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ALCANCE
Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Compras Nacionales, Almacén, Tesorería; así
como el Jefe de Administración y Finanzas de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V.
DEFINICIONES
Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales)
cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y
Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo
cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada
y relacionado entre sí.
PROCESO
NORMAL DE
COMPRA
Vía generación
de Orden de
compra por
sistema SAP
CRITERIO DE SELECCIÓN
Si la requisición es por un monto mayor a $1,500 aproximado y la prioridad del material o servicio no es con
carácter de urgente y requiere características muy específicas para su cotización, se procederá a canalizar esta
requisición como una compra vía orden de compra por sistema SAP (véase Procedimiento de Compra Nacional)
De lo contrario si la requisición es por un monto menor a $1,500 aproximado y la prioridad del material es con
carácter de urgente, aunado a que no es un material o servicio que requiera la realización de cotizaciones por el
mismo valor o importe no considerable se procederá a canalizar esta requisición como una compra por medio
de caja chica.
3) ASIGNACION DE RUTA
Ya una vez autorizada y seleccionada la requisición por este canal de compra, la Encargada del Depto. le asignara
una ruta al Mensajero en base a las prioridades del día, dándole dinero en efectivo a esta persona para cubrir
las compras a realizarse, dejándose como evidencia de esto un vale de caja a manera de responsiva de la entrega
del efectivo a comprobar posteriormente.
4) RECEPCION DE MERCANCIA
Después de que el Mensajero realizo su ruta asignada, este regresara a las instalaciones de la compañía para
entregar los materiales o productos comprados, será recibida la misma por una persona diferente al Mensajero
realizando una doble función (Auditoria y Resguardo) dejándose como evidencia de esta recepción sello con
fecha y firma del mismo en la nota o factura que ampare la mercancía.
Cabe mencionar que si de la comprobación a entregar hubo sobrante de dinero en efectivo este será devuelto
a la Responsable del Depto. para su resguardo; en caso contrario si hubo faltante y el Mensajero tuvo que poner
de su propio dinero este tendrá que comprobar el mismo para su reembolso que por lo regular será en el
momento, de no ser así por no disponerse de efectivo en caja chica será repuesto a la brevedad.
6) RECOPILACION DE DOCUMENTOS
Ya una vez realizada la comprobación respectiva, el Departamento de Compras recopilara toda esta
documentación con su respectivo soporte; y reenviara las facturas electrónicas (pdf y xml) recibidas, al correo
electrónico del Departamento de Contabilidad proveedores@promi.com.mx.
7.1. FB60 Registrar factura de acreedor. En esta transacción se registraran todas y cada una de las facturas que
soporten el valor de la caja a pagar y/o reembolsar asignándole el sistema un número de cuenta de acreedor
por cada proveedor y sus respectivas facturas, es decir la creación del pasivo.
Sociedad: 1000
7.3. F-44 Compensar acreedor. Finalmente se ingresara a esta transacción con el número de cuenta de acreedor
que le corresponda a cada proveedor y sus respectivas facturas, para así proceder a realizar la compensación de
las mismas y/o eliminación del pasivo y el sistema libere los saldos de cada proveedor y/o facturas.
Continuar
Se seleccionaran las partidas a compensar que siempre estarán en azul y buscar los mismos importes pero en
negativo e irlos seleccionando a modo de ir saldando esos importes, continuar así sucesivamente hasta
compensar todas las partidas que integren el importe total del libro de caja.