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VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Informe de Pasantías presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito
para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial.
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RECONOCIMIENTO
A mi Papá, a la Gorda y a mis hermanos Saúl, Raquel e Isaías, por estar allí cuando más
los necesito, por aceptarme tal como soy y quererme sin condiciones. Sin ustedes no podría haber
logrado el éxito. A mi hijo bello David por traer consigo días llenos de amor y mucha alegría, te
amo demasiado, no tengo palabras para describir y agradecer tu maravillosa presencia en mi vida.
A mi querido ángel azul Alexander por traer luz a mi vida y devolverme las ganas de
sonreír con su personalidad tan dulce, su hermosa voz y contagiosa risa. Tu amor me inspira cada
día, junto a mi hijo eres lo más bello que tengo.
Adriana V. Hernández B.
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ÍNDICE GENERAL
vi
ÍNDICE DE CUADROS, GRÁFICOS Y TABLAS
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ÍNDICE DE FIGURAS
viii
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
RESUMEN
El presente informe se presenta como requisito final del Curso en Cooperación
realizado en el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A, se exponen principalmente
la necesidad que posee dicha empresa de organizar, unificar y sistematizar la
documentación que generan dentro de sus unidades organizativas, así como toda aquella
que reciben de entes externos, en el ejercicio de sus funciones rutinarias. Mediante la
aplicación de instrumentos tales como la recolección de datos, la entrevista y la encuesta, se
detectaron las oportunidades de mejora en el ámbito de los procedimientos relacionados a
la administración, control y almacenamiento de los archivos. Los criterios metodológicos
que definieron la elaboración de este informe fueron la de Investigación de Campo que se
ubica dentro de la modalidad Descriptiva y Memorias de Pasantías. Finalmente se realizan
propuestas orientadas a la solución de la situación diagnosticada en SITSSA, para la
optimización de los procedimientos en materia de gestión documental, dando cumplimiento
al objetivo general de este informe.
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CAPÍTULO I
MARCO REFERENCIAL
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de las ciudades previamente seleccionadas por la directiva de la sociedad, para la apertura
de las primeras catorce (14) rutas autorizadas por el INTT hacia dieciséis (16) destinos o
principales ciudades de Oriente y de Occidente del país; las cuales son:
SITSSA, inició operaciones con una de las unidades que formaron parte de la flota
utilizada en la Copa América y que ahora constituyen parte del patrimonio de esta empresa
estratégica del Estado, por decisión del Presidente de la República Bolivariana de
Venezuela, Hugo Rafael Chávez Frías, como vehículo de transporte público para todas las
venezolanas y venezolanos, el 28 de agosto del 2007. Se inaugura así el servicio con el
primer despacho que parte en horas de la tarde, (específicamente a las seis (06:00) p.m.),
desde el Terminal “Antonio José de Sucre”, como centro de operaciones, cuyos espacios e
instalaciones estaban siendo recuperados y adaptados a las necesidades de la naciente
sociedad, hacia la ciudad de Maracay.
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mes de octubre una nueva oficina comercial en las instalaciones del Hotel Alba Caracas, a
fin de garantizar un servicio de transporte confiable a los usuarios del Aeropuerto
Internacional “Simón Bolívar” y se consolida para el 20 de diciembre del 2007 una segunda
avanzada que amplía la red del servicio de transporte interurbano, incorporando los
siguientes destinos o ciudades:
Santa Elena de
Uairén
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estudiantil, servicios especiales y el transporte turístico nacional; también impulsa
actividades de adiestramiento técnico especializado y planifica la promoción,
financiamiento y ejecución de programas y proyectos relacionados con el transporte. Ello
marca el rápido avance experimentado por la organización y plantea la inminente revisión
de la estructura organizativa interna, con el fin de ajustarla a sus necesidades reales.
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1.1.2.- Misión
1.1.3.- Visión
1.1.4.- Políticas
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Eficiencia económica, ahorro en tiempos de viajes y costos de operación, reducción
de accidentalidad.
Apoyar las misiones sociales gubernamentales.
1.1.5.- Objetivos
1.1.6. Valores
Calidad de Servicio: Filosofía de gestión proyectada a la excelencia en la atención
al ciudadano y en el servicio de Transporte Superficial.
Vocación de Servicio: Disposición para dar oportuna y esmerada atención a los
requerimientos de los usuarios y a los trabajos encomendados.
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Identidad: Representar y difundir personal y comunicacionalmente la información
de los signos, íconos y emblemas que dan identidad a la empresa, resguardando con
respeto y honor el patrimonio y la cultura institucional.
Eficiencia: Logro de objetivos y planes con uso racional y óptimo de recursos.
Participación y Compromiso Social: Respuesta óptima a las demandas sociales en
el marco del compromiso social y cumplimiento de deberes cívicos.
Responsabilidad: Asumir los compromisos institucionales con lealtad y eficiencia
resaltando la capacidad de autoexigencia.
Honestidad y Transparencia: Conducta que excluye cualquier comportamiento
contrario a las normas, procedimientos y demás disposiciones vigentes que regula la
actividad de la empresa.
Ética y Respeto: Comportamiento recto, íntegro, decoroso y honorable en todas sus
actuaciones ordinarias y extraordinarias.
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Fig. Nº 1 Estructura Organizativa de SITSSA.
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1.2.- Marco Legal
1. Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela.
Extraordinaria N° 5.453. 24-03-2000.
Extraordinario 5.891
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Nombre del Instrumento Legal Número de Gaceta Fecha
Nº 37.522
7. Ley del Estatuto de la Función
06-09-2002
Pública
Nº 38.985 01-08-2008
9. Ley de Transporte Terrestre
Extraordinaria 5.891 31-07-2008
10. Ley sobre Simplificación de los
Trámites Administrativos Decreto 6.265
Nª 38.750 20-08-2007
13. Normas para Fomentar la
Participación Ciudadana
Nª 38.282 28-09-2005
14. Manual de Normas del Control
Interno
15. Manual de Perfiles de Cargo de
SITSSA
Nº 38.670
13
1.3 Diagnóstico.
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Por ello, en general, se debe realizar Diseño del Proyecto de Organización y
sistematización de los Fondos Documentales y la elaboración del Manual de Normas y
Procedimientos “Archivo y Control Documental” de SITSSA, a manera de estandarizar los
procedimientos en materia de archivo en toda la estructura lograr ubicar la información de
manera oportuna para así incrementar los índices de eficiencia de las unidades
organizativas con el fin de garantizar la continuidad y la calidad en la realización de los
procesos.
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CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
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Por lo tanto el personal de las unidades organizativas, se encuentra desorientado a la
hora de realizar determinados procedimientos e inclusive carecen de la información
necesaria para ejecutar algunas funciones relacionadas con sus áreas de trabajo. Debido a lo
anteriormente señalado, no hay normas que estandaricen los procesos de administración de
documentos, ni un sistema archivístico unificador de los fondos documentales de SITSSA,
a su vez, requieren de una infraestructura que centralice todos los soportes físicos de la
Sociedad. En consecuencia el personal adscrito, no siguen lineamientos claros en todas y
cada una de las actividades documentales que le competen, por consiguiente muchos
procesos se desarrollan de manera improvisada, sin un orden definido. Todo lo antes
expuesto expresa la situación actual en la cual se encuentra el Sistema Integral de
Transporte Superficial S.A.
2.5.- Alcance 18
El alcance del trabajo, contempla el diseño del Proyecto de Organización y
Sistematización de los Fondos Documentales y la elaboración del Manual de Normas y
Procedimientos, esto va dirigido al personal adscrito a todas la Unidades Organizativas que
integran el SITSSA (Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A)., que tengan bajo su
responsabilidad la administración de la información documental generada y/o recibida en la
sociedad. Dicha información contempla la explicación de cada uno de los procesos
(Organización de las carpetas, Transferencia de documento, reproducción de Documento,
Eliminación de Documento y otros) hasta los instructivos de llenado de cada uno de sus
respectivos formatos, lo cual convertirá al manual en un recurso que podrá ser utilizado por
todos los integrantes de SITSSA, quienes conseguirán ubicar fácilmente cualquier
información que requieran.
2.6.- Limitaciones
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CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
En el siguiente apartado se explicará el significado de los conceptos teóricos
utilizados en el presente informe.
Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos
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(u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata
siempre de alcanzar un objetivo.
Totalidad o Globalismo: un cambio en una de las unidades del sistema, con
probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un
ajuste a todo el sistema.
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Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes
características:
Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez son sistemas
abiertos
Para Katz y Kahn, (CHIAVENATO, I. 1992) las características de las organizaciones como
sistemas sociales son las siguientes:
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1) Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen
limitación de amplitud. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de
mantenimiento.
2) Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas
esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.
3) Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los
sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e
inestabilidad de las acciones humanas.
4) Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social.
5) las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a
determinadas tareas.
6) Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.
7) El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y
habilidades de las personas que le son importantes.
8) La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo
debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente
que lo envuelve.
Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres
y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal
como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas
de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución
física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del
sistema.
Dinámica de sistema
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para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de
control.
3.4.- Archivística.
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La teoría archivística, que comprende su propia historia, su objeto o ámbito de
actuación y su metodología, para la consecución de sus fines;
La práctica archivística, compuesta por las técnicas y procedimientos empleados
para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.
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El método archivístico, finalmente, se interesa por los fondos documentales como un
conjunto orgánico producido en determinada empresa, relacionada con los fines y funciones
de la organización y, después, agruparla en series orgánicas que reflejen su ordenamiento
interino.
Sistemas Alfabéticos: Tiene como fundamento el orden alfabético de todas las letras del
nombre o del asunto. La mayor parte de las oficinas archivan la correspondencia
alfabéticamente de acuerdo con el nombre del remitente (para correspondencia recibida) o
del destinatario (para correspondencia enviada).
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El archivo alfabético es popular por tres razones principales:
1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados, el alfabeto.
2. Es directo, es decir, los documentos pueden ser archivados y localizados
inmediatamente sin consultar primero los archivos auxiliares.
3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número
de divisiones.
Por nombres de personas naturales. “Las personas naturales son todos los individuos
de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición” (Código
Civil).
Por nombres de razones sociales. Razón social o firma social es el nombre con el cual
se conoce la empresa. En Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio.
Por nombres de lugares geográficos. También se llama archivo geográfico.
Por nombres de asuntos, conceptos, temas, ideas, materias, tópicos, entre otros.
Conocido más comúnmente como archivo por asuntos, o por temas, o clasificación
analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o contenido.
Cada guía debe tener por lo menos cinco y no más de diez expedientes tras ella;
cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado
sostén de los expedientes.
Guías secundarias: Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de una gaveta
de archivo y facilitar la localización de los documentos. Si como guía principal tenemos la
letra “P” y encontramos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son “PR” se rotula
una guía de posición diferente con esas letras y con esto se está creando una subdivisión.
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Expedientes misceláneos: Al final de cada grupo de expedientes individuales hay un
expediente misceláneo que lleva el encabezamiento de las guías de esa sección y se emplea
para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual.
3.- Localización del expediente individual. Las pestañas de las carpetas individuales
detrás de las guías se examinan cuidadosamente. Si hay expediente individual para el
documento, se coloca en éste.
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Dentro de los expedientes misceláneos, los documentos relacionados pueden ser
engrapados juntos para mantenerlos en el orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores
metálicos de papel (clips) porque son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a
engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de
archivo y de localización.
Los sistemas numéricos son indirectos, es decir, que primero se requiere buscar
en un código auxiliar (archivo auxiliar o índice de tarjetas) para poder localizar
rápidamente el documento.
1.- Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que
han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
2.- Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite.
3.- Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y
localizar con rapidez un documento, ya que esto es la finalidad de un buen sistema de
archivo.
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El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia
para el archivo numérico permite que en él se anoten todos los nombres de los
corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa.
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principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y
éstos se encuentran en estricto orden alfabético.
Sistemas por Materia o por Asunto: El archivo por asunto es la clasificación de los
documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañías o lugares.
Los archivos por asunto se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas,
lo mismo que los archivos de correspondencia. Los encabezamientos de un archivo por
asunto en una mueblería podrían ser:
- Mueble de alcoba.
- Mueble de comedor.
- Mueble de sala.
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Cuando se utiliza el archivo por asunto:
1.- Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.
En una compañía que vende dulces al por mayor pueden ser organizadas según
la clase de productos de confitería.
2.- Cuando es probable que los documentos sean solicitados por el asunto a que se
refieren.
3.- Cuando es probable que todos los documentos relacionados con un producto o
actividad se necesitan a un mismo tiempo.
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Clases de archivo por asuntos
Esta clase de archivo por asuntos se utiliza cuando hay relativamente poco
material para ser organizado por este sistema, de manera que los encabezamientos
combinados siempre deben respetar también el orden alfabético.
Archivo alfabético por asunto: Los archivos alfabéticos por asunto se pueden arreglar
u ordenar en dos formas: enciclopédico y de diccionario.
Archivo por asuntos numéricos: Estos archivos tienen las ventajas de cualquier
sistema numérico. La codificación es mucho más sencilla porque sólo se anota un número,
y no un encabezamiento largo por materia en el documento. Los archivos son fáciles de
ampliar porque se pueden colocar nuevos temas al final de éstos en vez de introducirlos en
la mitad; debido a que todos los temas tienen un número de código, no tienen que ser
ordenados alfabéticamente.
Los sistemas numéricos por asuntos son: numérico simple y numérico decimal.
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El sistema numérico decimal por asuntos permite más subdivisiones que el
numérico simple. Hasta la primera subdivisión los números de código son los mismos.
Después de una primera subdivisión se añade un dígito a la derecha del punto decimal.
3.- Distribución. Primero se separa en grupos de acuerdo con el título principal; luego,
estos grupos se siguen clasificando de acuerdo con las divisiones y subdivisiones del título
principal.
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Este sistema de archivo por asuntos incluye también la disposición para poder
realizar referencias cruzadas; cuando en la correspondencia se trata más de un tema, se
pueden sacar copia o copias según las necesidades; el documento original se archiva en el
expediente correspondiente al tema principal y cada una de las copias en el expediente que
corresponda de acuerdo con el tema siguiente y con la codificación hecha, sin olvidar hacer
la referencia cruzada en la hoja respectiva y habiéndola colocado en el expediente donde
está el documento original.
1) Cronología Rígida. Basada en una ciega ordenación por fecha; aplicada en diversos
órdenes.
El calendario: El mayor esfuerzo humano y base de la cronología.
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El diario de Contabilidad: Tiene valor histórico, pero no analítico; por esto, es
necesario llevar el Mayor u otros libros adicionales.
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Así, los vencimientos a favor pueden recordarse a los clientes con diez días de
anticipación; los vencimientos a cargo pueden retirase con cinco días de anticipación, para
gestionar su pago oportunamente. Los datos que deben recordarse cada día se retiran al
comenzar la jornada o la víspera por la tarde.
3.6.- Manual
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A lo largo de su existencia, toda empresa adopta una cantidad de reglas y
reglamentos, normas de servicios, instrucciones, ordenes, entre otras. Estas exigencias son
comunicadas a todas las personas mediante una correspondencia interna, las cuales luego
son archivadas con el pasar del tiempo y al crecer cada día más las empresas. Estas
correspondencia, algunas actuales otras antiguas, se torna tan grande que existe una gran
dificultad en localizarlas para su consulta y algunas quedan con duda, de ahí surge la
necesidad de los manuales, normas y procedimientos.
3.7.- Normas
Relacionadas con las Personas: se refiere a las pautas que se utilizan para la
selección y manejo del personal.
Relacionadas con los Bienes: son aquellas que tienden a resguardar la tenencia,
los movimientos de ingresos y egresos, así como los movimientos dentro de la
organización.
Relacionadas con la Documentación: se relaciona con la forma en que se
registran los hechos que afecten el patrimonio de la organización.
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Normas Relacionadas con la Estructura: son aquellas que tienden a precisar las
responsabilidades de cada integrante en cuanto a la custodia de los bienes que la
han asignado y la facultad de autorizar que afecten el patrimonio de la empresa.
Normas Relacionadas con el Ordenamiento del Trabajo: son aquellas que se
vinculan con la forma de ordenar el trabajo para logar que todo el conjunto de
personas administren bienes, usando la documentación y cumpliendo las funciones
establecidas.
3.8.- Procedimientos
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Un procedimiento se caracteriza por no ser un método individual de trabajo.
El método se refiere específicamente a como una persona determinada ejecuta una
actividad específica.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un
plan general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos
estimados. Ejemplo: la construcción de un edificio, la capacitación del personal, la
implantación de un procedimiento, etc.
Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. Una
actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en el
puesto. Ejemplo: hacer una visita médica, revisar documentos, etc.
En este orden de ideas los procedimientos y las normas son conceptos claves que
van enlazados y actúan conjuntamente para lograr que los procesos posean las instrucciones
debidas de la realización.
Para garantizar los procedimientos que se llevarían a cabo durante las pasantías, se
realizó un Diagrama de Gantt para establecer los procedimientos que se desarrollarían
durante las pasantías y los pasos o actividades a seguir en cada uno de los procedimientos.
Según LAZARO, V (1.992), define el Diagrama de Gantt como “un medio para
controlar el material de procedimiento bélico.” Actualmente se utiliza para diversas
actividades, para planear y programar el desempeño del analista en el curso de un proyecto
de sistema y en la entrega de materiales y maquinarias durante la instalación de un
proyecto, entre otros. En el eje horizontal del cuadro se usa para representar el tiempo y en
la columna vertical de la izquierda se enlistan las actividades; esta se usa para
comparar la ejecución planeada con la real.
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3.10.- Diagrama de Flujo o Flujograma
3.11.- Organigramas
En este capítulo presenta el tipo de Investigación que fue realizada, además de los
instrumentos empleados para el levantamiento de la información, el tratamiento y análisis
de la data recopilada y las etapas que se cumplieron para la elaboración del informe.
Las fuentes de datos utilizados en el informe son del tipo primario, estas son fuentes
inéditas, originales, escritas de primera mano por el autor; y de tipo secundario, los cuales
son documentos que contienen información sobre las fuentes primarias, son obras de
referencia que no ofrecen conocimientos nuevos pero facilitan el acceso a las fuentes
primarias. Estas recopilan lo que otros autores han escrito.
Campo descriptivo:
Memorias de Pasantías:
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Están sustentadas en los procesos de: observación, acopio y registro de información,
reflexivo y crítico sobre la realidad y los problemas del SITSSA; interpretación y síntesis
de las experiencias a la luz del conocimiento teórico adquirido.
Durante la primera etapa (plantación) se deben concebir todas las actividades que re
realizarán antes del estudio y establecer los objetivos que se quieren llevar a cabo. Las
actividades programadas en este caso fueron, determinar los problemas más habituales en el
Sistema Integral de Transporte Superficial S.A., para posteriormente poder determinar los
pasos a seguir para lograr los objetivos que se fijaron. Para lograr tal fin fue necesario
elaborar un cronograma de trabajo o “Diagrama de Gantt” (Ver Cuadro N°3) mediante el
cual se pudo estimar el tiempo de duración que tomaría el desarrollo de cada una de las
operaciones.
Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que le
permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el desarrollo
del mismo. De acuerdo a lo anteriormente señalado las técnicas utilizadas para el desarrollo
del siguiente informe fueron las siguientes:
Entrevistas no estructuradas
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Entrevista Estructurada:
Observación Directa:
Permite, distinguir con exactitud, la forma en que forma se lleva a cabo los procesos y
verificar la secuencia de pasos específicos a seguir para la ejecución de los mismos,
facilitando así la detección de los problemas existentes dentro de las unidades organizativas
de SITSSA.
Según ACUÑA, R. (1982) Señala que: "Consiste en un medio utilizado para registrar
la información que se obtiene durante el proceso de recolección. (p.307).
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Tales anotaciones pueden ser hechas utilizando diferentes instrumentos, Entre los
cuales citaremos:
Hoja: Instrumento empleado por el investigador para anotar las respuestas dadas por
los empleados de las unidades organizativas.
Lápiz: Instrumento que se uso para redactar las opiniones de los trabajadores, en las
respectivas entrevistas.
51
4.5.- Análisis y Tratamiento de la Información
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G-20007749-2 Pasante: Adriana V. Hernández B.
Cuadro 4. Plan de Trabajo
2
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G-20007749-2 Pasante: Adriana V. Hernández B.
Cuadro 5. Plan de Trabajo
3
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CAPÍTULO V
RESULTADOS DE LA PASANTÍA
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El Manual de Archivo y Control Documental de SITSSA permitirá que el personal
adscrito a la organización disponga de una guía que contribuirá a que el desarrollo de las
actividades en materia de gestión documental sea rápido, eficaz y eficiente facilitando el
trabajo dentro de la misma.
5.2.1 Proyecto
5.2.2 Manual
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El manual está compuesto por:
1. Portada
2. Índice General
3. Objetivos General y Específicos.
4. Alcances del Manual
5. Marco Legal
6. Glosario de Términos
7. Funciones
8. Siglas
9. Descripción de los Procedimientos
1. Procedimiento
2. Flujograma
3. Formularios e Instructivos.
57
5.3.- Modelo de la Propuesta
5.3.1 Proyecto
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5.3.2 Manual
59
Figura Nº 6 Modelo del Manual en Forma Gráfica
62
FUENTES DE INFORMACIÓN
63
SISTEMA INTEGRAL DE TRANSPORTE SUPERFICIAL, (2010). Manual de Organización.
Miranda.
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ANEXOS
Inicio
Clasifica y Organiza la
Correspondencia
Correspondencia
Enviada
Correspondencia
Recibida.
Expedientes.
A) Logo de la Empresa
B) RIF
C) Código de la Sección
E) Nombre de la Unidad
Organizativa
F) Código y Denominación de
la Serie Documental.
G) Código del Documento.
H) Denominación del
Documento.
I) Número de la Carpeta y
cantidad en existencia de la
misma serie.
J) Año de la gestión.
K) Período de tiempo,
expresado en meses.
L) Etiqueta con número de
ubicación de la Carpeta.
Elabora portadas de
las Carpetas
Archiva en carpetas
Identificadas.
Fin
65
Figura Nº 8 Modelo del Instructivo para elaborar las Etiquetas de las Carpetas
66
Figura Nº 9. Modelo del Formato Conservación Documental.
67
Figura Nº 10. Cuadro de Clasificación Archivística.