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Resumen Abstract
En los últimos años han surgido los gestores de referencias Title: Sources of bibliographic information (XII). Bibliographic
bibliográficas, una herramienta muy valiosa para los investiga- reference managers: generalities
dores, ya que permite la organización, el tratamiento y la difu-
In the last years bibliographic references managers have
sión de la información utilizada en sus investigaciones. Se
emerged as a very valuable tool for researchers. It allows orga-
presentan las características básicas y las particularidades que
nization, treatment and spread of the information from their
todo gestor de referencias incorpora para un correcto funciona-
researches. This paper shows the basic characteristics,
miento. Por último, se agrupan según su tipología y se recoge
functioning and peculiarities that every reference manager
una selección de los principales gestores existentes en el mer-
needs in order to have a good working. Finally, they are grou-
cado.
ped according their typology and a selection of reference ma-
©2012 Ediciones Mayo, S.A. Todos los derechos reservados. nagers available commercially is collected.
©2012 Ediciones Mayo, S.A. All rights reserved.
Correspondencia: A. Alonso Arroyo. Universidad de Valencia. Facultad de Medicina y Odontología. Departamento de Historia de la Ciencia y Documentación.
Avda. Blasco Ibáñez, 15. 46010 Valencia. Correo electrónico: adolfo.alonso@uv.es 211
Acta Pediatr Esp. 2012; 70(5): 211-216
Entrada de datos
Visualización de Recuperación de
Directa desde Crear Detección de
las referencias la información:
la propia carpetas duplicados
bibliográficas búsquedas
base de datos
Desde archivos
de texto
guardados
Salida de datos
Desde catálogos
o bases
de datos en línea Crear listas de Crear una bibliografía e Compartir referencias
referencias bibliográficas insertar citas en el texto bibliográficas
Conversión de las
referencias de
otros gestores
imponga la editorial en que se vaya a publicar. Este proceso ha Entrada de los datos
ganado en agilidad y comodidad gracias a la creación de los La incorporación de los registros bibliográficos a nuestro ges-
gestores de referencias bibliográficas2. tor de referencias se puede realizar por diferentes vías: me-
diante la introducción de los registros de forma manual, o a
través de la importación de los registros en sus diferentes mo-
Características de los gestores dalidades.
de referencias
Introducción de registros manualmente
Los gestores de referencias bibliográficas son programas que Los gestores tienen establecidas estructuras predefinidas que
permiten a los especialistas, profesionales e investigadores representan las diferentes tipologías documentales (artículos
crear, almacenar, organizar y dar forma a referencias bibliográ- de revistas, libros, páginas web, comunicaciones a congresos,
ficas de cualquier tipología documental (artículos de revista, capítulos de libro, etc.). Cada estructura dispone de unos cam-
libros, patentes, tesis, página web, etc.), recuperadas durante pos comunes básicos (autor, título, resumen, etc.) y unos
la búsqueda de información de una o varias fuentes de infor- campos específicos que dependerán del tipo de publicación.
mación (bases de datos, buscadores científicos, directorios, Con el fin de completar una bibliografía precisa, se suele indi-
catálogos de biblioteca, etc.), para su posterior tratamiento. car la información recomendada. Además, para acelerar y dar
Además, permiten generar formatos de descripción de entrada mayor facilidad al proceso de introducción de datos, existen
y salida, con la finalidad de insertar citas o confeccionar biblio- unos campos índice (autores, revistas, palabras clave, etc.) con
grafías de forma automática en la elaboración de una investi- los que se evitan errores, y permiten conocer previamente
gación3. si los términos se encuentran en nuestra base de datos4.
Entre las funciones básicas que tienen los gestores de refe-
rencias bibliográficas cabe destacar la entrada, la organización Importación de registros
y la salida de los datos. Las características recogidas a conti- Una de las características fundamentales de estos programas
nuación no son propias de un gestor concreto, sino que proce- es la posibilidad de importar los registros bibliográficos de for-
den de la revisión de la mayoría de gestores utilizados, de ma automática a través de bases de datos en línea. En la ac-
manera que no todos los gestores disponen de todas las fun- tualidad, con el desarrollo de los gestores que trabajan en un
cionalidades presentadas, aunque sí de la gran mayoría, o por entorno web, cada vez es más común la importación automáti-
lo menos las más básicas y habituales (figura 1): ca en detrimento de la introducción de registros de manera
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Fuentes de información bibliográfica (XII). Gestores de referencias bibliográficas: generalidades. A. Alonso-Arroyo, et al.
manual, que acaba reduciéndose sólo a los casos en que ha que permite crear no sólo una base de datos bibliográfica, sino
sido imposible localizar el registro en línea. también documental.
Entre las posibilidades de importación que ofrecen los ges-
Organización de los datos
tores, la más cómoda y fácil es la importación directa desde la
Después de haber integrado las referencias bibliográficas
propia fuente de información. Ciertos proveedores, no sólo de
procedentes de múltiples fuentes de información, debemos
bases de datos, sino incluso de motores de búsqueda, como
conocer las herramientas que nos ofrecen los gestores para
Google Scholar, permiten enviar la referencia a nuestro gestor
organizar, editar, encontrar y visualizar dichas referencias. Ne-
a través de un enlace o icono de salida (denominado «Exporta-
ción directa»). cesitamos dar una estructura adecuada a estos datos, con el fin
de poder recuperar la información de la manera más eficiente
Por otro lado, cuando no es posible realizar la importación di- posible. Para ello, todos los gestores disponen de un diseño de
recta, existe la posibilidad de realizar la importación indirecta. carpetas ilimitado, que permite estructurar y agrupar las refe-
Para ello, accederemos a la base de datos de donde deseamos rencias según los temas de investigación en curso. Asimismo,
obtener las referencias y las descargamos en un fichero de texto, permite definir los parámetros básicos de visualización de las
que luego importaremos a nuestro gestor. Para realizar esta im- carpetas (opciones de visualización de los registros, orden de
portación, debemos conocer los filtros de importación de los que las referencias por un campo determinado, idioma, etc.).
disponemos para que la referencia se importe correctamente.
Cada base de datos bibliográfica presenta los datos estructura- Cuando importamos referencias lo hacemos de diferentes
dos según unos campos predeterminados; por tanto, se debe fuentes de información, y es muy posible que al finalizar el
contar con un filtro que sea capaz de identificar el archivo de proceso de recuperación de información hayamos importado
texto estructurado en los diferentes campos e importarlos de ma- referencias duplicadas. Existen dispositivos predefinidos, co-
nera correcta a los campos de nuestra base de datos personal. mo la coincidencia en la tipología documental, así como la si-
militud en algunos campos (autor, título, revista, etc.), para
Normalmente, todos los gestores de referencias bibliográfi- detectar y posteriormente eliminar las duplicaciones. Normal-
cas disponen de multitud de filtros de importación para facili- mente, dichos criterios pueden ser modificados a juicio del
tar la introducción de datos en nuestro gestor, aunque también usuario. Los gestores ofrecen la posibilidad de eliminar direc-
existe la posibilidad de crear un filtro propio adaptado a nues- tamente los registros en el momento de la importación cuando
tras necesidades, o bien pedir al suministrador del programa los elementos coincidan, o bien indicar la aparición de duplica-
que lo cree por nosotros5. ciones, que serán revisadas manualmente por el propietario
En los gestores que trabajan en un entorno web, es posible del gestor para decidir su eliminación o no.
realizar la búsqueda desde el propio programa en un buen nú- Una vez disponemos de la base de datos bibliográfica orga-
mero de bases de datos y catálogos en línea que ofrecen un nizada, podemos realizar búsquedas para recuperar dicha in-
servicio público, como los catálogos de bibliotecas, o las bases formación. Pueden realizarse búsquedas sencillas para buscar
de datos de acceso público, como PubMed (sin necesidad de en todos los archivos, o bien realizar una búsqueda avanza-
utilizar filtros). da en un campo determinado (autor, palabras clave, título, etc.)
El protocolo Z39.50 es un estándar para la recuperación de la o en la combinación de varios, mediante el uso de los operado-
información basado en la estructura cliente/servidor, que facilita res lógicos (Y, O, NO), operadores relacionales, truncamiento o
la interconexión de sistemas informáticos. Uno de los beneficios comodines, además de restringir la búsqueda a una o varias
básicos de este protocolo es que hace posible la comunicación carpetas.
entre sistemas que utilizan diferentes hardware y software. Per- Algunos gestores ofrecen la posibilidad de guardar las estra-
mite la realización de búsquedas simultáneas en múltiples bases tegias de búsqueda para poder ejecutarlas en cualquier otro
de datos, utilizando una única interfaz de usuario integrada den- momento y recuperar la información con facilidad, a modo de
tro de nuestro gestor y, de esta manera, recuperar la informa- sistema de difusión selectiva de información (DSI).
ción, ordenarla y exportar los registros bibliográficos.
También es posible realizar búsquedas por los campos que el
Por último, las empresas distribuidoras de estos programas propio gestor elabora automáticamente, definidos como índices
buscan diseñar su software de manera que sea compatible con de autoridad (autores, revistas, palabras clave, materias...), a
el resto de gestores bibliográficos existentes en el mercado. partir de los cuales se puede disponer de la frecuencia de apari-
Por tanto, su adaptación permite convertir e importar fácilmen- ción en la base de datos. Es necesario proceder a la normaliza-
te una base de datos bibliográfica de un gestor a otro, facili- ción de los campos índice para aprovechar las inmensas ventajas
tando así a los usuarios la posibilidad de elegir entre la oferta
que el ordenador ofrece en cuanto a nuevas formas de trabajo,
de gestores disponibles en el mercado.
rapidez, exhaustividad en el tratamiento de la información, de
Una nueva funcionalidad que ha ido surgiendo desde las pri- recuperación e intercambio de datos. Hay que tener en cuenta,
meras versiones de los gestores es la posibilidad de adjuntar como ya se ha indicado anteriormente, que las referencias bi-
archivos (pdf, txt, tif, gif, etc.) a la información bibliográfica, lo bliográficas que conformarán nuestra base de datos están com-
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