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1. INTRODUCCIÓN
La autoevaluación de las organizaciones conforme a modelos de excelencia supone por
su propia naturaleza la aplicación de herramientas de calidad a la mejora de la organización.
La propia definición de autoevaluación resulta expresiva: “Examen global, sistemático y
regular de las actividades y resultados de una organización comparados con un modelo de
excelencia para identificar puntos fuertes y áreas de mejora y para elaborar un plan de
mejora”. La práctica habitual de la autoevaluación por parte de las organizaciones públicas,
les permite evidenciar e interiorizar lo que están haciendo bien y lo que no están haciendo
tan bien. Les posibilita saber si sus resultados, relacionados con sus clientes, con sus
empleados, con la comunidad en la que opera y con el objeto de su “negocio” –el derivado de
su Misión y su Política y Estrategia- son buenos en términos de tendencias, de cumplimiento
de objetivos, de comparaciones con otras organizaciones y de correlación o causalidad con
su gestión. Como sabemos, hoy día la calidad no puede definirse exclusivamente como
satisfacción del cliente, sino como satisfacción de todos los grupos de interés (stakeholders).
Evidentemente, alcanzar logros excelentes con respecto a un público objetivo más complejo
comporta el alineamiento de toda la organización como un sistema integrado. Las
organizaciones que se encuentran en un proceso permanente de autoevaluación conforme a
modelos de excelencia están en condiciones de mejorar su rendimiento global, equilibrando
la satisfacción de sus clientes directos con la de sus empleados, la de la sociedad y la de los
objetivos corporativos o institucionales.
Ahora bien, no puede negarse que la autoevaluación conforme a modelos de excelencia
presenta dificultades para las organizaciones de la administración pública, ya que se trata de
herramientas complejas para cuya utilización práctica están poco habituadas, conceptual y
metodológicamente tales organizaciones. El Modelo Iberoamericano de Excelencia en la
Gestión o Modelo FUNDIBEQ constituye una referencia inexcusable para las organizaciones
tanto privadas como públicas de América Latina, pero también está resultando poco
asequible cuando se trata de pequeñas y medianas empresas y de organizaciones
administrativas, a pesar de contar con una adaptación para el sector público (Ruiz, 2005). La
experiencia, evidenciada por la participación en las sucesivas ediciones del Premio
Iberoamericano de la Calidad, muestra estas dificultades. En este sentido son
esclarecedoras las conclusiones del Foro de junio de 2007 de la Red de Expertos
Iberoamericanos en Calidad en la Administración. Tales conclusiones se pueden resumir en
que un modelo de excelencia como el FUNDIBEQ, a pesar de su utilidad teórica, es complejo
y ambicioso para organizaciones administrativas poco avanzadas, por lo que sería
conveniente contar con modelos más adaptados y sencillos (Foro de Expertos, junio 2007.
www.ceddet.org).
Por estos motivos, ha sido una preocupación prioritaria de los gestores públicos buscar
fórmulas adaptativas de los modelos de excelencia y diseñar modelos más sencillos que
permitieran a las organizaciones públicas experimentar ejercicios “iniciáticos” en la
autoevaluación. En este contexto se inscribe la iniciativa objeto de este artículo: el Modelo de
Evaluación, Aprendizaje y Mejora (EVAM).
Como punto de referencia normativa, el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio,
establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del
Estado española, que integra, de forma coordinada y sinérgica, seis programas para la
mejora continua de los servicios:
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XII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Sto. Domingo, Rep. Dominicana, 30 oct. - 2 nov. 2007
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2.2. Aspectos que componen cada uno de los ejes del Modelo EVAM y cuestiones a
evaluar
En el cuadro 1 se presentan los aspectos que componen cada uno de los ejes de
evaluación del Modelo EVAM, así como el número de cuestiones en las que se desarrollan.
El proceso de evaluación se realiza mediante cuestionario, cumplimentado por el equipo
de evaluación, que estará integrado por personal de la organización asistido por órganos
externos a la organización o por miembros del personal propio especializados en materia de
calidad (inspectores de servicios, responsables de calidad, en su caso, etc.
Se ha previsto la aplicación del Modelo EVAM de forma gradual en aquellas
organizaciones que no han tenido un contacto previo con el mundo de la calidad. En el
diseño del Modelo EVAM se ha considerado que algunos de los aspectos del mismo, pueden
resultar difíciles de evaluar en organizaciones con pocos datos históricos de medición de
resultados o con un escaso grado de madurez organizativa. Por ello, la evaluación se
estructura de forma gradual, en dos etapas:
– Aproximación a la evaluación: para cada uno de los Ejes de evaluación se evalúan
las cuestiones básicas de funcionamiento de las organizaciones conforme al denominado
“Cuestionario de Aproximación a la Evaluación”, cuyo contenido es el reflejado en el cuadro
2.
El hecho de no poder aportar evidencias a la mayoría de las cuestiones de esta
Aproximación a la evaluación haría aconsejable que la organización no se evalúe, por el
momento, conforme a la siguiente etapa. Como resultado de la identificación de las áreas de
mejora derivadas de esta aproximación a la evaluación, la organización deberá abordar la
implantación de las acciones de mejora pertinentes, a fin de disponer de evidencias o datos
que le faciliten la aplicación del Modelo EVAM su evaluación. Para ello, podrá hacer uso de
las recomendaciones para la mejora de los Ejes correspondientes, utilizando para ello, el
Documento Marco y los Manuales de Actuación, según se refleja en el apartado 3.
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– La Evaluación con el Modelo EVAM: en esta etapa, y una vez superada la etapa de
aproximación, se realiza la evaluación en cada uno de los Ejes de evaluación conforme a la
estructura recogida en el “Cuestionario de Evaluación”.
Durante la Evaluación propiamente dicha las Cuestiones a evaluar determinadas para
cada uno de los Ejes del Modelo EVAM son las que se indican en los cuadros 3, 4, 5, 6 y 7
respectivamente.
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3.1.3. Facilitación
Debe existir un equipo facilitador del proceso, integrado por personal de órganos
externos a la organización o por miembros del personal propio especializados en materia de
calidad (inspectores de servicios, responsables de calidad, en su caso, etc.) designados por
su equipo directivo.
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El diseño del “Cuestionario de Evaluación” está basado en la lógica del ciclo PDCA de
forma que, para cada una de las cuestiones que desarrollan los aspectos de evaluación del
Modelo EVAM se proponen unas preguntas (QUÉ/ POR QUÉ / CÓMO / DÓNDE, etc.) que
sirven de orientación sobre el tipo de evidencias a examinar. Los aspectos a verificar en cada
caso, para decidir la puntuación que corresponde a cada Cuestión y a la organización
evaluada en su conjunto se ofrecen en los cuadros 8 y 9.
Finalmente, y a los efectos de asignar una puntuación a cada una de las Cuestiones,
como resultado del análisis de las evidencias aportadas, se incluye una escala de 0 a 100,
dividida en tramos de diez en diez puntos al final de cada Cuestión .Cuadro 10.
Para puntuar durante la evaluación los miembros del equipo de evaluación deberán
marcar en cada pregunta el tramo que estimen que representa la posición de la respuesta
más adecuada, a la vista de las pautas detalladas en los cuadros 8 y 9.
La puntuación global de los ejes se calcula sumando el total de valores de las
cuestiones del eje y dividiendo el resultado de esta suma por el número de Cuestiones de
dicho eje. Cuadro 11.
Se sumarán los porcentajes logrados para cada uno de los cinco ejes y la suma de
todos ellos representará la puntuación obtenida por la organización como resultado de la
evaluación con el Modelo EVAM. Cuadro 12.
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1. ETAPA INICIAL
Incluye las primeras actuaciones a abordar, cuya responsabilidad corresponde a los
directivos/responsables de la organización. Estas primeras actividades están alineadas con
el eje “Política, planificación y estrategia a través del liderazgo” del Modelo EVAM.
2. ETAPA INTERMEDIA
En la etapa intermedia se articulan las acciones a llevar a cabo por la organización en
relación con:
• La gestión de sus procesos.
• La gestión de sus recursos, tanto materiales como personales.
3. ETAPA FINAL
En la etapa final se presentan diversas actuaciones a realizar simultáneamente con el
fin de:
• Implicar a las personas de la organización a través de la comunicación.
• Identificar y gestionar otros grupos de interés para proporcionar un valor añadido a la
organización: alianzas.
• Articular el enfoque a resultados y la mejora continua en la organización a través del
establecimiento de mediciones.
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REFERENCIAS NORMATIVAS
“Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la
mejora de la calidad en la Administración General del Estado”; Boletín Oficial del Estado; 3
de septiembre de 2005
“Resolución de 6 de febrero de 2006, de la Secretaría General para la Administración
Pública, por la que se aprueban directrices para el desarrollo de los programas del marco
general para la mejora de la calidad establecido en el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio”;
Boletín Oficial del Estado; 28 de febrero de 2006.
“Resolución de 16 de mayo de 2006, de la Secretaría General para la Administración
Pública, por la que se dictan las Instrucciones operativas para la certificación del nivel de
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BIBLIOGRAFÍA
Ruiz, J. et alt. (2006); Guía de Autoevaluación para la Administración Pública. Modelo
EFQM de Excelencia. Ministerio de Administraciones Públicas, Madrid. (www.aeval.es) HTU UTH
Jiménez, M. J.; Casals E.; Ruiz, J. (2007); CAF, El Marco Común de Evaluación.
Ministerio de Administraciones Públicas, Madrid. (www.aeval.es) HTU UTH
RESEÑA BIOGRÁFICA
Joaquín Ruiz López, Licenciado en Ciencias Políticas (Especialidad Estudios
Iberoamericanos) por la Universidad Complutense de Madrid; Master en Gestión de la
Administración Pública y Diplomado en Gestión de Calidad de los Servicios por el INAP.
Funcionario del Cuerpo Superior de Técnicos de la Administración de la Seguridad Social.
Actualmente Director del Departamento de Calidad de los Servicios de la Agencia
Estatal de Evaluación y Calidad (España). (c/ María de Molina, 50, 3ª Pta.; 28071-MADRID;
Tfnº: +34 91 2732392; Fax: +34 91 2732337; e-mail: joaquin.ruiz@aeval.es; web: HTU UTH
www.aeval.es).
HTU UTH
Cuenta con una experiencia gestora de 30 años, 20 de ellos con responsabilidades directivas
en la Administración Pública española. Evaluador Acreditado EFQM y FUNDIBEQ. Ha
impartido formación en materias de RR.HH. técnicas de consultoría y gestión de calidad en
los principales centros de formación de funcionarios y en programas de postgrado de
diversas Universidades. Colabora habitualmente en programas de asistencia y capacitación
para administraciones públicas iberoamericanas. Es asimismo Profesor Asociado de
Ciencia Política y de la Administración en la Universidad Carlos III de Madrid.
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EJE TRANSVERSAL:
TRANSVERSAL: COMUNICACIÓN
EJE 1: POLÍTICA,
PLANIFICACIÓN Y
EJE 2:
ESTRATEGIA A
TRAVÉS DEL 100 100 PROCESOS
LIDERAZGO
EJE 5:
RESULTADOS
100
EJE 4: 100 100
ALIANZAS Y EJE 3: PERSONAS
RECURSOS
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EJE 2: PROCESOS
2.a Los procesos de la Organización están identificados
EJE 3: PERSONAS
3.a La organización emprende acciones propias en materia de gestión de
personal
EJE 5: RESULTADOS
5.a La organización realiza mediciones periódicas
ASPECTOS CUESTIONES
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EJE 2: PROCESOS
ASPECTOS
ASPECTOS CUESTIONES
CUESTIONES
EJE 3: PERSONAS
ASPECTOS CUESTIONES
3. a Planificación, gestión 1 Hay un desarrollo propio de la política de Recursos Humanos
y mejora de los recursos basado en la estrategia y la planificación de la organización
humanos
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EJE 5: RESULTADOS
ASPECTOS CUESTIONES
Existen medidas de percepción de los clientes / ciudadanos / usuarios
5. a Resultados en 1 respecto a los servicios prestados y muestran resultados buenos
clientes/ciudadanos/us Existen indicadores internos de satisfacción de clientes / ciudadanos /
uarios de los servicios 2 usuarios de los servicios y muestran resultados buenos
Existen medidas de percepción de las personas de la organización
respecto, entre otros, a los mecanismos de reconocimiento y motivación
1 y muestran resultados buenos
5. b Resultados en
personas Existen indicadores en relación con el rendimiento, participación,
desarrollo de las capacidades de los Recursos Humanos de la
2 Organización y muestran resultados buenos
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VERIFICAR SI:
MEDICIONES / • El rendimiento es bueno y sostenido.
INDICADORES
• Los objetivos se alcanzan.
• Los resultados son consecuencia de los planes o proyectos.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
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Eje 1 % 2 % 3 % 4 % 5 %
Cuestión 1.a.1 2.a.1 3.a.1 4.a.1 5.a.1
Total
÷6 ÷ 10 ÷4 ÷8 ÷5
Valoración
asignada al Eje
Porcentaje Puntos
Eje del Modelo EVAM logrado máximos
Modelo
EVAM
• Política, Planificación y Estrategia través del 100
liderazgo
• Procesos 100
• Personas 100
• Alianzas y Recursos 100
• Resultados 100
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• DEFINICIÓN DE LA MISIÓN Y
VISIÓN ORGANIZATIVOS
EJE EJE 1: POLITICA, PLANIFICACIÓN
• IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
TRANSVERSAL Y ESTRATEGIA A TRAVÉS DEL
CLAVE
LIDERAZGO
• DESARROLLO DE OBJETIVOS
OPERATIVOS
• DISEÑO, DESPLIEGUE,
IMPLANTACIÓN Y MEJORA DE
PROCESOS
EJE 2: PROCESOS • GESTIÓN DE QUEJAS Y
SUGERENCIAS
• ELABORACIÓN DE CARTAS DE
SERVICIOS
• IDENTIFICACIÓN DE ALIANZAS
EJE 4: ALIANZAS Y RECURSOS • PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE
RECURSOS
• ELABORACIÓN DE PLANES DE
MEDICIÓN DE CLIENTES /
CIUDADANOS / USUARIOS DE LOS
EJE 5: RESULTADOS SERVICIOS Y DEL PERSONAL DE
LA ORGANIZACIÓN
• ELABORACIÓN DE INDICADORES
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