MANUAL DE USUARIO

SISTEMA PARA EL
PROCESO DE
CERTIFICACIÓN DE
CUALIFICACIONES
 MANUAL DE USUARIO
SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES

Contenido
MANUAL DE USUARIO ............................................................................................................ 2
SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES....... 2
1. Presentación.................................................................................................................................................... 2
2. Ingreso al sistema......................................................................................................................................... 2
3. Paso 1. Datos generales ........................................................................................................................... 5
4. Paso 2. Registrar personas ..................................................................................................................... 6
4.1 Perfil completo ...................................................................................................................... 6
4.2 Unidad de competencia .................................................................................................. 11
5. Paso 3. Generar exámenes .................................................................................................................. 16
6. Paso 4. Descargar respuestas ............................................................................................................ 17
7. Paso 5. Registrar resultados ................................................................................................................ 18
8. Paso 6. Reporte certificaciones .......................................................................................................... 21
9. Paso 7. Salir ................................................................................................................................................. 21
10. Glosario ...................................................................................................................................................... 22
 MANUAL DE USUARIO

SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CUALIFICACIONES

1. Presentación
El presente manual ha sido elaborado con el objetivo de dar a conocer a los
Organismos Evaluadores de la Conformidad - OEC, los lineamientos y el
proceso que deben seguir para: registro de personas, generación de
exámenes, registro de resultados y reporte de certificaciones de
cualificaciones.

2. Ingreso al sistema
2.1 En la página web http://www.cualificaciones.gob.ec/, haga clic en el link
“SISTEMA PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE
CUALIFICACIONES”, se mostrará la siguiente pantalla:

2.2 Para usuarios no registrados: haga clic en el link “Crear usuario”.

2.2.1 En la siguiente pantalla aceptar los términos y condiciones de uso y

hacer clic en el botón “Continuar”.
2.2.2 En la siguiente pantalla ingresar el número de RUC, el sistema se
conecta al Servicio de Rentas Internas-SRI y carga automáticamente
la información referente a: razón social, dirección de correo
electrónico y teléfono registrado en el SRI.
El usuario debe ingresar el resto de información solicitada en el
formulario de registro y hacer clic en “Registrar”

Notas importantes
• Todos los campos del formulario son requeridos y no pueden
quedar en blanco;
• Si la dirección de correo electrónico y/o teléfono no se visualiza
automáticamente, el usuario debe completar esta información;
• Si el texto de la imagen es ilegible, el usuario puede cambiar
 haciendo clic en la opción “Cambiar imagen”;
• La contraseña debe estar formada por: letras mayúsculas,
minúsculas, números y caracteres especiales (Ejemplo de
contraseña Prueba123*).
2.2.3 Al hacer clic en el botón “Registrar”, presenta la siguiente pantalla y
el sistema envía automáticamente un correo electrónico a la
dirección registrada, informando que el usuario ha sido creado y las
credenciales que debe usar para ingresar al portal: Usuario:
176809817000 Contraseña: Prueba123*

2.3 Usuarios registrados. Los usuarios registrados antes de ingresar al

sistema deben estar aprobados por la Dirección de Acreditación de la
SETEC, como Organismos Evaluadores de la Conformidad - OEC, caso
contrario el sistema muestra el siguiente mensaje y el usuario no puede
ingresar al sistema.

Ingresar usuario y contraseña proporcionados en el registro y hacer clic en

“Ingresar”.
 Si los datos proporcionados son correctos el sistema presenta la siguiente
pantalla, caso contrario el sistema muestra un mensaje de error en los
datos proporcionados.

3. Paso 1. Datos generales

El usuario puede modificar la información correspondiente a: correo
electrónico, teléfono y celular, haciendo clic en el botón “Actualizar”.
4. Paso 2. Registrar personas
El usuario puede registrar personas para certificar en el perfil (únicamente
reconocido por la SETEC) completo o en una o varias unidades de
competencia dependiendo de la estructura del perfil.

4.1 Perfil completo

Al seleccionar la opción “perfil completo” el sistema presenta la siguiente
pantalla.

“Datos del participante”

Al ingresar el número de cédula de la persona que va a certificar, el

sistema se conecta al Registro Civil, Identificación y Cedulación; y carga
automáticamente los siguientes campos: nombres y apellidos, género,
instrucción y edad, como se puede apreciar en la siguiente pantalla.
Posteriormente el usuario debe ingresar toda la información requerida en
el formulario, como se puede apreciar en la siguiente imagen.

Notas importantes:

• Excepto el campo formación, el resto de campos del formulario son

obligatorios.

Desplazarse hacia abajo del formulario para continuar con el registro de

los datos de la certificación.

“Datos de la certificación”
En la siguiente pantalla el usuario debe proporcionar la información
relacionada al perfil en el que se va a certificar, fecha y hora para
rendir el examen, costo de la certificación, datos generales del lugar
donde se va a realizar la evaluación, revisar la información ingresada
y si todo es correcto hacer clic en la opción “Registrar solicitud”.

Notas importantes:

• Todos los campos del formulario son requeridos;

• Para ingresar la fecha para rendir la prueba, el usuario debe hacer
clic en la imagen del calendario;
• El mismo participante no se puede registrar varias veces en el mismo
perfil;
• En caso de registrarse en varios perfiles la fecha y hora para rendir la
prueba deben ser diferentes, no se puede ingresar registros del
mismo participante para el mismo día.
Si el registro fue exitoso el sistema presenta la siguiente pantalla, en la
cual se puede visualizar que el registro fue realizado.

Si el usuario quiere registrar a la misma persona en otro perfil, solo debe

proporcionar los nuevos datos de la certificación y hacer clic en la opción
“Registrar solicitud”.

Para el caso de registrar otro participante el usuario debe hacer clic en la

opción “Nuevo participante” y proporcionar los datos del participante y
datos de la certificación.

Una vez registrada la solicitud de certificación, el usuario debe continuar

con el registro haciendo clic en la opción “Continuar”, como se puede
visualizar en la siguiente pantalla.

En la siguiente pantalla el usuario debe seguir los tres pasos que se

indican.

1. “Experiencia laboral”: ingresar la experiencia laboral del participante

en el perfil solicitado y hacer clic en la opción “Registrar experiencia”.
Si el registro se realizó de forma exitosa, la experiencia registrada debe
visualizarse en la parte inferior del formulario, como se puede apreciar
en la siguiente imagen.

El usuario puede agregar el número de registros de experiencia que a

bien tenga el participante. Si ya no tiene más registros de experiencia
hacer clic en la opción “Continuar registro”, el sistema presenta la
siguiente pantalla.
2. “Información detallada”: ingresar la información requerida en el
formulario y hacer clic en la opción “Guardar”.

Si la información proporcionada por el participante no es correcta, el

usuario puede utilizar la opción “Atrás” y salir del formulario sin guardar
los cambios.
 3. “Descargar registro”: una vez registrada toda la información el
usuario debe proceder a descargar el documento PDF con la
información registrada, es responsabilidad del OEC hacer firmar al
participante, la declaración y autorización que constan en el documento.

4.2 Unidad de competencia

Al seleccionar la opción “unidad de competencia” el sistema presenta la
siguiente pantalla:

“Datos del participante”

Al ingresar el número de cédula de la persona que va a certificarse, el

sistema se conecta al Registro Civil, Identificación y Cedulación y carga
automáticamente los siguientes campos: nombres y apellidos, género,
instrucción y edad, como se puede apreciar en la siguiente pantalla.
Posteriormente, el usuario debe ingresar toda la información requerida
en el formulario, como se puede apreciar en la siguiente imagen.

Notas importantes:

• Excepto el campo formación, el resto de campos del formulario son

obligatorios.

Desplazarse hacia abajo del formulario para continuar con el registro de

los datos de la certificación.

“Datos de la certificación”
En la siguiente pantalla el usuario debe proporcionar la información
relacionada al perfil y unidad de competencia en la que se va a
certificar, fecha y hora para rendir el examen, costo de la
certificación, datos generales del lugar donde se va a realizar la
evaluación, revisar la información ingresada y si todo es correcto
hacer clic en la opción “Registrar solicitud”.
Notas importantes:

• Todos los campos del formulario son requeridos;

• Para ingresar la fecha para rendir la prueba, el usuario debe hacer
clic en la imagen del calendario;
• El mismo participante no se puede registrar varias veces en la misma
unidad de un mismo perfil;
• En caso de registrarse en varias unidades la fecha y hora para rendir
la prueba deben ser diferentes, no se puede ingresar registros del
mismo participante para el mismo día.

Si el registro fue exitoso el sistema presenta la siguiente pantalla, en la

cual se puede visualizar que el registro fue realizado.

Si el usuario quiere registrar a la misma persona en otra unidad de

competencia solo debe proporcionar los nuevos datos de la certificación
y hacer clic en la opción “Registrar solicitud”.

Para el caso de registrar otro participante el usuario debe hacer clic en la

opción “Nuevo participante” y proporcionar los datos del participante y
datos de la certificación.

Una vez registrada la solicitud de certificación el usuario debe continuar

con el registro haciendo clic en la opción “Continuar”, como se puede
visualizar en la siguiente pantalla.

En la siguiente pantalla el usuario debe seguir los tres pasos que se

indican.
1. “Experiencia laboral”: ingresar la experiencia laboral del participante
en el perfil solicitado y hacer clic en la opción “Registrar experiencia”.

Si el registro se realizó de forma exitosa, la experiencia registrada debe

visualizarse en la parte inferior del formulario, como se puede apreciar
en la siguiente imagen.

El usuario puede agregar el número de registros de experiencia que

tenga el participante. Si ya no tiene más registros de experiencia hacer
clic en la opción “Continuar registro”, el sistema presenta la siguiente
pantalla.
2. “Información detallada”: ingresar la información requerida en el
formulario y hacer clic en la opción “Guardar”.

Si la información proporcionada por el participante no es correcta, el

usuario puede utilizar la opción “Atrás” y salir del formulario sin guardar
los cambios.
 3. “Descargar registro”: una vez registrada toda la información el
usuario debe proceder a descargar el documento PDF con la
información registrada, es responsabilidad del OEC hacer firmar al
participante, la declaración y autorización que constan en el documento.

5. Paso 3. Generar exámenes

Al seleccionar la opción generación de exámenes, el sistema presenta la
siguiente pantalla.

Para la generación de exámenes tanto para perfil completo, como para

unidades de competencia, el usuario debe ubicarse en el registro del
participante y hacer clic en el botón “Generar examen” y esperar hasta
visualizar el siguiente cuadro de diálogo que permite abrir y/o guardar el
documento PDF.

Notas importantes: el examen solo puede ser generado 12 horas antes

de la fecha y horas indicadas en el registro de la solicitud de certificación.
 Notas importantes:

• El usuario debe guardar el examen generado para el participante y

posterior imprimir el mismo;
• En la sección de preguntas prácticas, se genera una sección de uso
exclusivo del Examinador, en el cual debe indicar si el participante
“cumple” o “no cumple” con la pregunta práctica y registrar el tiempo
en minutos que, le tomo al participante resolver cada una de las
preguntas prácticas.

6. Paso 4. Descargar respuestas

Al seleccionar la opción “Descargar respuestas”, el sistema presenta la
siguiente pantalla.

Para descargar las respuestas de los exámenes generados tanto para perfil
completo como para unidades de competencia, el usuario debe ubicarse en
 el registro del participante y hacer clic en el botón “Descargar respuestas”
y esperar hasta visualizar el siguiente cuadro de diálogo que permite abrir
y/o guardar el documento PDF.

7. Paso 5. Registrar resultados

Al seleccionar la opción “Registrar resultados”, el sistema presenta la
siguiente pantalla.

Para registrar los resultados de la certificación tanto para perfil completo

como para unidades de competencia, el usuario debe ubicarse en el
registro del participante y hacer clic en el botón “Registrar resultados”, el
sistema presenta la siguiente pantalla.
El usuario debe registrar el tiempo que le tomo al participante resolver
cada una de las preguntas prácticas, si el tiempo que se visualiza en la
pantalla corresponde al mismo tiempo que se demoró el participante no
realizar ninguna modificación y proceder a seleccionar el estado de la
certificación e ingresar el nombre del evaluador responsable y hacer clic
en el botón “Guardar”.

Si el tiempo que se visualiza en pantalla no corresponde al utilizado por

el participante el usuario debe modificar el tiempo haciendo clic en el
ícono de lápiz, como se puede apreciar en la siguiente figura.
El sistema presenta la siguiente pantalla, en la cual se activa la fila que
se va a modificar el tiempo, el usuario debe ingresar el mismo que
registro en el documento PDF del examen, con el que fue evaluado el o
la participante, para el ejemplo se modifica el tiempo a 32 minutos, si la
información es correcta hacer clic en el icono de aceptar caso
contrario en el ícono de cancelar , este proceso se debe realizar para
cada una de las preguntas prácticas.

Al hacer clic en el botón aceptar, se visualiza el tiempo ingresado por el

usuario.

Una vez registrados los tiempos de todas las preguntas prácticas,

proceder a seleccionar el estado de la certificación e ingresar el nombre
del evaluador responsable y hacer clic en el botón “Guardar”.
 Notas importantes:

• Las opciones para asignar el estado de la certificación son las

siguientes.
Competente, si el usuario cumple con el puntaje mínimo
requerido;
No competente, si el usuario no cumple con el puntaje mínimo
requerido. Además en este caso el usuario debe seleccionar el
casillero que permite identificar si el participante tuvo dificultad en
las preguntas de conocimiento, capacidades y /o prácticas;
No asiste, si el usuario sólo se registró, pero no rindió el examen.

8. Paso 6. Reporte certificaciones

Al seleccionar la opción “Reporte certificaciones”, el sistema presenta la
siguiente pantalla, con el resumen de las personas registradas con los
diferentes estado de certificación, el usuario tiene la opción de descargar la
información en un archivo PDF.

9. Paso 7. Salir
Permite cerrar la sesión del usuario y salir del sistema a la pantalla inicial.
 10. Glosario1
a. Candidato a la certificación: Persona solicitante que ha cumplido
con los requisitos establecidos en el esquema de certificación, para
ingresar al proceso de evaluación de una o varias unidades de
competencia;
b. Certificado: Documento expedido por un OEC luego de una
evaluación al candidato, conforme los lineamientos que para el efecto
determine la SETEC. Este documento otorga un reconocimiento
formal de que el candidato ha cumplido con los requisitos para la
certificación de una o varias unidades de competencia;
c. Competencia: Conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas que
se dominan y se emplean en un contexto específico, sea éste un
empleo u ocupación determinada;
d. Cualificación Profesional: especificación oficial de competencia
profesional (constituida por un conjunto o agregado de Unidades de
Competencia con valor y significado en el empleo) que describe los
conocimientos, destrezas y actitudes requeridos para el desempeño
de puestos de trabajo en un campo ocupacional determinado.
e. Criterios de Desempeño: Componentes de un elemento de
competencia que expresan en forma medible los resultados
esperados en un candidato para demostrar el cumplimiento de una o
varias unidades de competencia;
f. Elemento de Competencia: Componente de una unidad de
competencia que enuncia las funciones, acciones o comportamientos
esperados de un candidato respecto de un empleo u ocupación
determinada;
g. Esquema de certificación de cualificaciones: Registro que
comprende los requisitos que deberá cumplir el OEC en relación con
las cualificaciones a certificar para garantizar credibilidad en la
certificación. El esquema contendrá, al menos: denominación del
perfil; cualificaciones requeridas; alcance, criterios y requisitos para la
certificación; métodos de evaluación para la certificación y
renovación; métodos y criterios de vigilancia; frecuencia de revisión;
y, aprobación del Comité de Esquema;
h. Evaluación de la Competencia: Proceso que permite verificar el
cumplimiento de un candidato, demostrando evidencias o ejecutando
simulaciones que son valoradas por un evaluador autorizado por un
OEC de conformidad con los requisitos del esquema de certificación.
El resultado de la evaluación indicará si el candidato está en

1
Fuente: página web de la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Cualificaciones y Capacitación Profesional
http://www.cualificaciones.gob.ec/terminos-y-conceptos-basicos-competencias-laborales/
Guía para el levantamiento de perfiles - http://aplicaciones.setec.gob.ec/ConsultaPerfiles/index.jsp
 condiciones de obtener una certificación de una o varias unidades de
competencia;
i. Instrumentos de Evaluación: Registros que evidencian el proceso
de certificación para medir las competencias de un candidato, ya sea
por medios: escritos, orales, prácticos y/u observación, de acuerdo al
esquema de certificación correspondiente;
j. Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC): Persona natural
o jurídica, pública, priva o mixta, con o sin fines de lucro, que tenga
entre sus objetivos la certificación de personas y que se encuentre
reconocida por la SETEC para llevar a cabo procesos de certificación
de personas, de acuerdo a la(s) unidad(es) de competencia
respectiva(s).
k. Proceso de certificación de personas: Actividades mediantes las
cuales un OEC debidamente reconocido, determina que una persona
cumple con los requisitos para obtener la certificación de una o varias
unidades de competencia. El proceso de certificación incluirá:
solicitud, evaluación y decisión de certificación;
• Unidad de Competencia: Conjunto de estándares de competencia
con valor y significación en el empleo susceptible de certificación
dentro de un proceso de evaluación. (Fuente de información términos
y conceptos básicos: Norma Técnica de Reconocimiento de
Organismos Evaluadores de la Conformidad para la Certificación de
Personas - SETEC -Capítulo I – OBJETIVOS Y DEFINICIONES- Art.
3. Aprobada por el Comité Interinstitucional del Sistema Nacional de
Cualificaciones y Capacitación Profesional mediante Resolución N°
SE-01-003-2016).

RUBRO CARGO FIRMA

Aprobado por Mgs. Ana Ruiz (Secretaria Técnica)
Revisado por Ab. María Linzan (Asesora)
Ing. Ligia Cuadros (Directora Administrativa Financiera)
Elaborado por Ing. Manuel Cevallos (Analista Gestión Tecnológica)
Ing. Mirian Ichau (Analista Gestión Tecnológica)
Ing. Juan Carlos Piedra (Analista Gestión Tecnológica)