Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaţiunilor prin
care se constată existenţa tuturor elementelor patrimoniale, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, în patrimoniul unităţii, la data la care aceasta se efectuează. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a patrimoniului fiecărei unităţi şi cuprinde toate elementele patrimoniale, precum şi bunurile şi valorile deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice. Inventarierea este un procedeu al metodei contabilităţii, comun şi altor ştiinţe economice, care reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa cantitativă şi valorică sau numai valorică, după caz, a elementelor de activ şi de pasiv aflate în patrimoniul unităţii la data la care aceasta se efectuează. Rolul inventarierii se manifestă pe mai multe direcţii şi anume: - inventarierea este un mijloc de realizare a concordanţei datelor contabilităţii şi a celorlalte forme de evidenţă economică cu realitatea obiectivă pe care o reprezintă; - constituie un mijloc de control şi verificare asupra integrităţii mijloacelor economice, a bunei gospodăriri a patrimoniului pentru întărirea gestiunii economice. Cu această ocazie se stabilesc răspunderile şi măsurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului; - inventarierea contribuie la mobilizarea resurselor interne prin aceea că permite identificarea valorilor materiale fără mişcare, neutilizabile sau degradate, a produselor şi mărfurilor greu vandabile etc., şi valorificarea acestora. - constatarea deprecierilor provizorii (reversibile) bunurilor şi valorilor economice, cu ocazia inventarierii, stă la baza constituirii şi înregistrării provizioanelor pentru deprecieri; - prin inventariere se determină mărimea unor indicatori economici cuprinşi în contabilitate. Pe această bază are loc determinarea producţiei neterminate care influenţează calculul exact al costurilor şi rezultatelor finale. - inventarierea este o lucrare premergătoare, obligatorie, întocmirii bilanţului contabil anual, contribuind la realizarea imaginii fidele a patrimoniului reprezentată prin bilanţ; - inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare şi la desfăşurarea normală a decontărilor, prin descoperirea creanţelor neîncasate, respectiv, a datoriilor neplătite la timp; - pe baza inventarierii se pot obţine o serie de concluzii pentru îmbunătăţirea organizării contabilităţii curente, a evidenţei operative a stocurilor, a controlului gestionar etc.
Obiectul inventarierii îl constituie întregul patrimoniu, adică toate elementele de
activ şi pasiv de care dispune unitatea patrimonială, în momentul efectuării inventarierii.
Inventarierea se poate clasifica astfel
1) După intervalul de timp la care se efectuează, inventarierea poate fi inventariere anuală – se efectuează anual pentru reflectarea în bilanţ a situaţiei reale a patrimoniului, este obligatorie pentru toate unităţile, se efectuează inainte de întocmirea bilanţului , fiind o inventariere generală şi completă inventarierea periodică – se efectuează pentru verificarea existenţei mijloacelor economice şi a surselor în cursul anului , la anumite intervale de timp inventarierea ocazională – efectuată la predarea primirea gestiunilor, cu ocazia producerii unor calamităţi şi poate fi generală sau parţială inventarierea inopinantă – efectuată ăn cayul existentei unor indicii de plusuri sau minusuri în gestiune 2) După sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale: inventarierea generală se efectuează la înveputul activităţii , cel puţin o dată pe an şi in cazul fuzionării sau încetării activităţii inventarierea parţială constă în verificarea numai a unei părţi din patrimoniu, o anumită categorie sau anumite feluri de elemente patrimoniale 3) După procedeul folosit inventarierea poate fi inventariere totală, ce constă în numărarea, măsurarea, căntărirea mijloacelor patrimoniale cuprinse în inventariere inventariere prin sondaj, ce constă în numărarea, măsurarea, căntărirea anumitor feluri de mijloace economice Etapele inventarierii Pregatirea inventarierii reprezinta faza de care depinde in cea mai mare parte reuşita inventarierii.Conducerea unităţii stabileşte comisiile de inventariere şi numeşte prin dispoziţie scrisa, pe membrii acesteia, care pot fi lucrători contabili şi cadre de specialitate. Din comisii nu pot face parte gestionarii, însă inventarierea se face în mod obligatoriu în prezenţa lor. In acesta perioada gestionarilor le revine sarcina de a ordona, sorta şi eticheta mijloacele ce urmează a fi inventariate, iar înainte de începerea acşiunii de inventariere dau declaraţii scrise că au inregistrat şi au predat la contabilitate toate documentele privind mişcarea bunurilor inventariate. Constatarea, descrierea şi evaluarea elementelor inventariate, are drept scop stabilirea cu exactitate a tuturor mijloacelor existente. Diversitatea mare şi particularităţile mijloacelor inventariate impune folosirea unor modalităţi adecvate de constatare, ca de exemplu: mijloacele fixe, obiectele de inventar, materialele şi unele produse sunt numărate, măsurate sau căntărite; produsele cu volum mare, furajele, vinul, ţuica sunt cubate; animalele tinere şi cele puse la îngrăşat sunt numărate şi căntărite; animalele de producţie şi de muncă sunt doar numărate; creanţele şi obligaţiile se stabilesc pe baza extraselor de cont confirmate de debitori sau primite de la creditori; disponibilităţile bancare sunt confirmate de bancă. Toate mijloacele constatate exprimate în etalon natural, seînscriu în listele de inventariere. Compararea cu datele contabilităţii şi stabilirea diferenţelor de inventar, se face prin inscrierea ăn listele de inventarierea soldurilor din contabilitate pentru fiecare mijloc în parte. Din compararea acestor date pot rezulta diferenţe care reprezintă plusuri sau minusuri. Plusurile de inventar provin din înregistrarea eronată în actele contabile, din folosirea unor aparate de măsurat defecte. Lipsurile de inventar, în funcţie de cauzele care le-au produs se pot grupa în : lipsuri neimputabile, ce se produc în mod normal îi sunt prevăzute în actele normative lipsuri imputabile datorate unei proaste gospodăriri, neglijenţei gestionării necorespunzătoare şi sustragerii de care se fac vinovate anumite persoane. Comisia de inventariere stabileşte cauzele şi analizează condiţiile în care au apărut diferenţele de inventar, persoanele responsabile şi face propuneri pentru imputaţii şi tragere la răspundere a acestora .Rezultatele inventarierii şi documentele întocmite se predau la contabilitatea unităţii pentru înregistrarea diferenţelor constatate. Punerea de acord a datelor contabilităţii cu existentul stabilit la inventariere sau nivelaraea diferenţelor de inventar, este etapa de înregistrare a diferenţelor constatate astfel încăt datele din contabilitate să fie aduse la nivelul celor existente în realitate. De menţionat faptul că nu este admisă compensarea minusurilor cu plusurile decăt la mijloacele de acelaşi fel, uşor confundabile şi cu aceeaşi valoare unitară, în aceeaşi perioadă de gestiune. Inregistrarea în contabilitate a lipsurilor şi plusurilor se face cu aprobarea scrisă a conducătorului unităţii.
Exista si alte situatii care necesita efectuarea obligatorie a inventarierii, si
anume : La infiintarea societatii comerciale ; La primirea de gestiuni ; La data fuziunii cu alte societati ; La incetarea activitatii comerciale prin dizolvare sau faliment ; In alte situatii prevazute de lege. Inventarierea indeplineste urmatoarele functii:
a. Functia de control a concordantei dintre informatiile furnizate de
contabilitate si realitate. Prin compararea situatiei faptice, stabilita prin inventariere, cu situatia scriptica din contabilitate se stabilesc plusurile si minusurile de inventar si se iau masuri in vederea punerii de acord a soldurilor scriptice cu realitatea, in vederea delimitarii rspunderilor si a intaririi ordinei in gestionarea patrimoniului. Cu ajutorul inventarierii se identifica bunurile inutilizabile, comenzile sistate, creantele vechi si neincasate, etc si pe aceasta baza se iau masuri pentru preintampinarea sau limitarea pagubelor, pentru cresterea vitezei de rotatie si sporirea eficientei.
b. Functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului.
Inventarierea este punctul de pornire si de inchidere al oricarui exercitiu financiar.
Pe baza inventarierii se deschid conturile si tot pe baza inventarierii se inchid si se definitiveaza bilantul contabil.
Situatia neta a patrimoniului = Active inventariate - Datorii inventariate.
Daca se face abstractie de modificarea aportului proprietarului la capitalul
social, atunci rezultatul net se determina in functie de variatia situatiei nete astfel:
Rezultatul net = Situatia neta de la sfarsitul exercitiului - Situatia neta de la
inceputul exercitiului
c. Functia de calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si
vanzarilor.Unitatile patrimoniale mici si mijlocii pot folosi pentru evidenta stocurilor metoda inventarului intermitent. In aceasta varianta de lucru se inregistreaza in conturile de stocuri numai stocurile initiale si finale ale elementelor patrimoniale resprective, iar intrarile din cursul lunii se inregistreaza in conturile de cheltuieli corespunzatoare.In aceste conditii, inventarierea de la sfarsitul fiecarei luni sta la baza determinarii iesirilor din depozite (a consumurilor si a vanzarilor) astfel:
Iesiri din depozite = Stocuri initiale + Intrari din cursul lunii - Stocuri finale.