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Carrera 7C No 122-06 Bogotá D.C.
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CUENTAS MÉDICAS
Creamos IDEAS Superiores
QUALITY DATA S.A.
CUENTAS MÉDICAS
DICIEMBRE 2016
Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 2

INTRODUCCIÓN
INTRODUCCION ........................................................................................................ 6
Nuestra Misión .......................................................................................................... 6
Nuestra Visión .......................................................................................................... 6
Política De Calidad ................................................................................................... 6
CUENTAS MÉDICAS ................................................................................................. 6
1. ADMINISTRACIÓN RIPS ....................................................................................... 7
1.1 Cargar Archivos ................................................................................................. 7
1.2 Cargar Archivos Masivos ................................................................................... 9
1.3 Carga De Rips ................................................................................................... 9
1.4 Consultar Rips ................................................................................................. 12
1.5 Consultar Inconsistencias ................................................................................ 13
1.6 Anular Carga De Rips ...................................................................................... 15
2. ADMINISTRACIÓN RIPS (NUEVO) ..................................................................... 17
2.1 Carga Archivos ................................................................................................ 17
CUENTAS MÉDICAS
2.2 Cargar Archivos Masivos ................................................................................. 19

2.3 Programación De Carga De Rips..................................................................... 21
2.4 Resultados Procesos Masivos X Rips Prog. .................................................... 26
2.5 Descargar Archivos RIPS Procesados............................................................. 30
2.6 Anular Carga De Rips ...................................................................................... 31
3. PROGRAMA CARGA RIPS ................................................................................. 33
3.1 Carga De Archivo ............................................................................................ 33
3.2 Carga De Rips ................................................................................................. 34
3.3 Consultar Inconsistencias ................................................................................ 35
4. RADICACION ....................................................................................................... 38
4.1 Radicación ....................................................................................................... 38
4.2 Mantenimiento Factura .................................................................................... 41
4.3 Devolver Factura ............................................................................................. 43
4.4 Consulta Estado .............................................................................................. 45
4.4.1 Estado de Radicación ........................................................................... 45
4.4.2 Estado de Radicación por Factura ........................................................ 48
4.5 Reporte Radicación Por Fecha De Proceso .................................................... 49
4.6 Reporte Radicación Por Fecha De Radicación ................................................ 49
4.7 Gestión Radicados .......................................................................................... 50
4.7.1 Generar Radicados .............................................................................. 50
4.7.2 Mantenimiento Radicado ...................................................................... 51
4.8 informe de Radicación. .................................................................................... 52
5. REGISTRO ........................................................................................................... 53
5.1 Registro ........................................................................................................... 53
5.2 Aplicar Descuento ........................................................................................... 62
5.3 Estado De Radicación ..................................................................................... 64
5.4 Informe Desagregación. .................................................................................. 66
5.5 Registro Automático ........................................................................................ 67
5.6 Informe de Envió a Auditoria............................................................................ 68
5.7 Registro Centro de Costo ................................................................................ 68
6. AUDITORIA CUENTAS MÉDICAS ...................................................................... 71
6.1 Revisión De Inconsistencias ............................................................................ 71
6.2 Retornar Radicación De Auditoria Medica A Auditoria Técnica ........................ 86
6.3 Retornar Factura A Registro ............................................................................ 86
6.4 Consulta Estado ............................................................................................. 87
6.5 Auditoria Automática........................................................................................ 90
6.6 Informes De Auditoria ...................................................................................... 91
6.6.1 Análisis Cuentas ................................................................................... 92
6.6.2 Análisis Cuentas Por Ítem .................................................................... 93
6.6.3 Nota Debito .......................................................................................... 94
6.6.4 Nota Crédito ......................................................................................... 95
6.6.5 Consolidado De Cuenta........................................................................ 96
6.6.6 Cuentas Con Glosa Pendiente Por Ips ................................................. 98
6.6.7 Reporte Glosa Por Radicado ................................................................ 99
6.6.8 Reporte Recobro Por Radicado .......................................................... 101
6.6.9 Análisis De Cuenta Por Lote ............................................................... 102
6.6.10 Informe De Radicación ..................................................................... 103
CUENTAS MÉDICAS
6.6.11 Informe De Auditoría......................................................................... 104

7. FINANCIERA...................................................................................................... 104
7.1 Retornar Radicación A Revisión De Inconsistencias...................................... 104
8. RETORNAR CUENTA LISTA PAGOS ............................................................... 105
9. INTERFASE CONTABLE .................................................................................. 106
9.1 Interface Contable ......................................................................................... 107
9.2 Log Errores Interface Contable ...................................................................... 108
9.3 Reportes Última Interface .............................................................................. 109
9.4 Retornar Radicación Respuesta A Glosa A Listo Para Pago ......................... 109
9.5 Estado De Radicación ................................................................................... 110
9.5.1 Estado De Radicación ........................................................................ 111
9.5.2 Estado De Radicación Por Factura ..................................................... 112
9.6 Informe Interface Desagregación ................................................................... 113
9.7 Trazabilidad Factura ...................................................................................... 113
9.8 Cargar Archivos Facturas .............................................................................. 114
9.9 Estadísticas Archivos cargados Trazabilidad Facturas .................................. 114
10. INTERFASE CONTABLES GLOSAS............................................................... 114
10.1 Interfaz Contable Glosas ............................................................................. 115
10.2 Interfaz Contable Conciliaciones Glosas ...................................................... 116
10.3 Log Errores Interfaz Contable Glosas .......................................................... 117
10.4 Log Errores Interfaz Contable Conciliaciones Glosas .................................. 117
11. SEGUIMIENTO GLOSA ................................................................................... 118
11.1 Radicación Respuesta De Glosa Por Radicado ........................................... 118
11.2 Radicación Respuesta De Glosas. .............................................................. 120
11.3 Actualización Radicación Respuesta De Glosas ......................................... 122
11.4 Auditoria De Respuesta Glosas Por Radicado ............................................. 124
11.5 Auditoria Respuesta De Glosas ................................................................... 126
11.6 Anular Respuesta De Glosas ....................................................................... 127
11.7 Retornar Respuesta De Glosas A Auditoria ................................................. 128
11.8 CONCILIACION DE GLOSAS ..................................................................... 129
11.8.1 Conciliación De Glosas..................................................................... 130
11.8.2 Informes De Conciliación De Glosas ............................................... 134
11.9 Estado De Radicación ................................................................................. 137
11.9.1 Estado de Radicación ....................................................................... 137
11.9.2 Estado de Radicación por Factura .................................................... 138
11.10 Informes De Respuesta De Glosas ............................................................ 140
11.10.1 Análisis De Respuesta De Glosas: Nota Crédito- Detalle Pendiente
.................................................................................................................... 140
11.10.2 Respuesta Glosas Por Auditar ........................................................ 141
11.10.3 Glosas Aceptadas Por EPS-S ........................................................ 142
11.10.4 Glosas Aceptadas Por Ips .............................................................. 144
11.10.5 Cuentas Conciliadas Con Glosas Pendientes ................................. 145
11.10.6 Cuentas Con Glosa Pendiente Por Ips ........................................... 145
11.10.7 Nota Debito .................................................................................... 146
11.10.8 Nota Crédito ................................................................................... 147
11.10.9 Informe Respuesta Glosas Por Radicado ...................................... 148
11.11 Radicaciones Rechazadas Ips ................................................................... 150
12. PAGOS............................................................................................................. 151
12.1 Registrar Pago Por Radicación .................................................................... 151
12.2 Registrar Pago Por Comprobante ................................................................ 152
12.3 Informe De Pagos ........................................................................................ 153
CUENTAS MÉDICAS
12.3.1 Pagos Cuentas Médicas [Por Fecha Radicación] ............................. 153

12.3.2 Cuentas Médicas Pendientes Por Pagar .......................................... 154
12.3.3 Pagos Efectuados A Ips ................................................................... 155
13. SUBIR ARCHIVOS PLANOS CUENTAS MÉDICAS ........................................ 156
14. REPORTE GENERAL ...................................................................................... 157
15. ASIGNACION AUTO CENTRO COSTO .......................................................... 157

INTRODUCCION
QUALITY DATA S.A. es una empresa de tecnología especializada en el desarrollo de

Soluciones Informáticas y de Comunicación, las cuales buscan dar solución a las
diferentes entidades que participan en el sistema general de seguridad social, a partir
de la utilización de herramientas de última generación apoyadas principalmente en el
uso de la Internet.
Nuestra misión está orientada en conocer las necesidades de los clientes, para
diseñar, desarrollar e implementar los sistemas de información que permitan garantizar
el funcionamiento eficiente y ágil de su plataforma tecnológica.
Nuestra Misión
Somos una empresa de tecnología que conoce las necesidades del sector de la
seguridad social y le brinda soluciones informáticas integrales y eficientes.
CUENTAS MÉDICAS
Nuestra Visión
Ser una empresa reconocida por contar con la mejor plataforma informática en
proyectos de aseguramiento en salud, con soluciones innovadoras en otras áreas de
la industria tecnología de la información.
Política De Calidad
Buscamos permanentemente superar las expectativas de nuestros clientes

desarrollando soluciones informáticas innovadoras acorde a sus necesidades,
poniendo en práctica estándares internacionales de calidad para el desarrollo de
software, todo enmarcado en un proceso de mejoramiento continuo de nuestros
procesos, logrando altos márgenes de rentabilidad y bienestar a nuestro personal.
Objetivos De Calidad
 Desarrollar soluciones informáticas rentables con innovación permanente,

investigación y desarrollo tecnológico, asegurando la satisfacción de nuestros
clientes y cumpliendo con los compromisos adquiridos.
 Mejorar constantemente nuestros procesos productivos.
 Conformar una estructura empresarial basados en el recurso humano como
producto activo promoviendo su formación y dotándolo de los recursos
tecnológicos adecuados.
CUENTAS MÉDICAS

El módulo de CUENTAS MEDICAS permite realizar la carga de RIPS, la radicación y
auditoria médica a la facturación, seguimiento a glosas, conciliación glosas y emisión
de orden de pago de las facturas o cuentas de cobro presentadas por las diferentes
instituciones prestadoras de servicios de salud.
1. ADMINISTRACIÓN RIPS
CUENTAS MÉDICAS
1.1 Cargar Archivos
Este módulo permite cargar a un directorio físico ubicado en el servidor los archivos
planos de RIPS enviados por las IPS desde el equipo local donde se está realizando
el proceso.
Para realizar el proceso de cargue de los archivos RIPS, se debe ingresar por la ruta
Cuentas Médicas / Administración RIPS / Cargar archivos…
Luego de ingresar por la ruta anteriormente descrita se procede a ubicar los archivos
RIPS correspondientes mediante la opción Examinar, el cual permite buscar los
archivos, seleccionarlos y abrirlos; una vez realizada esta actividad estos archivos se
pueden visualizar en el campo Archivo RIPS y finalmente para cargarlos al servidor se
debe dar clic en el botón Cargar.
Este proceso se debe realizar con cada uno de los archivos hasta lograr cargar todos
registros asociados al RIPS que se está cargando.

CUENTAS MÉDICAS
En caso que el archivo a subir no corresponde, tanto en estructura como en nombre,

el aplicativo realiza la validación devolviendo el siguiente mensaje:
En caso que el archivo sea carga de forma correcta, el sistema de información visualiza
el siguiente mensaje:

1.2 Cargar Archivos Masivos
En esta página permite cargan de forma masiva los archivos Rips. Se da clic en el
botón seleccione, este le permite buscar y seleccionar los archivos, luego clic en
seleccionar y botón cargar.
1.3 Carga De Rips
Este proceso permite cargar la información proveniente de los RIPS entregadas por la
CUENTAS MÉDICAS
red de prestadoras (IPS) al módulo de cuentas médicas.
En esta ventana se debe seleccionar la regional, el departamento y municipio de

ubicación de la IPS a la cual se le va a subir la información; una vez seleccionada la
IPS el sistema visualiza de forma automática el NIT que tenga asociado en la base de
datos, luego se selecciona el tipo de RIPS y por último el archivo de control el cual
permite el cargue de los demás archivos.
Cuando se tenga todo el formulario debidamente diligenciado se procede a dar clic

sobre el botón Cargar Archivo Control que va a permitir visualizar y cargar los demás
archivos que vienen relacionados en los RIPS.
Para cargar los archivos asociados al archivo de control seleccionado se debe dar clic
sobre el botón Cargar Archivo, el cual permite cargar el primer archivo indicando el
número
De registros que fueron procesados y el número de inconsistencias encontradas.
Para continuar la carga de los siguientes archivos se debe dar clic sobre el botón
Continuar Carga, hasta cargar la totalidad de los archivos asociados al registro de
control.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez cargado todos los archivos contenidos en el registro de control se activa el
botón Procesar RIPS, el cual permite procesar los archivos cargados mediante el
siguiente formulario:
En este formulario se deben diligenciar las variables del Indicador de servicios, tipo de
contrato, periodo cobro (Mes y Año), y por último se debe escoger la acción a realizar:
Cargar solo RIPS, Rechazar el cargue de archivos, Radicar Factura o Radicar Cuenta
de Cobro.

Indicador de Servicios: Variable con la cual se identifica la tarifa con la que se va a
liquidar el costo de cada servicio incluido en las facturas.
Tipo de Contrato: Campo que hace referencia al tipo de contrato con las
IPS a la que se va a asociar los RIPS que se están radicando; estos pueden ser
Capitados o por evento.
Periodo Cobro: Campo que es obligatorio solo en caso de que la cuenta a cargar
Capitados. Corresponde al mes y año de la prestación de los servicios a los afiliados.
Existen opciones adicionales que permiten ejecutar diferentes acciones según sea el
caso, estas son:
Mediante el botón Radicar > Factura el sistema permite almacenar la información y

genera un número de radicado por cada factura que esté contenida en los archivos
RIPS; la cual estará disponible para el proceso de auditoría de cuentas médicas.
CUENTAS MÉDICAS
Mediante esta opción cada factura de la cuenta presentada se auditará de forma

independiente, identificadas con un número de radicación diferente.
Mediante el botón Radicar > Cuenta Cobro el sistema permite almacenar la

información y genera un número de radicado asociado a todas las facturas que estén
contenidas en los archivos RIPS; la cual estará disponible para el proceso de auditoría
de cuentas médicas. Mediante esta opción todas las facturas de la cuenta presentada
se auditarán con un solo radicado.
El botón Cargar Solo RIPS permite almacenar la información de los archivos RIPS en
la base de datos, pero este proceso no generará un radicado, es decir no estará
disponible para el proceso de auditoría de cuentas. Generalmente esta opción se
utiliza para las cuentas que entregan los archivos posteriormente a la radicación de las
facturas y permitirá la generación de estadísticas relacionadas con los RIPS tales
como Epidemiología, Conteo de actividades de promoción y prevención.
Por medio de la opción << Rechazar, el sistema cancela todo proceso de carga de
RIPS, con el fin de que posteriormente puede volverse a cargar dichos archivos.
Por último cuando se carga la información de los RIPS ya sea por cuenta de cobro o
por facturación, el sistema visualiza un reporte donde identifica los radicados
asociados a la cuenta cargada dependiendo sea el caso.

El botón Actualizar permite modificar después del proceso de cargue tanto la fecha de
radicación de las facturas como el periodo de cobro ingresando anteriormente.
1.4 Consultar Rips
Este reporte permite visualizar la información referente al número de registros

procesados por cada archivo RIPS; la consulta se puede realizar filtrando las IPS por
Departamento.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez seleccionada la IPS se da clic en el botón Consultar RIPS, el sistema presenta
en la parte inferior el detalle de todos los RIPS cargados a la IPS seleccionada.
En la última columna Fecha Registro se puede visualizar un hipervínculo, el cual

permite visualizar de forma detallada el conteo de las actividades para los programas
de promoción y prevención para los RIPS que se están consultando.
Para detallar aún más la consulta, se puede conocer el número de actividades

asociadas a los programas de promoción y prevención realizadas en los RIPS
mediante la opción >>, el cual muestra lo siguiente:
Por cada una de las actividades asociadas a los programas de promoción y prevención
se pueden consultar el número de registros presentados en los RIPS entregados por
las IPS.

El botón Retornar permite ubicar al usuario en la pantalla inmediatamente anterior con
el fin de realizar una nueva consulta.
1.5 Consultar Inconsistencias
Esta opción permite visualizar las inconsistencias de datos encontradas por el sistema
en el cargue y procesamiento de los archivos RIPS.
CUENTAS MÉDICAS
Para esto se deben indicar los parámetros de regional, departamento y municipio con
el fin de filtrar las IPS a la que están asociados los RIPS que se requieran consultar;
una vez identificada la institución prestadora de servicios, el sistema permite visualizar
de forma automática el NIT y trae los archivos de control cargados a esa institución;
luego se da clic en el botón Consultar y en la parte inferior del formulario se observan
los registros de la siguiente forma:
En esta pantalla se pueden visualizar el detalle de estos registros.

Archivo: Corresponde al archivo RIPS que contiene las inconsistencias visualizadas.
CUENTAS MÉDICAS
Ítem: Variable que hace referencia al número de registro en el archivo que se está
consultando.
Inconsistencia: Corresponde al nombre de error encontrado durante el proceso de

cargue de los archivos RIPS.
Observación: Corresponde a la variable por la cual se presentó la inconsistencia.
Por medio del botón Evaluación se almacena la evaluación de desempeño y calidad

de la información contenida en los archivos RIPS.
Dando clic en el botón evaluación, se despliega la pantalla con el formato de

evaluación de desempeño por cada IPS y RIPS cargado en el sistema. Con esta
información se alimenta la calidad de evaluación de los RIPS en el área de garantía
de la calidad.

Se debe realizar la evaluación de gestión y control de cuentas, evaluación y análisis
de riegos, de cara una debe seleccionar una opción de lo contrario se generara un
aviso “Debe Haber Solo una Evaluación Para el Criterio Gestión y Control de Cuentas”
Después de realizar la evaluación se hace clic en el botón grabar, se genera un aviso

“información almacenada con éxito”,
CUENTAS MÉDICAS
1.6 Anular Carga De Rips
Por medio de esta opción el sistema permite eliminar los RIPS cargados a la base de
datos.
El filtro para realizar la búsqueda de las IPS se realiza por regional, departamento y
municipio; una vez seleccionada la IPS se indica si los RIPS a anular ya están
procesados y almacenados en la base de datos (cargados en el sistema) o no

procesados (se cargaron al servidor pero ocurrió algún inconveniente en el proceso de
carga de la información a la base de dato).
Luego de ingresar todos los parámetros requeridos para realizar la búsqueda del
archivo de control se da clic en el botón Consultar, este despliega la tabla con los datos
cargados de Rips.
CUENTAS MÉDICAS
Para ver de una manera más detallada los datos de los Rips, se da clic en la columna
“id interno”, si este no tiene información se genera el aviso “No se encontró información
con los criterios seleccionados”.
Si este tiene información se genera el formulario con los datos. Si se desea anular
carga Rips se da clic en el botón ANULAR RIPS
Se genera el aviso “Desea Anular la carga RIPS ?”, si la opción es aceptar la carga
Rips se eliminara, si la opción es cancelar no se efectuara ningún cambio.

2. ADMINISTRACIÓN RIPS (NUEVO)
CUENTAS MÉDICAS
El cargue de los archivos de RIPS se pueden realizar por cualquiera de las siguientes
opciones:
CARGAR ARCHIVOS.
CARGAR ARCHIVOS MASIVO.
2.1 Carga Archivos
Esta opción permite al usuario cargar los archivos físicos Uno a Uno en una ruta donde
el aplicativo pueda leerla y procesar la información dentro del sistema.
Para realizar el proceso de cargue de los archivos RIPS, se debe ingresar por la ruta
Cuentas Médicas / Administración RIPS (Nuevo)/ Cargar archivos…
Luego de ingresar por la ruta antes descrita se procede a ubicar el archivo RIPS
correspondiente, mediante la opción Examinar que permite buscar los archivos,
seleccionarlos y subirlos uno por uno. Una vez realizada esta actividad el archivo se
puede visualizar en el campo Archivo RIPS. Finalmente para cargar y después
visualizar los archivos desde el aplicativo se da click en el botón Cargar.
Este proceso se debe realizar con cada uno de los archivos hasta lograr cargar todos
registros asociados al RIPS que se está cargando.

CUENTAS MÉDICAS
Se va seleccionando archivo por archivo, clic en examinar y luego cargar. Cuando el

archivo sea cargado de forma correcta, el sistema de información visualiza el siguiente
mensaje:
Luego Clic en el botón Cargar Rips El aplicativo lo envía a la siguiente

pantalla

Allí se realiza la programación del Rips.
En caso que el archivo a subir no corresponde, tanto en estructura como en nombre,

el aplicativo realiza la validación devolviendo el siguiente mensaje:
CUENTAS MÉDICAS
2.2 Cargar Archivos Masivos
Esta opción permite al usuario realizar el proceso de cargue de RIPS, dejando escoger
varios archivos planos al mismo tiempo (Masivamente) en una ruta donde el aplicativo
pueda leer y procesar la información dentro del sistema.
Para realizar este proceso se debe ingresar por la ruta Cuentas Médicas /
Administración RIPS (Nuevo)/ Cargar archivos masivo.
Luego de ingresar por la ruta anteriormente descrita, se procede a ubicar los archivos
RIPS correspondientes mediante la opción Seleccione, la cual permite buscar los
archivos, seleccionarlos todos al mismo tiempo y subirlos.

Una vez realizada esta actividad, procedemos a cargar los archivos dando click en el
botón Cargar.
CUENTAS MÉDICAS
Al momento de realizar la carga de los archivos, el sistema de información visualiza el

siguiente mensaje:
Clic en el botón Cargar Rips El aplicativo lo envía a la siguiente

pantalla

En esta página se realiza la programación del Rips.
CUENTAS MÉDICAS
2.3 Programación De Carga De Rips
Este módulo permite realizar de forma “programada” la carga de RIPS y la radicación

de facturas al sistema. El sistema realiza las siguientes actividades: carga y valida los
archivos RIPS, carga la información de los archivos RIPS en la base de datos del
sistema y radica las facturas que se encuentran en los archivos para su respectiva
auditoria.
En esta ventana se debe seleccionar lo siguiente:
Tipo de RIPS
Si es factura o Cuenta de Cobro
Archivo de Control
Este campo lista datos siempre y cuando se hayan cargado por la opción anterior
(Cargar Archivos)
Indicador de Servicios
Este campo permite seleccionar el tipo de codificación de los servicios que vienen
contenidos en los RIPS.
Tipo de Contrato
Este campo permite seleccionar a qué tipo de contrato pertenecen los RIPS (Evento,
Capitado, Paquete, Capitación y Actividad, Presupuesto Global).
Contrato
Este campo se carga dependiendo el tipo de contrato seleccionado
Vigencia
Este campo carga dependiendo el contrato seleccionado.
Objeto
El sistema carga el objeto del contrato seleccionado
Nro. Afiliados
Campo que se visualiza dependiendo el contrato seleccionado.
Periodo de Cobro
Se selecciona el periodo de cobro de los RIPS.
Cuenta IPS
Campo para ingresar el número de la cuenta de la IPS si se requiere.
Fecha de Radicación
Se selecciona la fecha de radicación de la cuenta.
Observaciones
Campo para ingresar las observaciones que se requieran en este proceso.
Régimen
CUENTAS MÉDICAS
Se selecciona el tipo de Régimen de la cuenta (Subsidiado o Contributivo).
Descuento
Este campo se utiliza con el fin de que el sistema pueda identificar si los RIPS en el
Valor Total traen incluido el copago o lo traen descontado.
Después de diligenciar los campos anteriores se da clic en el botón Agregar Archivo

de Control, en este momento el sistema valida si el código de la IPS seleccionado es
el mismo código de IPS que traen los archivos RIPS a cargar. Si no es el mismo el
sistema genera el siguiente mensaje:
También tiene la opción de marcar los Rips, si el cargue se aplica Con descuento de
copago en factura, o Sin descuento de copago en factura.
Una vez ingresada la información de interés, debe quedar la programación del Rips
Así:

CUENTAS MÉDICAS
Para realizar la programación del Rips “clic” en el botón Agregar archivo control y el
sistema genera el siguiente Mensaje. Una vez se genere el mensaje se activa el botón
Programar.
Si el usuario quiere modificar el archivo lo puede eliminar y realiza nuevamente el

proceso, de lo contrario clic en programar y se genera el siguiente mensaje

Si al momento de cargar los archivos alguno de los archivos presenta alguna
CUENTAS MÉDICAS
inconsistencia el sistema proyectara los siguientes mensajes.
Nota: la Siguiente validación del archivo Am solo aplica Para la EPS SAVIA
SALUD. Para los demás clientes el proceso continúa como se viene realizando.

Al realizar el cargue del archivo AM en la columna Código del Medicamento se debe
colocar el expediente más el consecutivo del medicamento, escribiéndolo de la
siguiente forma: Expediente = 19961974, Consecutivo = 01, Resultado = 19961974-
01.
Por lo cual en la siguiente imagen se verifica en el archivo que se va a cargar, en donde

va el servicio, se pondrá el Expediente y el Consecutivo.
CUENTAS MÉDICAS

2.4 Resultados Procesos Masivos X Rips Prog.
Al realizar el proceso anterior mencionado (Programación de Carga de RIPS), el

sistema ejecuta un JOB (Proceso Automático de Base de Datos) el cual es el
encargado de procesar la información que viene en el RIPS programado, dicho
proceso realiza validaciones de estructura y de norma (RESOLUCION 3374 DE
2000_RIPS).
El JOB (Proceso Automático de Base de Datos) se demora en cargar la información

CUENTAS MÉDICAS
dependiendo de la cantidad de registros que obtenga el RIPS el cual fue programado.
Mientras el JOB termina se debe dirigir a la pantalla de Cuentas

Medicas/Administración Rips (Nuevo)/Resultados Procesos Masivos X Rips
Prog.
Esta opción permite al usuario verificar los resultados de la carga de los RIPS, para
este caso los botones de búsqueda de NIT y Razón Social se visualizan inactivos ya
que solo podrán visualizar la IPS que se asignó en el momento de la creación del
archivo.
Se debe seleccionar la Sede IPS y las fechas del cargue para el filtro de verificación
de resultados y dar clic en el botón Consultar.
El sistema solo muestra los cargues de la IPS, si se encuentra en estado Proceso de

radicación es porque aún no ha realizado el proceso de validaciones y cargues, pero
cuando ya realiza este proceso el registro queda en estado Radicado.

Para ver el resultado de la programación. Puede buscar por Nit Ips, Razón Social,
Código de habilitación, Archivo Control, elige la Sede Ips, seleccione la fecha inicial,
la fecha final clic en el botón Consultar.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez se realice la consulta el sistema genera la siguiente ventana, si los Rips
cargados presentan inconsistencia el sistema tiene la opción de corregir la (s)
inconsistencia (s), para ver el reporte clic en el botón Reporte Inc., se valida cual
archivo presenta la inconsistencia, una vez corregido el archivo se carga por la opción
Cargar Archivos y el sistema los procesa nuevamente.
Si el archivo cargado no presenta inconsistencia el sistema proyecta la siguiente

pantalla, donde indica listo para radicar, clic en el hipervínculo >>,

CUENTAS MÉDICAS
Al dar clic en el hipervínculo >>, aparece la siguiente pantalla donde muestra el detalle
de la radicación a la vez se activa el Botón Procesar Rips.
Una vez se procesa el Rips el sistema genera el siguiente mensaje

En esta ventana también puede actualizar los datos de la cuenta Médica.
Cuando se procesa el Rips se activa el botón generar radicados. Se da clic en el

botón y se genera el radicado.
CUENTAS MÉDICAS
Cuando ya se genera el radicado el sistema arroja el siguiente reporte donde indica

el Número de los radicados datos básicos de la Ips. La cuenta para este caso queda
en estado registro.

En caso tal de que se procese el archivo y el estado de este tenga “Procesado Con
Errores Obligatorios”, es necesario dar click en el botón Reporte Inc, el cual generara
un informe con las inconsistencias que se presentaron y son obligatorias para
corregir.
CUENTAS MÉDICAS
Al estar en la pantalla del informe, se selecciona en la lista desplegable Tipo

Inconsistencia la opción Obligatoria, y luego dar click en el botón View Report, esto
mostrara las inconsistencias que se encuentran en la carga masiva que se acaba de
realizar.
Una vez corregidas las inconsistencias se cargan de nuevo los archivos por la opción
Cargar Archivos y se continua con el proceso normal.

2.5 Descargar Archivos RIPS Procesados.
Esta opción permite descargar todos los Archivos CT, cuando está radicados es decir
cuando ya se les ha generado un consecutivo (Lote).
CUENTAS MÉDICAS
Se puede realizar la búsqueda por Nit IPS, Razón Social, Archivo control. Una vez
buscada la Ips se colocan las fechas y clic consultar.
2.6 Anular Carga De Rips
Por medio de esta opción el sistema permite eliminar los RIPS cargados a la base de
datos.
El filtro para realizar la búsqueda de las IPS se realiza por regional, departamento,
municipio, NIT, Razón Social y radicado. Una vez seleccionada la IPS y colocar la
fecha inicial y final se indica si los RIPS a anular ya están procesados y almacenados
en la base de datos (cargados en el sistema) o no procesados (se cargaron al servidor
pero ocurrió algún inconveniente en el proceso de carga de la información a la base
de dato).
Luego de ingresar todos los parámetros requeridos para realizar la búsqueda del
archivo de control se da clic en el botón Consultar, este despliega la tabla con los datos
cargados de Rips.

Para ver de una manera más detallada los datos de los Rips, se da clic en la columna
“id interno”, si este no tiene información se genera el aviso “no se encontró información
CUENTAS MÉDICAS
con los criterios seleccionados”.
Si este tiene información se genera el formulario con los datos. Si se desea anular
carga Rips se da clic en el botón ANULAR RIPS
Se genera el aviso “desea anular la carga Rips”, si la opción es aceptar la carga Rips
se eliminara, si la opción es cancelar no se efectuara ningún cambio.

3. PROGRAMA CARGA RIPS
3.1 Carga De Archivo
En esta página se cargan los archivos, está habilitada la opción carga de Rips, se da
clic en el botón examinar, este le permite buscar los archivos, para que estos queden
cargados se da clic en el botón cargar.
CUENTAS MÉDICAS
Después de dar clic en el botón cargar, el sistema genera un aviso “archivo copiado
en el servidor”.

3.2 Carga De Rips
En esta página se debe seleccionar regional, departamento, municipio, tipo Rips, se

debe seleccionar la IPS a la cual se le realizara el cargue, debe digitar archivo control,
se da clic en el botón buscar.
CUENTAS MÉDICAS

Después de dar clic en el botón buscar, se genera la tabla la cual muestra la lista de
archivos cargados. Si da clic en el botón continuar este permite ver una segunda tabla.
CUENTAS MÉDICAS
Si se presenta error en alguna carga de archivo, el sistema no presenta datos y

muestra aviso “error al cargar el archivo de control”.
Estando en la pantalla principal se habilita el botón Seguimiento, este permite ingresar

a la pantalla seguimiento Rips programados,
3.3 Consultar Inconsistencias
Esta opción permite visualizar las inconsistencias de datos encontradas por el sistema
en el cargue y procesamiento de los archivos RIPS.

Para esto se deben indicar los parámetros de regional, departamento y municipio con
el fin de filtrar las IPS a la que están asociados los RIPS que se requieran consultar;
una vez identificada la institución prestadora de servicios, el sistema permite visualizar
de forma automática el NIT y trae los archivos de control cargados a esa institución;
luego se da clic en el botón Consultar y en la parte inferior del formulario se observan
los registros de la siguiente forma:
CUENTAS MÉDICAS
Archivo: Corresponde al archivo RIPS que contiene las inconsistencias visualizadas.
Ítem: Variable que hace referencia al número de registro en el archivo que se está
consultando.
Inconsistencia: Corresponde al nombre de error encontrado durante el proceso de

cargue de los archivos RIPS.
Observación: Corresponde a la variable por la cual se presentó la inconsistencia.
Por medio del botón Evaluación se almacena la evaluación de desempeño y calidad

de la información contenida en los archivos RIPS.
Dando clic en el botón evaluación, se despliega la pantalla con el formato de

evaluación de desempeño por cada IPS y RIPS cargado en el sistema. Con esta
información se alimenta la calidad de evaluación de los RIPS en el área de garantía
de la calidad.

CUENTAS MÉDICAS
Se debe realizar la evaluación de gestión y control de cuentas, evaluación y análisis

de riegos, de cara una debe seleccionar una opción de lo contrario se generara un
aviso “debe haber solo una evaluación para el criterio gestión y control de cuentas”
Después de realizar la evaluación se hace clic en el botón grabar, se genera un aviso

“información almacenada con éxito”.

4. RADICACION
Este módulo permite radicar manualmente una cuenta, mantenimiento Factura,

devolver Factura, Consulta Estado, Reporte Radicaciones Por Fecha de Proceso,
Reporte Radicaciones Por Fecha de Radicación y Gestión Radicados
Se debe tener en cuenta que este método de radicación es utilizando cuando las IPS
no remiten las facturas con los soportes RIPS.
Para entrar al proceso de radicación es necesario seleccionar el módulo Cuentas

Médicas del marco izquierdo y el sistema muestra una ventana que se llama Cuentas
Médicas/ Radicación.
CUENTAS MÉDICAS
4.1 Radicación
La opción de Radicación permite registrar las cuentas de cobro y facturas entregadas

por los proveedores de servicios (IPS) contratados para luego seguir auditadas. Esta
radicación permite realizar sin soportes físicos como son los archivos RIPS.
El sistema a cada cuenta registrada le genera un número de consecutivo de radicado,

el cual permitirá a los usuarios hacerle un seguimiento a las facturas.

En la ventana de Radicación Factura se debe ingresar la información correspondiente
a los datos de la factura o cuenta de cobro según sea el caso, se encuentran integrados
a este menú las siguientes variables:
Regional radicación: se debe seleccionar la regional a la cual se le ara la radicación
ID interno: Campo que asignará automáticamente el sistema a cada factura ó cuenta

de cobro ingresada por esta opción.
Fecha ingreso id: Corresponde a la fecha en la cual las IPS radican la cuenta en la
EPSS. Esta fecha tiene formato Día (dd), mes (mm) año (aaaa) y se puede indicar
mediante el icono del calendario ubicado al lado derecho de la variable.
Numero factura: Corresponde al Número con el que se identifica la cuenta de cobro

en el sistema contable.
CUENTAS MÉDICAS
Tipo Cuenta: Lista desplegable donde se selecciona el tipo de cuenta a radicar.

Cuenta de cobro o factura.
Búsqueda de proveedores por Nit: este es el código del proveedor, la búsqueda se

realiza de una manera fácil. Se da clic en el botón buscar este carga la información del
a regional, departamento y municipio.
Regional: Hace referencia a la territorial asociada al municipio donde se encuentra

ubicada la IPS que está radicando la cuenta.
Departamento: Hace referencia al departamento asociado al municipio que presenta

la factura o cuenta de cobro.
Municipio: Es la ciudad de ubicación de la IPS que presenta la factura o cuenta de

cobro.
Proveedor: Entidad prestadora de servicios (IPS) que presenta la factura o cuenta de

cobro, en esta lista desplegable solo estará las IPS que correspondan a la regional,
departamento y ciudad seleccionados anteriormente.
Tipo Contrato: Variable que permitirá filtrar los contratos asociados al proveedor
seleccionado.
Contrato: Variable que corresponde al número de contrato suscrito con el proveedor

y al que se le van a asignar la prestación de los servicios contenidos en las facturas
radicadas. Este va a depender del tipo de contrato. Al momento de seleccionar el tipo
de contrato y este no tenga registros “se actualice el combo de contratos en el estado
“sin contrato.
Contrato: este genera información del contrato de la IPS seleccionada.
Régimen: se debe seleccionar si el contrato pertenece al régimen subsidiado o

contributivo.

Fecha Cuenta: Corresponde a la fecha de expedición por parte de la Entidad
Prestadora de servicios (IPS) de la Factura o Cuenta de Cobro. Esta fecha está dada
por formato Día (DD), mes (MM) y año (AAAA) y se puede indicar mediante el icono
del calendario ubicado al lado derecho de la variable.
Valor Cuenta $: Valor total de los servicios facturados, (se deben omitir puntos ó
comas).
Valor Copago $: Valor total del copago de la factura si aplica, (se deben omitir puntos
o comas).
Valor Descuento $: Valor total de descuento en la factura si aplica, (se deben omitir
puntos o comas).
Valor IVA $: Valor total del IVA de la factura del prestador (IPS) si aplica, (se deben
omitir puntos o comas).
CUENTAS MÉDICAS
Valor nota debito: es el valor restante a favor de la IPS.
Valor nota crédito: es el valor que queda a deber la IPS.
Con descuento de copago en factura: Opción que permite aplicar el descuento del
copago en la factura
Sin descuento de copago en factura: Al marcar esta Opción el sistema no aplica el

copago en la factura.
El botón grabar, realiza el proceso de ingreso de la cuenta en la base de datos, si la

cuenta a radicar ya fue ingresada y se encuentra activa, el sistema generará un
mensaje indicando esta novedad y visualizando el número de radicado con el que la
cuenta fue registrada; por tal motivo el sistema no permitirá realizar este proceso de
forma exitosa y genera un aviso “la cuenta ya está radicada para esta Ips con el
radicado #...”. Si el proceso de radicación fue exitoso el sistema visualizará en pantalla
la información con la que fue radicada la cuenta.
Para regresar a la ventana principal de radicación, se debe hacer clic en el botón

RETORNAR
El sistema NO PERMITE LA DUPLICIDAD de facturas o cuentas de cobro, para tal
caso el sistema le informará de la existencia de un documento que tiene los mismos
datos de radicación (proveedor, número documento).
NOTA: Al momento de realizar la prueba con la radiación de una factura con el mismo
número de otra ya existente dentro del sistema, para una misma IPS y esta posea un
estado (1 – REGISTRO, 2 – AUDITORIA TECNICA, 3 – FINANCIERA, 4 – LISTO
PARA PAGO, 5 – CONSOLIDADO PAGO, 6 – CONSOLIDADO MANUAL, 7 –
AUDITORIA TECNICA RG, 9 – DEVUELTA, I – INTERFASE CONTABLE, M –
AUDITORIA MEDICA, T – ESTADO TEMPORAL PARA CRUCES), el sistema
realizara una validación y no permitirá que sea radicada la factura, por lo cual solo
permite radicar un mismo número de factura con una misma IPS con los estados( 0 –
ANULADA, 9 – DEVUELTA).
IMPORTANTE
CUENTAS MÉDICAS
El sistema cuenta con un parámetro de control que no permite realizar el proceso de

radicación en el sistema después de un tiempo límite de haber recibido la cuenta, dicho
parámetro es manejado por el administrador del sistema y se debe ajustar a los
requerimientos de la entidad.
Este proceso actúa tanto en la radicación de la cuenta como en el mantenimiento de

la misma.
En cualquier momento del proceso para retornar al menú principal se debe hacer clic
en el botón Retornar.
4.2 Mantenimiento Factura
La opción de Mantenimiento Radicación, permite al usuario actualizar o corregir, sin

modificar el número de radicación, los datos ingresados erróneamente al sistema como
son: Fecha Radicación, Número Documento, Tipo Cuenta, Tipo contrato, Proveedor,
Fecha Cuenta, Valor Cuenta, Valor Copago, Valor Descuento y Valor IVA, Tipo de
Contrato, Contrato. Para iniciar el proceso se debe ingresar el número de radicado
asignado por el sistema y después oprimir el botón Consultar.
El sistema visualizará una pantalla con todos los datos de la radicación ingresada
anteriormente; para esto primero se debe identificar el dato que se va a modificar,

luego se cambia por el valor deseado y por último se debe hacer clic en el botón
Actualizar.
CUENTAS MÉDICAS
El mantenimiento de una cuenta se puede realizar solamente si esta se encuentra en

estado de REGISTRO.
Actualizar: este botón se habilita para realizar cambios en el formulario.
Anexo: este botón permite cargar los archivos de la factura
Strike: es un código de barras que se realiza personalizado de cada cliente.
Para regresar a la ventana principal de radicación se debe hacer clic en el botón MENU
RADICACION.
Si se desea consultar un número de radicado diferente se debe ingresar por el botón

NUEVA CONSULTA con el fin de repetir el ciclo de consulta.
Mediante el botón Log-Obs, se habilita la pantalla de observaciones, para que la

información que de registrada se da clic en el botón guardar.

Se genera un aviso “la información sea grabado correctamente”.
CUENTAS MÉDICAS
4.3 Devolver Factura
Esta opción se debe utilizar cuando la cuenta ingresada ya sea por RIPS o por
Radicación se debe devolver a las IPS con el fin de realizar su respectiva corrección.
Este proceso se puede realizar por varias razones: faltan soportes, existen muchas
inconsistencias en la cuenta entre otras.
Para devolver una cuenta lo primero que solicita el sistema es el número de la

radicación que se requiere devolver.

Si no existe la radicación en el sistema visualizará un mensaje que indica lo siguiente:
CUENTAS MÉDICAS
De lo contrario el proceso continúa visualizando la siguiente pantalla.
En esta venta se tiene la posibilidad de agregar un comentario u observación sobre el

porqué de la devolución de la cuenta en el cuadro de texto visualizado en la pantalla.
Seleccionando el botón DEVOLVER el sistema genera una ventana de confirmación

del proceso de devolución. Si selecciona Aceptar continua el proceso de contrario el
proceso de devolución no se realiza.

Si la cuenta que se va a devolver tiene ítems en diferentes estados el sistema proyecta
el siguiente mensaje y no permite devolverla
CUENTAS MÉDICAS
Cuando se DEVUELVE una cuenta el sistema modifica el estado de la radicación y

elimina todos los registros anexos a la misma.
Solamente se pueden devolver las cuentas que tengan el estado en REGISTRO.
4.4 Consulta Estado
4.4.1 Estado de Radicación
Con esta opción se puede conocer el estado de la cuenta y su trazabilidad

Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el número de radicación
asignado. Si existe, el sistema visualiza todos los estados por los que ha pasado la
radicación consultada.
CUENTAS MÉDICAS

Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicando lo
siguiente:

CUENTAS MÉDICAS

información quede registrada se da clic en el botón guardar y se genera un aviso “la
información sea grabado correctamente”.
La información se carga a una tabla. Para volver a la pantalla anterior se da clic en el

botón “cerrar”.

El botón retornar permite volver a la pantalla principal.
4.4.2 Estado de Radicación por Factura
Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita la Regional, el Departamento,

el Municipio, la IPS, Factura.
Si existe, el sistema visualiza todos los estados por los que ha pasado la radicación
consultada.
CUENTAS MÉDICAS
Si no existe la factura en el sistema se desplegará una ventana indicando lo siguiente:


información que de registrada se da clic en el botón guardar.

4.5 Reporte Radicación Por Fecha De Proceso
Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron ingresadas al sistema
en un periodo determinado de tiempo. Para generarlo se deben seleccionar las
CUENTAS MÉDICAS
variables: fecha inicial, fecha final de ingreso de la cuenta en el sistema y la regional,

departamento y/o municipio al que pertenezca la IPS que se requiera consultar. Por
último se da clic en el botón Consultar para generar dicho reporte:
Si dentro del filtro escogido se encuentra por lo menos un registro se desplegará la

respectiva información: Numero de radicación, Número de Factura, IPS, Fecha
Radicación, Fecha de la cuenta, Fecha de prestación, Valor factura, Valor descuento,
valor del IVA y el Estado de la cuenta al momento de la consulta. . De lo contrario no
se mostrará ningún registro.
En este reporte se pueden incluir las cuentas que fueron devueltas y anuladas para
esas regionales durante el periodo de tiempo indicado mediante la selección de la
casilla Incluir Cuentas Anuladas – Devueltas.
El botón retornar permite volver al menú principal.
4.6 Reporte Radicación Por Fecha De Radicación
Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron radicadas en la EPSS
variables: fecha inicial, fecha final de radicación de la cuenta en la EPSS y la regional,
departamento y/o municipio al que pertenezca la IPS que se requiera consultar. Por
último se da clic en el botón Consultar para generar dicho reporte:

Si dentro del filtro escogido se encuentra por lo menos un registro se desplegará la
CUENTAS MÉDICAS
respectiva información: Numero de radicación, Número de Factura, IPS, Fecha

Radicación, Fecha de la cuenta, Fecha de prestación, Valor factura, Valor descuento,
valor del IVA y el Estado de la cuenta al momento de la consulta. . De lo contrario no
se mostrará ningún registro.
En este reporte se pueden incluir las cuentas que fueron devueltas y anuladas para
esas regionales durante el periodo de tiempo indicado mediante la selección de la
casilla Incluir Cuentas Anuladas – Devueltas.
El botón retornar permite volver al menú principal.
4.7 Gestión Radicados
4.7.1 Generar Radicados
En esta opción se radica la información, para realizar un control de cada gestión.
Debe tener en cuenta los siguientes métodos de búsqueda:
Nit IPS: este es el código o número de identificación de cada Ips. Clic en el botón
buscar este carga la información filtrada por la regional, departamento, municipio, debe
seleccionar la IPS, fecha inicial, fecha final, régimen y tipo, de esta debe seleccionar
cualquier opción sea hospitalización, otro, urgencias. Se debe chequear tipo de
radicado todo, no o sí.

El sistema al utilizar cualquier filtro, habilitado el check de TODOS para poder marcar
los que falten por lote. Luego botón generar radicados y el sistema genera el siguiente
mensaje y a su vez un reporte donde indica la información con la cuenta que se radico.
CUENTAS MÉDICAS
4.7.2 Mantenimiento Radicado
En la página de mantenimiento de radicado, se hace mantenimiento de la información

radicada.

Para realizar el mantenimiento se debe tener en cuenta los siguientes criterios de
búsqueda: debe digitar el número de radicado, se da clic en el botón buscar, este
genera la información de la regional, departamento, municipio a la cual está la
radicación. Se debe seleccionar IPS, fecha inicial, fecha final y régimen.
CUENTAS MÉDICAS
Se da clic en el botón consultar, este genera la tabla con la información de la IPS.
Si se da clic en el link “>>”, este habilita el campo radicado, se debe digitar el id. Se
digita el radicado si desea adicionarlo se debe dar clic en el botón “adicionar”, para
retirar el radicado se da clic en el botón “retirar”.
Strike masivo: es un código de barras que se realiza personalizado de cada cliente.
Reporte: este permite obtener el reporte de mantenimiento.
4.8 informe de Radicación.
Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron radicadas en la EPSS
variables: Regional, Departamento y/o municipio, Régimen2, Fecha inicial y fecha final.
Las fechas pertenecen a la fecha de radicación de la factura ante la EPSS.

CUENTAS MÉDICAS
5. REGISTRO
Por medio de esta opción se pueden consultar, registrar o modificar los ítems que
hacen parte de una cuenta (factura).
5.1 Registro
Para ingresar a una cuenta previamente radicada, seleccione del menú principal de
Registro y luego el ítem Registro.
La consulta se puede realizar de dos maneras digitando el número de la radicación y/o

id interno, se da clic en el botón consultar.
Menú registro: este permite volver al menú.

Una vez haya entrado por esta opción se desplegará la pantalla con las radicaciones
respectivas para la IPS seleccionada.
En la pantalla se podrán visualizar todas las radicaciones de la IPS seleccionada que

CUENTAS MÉDICAS
estén en estado de registro. Finalmente se debe seleccionar la que se necesita

consultar en el sistema, haciendo clic sobre el vínculo de la columna Núm. Radica.
Otra forma más rápida de realizar la búsqueda de una radicación es digitando el

número de radicación e id interno, haciendo clic en el botón Consultar (la tecla ENTER
cumple la misma función).
Si el número de radicación digitado no existe en el sistema se generará la siguiente

ventana de error:
Si el número de radicación digitado existe el sistema generará la Ventana de Registro

de la siguiente forma.

CUENTAS MÉDICAS
En la parte superior izquierda el aplicativo cuenta con unos binóculos donde se puede
realizar diferentes consultas para el registro de la cuenta.
La ventana de registro cuenta con las siguientes opciones e información que permiten
realizar un registro completo de la cuenta:
Información básica de la cuenta
ID Interno: Numero de radiación de la cuenta y fecha cuando se realizó la radicación
Numero Documento: Corresponde al número de factura radica por la IPS
Proveedor: Nombre de la IPS que realizo la radicación
Fecha: Corresponde al día cuando se realizó la radicación de la cuenta
Valor: Corresponde al valor de la factura que radican
Desde este módulo, el sistema cuenta con la opción devolución factura, dicha
devolución se realiza por diferentes motivos
Botón Mantenimiento: Esta opción permite realizar ajuste a la cuenta, cuando la

misma presenta alguna inconsistencia. Esto solo se puede realizar si la cuenta esta en
Registro
Botón Anexos: Permite cargar anexos de la factura si los tiene

Botón Log-Obs: Esta opción permite guarda las observaciones realizadas a la
cuenta.
Registro del Ítems

CUENTAS MÉDICAS
Ítems: Registró automático por cada ingreso.
Documento: Corresponde la numero de identificación del afiliado
Tipo Doc.: Corresponde la numero de identificación del afiliado
Factura: Este campo el sistema lo proyecta automáticamente y corresponde al número

de factura con el cual se radico la cuenta.
Servicio: Corresponde al código del servicio prestado al usuario.
Fecha Prestación: Corresponde a la fecha real en la cual le fue prestado el servicio

al afiliado por parte de las IPS. Esta información viene relacionada por cada ítem en la
cuenta
Autorización: Allí se debe digitar el número de autorización con el cual se prestó el

servicio al usuario
Ámbito: Lista desplegable Corresponde a la clase de atención prestada por las IPS
Indicador Servicio: Lista desplegable Variable que hace referencia al grupo en el cual
se encuentran los servicios, es decir los diferentes manuales de tarifas que existan.
Ej.; ISS 2001, SOAT, ISS 2004, Medicamentos, entre otros.
Cant: Número de veces que fue prestado el servicio y que las IPS toman como
referencia para realizar el cobro.
Vr. Unitario: Corresponde al valor unitario del servicio prestado
Vr. Total: Corresponde al valor total del servicio prestado
Vr. Copago: En este campo se digita el valor del copago si al servicio esta aplicado
a un beneficiario.
Vr. Gravable: Es el valor sobre el cual se aplica la tarifa para obtener el impuesto
respectivo
Vr. IVA: Corresponde al valor del IVA de la factura
Observación: Allí se digita las observaciones de los ítems que se están registrando
Dx: Corresponde al código CIE-10 de los diagnósticos contenidos en la cuenta.
DxR1 - DxR2 DxR3: Corresponde a los diagnósticos segundarios del usuario. Estos
campos son opcionales
ALTO COSTO: Lista desplegable donde se selecciona si a la cuenta se le va aplicar

alto costo
Botón Borrar: Este botón permite eliminar uno o varios ítems (registros) de la cuenta;
por defecto este botón siempre está inactivo, para activarlo se debe seleccionar el ítem
CUENTAS MÉDICAS
a borrar haciendo clic en la casillas de selección de borrado que se encuentra al lado

izquierdo del indicador de ítem para cada uno de los registros de la cuenta.
La información eliminada por el botón Borrar no es recuperable.
Botón Autorización: El sistema permite registrar uno o varios ítems a partir de una
autorización realizada por el sistema. Cuando se selecciona este botón el sistema en
la ventana de registro de autorización solicita el número de autorización,
adicionalmente se deben diligenciar los datos de fecha de prestación, factura y ámbito
de atención.
Con el botón Buscar el sistema realiza la selección de los registros de la autorización

especificada, el botón retornar cancela el proceso y retorna a la ventana de registro.
Si existen registros de servicios prestados con la autorización dada el sistema adiciona

estos datos como ítems de la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
Un vez se ingresan lo datos pertinentes a la cuenta clic en botón Registro
Y el mismo carga en la parte inferior los datos registrados de la cuenta
Adición de un ítem
Cuando se requiere ingresar un nuevo ítem a la cuenta se debe diligenciar en la parte

superior de la ventana de Registro, en el cual el sistema genera automáticamente el
número del nuevo ítem y solicita los datos básicos de servicios, costos y afiliado para
el nuevo ítem.
NOTA: Es posible registrar un medicamento utilizando el número del expediente

seguido del número del consecutivo de la siguiente manera: Ejemplo: 20014382-05. El
expediente es el 20014382, mientras que el consecutivo es el 05.

CUENTAS MÉDICAS
Así mismo se puede ingresar el codigo del servicio que posea una combiinación de
letras y numeros.

CUENTAS MÉDICAS
Así mismo se podran ver servicios con caracteres numericos que se encuentren
registrados en el sistema.

Generación de informe preliminar
Ver análisis: Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la

cuenta, el cual presenta el estado actual para cada uno de los ítems registrados.
CUENTAS MÉDICAS
Actualizar: Este botón permite hacer actualizaciones a la cuenta, se selecciona el

registro que se quiere actualizar.
Editar ítem se debe hacer clic en el Link de edición de Ítem, con lo cual el sistema
genera la ventana de edición del ítem seleccionado. Este link de edición está ubicado
en la columna Ítem.

Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea actualizar el ítem se debe
hacer clic en el botón Actualizar >>, si se desea retornar a la ventana principal de
registro de la cuenta se debe hacer clic en el botón Retornar.
Revisión de inconsistencias
Cuando se han registrado y verificados los ítems que hacen parte de la cuenta,
seleccionando el botón REVISAR INC la cuenta queda lista para ser auditada por parte
del área de Auditoria Técnica.
La cuenta que pasa a REVISIÓN DE INCONSISTENCIAS no puede volver a ser

consultada en el módulo de REGISTRO, pero si es necesario se debe usar la opción
Retornar Radicación a Registro del módulo de Auditoria CM para pasarla al estado
REGISTRO nuevamente.
Para seguir el proceso clic en REVISIÓN DE INCONSISTENCIAS y el sistema

proyecta el siguiente mensaje.
CUENTAS MÉDICAS
5.2 Aplicar Descuento
Esta opción permite ingresar un porcentaje de descuento al detalle de las facturas

radicadas. Este descuento se aplica sobre el valor de los soportes.
Para ingresar a esta opción se deben seleccionar la Regional, Departamento y

Municipio con el fin de ubicar la IPS solicitante para aplicar descuentos a sus facturas
radicadas.
Una vez se seleccione la IPS a la que pertenece la radicación a aplicar este proceso,
el sistema muestra en pantalla todas las radicaciones que tienen asociada la IPS y que
se encuentren en estado de radicación.
Paso seguido se debe identificar la radicación a la que se le va a aplicar el descuento

marcándola en la casilla de selección ubicada en la última columna del cuadro
visualizado y por luego se indica el valor en porcentaje a descontar en el cuadro de
texto ubicado en la columna Aplicar
Descuento Por:
CUENTAS MÉDICAS
Por último se da clic en el botón Actualizar de tal forma que el sistema realice el
proceso a las radicaciones marcadas con el porcentaje indicado. Al realizar esta acción
el sistema de información visualiza un mensaje de conformación del proceso.
Si se requiere aplicar el descuento se da clic en la opción Si, pero si no se da clic en

el botón No. Si se selecciona la opción Si, el sistema muestra el mensaje de éxito de
la operación de la siguiente manera:

Para confirmar la realización del proceso, se puede observar una vez finalice, que el
valor de las radicaciones seleccionadas va a variar de acuerdo al porcentaje indicado
CUENTAS MÉDICAS
Para regresar a la pantalla de registro, se debe oprimir el botón Menú Registro.
5.3 Estado De Radicación
Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta y sus diferentes estados
por los que ha pasado.

asignado. Si existe, el sistema visualiza todos los estados por los que ha pasado la
radicación consultada.
CUENTAS MÉDICAS
Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicando lo

siguiente:
Para consultar el estado de una nueva cuenta se debe seleccionar el botón Nueva
Consulta.
Para volver al menú principal de radicación se debe seleccionar el botón MENU

REGISTRO.

consultada.

CUENTAS MÉDICAS

5.4 Informe Desagregación.
Este Informe se utiliza para la asignación automática de centros de costo. El sistema

solicita el número de radicado.

5.5 Registro Automático
Esta opción permite pasar de forma automática las cuentas que están en estado
registro a Auditoria Automática El sistema solicita el número de radicado.
Si el radicado ingresado no existe, el sistema genera el siguiente mensaje:

CUENTAS MÉDICAS
Así mismo, si el número de radicado ingresado existe, pero ya no se encuentra con

facturas asignadas el sistema genera la siguiente validación:
Una vez se coloca el radicado el sistema proyecta la siguiente Pantalla y se activa el

Botón Procesar.
Luego, el sistema genera el siguiente mensaje. De esta forma la cuenta quedaria en

revision de inconsistencias

5.6 Informe de Envió a Auditoria
El sistema solicita la fecha inicial, la fecha final, la Regional, el Departamento y el

Municipio. Este informe permite consultar todas las cuentas que se han enviado y que
CUENTAS MÉDICAS
estan pendientes por auditar.
5.7 Registro Centro de Costo
Esta opción tiene como finalidad, asignar centro de costo de forma masiva a los
radicados que han sido cargados mediante la opción de Rips.

El filtro inicial utilizado para realizar las modificaciones pertinentes corresponde al
número del Lote o radicado de la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
En esta opción se implementan tres filtros con los cuales el sistema visualizará los
servicios contenidos en las facturas de los radicados. Los filtros corresponden a:
1. Archivo: Esta variable corresponde al tipo de archivo RIPS cargado (AM, AP,
AC, AT).
2. Finalidad: La variable de finalidad va a depender del archivo seleccionado en

el filtro anterior. La información se cargará solo para los archivos AC y AP.
3. Servicio: El servicio depende de la finalidad seleccionada, es decir si el filtro

del servicio va a comparar si este depende de la finalidad contenida en el
archivo. Para el caso de los archivos que no incluyan esta variable tales como
medicamentos y otros servicios, el sistema permitirá realizar la búsqueda de
todos los servicios del radicado cargado.
Si los dos primeros filtros no son ingresados (permanecen en la opción seleccione >>),
el sistema podrá realizar la búsqueda por el tercer filtro sin tener en cuenta los dos
anteriores, es decir que el proceso se realizará de todos los servicios que coincidan
con el tercer filtro sin tener en cuenta el archivo y la finalidad.

La búsqueda del servicio se puede realizar ya sea por el código o lo descripción y su
existencia en la base de datos se validará con la opción >> ubicada en la pantalla.
Una vez seleccionados todos los datos del filtro, mediante el botón Consultar el sistema
visualizará todos los registros de los servicios que coincidan de acuerdo a la selección
de variables: Archivo, Finalidad y Servicio. Si el servicio seleccionado no está
contenido en por lo menos una factura del número de radicado, el sistema emitirá un
mensaje indicando “No existe el servicio seleccionado en la radicación”
CUENTAS MÉDICAS
Si el servicio seleccionado coincide en por lo menos una factura, el sistema visualizará

los resultados mediante la siguiente estructura
Donde se visualiza el código del servicio con su descripción; el Indicador de servicios

y la cantidad de veces que se repite ese servicio en todas las facturas del radicado a
modificar.
La casilla que permite seleccionar los servicios se utilizará para marcar los servicios a
los que se requieran actualizar el centro de costo.
La selección del centro de costo se puede realizar ya sea por código o descripción. Si
esta variable no es seleccionada, el sistema emitirá un mensaje indicando que es
necesario para el proceso de actualización.

El proceso finaliza cuando se actualizan los centros de costo a los servicios
seleccionados en la pantalla de parametrización.
Se debe tener en cuenta que este proceso se puede realizar solo a las facturas que se
encuentren en estado de Registro, de lo contrario al momento inicial de consultar el
número de radicado, el sistema emitirá un mensaje indicando que “No existen Facturas
en estado de Registro para el radicado seleccionado”
6. AUDITORIA CUENTAS MÉDICAS
Este módulo permite realizar el proceso de Auditoría Técnica o Médica de las Cuentas
CUENTAS MÉDICAS
Medicas por capitación y por evento. El módulo está conformado por las opciones de:
Revisión de inconsistencias, Retornar Radicación de Auditoria Médica a Auditoria
Técnica, Retornar radicación a Registro, Estado de radicación e Informes de Auditoria.
6.1 Revisión De Inconsistencias
Esta opción realiza el proceso de Auditoría técnica y médica de las cuentas médicas
tanto por evento como por capitación.

Al ingresar por esta opción la búsqueda de una cuenta se puede realizar de dos
formas: ingresando el número de radicación asignado a la cuenta a auditar en el campo
Radicación No y pulsando el botón Consultar; si existe la radicación se genera la
ventana de auditoria, de lo contrario el sistema genera un mensaje indicando que la
radicación no existe.
CUENTAS MÉDICAS
De igual forma, las radicaciones requeridas se pueden buscar mediante el Link

radicaciones por IPS (ubicado en la figura). Una vez se ingrese por esta opción se
visualizará una pantalla con las radicaciones respectivas para la IPS seleccionada;
luego se debe seleccionar la radicación que se requiera auditar y se da clic sobre el
número de radicación para entrar a la pantalla principal de Revisión de Inconsistencias.
Cuando la radicación se pasa de estado Registro a estado de Auditoria Técnica se

genera un análisis automático de la cuenta y proyecta el siguiente mensaje.

Una vez se pase la cuenta se debe analizar cada uno de los ítems que hacen parte
de la cuenta para cada parámetro a auditar, se genera un visto bueno o una
inconsistencia denominada GLOSA. Existen Glosas Automáticas que solo se pueden
ingresar mediante el análisis interno que realiza el sistema y Glosas
Manuales las cuales el auditor las puede activar o desactivar de acuerdo a la

evaluación a la cuenta.
Para cada uno de los ítems de la cuenta, además de la información de glosas el

sistema presenta la siguiente información:
Código y descripción del servicio: Parámetro que corresponde al código del servicio
del ítem que se está auditando. El código del servicio está definido por el indicador del
servicio. La descripción del servicio se visualiza colocando el cursor sobre cada código
de servicio.
Indicador del servicio: Variable que hace referencia al grupo en el cual se encuentran
CUENTAS MÉDICAS
los servicios, es decir los diferentes manuales de tarifas que existan. Ej.; ISS 2001,
SOAT, ISS 2004, Medicamentos, entre otros.
Diagnóstico: Corresponde al código CIE-10 de los diagnósticos contenidos en la

cuenta y que son referenciados en los RIPS.
Valor a pagar: Variable que indica al auditor una vez realizado el proceso de auditoria
automática o la realizada por cada auditor (médico o técnico) el valor a pagar por cada
uno de los ítems que conforma la cuenta.
Valor unitario: Corresponde al valor del servicio proveniente de los cuenta por unidad,
este valor multiplicado por la cantidad del servicio prestador da como resultado el valor
total del ítem.
Cantidad: Número de veces que fue prestado el servicio y que las IPS toman como
referencia para realizar el cobro.
Valor cobrado: Valor que resulta de la multiplicación de la cantidad por el valor

unitario, este viene dado en los archivos RIPS como el valor con el que las IPS facturan
los servicios prestados.
Ámbito de atención: Corresponde a la clase de atención prestada por las IPS, esta
variable es de carácter normativo y viene relacionada en los archivos RIPS.
Documento del afiliado: Variable que hace referencia a la identificación del afiliado
por el cual la IPS está realizando el cobro, está compuesta por el tipo y número de
documento.
Nombre del afiliado: Corresponde al nombre del afiliado por el cual se esta realizado
el cobro por parte de las IPS. Esta información novelen relacionada en los archivos
RIPS, pero es el resultado del cruce que realiza el sistema para identificar el afiliado.
Factura: Numero de documento con el cual las IPS identifican y realizan el cobro a las
EPSS. Esta información viene relacionada en los archivos RIPS.
Fecha de prestación: Corresponde a la fecha real en la cual le fue prestado el servicio
al afiliado por parte de las IPS. Esta información viene relacionada por cada ítem en
los archivos RIPS.
CUENTAS MÉDICAS
Para hacer un filtro por ítems, se debe seleccionar la variable por la cual se requiera
filtrar y se da clic en el botón ACTIVAR FILTRO ITEMS. Los diferentes filtros se dan
por tres variables: Número de Factura, Número de identificación del afiliado y Código
del servicio.

CUENTAS MÉDICAS
Al dar clic en el botón activar filtro ítem se visualiza la siguiente pantalla:
Para realizar de forma correcta el proceso de auditoria (técnica o médica), el sistema

no permite enviar la cuenta a la parte financiera si esta no tiene los conceptos
contables bien identificados por cada uno de los ítems y servicios que componen la
componen. Para identificar los registros de los servicios que no tienen asociados los
conceptos contables, se debe ingresar por el botón Ver Análisis.

CUENTAS MÉDICAS
Si se quiere agregar un concepto contable a los ítems filtrados o a uno o varios ítems
que conforman la cuenta se debe ingresar a cualquier registro resultante del filtro y se
clic en el link del campo Ítem.

CUENTAS MÉDICAS
En esa pantalla se escoge el concepto contable que se necesite asignar a los ítems
filtrados, se marca la casilla Aplicar Conceptos Contables a Filtro y por último se dé
clic en el botón Actualizar.

Una vez realizado estos pasos, el sistema mostrará un mensaje que indica lo siguiente:
Si da clic en la opción Si Inmediatamente se ingresan el concepto contable a los ítems

filtrados y si se da clic en la opción No, solo se asociará el concepto contable al registro
que se está auditando o modificando. La ventana de auditoria, cuenta con las
siguientes opciones e información que permiten realizar una auditoria completa y
CUENTAS MÉDICAS
eficiente de la cuenta:
Información Básica de la Cuenta
El sistema permite visualizar los datos básicos de la cuenta, como son: radicación,
afiliado, identificación del afiliado, IPS, número, tipo, fecha y valor del documento de
cobro. Además se visualizan los datos de valores que contienen el valor de la suma
de los registros de la cuenta, el valor de las glosas y el valor a pagar.
ADICION DE UN ITEM
Cuando se requiere ingresar un nuevo ítem de la cuenta se debe utilizar el botón

Adicionar.

Cuando se ingresen todos los datos del nuevo ítem, se da clic en el botón
REG >>, si desea cancelar la adición debe hacer clic en el botón Cancelar.
Una vez ingresado el nuevo ítem, el sistema nos permite visualizar en la ventana de
Revisión de Inconsistencias el número del nuevo ítem con los respectivos datos.
NOTA: Es posible ingresar un servicio con el Expediente + el Consecutivo, aparte del

código del servicio.
CUENTAS MÉDICAS

Luego, al seleccionar uno de los ítems de la factura, se puede visualizar un campo
llamado Código Entidad, el cual se conformara por el Expediente + el Consecutivo, así
mismo el campo de Servicio tendrá por defecto el código que le corresponde.
CUENTAS MÉDICAS
ELIMINACION DE UN ITEM
Por medio del botón Borrar, el sistema permite eliminar uno o varios ítems (registros)
de la cuenta; por defecto este botón se visualiza inactivo; para activarlo se debe
seleccionar el ítem a borrar haciendo clic en la casilla de
Selección Ítem que se encuentra al lado izquierdo del número del ítem para cada uno
de los registros de la cuenta.
Una vez seleccionados los ítems a borrar, se procede a dar clic sobre el botón Borrar
con el fin de que el sistema realice el proceso correspondiente, al finalizar este sub

proceso se puede observar en el menú de auditoria de la cuenta que los ítems que
hicieron eliminaos no se podrán visualizar
La información eliminada por el botón Borrar no es recuperable.
EDICION DE UN ITEM
Esta opción permite ingresar a los datos registrados por cada uno de los ítems que
componen la cuenta, los cuales pueden ser consultados o modificados.
Para seleccionar un ítem que se requiera editar se debe dar clic en el Link de edición
de Ítem, con lo cual el sistema genera una nueva ventana. Este link de edición está
CUENTAS MÉDICAS
ubicado en la columna Ítem y se pueden visualizar los siguientes datos:
Una vez se verifiquen y actualicen todos los datos y se necesite actualizar uno o varios
datos del ítem se debe dar clic en el botón Actualizar, si desea cancelar la edición debe
hacer clic en el botón Cancelar.
RECOBRO DE UN ITEM
Esta opción permite habilitar uno o varios ítems de la cuenta para el proceso de
recobros. Existen cuatro tipos de recobros que se pueden marcar, estos conceptos
pueden ser: A la aseguradora de alto costo, a la dirección seccional de salud, al
FOSYGA y as las IPS Capitadas.

Para habilitar un ítem de la cuenta al proceso de recobros, se debe primero identificar
el tipo de recobro a utilizar.
Aseguradora: Se debe identificar tanto la patología por la cual se va a recobrar y como

el porcentaje de recobro. El porcentaje se establece ya sea ingresando el valor a
CUENTAS MÉDICAS
recobrar o el porcentaje a recobrar en las casillas respectivas (Valor Recobro o

porcentaje).
Dirección Seccional de Salud: Para este tipo de recobro se debe establecer el valor
o el porcentaje que se va a recobrar en las casillas correspondientes (Valor Recobro o
porcentaje).
FOSYGA: Para este tipo de recobro se debe establecer primero el concepto por el que
se va a recobrar: Tutelas o CTC y el valor o el porcentaje que se va a recobrar en las
casillas correspondientes (Valor Recobro o porcentaje).
IPS CAPITADA: Para este tipo de recobro se debe establecer primero la IPS a la cual
se va a recobrar y el valor o el porcentaje que se va a recobrar en las casillas
correspondientes (Valor Recobro o porcentaje).
Una vez identificado y diligenciado en el formulario estos datos se debe dar clic sobre
el botón Actualizar.
Se debe tener en cuenta dos validaciones fundamentales:
El valor del recobro nunca va a ser mayor que el valor cobrado por las IPS y el valor
que se puede recobrar va a depender del valor que acepte pagar la EPSS, quiere decir
que a un ítem glosado totalmente nunca se va a poder recobrar por ningún concepto.
Cuando se modifica algún dato en el ítem editado diferente a la observación, el sistema

realiza nuevamente el proceso de ANALISIS la cuenta, generando nuevas glosas o en
su defecto retirando glosas automáticas ya establecidas.
VISUALIZACION DE ITEM
Los botones VTI y VSG permiten visualizar los ítems de la cuenta con conceptos de
glosas asignada (ya sean manuales o automáticas); seleccionando VTI se visualizan
todos los registros asociados en la cuenta y seleccionando VSG se visualizan
solamente los ítems que tienen glosas. Cuando se carga la ventana de Auditoria el
sistema por defecto activa la opción VSG.
GENERACION DE INFORME PRELIMINAR
Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta, el cual

presenta el estado actual para cada uno de los ítems de la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
El informe se puede visualizar por cuatro filtros: Por ítem, por documento, por servicio
incluido en la cuenta o por su factura (aplica cuando se radica como cuenta de cobro).
Para retornar a la ventana de Auditoria debe hacer clic en el botón << ubicados en la
parte superior e inferior del informe.
ACEPTACION DE CUENTAS (AUDITORIA MEDICA)
Cuando se ha auditado por completo la cuenta a nivel técnico, es necesario que esta
se deba enviar a revisión por el área médica, este proceso se realiza por medio del
botón AUD MEDICA. ACEPTACION DE CUENTAS (FINANCIERAS)
Cuando se ha auditado por completo la cuenta por parte del área médica, esta se debe
pasar al área financiera para que realice los procesos pertinentes ya sea del pago
autorizado por la EPSS y notificación de las glosas generadas durante todo el proceso
de auditoría.
REVISION DE INCONSISTENCIAS (POR CAPITACION)
Con esta opción se realiza el proceso de auditoría de las cuentas médicas por
capitación. Al seleccionar esta opción el sistema solicita el número de radicación
asignado a la cuenta a auditar, si existe la radicación se genera la ventana de auditoria,
de lo contrario se generará una ventana indicando que no existe una cuenta con el
número de radicado ingresado.

Igualmente puede ingresar a la radicación deseada por el Link Radicaciones por IPS,
una vez se ingresa por esta opción se desplegará la pantalla con las radicaciones
respectivas para la IPS seleccionada.
CUENTAS MÉDICAS
Seleccione la que desea auditar en el sistema y haga clic sobre el número de

radicación para entrar a la pantalla principal de Revisión de Inconsistencias. Cuando
el sistema pasa del estado de REGISTRO al estado de AUDITORIA TECNICA.
ASIGNA ORDEN UPC
Para poder realizar el proceso de auditoría de las cuentas radicadas por capitación, es
necesario tener en cuenta las ordenes de UPC que van a determinar el movimiento de
los afiliados en la base de datos para un contrato con las IPS.
Por medio del botón Orden UPC, se pueden relacionar las Órdenes de UPC a una
cuenta médica radicada por capitación. Se pueden seleccionar ó asociar a la cuenta
más de una orden.

Para seleccionar una Orden de UPC se debe hacer doble clic sobre la orden que se
requiera con el fin de asociar a la cuenta una orden respectiva. En esta ventana solo
se pueden visualizar las órdenes pertenecientes a la IPS que envía la cuenta y que el
periodo que facturan este de acuerdo al periodo para el cual se generó la orden en el
sistema.
CUENTAS MÉDICAS
Si desea devolver a la ventana principal donde se realiza el proceso de auditoría de la

cuenta, se debe hacer clic sobre el botón Retornar.
GENERACION INFORMES PRELIMINARES
Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta, el cual

presenta el estado actual para cada uno de los ítems de la cuenta.
El informe se puede visualizar por cuatro filtros: Por ítem, por documento, por
servicio incluido en la cuenta o por su factura (aplica cuando se radica como cuenta
de cobro).
Para retornar a la ventana de Auditoria debe hacer clic en el botón << ubicados en la
parte superior e inferior del informe.

Una vez se pasa la cuenta a Financiera se genera el siguiente mensaje.
CUENTAS MÉDICAS
6.2 Retornar Radicación De Auditoria Medica A Auditoria Técnica
Esta opción permite al usuario poder cambiar el estado de una cuenta de Auditoria
Médica a Auditoria Técnica. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior
al estado en que se encuentra actualmente la cuenta.
6.3 Retornar Factura A Registro
Por medio de esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta de
Auditoria Técnica a Registro. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior
al estado en que se encuentra actualmente la cuenta.

Se debe digitar el id interno a modificar de estado. Si la radicación no se encuentra en
estado Revisión de Inconsistencias, el sistema muestra un mensaje indicando el
estado actual de la cuenta:
CUENTAS MÉDICAS
Para cambiar el estado de la cuenta haga clic en el botón Retornar. Para retornar al
menú de Auditoria haga clic en el botón Menú Auditoria.
6.4 Consulta Estado
Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta y las diferentes etapas por
las que ha pasado.

Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el id interno asignado. Si
existe la radicación, el sistema nos muestra el respectivo estado de la radicación.
CUENTAS MÉDICAS
Adicionalmente, en el ítem procesos, se visualiza la información del usuario que ha

cambiado el estado de la cuenta y la fecha de realización, en resumen se puede
visualizar cada una de las modificaciones de estado que ha tenido un número de
radicación.
Si no existe la radicación en el sistema, se visualizará una ventana indicando lo

siguiente:
Para consultar el estado de otro número de radicado, se debe seleccione el botón

Nueva Consulta e ingresar en la caja de texto el nuevo número a consultar.

Para volver al menú principal de Auditoria de Cuentas Médicas, se debe hacer clic en
el botón Menú Auditoria.
Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta y las diferentes etapas por
las que ha pasado.

CUENTAS MÉDICAS
consultada.


6.5 Auditoria Automática
En esta página se procesan los registros de auditoria automática, en la pantalla

principal se debe digitar el número de radicado, se da clic en el botón consultar.
Se genera la tabla con la información de la IPS, se debe seleccionar el motivo glosa y

debe hacer clic en el botón procesar, este genera la tabla, este permite verificar el
estado de la auditoria.
CUENTAS MÉDICAS
En la columna enviar, se debe chequear la radicación la cual será procesada.

Se da clic en el botón procesar, este genera el aviso “los registros fueron procesados
correctamente”.
Exportar Excel: el botón permite descargar el archivo de Excel.

CUENTAS MÉDICAS
Este es un ejemplo del archivo Excel.
6.6 Informes De Auditoria
Por medio de esta opción se puede acceder a varios tipos de informes referentes a
una cuenta registrada en el sistema y todo el proceso de auditoría.

CUENTAS MÉDICAS
6.6.1 Análisis Cuentas
Esta opción permite visualizar el resultado del proceso de auditoría de una radicación
visualizando los valores facturados, pagados y glosados una vez la cuenta se envíe a
financiera.
Para acceder al reporte se debe digitar el número de radicación a consultar y haga clic
en el botón Consultar.
Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta:

Para retornar al menú principal de Informes Auditoria se debe dar clic en el botón Menú
Informes Aud. Ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
CUENTAS MÉDICAS
Adicionalmente el sistema genera un informe donde se puede visualizar el detalle de

las glosas asociadas a un cuenta médica mediante el botón >>.
Finalmente mediante el botón << el sistema ubica al usuario en el menú de los informes
de auditoría.
6.6.2 Análisis Cuentas Por Ítem
Mediante este reporte el sistema permite generar el detalle del proceso de auditoría
de la cuenta por cada uno de los ítems que la compone. Para ingresar se debe digitar
el número de radicación a consultar y hacer clic en el botón Consultar.
Si el número de radicación existe se presenta la información de la cuenta visualizando

el detalle por cada ítem; esta información comprende las glosas asociadas, el valor
que se paga, el valor que se factura, valor del copago, descripción del servicio, nombre
del afiliado.

CUENTAS MÉDICAS
Para retornar al menú principal de Informes Auditoria se debe seleccionar el botón

Menú Informes Aud. O el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda
del informe.
6.6.3 Nota Debito
Permite generar el reporte de la nota débito, si se generan, por cada una de las cuentas
radicadas en el sistema. Para visualizar el reporte se debe digite el número de
radicación y/o de la nota débito a consultar y haga clic en el botón Consultar.
Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta

mostrando el detalle de la nota débito:

CUENTAS MÉDICAS

del informe.
6.6.4 Nota Crédito
Permite generar el reporte de la nota crédito, si se generan, por cada una de las
cuentas radicadas en el sistema. Para visualizar el reporte se debe digite el número
de radicación y/o de la nota débito y/o radicación de respuesta a glosa a consultar y
haga clic en el botón Consultar.

mostrando el detalle de la nota crédito:

CUENTAS MÉDICAS

del informe.
6.6.5 Consolidado De Cuenta
Mediante este reporte el sistema permite generar el resumen del proceso de auditoría
de la cuenta visualizando los valores facturados, pagados y glosados. Para ingresar
se debe digitar el número de radicación a consultar y hacer clic en el botón Consultar.

mostrando el consolidado:

CUENTAS MÉDICAS
Adicionalmente el sistema genera un Sub informe donde se puede visualizar el detalle

de las glosas asociadas a un cuenta médica mediante el botón >>.

del informe.

6.6.6 Cuentas Con Glosa Pendiente Por Ips
El informe permite visualizar todas las cuentas que pasaron por el proceso de auditoría
y que aún tienen asociadas radicaciones con glosas pendientes para cada una de las
IPS filtrando la información por regional y fecha de proceso de auditoria ó NIT de las
IPS.
Para acceder a este informe se debe ingresar la regional del usuario que realizó el
proceso de cargue de la cuenta, el rango de fechas de inicio y finalización en el que se
realizó el proceso de la auditoria o también se puede optar por realizar la búsqueda de
una IPS mediante el NIT.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez se ingresen al formulario los datos anteriores se procede a pulsar el botón
Consultar con el fin de visualizar la información requerida:
El sistema presenta la información consolidada de las cuentas con glosa pendiente por
cada IPS dependiendo el filtro seleccionado, para visualizar el detalle de las
radicaciones con glosas se debe hacer clic sobre el link del campo Número total de
Radicaciones.
Para volver a la pantalla del reporte consolidado de la cuenta se debe hacer clic sobre
el botón Retornar.

Para visualizar el reporte del análisis de la cuenta generado una vez re realiza el
proceso de la auditoria, se debe hacer clic sobre el número de radicación y se obtiene
la siguiente información:
CUENTAS MÉDICAS
Para ver el detalle de seguimiento a glosas haga clic en el botón >> que aparece en la
parte inferior izquierda del informe.

del informe.
6.6.7 Reporte Glosa Por Radicado
Se ingresa a la opción reporte glosas, en esta pantalla se habilita el espacio para digitar
el número de radicación. Se da clic en el botón carta glosa, este genera el documento
oficio notificación de glosa a la IPS.

CUENTAS MÉDICAS
Dando clic en el botón nota débito, este genera el documento cuentas médicas.
Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas 100

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
Seda clic en el botón detalle de glosa, este genera el documento cuentas médicas
detalle glosa.
6.6.8 Reporte Recobro Por Radicado
Se ingresa a la pantalla reporte recobro por radicado, se habilita el espacio para digitar
el número de radicado, los botones recobros Capitados, recobro CTC, recobros
tutelas, recobros SOAT, recobros enviados, dando clic en cualquiera de estos, se
genera el formato correspondiente.
Medicas
6.6.9 Análisis De Cuenta Por Lote
Se ingresa a la pantalla análisis de cuenta por lote, se habilita el espacio para digitar
el número de lote, el botón consultar, se genera el reporte.
CUENTAS MÉDICAS

Medicas
Detalle facturas genera el siguiente reporte.
CUENTAS MÉDICAS
6.6.10 Informe De Radicación
Se ingresa a la pantalla informe de radicación, se selecciona la fecha de inicio y fin, la

regional, el departamento y el municipio, al dar clic en el botón Reporte se genera el
reporte.

Medicas
6.6.11 Informe De Auditoría
Se ingresa a la pantalla informe de auditoría, se selecciona la fecha de inicio y fin o el

número de lote, al dar clic en el botón Consultar se genera un archivo en Excel.
7. FINANCIERA
CUENTAS MÉDICAS
Con esta opción se puede realizar la devolución del estado de una cuenta médica de
Financiera a Revisión de Inconsistencias. La ventana de financiera cuenta con las
siguientes opciones e información:
7.1 Retornar Radicación A Revisión De Inconsistencias
Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta. Siempre el cambio
de estado se hace al estado anterior al que se encuentra actualmente la cuenta; para
este caso puede cambiar una cuenta de estado Financiera a Revisión de
Inconsistencias.
Se debe ingresar el número de radicación a cambiar de estado. Si la radicación no se

encuentra en estado Financiera, el sistema muestra un mensaje indicando el estado
actual de la cuenta:

Medicas
Si la radicación se encuentra habilitada para este proceso el sistema presenta la
siguiente pantalla:
CUENTAS MÉDICAS
Para cambiar el estado de la cuenta haga clic en el botón << Retornar y para retornar
al menú de Financiera se debe hacer clic en el botón Menú Financiera.
8. RETORNAR CUENTA LISTA PAGOS
Para realizar la consulta y búsqueda de radicado se debe digitar el id interno, se da

clic en el botón consultar.
Se genera el formulario de retornar cuenta a lista para pago. Para realizar el retorno
se debe hacer clic en el botón retornar cuenta.

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
Se genera el aviso “cuenta retornada exitosamente”.
9. INTERFASE CONTABLE
Este módulo permite el envío de las cuentas médicas de la información del proceso
de auditoría de las cuentas médicas al sistema contable. El Módulo de Interface
Contable está conformado por las opciones de: Interface Contable, Reporte última
Interface, Retornar Radicación a Listo para Pago y Estado de Radicación.

Medicas
9.1 Interface Contable
CUENTAS MÉDICAS
Esta opción realiza la consolidación de las cuentas médicas que están listas para pago
y enviarlas ha consolidado para pago (Área Financiera).
Para las cuentas seleccionadas por el filtro de selección el sistema les realiza el
proceso de interface contable que incluye: cambio de estado de cuenta a
CONSOLIDADO PARA PAGO.
Una vez Ingresado el Radicado, clic en botón consultar y el sistema proyecta el detalle
de las facturas que se van a enviar a Interfaz Contable. Para realizar el proceso de la
interfaz clic en botón Generar Interfaz el sistema proyecta el siguiente mensaje.
Una vez se envía la interfaz contable el botón Generar Interfaz queda inactivo y la
cuenta no puede ser enviada nuevamente, En caso que la cuenta presente errores el

Medicas
botón se activa, estos errores se pueden verificar por la opción de Log Errores Interface
Contable.
9.2 Log Errores Interface Contable
Esta pantalla permite consultar los log de errores generados por la interface contable,
la consulta se puede hacer de dos maneras por radicado o por todas, si la opción es
por radicado este filtra la información de lo contrario se genera la tabla con todas las
interfaces
CUENTAS MÉDICAS

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
9.3 Reportes Última Interface
Esta opción permite generar y visualizar el reporte de consolidación del último proceso
de Interface Contable generado.
9.4 Retornar Radicación Respuesta A Glosa A Listo Para Pago
Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una radicación de Respuesta
a Glosa a la opción Lista para Pago.

Medicas
Digite el número de radicación de respuesta a glosa a cambiar de estado. Si la
radicación no se encuentra en estado funcional del proceso el sistema muestra un
mensaje indicando el estado actual de la cuenta:
Para cambiar el estado de la cuenta haga clic en el botón Retornar.

CUENTAS MÉDICAS
Una vez que se retorne la cuenta el sistema genera el siguiente mensaje, donde indica
que la cuenta se retorno
Para retornar al menú de Interface Contable haga clic en el botón Menú Interface.

Medicas
9.5.1 Estado De Radicación
Por medio de esta opción se puede conocer el estado de una cuenta y sus respectivos
procesos de cambio de estado o proceso de auditoría de la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
LOG-OBS: se habilita la pantalla de observaciones, para que la información que de

registrada se da clic en el botón guardar. Se genera un aviso “la información sea
grabado correctamente”. La información se carga a una tabla.

asignado. Si existe la radicación el sistema nos muestra el respectivo estado de la
radicación.

Medicas
9.5.2 Estado De Radicación Por Factura

Una vez ingresados los datos, boton consultar y el sistema proyecta la siguiente
pantalla.
CUENTAS MÉDICAS
ANEXOS: por medio de este botón el sistema permite cargar archivos de la cuenta.

MENU CUENTAS: Este botón permite regresar a la pantalla principal

Medicas
9.6 Informe Interface Desagregación
Este Informe muestra la clasificación de los ítems que tiene una cuenta de acuerdo a
la distribución de los conceptos contables o clasificación de servicios. Solicita el
número de radicado.
Se ingresan el número de radicado y se da clic en el botón consultar para visualizar la

tabla.
CUENTAS MÉDICAS
9.7 Trazabilidad Factura
En este módulo se visualiza la trazabilidad de la factura, se selecciona la regional, el

departamento, la fecha de inicio y fin y botón programar.
Al darle clic en el botón Programar se visualiza que sale programada en la tabla.

Medicas
9.8 Cargar Archivos Facturas
CUENTAS MÉDICAS
Opción que permite cargar archivos de facturas
9.9 Estadísticas Archivos cargados Trazabilidad Facturas
Permite ver la trazabilidad de las facturas cargadas
10. INTERFASE CONTABLES GLOSAS
El modulo permite ingresar a interface contable y log errores interface contable.

Medicas
10.1 Interfaz Contable Glosas
En este módulo se genera la interface contable a glosas, se debe digitar el radicado,

clic en el botón consultar y este genera la tabla con la información del radicado.
Generar interface Se realiza una creación de tarea en el servidor.

CUENTAS MÉDICAS
Para obtener la información más de tallada del radicado se debe hacer clic en el botón
detalle. Este genera el formato con la información del radicado.
Exportar Excel: el botón permite descargar el archivo de Excel.

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
10.2 Interfaz Contable Conciliaciones Glosas
En esta pantalla se genera la interface contable a Conciliaciones, se debe digitar el

Número del acta, clic en el botón consultar y este genera una tabla con la información
del de acta. Una vez se realiza la consulta se activa el Botón Generar Interface y la
misma se envía, el sistema genera el siguiente mensaje.
Luego, al dar click en el botón Detalle, es posible visualizar información detallada a

cerca del acta consultada. A su vez se activan los demás botones.

Medicas
10.3 Log Errores Interfaz Contable Glosas
Esta pantalla permite consultar los log errores generados por la interface contable
glosas, la consulta se puede hacer de dos maneras por radicado o por todas, si la
opción es por radicado este filtra la información de lo contrario se genera la tabla con
todas las interfaces
CUENTAS MÉDICAS
10.4 Log Errores Interfaz Contable Conciliaciones Glosas
Esta pantalla permite consultar los log errores generados por la interface contable de
conciliaciones de glosas, la consulta se puede hacer de dos maneras por acta o por
todas, si la opción es por radicado este filtra la información de lo contrario se genera
la tabla con todas las interfaces

Medicas
11. SEGUIMIENTO GLOSA
CUENTAS MÉDICAS
11.1 Radicación Respuesta De Glosa Por Radicado
En el módulo de Radicación Glosas Por Lote, se realiza la consulta y radicación por

lote de las glosas. Para realizar la búsqueda se debe tener en cuenta los siguientes
criterios, numero de radicación (Lote), documento, fecha radicación, se da clic en el
botón “buscar”.
Cuando se realiza la consulta se genera la tabla con los datos de radicación, las
columnas de la tabla son:
IPS: Este es el nombre de la IPS
Fecha Radicación: Es la fecha en la que se efectúo la radicación
Documento: De la IPS,
Medicas
Total facturas: Este muestra la cantidad de radicaciones
Valor glosas: valor de la glosa
Valor Cobrado: valor soportes de la cuenta
Valor glosas radicadas: valor de la glosa
Una vez consultado el lote el sistema nuestra la siguiente pantalla. Si la glosa no está
radicada el sistema muestra los botones Calcular y Pasar todo activos.
El campo valor radicado debe estar en blanco. Clic en pasar todo se carga la pantalla
con los datos del valor que se va a reportar, luego se coloca el Documento, fecha de
radicación, se selecciona el motivo respuesta a Glosas Botón guardar el sistema
proyecta el siguiente mensaje y reporte el cual se envía a la IPS
CUENTAS MÉDICAS

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
11.2 Radicación Respuesta De Glosas.
Se digita el número de radicación para generar el informe y para crear la respuesta de

glosas.
Si no existe el número de radicación para la glosa la aplicación muestra el siguiente

mensaje:

Medicas
Si existe el número de radicación para la glosa muestra el informe y los campos que
faltan se deben de llenar para radicar la Respuesta de glosa:
CUENTAS MÉDICAS
Los campos a llenar son:
Nuero de radicación RG: se debe digitar ID Interno para identificar la radicación.
Valor de la respuesta de glosa: se digita el valor de la glosa.
Luego se da clic en el botón .
Inmediatamente me genera un pantallazo con los datos que se registraron.
Para regresar al menú de seguimiento glosa se da clic en el botón

.

Medicas
Si la cuenta no presenta alguna glosa pendiente aparece la siguiente pantalla:
11.3 Actualización Radicación Respuesta De Glosas
Esta ventana permite hacer una actualización a las respuestas a glosas que ya haya
CUENTAS MÉDICAS
registrado.
Se debe digitar el número de radicación de respuesta a glosa que se desea actualizar.
Luego aparece una ventana para hacer los cambios respectivos.

Medicas
Se pueden actualizar los siguientes campos:
Fecha Rad, Numero Documento, Valor respuesta glosa y fecha cuenta.

CUENTAS MÉDICAS
Para actualizar se da clic en el botón .
Si actualizo correctamente se muestra el siguiente mensaje:
Si falta algún dato la aplicación genera el siguiente mensaje:

Medicas
11.4 Auditoria De Respuesta Glosas Por Radicado
Se habilita la pantalla de auditoria de glosas por radicado, debe digitar el id glosa o

número de radicado, se da clic en el botón “buscar”, este genera la tabla de datos
radicación.
También permite ver la tabla factura, para verificar la información más detallada de la
CUENTAS MÉDICAS
glosa se da clic en la columna id. Glosa.
En la respuesta de glosa se agrupó las glosas de la cuenta médica de acuerdo a los

conceptos generales de glosa definidos.

Medicas
En el informe consolidado de glosas. El sistema agrupa los valores de glosa por cada
uno de los conceptos generales y conceptos específicos de glosa.
CUENTAS MÉDICAS
Se da clic en la columna ítem RG, este genera la pantalla datos de la cuenta.

Medicas
Una vez que se haya analizado la cuenta se acepte o no la glosa. Clic en aceptar y
genera el siguiente reporte
CUENTAS MÉDICAS
11.5 Auditoria Respuesta De Glosas
Muestra el detallado de todas las glosas de acuerdo a su número de radicación.
El número de radicación debe ser el número que se colocó para la respuesta a glosa.
Al digitar el id. Glosa o id interno se da clic en el botón consultar. Muestra el informe

detallado. Allí se realiza la auditoria de las glosas el auditor revisa la glosa y los
soportes, de acuerdo a lo indicado anteriormente la glosa se deja reitera, levantada
parcialmente, levantada totalmente. Y clic en botón aceptar. Luego se envía un
informe a la IPS donde se indica el estado de las glosas para las facturas auditadas.

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
Clic en el Link para ver datos de la cuenta

: muestra un informe del análisis de las respuestas de las glosas.
11.6 Anular Respuesta De Glosas
Permite hacer la anulación de una respuesta a glosa ya registrada, se tiene que tener
en cuenta que se debe hacer la observación de porque se va a anular.

Medicas
Se debe digitar el número de radicación, este debe ser el número que se puso para la
respuesta a glosa.
Después de esto muestra el informe con todos los datos de la glosa, allí se hace una
observación por el motivo se va a anular la glosa.
CUENTAS MÉDICAS
Luego se da clic en el botón , al momento de dar clic en este botón aparece

el siguiente mensaje: Así de este modo quedaría anulada la glosa.
Si se da clic en el botón , el registro de la glosa se eliminara.
Si se da clic en el botón , volverá nuevamente a la ventana.
11.7 Retornar Respuesta De Glosas A Auditoria
Devuelve las respuestas de glosas a estado de auditoría.

Medicas
Se debe digitar el número de la radicación de la respuesta de la glosa.
Luego de digitar el número de radicación aparece una ventana con la información de

la glosa.
CUENTAS MÉDICAS
Si se da clic en el botón inmediatamente me retorna a un estado de

auditoria la glosa.
Aparecerá el siguiente mensaje:
11.8 CONCILIACION DE GLOSAS
Permite hacer una conciliación entre la EPS y la IPS sobre las glosas pendientes que
tienen.

Medicas
11.8.1 Conciliación De Glosas
Para hacer la respectiva conciliación se deben de diligenciar los siguientes campos:

CUENTAS MÉDICAS
: Nombre del representante de la IPS el cual va hacer la

conciliación.
: Nombre del representante de la EPS el cual va hacer la

conciliación.
: Nombre del municipio para el cual se va hacer la conciliación

de las glosas.
: Lista desplegable, escoja la IPS con la cual va a conciliar.
Muestra todas las glosas que tiene la IPS.
Una vez seleccionada la IPS a conciliar el sistema proyecta la siguiente pantalla.

Medicas
Se selecciona las cuentas que se desean conciliar y se da clic en el botón
CUENTAS MÉDICAS
Se genera la siguiente pantalla
Al dar clic en el de la Conciliación se genera la siguiente ventana. Allí se muestra

cada Ítem, Servicio, valor Facturado, valor Pagado, Glosa Pagada, Glosa Aceptada,
Valor Pendiente, Valor A Pagar, Valor Aceptado, según el servicio. Adicionalmente se
encuentra el campo observación por cada factura. Una vez que se concilie el valor
aceptar y retornar.

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
Ambas partes (EPS-IPS) después de Hacer la conciliación se da clic en el botón

Allí muestra un resumen de la conciliación.
Por último se da clic en el botón .

Aparece un mensaje donde se confirma si se quiere hacer la conciliación.
Si se da clic en SI Se hace la conciliación y aparece un informe en el cual está pactado

el pago, donde se debe firmar por el representante de la IPS y el representante de la
EPS.

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
Sub Reporte
El Botón Retornar, devuelve a la página anterior, Conciliación de Glosas.

Medicas
11.8.2 Informes De Conciliación De Glosas
Muestra el informe de todas las conciliaciones que se han realizado.
Conciliaciones Muestra el consolidado de todas las conciliaciones de glosas

Realizadas
CUENTAS MÉDICAS

Medicas
Al dar clic en el link NUM_CONCIACION muestra el acta de saneamiento Conciliación
de glosa
Reporte del acta de saneamiento de glosas.

CUENTAS MÉDICAS
Conciliación De Glosas Por Ips En esta pantalla se debe seleccionar la regional,

departamento, municipio, IPS, Fecha de Inicio Proceso y Fecha Final Proceso
Permite mostrar el consolidado de conciliaciones de glosas por IPS, Se debe escoger

el nombre de conciliación de lista desplegable.
Medicas
Este link muestra el acta de saneamiento Conciliación de glosa
CUENTAS MÉDICAS

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
Muestra el estado de radicación de las glosas.

Medicas
Se digita el número de la glosa y se da clic en el botón Consultar, este genera el
formato de estado de radicación.
CUENTAS MÉDICAS
Si da clic en el botón log-obs se despliega la ventana de log observaciones, para

guardar la información, se debe hacer clic en al botón “guardar”,
Medicas
CUENTAS MÉDICAS


Medicas
11.10 Informes De Respuesta De Glosas
CUENTAS MÉDICAS
11.10.1 Análisis De Respuesta De Glosas: Nota Crédito- Detalle Pendiente
Se ingresa a la opción de análisis de respuesta de glosas: nota crédito- detalle

pendiente, en esta ventana, se permite consultar informe análisis de respuesta a glosa,
se digita el número de radicación, se da clic en consultar.
Se genera el documento análisis de respuesta de glosa, se habilita la opción de

imprimir.

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
11.10.2 Respuesta Glosas Por Auditar
Se da clic en la opción respuesta glosas por auditar, este genera la tabla de la lista de
IPS.

Medicas
Para filtrar la información se debe hacer clic en la columna radicaciones respuesta a
glosa, se genera la información filtrada y detallada de la radicación.
Clic en la columna radicación respuesta glosa, se generan los datos de la cuenta de

una manera detallada.
CUENTAS MÉDICAS
Para obtener el documento de preliminar se da clic en el botón ver análisis, se genera

el documento con los datos de la IPS
11.10.3 Glosas Aceptadas Por EPS-S
Se ingresa a la opción glosas aceptadas por EPS-S, en esta pantalla se habilitada la

búsqueda por regional y se debe digitar la fecha inicial y final.

Medicas
Se debe hacer clic en el botón consultar este genera la tabla con la información de la
IPS, con el numero radicaciones y valor glosas. Se da clic en la columna número de
radicaciones este despliega la tabla con la información de la IPS.
CUENTAS MÉDICAS
La tabla cuentas con glosas pendientes por IPS, este muestra la información de la IPS,
143código de la factura, número de radicado, fecha de radicación, valor soporte, valor
pagado, glosa pagada, glosa aceptada, valor pendiente.
Clic en la columna radicación, este despliega el documento el cual está habilitado para
imprimir.

Medicas
11.10.4 Glosas Aceptadas Por Ips
CUENTAS MÉDICAS
Se ingresa a la pantalla glosas aceptadas por IPS, se debe seleccionar la regional,

digitar la fecha inicial y final, clic en el botón consultar, se despliega la tabla con la
información de la IPS.

Medicas
11.10.5 Cuentas Conciliadas Con Glosas Pendientes
Para consultar las cuentas conciliadas con glosas pendientes, se debe seleccionar la
regional y digitar la fecha inicial y final.
Se genera la tabla con la información de la IPS, numero cuentas, valor cuentas, valor
pagado, glosa aceptada ARS, glosa aceptada por IPS.
CUENTAS MÉDICAS
11.10.6 Cuentas Con Glosa Pendiente Por Ips
En la opción de cuentas con glosa pendiente por IPS, se debe seleccionar la regional
y se debe digitar la fecha inicial y final, debe digitar el NIT por proveedor, hace clic en
el botón consultar, este genera la tabla con la información de la IPS.

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
11.10.7 Nota Debito
Digite el número de radicación y/o de la nota débito a consultar y haga “clic” en el botón
Consultar.

Medicas
mostrando el detalle de la nota débito:
CUENTAS MÉDICAS
Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón

o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior
izquierda del informe.
11.10.8 Nota Crédito
Digite el número de radicación de Respuesta a Glosa, el número de radicación ó de la

nota crédito a consultar y haga “clic” en el botón Consultar.

mostrando el detalle de la nota crédito:
Medicas
Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón
CUENTAS MÉDICAS
o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior

izquierda del informe.
11.10.9 Informe Respuesta Glosas Por Radicado
Se ingresa a la pantalla informe respuesta glosa por radicado, se digita el radicado, se

habilitan tres botones carta respuesta glosa, nota debito, detalle de respuesta glosa,
según sea la opción seleccionada este despliega información.
Recuerde que los documentos tiene la opción habilitada de imprimir.

Medicas
CUENTAS MÉDICAS

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
11.11 Radicaciones Rechazadas Ips
Se realiza el ingreso a la opción historial radicaciones rechazadas IPS, se debe

seleccionar la IPS, seleccionar fecha, digitar el valor de glosa, se digita la observación,
se da clic en el botón guardar.
La información se almacena en la tabla, id, observación, fecha, valor glosa, razón

social, nombre usuario.

Medicas
12. PAGOS
En este módulo se habilitada las opciones de, registra pago por radicación, registra
pago por comprobante, informe de pago.
12.1 Registrar Pago Por Radicación
En esta página se habilita el formulario para su diligenciamiento, se debe digitar el

CUENTAS MÉDICAS
Radicado, documento, fecha de la cuenta, con estos primeros datos el sistema genera
los demás.
Se habilitan los espacios de comprobante, debe seleccionar tipo de pago, se debe

digitar la fecha, valor pago, valor retenido y observación, para que la información se
guarde correctamente se debe dar clic en el botón registrar.

Medicas
Se genera el aviso “la información se registró correctamente en el sistema”.
La información se carga en la tabla, para salir de esta pantalla se da clic en el botón

“salir”.
CUENTAS MÉDICAS
12.2 Registrar Pago Por Comprobante
En esta opción se realizan el registro de pago por comprobante, se debe seleccionar

el proveedor, fecha inicial, fecha final, se da clic en los binóculos.
Se genera la tabla con las radicaciones realizadas

Medicas
12.3 Informe De Pagos
En esta pantalla se habilitan las opciones de pago de cuentas médicas [por fecha
radicación], cuentas médicas pendientes por pagar, pagos efectuados a IPS.
CUENTAS MÉDICAS
12.3.1 Pagos Cuentas Médicas [Por Fecha Radicación]
En esta pantalla se habilita los informes de pago de cuentas médicas, para realizar la
consulta debe seleccionar fecha inicial fecha final, se da clic en el botón consultar, este
despliega
La tabla con los informes de pago de cuentas médicas, si se da clic en la columna

numero radicado, este genera la información detallada de por IPS.

Medicas
El botón retornar, permite volver a la pantalla anterior. El botón menú informe, permite
volver a el menú principal.
12.3.2 Cuentas Médicas Pendientes Por Pagar
Se ingresa a la pantalla, se debe digitar la fecha inicial y la fecha final, se da clic en el

botón consultar.
CUENTAS MÉDICAS
Se despliega la tabla con la información de la IPS, si se da clic en el valor pagado, este

genera la tabla con ala información detallada de la IPS

Medicas
CUENTAS MÉDICAS
12.3.3 Pagos Efectuados A Ips
Se ingresa a la opción pagos efectuados a IPS, en esta se habilitada los espacios para
digitar fecha inicial y fecha final.
Se da clic en el consultar, este genera la columna con la información de la IPS, se da

clic en al columna valor pagado, este genera la información de la IPS mas detallada.

Medicas
13. SUBIR ARCHIVOS PLANOS CUENTAS MÉDICAS
Se ingresa a la opción subir archivo plano cuentas médicas, se debe cargar primero el
archivo encabezado y luego archivo detalle, se da clic en examinar.
CUENTAS MÉDICAS
Este permite seleccionar el encabezado o el detalle, se da clic en el botón procesar

archivo subidos, se da clic en subir archivo de esta manera se completa el cargue de
archivos planos. Para regresar a la pantalla inicial se da clic en el botón cerrar

Medicas
14. REPORTE GENERAL
Se ingresa a la opción reporte general, reporte general de cuentas medicas, se realiza

la consulta por fecha radica, régimen, tipo de cuenta o estado. Si la consulta se realiza
por fecha, se debe seleccionar fecha inicial, fecha final, se debe seleccionar evento o
cápita, el sistema genera la información automáticamente.
CUENTAS MÉDICAS
Se selecciona regional, departamento, municipio, se generan los datos de la IPS,

regional radicación. Para obtener el reporte se da clic en el botón generar reporte.
15. ASIGNACION AUTO CENTRO COSTO
Parametriza centro de costo para los servicios teniendo en cuenta las finalidades,
consulta, sexo, archivo rips, diagnósticos, edad.

Medicas
Para que estos se han asociados a la cuenta medica de forma automática.
CUENTAS MÉDICAS
16. PARAMETRIZACION RIPS
En esta opción se parametrizan todas la validaciones que están asignadas a los RIPS, ya que
el usuario puede modificar las opciones que tienen cada una de estas validaciones. A
continuación se muestran las opciones que tiene el usuario a su disposición:
- En este ejemplo se escogió una opción de parametrización en la cual el usuario puede elegir
las opciones que desea, tanto si es obligatorio, como también si desea que sea solo una
validación opcional, así mismo tiene la posibilidad de elegir el tipo de contrato al cual pertenece
este RIPS, como también si desea activarlo o desactivarlo.

Medicas
- En otros casos, la posibilidad de modificar los RIPS se encuentra inhabilitada, ya que estos
se encuentran por defecto en el sistema, o son funciones que por norma deben tener las
acciones seleccionadas con las que aparecen.
CUENTAS MÉDICAS

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Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 2

2.2 Cargar Archivos Masivos ................................................................................. 19

6.6.11 Informe De Auditoría......................................................................... 104

12.3.1 Pagos Cuentas Médicas [Por Fecha Radicación] ............................. 153

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 5

QUALITY DATA S.A. es una empresa de tecnología especializada en el desarrollo de

Buscamos permanentemente superar las expectativas de nuestros clientes

 Desarrollar soluciones informáticas rentables con innovación permanente,

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 6

1.1 Cargar Archivos

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 7

En caso que el archivo a subir no corresponde, tanto en estructura como en nombre,

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 8

1.3 Carga De Rips

red de prestadoras (IPS) al módulo de cuentas médicas.

En esta ventana se debe seleccionar la regional, el departamento y municipio de

Cuando se tenga todo el formulario debidamente diligenciado se procede a dar clic

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 10

Mediante el botón Radicar > Factura el sistema permite almacenar la información y

Mediante esta opción cada factura de la cuenta presentada se auditará de forma

Mediante el botón Radicar > Cuenta Cobro el sistema permite almacenar la

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 11

1.4 Consultar Rips

Este reporte permite visualizar la información referente al número de registros

En la última columna Fecha Registro se puede visualizar un hipervínculo, el cual

Para detallar aún más la consulta, se puede conocer el número de actividades

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 12

1.5 Consultar Inconsistencias

En esta pantalla se pueden visualizar el detalle de estos registros.

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 13

Inconsistencia: Corresponde al nombre de error encontrado durante el proceso de

Observación: Corresponde a la variable por la cual se presentó la inconsistencia.

Por medio del botón Evaluación se almacena la evaluación de desempeño y calidad

Dando clic en el botón evaluación, se despliega la pantalla con el formato de

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 14

Después de realizar la evaluación se hace clic en el botón grabar, se genera un aviso

1.6 Anular Carga De Rips

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 15

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 16

2.1 Carga Archivos

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 17

Se va seleccionando archivo por archivo, clic en examinar y luego cargar. Cuando el

Luego Clic en el botón Cargar Rips El aplicativo lo envía a la siguiente

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 18

En caso que el archivo a subir no corresponde, tanto en estructura como en nombre,

2.2 Cargar Archivos Masivos

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 19

Al momento de realizar la carga de los archivos, el sistema de información visualiza el

Clic en el botón Cargar Rips El aplicativo lo envía a la siguiente

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 20

2.3 Programación De Carga De Rips

Este módulo permite realizar de forma “programada” la carga de RIPS y la radicación

En esta ventana se debe seleccionar lo siguiente:

Se selecciona el tipo de Régimen de la cuenta (Subsidiado o Contributivo).

Después de diligenciar los campos anteriores se da clic en el botón Agregar Archivo

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 22

Si el usuario quiere modificar el archivo lo puede eliminar y realiza nuevamente el

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 23

inconsistencia el sistema proyectara los siguientes mensajes.

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión Diciembre 2016 Capítulo 12 Cuentas Medicas 24