PLAN DE EMERGENCIA EN CASO DE ASALTOS

PLAN DE EMERGENCIA EN CASO DE ASALTOS

DATOS DE CONTROL

TÍTULO: PLAN DE EMERGENCIA EN CASO DE ASALTOS

Fecha de autorización: 29/11/2009

Fecha inicio de vigencia: 30/11/2009
Última fecha de actualización: 29/11/2009
Número de actualización: 0

Firmas de liberación del procedimiento

Elaboró Revisó
Jefe de Tecnologías de Información Control Interno

Fernando Guzmán Castañeda Maico Córdova Hernández

Revisó Autorizó
Gerencia General Presidente del Consejo de Administración

J. Sabás Ledesma Jaime Prof. Julián Meza Romero

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CONTENIDO

1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. DEFINICIONES 3
4. MARCO LEGAL 3
5. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PLAN 3
6. REVISIÓN DEL PLAN 3
7. PLAN 3
8. CONTROL DE ACTUALIZACIONES 3
9. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 3

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1. OBJETIVO
1.1 El objetivo del presente es desarrollar un plan del manejo de emergencia que pueda describir las acciones a
tomar por el personal de Caja Huastecas antes, durante y después de un asalto a alguna de sus sucursales.

2. ALCANCE
2.1 El documento realizará la propuesta de cómo se debe de actuar ante tal siniestro, el papel que los miembros
del equipo de respuesta a emergencias deben de cumplir. El alcance del presente pretende cubrir las
acciones para todas y cada una de las sucursales de la Cooperativa, los socios colaboradores y Directivos
que se encuentren laborando en ellas.

3. DEFINICIONES
3.1 CONTINUIDAD DE OPERACIONES: Grado óptimo de funcionalidad que desea alcanzar la Cooperativa
donde su nivel de operación no se vea ininterrumpido por ningún motivo.

3.2 DESASTRE O CONTINGENCIA.: Un suceso significante que resulta en la afectación e impedimento parcial o
total de las operaciones normales de las oficinas de la cooperativa.

3.3 DRP: Disaster Recovery Plan, Plan de Recuperación de Desastres.

3.4 LA COOPERATIVA: Caja Popular Las Huastecas SCL SC de AP de RL.

3.5 INCIDENTE: Suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podría haber ocurrido un daño
o deterioro a de la salud (sin tener en cuenta la gravedad) o una fatalidad.

3.6 ERE: Equipo de Respuesta de Emergencias emanado del Comité de Gestión

3.7 COMITÉ DE GESTIÓN: Grupo conformado por el Gerente de la Cooperativa, Jefes y Encargados de áreas
de la Cooperativa.

4. MARCO LEGAL
4.1 Disposiciones de Carácter General aplicadas a las Entidades de Ahorro y Crédito Popular y Organismos de
integración a que se refiere la Ley de Ahorro y Crédito Popular.

5. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PLAN

5.1 El responsable de editar, revisar y difundir adecuadamente este plan es el Coordinador del Equipo de
Respuesta de Emergencias, nombrado por el Comité de Gestión.

5.2 El Coordinador del Equipo de Respuesta de Emergencias deberá llenar el Formato de Solicitud de Cambios a
Documentos (FGCPH-04-02-03), cuando desee realizar alguna modificación al presente manual y solamente
el Consejo de Administración podrá autorizar dichos cambios.

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6. REVISIÓN DEL PLAN
6.1 Este plan será revisado cuando menos una vez al año, o antes si se cambia o mejora el plan, la Ley o la
operación de La Cooperativa.

7. PLAN
7.1 Recomendaciones y Medidas Preventivas

7.1.1. Estas recomendaciones se deberán de seguir para prevenir la ocurrencia de asaltos antes de la
apertura de la oficina de la sucursal, durante el horario de atención a los socios y después del cierre de la
sucursal.

7.1.2. Antes de realizar la apertura de una de las oficinas sucursal de la Cooperativa, la persona que realice la
apertura, deberá de observar detalladamente las cercanías de la oficina, a fin de detectar vehículos o
personas sospechosas. No deberá aceptar ayuda para abrir la sucursal de personas ajenas a la
Cooperativa. De ser factible esperar a otra persona de la cooperativa que pueda estar presente en la
apertura de la sucursal.

7.1.3. Una vez abierta la oficina de la sucursal, las personas encargadas de ella, deberán de desactivar la
alarma de la oficina, cerraran la puerta de entrada, realizarán una inspección visual de la misma a fin de
poder detectar alguna anomalía, de encontrarla la reportaran de inmediato al Jefe del Departamento de
Captación o a su asistente. En caso de que no se encuentren disponibles deberá de reportar la anomalía,
al Jefe del Departamento de Recursos Humanos o alguno de sus asistentes y esperara instrucciones de
cómo reaccionar.

7.1.4. Se mantendrá cerrada la puerta de acceso a la sucursal, y no se permitirá el acceso a socios hasta que
el área de cajas este lista para la atención de los socios.

7.1.5. Se recomienda que para el caso de la apertura, en las sucursales que sea factible, deberán estar
presentes por lo menos 2 personas dentro de la sucursal.

7.1.6. Las personas en el área de cajas deberán de ser lo más discretas posibles, no dejando ver las áreas de
acceso a lugares restringidos, como el área donde se encuentra la caja fuerte. No deberá de permitir que
los socios en general puedan observar el lugar, o la cantidad de dinero que maneja en el área de cajas.

7.1.7. Las personas encargadas de cajas, no deberán de contar los billetes en voz alta a los socios que
entregan o retiran efectivo de caja. No deberán de mencionar en voz alta las cantidades depositadas o
retiradas por los socios. En la medida de lo posible ser discretos en el conteo de billetes entregados o
recibidos en su caja.

7.1.8. Observar en todo momento el procedimiento para el retiro de efectivo de su área.

7.1.9. Solo el personal autorizado por los departamentos involucrados deberán de saber las combinaciones
de las cajas fuertes, las contraseñas de activación, desactivación de alarmas, claves de pánico, etc.

7.1.10. Durante la jornada de trabajo es recomendable observar en todo momento a las personas que se
encuentran dentro de la sucursal, y que no están realizando algún tipo de movimiento, si es así
comentarles que se retiren o digan el asunto que los retiene dentro de la sucursal.

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7.1.11. Tener a la mano los teléfonos de emergencia de la zona los cuales mínimo deberán de ser:

Policía Estatal

Policía Judicial

Bomberos

Cruz Roja

Teléfono de Oficina y Celular del Jefe de Captación

Teléfono de Oficina y Celular del Jefe de Recursos Humanos

Teléfono de Oficina de los Auxiliares de los departamentos de Captación y Recursos Humanos

Teléfono de Oficina y Celular del Coordinador del Equipo de Respuesta a Emergencias de la Cooperativa

7.1.12. Cuando sea el momento de cerrar la sucursal, se recomienda que no se abandone el área de cajas
hasta que el último socio salga de la sucursal, una vez hecho esto salir del área de cajas, cerrar con llave
la puerta principal y no permitir el acceso a socios e indicarles que regresen el día siguiente en el horario
de servicio.

7.1.13. Realizar el retiro de efectivo y depositarlo de inmediato en las cajas fuertes, observar en los baños, u
otras habitaciones de la sucursal que no exista personas ajenas a la Cooperativa.

7.1.14. Apagar todo equipo eléctrico una vez que se pretenda retirar de la sucursal. En caso de que se reciba
orden o recomendación de dejar algún sistema prendido corroborar que solo lo indicado permanecerá
encendido y conectado a la corriente.

7.1.15. Cerrar con llave los accesos al área de cajas. Colocar la clave de la alarma y dejarla activada, salir y
cerrar de inmediato la puerta principal de la sucursal. Observar a la hora de retirarse de la oficina, si no
existe persona o vehículo sospechoso alrededor de la sucursal.

7.2 Recomendaciones a seguir al momento de que ocurra un asalto en contra de una de las oficinas
sucursales de la Cooperativa

7.2.1. En cuanto se este realizando un asalto en alguna de las oficinas sucursales de la cooperativa guardar
en la medida de los posible la calma y no realizar ningún acto imprudente que pueda poner en riesgo la
vida e integridad de las personas presentes en el momento del asalto.

7.2.2. Evitar discutir con los delincuentes, no se debe actuar en ningún momento con actos provocativos hacia
ellos, ni realizar movimientos agresivos o peligrosos contra ellos.

7.2.3. Si las circunstancias lo permiten y si no se ponen en peligro la vida y la integridad de las personas
presentes en el asalto, activar el sistema de alarma con el fin de que se active el plan de las autoridades
correspondientes.

7.2.4. Procurar observar cualquier detalle que pueda ayudar a las autoridades a identificar a los asaltantes y a
conducir las investigaciones de las autoridades.

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7.2.5. Observar si es posible y si no se pone en riesgo la integridad física la dirección en que huyen los
asaltantes y de ser posible la descripción, modelo y placas del vehículo en que huyen.

7.2.6. En caso de que llegara a suceder algún enfrentamiento con los asaltantes dentro de la sucursal, tomar
las medias necesarias para salvaguardar la vida propia y la vida de las personas presentes. Por ningún
motivo tratar de mediar entre los asaltantes y las personas involucradas en el enfrentamiento.

7.2.7. En caso de que el enfrentamiento ponga en riesgo su vida y la de los presentes, tratar de protegerse en
un lugar apartado de los asaltantes y que pueda resultar seguro hasta que se haya calmado el ambiente.
De ser necesario tirarse al piso y arrastrarse hacia un lugar alejado de los asaltantes, permanecer en ese
sitio y en esa posición hasta que la situación se haya calmado o bien hasta que alguna autoridad
competente de alguna orden o instrucción para que se mueva del sitio donde se posiciono o se encuentra.

7.3 Acciones a seguir después de un asalto en las oficinas Sucursales de la Cooperativa

7.3.1. Una vez que se haya asegurado que los asaltantes hayan abandonado por completo las oficinas,
activar las alarmas contra robo.

7.3.2. Toda acción del personal de la Oficina Sucursal que haya sufrido un asalto deberá de ser encaminada a
colaborar con las autoridades en la investigación de los hechos, así como ponerse a la disposición del
Equipo de Respuesta a Emergencia de la Cooperativa.

7.3.3. Mantener la calma, informar a las autoridades locales del hecho, en caso de vulneración a la integridad
física y moral de alguna persona involucrada en el asalto, informar igualmente a alguna autoridad local
para que se envíe de inmediato ayuda especializada.

7.3.4. La oficina debe cerrarse inmediatamente no permitir la salida o entrada de personas, y esperar la
llegada de las autoridades correspondientes, mientras tanto tratar de seguir conservando la calma y de
ser necesario asistir en lo que se pueda a las personas que aun estén dentro de la sucursal.

7.3.5. Avisar de inmediato al Jefe del Departamento de Captación, Jefe del Departamento de Recursos
Humanos o Coordinador del Equipo de Respuesta a Emergencias o sus auxiliares del asalto, del estado
que guarda el personal y personas dentro de la sucursal, la hora en que ocurrió el siniestro y una
descripción en general de los hechos, y el monto (de ser posible) de lo sustraído.

7.3.6. Por ningún motivo los cajeros o funcionarios presentes durante el asalto deberán de salir o abandonar
la oficina una vez ocurrido el asalto, hasta que las autoridades lo permitan. Se exceptúan los casos de
fuerzas mayores o fortuitas.

7.3.7. Los cajeros, funcionarios y socios tienen el deber de colaborar con las autoridades en aquellos
aspectos que ayuden a conducir las investigaciones de los hechos (denuncias, testimonios, retratos
hablados, etc.)

7.3.8. En todo momento el personal de cajas deberá de informar al Jefe del Departamento de Captación, al
Jefe del Departamento de Recursos Humanos o al Coordinador del Equipo de Respuesta a Emergencias
o a alguno de sus auxiliares, el estado que guarda su persona, la situación en la que se encuentra, que
autoridades han llegado, como se le han pedido que colabore. Esto lo hará por lo menos cada 30 minutos
posteriores a ocurrido el asalto o bien cuando surja alguna situación que considere de importancia
reportarla
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7.4 Acciones a Seguir por el ERE en el Centro de Mando.

7.4.1. Toda actuación de las personas integrantes del Equipo de Respuesta a Emergencias deberá de estar
encaminada a preservar la vida e integridad física y moral de las personas involucradas en un asalto.

7.4.2. En cuanto el Coordinador del Equipo de Respuesta a Emergencias conozca del asalto a alguna de las
oficinas sucursales, deberá de llamar a los miembros del ERE para una reunión de emergencia, en caso
de que no se encuentren reunidos físicamente en un solo sitio buscar a la mayoría de los miembros y
realizar una conferencia por teléfono.

7.4.3. Los miembros del ERE tendrán las siguientes funciones:

7.4.3.1. Jefe del Departamento de Recursos Humanos o su Auxiliar.

7.4.3.1.1. Por lo menos uno de los 2 trasladarse hasta la sucursal afectada para observar directamente
que las personas involucradas en el asalto se encuentren en la medida de lo posible sin daños
físicos y morales. De presentarse algún daño, apoyar en lo necesario para que subsane
rápidamente la situación.

7.4.3.1.2. De ser necesario realizar los tramites necesarios ante las autoridades locales para que
brinden la ayuda médica, legal o de cualquier tipo al personal de la cooperativa involucrado en
el asalto.

7.4.3.1.3. Mantener informado en todo momento al coordinador del ERE de la situación que guarda el
personal de la Cooperativa.

7.4.3.1.4. Informar de ser necesario a familiares del estado que guarda el personal de la cooperativa
involucrado en el asalto.

7.4.3.1.5. De ser necesario conducir a su domicilio al personal de la cooperativa y Directivos que se

haya visto involucrado en el asalto y asegurarse que se encuentre en buen estado física y
moralmente.

7.4.3.1.6. Dar seguimiento a las atenciones médicas, legales y de cualquier tipo en el que pueda estar
involucrado el personal y Directivos de la caja.

7.4.3.1.7. La atención del personal debe ser independiente al Departamento al que pertenezca el
personal de la cooperativa. La directiva será siempre resguardar la integridad física y moral de
cualquier socio colaborador y Directivo de la cooperativa.

7.4.3.1.8. Dar las facilidades necesarias al personal de la cooperativa y Directivos a que se incorpore a
sus actividades normales de trabajo cuando sea prudente hacerlo.

7.4.3.2. Jefe del Departamento de Captación o su Auxiliar

7.4.3.2.1. Por lo menos uno de los 2 trasladarse hasta la sucursal afectada para observar que el
personal y las instalaciones se pongan a disposición de las autoridades locales, a fin de
facilitar las investigaciones que ellas puedan iniciar.

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7.4.3.2.2. Resguardar en la medida de lo posible la integridad de personas e instalaciones involucradas
en el asalto.

7.4.3.2.3. Informar al coordinador del ERE del estado que guardan las instalaciones y personas
involucradas en el asalto.

7.4.3.2.4. Realizar las gestiones necesarias para que se presente personal del área contable en las
instalaciones siniestradas para realizar un arqueo de los valores sustraídos de la sucursal
durante el asalto.

7.4.3.2.5. Colocar información gráfica, visible y accesible a todo público de cuando se pondrá en
funcionamiento de manera normal las oficinas de la sucursal para la atención de los socios.

7.4.3.2.6. Junto con el Coordinador del ERE y el Jefe del Departamento de Recursos Humanos
coordinar la sustitución momentánea del personal de cajas de la sucursal involucrada en el
asalto, a fin de asegurarse que se encuentre en perfecto estado para integrarse a sus
actividades normales de trabajo.

7.4.3.2.7. Asegurarse que los sistemas de emergencias hayan funcionado perfectamente, documentar
el evento y realizar las observaciones para evitar posteriores asaltos a esa sucursal.

7.4.3.2.8. En caso de ser prudente y recomendable cerrar por un tiempo definido la sucursal.

7.4.3.3. Jefe del Departamento de Contabilidad

7.4.3.3.1. Asignar a personal para que se traslade de ser necesario a la sucursal involucrada en el
asalto a fin de realizar un arqueo y determinar el monto de lo sustraído.

7.4.3.3.2. Informar en todo momento al coordinador del ERE de los resultados del arqueo y las medidas
que se realizaran para reactivar las actividades normales en esa sucursal.

7.4.3.4. Jefa del Departamento Jurídico

7.4.3.4.1. Trasladarse a la sucursal involucrada a fin de asegurar primero la asesoría legal al personal
de la cooperativa y Directivos que se haya visto involucrado en el asalto.

7.4.3.4.2. Acompañar en la medida de lo posible al personal de la caja y Directivos en las entrevistas

con las autoridades y tomar nota de las declaraciones hechas por el personal de la cooperativa
del asalto.

7.4.3.4.3. Recomendar en la medida de lo posible el comportamiento que deba de tener el personal de

la cooperativa y Directivos antes las autoridades locales.

7.4.3.4.4. Presentar de ser necesario denuncia formal de los hechos ante las autoridades locales.

7.4.3.4.5. Informar de manera constante al coordinador del ERE del estado que guardan las personas
involucradas, y las acciones que se tomaran por parte de las autoridades locales.

7.4.3.4.6. Ponerse en contacto, de ser necesario, con la prensa que se presente en la sucursal para
dar un informe oficial de los hechos.
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7.4.3.5. Coordinador del ERE.

7.4.3.5.1. Recibir la información de cada uno de los miembros del ERE involucrados en este
procedimiento y documentar las acciones de cada uno de ellos en el evento, tratando de
registrar horas, fechas y nombres involucrados a fin de ajustar, de ser necesario, este mismo
procedimiento.

7.4.3.5.2. Informar constantemente en base de la información recopilada al Gerente General de la

situación que guardan las personas, socios colaboradores, Directivos e instalaciones de la
cooperativa.

7.4.3.5.3. Asegurarse que la información este llegando de manera correcta, y bien observar los medios
de comunicación que se tengan disponibles para recopilar los testimonios de cada miembro
del ERE involucrados en la contingencia presentada.

7.4.3.5.4. Llamar a más miembros del ERE para que puedan auxiliar a personal o instalaciones de la
cooperativa para poner lo más pronto posible a disposición el servicio a los socios.

7.4.3.5.5. Asegurarse que:

7.4.3.5.5.1. El Jefe del Departamento Recursos Humanos se haga cargo de la integridad física
y moral del personal de la caja.

7.4.3.5.5.2. El Jefe del Departamento Captación ponga a disposición personal e instalaciones,

en la medida de lo posible, de las autoridades locales para ayudar a sus investigaciones
y se de una fecha de apertura con un cajero sustituto para la atención de socios.

7.4.3.5.5.3. EL Jefe del Departamento de contabilidad haya despachado a personal para

realizar un evaluación de los bienes y montos sustraídos, y el como y cuando se podrán
reponer para coordinar la apertura de la sucursal.

7.4.3.5.5.4. El Jefe del Departamento Jurídico haya hecho la denuncia correspondiente, y de la

información del estado que guarda personal e instalaciones de la cooperativa.

7.4.3.5.5.5. Asegurarse que la única persona que ofrezca información oficial de los hechos sea
el Jefe del Departamento Jurídico

7.4.3.5.6. Evaluar con todos los miembros del ERE involucrados la fecha de re apertura de la sucursal
asaltada.

7.4.3.5.7. Realizar una junta posterior al asalto donde se informara a todos los miembros del ERE la
situación, posibles causas que originaron el asalto, la actuación del personal de la cooperativa
y de las autoridades locales en el asalto.

7.4.3.5.8. Junto con la documentación recopilada realizar una propuesta de mejora para en la medida
de lo posible evitar otro suceso de la misma naturaleza en la cooperativa.

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8. CONTROL DE ACTUALIZACIONES
8.1 El control de actualizaciones se hace con base en lo establecido en el Procedimiento para Control de
Documentos (PGCPH-04-02).

Revisión Fecha Descripción del Cambio

0 29/11/2009 Primera versión.

9. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
9.1 Consejo de Administración

9.2 Consejo de Vigilancia

9.3 Gerencia General.

9.4 Jefe de Administración de Riesgos y Control Interno.

9.5 Jefe de Tecnologías de Información.

9.6 Administrador de Red.

9.7 Jefe del Departamento de Contabilidad

9.8 Jefe del Departamento de Recursos Humanos

9.9 Jefe del Departamento de Captación

9.10 Jefe del Departamento Jurídico.

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