Procedimiento Baja Cuantia

Versión:
Nombre del procedimiento 02

Procedimiento de Adquisición por modalidad de Baja Cuantía y Página
Compra Directa 5 de 262
Procedimiento de Adquisición por modalidad de

Baja Cuantía y Compra Directa
Versión:
APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Acción Nombre Puesto

1. Abelino Capriel 1. Asesor Técnico, DAM
2. Emilio Pellecer 2. Analista de Gasto, Financiero de la Planta Central
3. Víctor Olazabal 3. Asesor Jurídico, DAM
4. Carlos García Zamora 4. Analista de Presupuesto, Departamento Administrativo
5. Edgar Subuyuj 5. Asistente de Contabilidad, Departamento Administrativo
6. Fernando Ortiz 6. Auxiliar de Tesorería, Departamento Administrativo
7. Sophia Leiva 7. Analista de Compras, Departamento Administrativo
Elaborado:
8. Edgar Cano 8. Analista de Compras, Departamento Administrativo
9. Adela Orozco 9. Asesora, Unidad de Gestión Logística
10. Mario Pinzón 10. Asesor, Unidad de Gestión Logística
11. Claudia Carballo 11. Asesora, Unidad de Gestión Logística
12. Rubén del Águila 12. Coordinador, Unidad de Gestión Logística
13. César Armando 13. Jefe del Departamento de Compras, Planta Central
Rodríguez
Revisado:
Nombre Puesto Firma

Jefe del Departamento de
Lic. Josué Peralta Adquisiciones y
Mantenimiento -DAM-
Autorizado:
Nombre Puesto Firma

Gerente General
Lic. Victorino López
Administrativo Financiero
Versión:
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Regular el procedimiento para la adquisición de bienes, suministros y servicios a través

del procedimiento de modalidad de compra por baja cuantía y compra directa para las
unidades ejecutoras del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
2. MARCO NORMATIVO:
a. Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de
Contrataciones del Estado.
b. Acuerdo Gubernativo Número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado.
c. Decreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica
del Presupuesto.
d. Acuerdo Gubernativo Número 240-98, Reglamento de la Ley Orgánica del
Presupuesto.
e. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el
Ejercicio Fiscal vigente.
f. Decreto Número 31-2012, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Contra
la Corrupción.
g. Distribución Analítica de Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el
Ejercicio Fiscal vigente
h. Acuerdo Gubernativo Número 115-99, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio
de Salud Pública y Asistencia Social.
i. Resolución Número 11-2010, Normas para el Uso del Sistema de Información de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. Ministerio de
Finanzas Públicas.
j. Acuerdo Número 09-03, de El Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas
de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas.
k. Sistema de Gestión de Compras -SIGES-, Sistema de Gestión y Preorden de
Compra.
3. DISPOSICIONES INTERNAS:
• La Autoridad Administrativa Superior de cada unidad ejecutora, (Director), podrá
delegar expresamente por escrito en el gerente administrativo financiero de la
entidad, la autorización del gasto, toda vez este no supere Q.10,000.00. o el
monto asignado, según la normativa interna para la administración y manejo de
la caja chica de cada unidad ejecutora, para atender aquellos gastos emergentes
y de menor cuantía.
Versión:
• El formato “Solicitud de Pedido por Caja Chica” se utilizará en los casos en los
cuales el Director haya delegado expresamente la autorización del gasto.
• En el mes de enero de cada año, se deberá actualizar el Plan Anual de Compras,

-PACC- en el marco de la asignación presupuestaria vigente correspondiente al
nuevo ejercicio fiscal.
• Los montos de baja cuantía menores de Q.25,000.00, se exceptúan de la

obligación de incluirse en el -PACC- (artículo 3, del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo número 122-2016).
• Para efectos de pago, los montos comprendidos dentro del rango de Q.0.01 a
Q.10,000.00, podrán realizarse con caja chica, acreditamiento a cuenta o cheque,
cuando así se establezca en el acta de constitución de la caja chica y normativa
correspondiente del fondo rotativo de cada unidad ejecutora.
• Para efectos de pago, los montos comprendidos dentro del rango de Q.10,000.01
a Q.25,000.00, podrán realizarse con acreditamiento a cuenta o cheque de fondo
rotativo, según se regule en las normas específicas de la creación del fondo
rotativo institucional en el ejercicio fiscal correspondiente.
• Para efectos de pago, los montos comprendidos dentro del rango de Q.25,000.01
a Q.90,000.00, podrán realizarse únicamente por acreditamiento a cuenta.
• En el caso sea necesario y justificable, realizar compras en mercados cantonales

tales como: frutas, verduras, legumbres, granos básicos y similares, se deberá
adjuntar el formulario “Planilla para Compras de Mercado” firmada y sellada por:
Nutricionista, Encargado de Compras y autorizada por el Gerente Administrativo
Financiero de la unidad ejecutora, observando lo regulado en el artículo número
7, numeral 11 del Decreto No. 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado, -IVA-.
• Al momento de formalizar y/o adjudicar la compra, el encargado de compras dará

seguimiento al cumplimiento del tiempo de entrega del producto y/o servicio, al
identificar incumplimiento hará las notificaciones y/o procesos administrativos
correspondientes al proveedor.
Versión:
4. DESCRIPCIÓN:
4.1 Compras de Baja Cuantía por Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

Verifica si el bien que necesita se encuentra disponible en
almacén.
Si se encuentra disponible: realiza requisición mediante

1 formato respectivo para retirarlo del almacén. Unidad Solicitante
No se encuentra disponible: elabora “Solicitud de pedido por

Caja Chica”, llenando la información requerida y envía al
Encargado de Compras o Responsable de la compra.
Revisa la información de la “Solicitud de pedido por Caja
Chica”.
Si existe información incorrecta, rechaza y/o requiere

correcciones.
Si la información es correcta, realiza verificación de código de Encargado de Compras

2
insumo, asigna el precio estimado y requiere al Responsable de
Presupuesto verificación presupuestaria.
Nota:
Si no existiera código de insumos, solicitará su creación ante la
Dirección Técnica de Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Públicas, a través del Sistema de Gestión.
Recibe y verifica expediente y cuando corresponda,

.
complementa la siguiente información de la “Solicitud de
pedido de Caja Chica”:
• Renglón presupuestario a ser afectado.

3 • Verificación de disponibilidad presupuestaria Encargado de
• Asigna partida presupuestaria a ser afectada Presupuesto
Traslada expediente al Gerente Administrativo Financiero o al
Jefe Administrativo en la Planta Central, para su aprobación.
Nota: Si no existe delegación de firma, traslada al Director para

que autorice mediante firma.
Versión:

Gerente Administrativo
Aprueba mediante firma “Solicitud de pedido de Caja Chica” Financiero
4
y traslada a Encargado de Compras. Jefe Administrativo de la
Planta Central
Asigna correlativo a “Solicitud de pedido de Caja Chica”.
Verifica si el/los bienes(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se

encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto.
5 Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las Encargado de Compras

especificaciones técnicas requeridas por la dependencia,
referirse al “Procedimiento de Compra por Contrato
Abierto”.
NO está(n) están adjudicado(s) en Contrato Abierto continúa el

procedimiento.
Requiere al responsable de la administración del fondo de Caja
6 Encargado de Compras
Chica el efectivo para realizar la compra respectiva.
Elabora y firma “Vale de Caja Chica”, solicita firmas que el Responsable de caja
7
formato requiera. chica
Entrega efectivo solicitado al Encargado de Compras, firma en Responsable de caja
8 la copia del “Vale de Caja Chica” y traslada al Encargado de chica
Compras.
9 Recibe efectivo o cheque y realiza la compra. Encargado de Compras
Versión:
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:

Fecha: Emisión.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita
verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del
gasto.
Totalizada: en números y letras. Encargado de Compras
10
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen
tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es
afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de
cajas registradoras.
Nota: Si la factura es cambiaria debe contener adjunto, recibo

de caja.
Devuelve inmediatamente la factura al proveedor si ésta no

cumple con la información requerida, para que emita nueva
factura con la información correcta.
Si la factura cumple con la información requerida procede al

siguiente paso.
Cuando se estime necesario, hace razonamiento en el reverso

de la factura u hoja adjunta membretada, donde amplia el
concepto de la compra, cuando la descripción no sea lo
suficientemente clara. Firma y sella. Gestiona firma y sello del
Jefe del Departamento.
12 En el caso de los servicios, el solicitante debe elaborar Encargado de Compras

“Constancia de Satisfacción del Servicio”, según formulario
prediseñado y firma de recibido que está conforme con el
servicio recibido en el reverso de la factura.
En facturas con papel sensibilizado se recomienda reproducir

fotocopia y razonarlas.
Versión:

Traslada factura original al Responsable de Almacén,
13 adjuntando la solicitud de pedido de caja chica (en original) y Encargado de Compras
documentos necesarios para el ingreso al almacén.
Recibe el producto y expediente respectivo, realiza ingreso al

almacén según procedimiento correspondiente y devuelve al
14 Encargado de Almacén
encargado de compras el expediente con la constancia de
ingreso de almacén respectiva (forma 1-H).
Recibida la documentación, misma que deberá publicar en

GUATECOMPRAS, como Número de Publicación en
Guatecompras, (NPG).
El expediente debe incluir solicitud de pedido, copia de factura,
constancia de ingreso de almacén y/o constancia de
satisfacción del servicio.
Solicita liquidación del vale ante el Responsable de Caja Chica,

entregando la documentación de respaldo.
Revisa la documentación de legítimo abono, realiza

Responsable de Caja
17 liquidación del vale, colocando sello de “liquidado” y entrega
Chica
copia al Encargado de Compras.
Versión:
Compras de Baja Cuantía por Caja Chica
Unidad Solicitante Encargado de Compras Encargado de Presupuesto
Financiero
INICIO
SI NO
¿Insumo
Disponible en
Almacen?
SI
Realiza Elabora Solicitud de
¿información
Requerimiento de pedido por Caja
Correcta?
retiro Chica
NO SI
¿Existe código
de insumo?
1 Requiere
Procedimiento de cambios
Almacén
1 Requiere
Solicitara creación verificación
Fin presupuestaria
SI
NO
¿Información
Completa?
Traslada
Agrega renglon
expediente al Aprueba mediante
presupuestario,
Gerente firma Solicitud de
disponibilidad y
Administrativo pedido de caja chica
partida
Financiero
Traslada
2
Fase
Versión:
Encargado De Compras
Asigna correlativo a Solicitud de

pedido de caja chica
¿Existe insumo en
Contrato Abierto?
SI NO
Procedimiento de Asigna numero
Elabora , Asigna
Compra por Contrato correlativo a la
correlativo y firma
Abierto Solicitud de pedido
Vale de Caja Chica
por Caja Chica
Solicita Efectivo para

realizar la compra
Recibe efectivo y realiza la compra
NO SI
¿Información de Factura
Correcta?
Requiere cambios en factura Razona reverso de factura con información que estime necesaria
Firma y sella
Gestiona firma y sello del jefe de departamento
2
Versión:
Compras de Baja Cuantía por Caja Chica
Encargado De Compras Encargado de Almacén Responsable de Caja Chica
Traslada original, ajuntando documentación para ingreso a almacén Realiza ingreso a Almacén
Publica documentación en GUATECOMPRAS como NPG
Elabora y firma
Solicita liquidación del Vale de Caja Chica
¨vale de caja chica
Entrega efectivo
solicitado al
encargado de
Compras
FIN
Fase
Versión:
4.2. Compras de Baja Cuantía en el rango de 10,000.01 a Q.25,000.00

Verifica en almacén si el bien que necesita se encuentra
disponible.

No se encuentra disponible: elabora “Solicitud de pedido”,

llenando la información requerida y envía al Encargado de
Compras o Responsable de la compra.
Revisa la información de la “Solicitud de pedido”.

correcciones.
Encargado de Compras
2 Si la información es correcta, realiza verificación de código del
insumo, asigna precio estimado y requiere al Responsable de
Presupuesto verificación presupuestaria.
Si no existiera código de insumos, solicitará su creación en el

Sistema ante la Dirección Técnica de Presupuesto del Ministerio
de Finanzas Públicas.
.
Recibe y verifica expediente y cuando corresponda,
complementa la siguiente información de la “Solicitud de
pedido”:
• Renglón presupuestario a ser afectado. Encargado de
3 • Verificación de disponibilidad presupuestaria. Presupuesto
• Partida presupuestaria a ser afectada.
Traslada expediente al Gerente Administrativo Financiero o al

Jefe Administrativo en la Planta Central, para su autorización.
Autoriza mediante firma “Solicitud de pedido” y traslada a la Financiero
4
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Jefe Administrativo en
la Planta Central
Versión:

Aprueba la compra mediante firma correspondiente y traslada
al Encargado de Compras.
Autoridad Administrativa
5
Superior
Nota: En el caso de la Planta Central firma la aprobación de la
compra el Jefe del Departamento Administrativo.
Recibe Solicitud de pedido” aprobada. Le asigna número

correlativo y verifica si el/los bienes(es) y/o insumo(s) o
servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto.
6 Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las Encargado de Compras

especificaciones técnicas requeridas, procede según el
“Procedimiento de Compra por Contrato Abierto”.
No está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto, se continúa con

el procedimiento.
Solicita cotizaciones, elabora cuadro comparativo y traslada a

la Gerencia Financiera y Administrativa.
Analiza expediente y con base a los criterios establecidos

asigna la compra a la oferta que cumpla con las Gerente Administrativo
8 y Financiero.
especificaciones técnicas y que convenga a los intereses del
Estado y traslada a la Unidad de Compras.
Formaliza las(s) compra(s) y/o contratación de servicios,
notifica al proveedor mediante la orden de compra respectiva e
indica el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o
prestación del servicio.
9 Unidad de Compras
Traslada expediente al Encargado de Almacén, para la
recepción del insumo o cuando se trate de un servicio a la
persona solicitante para que emita la “Constancia de
Satisfacción de Servicio” correspondiente.
Realiza ingreso al almacén según procedimiento

correspondiente de almacenamiento y devuelve al encargado Encargado de Almacén
10
de compras el expediente con la constancia de ingreso de
almacén respectiva (forma 1-H).
Versión:

Recibe la documentación y publica expediente en
GUATECOMPRAS, como Número de Publicación de
Guatecompras (NPG).
El expediente debe incluir “Solicitud de Pedido” copia de

11 factura, constancia de ingreso de almacén y/o constancia de Encargado de Compras
satisfacción del servicio.
Remite expediente completo a la Unidad correspondiente para

que se emita pago, de acuerdo al “Procedimiento de pago”
correspondiente.
Notifica a la Unidad Solicitante que la compra ha sido efectuada

12 y que el bien o insumo solicitado se encuentra en el Almacén. Encargado de Compras
Versión:
Compras de Baja Cuantía en el rango de 10,000.01 a Q 25,000.00
Gerente Administrativo /Jefe

Solicitante Encargado de Compras Encargado de Presupuesto
Administrativo Planta Central
INICIO
¿Existe
disponibilidad de
insumo en NO
almacen?
SI
Elabora «Solicitud Recibe Solicitud de

1
de Pedido» Pedido
Realiza
requisición a
almacén
¿Información es
Retira insumo Correcta?
de almacen. SI
NO
Realiza verificación
de código de
Complementa
FIN insumo, asigna
Rechaza y solicita información
precio estimado y
correcciones presupuestaria a
requiere
expediente
verificación de
presupuesto
1
Aprueba mediante
Traslada expediente
firma
2
Fase
Versión:
Compras de Baja Cuantía en el rango de 10,000.01 a Q 25,000.00
Encargado de Compras Gerente Administrativo Financiero Encargado de Almacén Unidad Solicitante
Asigna correlativo
¿Existen insumos en
NO
Contrato Abierto?
SI
Compra por Contrato

Abierto Solicita Cotizaciones Analiza expediente
Asigna la compra a
Formaliza la compra proveedor mas
conveniente al Estado
Notifica a proveedor
mediante orden de
compra
Traslada Expediente
Publica en Realiza Ingreso al

Guatecompras almacén
Notifica que compra ha Procedimiento de

sido efectuada pago
FIN
Fase
Versión:
4.3. Compra Directa (25,000.01 a Q.90,000.00)

Verifica en almacén si el bien que necesita se encuentra
disponible.

No se encuentra disponible: elabora “Solicitud de pedido”,

llenando la información requerida y envía al Encargado de
Compras o Responsable de la compra.
Recibe y revisa la información de la “Solicitud de pedido”.

correcciones.
2 Si la información es correcta, realiza verificación de código Encargado de Compras

del insumo y asigna precio estimado.
Si no existiera código de insumos, solicitará su creación en el

módulo del Sistema de Gestión (SIGES).
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del

Programa Anual de Compras (PACC) de la dependencia.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC,

traslada a la Unidad Solicitante y continúa el procedimiento.
Si la compra se encuentra contemplada dentro del PACC, y

supera la modalidad de baja cuantía continua en el paso 5.
Versión:

Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y
necesidad; la somete a consideración de la Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia.
4 Si procede, gestiona una modificación al PACC a través de Unidad Solicitante
Resolución Ministerial debidamente justificada.
Si no procede, finaliza el proceso.
Verifica si el/los bienes(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se

encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto.
Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las

5 especificaciones requeridas, referirse al “Procedimiento de Encargado de Compras
Compra por Contrato Abierto”.
Si no está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto continúa con el

procedimiento.
Traslada al encargado de presupuesto, para que se verifique

disponibilidad presupuestaria.
Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda

complementa la siguiente información a la “Solicitud de
pedido”:
7 ▪ Partida presupuestaria y renglón de gasto a ser afectado. Responsable de

▪ Resultado de la verificación de disponibilidad Presupuesto
presupuestaria.
Traslada expediente al Gerente Administrativo Financiero.
Revisa y autoriza la “Solicitud de Pedido”.

Si la documentación es incorrecta, devuelve al Encargado de
Compras para que realice las correcciones correspondientes.
8 Si la documentación es correcta, firma y sella solicitud de
Financiero
compras.
Traslada expediente al Jefe Departamento Administrativo en la

Planta Central y Director en unidades ejecutoras.
Versión:

Recibe expediente, aprueba el gasto mediante firma de la
Solicitud de Pedido.
9
Superior (Director UE)
Si no aprueba el gasto, finaliza el proceso.
Traslada expediente al Encargado de Compras.
Elabora bases de c ompra d irecta y anuncia el evento en el

Sistema de Guatecompras; en donde se clasifica y se obtiene
el Número de Operación de Guatecompras (NOG) del evento
“Normas para el Uso del Sistema de Información de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado
(GUATECOMPRAS), y publica el “Detalle Compra Directa”.
El tiempo que se debe consignar en Guatecompras para la
recepción de las ofertas debe indicarse en las bases de
“Compra Directa”.
Las bases de compra directa, según el caso, deberá requerir

como mínimo la publicación de los siguientes documentos: 1)
Patente de Comercio de empresa (Empresa Individual),
patente de comercio de empresa y de sociedad (Sociedad
Anónima). 2) Registro Tributario Unificado (RTU) actualizado,
3) Licencias y permisos cuando proceda según la Ley; 4)
Constancia de inscripción en Guatecompras; 5) Inventario de
Cuentas, emitido por la Tesorería Nacional.
Entre la publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la

recepción de ofertas deberá mediar un plazo no menor a un (01)
día hábil.
Versión:

Revisa las ofertas electrónicas, verifica los antecedentes o
historial de las negociaciones de los proveedores, con el
objeto de identificar incumplimientos; llena el formato
“Cuadro Comparativo de Ofertas Electrónicas”, en el cual
justifica los criterios considerados para la adjudicación
realizada. Se adjudica al proveedor que cumpla con los
requisitos de las bases y que convenga a los intereses del
Estado.
Se podrán realizar adjudicaciones parciales por renglón a

distintos proveedores, siempre y cuando el evento de la compra
tenga más de un (1) renglón y convenga a los intereses del
Estado, atendiendo a la naturaleza de los bienes, suministros,
obras o servicios, de acuerdo con las diferentes ofertas
electrónicas que se obtengan.
Si solo se presenta una oferta, el Encargado de Compras la
revisa y si cumple con los requisitos solicitados le adjudica la
compra. (Sigue el proceso en el paso 13).
En caso no concurran interesados en presentar ofertas, la

Gerencia Administrativa Financiera, deberá mediante
resolución, aprobar la prórroga como mínimo de un (01) día
hábil, para la recepción de ofertas. En el caso de la Planta
Central esta facultad podrá ser delegada expresamente por la
Jefatura del Departamento Administrativo, al Jefe de la Sección
de Compras.
Nota: En caso que no se reciba ninguna oferta, el evento se

declarará desierto y el Encargado de Compras debe asignar en
Guatecompras el estatus de “Finalizado Desierto”. (Se sigue
proceso con el paso 12).
Versión:

En virtud de la ausencia de ofertas y cumplido el procedimiento
anterior, se deberá generar y publicar en el portal
Guatecompras, un nuevo proceso en la modalidad de Compra
Directa por ausencia de ofertas, vinculando el Número de
Operación en Guatecompras (NOG), del evento declarado
desierto, la cual será respaldada mediante Resolución de la
Autoridad Administrativa Superior. Se fijará como plazo para la
recepción como mínimo un día hábil, a partir de la publicación
12 del concurso y proceder a realizar la compra, al proveedor que Encargado de Compras
garantice el cumplimiento de los requisitos solicitados,
agotando en su orden la clasificación de los proveedores
en la base de datos de proveedores que administra la Sección
de Compras, o contactar un nuevo proveedor que esté inscrito
y habilitado en la Superintendencia de Administración
Tributaria (SAT). Para el efecto se debe publicar, acta de
calificación de la oferta presentada.
Traslada expediente de compras al Gerente Administrativo

Financiero (en el caso de la Planta Central, al Jefe del
Departamento Administrativo; en este caso continúa en el
paso 15), el cual debe contener:
• Solicitud de pedido y especificaciones técnicas solicitadas. Encargado de Compras
13
• Bases y formulario de ofertas.
• Ofertas recibidas
• Cuadro Comparativo de Ofertas electrónicas y anexo
cuando aplique
• Constancia de la publicación en Guatecompras.
Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de

Pedido”.
Si la documentación es incorrecta, devuelve al Encargado de Financiero (Unidades
Compras para que realice las correcciones correspondientes. Ejecutoras)
14
Si la documentación es correcta, firma y sella solicitud de
compras. Jefe de Sección de
Copras (Planta Central)
Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior
(Director de la Unidad).
Versión:

Recibe expediente, analiza y autoriza la compra, mediante Autoridad Administrativa
firma del Cuadro Comparativo. Superior (Director de
UE)
15
No autoriza la compra, finaliza el proceso.
Jefe del Departamento
Traslada expediente al Encargado de Compras. Administrativo
Recibe expediente y publica en la página de Guatecompras

Cuadro Comparativo de Ofertas electrónicas debidamente
firmado y sellado, cambia el estatus del concurso a “Terminado
Adjudicado”, en Guatecompras. Encargado de Compras
16
Cuando corresponda, gestiona la elaboración de la Constancia
de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) y Constancia de
Disponibilidad Financiera (CDF).
Determina si es necesario realizar acta de negociación: el Acta

de Negociación corresponde cuando el monto sea de
Q30,000.01 a Q100,000.00, para el caso de la compra directa
hasta Q.90,000.00 y que las entregas sean parciales.
¿Es necesario realizar acta de negociación?
No: Continúa procedimiento en paso número 19.
Sí: Gestiona la suscripción del “Acta de Negociación” con

el Gerente Administrativo Financiero en las Unidades
Ejecutoras y en el caso de la Planta Central con el Jefe del Encargado de Compras
17 Departamento Administrativo, y el Representante Legal o
propietario de la empresa proveedora, sin necesidad de
solicitar delegación de firma y aprobación de acta.
Firmada el “Acta de Negociación”, el proveedor tiene quince

(15) días hábiles para presentar la garantía de cumplimiento
con su respectiva certificación de autenticidad, la cual debe
estar vigente según lo establecido en el reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado.
En caso de entregas parciales, se deberá suscribir Acta de

negociación.
Nota: La fianza de cumplimiento no debe contener

tachones, borrones o perforaciones para que tenga validez.
Encargado/Asistente/An
alista de Compras
Versión:

Publica en Guatecompras el Acta de Negociación y Garantía
de Cumplimiento con su respectiva certificación de
autenticidad.
Nota: En el caso de los montos adjudicados no sobrepasen los
treinta mil quetzales (Q.30,000.00) o que sea entrega única,
no es obligatoria la elaboración de “Acta de Negociación”.
Emite Orden de Compra y traslada al Gerente Administrativo
19 Financiero para su autorización. Encargado de Compras
Recibe y autoriza Orden de Compra y traslada a la autoridad Gerente Administrativo

20 administrativa superior de la unidad ejecutora. Financiero
Recibe y aprueba Orden de Compra y traslada al Encargado Autoridad Administrativa

21 de Compras. Superior (Director UE)
Notifica al proveedor mediante copia electrónica de la Orden de

Compra, coordina con el proveedor lo indicado en las bases
para la entrega del bien, servicio y/o insumo.
Traslada la Orden de Compra con su respectivo expediente al Encargado de Compras

22
almacén, para que reciban el insumo.
Nota: En caso de ser un servicio, solicita “Constancia de

Satisfacción del Servicio”, a la Unidad Solicitante.
Realiza ingreso al almacén según procedimiento

correspondiente de almacenamiento y devuelve al encargado Encargado de Almacén
23 de compras el expediente con la constancia de ingreso de
almacén respectiva (forma 1-H).
Informa a la unidad solicitante que el bien o insumo ha sido

24 adquirido y que lo puede retirar del almacén. Encargado de Compras
Remite expediente completo a la unidad correspondiente para

Encargado de
25 que se genere pago de conformidad con la normativa interna
vigente. Compras
Versión:
Compras de Baja Cuantía en el rango de 25,000.01 a 90,000.00
Gerente
Responsable de
Unidad Solicitante Encargado de Compras Administrativo
Presupuesto
Financiero
INICIO
¿Existe disponibilidad de
insumo en almacen?
NO
SI
Elabora «Solicitud de Recibe Solicitud de
2
Realiza Pedido” Pedido
requisición a
almacén
1
¿Información es
Retira insumo de Correcta? SI
almacen. NO
Realiza verificación de
FIN código de insumo,
Rechaza y solicita
asigna precio estimado
correcciones
y requiere verificación
de presupuesto
1
¿Compra
¿Existe necesidad de
NO programada en SI
NO realizar compra?
PAAC?
FIN SI ¿Insumo disponible en

SI
Contrato Abierto?
Compra por
Contrato Abierto NO
Gestiona modificación al
PAAC
Solicita verificación Verifica expediente Revisa

de presupuesto y adjunta CDP Documentación
2
Fase
Gerente Administrativo Financiero Encargado de Compras
Superior
¿Documentacion
Correcta?
NO SI
Firma y Sella
2 solicitud
¿Evalua aprobacion de
Gasto?
NO SI
Firma y Sella
FIN solicitud
Traslada Elabora Bases de compra

Expediente directa
Anuncia Evento en
Guatecompras
¿Se presentan ofertas al

NO
evento? SI
Publica proceso en Guatecompras por

Revisa Ofertas electrónicas y
modalidad de Compra Directa por
verifica antecedentes
Ausencia de Ofertas
Llena el Cuadro Comparativo

de Ofertas Electronicas
Adjudica a proveedor que

3
convenga a intereses del
Fase
Estado
Versión:
Encargado de Compras Gerente Administrativo Financiero Autoridad Administrativa Superior Proveedor
Traslada Expediente Evalúa Expediente
¿Documentación
NO
Correcta?
SI
¿Evalua Autoriza mediante

Firma y Sella
Aprobacion de SI firma de Cuadro
Solicitud
Compra? Comparativo
NO
FIN
Publica en Guatecompras
expediente y Cuadro
Comparativo aprobado
¿Necesaria Acta de
Negociacion? SI
NO
Gestiona Presenta garantía

3
Suscripción de cumplimiento
4
Fase
Encargado de Compras Gerente Administrativo Financiero Encargado de Almacén
Superior
Publica en
Guatecompras Acta y
Garantía de
cumplimiento
Emite Orden de Recibe y autoriza

3
Compra y Traslada Orden de compra
Recibe y aprueba
Traslada
Orden de compra
Notifica al proveedor
mediante copia
Traslada
electrónica de Orden
de Compra
Coordina la entrega del

bien, servicio o insumo
Informa a unidad
Realiza el ingreso al
solicitante el ingreso a
almacén
almacen
Adjunta a
Expediente
Remite expediente
constancia de
para iniciar pago
ingreso a almacén
1-H
FIN
Fase

Procedimiento Baja Cuantia

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Procedimiento Baja Cuantia

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Nombre del procedimiento 02

Procedimiento de Adquisición por modalidad de

APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Acción Nombre Puesto

Nombre Puesto Firma

Nombre Puesto Firma

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Regular el procedimiento para la adquisición de bienes, suministros y servicios a través

• En el mes de enero de cada año, se deberá actualizar el Plan Anual de Compras,

• Los montos de baja cuantía menores de Q.25,000.00, se exceptúan de la

• En el caso sea necesario y justificable, realizar compras en mercados cantonales

• Al momento de formalizar y/o adjudicar la compra, el encargado de compras dará

4.1 Compras de Baja Cuantía por Caja Chica

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

Si se encuentra disponible: realiza requisición mediante

No se encuentra disponible: elabora “Solicitud de pedido por

Si existe información incorrecta, rechaza y/o requiere

Si la información es correcta, realiza verificación de código de Encargado de Compras

Recibe y verifica expediente y cuando corresponda,

• Renglón presupuestario a ser afectado.

Nota: Si no existe delegación de firma, traslada al Director para

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

Verifica si el/los bienes(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se

5 Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las Encargado de Compras

NO está(n) están adjudicado(s) en Contrato Abierto continúa el

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:

Nota: Si la factura es cambiaria debe contener adjunto, recibo

Devuelve inmediatamente la factura al proveedor si ésta no

Si la factura cumple con la información requerida procede al

Cuando se estime necesario, hace razonamiento en el reverso

12 En el caso de los servicios, el solicitante debe elaborar Encargado de Compras

En facturas con papel sensibilizado se recomienda reproducir

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

Recibe el producto y expediente respectivo, realiza ingreso al

Recibida la documentación, misma que deberá publicar en

Solicita liquidación del vale ante el Responsable de Caja Chica,

Revisa la documentación de legítimo abono, realiza

Compras de Baja Cuantía por Caja Chica

Asigna correlativo a Solicitud de

Solicita Efectivo para

Recibe efectivo y realiza la compra

Gestiona firma y sello del jefe de departamento

Compras de Baja Cuantía por Caja Chica

Encargado De Compras Encargado de Almacén Responsable de Caja Chica

Publica documentación en GUATECOMPRAS como NPG

4.2. Compras de Baja Cuantía en el rango de 10,000.01 a Q.25,000.00

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

Si se encuentra disponible: realiza requisición mediante

No se encuentra disponible: elabora “Solicitud de pedido”,

Revisa la información de la “Solicitud de pedido”.

Si existe información incorrecta, rechaza y/o requiere

Si no existiera código de insumos, solicitará su creación en el

Traslada expediente al Gerente Administrativo Financiero o al

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

Recibe Solicitud de pedido” aprobada. Le asigna número

6 Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las Encargado de Compras

No está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto, se continúa con

Solicita cotizaciones, elabora cuadro comparativo y traslada a

Analiza expediente y con base a los criterios establecidos

Realiza ingreso al almacén según procedimiento

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE