormente se depositaron en cajas para archivo tamaño carta de 35.0 x

31.0 centímetros y tamaño oficio de 57.0 x 40.0 centímetros, de plástico, de
las cuales las grandes se utilizaron para las series con mayor documentación
y las pequeñas para las de menor, se menciona que en algunas cajas están
incluidas 2 o 3 series, esto debido al poco espacio que se tiene para el
archivo.

Por último las cajas se colocaron en un anaquel metálico como se muestra

en la imagen 21, de acuerdo al cuadro de clasificación de arriba hacia debajo
de izquierda a derecha.

Imagen 21. Se muestran las cajas del archivo histórico colocadas en el

anaquel o estante.
FOTO: SANTIAGO VÁSQUEZ JAQUELINA

62
Conclusiones.
El trabajo presentado es la forma escrita del proyecto Organización del
Archivo Histórico de San Martín Huamelulpam comprendido del periodo de
1722 a 1990.
Las actividades se llevaron a cabo en un periodo de 9 meses en los que
puse en práctica los procesos archivísticos para lograr la organización del
archivo histórico del Municipio de San Martín Huamelulpam.
La aportación con este trabajo es dar a conocer la profesión del archivista,
poco conocida pero sí bastante necesaria.
La experiencia que llevo con la realización de este proyecto es haber puesto
en práctica los conocimientos adquiridos a través de los profesores que con
dedicación nos aportaron.
Por parte de los integrantes del Ayuntamiento del municipio trienio 2014-
2016, su colaboración con las facilidades que me dieron para la elaboración
del proyecto tanto en responder a la información solicitada como en la
compra de los materiales necesarios.
Las recomendaciones que puedo dar es, buscar los medios para que los
investigadores y la comunidad se acerquen a conocer el archivo y hacer
investigación, es necesario también un edificio propio para este archivo así
como la contratación de proyectos para que la documentación no se acumule
sin ningún proceso y caiga en un abandono, sino esté en constante
movimiento.

63
Bibliografía.

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documentos y archivos. Madrid. Textos fundamentales. Coordinadora de
Asociaciones de Archivos.

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66