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For this buying guide we analyzed the enterprise content management system (CMS)
industry to find the

Para esta guía de compras, analizamos la industria del sistema de gestión de

contenido empresarial (CMS) para encontrar a los principales actores, los productos
emergentes y los productos que encajan en un nicho concreto o que sobresalen en un
área específica. Para ser considerados para nuestra guía, el sistema debe ofrecer
herramientas más allá de la simple gestión de documentos. Debe ser capaz de
administrar una variedad de tipos de archivo y documentos en toda su organización.
Las mejores soluciones CMS empresariales se integran con otros procesos
empresariales y sistemas back-end, como la gestión de recursos humanos, cuentas
por pagar y compras.

El software CMS de la empresa difiere significativamente del estándar CMS.

Enterprise CMS está destinado a administrar archivos y documentos dentro de una
organización grande, mientras que un CMS se utiliza principalmente para publicar
contenido en la web. Si está buscando un sistema de gestión de contenido, consulte
nuestra guía de compra de CMS. También puede leer nuestros artículos sobre
software de negocios.

Qué buscar en un Enterprise CMS

La decisión de qué sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) para utilizar no

es una luz. Esta es una empresa significativa para su organización, y usted tendrá que
encontrar un ECM que se ajuste a las necesidades de su negocio en particular. Estos
son algunos factores a tener en cuenta al seleccionar un sistema ECM:
• Integración: un CMS empresarial debe encajar perfectamente en la infraestructura
existente de su empresa. Qué tan bien se integra tiene ramificaciones en lo bien que
puede seguir utilizando sus activos actuales y añadir nuevos sistemas de apoyo. Si
puede encontrar un ECM que le permita la flexibilidad de utilizar varias bases de datos,
sistemas de archivos y servidores, se ahorrará de problemas importantes en la línea.
Un CMS empresarial también debe integrarse con las aplicaciones esenciales que
utiliza su empresa, incluidos los programas de gestión, colaboración y creación. Esto
le permitirá almacenar fácilmente el contenido y la información creados por programas
como Salesforce, AutoCAD, Microsoft Office y otros programas que son esenciales
para las operaciones diarias de su empresa.
• Funcionalidad básica: En el nivel más básico, se necesita un sistema ECM que le
permita administrar documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. Cómo se logra esto
y los tipos de contenido que necesita administrar dependen de su empresa, pero todos
los ECM le permiten administrar, almacenar y distribuir los diversos tipos de contenido
de su sitio. Busque ECMs que tengan un sistema de taxonomía flexible que le permita
personalizar los metadatos del contenido que almacena. Esto hace que sea más fácil
para los empleados buscar y encontrar contenido en caso de que sea necesario más
tarde.
• Cumplimiento: Asegurar que sus documentos cumplan con varias regulaciones es
una de las cosas más importantes que un ECM puede ayudarle con. No sólo es
compatible con las normas y reglamentos, pero puede ser de gran ayuda si su
empresa está sujeta a una auditoría o se nombra en una demanda. Un ECM le permite
mantener todos los documentos relacionados con un determinado proyecto, como un
préstamo, por ejemplo, en el mismo lugar, whic
Blog de Captura y Gestión
Documental Inteligente

JUEVES, 12 DE ABRIL DE 2012

Gestión Documental en la Nube: Comparativa

"La gestión documental como servicio en Cloud, toma fuerza. Hemos

querido llevar a cabo una comparativa objetiva sobre sus principales
proveedores"

Las empresas de esta comparativa, han sido elegidas no sólo por su renombre, en el caso de los
grandes del mercado como Alfresco y Nuxeo, sino también, por la relevancia que les otorga
Google cuando a proveedores de Gestión Documental en la Nube se refiere.

La primera parte de esta comparativa pretende presentar a los productos evaluados y/o
proveedores evaluados, mientras que en la segunda, se ha realizado un análisis en tres campos:
Funcionalidad básica ofrecida, funcionalidad avanzada y otras prestaciones como soporte y
precios.

1. Soluciones Consideradas

Navegadoc (Quantyca)

Orientado a la gestión de documentos financieros, no llega a ser un gestor documental como tal,
más bien una herramienta que permite el almacenamiento, la recuperación, y el indexado de
documentos como facturas, impuestos, recibos y otros documentos de similar carácter. Tampoco
es un sistema totalmente en la nube, es el servicio de OCR lo que se encuentra en la nube. Los
documentos que se deseen procesar, como facturas, se suben a la nube para que se obtengan
datos como fechas, importes, etc.

Logicaldoc

Una solución bastante completa en funcionalidades básicas de gestión documental, pero cuyas
funcionalidades avanzadas resultan bastantes costosas. Al rededor de 1800 euros al año. Por otro
lado, crecer en número de usuarios y en capacidad se escapa a muchos bolsillos.
Con sus servidores en Holanda, LogicalDoc es una de las soluciones a tener en cuenta, aunque su
puesta en marcha es uno de los puntos más débiles, pues desaprovecha una de las ventajas de la
nube: la rapidez a la hora de disfrutar del servicio.

Abox (Adapting)

En funcionalidades básicas de gestión documental los productos Abox son bastante completos,
aunque no podemos decir lo mismo en materia de funcionalidades avanzadas, en donde se queda
muy a la cola. Otro punto débil de estos productos de Adapting es que ahora mismo el proceso de
contratación del servicio no se puede realizar de forma autónoma (directamente desde la web), y
para probar el producto también existe una lista de espera. Suponemos que esto se solucionará
pronto, dado que en realidad, el producto no se encuentra actualmente en funcionamiento. Al
parecer para verano ya estará operativo.

Nuxeo Cloud
Es el rey en funcionalidad básica, una solución de gestión documental que no se toma el control de
la documentación a la ligera. Sin embargo, mucha de la funcionalidad avanzada de la aplicación la
alcanza mediante integraciones con terceros y en su versión cloud estas integraciones no se
encuentran disponibles. Por ejemplo, una funcionalidad tan imprescindible hoy en día como OCR
no se encuentra disponible en la versión cloud. Algo que si debe reconocerse a Nuxeo, porque una
vez que esté implementado dará muchas posibilidades a sus usuarios, es el MarketPlace. Una vez
Nuxeo cuente con un mayor número de plug-ins en su MarketPlace, los usuarios podrán crecer sus
aplicaciones en la nube a su gusto.
Sin embargo, los precios de Nuxeo son bastante elevados, constituyendo una de las soluciones más
costosas.
Alfresco Cloud Beta
Un proceso de compra simple y rápido, que es una característica nada despreciable cuando lo que
se quiere es contar en el menor tiempo posible con una solución de gestión documental
funcionando. Otro de los puntos fuertes de Alfresco es su interfaz, bastante fácil de usar y limpia.
Sin embargo, ahora mismo sólo tenemos Alfresco Beta, que deja por fuera funcionalidades
avanzadas de gestión documental. Tendremos que esperar unos meses más a que estén disponibles
sus versiones Team y Enterprise en la nube. Actualmente, los usuarios pueden disfrutar hasta 10GB
gratis de almacenamiento, pero esto es bastante poco para el trabajo real de una empresa, por
supuesto. Se espera que los precios de Alfresco Team estén al rededor de 50 euros mes, pero
tendremos que esperar unos meses más para verlo.

Athento Cloud

La principal fortaleza de Athento (modalidad SaaS) es que pone a disposición de los usuarios
funcionalidad avanzada por precios bastante asequibles. Todos los productos cloud de Athento
cuentan con funcionalidad como OCR dentro de su funcionalidad base. Por otro lado, disfrutar de
Athento se tarda no mucho más de 5 minutos. Pero sobretodo, además de las características
actuales, Athento Cloud es una apuesta por el futuro. Con un roapmap extenso y completo,
Athento dentro de poco contará con nuevas funcionalidades como integración con las principales
redes sociales, nueva interfaz y un MarketPlace en el que los usuarios podrán escalar sus
aplicaciones a medida.

2. Análisis de Soluciones

Funcionalidad Básica
En este apartado se consideran características que debería tener un Sistema de Gestión
Documental, independientemente de si se presta en modalidad SaaS u OnPremise.

Funcionalidad Avanzada

Este apartado pretende considerar el valor agregado o añadido que ofrecen estos productos de
Gestión Documental y ECM.

Soportes y Precios

Uno de los aspectos más importantes a considerar lo constituye el soporte, dado que la Gestión
Documental en la Nube es un servicio, y un servicio que debe hacer frente a las situaciones en el
que el cliente no consiga la satisfacción de sus necesidades en la plataforma. Por su parte, los
precios van a jugar un papel importante, puesto que estos sistemas tienden a funcionar mediante
suscripciones y pagos mensuales. Debe garantizarse que a largo plazo el pago continuado por el
servicio sea viable para la empresa. Del mismo modo, antes de contratar este tipo de servicios,
debe analizarse cuál es el sistema de precios que más conviene a la compañía, si por volumen de
usuarios, por capacidad, por número de documentos o por combinaciones de los mismos.
Esperamos que esta comparativa haya sido de utilidad.