CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las tendencias actuales en la sociedad donde sus dinamismo acelerado y su constante

cambio en la forma de realizar ciertos procesos para controlar su entorno; han hecho que la
estructuras llamadas organizaciones avancen cada vez más hacia una nueva formar de
manejar el producto de sus trabajo y todas aquellas actividades que influyen en las mismas
para lograr sus objetivos y metas propuestas.

En el entorno mundial de hoy donde las organizaciones son muy dinámicas y son
absorbidas por el fenómeno de la globalización donde han de ser más competitivas y así
mostrar su capacidad de desempeño; han hecho que las unidades educativas requieran a
mecanismos que les permite una mejor organización. La tendencia de un mundo envuelto
bajo ciertos estándares de procedimiento de información y de plataformas tecnológicas que
soporten lo mismos, ha hecho hoy en día que surjan áreas definidas por sus funciones como
los sistemas de información y las tecnologías de información.

Estos sistemas de información han ido surgiendo y perfeccionándose tras décadas de

evolución en donde los requerimientos de una empresa para administrar todas sus áreas
funcionales, concibe el uso de mecanismos que controlen y permitan el uso adecuado de
una información que represente confiabilidad, precisión y alta calidad de la misma para la
organización de sus recursos y la toma de decisiones.

Autores como Senn, J. (1993) Fundamento ciertos parámetros y principios para el

desarrollo para el desarrollo de sistemas de información en las organizaciones:

 Es que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe tenerse para utilizar la
tecnología de información. En consecuencia los sistemas deben desarrollarse sobre la base de su
propia capacidad para mejorar el desempeño de la organización (p. 73).

La forma como se desarrollan los sistemas de información, debe ser guiada por la
naturaleza de la organización que necesita basándose en sus objetivos para lo que fue
concebido. Es inconcebible que los sistemas de información de cualquier índole, logren su
propósito si no son diseñados en base a los objetivos, misión visión y valores el
surgimiento de problemas de organizaciones tiene causas internas y del entorno donde se
desarrollan sobre todo cuando el control de su fin último que es la obtención de un
beneficio pudiéndose llamar capital o incremento de sus activos sufre por falta de
estrategias y sistemas que canalicen mejor la captación y distribución de sus recursos.

Lo expuesto anteriormente, indica que la calidad de la información suministrada por un

sistema de información administrativo es un factor primordial. Además establece que los
objetivos de los sistemas de información administrativa es proporcionar información
conforme a las exigencias de costo beneficios y objetivos establecidos para esos factores de
la calidad.

En forma concreta, la U.E San pablo es una institución educativa privada, la cual en sus
tres últimos años han mostrado un descenso sustancial en sus ingresos por concepto de
matrícula de alumnos, ya que paso de 780 alumnos (año escolar 2013-2014) bajo su cargo a
526 alumnos (año 2014-2015) y descendiendo en la actualidad a 485 alumnos matriculados
(año escolar 2016) esto debido al mal registro de datos e información necesarios para la
proyección de presupuestos, la toma de decisiones no aceptadas por información errónea
suministrada para el aumento de matrícula y mensualidades y la política no adecuada hacia
una mejor administración. Además de encontrar problemas internos en su administración,
en la cual la respuesta de dicha oficina y en muchas oportunidades tardías o poco oportuna
para la solución y/o publicación de determinados reportes necesarios para el buen
desarrollo del proceso administrativo coherente, rápido y preciso que permita el arrojo de
resultados precisos y de rápidos acceso, el cual es requerido por entidades internas y
externas a la institución.

Debido al control poco adecuado de los procesos administrativos, estos han hecho que la
solicitud que hacen las diferentes entidades, tanto internas como externas a la organización
o institución educativa, como son:

 La solicitud de reportes hacia la dirección de representantes insolventes, el registro

de la relación de depósitos y sus montos totales de gastos operativos mensuales.
 La solicitud por parte de coordinación del pago de la nomina del personal y los
reportes de alumnos insolventes.
 La solicitud del reporte de depósitos desglosados por parte de la oficina contable.
 La solicitud de la nomina de pago por parte de la entidad bancaria para realizar el
depósito en las cuentas bancarias de los sueldos del personal y el pago de
prestaciones.
 La entrega de recibos de pago a representantes por concepto de matrícula y
mensualidades.
  La entrega de cheques y registro de soportes a las empresas de servicios y
mantenimiento.
 La entrega de recibos de pago de salarios al personal que labora en la empresa, y
otros.

Se hagan de forma poco eficaz y eficiente, y han hecho que el desarrollo de la gestión de
los procesos administrativos de la U.E “San Pablo” se realicen de manera muy lenta y en
determinados casos poco oportuna para el tiempo de respuesta deseado. Dándole trabajo
extra a la persona cargada del área administrativa y a veces haciendo procesos dobles por
errores cometidos por falta de información concreta y precisa.

Además la no existencia de un proceso de control rápido y preciso en cuanto a la

solicitud de información y calculo de sus procesos, en donde los procesos se llevan en
forma manual como lo es el pago de mensualidades y la entrega de un recibo de pago al
representante. Los procesos de gestión administrativo se llevan en la hoja de cálculo Excel
95 bajo el sistema operativo Windows 95 y en formatos hechos bajo imprentas para su
posterior llenado, en donde todos los registros de operaciones de sus procesos
administrativo son pasados- muchos de ellos de forma manual a la hoja de Excel para luego
ser impreso y así mostrar los reportes solicitudes Trayendo como consecuencia la lentitud
de sus salidas.

Por tanto, la institución educativa se encontrara en un futuro corto y mediano plazo, bajo
un ambiente no competitivo e impreciso debido a la falta de herramientas que soporten y
resuelven sus problemas. El resultado o secuela mas ineludible de dicha situación es la
poco estabilidad de los centro educativos al momento de requerir con prioridad ciertos
informes, para beneficio de la misma la imagen que muestra a su entorno en cuanto a
organización y a ser factible de comparación dicha competencia u otras organizaciones
educativas con mejor desenvolvimiento al efectuar los procesos de pago de inscripciones y
mensualidades. Así como la posible e inevitable pérdida de datos e imprecisión de los
mismos, al ser solicitados por aquellas entidades externas e internas que demandan de la
gestión de los procesos administrativos de dicha oficina una información confiable precisa
y oportuna. Dando como resultado la poca calidad de la misma y reflejando falta de
seriedad y organización de la unidad educativa.
 1.2 OBJETIVOS

1.2.1 OBJETIVO GENERAL:

Diseñar un Sistema de Informacion Gerencial para el Control de los Procesos
Administrativos. Caso “Unidad Educativa San Pablo”, como medio de registro y
supervision que garantice y asegure el cumplimiento de las actividades administrativas de
forma clara, rapida y precisa.

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1. Diagnosticar los procesos de gestion, en cuanto a las actividades inherentes en el

area administrativa de la institucion educativa.

2. Analizar los procesos administrativos de registro, control, computo de operaciones y

emision de los diversos tipos de salidas mediante una DOFA y proveer de
mecanismo adicionales de control y supervisión.

3. Formular estrategias y procedimientos que permitan reorientar los procesos

administraticos a un sistemas mas esficiente que logre claridad, precision y rapides
en sus operaciones.

4. Crear un sistema administrativo que se adapte a las instituciones educativas del

sector en particular a la “Unidad Educativa San Pablo”.
 1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
En la actualidad el uso adecuado de la información en una organización representa,
ventajas competitivas para la misma. La información es usada por las organizaciones de
muy variadas formas y el desarrollo y evolución de esta, ha llevado a lo que hoy se conoce
como la tecnología del conocimiento, la cual representa el poder que tiene una empresa
sobre sí misma y su propio entorno. Es por eso que la automatización de los procesos
administrativos de las organizaciones hacen posible el mejor funcionamiento de las mismas
siguiendo además una serie de parámetros que hacen efectiva dicha información. En el
mundo competitivo de hoy, donde el uso de sistemas de información (SI) apoyados sobre
plataformas o soportes de tecnologías de información (TI): hacen que hoy en día una
empresa u organización se sumerja en estos campos del conocimiento para sobrevivir y
seguir prestando un bien o servicio en forma eficaz y eficiente.

Ya que, una empresa que no cuente en la actualidad con estos recursos, es decir, con
sistemas de información (SI) para efectuar sus transacciones administrativas, hace que sea
muy factible que todas sus operaciones no tengan la confiabilidad, claridad, precisión y el
tiempo de respuesta deseado para su respectivo análisis de resultados y solicitud de los
mismos en forma oportuna, trayendo como consecuencia una toma de decisiones no
deseada.

Debido a lo anterior se propone mediante este estudio, realizar una investigación que
aporte a través de los sistemas de información (SI) y de tecnologías de información (TI)
adecuadas, el desarrollo de un sistemas de información administrativo que contribuya a
través de su diseño, a dar herramientas que optimicen la realización de la operaciones
administrativas de instituciones educativas que comienzan a adentrarse en la
automatización de sus procesos para el logro de sus objetivos. El control eficaz y eficiente
del área administrativa de una empresa es indispensable para el funcionamiento básico de la
misma, ya que sus procesos administrativos y contables son el registro principal de sus
ingresos y egresos como tal. Los sistemas de información administrativos deben concebirse
de manera que ayuden a la empresa, con un enfoque de proyección a futuro, hacia su
expansión, nuevos retos y exigencias. Los sistemas de información administrativos
automatizados ofrecen mayor calidad y precisión en sus resultados, dando mayor calidad a
la información recibida y expresándolo a posteriori con mayor rapidez y confiabilidad, en
sus respuestas de todos sus procesos administrativos que interactúan con todos los procesos
contables; para así reflejar mejores resultados de información y análisis más confiables y
precisos de los mismos.
 1.4 LIMITACIONES
El estudio que se realiza es de gran importancia ya que, es las instituciones educativas
de la región, existen ciertos procesos automatizados en el área administrativa, pero más que
todo hacia el área contable, específicamente nomina. Así mismo, se encuentra los sistemas
de evaluación que generan salidas como, la generación de planillas y boletines.

Una de las limitaciones presentadas en dicha investigación, es la falta de recursos

económicos que impide el desarrollo eficaz de la búsqueda de algunas informaciones
relacionadas con el Sistema General para el Control de los Procesos Administrativos de la
U.E “San Pablo”, ubicada en la ciudad de Anaco - Edo Anzoátegui. Además el factor
tiempo ya que los investigadores realizan múltiples actividades académicas que impiden a
cabalidad el desarrollo de la misma. Por consiguiente es fundamental destacar la falta de
organización administrativa con que cuenta el centro educativo ya que por lo general
carecen de algunos recursos indispensables tanto en personal administrativos como de
computadoras, que imposibilitan la ejecución del proceso de inscripciones eficaz.

La idea y el propósito es dotar a la “Unidad Educativa San Pablo” de un Sistema de

Información Administrativo Gerencial que le permita cubrir diversos aspectos de sus
procesos de entrada como los son el pago de Pre-inscripciones e Inscripciones, pago de
facturas, emisión de recibos, cheques, etc, y de salida como los reportes hacia las aéreas
directivas para la toma de decisiones, emisión de reportes hacia la oficina contable y,
verificación y control constante de los estados de cuenta a través de los depósitos de las
mensualidades, con los registrados en los bancos relacionados con la institución, así como
los gastos operativos de la institución, entre otros. Además de proponer estrategias y
procesos que permitan la forma más viable de procesar dicha información y cambios
fundamentales en el manejo actual de sus procesos de administración.

Se anhela y desea el logro de la sistematización y automatización de los procesos

manuales, que se registran en libros de forma muy poco practica y del cambio de
plataforma tecnología que es evolucionar de la aplicación Excel a una forma más eficaz y
eficiente de procesar sus registros, controles y salidas de información.

Los inconvenientes se pueden generar por la no automatización es observar cómo se

llevan determinados procesos como los gastos operativos de la institución o datos que solo
interesan a los entes directivos. Además, del tiempo empleado para la observación de
ciertos registros de entrada a la gestión, como lo son las inscripciones, que se desarrollan al
final o principio de cada año escolar y en el cual hay un lapso prolongado de tiempo para su
ejecución que no permite ver el funcionamiento de dicho proceso o actividad.