IGLESIA PENTECOSTAL UNIDA DE COLOMBIA

DISTRITO 10

CARTILLA GUIA
ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO,
PRESUPUESTO E INFORME DE GESTION

PARA COMITES DISTRITALES

IBAGUE –DICIEMBRE DE 2006

 GUIA PARA ELABORACION DE UN PLAN DE TRABAJO

IGLESIA PENTECOSTAL UNIDA DE COLOMBIA

DISTRITO 10

CARTILLA GUIA
ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO,
PRESUPUESTO E INFORME DE GESTION

PARA COMITES DISTRITALES

ELABORADO POR
VICTOR ALFONSO ORTIZ RAMOS
Administrador de Empresas

IBAGUE –DICIEMBRE DE 2006

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IGLESIA PENTECOSTAL UNIDA DE COLOMBIA

DISTRITO 10

CARTILLA GUIA
PARA ELABORAR UN PLAN DE TRABAJO

Así, pues, téngannos los hombres por servidores de Cristo, y administradores

de los misterios de Dios. Ahora bien, se requiere de los administradores, que
cada uno sea hallado fiel. (1ª Corintios 4 : 1- 2 )

Antes de definir qué es un Plan de Trabajo es necesario tener claro los

conceptos básicos del Proceso Administrativo.

El proceso Administrativo, son etapas que nos da la administración para

poder realizar las actividades que llevan a la consecución de los objetivos y
metas de una forma ordenada, eficaz y eficiente.

Administrar, es lograr objetivos preestablecidos mediante la continua y

conciente dirección del trabajo humano, de acuerdo con planes de acción
específicamente diseñados.

1. PLANEACIÓN

Planificar, es predeterminar el curso de acción, saber qué se quiere lograr y

cómo se va a lograr. Si usted no sabe a donde va, no se extrañe si no llega a
ninguna parte. Los comités exitosos siempre tienen algo en común: un plan de
trabajo bien estructurado que las dinamiza y las empuja al logro de sus metas.

Lo esencial de la planeación es:

Objetivo General: es lo que se debe lograr como resultado del ejercicio

administrativo. El establecimiento de un buen objetivo general es pre requisito
para el éxito de su labor; en él se debe enunciar o declarar lo que quiere
lograr, responde a las preguntas ¿qué voy a hacer? ¿Cómo lo voy hacer? y
¿para qué lo hago? Ejemplo:

Objetivos específicos: Son los pasos que se desprenden del objetivo general
y deben ser formulados de tal forma que estén orientados al logro del objetivo
general, es decir, que cada objetivo específico está diseñado para lograr un
aspecto y todos en su conjunto la totalidad del objetivo general.

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Para una correcta formulación de estos objetivos se debe tener en cuenta que
sean:

Reales: Las metas escritas de manera ambigua no nos inspiran ni motivan

mucho. Por ejemplo: si un pastor establece un objetivo “impactar el mundo con
el evangelio” seguramente no hará mucho, en cambio, si se propone enseñarle
el plan de salvación a las personas de su municipio, hará más.

Medibles: Los objetivos sin término fijo permiten darse el lujo de no cumplirlos
jamás, porque no hay nada que obligue a ser diligente para alcanzarlo.
Siguiendo con el ejemplo, el pastor debiera decir: “Enseñarle el plan de
salvación a las personas de mi municipio en un año”.

Cuantificables: Existe una expresión que dice: “No se puede mejorar lo que no
se puede medir”. Sin una medida nunca se sabrá hasta qué punto mejoró la
situación. Enseñar el plan de salvación y bautizar en un año a 100 personas
del municipio.

2. ORGANIZACIÓN

Es colocar hombres y mujeres dentro de una estructura, describirles sus

funciones y acordar quién lo dirige y a quiénes dirige, para el logro de los
objetivos propuestos en la planificación. Es importante que el personal que se
escoja tenga el perfil adecuado para desempeñar el cargo.

3. LA EJECUCIÓN

Es la puesta en marcha de las actividades programadas en el plan de trabajo

bajo sus directrices establecidas. Es importante que la ejecución se haga
sobre lo establecido pues esto además de tener un orden también va a permitir
hacer una evaluación concreta.

4. EL CONTRÓL

La función general del control es la medición y corrección del desempeño, con

el fin de asegurar que se cumplan los objetivos y los planes creados para
alcanzarlos. El control es la función de todos los líderes es recomendable
hacerla por lo menos una vez al mes para corregir las posibles desviaciones a
tiempo.

Una vez repasado estos conceptos básicos del Proceso Administrativo,

empecemos a definir qué es un Plan de trabajo:

La planeación del trabajo es una de las tareas más interesantes y desafiantes

dentro del desarrollo y ejecución de programas. Un plan de trabajo es un
documento desarrollado por la dirección y el equipo de trabajo, en el cual se

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listan todas las actividades planeadas, la fecha en la que se realizarán, los

recursos que van a utilizarse y las personas responsables de llevarlas a cabo.
Este documento es una herramienta muy útil para la implementación eficiente y
efectiva de un programa y debe usarse como un instrumento de seguimiento a
todos los niveles.

Para obtener mejores resultados de los planes de trabajo y del proceso de

planeación es preciso entender:

 Los pasos del proceso y quién debe intervenir en él.

 Cómo desarrollar un plan anual de trabajo.
 Cómo un plan anual de trabajo proporciona una relación importante
entre la planeación y la evaluación del programa.
 Los beneficios de la planeación del trabajo, así como la importancia de
mantener un proceso flexible que pueda responder a los cambios
durante el desarrollo del programa.

Preparación para la planeación del trabajo

La planeación es un proceso que tiene lugar en varios niveles dentro de la

organización. Un plan de trabajo permite al administrador y al personal, planear
las actividades específicas, determinar qué recursos se requieren para
realizarlas y preparar un presupuesto para las mismas. Durante el proceso, el
administrador identificará las actividades específicas que se llevarán a cabo
dentro de los diferentes niveles funcionales en un período. El plan de trabajo
resultante determinará los objetivos específicos y las actividades que se
llevarán a cabo, la secuencia cronológica de las mismas así como quién las
efectuará y qué recursos se requerirán. La realización de estas actividades
permite que el programa logre sus objetivos específicos. El presupuesto que
cubre estas actividades debe compararse con los fondos existentes, y el plan
de trabajo debe modificarse si las actividades resultan demasiado costosas.

Se necesita pensar con detalle en todas las actividades que se requieren para
alcanzar los objetivos. Para ello es de gran ayuda considerar las siguientes
preguntas:

¿Qué actividades necesitan realizarse para alcanzar los objetivos específicos

del programa?
¿Quién las realizará?
¿Cuándo se llevarán a cabo?
¿Qué recursos se necesitarán?

Estos análisis y discusiones son esenciales para un planeamiento exitoso

porque permiten al personal entender el por qué ciertas actividades son
necesarias y determinar la mejor manera de realizarlas. El resultado de este
proceso es un plan de actividades y tareas a ejecutarse en un período

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determinado y que han sido desarrolladas y aceptadas por las personas que se
encargan de llevarlas a cabo.

Los planes de trabajo requieren de un trabajo en equipo

Para identificar al personal que intervendrá en el proceso de desarrollo de los

planes de trabajo, es importante preguntarse quién va a ejecutar las
actividades. Como regla general, es una práctica recomendable involucrar a las
personas en la planeación y proyección de aquellas actividades que
constituyen su trabajo.

El personal que interviene en la planeación del trabajo puede lograr los

siguientes beneficios:

 Crear una atmósfera de trabajo en equipo y cooperación;

 Informar al personal sobre el rango y tipo de actividades de los demás;
 Motivar al personal a trabajar con objetivos que suponen un desafío y
que sean realistas;

CRONOGRAMA

Una vez que se termina el plan de trabajo, es importante preparar una gráfica
que sirva de referencia y que será utilizada por todo el personal y que transmita
de una manera concisa lo que incluye el proyecto y cuándo se realizará la
actividad.

Veamos una grafica que nos puede ayudar.

FORMATO EJEMPLO PARA UN CRONOGRAMA

PERSONAL OBJETIVO Y
ACTIVIDAD FECHA LUGAR
DELEGADO METAS
Orar por el plan
Comité Distrital y
de trabajo del
Enero 5 de Iglesia Central - Comités Locales
Ayuno General Comité Distrital y
2007 Ibagué Zona
por la Convención
Metropolitana
Nacional
Comité Distrital y Integración de las
Confraternidad Coliseo de la
Marzo 7 de Comité Iglesias y
Distrital de Universidad del
2007 Organizador avivamiento en los
Damas Tolima - Ibagué
delegado hogares
Capacitar a las
Talleres de Profesores del hermanas viudas,
Capacitación Junio 7 y 8 de Iglesia 20 de área de madres solteras y
Mujeres Cabeza 2007 Julio – Ibagué administración y afines para la
de Hogar manualidades creación de
microempresas

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Desarrollo y uso de planes de trabajo

 Las actividades del plan de trabajo están directamente relacionadas con
los objetivos generales y objetivos específicos (o metas) definidos en el
plan anual de trabajo.
 Las actividades se presentan de una manera clara.
 Las actividades se dividen en tareas más manejables.
 Las actividades tienen una secuencia cronológica.
 El plan de trabajo muestra qué actividades se llevarán a cabo, por quién
y en qué período (puede ser diario, semanal o mensual según el nivel
administrativo para el que fue creado).
 Las actividades se asignan al personal indicado.
 El plan de trabajo incluye las necesidades y distribución de recursos por
actividad.
 El plan y enfoque de las actividades son razonables, tomando en cuenta
las limitaciones de tiempo, recursos humanos y financieros.

PRESUPUESTOS
1. QUÉ ES UN PRESUPUESTO

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en

valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y
bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.

2. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control

financiero de la organización.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se
está haciendo, comparando los resultados con sus datos
presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las
diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como
correctivos dentro de la organización.

3. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo

en las operaciones de la organización.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos límites razonables.
3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la
empresa y direccionalas hacia lo que verdaderamente se busca.

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4. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan

total de acción.
5. Los presupuestos sirven como medios de comunicación.
6. Las lagunas, dudas o suposiciones pueden ser detectadas y tratadas a
tiempo.

4. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la

empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, y fijar responsabilidades
en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el
cumplimiento de las metas previstas.
3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha
de la empresa en forma integral.
4. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

5. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus

actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos
de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene
para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los
recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o
indirectamente ayudan al plan de operaciones.

La presupuestación puede fracasar por diversas razones:

Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros

demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las
causas de los resultados.
Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de
cada área de la organización y sus responsables no comprenden su
papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles
jerárquicos de la organización.
Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan
resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores
para el logro de las metas presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y
credibilidad.

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Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se

confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de
actuar en pro de los resultados.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
Cuando no se siguen las políticas de la organización.

6. CALENDARIO PRESUPUESTAL

Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control

(evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser
diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.

7. ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO

Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las

atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe
actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás
personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quiénes deben
rendir cuentas de cada fase sobre la marcha

EL INFORME DE GESTIÓN

Es un documento escrito que se hace con base en el Plan de Trabajo y resalta

lo logros o dificultades presentadas en el desarrollo de las actividades.

El Informe de Gestión debe ser concreto, preciso y conciso dado que es un

resumen de la labor realizada y no se puede extender demasiado porque de lo
contrario hará que los asistentes pierdan la concentración.

Las partes en que se divide el Informe de Gestión son:

a. Versículo: De acuerdo a las actividades realizadas y la obra de Dios en ese

periodo.

b. Saludo: se debe saludar de acuerdo al orden de jerarquización de los

asistentes a la reunión Ej. Consistorio de Ancianos, Directivos Distritales,
Fiscal, Comités Distritales, Pastores, Esposas de Pastores.

c. Actividades Realizadas: En forma breve las actividades realizadas y logros

alcanzados. El informe debe ser presentado en diapositivas con fondos y
animación para que esto logre en el auditorio más atención. Si el informe es
económico entonces se deben presentar los indicadores que muestren el
Superávit o Déficit y se debe explicar la razón por lo cual se dio el indicador. Es
importante comparar los datos de la Ejecución Presupuestal pues es una
herramienta que nos permite visualizar los aciertos o desviaciones del periodo.

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d. Proyectos en marcha o actividades pendientes: se debe mencionar las

actividades que quedan pendientes para el próximo periodo pues permitirá que
los asistentes queden programados para apoyar las actividades.

e. Agradecimientos: a Dios primeramente y luego a cada uno de los que

participaron directa o indirectamente en el desarrollo de las actividades en el
periodo del informe.

f. Despedida: debe ser invitando a los pastores a seguir colaborando con sus
oraciones y aportes para que la Obra de Dios siga creciendo como la luz de la
aurora, de aumento en aumento

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de

la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.

POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el

comportamiento hacia el futuro.

PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.

ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada

situación.

PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le

asigna los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.

ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros,

estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.

EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.

CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado.

Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en
cuanto a variaciones y causas de las mismas.

PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.

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BIBLIOGRAFÍA

 Santa Biblia: Reina Valera versión 1960

 Cartilla Consistorio

 Contabilidad 2000

 Internet

 BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de

Planeación y Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogotá. Segunda
Edición.

 NATIONAL ASSOCIATION OF ACCOUNTANTS. Financial analysis to

guide capital expenditure decisions. Research Report 43. New York.
1967.

 SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teoría y aplicaciones.

Universidad Distrital. Bogotá. 1989.

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ANEXOS

 Presupuesto

 Ejecución Presupuestal

 Balance General

 Estado de Resultados

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NOMBRE DEL COMITE
BALANCE GENERAL
ENERO 31 DE 2006

ACTIVOS
Caja $ 1.000.000
Bancos $ 2.000.000
Equipo de Computación $ 2.000.000
Muebles y Enseres $ 800.000
TOTAL ACTIVOS $ 5.800.000

PASIVOS
CXP Rayos de Luz $ 300.000
CXP Misionera $ 200.000
CXP Ramiro Ruiz $ 600.000
TOTAL PASIVO $ 1.100.000

PATRIMONIO
Excedentes del 2005 $ 2.000.000
Utilidad del Ejercicio $ 2.700.000
TOTAL PATRIMONIO $ 4.700.000

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO $ 5.800.000

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Firma del Líder Titular Firma del Tesorero

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NOMBRE DEL COMITE
ESTADO DE RESULTADOS
ENERO 31 DE 2006

INGRESOS

Actividades Religiosas

Ofrendas Iglesias $ 3.000.000

Actividades $ 500.000

Aportes recibidos $ 1.000.000

Otros Ingresos $ 500.000

TOTAL INGRESOS $ 5.000.000

EGRESOS

Servicios Públicos $ 200.000

Impuesto predial $ 500.000

Ayudas a Hermanos $ 1.000.000

Arreglos Locativos $ 500.000

Otros Gastos Diversos $ 100.000

TOTAL EGRESOS $ 2.300.000

UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 2.700.000

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Firma del Líder Titular Firma del Tesorero

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