PROCEDIMIENTO DE

MANTENIMIENTO

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 PROCEDIMIENTO DE
MANTENIMIENTO

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ÍNDICE

Pág.
0.1 CONTROL DE CAMBIOS 1
0.2 APROBACION 1
1.0 OBJETIVO 2
2.0 ALCANCE 2
3.0 RESPONSABLE 2
4.0 DESARROLLO 3
5.0 DEFINICIONES 4
6.0 DOCUMENTOS DE CALIDAD RELACIONADOS 4
7.0 ANEXOS

0.1. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

0.2 APROBACIONES.

ELABORADO: APROBADO: AUTORIZADO:

Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
 1.0 OBJETIVO

Asegurar las actividades para la gestión de mantenimiento que identifique, evalué y

controle el parque automotor de uso para transporte especial de pasajeros.

2.0 ALCANCE

Vehículos que estén siendo utilizados para servicio de transporte por NOMBRE DE
EMPRESA, así:
 Buses de más de 40 pasajeros
 Busetas para 26 pasajeros
 Microbús para 20 pasajeros
 Camionetas para 6 pasajeros

3.0 RESPONSABLES

EL COORDINADOR DE MANTENIMIENTO tiene a su cargo asegurar, implementar y

mejorar las actividades para la gestión de mantenimiento de los vehículos, y dicta los
lineamientos generales que aplican a estas actividades.

LOS CONDUCTORES son responsables por el estado y funcionamiento de los

vehículos y elementos de dotación de que dispone la empresa, tanto en su custodia
como en el control de uso, y de programar junto al coordinador de mantenimiento las
fechas correspondientes a su mantenimiento preventivo y gestionar el correctivo.

4.0 DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABL DOCUMENTO

E
Se genera un inventario de equipo general en
donde se detalla desde la placa el número interno y F-GM-25
especificaciones técnicas del vehículo. Coordinador de “Inventario
INICIO mantenimiento general de
Se actualiza cada vez que ingresa o se retira un
vehículo a los activos de la empresa. vehículos”
IDENTIFICAR EL
PARQUE AUTOMOTOR Especifica la información general, información legal,
características generales y características
Coordinador de F-GM-24
particulares de cada vehículo.
mantenimiento “Ficha técnica”
Se asigna ficha técnica cada vez que ingresa un
FICHA TÉCNICA vehículo a los activos de la empresa.
Se hace entrega del vehículo junto con el inventario
y registro fotográfico al conductor. Coordinador de
F-GM-19
Se divulgan aspectos críticos del vehículo en tecnología y
“Inventario de
particular y de responsabilidades legales y técnicas. coordinador
ASIGNACIÓN DE vehículo”
VEHÍCULOS Y ENTREGA El formato preoperacional se entrega para su operativo
DE FORMATO PRE diligenciamiento diario.
OPERACIONAL Documento donde se registra la programación de Coordinador de F-GM-03
1
las fechas para realizar las rutinas de mantenimiento “Programa de
1
PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
 mantenimiento y cambios de aceite.
El programa de mantenimiento preventivo se
alimenta a partir de tres momentos:

 Revisión del vehículo: A partir de la información

mantenimiento
registrada en el formato preoperacional, el
preventivo”
conductor a diario reporta el estado del vehículo

 Verificación del vehículo:

 Validación del vehículo:

Registra las rutinas de correcciones por fallas

mecánicas o desgaste de piezas
F-GM-21
“Programa de
 Revisión del vehículo: Coordinador de
mantenimiento
 Verificación del vehículo: mantenimiento
PROGRAMA DE correctivo”
 Validación del vehículo:
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
De acuerdo a lo registrado en el programa de P-GE-01
mantenimiento correctivo o preventivo se genera la “Procedimiento
requisición para compra según la necesidad y a lo manejo de
especificado en el procedimiento de compras Coordinador de compras y
mantenimiento y proveedores”
asistente F-GE-09
administrativo Requisición de
Productos y
Orden de
PROCEDIMIENTO DE Servicio
COMPRAS F-GM-07
“Ficha de
mantenimiento
preventivo para
Se diligencian fichas de mantenimiento preventivo y
vehículos
correctivo para dejar consignadas las actividades
diesel”,
realzadas y las tareas pendientes por realizar. Coordinador de
F-GM-20
mantenimiento
“Ficha de
Se continúa con el registro de estado del vehículo
mantenimiento
mediante el formato de pre operacional.
correctivo y
SEGUIMIENTO A LAS preventivo para
ACCIONES DE Vehículos a
MANTENIMIENTO gasolina”
Se realiza un plan de acción para mejorar las
Coordinador de F-GQ-11
TOMA DE ACCIONES actividades inconclusas o fallas en la gestión del
mantenimiento “Plan de acción”
CORRECTIVAS mantenimiento.
4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Los mantenimientos preventivos se realizan en las instalaciones DE LA EMPRESA, A

conveniencia también puede ser contratado en talleres externos.

El coordinador de mantenimiento debe prever, con la asesoría de la disponibilidad en el

sitio de elementos de repuesto básicos para los vehículos de que dispone, de acuerdo
con la duración del mantenimiento.
El área de mantenimiento tendrá libre acceso al lugar de trabajo de cada vehículo para
supervisar la operación y mantenimiento de los mismos; cuando se esté incurriendo en
fallas graves en el buen uso de los vehículos, podrá retirar al conductor e inclusive retirar
el vehículo.

El mantenimiento preventivo para los vehículos a Gasolina y a Diésel se realizará por

kilometraje (8000 Km.) o por tiempo (trimestral) lo que ocurra primero.

KILOMETRAJE DE PRESENTE SERVICIO KILOMETRAJE PARA PRÓXIMO

SERVICIO PROXIMO SERVICIO SERVICIO
0 -- 72.000 C
8.000 A 80.000 C
16.000 A 88.000 C
24.000 B 96.000 C
KILOMETRAJE DE PRESENTE SERVICIO KILOMETRAJE PARA PRÓXIMO
SERVICIO PROXIMO SERVICIO SERVICIO
32.000 B 100.000 C
40.000 B
48.000 B
56.000 C
64.000 C

MTTO A= 8.000 A 16.000 KMT

MTTO B= 24.000 A 48.000 KMT
MTTO C= 56.000 A 96.000 KMT

Y se continuará sucesivamente.

Las actividades a realizar en cada servicio dependen del grupo del equipo para lo cual se
diligencian los formatos de Ficha De Mantenimiento Preventivo Vehículos, marcando la
columna que corresponda: (N) Normal, (X)=Necesita Corrección, (C) = Corrección
Ejecutada.

Las horas de trabajo se determinan por el kilometraje ubicado en cada vehículo. Para los
equipos que no dispongan de hodómetro o el mismo esté dañado, se debe tomar el
equivalente por tiempo asumiendo 8.000 Kms de trabajo por mes.

4.2 PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Al llegar un vehículo a las instalaciones de Mantenimiento, el coordinador de

Mantenimiento realiza una evaluación física del estado en que es recibido, determinando
los mantenimientos y/o reparaciones a efectuar incluyendo servicios de lavado y engrase,
herrería, latonería y pintura que el equipo requiera.

El Conductor debe reportar en el formato "Reporte De Operador O Conductor" F-GM-

22 los daños o fallas observadas. (revisión de la falla)

El coordinador de Mantenimiento procede a programar las reparaciones y solicitar los

repuestos en el formato "Requisición De Productos Y Ordenes De ServICIO" F-GE-09
utilizando los números de parte indicados por el fabricante en el catálogo de partes.
(evaluar la falla y determinar tiempo de reparación para coordinar con operaciones si el
vehículo queda fuera de servicio hasta su reparación)

El coordinador de mantenimiento realiza la requisición y la presenta para la aprobación

la cual pasa a administración, luego a compras utilizando el proceso sistematizado o en
forma manual.

Coordinación de mantenimiento gestiona las compras en acuerdo con el procedimiento

aplicable.

Al llegar los repuestos se entregan al coordinador de mantenimiento para una inspección

para chequear si está de acuerdo con lo pedido y posteriormente se entregan al mecánico
para su instalación.

En el caso de que el mantenimiento o la reparación sean realizados por Talleres de

servicios externos, se cumplen los mismos requisitos de este procedimiento en lo que se
relaciona con el pedido del servicio mediante el formato F-GE-09 "Requisición De
Productos Y Órdenes De Servicios".

El coordinador de Mantenimiento asigna el mecánico o personal que va a realizar las

reparaciones y supervisa la ejecución de las mismas, también determina que trabajos
deben realizarse en talleres externos.

El mecánico asignado retira los repuestos.

El coordinador de Mantenimiento hace las verificaciones y controles necesarios para

aprobar la reparación e indicar que el vehículo está operativo diligenciando la parte
inferior del formato "Ficha De Mantenimiento Preventivo Vehículos Diesel F-GM-07"
y "Ficha De Mantenimiento Preventivo Vehículos a Gasolina F-GM-23" que se
archiva en la carpeta del equipo.

Los trabajos fuera de los talleres de la empresa los supervisa el coordinador de

Mantenimiento.

Las acciones correctivas se pueden tomar con base en:

 Reporte de fallas del operador o conductor (F-GM-22)

 Ficha De Mantenimiento Preventivo Vehículos Diésel (F-GM-07)
 Ficha De Mantenimiento Preventivo Vehículos a Gasolina (F-GM-23)
 Recomendaciones detectadas al realizar el mantenimiento preventivo (se
realiza Novedad y Requisición para efectuar el mantenimiento correctivo)

4.3 REPARACIONES MAYORES Y REPARACIONES EXTERNAS

4.3.1 Reparaciones Mayores

Los Conductores deberán reportar daños mayores para que el coordinador de

mantenimiento programe la ejecución de la reparación necesaria, la Dirección
 administrativa analizará el caso en el menor tiempo posible y acordará con el Jefe de
mantenimiento el procedimiento a seguir:

 Preferiblemente las reparaciones mayores deben ejecutarse por personal externo

calificado.

 En el caso de ejecutar alguna reparación mayor en talleres externos debe ser

aprobada por el coordinador de Mantenimiento.

 Si el daño ocurrió por descuido o mala operación del conductor, los gastos se
cargarán al responsable del vehículo.

4.3.2 Reparaciones fuera de las instalaciones de MANTENIMIENTO

NOMBRE DE EMPRESA

Las reparaciones menores pueden ser ejecutadas en el taller o en un taller foráneo de la

zona.

Cualquier reparación o servicio que no pueda realizarse en talleres de Mantenimiento de

DE LA EMPRESA pueden ser subcontratadas con talleres o empresas externas bajo
supervisión de Jefe de mantenimiento y con la aceptación del servicio una vez realizado.

4.3.3 Control De Existencias Mínimas Sugeridas De Repuestos Y

Elementos De Mantenimiento

Para los consumibles y elementos de salida continua, se tienen determinadas las

cantidades mínimas sugeridas de que deben disponerse en el stock físico del almacén.
Estas cantidades varían de acuerdo con la carga de trabajo que se prevea para un lapso
anual venidero.

Otros repuestos y partes no requieren un control de existencia mínima, pero el Jefe de

Mantenimiento puede sugerir la previsión de algunos elementos que considere deban
estar disponibles para casos de emergencia.

4.4 RECOMENDACIONES AMBIENTALES

En caso de presentarse cambios de aceite, se deberá contar con el equipo adecuado para
evitar derrames de aceite usado y lubricantes, como bandejas recolectoras, tanques de
almacenamiento para el aceite usado, y kit de derrames para el caso en que se produzca
una emergencia. El material debe recolectarse inmediatamente en bolsas de color rojo y
llevar al centro de acopio para su adecuada disposición final.

Los filtros usados y demás elementos contaminados con hidrocarburos como estopas y
similares, se deben llevar y disponer con entes habilitados para tal fin. En ningún caso se
deben mezclar con residuos no contaminados.
Debe primar la minimización de estos residuos.
La documentación relacionada con el tema es:

 PR-GA-01 PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL.

 PL-GA-02 PLAN DE MERGENCIA AMBIENTAL.
 PR-GA-07 PROGRAMA DE GESTION DE RECIDUOS SOLIDOS.

4.3 RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Durante todas las actividades de mantenimiento en instalaciones propias o en sitio de

trabajo se garantizará la seguridad teniendo en cuenta los procesos mínimos de
identificación de peligros y bajo la consideración de la jefatura de mantenimiento
establecer:

El manejo de EPPs o Equipos de protección Personal será establecido y todos los

trabajadores cumplirán las normas de seguridad establecidas por la compañía.

De acuerdo al trabajo se tomarán todas las medidas de seguridad en cuanto a explosión,

manejos de combustibles, energía y similares, además de mantener los equipos de
emergencia necesarios.
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTOS DE CALIDAD RELACIONADOS

ANEXOS