Informe “Administración Documental”.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos

en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del
paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
cinco documentos de diferente contexto.

CUENTAS DE COBRO
 Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los datos
más importantes como fecha, número de documento, anexos y también las copias
(si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará en el archivo
de la oficina y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).
 Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a través de un
formato donde se registran los datos más relevantes como la fecha de recepción,
tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.
 Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.
 La persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es la
asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si fuera el
caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos se trasladan
a otras dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo el pago de
la misma).

Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

La comunicación dentro de la oficina se genera de forma interna y externa. Interna
cuando se realiza comunicaciones en general o también individuales hacia los
empleados, esta comunicación se realiza mediante el uso del sistema empresarial
el cual funciona como un correo institucional y tiene la respectiva numeración y
radicación para cada oficio que se envíe a cualquier dependencia del distrito.
La comunicación externa se realiza mediante el envío de documentos y
correspondencia. Parte de la comunicación externa también se realiza mediante el
sistema empresarial.

Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa se toma

la siguiente determinación:
R. la comunicación interna se realiza mediante el sistema empresarial y para que
esta comunicación sea efectiva se utiliza un usuario institucional, a partir de allí se
crea un correo donde se maneja toda la información relacionada de manera muy
clasificada es decir, está clasificada por el tipo de comunicación como: información
al personal, memorándums, comunicación individual por empleado.
Una vez que se tiene la información se procede a mandarla al destinatario que va
con copia a la dependencia del Archivo general distrital (y copia a otros destinatarios
si así se desea) y se activa la opción de correspondencia leída para verificar que la
comunicación haya sido recibida en tiempo y al destinatario correcto.
CORRESPONDENCIA

Recibo:

La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los aparatos

aéreos y los servicios de correspondencia personalizado.
Cuando el procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el sentido de
que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentación
directamente.
Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la clasificación de
la correspondencia, la cual puede agruparse así:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes.
Correspondencia personal
Correspondencia confidencial de carácter institucional.

Radicación:

El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se

va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. La
actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida. Solo se radican
cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional,
haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos
que hacen parte de la gestión administrativa y que van a conformar la memoria institución.
Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta información
es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de
la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación, y
en muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la recepción.
El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto.
Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del análisis del flujo
de la información, ese posible que se asigne códigos a cada una de las dependencias. En este
caso es este el código que registra en el documento.

La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que puede ser
mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control se adiciona
un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta.
Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa
en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.

Registro:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada,

el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la
correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos:
facha, remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Produce listados sobre documentos en transito porque la información queda registrada
automáticamente.

Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por lo cual debe diseñar un
formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se reciba y que se
radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de
registro, fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la envía
y el asunto que trata. Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse
un espacio para registrar el número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas
impresas que son funcionales y que pueden adecuarse a las necesidades de la organización.

Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:

1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la información

personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga
escrito el cargo que desempeña dentro de la organización. Esta correspondencia solo se fecha
en el sobre.
2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin
firmar.
5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la
aclaración en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación
llega a través del correo.

Distribución y reparto

El último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparto.

Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de la
dependencia o sus códigos, según el caso, donde se organiza la correspondencia la realiza el
mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin. Siempre habrá dos bolsas para cada
dependencia. Una permanecerá en la oficina de correspondencia para guardar la que se recibe
y otra en la oficina respectiva para guardar la correspondencia que será enviada. Cuando el
mensajero hace su recorrido hará el cambio respectivo.
Recibo:

La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los aparatos

aéreos y los servicios de correspondencia personalizado.
Cuando el procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el sentido de
que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentación
directamente.
Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la clasificación de
la correspondencia, la cual puede agruparse así:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes.
Correspondencia personal
Correspondencia confidencial de carácter institucional.

Radicación:

El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se

va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. La
actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida. Solo se radican
cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional,
haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos
que hacen parte de la gestión administrativa y que van a conformar la memoria institución.
Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta información
es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de
la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación, y
en muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la recepción.
El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto.
Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del análisis del flujo
de la información, ese posible que se asigne códigos a cada una de las dependencias. En este
caso es este el código que registra en el documento.

La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que puede ser
mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control se adiciona
un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta.
Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa
en base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.

Registro:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada,

el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la
correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos:
facha, remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Produce listados sobre documentos en transito porque la información queda registrada
automáticamente.

Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por lo cual debe diseñar un
formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se reciba y que se
radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de
registro, fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la envía
y el asunto que trata. Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse
un espacio para registrar el número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas
impresas que son funcionales y que pueden adecuarse a las necesidades de la organización.

Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:

1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la información

personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga
escrito el cargo que desempeña dentro de la organización. Esta correspondencia solo se fecha
en el sobre.
2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin
firmar.
5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la
aclaración en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación
llega a través del correo.

Distribución y reparto

El último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparto.

Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de la
dependencia o sus códigos, según el caso, donde se organiza la correspondencia la realiza el
mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin. Siempre habrá dos bolsas para cada
dependencia. Una permanecerá en la oficina de correspondencia para guardar la que se recibe
y otra en la oficina respectiva para guardar la correspondencia que será enviada. Cuando el
mensajero hace su recorrido hará el cambio respectivo.

Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo, en lo

posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su destino.
Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho más
práctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano, correo nacional y los
servicios especializados de correo.

En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar control de
lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efectúa relacionando los números de
radicación y las ciudades de destino de la documentación que el mensajero entrega en cada
dependencia (si es interna) o de los que entrega a la oficina de correo (si es externa), por
control y aclaraciones posteriores.
Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo, en lo
posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su destino.
Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho más
práctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano, correo nacional y los
servicios especializados de correo.
En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar control de
lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efectúa relacionando los números de
radicación y las ciudades de destino de la documentación que el mensajero entrega en cada
dependencia (si es interna) o de los que entrega a la oficina de correo (si es externa), por
control y aclaraciones posteriores.