Sunteți pe pagina 1din 9

Editia: 1

PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0


AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 1/10

PROCEDURA DE SISTEM
AUDIT INTERN
PS-AI-01

Ediţia nr. 1 Revizia nr.0

Exemplar nr. 1 Destinatar:

Controlat
X
Difuzat în regim:

Informativ

1
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:
Editia: 1
PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0
AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 2/10

Cuprins

Pagina de
garda…………………………………………………………………………………….…….1
Lista de difuzare .............................................................................................................................. 3
1. SCOP ....................................................................................................................................... 4
2. DOMENIUL DE APLICARE ................................................................................................. 4
3. DEFINITII SI ABREVIERI .................................................................................................... 4
4. DOCUMENTE DE REFERINTA ........................................................................................... 5
5. ACTIVITATI .............................................................................................................................. 5
6. RESPONSABILITATI ............................................................................................................ 8
7. INREGISTRARI ..................................................................................................................... 8
ANEXE 1. ......................................................................................Error! Bookmark not defined.

2
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:
Editia: 1
PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0
AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 3/10

Lista de difuzare

Nr. Compartiment Nume și Data Semnătura Data Data intării Semnătura


Ex. prenume primirii retragerii în vigoare a
procedurii

3
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:
Editia: 1
PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0
AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 4/10

1. SCOP

Prezenta procedura are drept scop stabilirea modului de planificare si desfasurare a auditului
intern al Sistemului de Management de SSM in cadrul organizatiei S.C. NATLOG S.R.L, in
sopul verificarii conformitatii cu prevederile stabilite si documentate, precum si pentru
determinarea efcacitatii Sistemului de Mananagement aplicat.
Auditul intern este un proces sitematic si periodic de verificare a conformitatilor cu normele
aplicabile pentru identificarea posibilelor neconformitati si imbunatatirea sitemului.

2. DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedura se aplica pentru toate procesele si departamentele din organizatia S.C.
NATLOG S.R.L

3. DEFINITII SI ABREVIERI

3.1. Definitii

audit –proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit


şievaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinitecriteriile de
audit;
auditor - persoană care are competenţa de a efectua un audit. Auditorul nu poateaparţine zonei
auditate de către acesta;
auditat –organizaţie care este auditată;
criterii de audit – ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe;
observaţie a auditului – constatare a faptelor făcută în cursul unui audit şi susţinută dedovezi
obiective;
risc - combinaţie a probabilităţii de apariţie a unui eveniment periculos sau expunerii la acestaşi a
severităţii rănirii sau îmbolnăvirii profesionale care poate fi cauzată de eveniment sau
deexpunerea la acesta

AUDITUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT SSM = o verificare sistematică şi


documentată, ce permite obţinerea şi evaluarea dovezilor obiective pentru a determina dacă
sistemul de management SSM este în conformitate cu criteriile de audit al sistemului de
management SSM stabilit, şi pentru comunicarea rezultatului acestui proces conducerii.
AUDITOR DE MANAGEMENT SSM = persoană care are calificarea de a efectua audituri
asupra sistemului de management SSM
AUDITOR ŞEF = persoană desemnată să conducă un audit
AUDITAT = şeful entităţii organizatorice auditate (organizaţie, departament, linie, proces);
NECONFORMITATE = nesatisfacere a unei condiţii specificate
OBSERVAŢIE A AUDITULUI - constatare a faptelor facute în cursul unui audit şi susţinută
prin dovezi obiective.
4
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:
Editia: 1
PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0
AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 5/10

ACŢIUNE PREVENTIVĂ = acţiune întreprinsa, pentru eliminarea cauzelor unor


neconformităţi, defecte sau a altor situaţii nedorite, posibile, în scopul prevenirii apariţiei
acestora.
ACŢIUNE CORECTIVă = acţiune întreprinsă pentru eliminarea cauzelor unor neconformităţi,
defecte sau a altor situatii nedorite, existente, în scopul prevenirii repetarii acestora.
TRATAREA NECONFORMITĂŢII = acţiune care urmeaă a fi întreprinsă în legătura cu o
entitate neconform existentă, în scopul rezolvării neconformităţii.
DOVADA OBIECTIVĂ = informaţie care poate fi demonstrată ca adevarată, bazată pe fapte
prin observare, masurare, încercare sau prin alte mijloare.

3.2. Abrevieri

RSSM – Responsabil SSM


PA – Plan de Audit
ACP – Actiuni Corective si Preventive
SSM – Securitate,sanatate, mediu

4. DOCUMENTE DE REFERINTA

- SR EN ISO14001/2005- Sisteme de management SSM - Specificaţie


- OHSAS 18001:2008- Sisteme de management pentru securitate şi sănătate
- SR ISO 19011: 2005-Linii directoare pentru auditarea sistemelor de management
al calităţii şi managementul mediului
- PS 01 CONTROLUL DOCUMENTELOR, DATELOR şi Înregistrarilor
- PS-04 Acţiuni corective preventive

5. ACTIVITATI
Elaborarea programului de audit

In etapa de pregatire a programului de audit,auditorii stabilesc obiectivele misiunii de


audit,testarilecare vor fi efectuate,precum si alte proceduri de audit si teste ,in functie de situatia
concret identificata pe teren.
Totodata este pregatita o nota care trebuie sa cuprinda colectarea si prelucrarea
datelor,tabelul puncte tari si puncte slabe,precum si programul preliminar de interventie la fata
locului.
Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt:
a) de a ajuta la organizatia atât în ansamblul cât şi structurile sale prin intermediul
opiniilor şi recomandărilor;
b) să gestioneze mai bine riscurile;
c) să asigure o mai bună administrare şi păstrare a patrimoniului;
d) să asigure o mai bună monitorizare a conformităţii cu regulile şi procedurile existente;
5
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:
Editia: 1
PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0
AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 6/10

e) să asigure o evidenţă contabilă şi un management informatic fiabile şi corecte;


f) să îmbunătăţească calitatea managementului, a controlului şi auditului intern;
g) să îmbunătăţească eficienţa şi eficacitatea operaţiilor.

5.1 Efectuarea analizei de risc si stabilirea planului anual de audit intern

Planificarea auditului implica documentarea activitatilor de audit efectuate si se finalizeaza cu


elaborarea Planului general de audit si a Programului de audit,urmand a fi examinate in cadrul
unei sedinte,cu participarea directorului de department,directorului echipei de audit si auditorilor
care asigura asistenta juritica si metodologica.
Activitatea de audit intern trebuie să ajute organizatia prin identificarea şi evaluarea expunerilor
semnificative la riscuri şi să contribuie la îmbunătăţirea sistemelor de management şi control al
riscurilor.
Planul de audit se realizeaza de auditorul sef, in functie de importanta proceselor,de
departamentul auditat,dar si de rezultatele auditurilor anterioare.

5.2 Comunicarea si aprobarea planului de audit intern

Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie sa comunice managementului de top


planurile privid activitatea de audit intern si resursele necesare, inclusive modificarile
intermediare semnificative,in vederea examinarii si aprobarii acestora.Conducatorul activitatii de
audit trebuie sa semnaleze,de asemenea impactul oricarei limitari a resurselor.

5.3 Stabilirea criteriilor de audit

Auditorii interni trebuie să realizeze o evaluare preliminară a riscurilor relevante pentru


activitatea revizuită.
Auditorul intern trebuie să ţină cont de probabilitatea existenţei erorilor, neregularităţilor, a
cazurilor de neconformitate, precum şi a altor expuneri semnificative.
Aria de aplicabilitate a misiunii trebuie să includă luarea în consideraţie a sistemelor,
înregistrărilor, personalului şi activelor relevante, inclusiv a acelor aflate sub controlul unor terţe
părţi.
Auditorii interni trebuie să-şi bazeze concluziile şi rezultatele misiunii lor pe analize şi evaluări
corespunzătoare.
Comunicarea trebuie să includă obiectivele şi aria de aplicabilitate ale misiunii, precum şi
concluziile, recomandările şi planurile de acţiune aplicabile.
Comunicarea finală a rezultatelor trebuie să conţină, acolo unde este cazul, opinia de ansamblu a
auditorului intern şi/sau concluziile acestuia.
Comunicarea trebuie să fie corectă, obiectivă, clară, concisă, constructivă, completă şi realizată
în timp util.

6
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:
Editia: 1
PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0
AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 7/10

5.4 Pregatirea misiunii de audit

Auditorii interni trebuie să elaboreze şi să înregistreze un plan pentru fiecare misiune, plan care
să includă aria de aplicabilitate, obiectivele, calendarul şi alocarea resurselor.
Pregatirea misiunii de audit presupune stabilirea echipei de audit(se poate stabili si prin
subcontractare).
Pregatirea misiunii de audit presupune:
- Auditori certificati
- Auditori cu experienta in auditatrea sistemelor de management al calitatii
- Intervalul de timp in care se desfasoara auditul
- Consultarea documentelor de referinta
- Comunicarea si stabilirea detaliilor logistice

5.5 Desfasurarea misiunii de audit

Auditorii interni identifica, analizeaza, evalueaza şi să documenteaza informaţii suficiente pentru


atingerea obiectivelor misiunii.
Auditorii interni isi bazeaza concluziile şi rezultatele misiunii lor pe analize şi evaluări
corespunzătoare.
Auditorii interni trebuie să-şi bazeze concluziile şi rezultatele misiunii lor pe analize şi evaluări
corespunzătoare.
Auditorii interni documenteaza informaţiile relevante în vederea justificării concluziilor şi
rezultatelor misiunii.

5.6 Finalizarea auditului

Finalizarea auditului presupune


- Formularea opiniei auditorului referitoare la procesul auditat
- Concilierea cu departamentele auditate
- Comunicarea departamenului auditat si managementului de top
Comunicarea trebuie să includă obiectivele şi aria de aplicabilitate ale misiunii, precum şi
concluziile, recomandările şi planurile de acţiune aplicabile.

5.7 Intocmirea raportului de audit si comunicarea acestuia

Raportul de audit include constatari referitoare la departamentele auditate cu privire la :


- Neconformitati constatate
- Recomandari pentru imbunatatirea ulterioara
- Solicitari de dovezi sau informatii suplimentare

7
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:
Editia: 1
PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0
AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 8/10

5.8 Centralizarea tuturor constatarilor si analiza lor in sedinta de management

Conducerea zonei auditate completeaza rapoartele cu identificarea cauzei aparitiei neconformitii.


Auditorul analizeaza actiunile corective propuse in sedinta si are responsabilitatea de a verifica
rezolvarea neconformitatilor.

6. RESPONSABILITATI

Auditorul intern- intocmeste programul de audit,analizeaza posibilitatea aparitiei riscurilor,


pregateste actiunile de audit,redacteaza raportul de audit prezentat in sedinta de
incheiere,pastreaza si arhiveaza dosarul auditului in original.
Auditorii- pregatirea auditului si realizarea auditului
Managementul de top- aproba planul de audit si participa la sedintele auditului
Reprezentantii departamentelor auditate- prezinta datele cerute de auditori si raspunde
intrebarilor acestora,participa la interviurile desfasurate si la sedintele auditului

7. INREGISTRARI

- Program de audit intern


- Plan de audit intern
- Raport de neconformitate, actiuni corrective si preventive
- Raport de audit intern

8
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:
Editia: 1
PROCEDURA DE SISTEM Revizia: 0
AUDIT INTER Exemplar nr. 1
Data emiterii:
COD : PS-AI-01 Pagina 9/10

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT


COMPONENTE DE BAZA

1. Definirea obiectivului auditului intern.


2. Colectarea si prelucrarea informaţiilor cu privire la activitatea auditată.
3. Evaluarea riscurilor si ierarhizarea acestora.
4. Elaborarea procedurilor de audit.
5. Elaborarea chestionarelor.
6. Completarea chestionarelor.
7. Prelucrarea rezultatelor.
8. Elaborarea foii de identificare si analiza a problemei.
9. Colectarea probelor de audit.
10. Revizuirea documentelor.
11. Elaborarea proiectului de raport de audit intern.
12. Discutarea proiectului de raport de audit intern cu structurile auditate şi soluţionarea
contradicţiilor.
13. Finalizarea raportului de audit intern.
14. Prezentarea raportului de audit intern Comitetului de Audit.
15. Urmărirea aplicării recomandărilor.

9
Intocmit Verificat Aprobat
Nume si prenume: GRAMA Lavinia-Denisa

Semnatura:
Data:

S-ar putea să vă placă și