REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN OHSAS 18001

A diferencia de otras normas de gestión, como por ejemplo ISO 9001, la Norma OHSAS 18001 no es
muy clara con respecto a los documentos exigibles, pues en la redacción de los requisitos existe
una mezcla de conceptos acerca de la obligatoriedad de documentar procedimientos o no.
Sólo en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional” se menciona la necesidad de
procedimientos documentados: “procedimientos documentados, para cubrir las situaciones en las
que su ausencia podría llevar a desviaciones de su política y sus objetivos de SSO”.
En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma OHSAS
18001 especifica que “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para…” sin exigir que los mismos estén documentados.
Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero sí
obliga a documentarlo de alguna forma:
 Declaraciones documentadas de una política de SSO y objetivos de SSO
 Manual de gestión de SSO

¿QUÉ DOCUMENTOS ELABORAR PARA OHSAS 18001?

Es la propia organización la que decide la extensión de la documentación del sistema de gestión de
la SSO, de acuerdo con sus características en cuanto a tamaño, tipo de actividad que realiza,
complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal.
No obstante, tal como se ha mencionado en la introducción, es exigible la existencia de los
documentos sólo en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional”, donde específicamente se
menciona la necesidad de procedimientos documentados.
Documentos OHSAS 18001

PROCEDIMIENTOS PARA OHSAS 18001

En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma OHSAS

18001 especifica que “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para…” sin exigir que los mismos estén documentados.
Estos procedimientos son los siguientes:
4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
4.4.3 Comunicación, participación y consulta
4.4.5 Control de los documentos
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva
4.5.4 Control de los registros
4.5.5 Auditoría interna
 Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero sí
obliga a documentarlo de alguna forma:
-Declaraciones documentadas de una política de SSO y objetivos de SSO
-Manual de gestión de SSO

JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN OHSAS 18001

El gráfico anterior describe la jerarquía típica de la documentación de un sistema de gestión de SSO.

El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización en particular depende de las
condiciones de dicha organización.
La naturaleza y extensión de la documentación debería satisfacer los requisitos contractuales,
legales y reglamentarios, y las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes
interesadas, sin apartarse de las necesidades de la propia organización.
La documentación puede encontrarse en cualquier formato o medio adecuado para las
necesidades de la organización, como por ejemplo documentos impresos en papel, contenidos en
disco magnético, electrónico u óptico, fotografía, muestra patrón, accesibles mediante Internet o
intranets, etc.
Para elaborar una documentación que satisfaga las necesidades y expectativas de las partes
interesadas, la organización debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas

 Aceptación de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector industrial
 Requisitos legales y reglamentarios pertinentes
 Fuentes externas de información para el desarrollo de la organización
 Información acerca de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Además, resulta apropiado que la organización evalúe la generación, uso y control de la
documentación respecto de los siguientes criterios:

 Funcionalidad (tal como la velocidad de procesamiento)

 Facilidad de uso
 Recursos necesarios
 Políticas y objetivos
 Comparación entre los sistemas de documentación de diferentes organizaciones (benchmarking)
 Interfaces utilizadas por los clientes, proveedores y otras partes interesadas de la organización.

DEFINICIONES – OHSAS 18001

Los siguientes términos y definiciones se han tomado del capítulo 3 de la Norma OHSAS
18001:2007.

Definiciones sobre documentos – OHSAS 18001

MANUAL DE GESTIÓN DE SSO

El Manual de Gestión de SSO debe incluir o hacer referencia al siguiente contenido:
 La política y los objetivos de SSO;
 La descripción del alcance del sistema de gestión de la SSO;
 La descripción de los elementos principales del sistema de gestión de la SSO y su interacción, así
como la referencia a los documentos relacionados;
 Los documentos, incluyendo los registros, requeridos por este estándar OHSAS; y
 Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para
asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la
gestión de los riesgos para la SSO.
 El Manual de Gestión de SSO de una organización es un documento que expone la estructura del
Sistema de Gestión de SSO y es además, si la empresa lo desea, un documento público que suele
presentarse ante clientes, posibles clientes, proveedores, y otras partes interesadas.
Debido a este carácter “público” del Manual, es recomendable complementar el contenido mínimo
establecido por la norma con una adecuada descripción de la organización, a fin de dar a conocer
sus principales características, sus valores, y otros aspectos de la empresa con respecto a la SSO.

Un Manual de Gestión de SSO debería comprender o referirse a procedimientos documentados del

Sistema de Gestión de SSO, destinados a la planificación y administración global de las actividades
que tienen impacto en la SSO dentro de la organización.

La inclusión de información confidencial queda a discreción de la organización, aunque resulta

claramente recomendable que este tipo de información se elabore, distribuya y controle mediante
procedimientos internos de la empresa. También la propia organización define cuál es esta
información confidencial, como por ejemplo know how relacionado con procesos, productos o
servicios, etc.

DOCUMENTOS GENERALES DE OHSAS 18001

La Norma OHSAS 18001 establece una serie de documentos que podrían catalogarse como
“Generales”, que pueden ser parte del Manual de Gestión de SSO o estar referenciados en él.
Estos documentos son los siguientes:

 Apartado: 4.1
Requisito Documental: La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de
gestión de la SSO.
Tipo: Alcance
 Apartado: 4.2
Requisito Documental: La Alta Dirección debe definir y autorizar la política de SSO de la organización
(el punto e) indica que esta se documenta, implementa y mantiene)
Tipo: Política
 Apartado: 4.3.3
Requisito Documental: La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de SSO
documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización.
Tipo: Objetivos
 Apartado: 4.3.3
Requisito Documental: La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
programas para alcanzar sus objetivos. Estos programas deben incluir al menos:
a) la asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles
pertinentes de la organización; y
b) los medios y plazos para lograr estos objetivos
Tipo: Programa
 Apartado: 4.5.5
Requisito Documental: La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener
programas de auditoria…
Tipo: Programa

Gestion de SSO – OHSAS 18001

REGISTROS OHSAS 18001

Tal como ya se ha mencionado, la norma ISO 9000 define al registro como un documento que
presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, por lo que
resulta evidente su estrecha relación con el manual de procedimientos.
Pero, qué es lo que se debe registrar? Es decir, para cuáles actividades es necesario presentar
evidencia de su realización?

Cada organización debe establecer cuáles son estas actividades, en función de sus propios procesos,
pero teniendo en cuenta que la Norma OHSAS 18001:2008 define una serie de registros
indispensables, que son los que se detallan seguidamente:
 Apartado: 4.3.1
Requisito Documental: La Organización debe documentar y mantener actualizados los resultados
de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y los controles determinados.
Tipo: Registro
 Apartado 4.3.2
Requisito Documental: La organización debe mantener esta información actualizada (requisitos
 legales aplicables y otros)
Tipo: Registro
 Apartado 4.4.1…
Requisito Documental: Se deben documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y
autoridad.
Tipo: Registro
 Apartado 4.4.2
Requisito Documental: La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas
con sus riesgos para la SSO y su sistema de gestión de la SSO. Debe proporcionar formación o
emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de
las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados.
Tipo: Registro
 Apartado 4.4.2
Requisito Documental: La organización debe asegurarse de que cualquier persona que trabaje para
ella y que realice tareas que puedas causar impactos en la SSO, sea competente tomando como
base una educación, formación o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados.
Tipo: Registro
 Apartado 4.5.1
Requisito Documental: Se deben conservar los registros de las actividades y los resultados de
calibración y mantenimiento (en relación a los equipos necesarios para efectuar mediciones en caso
de requerirse)
Tipo: Registro
 Apartado 4.5.1 f)
Requisito Documental: Los procedimientos deben incluir:
f) el registro de los datos y los resultados del seguimiento y medición, para facilitar el posterior
análisis de las acciones correctivas y las acciones preventivas.
Tipo: Registro
 Apartado 4.5.2.1
Requisito Documental: La organización debe mantener los registros de los resultados de las
evaluaciones periódicas (relacionados con el cumplimiento de los requisitos legales aplicables)
Tipo: Registro
 Apartado 4.5.2.2
Requisito Documental: La organización debe mantener los registros de los resultados de las
evaluaciones periódicas (relacionados con el cumplimiento de otros requisitos aplicables suscritos
por la organización)
Tipo: Registro
 Apartado 4.5.3.1
Requisito Documental: Se deben documentar y mantener los resultados de las investigaciones de
los incidentes
Tipo: Registro
 Apartado 4.6
Requisito Documental: Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección.
Tipo: Registro

¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

La norma OHSAS 18001 ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño,
en la implementación y la operación de sistemas de gestión de salud y seguridad
ocupacional eficaces.
Recordamos la definición de Eficacia como el “grado en que se realizan las actividades planificadas
y se alcanzan los resultados planificados”. (ISO 9000:2005).
Es decir que lo que se procura con la implementación de OHSAS 18001, es simplemente lograr lo
que la Dirección establece en términos de desempeño de SSO. En este punto aparece un cambio
importante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la
organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y
OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.
En efecto, mientras que hablando de Calidad la propia organización decide cual es el nivel del
compromiso que asume frente al Cliente, en materia de SSO el cumplimiento legal está por encima
de cualquier decisión que la organización pueda tomar, de la misma manera incluso la identificación
de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relación con el marco legal aplicable.
Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión de salud y seguridad ocupacional según
OHSAS 18001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los
mismos la buena práctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente.
Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente
manera:

“Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a la organización
identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización incumpla con el
mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones”.
¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?
Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y
potente para resguardarla de la generación de pasivos ambientales y para mejorar el desempeño
en términos económicos de las cuestiones ambientales.
Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos
operativos asociados a los aspectos ambientales No se trata de burocratizar la cuestión ambiental
en la organización, sino de generar una herramienta para la mejor administración de los recursos, y
eso es economía.

GESTION DE SSO OHSAS 18001

ADECUADA IMPLEMENTACION
Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para
resguardarla de la generación de enfermedades y accidentes laborales y para mejorar el desempeño
en términos económicos de las cuestiones de SSO.

Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos
asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se
comienza de una manera equivocada, aun cuando la finalidad sea la de cumplir con una exigencia
externa. Esto es así, simplemente porque el concepto de economía de recursos también es
justamente un criterio de SSO tan válido como la reducción de accidentes.

La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Verificar,
Actuar), como herramienta para optimizar el comportamiento de la organización en materia de SSO.

Como siempre proponemos en las implementaciones de sistemas de gestión, OHSAS 18001 no se

trata simplemente de escribir políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la
cuestión de SSO en la organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los
recursos, y eso es economía.
COMO CERTIFICAR OHSAS 18001

El presente texto es un extracto del informe “CÓMO CERTIFICAR OHSAS 18001″, elaborado por el
director de Calidad & Gestión –Ing. Hugo Gonzalez– con el objeto de tratar los principios y las
directrices que permitan a una organización implementar de manera efectiva un sistema de gestión
de SSO apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la Norma Internacional
OHSAS 18001, y alcanzar así su certificación.
Se trata de un e-book en formato PDF con sólida información basada en la experiencia de los autores
en la implementación de sistemas de gestión de salud y seguridad ocupacional en numerosas
organizaciones, que aporta valor a las empresas interesadas en lograr la certificación OHSAS 18001.
Este informe se envía por e-mail en forma gratuita, solicite su ejemplar ahora mismo!
USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión
Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, entre otrossegún estándares
internacionales ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, muchas organizaciones recurren a la
automatización de las actividades. Para ello se puede emplear alguna de las tantas herramientas
tecnológicas existentes en el mercado diseñadas específicamente para administrar de manera
integrada, ágil y eficaz, todos los componentes de un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015,
o de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestión de SSO OHSAS 18001, entre otros.

SOFTWARE PARA ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta
sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de
su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as
a service.
Mediante nuestra completa guía CÓMO SELECCIONAR UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001 esbozamos una serie de pasos a tener en cuenta para la prospección, análisis y
elección de una herramienta para sistemas de gestión. Solicítela en FORMA
GRATUITA completando nuestro formulario.