PERFORMANCE MANAGEMENT

Establish and seek

documented
understanding for
Performance
Expectations

Acknowledgement,
Endorsement,
Recognition,
PERFORMANCE Observation,
Measurement, feedback,
Encouragement and
Reward
MANAGEMENT take follow-up actions
and documentation
PROCESS

Appraise, Feedback and Performance Related

set follow-up action plan Problem-Solving,
with Coaching, Training &
Proper Documentation Development with
documentation
 Performance Expectations
• Agreed routines / Standards / Goals / 
objectives / success profile
• Resources
• Competencies needed
• Training and development plans
• Authorities / mode of prior approval needed 
in specific circumstances
• Performance milestones / check‐points
 Observation and Measurement
• Pre‐agreed methods and ways to observe and 
measure performance
• Seek understanding on the purpose and 
manner of performance feedback
• Seek understanding on the need of basic 
documentation
• Communicate the need for follow‐up actions
 Performance Problem Solving
• Deal with the specific performance issues and 
not the persons
• Deal with must be done right and what result 
to be achieve
• Not all performance problems are attributed 
to employees – examine root causes
• Practice on‐the‐job coaching
• Identify performance related training and 
development needs
 Appraisal and feedback
• Prepare
• Review job requirements and needed 
competencies
• Provide specific improvement feedback
• Concentrate on what must be done correctly to 
achieve specific result / outcome
• Examine ways to bring the best out of the 
employees
• Documentation and follow‐up with necessary 
actions
 Recognition and Reward
• Acknowledge. Recognise . Endorse.
• Both being and doing. 
• Both financial and non‐financial reward. 
• Examine what can be done now to create a 
sustainable future for both the employer and 
the employee. 
 PM is continuous and on‐going
• An essential tool for business success
• A must for productivity enhancement
• Managers and supervisors must be equipped 
to perform PM well
• PM applies to all employees, both young and 
old
• PM helps to identify the right competencies 
and retain competitive knowledge to secure 
sustainable future
 Main Purpose of PM
• To bring the best out of every employee
• To help every employee to stay updated and 
relevant to work requirements
• To provide opportunity to every employee to 
review his/her career aspiration and the path 
to attain it
• To receive feedback from employee on how to 
contribute to enhance workplace 
environment for higher productivity  
 The Performance Matrix

The Perform anc e M atrix

Kn ow le dg e, S kills,
At tit ud es a nd O th er
A bili ties
O ut p ut , O ut co m e an d
Act ion s a nd Be havi ou rs
Re su lts

Ver ifia ble D em on strated Re su lt- Dr iven

C om pe ten cie s Co m pe te nc ies Co mp e te nc ies
 Performance 
• Verifiable competencies – What you have?

• Demonstrated competencies – What you do 
correctly in the right organisational context?

• Result Driven competencies – What you 
achieve to enhance organisational results and 
outcome?
 Performance Management
• To guide employees to achieve organisational 
results and outcome through:
– Competency profiling and reviewing
– Coaching and training
– Work and career planning and reviewing
– Retaining and enhancing competitive knowledge 
– Deploying the right people to do the right work at 
the right time
PM helps to optimise Human Resource
• With the right competency profile, employees 
are optimised
• Provide good information to retain tacit 
knowledge of matured / older employees
 Performance of Older Employees
• With continuous management early in the 
career, there is not much difference from 
younger employees
• Advantage from the necessary maturity, tacit 
ideas and guided creativity
• Work can be re‐designed to suit their 
changing needs and roles in the workplace
 Basic Checklist of Effective Performance Management

Employer (through trained managers and supervisors) Employees

Seek understanding and acceptance of performance expectations . Clarify any 
Set clear specific performance expectations which include required output, 
doubts and suggest areas for modifications to enhance effective and efficient 
outcome, results, measurement and timeframe. 
delivery of performance. 

Review the necessary competencies of employees to meet the performance  Review how to stay relevant and updated to meet performance expectations by 
expectations. Work out action plans to equip the employees to meet the  examining the necessary competencies to acquire. Discuss these with the 
performance expectations.  supervisors. 

Establish performance milestones and check‐points. Communicate them and 
Understand how their performance are being monitored and measured. Seek 
provide assistance to employees to meet expectations. Undertake actual 
clarifications along the journey of performance. Take note and act upon feedback. 
observation and measurement with timely feedback. 
Provide regular feedback to the employees on their performance. Provide 
Seek and understand periodical performance feedback. Discuss with supervisors 
assistance to the employees to bridge performance gaps or to enhance 
areas for enhancing performance. Take note of any critical events and actions to 
performance levels. Document all feedback provided and act on any necessary 
be taken.
follow‐ups. 

Provide training, coaching and developing activities to employees when necessary  Ask and attend training when necessary. Seek clarification and guidance in areas 
to enhance performance.  that can enhance performance. 

Solve performance problems by identifying the actual root causes objectively. 
Participate in performance problem solving to meet performance expectations. 
Involve employees in enhancing performance. 

Recognise, endorse and assure employees on their performance deliveries. 
Seek feedback and assurance that their performance is on track to meet 
Provide assistance and clarification as and when necessary to meet performance 
expectations and act on any feedback.
expectations. 

Document all critical events in the performance journey to review at the  Take note of how to deliver performance in better ways the next time similar 
appropriate time.  things are required to be done. Aim to work effectively and efficiently. 
 Pitfalls to Avoid When Appraising an 
Employee ‐ 1
• Don't focus on one specific incident ‐ review the 
entire period which the appraisal covers
• Don't go solely by memory ‐ base the review on 
accurate and factual documented data
• Avoid the "halo" and "horns" effects. Just because 
the employee performs badly in one area does not 
make his overall performance bad. The same goes 
for good performance
 Pitfalls to Avoid When Appraising an 
Employee ‐ 2
• Length of service or job grade does not necessarily 
mean better performance. Look carefully at the 
individual's performance within that job
• Avoid bias about an employee based on personal 
feelings for that individual
• Don't base current performance on past 
performance. Look at the current period being 
reviewed
• Don’t under‐rate an employee’s performance based 
on irrelevant criteria such as age or gender etc
 Pitfalls to Avoid When Appraising an 
Employee ‐ 3
• Don't overrate a poor performer as a motivational 
tool.
• Not all individuals are the same. Analyse each 
employee’s contributions carefully.
• Don't rush through the appraisal. Take time to 
record accurate information which truly reflects the 
individual's performance.
 Performance Management
• Is a continuous journey with careful planning, 
monitoring and take appropriate action along the 
way
• Be clear with the starting point, destination, 
milestones and checkpoints
• Observe, measure performance with documented 
performance facts and data
• Skillful in providing feedback with encouraging and 
positive feedback to bring the best out of the 
employees
Discussion and Question?