Requisitos del sistema

Proyecto: Software De Sistema De Gestión

Documental
Revisión 1.0

01/2017
Ficha del documento

Fecha Revisión Autor Verificado dep. calidad.

30-01-2017 Rev.1 Lineth Rodríguez Yepe Lineth Rodríguez

Documento validado por las partes en fecha: 30-01-2017

Por el cliente Por la empresa suministradora

Empresas Publica y Privada que cumplen Custodia Documental

funciones Publica

Fdo. D./ Dña Fdo. D./Dña

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Contenido
FICHA DEL DOCUMENTO 2

CONTENIDO 3

1 ALCANCE 4

1.1 Identificación [*] 4

1.2 Visión general del documento [*] 4

1.3 Visión general del sistema [*] 4

1.4 Personal involucrado [*] 4

2 DOCUMENTOS REFERENCIADOS 5

3 SITUACIÓN ACTUAL 6

3.1 Descripción del sistema o situación actual [*] 6

3.2 Tipos de usuarios Error! Bookmark not defined.

3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios 6

3.4 Descripción de los cambios deseados 6

4 SISTEMA PROPUESTO 7

4.1 Descripción del sistema propuesto [*] 7

4.2 Tipos de usuarios [*] 7

4.3 Mantenimiento / soporte [*] 7

4.4 Escenarios operacionales 8

4.5 Futuras evoluciones 15

4.6 Cambios considerados pero no incluidos 15

5 RESUMEN DE MEJORAS 15

6 INFORMACIÓN ADICIONAL 16

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1 Alcance
Maneja una estructura sencilla en la cual los usuarios tendrán acceso a la información de
manera clara y precisa. Con la capacidad de extraer la información sin alterar su contenido
ni estructura, utilizando los formatos de acuerdo a su necesidad. Podrán ir verificando
durante el proceso por medio de ventanas emergentes si presenta algún error con el
proceso
Proporcionar mecanismos de programación de tiempo, para el anuncio de aquellas
comunicaciones que requieren de cierto tiempo para ser resuelta. También cuando una
sesión expire, el usuario puede continuar a su actividad sin perder datos al volver a
autentificarse. Contará con un módulo para autoguardado de plantillas para la elaboración
de comunicaciones.
Proporciona mecanismos para identificar si se encuentran creados los proveedores o
usuarios al sistema, permite que modifiquen datos básicos y maneja mecanismos para
identificar palabras inusuales, también plantillas para la elaboración de cartas y
comunicaciones empresariales manejando los estándares de calidad.
Proporciona mecanismos para crear nuevos usuarios, otorgando los perfiles adecuados
para ellos.
.

1.1 Identificación
CUSDOC es el nombre que posee el Software de gestión documental, proviene de la
abreviación Custodia Documentos (Custodiar los documentos) es un software que
permite optimizar los procesos archivísticos, en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.

1.2 Visión general del documento

Optimizar los procesos archivísticos en las Entidades Públicas y Privadas que cumplen
funciones Públicas, tiene como finalidad contribuir con las organizaciones para que
puedan llevar de manera virtual, en tiempo real y oportuno toda la información, que
reciban y produzcan, garantizando la seguridad y confiabilidad de la misma.
Este producto, manejará los tiempos de retención de cada tipología documental,
respetando los estándares exigidos por el Archivo General de la Nación, teniendo como
base estructurar las Tablas de Retención Documental elaboradas por la empresa y
aprobada por los entes competentes.

1.3 Visión general del sistema

Muchas empresas han tenido inconvenientes con el flujo documental que manejan, y
esto ha generado traumatismos a nivel interno y externo de las misma, es muy frecuente
que se extravíen documentos que presentan gran importancia para las organizaciones,
sobre todo cuando tienen que ver con asuntos legales y contables, también es muy
notorio que al momento de dar una información a sus clientes no lo hacen de manera
veraz y oportuna y esto afecta la calidad y transparencia de sus procesos.

1.4 Personal involucrado

Nombre Lineth María Rodríguez Yepes
Rol Gerente general proyecto
Categoría profesional Tecnóloga
Responsabilidades Representante del proyecto
Información de contacto Sincelejo
Aprobación

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Nombre John Mario Corrales Grajales

Rol Director Desarrollo
Categoría profesional Tecnólogo
Responsabilidades Operatividad del Proyecto
Información de contacto Pereira
Aprobación

2 Documentos referenciados
Nº Título Ruta Versión Fecha Autor
1 Informe SRS proyecto 1.0 18/07/2016 Equipo
SGD Proyecto SGD

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3 Situación actual
Proyecto CUSDOC software de gestión documental inicio con la formulación del proyecto
donde se plantean objetivos y alcances, se ha realizado recolección de datos, la
caracterización por medio de diagramas de flujo, el informe SRS para describir los
requerimientos, caracterización de los procesos del proyecto, diagramas de clase y de
secuencia del modelado UML y Modelo entidad relación luego de haber aprobado el nivel
de Análisis, el proyecto se encuentra en fase de Diseño.

3.1 Descripción del sistema o situación actual

Software de SGD, que genera confianza a sus usuarios por la robustez con que
este trabaja, rendimiento avanzado para alto volumen de documentación,
seguridad en sus procesos y soporte asegurado.

Optimizar los procesos archivísticos en las Entidades Públicas y Privadas que

cumplen funciones Públicas, integrando el proceso documental de forma
automática, y favoreciendo al manejo de la información en la intranet.

Fuente: http://ghctmfc32295.blogspot.com.co/2010/11/gestion-documental.html

3.2 Necesidad y naturaleza de los cambios

Debemos realizar análisis con clientes y usuarios acerca de los puntos que no ven el
software y podemos incluir o incluso aquellos que están de más y se deban excluir.

3.3 Descripción de los cambios deseados

Se recibirán las sugerencias de dialogo para tener en cuenta en los posibles cambios

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4 Sistema propuesto
Sistemas de Gestión documental que permita el correcto almacenamiento, tramitación y
gestión de las entidades por medio del programa.

4.1 Descripción del sistema propuesto

El sistema de gestión documental Proyecto SGD “CUSDOC” proveerá a la entidad que
la implemente la capacidad de gestionar, tramitar y almacenas de la forma adecuada,
organizada y segura la documentación que allí se reciba y produzca.
- Utilizará herramientas como el correo electrónico, la intranet, y los escáneres de
digitalización de documentos e imágenes.
- Reduce los tiempos de trabajo, mejorando el tiempo de respuesta hacia los clientes
externos y eficiencia en la forma de archivar y salvaguardar la información.
- Tendrá además posibilidades de movilidad funcionando en remoto a través de VPN
incluyendo aplicativos de intranet.
- Seguridad y control de acceso a cada rol de usuario para responder a los
estándares de seguridad y privacidad de la información.

4.2 Tipos de usuarios

Tipo de usuario Administrador
Responsabilidad Control y acceso total a la gestión del programa
Formación Tecnólogo, ingeniero o administrador de sistemas
Habilidades Trabajo en equipo
Actividades Suministrar los medios y las acciones a gestionar el
software
Interacción con el sistema Apoderado

Tipo de usuario Editor

Responsabilidad Controla la comunicación y transporte de la información
Formación Manejo de sistemas avanzados
Habilidades Tiempo de respuesta
Actividades Verificar los tiempos y el correcto fluido de información
Interacción con el sistema Aprueba las comunicaciones

Tipo de usuario Autor

Responsabilidad Recepciona documentos y da respuestas
Formación Manejo de sistemas
Habilidades Eficiencia
Actividades Recibir documentación y dar trámite según requiera el
cliente
Interacción con el sistema usuario

4.3 Mantenimiento / soporte

El mantenimiento requerido en servidor de archivos tendrá lugar según necesidad y
cantidad de uso, para realizar constante limpieza de archivos basura, y realizando
actualizaciones constantes para corregir posibles fallas o necesidades por actualización
de plataforma o de arquitectura de hardware.

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Caso de uso Recepcionar documentos

4.4 Escenarios operacionales
Los escenarios son los de Recepción y producción de a información en forma digital o
física de la entidad por obligatoriedad deben pasar a través del programa de SGD

4.4.1 Especificación de casos de uso

4.4.1.1 Caso de uso 1:

4.4.1.1.1 Diagrama de caso de uso

4.4.1.1.2 Descripción del caso de uso

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Descripción El sistema debe generar un comportamiento donde describa

el procedimiento del caso de uso para que el funcionario
pueda realizar el ingreso de la documentación
Precondición El cliente y/o proveedor no se encuentran ingresado en la
base de datos del sistema
Secuencia paso Acción
Normal 1. El funcionario ingresa al sistema para ingresar a la
base de Datos al cliente y/o proveedor
2. El sistema genera un registro de la información
que se requiere del cliente y/o proveedor
(nombres, apellidos, identificación o NIT,
dirección, teléfono y ciudad)
3. El funcionario ingresa los datos suministrados por
el cliente y/o funcionario y procesa la información.
4. El funcionario radica la solicitud recibida.
5. El sistema carga formulario de radicación que
contiene(Información del cliente, Asunto, Numero
de Folios, Observaciones y dependencia a quien
va dirigida)
6. El sistema genera un numero de radicado que
contiene(Año_NumeroDependencia_Consecutivo
7. El funcionario imprime estique con el número del
radicado.
8. El funcionario digitaliza y asociación el documento
al radicado en el sistema.
Post Condición El cliente y/o proveedor se encuentra registrado en la base
de datos del sistema y cuenta con un trámite en proceso.
Excepciones Paso Acción
3. El sistema genera un reporte sobre el historial del cliente
y/o funcionario si se detecta duplicidad, si el trámite es
diferente o no cuenta con otro tramite se procede a
actualizar la información para que continúe el caso de uso
3. Si el funcionario cancela el registro, se termina el caso de
uso.

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Caso de uso Archivar tramite

Descripción El sistema bebe trabajar en un ambiente que permita la
manipulación virtual de los documentos permitiendo que el
funcionario vaya evacuando todos los radicado (documentos)
que ya hayan finalizado su trámite.
Precondición El radicado (documento) cuenta con todo el tramite
requerido por el cliente y realizado por el funcionario.
Secuencia paso Acción
Normal 1. El funcionario ingresa al sistema y genera el número
del expediente virtual donde va a reposar todo el
trámite.
2. El sistema procesa la solicitud y genera el reporte con
la creación del número del Expediente.
3. El funcionario selecciona los radicados (documentos)
que pertenezcan al mismo trámite y los ingresa al
expediente creado y archiva los radicados
4. El sistema almacena los documentos en una cuenta
de la Administración y los desaparece de las carpetas
de la cuenta del funcionario
Post Condición Los radicados seleccionados no pertenecen al mismo tramite
Excepciones Paso Acción
3. El sistema genera un informe indicando que los radicados
no son compatibles y termina el caso de uso.

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Caso de uso Tramitar solicitud

Descripción El sistema bebe cooperar con el funcionario facilitándole todo
el ambiente para que el funcionario pueda realizar el debido
tramite a la solicitud puesta por el cliente
Precondición El radicado de la solicitud se encuentra asignado a la cuenta
del funcionario
Secuencia paso Acción
Normal 1. El funcionario ingresa al sistema y verifica la
información contenida en el radicado (Observa la
imagen anexada).
2. El funcionario identifica el requerimiento puesto por
el cliente y extrae la platilla del sistema para generar
la respuesta
3. El sistema arroja un registro solicitando la siguiente
información(Nombre del remitente, Asunto y radicado
asociado)
4. El funcionario ingresa la información.
5. El sistema arroja un nuevo radicado
6. El funcionario selecciona el radicado generado y
adjunto la plantilla con la respuesta.
7. El funcionario imprime la Respuesta con el radicado
asignado y los estándares de calidad.
Post Condición El documento contenido en el radicado no es competencia de
la dependencia
Excepciones Paso Acción
2. Si el funcionario identifica que el requerimiento no es de
su competencia, procede a Devolver el radicado a la
dependencia Anterior y se termina el caso de uso

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Caso de uso Ingresar solicitud

Descripción El sistema bebe trabajar en un ambiente que permita el
ingreso por medio de una plataforma web a los clientes de
las solicitudes que deseen tramitar
Precondición El cliente no tiene una cuenta de acceso a la plataforma
virtual del sistema
Secuencia paso Acción
Normal 1. El cliente ingresa a la plataforma y genera la apertura
de la cuenta
2. El sistema genera un reporte solicitando (Nombres y
apellidos, Número de identidad o Nit, Dirección,
teléfono y municipio, nombre de usuario y clave de
acceso)
3. El cliente ingresa la información solicitada.
4. El sistema procesa la información.
5. El cliente ingresa a la plataforma con los datos de
acceso y selecciona el tipo de tramite (Peticiones,
Queja, Reclamos y Solicitudes)
6. El sistema arroja una plantilla donde se debe ingresar
el motivo del PQRS.
7. El funcionario ingresa la solicitud y la procesa
8. El sistema arroja el número del radicado con el cual
se registró su proceso.
Post Condición El cliente cuenta con un registros en la plataforma
Excepciones Paso Acción
2. El sistema genera un reporte donde indica que el cliente
ya cuenta con datos de acceso a la plataforma y termina
el caso de uso.
2. El cliente Solicita Restablecimiento de clave de acceso y
continúa el caso de uso.

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4.4.1.1.3 Especificación de escenarios

4.4.1.2 Identificación de Clases y Atributos

Objetos:
- Cliente
- Funcionario
- Tramite
- Radicado
- Archivar

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- Respuesta

4.4.1.3 Diagrama de Clases

4.4.2 Modelo de datos

4.4.2.1 Identificación de Entidades

- Clientes
- Funcionarios
- Documentos
- Respuestas
- Dependencias
- Radicados

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4.4.2.2 Modelo Entidad Relación

4.5 Futuras evoluciones

El sistema evolucionara a la mínima utilización de archivo físico, a guardar grandes
cantidades de archivo en sistemas Cloud eficientes, confiables y seguros.

4.6 Cambios considerados pero no incluidos

NO se relaciona hasta el momento cambios que no sean incluidos o no se piensen
incluir.

5 Resumen de mejoras
Proporcionar mecanismos para crear nuevos usuarios, otorgando los perfiles
adecuados para ellos.

Proporcionar mecanismos para identificar si se encuentran creados los

proveedores o usuarios al sistema, permite que modifiquen datos básicos y maneja
mecanismos para identificar palabras inusuales, también plantillas para la
elaboración de cartas y comunicaciones empresariales manejando los estándares
de calidad.
Proporcionar mecanismos de programación de tiempo, para el anuncio de aquellas
comunicaciones que requieren de cierto tiempo para ser resuelta. También cuando una
sesión expire, el usuario puede continuar a su actividad sin perder datos al volver a
autentificarse. Contará con un módulo para autoguardado de plantillas para la elaboración
de comunicaciones.
Manejar una estructura sencilla en la cual los usuarios tendrán acceso a la información de
manera clara y precisa. Con la capacidad de extraer la información sin alterar su contenido
ni estructura, utilizando los formatos de acuerdo a su necesidad. Podrán ir verificando
durante el proceso por medio de ventanas emergentes si presenta algún error con el
proceso.

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6 Información adicional
Abreviaturas:
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
PGD: Programa de Gestión Documental
SGD: Sistemas de gestión documental.
AGN: Archivo general dela Nación.

Proyecto:

Lineth María Rodriguez Yepe.

John Mario Corrales Grajales.

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