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La complejidad de la planeación se
incrementa cuando el número de
involucrados es mayor.
De acuerdo con Garza (2008), un plan eficaz tiene las siguientes características:
• Es realista.
• Se basa en el conocimiento de los recursos y limitaciones.
• Supone el compromiso de los participantes.
• Puede adaptarse a los cambios del entorno, es decir, es flexible.
• Dispone de formas que permitan evaluar los logros y resultados.
Concepto Clave
Desde el punto de vista sistémico, lo estratégico implica una visión desde fuera
del sistema empresa, en el sentido de apreciarlo como un todo, considerar las
partes mayormente en su integración al todo y en los vínculos que los unen (p.
59).
Analizar la situación actual de una organización y establecer una situación futura
deseada, requiere reconocer las fortalezas y debilidades de la organización, los
recursos con los que cuentan, entre otros elementos, pero el entorno es muy
cambiante y las condiciones de hoy seguramente no serán las mismas mañana.
¿Cómo desarrollar un plan si no conocemos el futuro?
Por ejemplo, los manuales de una organización son una forma de control
preliminar ya que dictan la manera en que deben desarrollarse las actividades de
la empresa y establece límites y responsabilidades, entre otros.
De acuerdo con Robbins (citado por Garza, 2008), un sistema de control eficaz
debe tener los siguientes atributos:
Existe una distinción crucial entre los sistemas que contienen elementos inertes
(sistemas físicos) y sistemas que contienen seres humanos. En este contexto, la
principal característica de los seres humanos es que atribuyen significado a las
actividades humanas, las cuales observan de una forma muy particular y actúan
en consecuencia. De acuerdo con Wilson (1979) las diferencias fundamentales
entre un sistema de control administrativo (que contiene gente) y un sistema de
control de procesos (que contiene hardware) son las siguientes:
Reflexión
En resumen, un sistema de control de procesos es un sistema físico que existe una
vez que es diseñado. Un sistema de control administrativo es un sistema de
actividad humana, y continuamente aprende y evoluciona. Puede ser analizado y
'diseñado' en términos de conjuntos de actividades en curso y la manera
estructurada en la cual las actividades se encuentran relacionadas entre sí, con el
propósito permanente del sistema de control.
Conceptos relevantes
Una vez que el sistema se ha definido, es posible identificar sus contenidos y dar
respuesta a preguntas como las siguientes:
Esta es la razón por la que la exploración de varios puntos de vista puede ser
valiosa, ya que 'lo deseable' es una función de la opinión de los gestores de la
situación. 'Lo que es factible' sólo puede determinarse a partir del conocimiento de
las limitaciones reales. Éstos pueden ser una función de la estructura de la
organización en particular, la estructura social, la política o la historia previa del
desarrollo de la organización.
Conceptos de sistemas
Ya que este modelo no representa una descripción de la situación actual (la cual
está en términos del 'cómo') pero es un modelo de un sistema cuyo contenido está
determinado por una definición raíz particularmente elegida, se denomina modelo
conceptual y está descrito en términos del 'qué' debe ser hecho (más que cómo es,
o cómo podría ser hecho). El conjunto de actividades por sí mismas no
representan el modelo completo. Este es completado al desarrollar también las
interconexiones entre las actividades.
Una expansión similar puede hacerse con los otros cuatro subsistemas y se
obtendría un mayor detalle de la descripción del modelo completo de la compañía
de manufactura. Sin embargo, si la preocupación es en cuanto a la mejora en la
administración de los recursos de producción es mejor concentrarse en el
desarrollo del modelo del sistema de producción mostrado en la figura anterior.
Reflexión
Forever Young es un sistema que tiene por objeto proveer a sus lectoras de
información de actualidad, veraz, y de interés para mujeres que oscilan entre 18 a
30 años de edad, a través del capital humano de la revista, manteniendo una
actitud responsable y respetuosa con la sociedad guanajuatense.
La figura muestra que cada actividad tiene una entrada (objetivo), una salida
(respuesta) y un proceso de decisión que requiere información de la situación
actual del sistema y de las restricciones que impone el entorno. Para el caso
de Forever Young, estas entradas pueden provenir de limitaciones impuestas por
la sociedad guanajuatense o de una caída en la demanda del número de revistas.
Para cada una de estas entradas, es posible establecer el nivel en la jerarquía
administrativa al que pertenecen. Si hipotéticamente se introduce cada entrada a
cada actividad, también puede determinarse cada respuesta.
De acuerdo con Wilson (1979), al realizar este tipo de red para cada entrada del
sistema, se encuentra que algunas decisiones llegan a ser comunes para varias
entradas. Lo anterior se puede deber a que la necesidad de la decisión surge a
partir de un cambio en el objetivo, en el estado o en las restricciones.
Este proceso solo se puede llevar a cabo en el análisis de una situación existente,
sin embargo, si se pretende el diseño de un sistema nuevo, las categorías
generales de información requeridas por una actividad se pueden especificar con
base en la naturaleza de la actividad; esto representaría una situación inicial y
luego el proceso descrito se podría adaptar para perfeccionar los flujos de
información durante la operación.
Una vez que se han concluido las etapas 1-4, se ha derivado un modelo que
contiene una declaración de las actividades mínimas necesarias a realizarse por el
sistema, junto con las categorías esenciales de la información necesaria para
apoyar los procesos de toma de decisiones.
Figura
11. Forma básica que muestra las actividades del segundo nivel.
Cada una de las actividades está representada con un círculo y la letra del área a
la que corresponde la autoridad de operarla.
Para estudiar este tema revisa el libro electrónico Análisis y diseño de sistemas de
información, cuyos datos para su búsqueda se presentan a continuación:
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Concepto Clave
La idea básica del sistema socio-técnico es que tanto los recursos humanos como
tecnológicos, que constituyen los sistemas de trabajo, deben complementarse uno
a otro para desarrollar organizaciones exitosas. La tecnología no debe dominar
sobre el desempeño y métodos de trabajo del personal, más bien debe ser
seleccionada para adecuarse a las necesidades físicas y psicológicas de los
miembros de la organización. El reto de los sistemas socio-técnicos es entonces,
desarrollar y organizar los elementos técnicos y humanos de la organización de tal
manera que desempeñen bien en conjunto.
Esta nueva forma de organización del trabajo concede a las personas un rol más
relevante dentro de las organizaciones, y difiere del enfoque mecanicista
(Taylorista) en los siguientes aspectos:
De acuerdo con Gareth, (2008) las fuerzas de resistencia al cambio que más
limitan el cambio organizacional son:
Poder y conflicto
Es común que los cambios en las organizaciones modifiquen las cargas laborales y
responsabilidades de los departamentos y las personas, a quienes puede, o no,
parecerles justo el nuevo esquema de trabajo. Considera, por ejemplo, a una
organización que ha decidido mejorar su control de ventas mediante la
implementación de un sistema de información automatizado, el departamento de
ventas disminuirá el tiempo invertido en la captura y revisión de la información,
pero se incrementarán las actividades del departamento de informática; el
departamento de ventas apoyará el cambio, pero el de informática puede
rehusarse creando un conflicto que retrasará el cambio y afectará los resultados
esperados.
Diferencias en la percepción
Cada una de las áreas funcionales de la organización posee una visión única
respecto al desempeño del sistema organizacional, y pese a buscar un mismo
objetivo, cada una de ellas utiliza diferentes estrategias para conseguirlo;
producción se ocupa de la eficiencia, finanzas de los costos, mercadotecnia de las
ventas, etc.
Esta diversidad de estrategias suele dificultar el proceso de cambio, pues antes de
considerar los aspectos que necesitan modificarse es necesario establecer
acuerdos y consensos entre cada una de las áreas funcionales de la organización.
Cultura organizacional
De la misma forma que los valores, normas y relaciones guían las acciones y
esfuerzos de los individuos, la cultura organizacional guía las operaciones y
conducta dentro de los grupos. Es por ello que si el cambio organizacional modifica
los valores o métodos que las personas utilizan para hacer su trabajo,
seguramente enfrentará resistencia.
Estructura mecanicista
Evaluación tecnológica
De acuerdo con Rodríguez (2002), una metodología de gran utilidad para esta
función, es la evaluación tecnológica que involucra tres campos del conocimiento:
el análisis de sistemas, la investigación del futuro, y las ciencias sociales.
Cualquier cambio tecnológico que se efectúe, aún con base en estudios y análisis
confiables de Ingeniería, puede llegar a perturbar a la organización social de los
trabajadores de forma negativa y ocasionar un desempeño ineficiente en las
operaciones. Los sistemas de trabajo tienen que funcionar con ayuda de medios
específicamente diseñados para su compatibilidad con los aspectos sociales de la
organización, es por ello que la tecnología debe ser diseñada y gestionada
adecuadamente dentro de la organización.