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Ensayo Sistemas de Información y Control

Ensayo sobre los sistemas de información
Maestría en administración
Instituto tecnológico de Zacatecas
Materia: Sistemas de información y control
Prof. M. C. Igmhar Abdel Sánchez Urriola
Alumno: Ing. Gilberto García Bonilla.

Sistemas de información.

Introducción.

Todos los días utilizamos sistemas de información, el navegar por Internet, realizar
consultas de saldo en un cajero, abrir un archivo almacenado en la computadora o
inclusive al comprar cualquier artículo en el supermercado.

Estos sistemas no son prescindibles, pero agilizan muchas transacciones, y también

pueden originar un sinnúmero de análisis y ayudan a tomar decisiones de forma
mas acertada.

En la actualidad estos sistemas pueden hacer la diferencia entre una empresa

exitosa y la quiebra de otras aunque un sistema de información no es sinónimo de
éxito.

Desarrollo

Se puede definir a los sistemas de información como los procesos, que ayudados de
equipos manuales o computacionales nos pueden facilitar tareas u operaciones,
formando una estructura con la finalidad de recabar, clasificar, analizar, evaluar y
distribuir información de manera precisa y oportuna, que nos llevaran a cumplir
con uno o varios objetivos en común y a la toma de decisiones en las diferentes
áreas de una empresa.

Para implementar un sistema de información es necesario tomar en cuenta las

dificultades a las que se pudiera enfrentar, como por ejemplo el costo que a veces
suele ser elevado para las pequeñas empresas, sobre todo si no cuentan con equipos
de computo, otro es el tiempo de implementación que no siempre es rápido, la
resistencia al cambio de lo usuarios del sistema, ésta debe ser acompañada de una
buena planificación para implementar el sistema.

Dentro de una empresa existen diferentes problemáticas que pueden ser el origen
de la implementación de un sistema de información, en cada una de las áreas
pueden existir problemas a resolver por un sistema, por ejemplo; si en el área de
recursos humanos nos encontramos con que necesitamos conocer cuantos de los
trabajadores actuales tienen en común el área geográfica donde viven para decidir
las rutas de el transporte de personal, o si contamos con trabajadores que cumplan
con el perfil para cumplir con vacantes en otras áreas; en el área de mercadotecnia
si deseáramos conocer el nivel de ingresos de los compradores de cierto producto y
su nivel escolar para hacer relaciones y proyectar campañas publicitarias dirigidas
hacia el mejor mercado con que puede contar la empresa.
Los sistemas de información se pueden implementar en las distintas áreas de la
empresa, como contabilidad y finanzas, mercadotecnia, recursos humanos,
producción y almacén (compras y ventas).

Dentro del área de contabilidad y finanzas:

Si definimos a la contabilidad como una disciplina donde se enseñan normas y

procedimientos para ordenar, analizar y registrar operaciones que se practicaron
por unidades económicas de la empresa o un individuo, entonces con esto nos
daremos cuenta de que los sistemas de información en la contabilidad deben ser
enfocados en estos términos, por ejemplo si tenemos un problema de duplicidad en
el pago a proveedores, entonces al efectuar un sistema podremos corregir este
problema y evitar la devolución del dinero depositado.

Como en todo proceso, tenemos entradas de datos o información, un proceso y una

salida de datos o información, en esta área la entrada de datos o información.

En el área de contabilidad, se pueden implementar sistemas para el pago nomina,

pago de proveedores, cobranza a clientes, etc.

En si servirá para registrar las transacciones de la empresa, y ayudan a la

organización de los presupuestos de los departamentos de la empresa.

Los datos de entrada al sistema dependerán de la salida de información o datos

deseados, por ejemplo si s desea realizar un sistema para la nomina los datos de
entrada serán los nombres de los trabajadores, clave del trabajador, numero de
seguridad social, fecha de ingreso, faltas por semana o quincena, retardos,
herramienta extraviada, sueldo base, tiempos extras, créditos de infonavit,
prestamos, premios y compensaciones, viáticos, y otros ingresos y descuentos
extras, según lo que se desea del sistema

El proceso seria organizar la información y hacer operaciones matemáticas con los

datos ingresados.

Por otro lado la salida de la información estará enfocada en la problemática a

resolver, por ejemplo, con los datos ingresados en la entrada, las salidas que
podemos obtener son:
Nomina, que incluye:

• Pagos de sueldos semanales o quincenales, tiempos extras, viáticos, premios o

bonificaciones, aguinaldos, vacaciones y reparto de utilidades.
• Descuentos por conceptos de impuestos, seguro social, créditos de infonavit,
prestamos personales, faltas, retardos, herramienta extraviada y otros.

Comparaciones, que incluyen:

• También se puede obtener información valiosa para la toma de decisiones, como

por ejemplo, el mejor trabajador en base a asistencias y puntualidad, el mejor
empleado en base a premios de productividad, y por el contrario los peores
empleados de la empresa en los mismos conceptos, toda esta información se puede
compartir con el departamento de recursos humanos que podrá tomar decisiones
de promociones, reubicaciones o desvinculaciones.
• Si se incluyeran en la entrada datos como ventas realizadas (en el caso de
vendedores) y objetivos de cada empleado, las comparaciones se realizarían en base
a sus ventas mensuales y cumplimientos de objetivos.

Las finanzas las definimos como el manejo de los recursos de la empresa para
alcanzar los deseados de la forma más efectiva posible, así como contar con los
recursos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y sus actividades.

Generalmente los datos que se utilizan en estos sistemas son los que se encuentran
en los estados de resultados y el balance general, y la información de salida son las
comparaciones de los ejercicios o periodos, de la cual se toman decisiones, como
por ejemplo el aumento o disminución de activos o pasivos, que puede ser el
endeudamiento a través de crédito, liquidación de créditos, venta de inmuebles,
adquisición de maquinaria, etc.

Sistemas de información aplicados a la mercadotecnia (SIM):

La mercadotecnia de defina como el estudio de las necesidades para satisfacerlas a

través de procesos de intercambio entre la oferta y la demanda, estudia el
comportamiento del comprador, con respecto ala demanda, y tiene como objetivo
equilibrar la oferta y la demanda.
Un SIM puede ayudar a ver la necesidad de nuevos productos, crear mejoras en un
producto existente, actualizar precios, promociones y estrategias de venta y
distribución.
Con un SIM se pueden conocer las necesidades de los clientes y hacer mas estrecha
la relación entre un vendedor y un comprador, facilitando la colocación del
producto en el mercado.

En un SIM la información deseada puede ser muy variada y dependerá de las

necesidades de quien necesita la información, por ejemplo si deseamos conocer
cual es el impacto de una campaña publicitaria televisiva de un producto de belleza,
se deberán hacer encuestas dirigidas al público al que se dirige la campaña, esta
información se ingresa, se almacena, entra al proceso y arroja una salida que
dependerá de las preguntas elaboradas, si una de las preguntas fuese, ¿La
presentación del producto es? (buena, regular, mala), entonces la salida nos dirá si
al público de gusta o no la presentación del producto, pero si también incluimos la
pregunta ¿Cuál es su nivel máximo de estudios?, entonces podríamos hacer
relaciones entre el nivel de estudios del cliente con el gusto hacia la presentación
del producto, probablemente esta información nos de elementos para la toma de
decisiones sobre la presentación del producto o quizás no, pero el poder hacer
relaciones con diferentes datos es muy útil.

Otra información que podemos obtener con los SIM son:

• En las investigaciones de mercado, conocer tendencias, patrones y preferencias.

• En la distribución, conocer lugares, momentos y cantidades de compra.
• En publicidad, hacer mensajes a costos mas bajos.

Sistema de información en Recursos humanos:

El área de Recursos Humanos tiene por objetivo proporcionar el personal adecuado

para los puestos requeridos por el perfil del puesto, así como capacitar personal de
nuevo ingreso y personal existente, motivar al personal y encargarse de
promociones y desvinculaciones.

En un sistema de información en recursos humanos, las entradas de los datos van a

ser relacionadas con el personal, datos generales del trabajador (nombre, dirección,
teléfono, tipo de sangre, etc.), su currículo(grado escolar, cursos, etc.), historial
dentro de la empresa (entrenamiento y desarrollo), evaluaciones de desempeño,
administración de salarios, registros, controles (fallas, atrasos, disciplina, etc.),
higiene y seguridad, etc.

Los resultados de este sistema son:

• Análisis de rotación, permite retener al mejor personal y sustituir malos

elementos, identificar el grado de juventud o vejez de la empresa, activar plan de
carrera.
• Análisis de ausentismo, analiza las causas de la ausencia del trabajador.
• Análisis de selección y reclutamiento, atraer un número suficiente de candidatos,
candidatos potenciales e identificar al personal idóneo para el puesto.
• Análisis de accidentes, mejorar el ambiente laboral, reducir las primas por
accidentes, localizar zonas inseguras, eliminar condiciones inseguras e
implementar medidas preventivas.
• Análisis del desempeño, aumentos de sueldos por resultados particulares,
compensación justa, identificar candidatos para promociones y reubicaciones,
mejorar el rendimiento y estimular la productividad.
• Análisis de capacitación, elevar las competencias del personal, incrementar la
productividad al tener personal capacitado, adiestrado y conciente, contar con el
personal adecuado, preparar al personal para afrontar responsabilidades en cargos
mayores.
• Análisis de salarios, tener una estructura de salarios justa y mantener la calidad
de vida del trabajador.

Sistemas de información en el almacén (compras y ventas)

El almacén son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de

mercancías, y los productos que se guarda en él depende de las políticas de
inventarios. Las funciones de los almacenes son: proteger los materiales, controlar
el acceso, proporcionar información al departamento de compras sobre existencias,
registrar entradas y salidas, controlar los máximos y mínimos.
El almacén esta ligado con los departamentos de compras y ventas, pues el
inventario reducirá por las ventas y aumentara por las compras, y por tanto debe
existir comunicación para no tener mercancías de mas que desajusten las finanzas
de la empresa o de menos que limiten las ventas.

La entradas de datos en un sistema de información de almacén incluye datos de

proveedores (generales, condiciones, garantías, etc.) y compradores ( generales,
descuentos, compras, etc.), así también como políticas de compras, políticas de
venta, existencias y faltantes.

La salida de éste sistema nos dará reportes de pagos, estados de cuenta,

disponibilidad de materiales y productos, tendencia de precios, cantidad de
clientes, tipo de clientes, cantidad y tipo de proveedores, reporte de facturación,
reporte de compras, estados de cuenta, cobros o pagos realizados, historiales de
clientes y proveedores, selección de los mejores clientes, servicio de proveedores,
clientes morosos, mercancías de mayor y menor movimiento, rotación de
productos, máximos y mínimos.

Conclusiones.

Los sistemas reinformación tienen muchas aplicaciones dentro de las distintas

áreas de una empresa y pueden ayudar a resolver distintas problemáticas que se
nos presentes, en sí no siempre implantar un sistema de información nos ayudara a
resolver todos los problemas.

Los sistemas de información son costosos y a veces es tardada su instalación, son

inflexibles, también depende de la entrada de información y si no se cuida su
origen pueden ser datos falsos que nos den una salida falsa o incorrecta.

Existe un impacto al implantar un sistema de información, que puede ser en lo

social, económico y en lo político.

En si el sistema de información dependerá de la salida que necesitamos, y de las

decisiones que debemos realizar, está información debe ser precisa, y oportuna.

La información que se genera en un departamento puede ser compartida con otros

departamentos, y así se pueden reducir procesos.

Un sistema de información puede determinar el éxito o fracaso de una empresa,

pues aumenta la competitividad y se tiene información actual que ayudara a una
rápida toma de decisiones.