Propun spre aprobare, Aprob,

şeful Direcţiei audit intern primar general de Chişinău

Raisa Cotorobai Dorin Chirtoacă
_____________________ _____________________

RAPORT DE AUDIT 2012/6

INTERN

Titlul misiunii de audit:

„Evaluarea procesului de organizare şi
exercitare a măsurilor de asistenţă socială
aferente acordării ajutoarelor sociale şi
materiale, compensaţiilor normative”

Supervizor:
Raisa Cotorobai

Şeful echipei:
Olga Chilcic

Entitatea auditată: Membrul echipei:

 Direcţia generală asistenţă socială Anastasia Danilcova

Raportul validat de către „Şeful echipei” în numele echipei de audit intern.

Semnătura _______________
Raportul aprobat de către „supervizor” (Şeful Direcţiei audit intern).
Semnătura _______________
Evaluarea procesului de asistenţă socială

CUPRINS
pag.

Glosar de termeni ………….………………………….……...………………................ 3

I. SUMAR EXECUTIV................................................................................................... 4

II. INTRODUCERE………….………………………...……………………..….….…. 7

III. CONTEXT ADMINISTRATIV ………………………………………..….........…. 9

IV. DOMENII DE ÎMBUNĂTĂŢIRE ŞI RECOMANDĂRI..……...….…..…. 12

4.1 Organizarea şi exercitarea măsurilor de asistenţă socială în cadrul acordării

ajutoarelor sociale şi materiale, şi compensaţiilor nominative.................................. 12

4.2 Implementarea recomandărilor auditului intern precedent........................................ 23

4.3 Sistemul de management financiar şi control ........................................................... 24

V. CONCLUZII …….…………………………..….……..….…....…………….…….. 28

5.1 Clasificarea constatărilor ..................................................................................................... 30

5.2 Clasificarea recomandărilor ................................................................................................ 31

VI. Anexe ............................................................................................................................... 32

Direcţia Audit Intern pag. 2

Evaluarea procesului de asistenţă socială

SUMAR EXECUTIV

În perioada 28.05 – 20.07.2012, a fost auditat procesul de organizare şi exercitare a

măsurilor de asistenţă socială aferente acordării ajutoarelor sociale şi materiale, şi compensaţiilor
nominative în cadrul Direcţiei generale asistenţă socială.
Auditul s-a axat pe identificarea ariilor de îmbunătăţire în scopul furnizării de recomandări,
cu accent asupra consolidării controlului intern.
În rezultatul misiunii de audit au fost formulate constatări ale situaţiei existente, care
afectează mai mult sau mai puţin procesul, totodată fiind elaborate recomandările de rigoare.
În continuare sunt prezentate constatările şi recomandările de importanţă majoră, care au un
impact esenţial şi prezintă o fezabilitate raţională.

CONSTATĂRI RECOMANDĂRI
Pentru a beneficia de ajutor social solicitantul • Conducătorii subdiviziunilor să
completează o cerere specială în care se indică toate datele instituie proceduri de verificare
necesare pentru determinarea cuantumului ajutorului selectivă a cererilor de acordare
conform prevederilor legale. a ajutorului social şi a dosarelor
- S-au admis cazuri de completare incorectă, cu erori a beneficiarilor de servicii sociale
cererilor. cu formalizarea în mod
- Dosarele beneficiarilor de ajutor social, nu conţin toate obligatoriu a rezultatelor
actele necesare, iar DAS Râşcani nu a asigurat accesul la un verificărilor;
dosar, motivul invocat fiind pierderea acestuia. • Formalizarea procedurilor de
Deficienţele menţionate pot condiţiona situaţii de risc transmitere- primire a dosarelor
privind determinarea incorectă a cuantumului ajutorului beneficiarilor de servicii sociale
social. de la un asistent social altuia.
Potrivit prevederilor Legii cu privire la ajutorul • Conducerea DGAS să
social, pentru verificarea condiţiilor care au stat la baza responsabilizeze asistenţii
acordării dreptului la ajutor social, DAS efectuează sociali privind completarea
verificări la domiciliul solicitanţilor cu întocmirea conformă a anchetelor sociale şi
anchetelor sociale. să instituie un sistem de rotaţie
- Se admit cazuri în care acestea nu reflectă situaţia reală de a componenţei comisiilor de
la domiciliul solicitantului: nu se completează datele ieşire la domiciliul solicitanţilor
identificate în urma ieşirii la faţa locului, nu se expun pentru verificarea autenticităţii
concluziile referitor la autenticitatea datelor declarate de informaţiei declarate.
solocitant.
- În unele cazuri datele indicate în ancheta socială nu
corespund cu cele din cererea solicitantului, însă faptul nu se
menţionează în anchetă, şi nici nu se întreprind măsurile ce
se impun.
În asemenea condiţii sunt iminente riscurile privind
acceptarea datelor neveridice, declarate de către solicitant;
acordarea ajutorului social familiilor/persoanelor neeligibile.
Atunci când în rezultatul evaluării iniţiale se • Antrenarea felcerilor-protezişti
constată că intervenţia de o singură dată este insuficientă în evaluările complexe pentru
pentru a satisface necesităţile persoanei aflate în dificultate, întocmirea compartimentului ce
se iniţiază procedura managementului de caz. ţine de istoricul medical şi
- Nu există o claritate în modalitatea de referire a cazurilor respectarea etapelor de
spre serviciile sociale specializate, dosarele nu conţin toate desfăşurare a managementului
documentele necesare, iar acele existente - nu corespund de caz cu întocmirea
prevederilor cadrului normativ. formularelor conform
- Evaluarea complexă se efectuează doar de asistentul social prevederilor legale.
fără a se antrena alţi specialişti, (medici, psihologi, poliţistul
de sector - după caz), aşa cum prevăd normele legale.

Direcţia Audit Intern pag. 3

Evaluarea procesului de asistenţă socială

- Se admit cazuri de neîntocmire a tuturor documentelor

necesare Deficienţele descrise generează riscul privind
nesatisfacerea necesităţilor persoanei aflate în dificultate.
- Programul informaţional nu beneficiază de nivelul cuvenit • Stabilirea, informarea şi
de protecţie, nefiind asigurată securitatea informaţiei. aplicarea regulilor adecvate de
- Nu au fost elaborate măsuri de control pentru a preveni utilizare şi gestiune a
accesul fizic neautorizat la baza de date a terţelor persoane. rechizitelor (chei, parole) de
- Nu au fost stabilite regulile de gestiune a rechizitelor de acces cu asigurarea revizuirii
acces – chei, parole etc. periodice, a drepturilor de acces
ale utilizatorilor
- Se admit cazuri de necorespundere a datelor din cererea de • Înaintarea propunerilor
acordare a ajutorului social cu datele din fişa electronică. MMPSF (gestionarul
- Nu se respectă perioada de acordare a ajutorului social programului) privind
prevăzută de cadrul legal, fiind admise cazuri în care completarea aplicaţiei
ajutorul social a fost acordat pe o perioadă de 24 luni informaţionale, cu module, care
invalizilor, deşi certificatele de expertiză medicală aveau ar obliga operatorul să
termene limitate. efectueze o anumită procedură
În condiţiile expuse, procesul de acordare a serviciilor de reverificare înainte de a
sociale este expus riscurilor privind acordarea/neacordarea valida cererea.
nejustificată a ajutorului social. • Instituirea procedurilor de
urmărire a termenelor de
reexpertizare a gradului
invalidităţii şi revizuirea
perioadei de acordare a
ajutorului social.
- Nu se respectă termenele, stipulate în Regulamentul cu • Instituirea procedurilor de
privire la modul de stabilire şi plată a ajutorului social, verificare a respectării de către
privind informarea solicitantului despre acordarea sau asistenţii sociali a termenelor
neacordarea ajutorului social. de informare a solicitanţilor,
stabilite de normele legale.

Analiza modului de evidenţă şi distribuire a biletelor de • Revizuirea şi actualizarea

reabilitare/recuperare acordate persoanelor în vârstă şi celor listelor (registrelor) existente de
cu disabilităţi a stabilit: evidenţă a cererilor
- lipsa unei numerotări stricte a cererilor depuse; solicitanților biletelor de
- eliberarea biletelor de tratament fără respectarea numărului reabilitare/recuperare şi a
de ordine, atribuit la înregistrarea cererii; serviciului de protezare
- nedocumentarea refuzului biletelor de către solicitanţi, dentară.
pentru ai menţine în rînd în cazurile motivate şi excludere – • Întocmirea listelor
în caz contrar; generalizatoare trimestriale de
distribuire a biletelor de
- neactualizarea rândurilor, neexcluderea din liste a persoanelor tratament în baza registrelor
decedate, sau care şi-au retras viza de reşedinţă. sectoriale de evidență a
Aceiaşi situaţie caracterizează şi evidenţa solicitanţilor cererilor, cu respectarea
serviciului privind protezarea dentară gratuită şi distribuirea consecutivității şi distribuirea
invitaţiilor. Unii solicitanţi beneficiază de serviciul respectiv peste biletelor conform listelor
10 ani din momentul înregistrării cererii, alţii – peste 1-2 ani. verificate şi avizate de către
directorul DGAS.
• Documentarea refuzurilor
solicitanților de a accepta
biletele propuse şi
întreprinderea măsurilor care
se impun față de persoanele
respective.

Direcţia Audit Intern pag. 4

Evaluarea procesului de asistenţă socială
- Listele de plată ale beneficiarilor compensaţiilor • Conducerea DGAS va stabili
nominative la transportul urban şi interurban (70, 60 si 120 măsuri concrete în scopul
lei) nu sunt actualizate la timp. Persoanele decedate se asigurării diseminării în mod
menţin în liste timp de 3, 4 şi 5 luni după deces. obligatoriu a informaţiei furnizate
Neactualizarea la timp a listelor de plată generează de către Î.S. „Registru” DAS din
sectoare pentru a actualiza la timp
imobilizarea nejustificată şi dezafectarea fondurilor publice.
informaţia gestionată.
Analiza sistemului de management financiar şi control existent în • Actualizarea Regulamentelor de
cadrul procesului auditat, relevă următoarele: organizare şi funcţionare
- regulamentele de organizare şi funcţionare al DGAS şi ale • Stabilirea obiectivelor de
subdiviziunilor sectoriale nu sunt racordate pe deplin actelor activitate în conformitate cu
legislative în domeniu, nu specifică toate obiectivele principale, prevederile actelor normative în
aferente rolului atribuit autorităţilor publice locale în prestarea
domeniu,
serviciilor de asistenţă socială;
- fişele posturilor au un conţinut generalizat, fără specificarea • Revizuirea fişelor de post cu
atribuţiilor concrete; analiza tuturor activităţilor
- nu au fost stabilite obiective strategice. Obiectivele operaţionale, desfăşurate la nivelul
stabilite pentru anul 2012, au un caracter general, nu sunt serviciilor.
specifice, măsurabile şi încadrate în timp; • Stabilirea unui mecanism al
- în cadrul unităţii auditate nu este instituit un proces de managementului riscurilor, care
identificare şi monitorizare a riscurilor; să includă identificarea analiza
- entitatea auditată nu a asigurat documentarea şi descrierea şi monitorizarea situaţiilor de
proceselor operaţionale de bază în conformitate cu prevederile risc.
legale. • Descrierea narativă şi grafică a
principalelor procese
operaţionale din cadrul entităţii
cu formalizarea acestora.

Managementul entităţii auditate a acceptat constatările şi recomandările auditului, conform

conţinutului cuprins în prezentul raport de audit intern.

Direcţia Audit Intern pag. 5