CURSO

ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS.

CIUDAD DEL CARMEN, CAMPECHE

ELABORÓ: LIC. EMILIA RAMOS MARTÍNEZ

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INDICE

1.- HISTORIA………………………………………………………….. 4

2.- TERMINOLOGÍA. ………………………………………………… 10

3.- DIVISIÓN DE LOS ARCHIVOS.

3.1.- Por su organización……………………………………..21
3.2.- Por sus asuntos…………………………………………21
3.3.- Por la documentación que contienen………………..21
3.4.- Por su destino…………………………………………...22
3.5.- Por el método empleado en su manejo………………22
3.6.- Por la calidad o cantidad de documentos……………22
3.7.- Por la asignatura empleada……………………………23

4.- SISTEMAS DE ARCHIVO.

4.1.- Archivo alfabético………………………………………23
4.2.- Archivo Geográfico……………………………………..24
4.3.- Archivo por asuntos……………………………………24
4.4.- Archivo cronológico……………………………………25
4.5.- Sistemas indirectos de archivo………………………25
4.6.- Archivo numérico………………………………………25

5.- LA FORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES.

5.1.- Expedientes……………………………………………25
5.2.- Ordenamientos de documentos………………….....25
5.3.- La colocación de los expedientes…………………..26
5.4.- Préstamo de expedientes……………………………26
5.5.- La transferencia de los expedientes………………..26
6.- LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS………….26

7.- EJERCICIOS.
7.1.- Alfabéticos……………………………………………..27
7.2.- Geográficos……………………………………………27
7.3.- Por abreviaturas………………………………………28

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OBJETIVO GENERAL:
Como resultado de su participación activa en el curso, el alumno:

Aplicará las técnicas y procedimientos seleccionados para conferirle un alto grado de competencia en el archivo
y control de documentos.

INTRODUCCION
Imagine que su compañía de teléfonos le solicita el recibo del teléfono de hace 6 meses como consecuencia de
una reclamación. ¿Sería capaz de localizarlo rápidamente?. En el mejor de los casos, es posible que guardase
estos documentos en algún rincón de su casa. Pues bien, si ha sido capaz de encontrarlo, deberíamos
preguntarnos cuánto tiempo ha tardado. Si ha sido rápido es que usted gestiona correctamente la
documentación personal, si no ha sido tan rápido la gestión no es muy buena.

Si este caso le ocurriese en una empresa y no encontrase la documentación que busca o tardase demasiado en
encontrarla, quizás su responsable no tendría una buena imagen de usted.

¿Conoce cuántos recursos existen en el mercado que le permitan almacenar documentación? ¿Sabría clasificar
correctamente la documentación que le hacen llegar y localizar ésta rápidamente cuando así le sea requerido?
A lo largo de este curso, vamos a dar una visión generar del archivo así como las distintas formas de
clasificación del mismo.

En la maquinaria de funcionamiento de toda empresa, entran en juego multitud de documentos, tanto los que se
generan como los que se reciben: informes, cartas, expedientes, documentos oficiales, documentos
mercantiles, etc.).

El volumen de toda esta documentación va creciendo de forma proporcional al crecimiento de la empresa y a su

grado de interrelación con su entorno exterior, por ese motivo, es preciso realizar una correcta gestión y
archivado de toda la documentación cuando la empresa no precise servicios externos que le cubran este tipo de
servicios.

El profesional del secretariado deberá conocer los distintos sistemas empleados, tales como los métodos
estándar de clasificación así como los medios técnicos y materiales que le permitan el archivado de toda la
documentación que se genere en la empresa para la que presta sus servicios. No obstante, cada Organización
podrá disponer de normas o sistemas específicos.

La organización moderna, tiene el propósito fundamental de orientar en la práctica a las personas que trabajan
en el área archivística. Aprende las técnicas, funcionamiento y los diferentes sistemas de archivar, lo cual
constituye la etapa complementaria indispensable en la implantación de un sistema de archivo.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de
cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados
en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier
circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

I. HISTORIA.
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 1.1 Historia del archivo.

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus
orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las
civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas
(padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha
documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la
antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que
han dejado constancia de la organización de los fondos.

El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y conservación de los archivos bajo
una clasificación rigurosa. Pero desconocemos su clasificación original y por tanto los criterios empleados.

En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios
escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas.
Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y
pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente que se originan en el
servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada. Las
tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de
arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los
oficiales de la administración con autorización previa.

Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con
contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras
de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia.

EGIPTO Y EL ARCHIVO

En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la

producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo, había que reconstruir las propiedades.

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El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia escritura. Escriben sobre papiro.
Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato. Es un material fácil de escribir en
tinta. Se escribe con pinceles hechos en junco. Se puede guardar en forma de rollos y se puede tener gran
cantidad de documentos en poco espacio.

También emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la correspondencia diplomática.

También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política nacional. Solían ser
príncipes de las casas reales.

En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde correctamente,
etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de
reyes, y a veces, documentos privados.

Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. En cada provincia,
había un archivo provincial, heredado poco después por los romanos. También se deposita documentación
privada como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del faraón, responsable del
documento y los asuntos.

Iniciaron la práctica de destrucción de documentos y su posterior reutilización. Es el inicio del expurgo.

EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA

Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los historiadores, las inscripciones
epigráficas y los restos arqueológicos. La conquista violenta que sufrieron ha hecho que se pierdan fuentes
importantes para su historia.

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla con documentación
económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe
de lo que se trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el
papiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de
mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el pergamino.

Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se guardaban
en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de
ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El
acceso era público para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era puramente
ceremonial. Escribían los secretarios del Consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas. Surge el concepto de
publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de autenticidad documental y
su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que referencias literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo de los persas.

La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban registros. Estaban ordenados
cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes.
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Empleaban tablillas de arcilla, pergamino y papiro según la función de los documentos. Para los archivos
definitivos, empleaban tablillas de arcilla. Para la correspondencia y el valor temporal, se empleaba el pápiro
sellado con sellos de arcilla. El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.

Alejandro Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos, que se reflejan en las
provincias, sobre todo en las Seleúcidas en Siria y los Ptolomeos en Egipto.

En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas. Desarrollaban los
trámites administrativos de los documentos. Por un lado se guardan los originales, por otro se guardan los
resúmenes, por otro los índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos
privados.

ROMA Y EL ARCHIVO

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el
documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no
se quería conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado
en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República y los comentarios de los
cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados como el de los
Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores.
Pensaban que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. También
existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de
familia. También existía el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la
elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que se utilizaban
en los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre los problemas legales.

En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se construye en pleno
Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.

Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado Tablinun. Estaban situados
junto al altar de los dioses familiares.

El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del archivo eran los librarios
o secretarios.

Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del César, y se crean
secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.

Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de
documentos privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central. Aparecen los archivos de
protocolos.

El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como privados obtenían
custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a determinados funcionarios y la documentación pública era
un instrumento para el ejercicio del poder. Sus archivos estaban centralizados hasta que Justiniano estableció
que debería de existir uno por cada provincia.

LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO

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Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se destruyen los
archivos. El derecho germano se va superponiendo al romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro
como medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y
XIII, apenas se escribe. La lengua en la que se escribe, también hace costosos los documentos.

El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el
siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del documento escrito, debido en parte al descenso del
nivel cultural.

No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un período oscuro. Solamente se conservan
archivos en los monasterios. Allí se reúnen los pocos que saben leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la
Regla del Monacato de Occidente, por la cual obliga a que los monjes sepan escribir. Se adopta el formato
Códice, mantenido durante siglos.

El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno. Organiza una cancillería, y
desde allí, salen aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenía su
sede en Aquigrán. Los vikingos acabaron con este archivo.

Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se consolidan los reinos
europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus documentos. Los archivos no son fijos, van con el
rey. Por ello se pierden muchos documentos. En la época visigoda aparece el thesaurus, que era el lugar en el
cual se guardaban los documentos del rey, los códigos y los tratados internacionales.

En esta época se guardaban también los documentos de propiedades y privilegios feudales. Se desarrollan dos
instrumentos archivísticos muy interesantes: Los Registros y los Cartularios.

Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por una persona o entidad.
Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la Cancillería Pontificia en el siglo XII. Para que tengan
valor, deben hacerse por voluntad del que emite la documentación. Es la única institución que conserva la
tradición administrativa romana.

En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de Rollos, Becerros y Tumbos. Este
sistema se mantiene a lo largo de toda la Edad Media. Se conservan los documentos solemnes y de valor.

La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el primer rey inglés que pide
que se le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los primeros registros importantes son los de la Corona
de Aragón.

El Domesday, es un libro de registro editado por Guillermo el Conquistador. Está escrito en latín. Se registran
todas las propiedades de los nobles ingleses.

En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo inherente. Se introduce una
clasificación sistemática y una clasificación cronológica y se comienzan a conservar en legajos.

Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos eclesiásticos con una red
estructurada y organizada y archivos privados.

EL ARCHIVO EN EL ANTIGÜO REGIMEN

En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos de manos
privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer

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archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck. Los Reyes
Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la Chancillería de Valladolid.

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos por la
concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de este tipo
de archivos.

En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas. En Portugal, se crea el Archivo Central en
la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea
un archivo para los papeles de Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y los Archivos
Vaticanos.

Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los inventarios cronológicos y
los inventarios por asuntos.

A lo largo del siglo XVII se mejoran los métodos de concentración archivística y se organizan los archivos
administrativos

A finales del siglo XVIII, empieza la investigación en los archivos. En España, la persona que simboliza este
trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en esta época, era bajo sospecha,
porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso específico que raramente se concedía.

EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX

Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan
los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos
públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se
crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de los
archivos.

Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos. En el siglo XIX, se
empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la micro forma. Se
empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del
Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como
territorio infranqueable.

Se detecta una conciencia de la documentación como fuente de información para el ejercicio del poder interno y
externo. Se constata a través de los siguientes conceptos: Los derechos del Estado sobre los documentos
públicos, conciencia de las entidades públicas o privadas sobre la importancia de sus documentos y concepción
del archivo como territorio infranqueable.

Durante el siglo XIX se inicia el período de desarrollo archivístico que configura la archivística como una
disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las siguientes: concentrar la documentación de las
entidades desaparecidas y concebir un sistema global de organización de los fondos documentales. Se crean
grandes depósitos documentales para concentrar fondos.

Estos archivos no fueron creados solo con la idea de conservar la documentación oficial. En España se crean
también para conservar la documentación de las entidades religiosas desamortizadas. Se comienza a
diferenciar entre archivo histórico y administrativo..

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Nacen dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos consideraciones de orden
paleográfico, diplomático e histórico y la sintética, que consisten en describir la mayor cantidad posible de
documentación. Nace el principio de respeto de los fondos basado en tres premisas: Todo fondo es producto
natural de la actividad, la concepción del documento viene dada por su estructura interna y exige el
conocimiento de los procesos administrativos del autor.

SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo
pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. En su primera mitad se caracteriza por la consolidación
de los avances experimentados y una producción profesional más abundante. La archivística se debate entre lo
decimonónico y la modernidad. En los países desarrollados aumenta la sensibilidad social por los archivos. La
Profesión continúa sin despegarse de su adscripción a la documentación histórica.

Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de los
archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica que es un documento de archivo. Las
necesidades de la administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya que abarcan desde
las oficinas hasta la conservación definitiva.

Otra cosa importante es la creación de redes y de sistemas de archivos. Una red, es un conjunto de
instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que haber un acto
jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos
que componen la política archivística de un país determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red
de archivos y unas prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de archivos el personal y los
archivos.

La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de investigar y difundir el
conocimiento y la expansión de la democracia como modelo de organización social. Por ello la archivística y los
profesionales varían considerablemente.

La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades y el campo de actuación de
la archivística se ha extendido al de la Administración. La ampliación del mundo archivístico ha llevado a la
participación del mundo profesional y las nuevas tecnologías han abierto campos inéditos como el audiovisual y
la informática.

Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del derecho y ha dado lugar a
un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivístico desborda el ámbito nacional y trasciendo a lo
universal.

Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con la llegada del
siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se creen redes de cooperación y sistemas de archivos.

2.- TERMINOLOGÍA.
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A

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los
archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o
cultural.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación , dirección y

control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,

mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información,
la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del
orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden
distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del
orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del
orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

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Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y
procesos archivísticos.

Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política
archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del
patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del
que se le confía en custodia.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que
por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho
privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura
es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la
prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un
instrumento de consulta y recuperación.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y
preservación.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los

archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo,
sección, series y/o asuntos).

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Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos
y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido
en la entidad.

Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene
una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.

Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos
Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:

el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones
públicas.

la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental

La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la
Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la
definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General
de la Nación.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y

administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que
tendrá el mismo valor probatorio del original.

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Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en
caso de pérdida o destrucción del mismo.

Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o
varios cuadernillos.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una
institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que
implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de

los documentos de archivo.

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de
consulta.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de
entrada para la búsqueda sistemática de información.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada
por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera
analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador.

Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos
conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos
documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de
los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

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Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón
de sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido
informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de
su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada

por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las
entidades.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y
su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las
actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.

Documento semi activo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

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E

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del
empaste se llama “legajo”.

Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren
con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico,
entre otros.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más
antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se
completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese
definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus
funciones o actividades.

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Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de
primera mano”.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde
la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos
indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos,

toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización

Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.

Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

Índice temático: Listado de temas o descriptores.

Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa
las series o asuntos de un fondo documental.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

Manuscrito: Documento elaborado a mano.

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Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en
película de alta resolución.

Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica

archivística.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar
las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación

documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los

documentos de una institución.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece
que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece
que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.

Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios
autorizan con formalidades.

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R

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia
competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo
amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la
función archivística en una entidad.

Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que

permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y
realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo
para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de

un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el
depósito y mobiliario de un archivo.

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Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el
mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa
del ciclo vital.

Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la
homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada
de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de
permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para
préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias
cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de
cierta extensión.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de
su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico,
de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación.

Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

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Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede
ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios,
formando un expediente.

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus
procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de
conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los
ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común
y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica,
científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta
que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto
misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de
sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la información
contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o a la institución.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de
cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados

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en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier
circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

3. DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS

3.1 Por su organización.

Archivos centrales

Archivos locales

Los Archivos centrales: Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución,
atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir, existe un solo
archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada par la
tramitación hecha por las diversas dependencias.

Los Archivos locales: Es la más amplia, económica y eficaz formación documentaria. Los archivos Locales son
contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia se
forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para
hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

3.2 Por sus asuntos.

Archivos generales

Archivos parciales

Los Archivos generales: Contienen todo género de asuntos de la institución; corresponden a una organización
centralizada, o bien a unidad de concentración de expedientes de asuntos terminados en su tramitación, por las
diversas dependencias que conservan sus Archivos Locales en proceso de información.

Los Archivos parciales: Están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.

3.3 Por la documentación que contienen.

Por la documentación que contienen:

Archivos oficiales

Archivos especiales

Archivos particulares

Los Archivos oficiales: Contienen documentos de las instituciones públicas o gubernamentales.

Los Archivos especiales: Contienen documentos de determinadas instituciones o entidades.

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Los Archivos particulares: Contienen documentos de las personas o familias.

3.4 Por su destino.

Archivos públicos

Archivos privados

Archivos secretos

Los Archivos públicos: Pueden ser consultadas por las personas que la deseen llenando los requisitos que
establezcan sus reglamentos de funcionamiento.

Los Archivos privados: Están al servicio exclusivo de la institución a la que pertenezcan, y su consulta esta
limitada a sus funcionarios y empleados.

Los Archivos secretos: Son aquellos que por la naturaleza de su documentación, reservada o confidencial,
están destinados a usos exclusivos.

3.5 Por el método empleado en su manejo.

Archivos directos
Archivos indirectos

Archivos directos: Son lo que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes.

Archivos indirectos: Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y presión de los catálogos para la
localización y consulta de expedientes.

Esta condición de Archivos directos e indirectos, depende de método aplicado en su clasificación.

3.6 Por la calidad o cantidad de documentos.

Archivos cuantitativos
Archivos cualitativos

Los Archivos cuantitativos: Son de gran volumen en su documentación.

Los Archivos cualitativos: Son de gran cantidad en su documentación y por consecuencia requieren de la
aplicación máxima de las técnicas de archivo.

En un archivo pueden existir ambas condiciones de cantidad y calidad.

3.7 Por la asignatura empleada.

Archivos numéricos
Archivos alfabéticos
Esta división y subdivisión es resultado del empleo de los signos representados por las letras del alfabeto, o de
los números arábigos, en los diversos sistemas de clasificación documentaria.

Las letras y las cifras se emplean separadamente o combinadas.

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4. SISTEMAS DE ARCHIVO

El análisis de un documento revela la existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a
continuación se enumeran, o alguno, o algunos de ellos. Estos son: una numeración; un lugar; una fecha; día o
morales; y sobre todo un asunto como parte esencial o dato principalísimo.

De la ponderación que se considere a cada uno de estos datos, en su importancia relativa, se originan los
sistemas de archivo.

De ahí la existencia de los sistemas: Numérico, Alfabético, Geográfico, Cronológico, por sus asuntos y las
combinaciones entre sí.

Los sistemas de archivo, teóricamente, tienen las características de todo buen sistema: bases en su doctrina,
flexibilidad y adaptabilidad en su aplicación y susceptibles de ser superados por los métodos de ejecución.

La elección del sistema de Archivo, se dividen en dos grupos: uno, formado por aquellos que no requieren del
empleo de catálogos, registros o índices para su localización y consulta; son los DIRECTOS, el otro, lo
constituyen los que requieren necesariamente de aquellos (catálogos, índices y registros), para su localización y
consulta; son los indirectos.

Al primer grupo corresponden: el Alfabético, el Geográfico y por asuntos

Al segundo grupo corresponden: los Numéricos, (Simple, Decimal, Topográfico, etc.)

4.1 Archivo alfabético.

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres
de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal
manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos
expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el
orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o mas palabras:
terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la tercera, por ejemplo.

INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES

INSTITUTO TECNOLOGICO DE MONTERREY

López, Andrés

López, Apolonio

López, López, Aurelio

López, Martínez, Carlos

López, Martínez, Crispín

Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y a las cédulas de catálogos,
registros o índices, por lo cual en sistemas y en distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los
signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable
del Archivista y del Catalogador.

23
Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se usan guías divisionarias a cinco
cortes, que tienen en sus apéndices o pestañas las letras del alfabeto ; en el primer corte la letra principal, y en
las siguientes, de acuerdo con las necesidades y extensión del Archivo, combinaciones de dos o tres letras,
también en serie alfabética; ejemplo:

A (Guía Principal)

Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares)

C (Guía Principal)

Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)

El uso de estas guías facilita la localización y manejo de los expedientes.

Claramente se entiende que este sistema de Archivo es directo y no necesita catálogo para su manejo.

4.2 Archivo geográfico.

Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los
asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar,
o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.

Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guías divisionarias a
cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política: nación,
estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien, por los apellidos y nombres de los interesados
en los asuntos, empleando siempre juegos de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.

En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación del geográfico con el alfabético de
nombres de personas físicas o morales, o asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los
lugares geográficos en ordenamiento estrictamente alfabéticos; pero requiere del catálogo si hay que
determinar, por los apellidos y nombres personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La
alfabetización se hace siguiendo la regla general de la materia.

En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de evitar repeticiones, se tratará en las reglas de
redacción de catálogos.

4.3 Archivo por asuntos.

Este sistema de clasificación de los documentos se hace por su contenido, es decir, por el asunto de que se
trate. Se emplean guías divisionarias principalmente para los asuntos que, como tales, se consideren como una
división en conjunto.

4.4 Archivo cronológico.

En este método priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentación
agrupada en años, meses y días. También se emplea como una agenda para tener presentes los asuntos en
una fecha determinada, por algún trámite que deba verificarse en aquella:

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En los archivos existe parte de la documentación que debe manejarse cronológicamente, por representar
actividades realizadas en determinados periodos de tiempo, que son la determinante de su formación y de su
consulta.

El empleo como agenda, requiere la colocación de los documentos, o bien de una copia minuta, en la fecha
previamente fijada.

En ambos casos, se requiere del uso de guías divisionarias para señalar el año (aun cuando este puede
hacerse contener en el Marbete de las Gavetas o en las cajas archivadoras), los meses y los días.

La guía principal se destinara al año, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un días.

4.5 Sistemas indirectos de un archivo.

ARCHIVO INDIRECTO: Aquél en el que para localizar un expediente debe consultarse previamente el catálogo
alfabético debido a que la clasificación y ordenación de los expedientes no son evidentes.

4.6 Archivo numérico.

En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos
progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento.
Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales,
dígitos centrales.

5. LA FORMACIÓN DE EXPEDIENTES.

5.1 Expediente.

Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de

habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los
casos: reunir la documentación necesaria para sustentar.

5.2 Ordenamientos de documentos.

Los documentos se ordenan por dos métodos:

a) por rigoroso orden cronológico.

b) por orden lógico de desarrollo.

Se emplean los métodos de escritos o se combinan. Pueden seguirse también dos medios: de adelante hacia
atrás

O viceversa de atrás hacia adelante

En el primer caso el documento más antiguo al fondo y el más reciente al frente.

COSTURAS

Los documentos deben de asegurarse por medio de broches metálicos, aboliendo el absoluto empleo del hilo y
la aguja.

LEGAJOS
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Cuando es mayor el volumen de los documentos los expedientes se dividen en legajos que son parte de un
expediente.

5.3 La colocación de los expedientes.

Los expedientes se arreglan siguiendo el orden numérico y alfabético en idéntica forma.

5.4 Préstamo de expedientes.

Los expedientes se facilitan médiate cedulas de préstamo con firma de él empilado autorizado para la consulta.
Con estas cedulas se forma un catálogo con rigoroso orden sistemático (numérico alfabético) para tener la
información saber los expedientes prestados.

5.5 La transferencia de los expedientes.

Cuando los expedientes han concluido totalmente su trasmisión deben de enviarse los archivos generales o de
concentración o mediante inventarios que contengan:

a) la clasificación de origen

b) el nombre del interesado en el asunto

c) un extracto del contenido

d) número de expedientes legajos y folios

e) lugar para la clasificación topografía (número de compuesto)

6. LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

Es la protección y conservación del acerba todo lo tratado tiene lograr esta protección.

ARCHIVO MUERTO

Comprende el traspaso definitivo de los documentos para su conservación perpetua. De acuerdo con
disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

8.- guía principal

9.- guía secundaria

10.- guía administrativa

11.- a que se llama archivador

7. EJERCICIOS.

7.1 De archivo alfabético.

Reglas de clasificación

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1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido
paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: María
Elena Salas. Quedará así:

- Apellido, en este caso, Salas;

2- Nombre de pila: María;

3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría así:

Salas, María Elena, siempre la inversión del nombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos
apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de
archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN
INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.

Ordene alfabéticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla:

Mario Díaz Pérez, Carlos Arreaza, Juan E. Zarcos, José Pernía

2.-Orden alfabético.

Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético, en tal sentido se comparan
las unidades semejantes de cada nombre; la primera unidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las
primeras unidades son iguales, la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas
anteceden las largas si tienen idéntica raíz. Ejemplo: Alí Salas, Alí Soto, Alí Sarría Juárez, Ely García, Ali
Salamanca

3.- Un apellido sólo o una inicial. Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un
apellido con nombre completo que comience con la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J. Guzmán, J. E.
Guzmán, Juan Ernesto Guzmán

7.2 De archivo geográfico.

Nombres geográficos. Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporación o institución se incluye un
nombre geográfico conformado por dos o más palabras; cada palabra se considera como una unidad de
archivo, excepto los artículos que pasan a formar parte de la unidad. Ejemplo: San Juan de Areo, Abasto,
quedaría: San Juan (de) Areo , Abasto (4 unidades); La Guaira, Optica Company, quedaría: La Guaira Optica
Company (3 unidades).

Frigorífico Los Chorros, Zapatería la Cueva del guácharo, Centro Comercial Parque Aragua, quedarían así:

7.3 Por abreviaturas.

Regla: Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Cía, Hnos, S. en C. Sucrs. y cualquier otra
abreviatura de significado conocido en el nombr de una organización se consideran como palabras completas y
conforman unidad de archivo. Ejemplo. Mendez y Garcia S. A. quedaría.

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Méndez( y )García S.A. ($ unidades) Hnos Farías, quedaría: Hnos Farías (2 unidades)

Aplique la regla en los siguientes nombres: George Garrido Co.; Barbería Hnos. D'Acosta; Colegio Sto.
Domingo; Almacen Sta. Rita; López y González Sucrs. Carlos Díaz Inc.; Peluquería Hnas Pereda

CONCLUSIÓN

"La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el archivo, fue
considerado un mal necesario y un problema que debía ser resuelto por los propios empleados. Por esta razón
muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con archivos llenos de
documentos inútiles" (Landa Y Farner, 1982).

Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún se continúa
manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como
convocatorias, copias de boletines...

El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo
demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lógico es pensar en la economía del tiempo, de espacio, antes de
proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de
clasificación, que se adapte a las exigencias de la empresa, que dé seguridad a la información conservada y
que esté disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los documentos
innecesarios.

BIBLIOGRAFÍA:

RUIZ, A. (1995). ed. Manual de archivística. Madrid: Síntesis.

WALME, P. (1985). ed. La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario

RAMP. Paris: UNESCO.

HEREDIA, A. (1993). Archivística general. Teoría y práctica. 6ª ed. Sevilla: Diputación Provincial.

CRUZ, J. R. (1994). Manual de archivística. Madrid: Pirámide.

LLANSÓ, J. (1993). Gestión de documentos. Definición y análisis de modelos. Bergara: IRARGI.

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