UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN CAYEY

BIBLIOTECA VÍCTOR M. PONS GIL

COMITÉ DE AUTO EVALUACIÓN

diciembre 2007
Introducción

La Biblioteca Víctor M. Pons Gil se enfrenta a un proceso de autoevaluación que comenzó en el año académico 2005-2006.
Este esfuerzo responde a las áreas de prioridad establecidas en el Plan Estratégico de la Universidad de Puerto Rico, conocido
como Diez para la Década y se ratifica en la Certificación Núm. 138 (2003-2004) de la Junta de Síndicos. En el caso de la
Biblioteca se requiere una evaluación por una entidad externa siguiendo los estándares establecidos por la Association of
College & Research Libraries (ACRL).

Al iniciar el primer borrador para el autoestudio se identificaron las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
(FODA) de la Biblioteca en relación a estos estándares. El análisis FODA nos permitirá establecer prioridades en nuestro Plan
Estratégico y en nuestro Plan de Avalúo. Este trabajo presenta el análisis FODA para los estándares y áreas de Planificación,
Avalúo, Avalúo de los Resultados, Servicios, Instrucción, Recursos, Acceso, Personal, Facilidades, Comunicación y
Cooperación, Administración y Presupuesto.

Definiciones

Fortalezas - se refieren a los recursos y destrezas que ha adquirido la Biblioteca; aquello que nos presenta con ventaja frente a
otras unidades del Sistema.

Debilidades - aquellos factores en los que nos encontramos en una posición desfavorable en comparación con otras
Bibliotecas.

Oportunidades -variables que están a la vista de todos pero que, si no son reconocidas con tiempo significan la pérdida de una
ventaja competitiva.

Amenazas - variables que ponen a prueba la estabilidad de la Biblioteca y que reconocidas a tiempo podemos atenderlas y
convertirlas en oportunidades.
 Estándar Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas
Se han establecido Los cambios se basan en Falta de documentación El Plan Estratégico se
cambios dirigidos a problemas que se han que nos permita encuentra en la fase de
mejorar los observado a través de la establecer cambios borrador.
servicios ofrecidos experiencia, el manejo de basados en el avalúo
a nuestros usuarios. los recursos y el formal de los servicios.
ofrecimiento de servicios
Presencia de la a los usuarios y no en un
Biblioteca en los Plan Estratégico.
I. Planificación espacios destinados
a la planificación Debido a la demanda de
institucional. servicios no hay espacios
de tiempo disponibles
para que más empleados
participen de las
gestiones de
planificación
institucional.
Estándar Fortalezas
Uso y manejo de diversas
estrategias de avalúo y
evaluación.
Uso de la retroalimentación.
II. Avalúo
El avalúo de servicios,
colecciones y aprendizaje.
Debilidades Oportunidades Amenazas
Las estrategias de No siempre se dedica tiempo al El Plan de Avalúo se
evaluación no estaban análisis de los resultados de las encuentra en la fase
estructuradas dentro de un evaluaciones como insumo de borrador.
plan de avalúo con ciclos para establecer los planes de
de tiempo. avalúo.
Falta incorporar el uso de Presencia de una columna para
la estrategia de el uso de resultados en el
“benchmarking” borrador del Plan de avalúo.
en las comparaciones para
establecer indicadores de
logros.
 Estándar Fortalezas
-La misión, metas y
objetivos de la biblioteca
están estrechamente
enlazados con los de la
institución.
-La biblioteca utiliza
diversas estrategias e
instrumentos para avaluar
sus servicios y recursos.
-La facultad de la biblioteca
colabora eficientemente con
la facultad de las otras
disciplinas para la
acreditación de los
III. Avalúo de programas académicos.
resultados -Al realizar “benchmarking”
con instituciones similares
podemos afirmar que
estamos en el promedio o
sobre éste en aspectos
relacionados al horario,
personal y servicios.
-La Biblioteca cuenta con
personal y equipo para dar
servicio a personas con
impedimentos.
-Las colecciones
especializadas de la
Biblioteca fortalecen la
investigación en el recinto.
Debilidades Oportunidades Amenazas
Los procedimientos para Completar y aprobar el plan de No se ha diseñado un
incluir las avalúo. instrumento para
recomendaciones y identificar las
sugerencias de los Ampliar las estrategias y los necesidades de los
informes de la biblioteca medios de divulgación de usuarios.
pueden ser más horario, servicios y recursos de
consistentes y reflejarse la biblioteca. La administración de
más explícitamente en el la Sala de Asistencia
Plan Estratégico Estructurar la colaboración Tecnológica
institucional entre los bibliotecarios y los corresponde al
profesores. Centro
La continuidad en los interdisciplinario de
procesos de avalúo se ve Incluir en nuestro Plan de desarrollo estudiantil,
afectada al no tener Avalúo y actividades el bajo el Decanato de
aprobado un plan de ”benchmarking,” Estudiantes.
avalúo.
Aumentar el personal
capacitado en el área de
Asistencia Tecnológica
 Estándar Fortalezas
-Se cuenta con un horario
consistente y razonable para
atender las demandas de los
usuarios.
IV. Servicios -Ofrecemos una amplia
variedad de servicios en
línea (EZproxy, referencia
virtual, reserva digital).
Debilidades
-Incorporar a los
borradores del Plan de
avalúo y Plan Estratégico
un mayor número de
estrategias de medición
cualitativas para servicios
y colecciones.
Oportunidades Amenazas
-Ampliar la promoción de -Asegurar la
horarios y servicios a inclusión de la
estudiantes de primer año. Biblioteca en los
cursos que se
-Fortalecer la participación de ofrezcan a distancia
los profesores enlace con la desde el recinto.
Biblioteca tanto en el
desarrollo de las colecciones
como en la promoción de
servicios y desarrollo de
políticas.
 Estándar Fortalezas
-Se cuenta con un
programa formal de
Destrezas de Información.
-La facultad conoce la
definición de las destrezas
de información y sus
implicaciones en los
procesos de enseñanza
aprendizaje.
-Se cuenta con un espacio
destinado a ofrecer
instrucciones grupales.
-Todos los bibliotecarios
del departamento proveen
V. Instrucción
instrucciones formales e
informales.
-El PDI ha impactado a
más de un 25% de la
población estudiantil.
-Se cuenta con la
infraestructura tecnológica
necesaria para ofrecer la
instrucción.
-Las colecciones de la
biblioteca ofrecen recursos
y servicios de calidad
investigativa al
profesorado.
Debilidades Oportunidades Amenazas
- El Programa de -Todavía hay programas -La institución no
Matemática Física no ha académicos con cursos de cuenta con
sido impactado por el investigación que no han direcciones
PDI en ninguno de sus participado de los servicios estratégicas
cursos. que se ofrecen desde el PDI. dirigidas a fortalecer
y establecer
-Los planes de avalúo -La biblioteca no ha diseñado institucionalmente
quinquenales de los un curso dirigido a el Programa de
departamentos desarrollar destrezas de Destrezas de
académicos no información como parte de su Información.
contemplan la medición programa de enseñanza.
del desarrollo de las -No se definen
destrezas de información explícitamente las
de sus estudiantes y destrezas de
egresados. información en la
Misión institucional
-No siempre se cuenta ni en el perfil del
con la participación de egresado ideal.
bibliotecarios en las
orientaciones iniciales
que ofrece la institución
a profesores y
estudiantes de nuevo
ingreso.
 Estándar Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas
-El tamaño de las -No tenemos una Política -Incluir a los profesores y -Atender
colecciones bibliográficas de desarrollo de estudiantes en el desarrollo y prontamente la
de la Universidad de Puerto colecciones aprobada por evaluación del borrador de la sección relacionada
Rico en Cayey comparan el Departamento. Política de Desarrollo de al descarte en la
favorablemente con otras colecciones. Política de
instituciones similares. Desarrollo de
-Los profesores participan -Atender la recomendación Colecciones.
activamente en los procesos hecha por la MSCHE donde se
de selección de recursos. sugiere asignar un
-Las necesidades bibliotecario por departamento
curriculares son atendidas académico.
adecuadamente con los
recursos bibliográficos que
posee la biblioteca.
VI. Recursos
-Los bibliotecarios de cada
sala participan activamente
en la evaluación, selección,
retención y descarte de los
recursos bibliográficos.
-Enriquecemos nuestra
colección y aminoramos
costos participando de
consorcios.
-Se cuenta con una
certificación que establece
la participación de los
profesores como enlace con
la Biblioteca.
 Estándar Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas
- La Biblioteca provee -No se ha establecido - Diseñar e implantar una -El manual de
acceso ilimitado a sus formalmente un herramienta de evaluación que procedimientos de
colecciones, tanto a procedimiento para el permita recoger datos sobre el catalogación no se
usuarios presenciales control de calidad del nivel satisfacción y calidad con encuentra actualizado.
como remotos. catálogo. respecto al acceso provisto a
- Las colecciones están través del catálogo público. -No se cuenta con un
debidamente rotuladas y catalogador a tiempo
abiertas al público. completo.
- Estamos preparados para
atender al usuario que
participa de cursos a
distancia.
VII. Acceso - Los catálogos se pueden
acceder en español e
inglés.
- La biblioteca participa de
acuerdos cooperativos
para ofrecer servicios de
préstamo
interbibliotecario.
- Se pueden hacer meta
búsquedas en todos los
catálogos y bases de
datos.
 Estándar Fortalezas
-Se cuenta con un número
adecuado de personal que
ofrece servicios directos al
público.
-El 90% del personal ostenta
grados universitarios, el otro
10% esta cualificado con la
equivalencia en experiencia.
-Todo el personal
VIII. Personal
bibliotecario ofrece talleres
de capacitación al personal
profesional.
-El personal bibliotecario
tiene el mismo estatus,
derechos y
responsabilidades que el
resto de la facultad del
recinto.
Debilidades Oportunidades Amenazas
-La biblioteca no cuenta -Solo 2 de los 19 empleados -El acceso a los
con una partida destinada que ofrecen servicios en el recursos de todas las
al mejoramiento horario de noches y fines de colecciones podría
profesional. semana es profesional verse afectado ante la
cualificado. falta de un
- La biblioteca no cuenta catalogador.
con un catalogador a -Desarrollar competencias para
tiempo completo. el personal que trabaja con las
destrezas de información
según lo establece el
documento Standards for
Proficiencies for Instruction
Librarianss and Coordinators
de la ACRL
 Estándar Fortalezas
-La Biblioteca cuenta con
espacios apropiados para el
estudio.
-La razón de sillas
disponibles por tipo de
usuario es apropiada.
-El nivel de temperatura y
control de humedad cuenta
con el mantenimiento
necesario para ofrecer el
buen funcionamiento de los
IX. Facilidades
equipos,
-El acceso electrónico es
suficiente para cubrir las
necesidades básicas de
información de los
usuarios.
Debilidades
-El área de Desarrollo de
colecciones debe
habilitarse de manera que
se pueda asegurar el flujo
de trabajo que requiere el
área de servicios técnicos.
- Las estaciones de
trabajo y escritorios del
3% es ergonómico.
-Los baños y estaciones
de trabajo no son
apropiadas para personas
en silla de ruedas.
-El espacio entre los
anaqueles y su altura no
cumplen con los
requerimientos de la ley
ADA.
-La puerta de acceso a las
salas no cumple con los
requerimientos de la Ley
ADA.
Oportunidades Amenazas
-Se deben atender con -Los espacios de
prontitud los requerimientos crecimiento para la
de la Ley ADA. colección
puertorriqueña y
-Darle atención a la propuesta circulación son
para la reorganización de limitados.
servicios y reestructuración de
espacios de la Biblioteca.
-Establecer un plan de descarte
integrado al Plan Estratégico.
-Instalar antenas inalámbricas
de de mayor alcance.
-El edificio de la Biblioteca
tiene espacios físicos ocupados
por otras dependencias del
recinto.
 Estándar Fortalezas
-Los mecanismos o
estrategias utilizadas para
lograr la comunicación y
cooperación del personal de
la biblioteca han resultado
efectivos.
-La infraestructura
tecnológica apoya el acceso
X. a los recursos electrónicos.
Comunicación -La Biblioteca cuenta con
y cooperación un técnico de
comunicación.
-La infraestructura
tecnológica es adecuada.
-La Biblioteca está
comprometida con la
comunidad universitaria.
Debilidades Oportunidades Amenazas
-Cincuenta y tres (53%) -Poca participación de los - Un 47% del
de los empleados de la estudiantes y profesores en la personal considera
biblioteca perciben que toma de decisiones de los que sus aportaciones,
la biblioteca no involucra asuntos de la Biblioteca. ideas y sugerencias
a los profesores y no son valiosas.
estudiantes en la toma de -Aumentar la comunicación
decisiones. entre profesores y
bibliotecarios
-Establecer un plan de
mercadeo y divulgación de
los servicios de la Biblioteca.
-Ofrecer actividades de
desarrollo profesional sobre
apoderamiento a los
empleados de la Biblioteca.
 Estándar Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas
-Nuestra Misión, Visión y - No contamos con un -Diseñar y ampliar las tareas de -Revisar y Actualizar
Valores responden a la enlace del sector los enlaces. el Reglamento de la
Declaración de Derechos estudiantil. Biblioteca.
de las Bibliotecas. -Finalizar el Plan Estratégico y
-Las políticas y el Plan de Avalúo de la
procedimientos para la Biblioteca.
XI. administración interna de
Administración la Biblioteca están
establecidas en el los
Reglamentos y Políticas
Institucionales.
-El director responde al
Decano de Asuntos
Académicos.
 Estándar Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas
El personal de la El presupuesto dedicado Crear una partida para gastos -Se debe establecer
Biblioteca está a atender el currículo en procesamiento de un mecanismo y
remunerado por departamento es recursos y preservación y una política formal
apropiadamente. equitativo, pero no conservación. para atender las
contempla peticiones
El director de la eventualidades que Crear una partida para presupuestarias
biblioteca puede puedan surgir en exhibiciones de la identificadas y
iniciar gastos en las atención a requisitos de Biblioteca. proyectadas en el
partidas de agencias acreditadoras y Plan Estratégico en
presupuesto creación de nuevos cada departamento
designadas. cursos. académico.
XII. Presupuesto
La partida consignada a
Las demandas de materiales para toda la
los programas Biblioteca es
extendidos se cubren insuficiente.
con el horario, el
personal, los EL presupuesto
recursos asignado a recursos
bibliográficos y el hemerográficos no
presupuesto contempla cambios
existente. relacionados al cupo de
estudiantes y profesores.