CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS

Código: S.GC.PR.01 Revisó: G.S.G.C.

Elaboró: G.S.G.C. Aprobó: Comité de calidad Fecha: 30-04-2012
OBJETIVO: Garantizar el suministro oportuno y adecuado de los bienes y servicios que requiere la ACP.
ALCANCE: Aplica a todos los bienes y servicios que se requieran para la adecuada operación de los procesos de la ACP.
DEFINICIONES:

Para la adquisión de bienes y servicios los proveedores se deben someter a una evaluación de selección. Se solicitarán tres cotizaciones y la decisión se toma previa comprobacion de calidad, precios y
tiempos de entrega.
Despúes de cada evento y de edición de una revista se reevalúan los proveedores que impactan y anualmente se reevaluan los otros proveedores.
CONDICIONES El presente proceso aplica a los servicios y bienes críticos para la prestación de los servicios operativos, publicaciones, eventos, etc, y para bienes de precios superiores a 3 SMMLV.
GENERALES Los críterios de evaluación se definen en el formato "Evaluación de Proveedores" y su peso porcentual varia dependiendo de que influyan directamente en la calidad del producto, estos últimos son cómo
diseño e impresión de las publicaciones, servicio de hosting y dominio de página web, diseño de caratula, traducción, registro y acreditación de eventos, alquiler de equipos de traducción, equipos
audiovisuales, operadores logisticos, distribución de la revista, mantenimiento y reparación de infraestructura, en cuyo caso el aspecto de calidad del producto tiene un mayor peso, en los otros casos todos
los aspectos tienen el mismo peso porcentual.

PROCESO PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS RESPONSABLES
PREDECESORES SIGUIENTE

Dirección Administrativa y
Financiera
Planes estratégicos Dirección Operativa
Todos los procesos Necesidad de materiales, servicios y Planificación de las compras Solicitud de servicio / productos Directores Comités y/o
equipos Subcómites
Asistente Administrativo
Asistente Contable

Solicitud de servicio / productos
Solicitud de servicio / producto
Registro de Proveedores actuales.
Creación del Registro de Proveedores Registro de proveedores actuales
Asistente Administrativo
Asistente Contable
Solicitud de Cotizaciones Cotizaciones

Selección y Evaluación de Proveedores, Análisis de cotizaciones

Cotizaciones y
Cotización aprobada
Criterios de Selección de Proveedores Vo. Bo. Dirección Administrativa y Financiera y Dirección Gestión de Compras
Operativa Gestión Financiera Dirección Administrativa y
Financiera
Contadora
Solicitud de servicio / producto aprobada Comunicación de Compra de producto o Tesorero
Elaboración y aprobación de Órdenes de Compra o Servicios Servicio aprobada y/o
Órdenes de Compra o Servicios
Cotización aprobada

Comunicación de compra
Comunicación de Compra de producto o Asistente Administrativo
Gestión de Compras Compra o subcontratación Producto
servicio Asistente Contable
Proveedor Servicio

Entrada a contabilidad y/o Aceptación del

Productos
servicio prestado Solicitante del Producto o
Servicio
Factura Servicio
Recepción e Inspección de bienes o servicios adquiridos
Asistente Administrativo
Información para la reevaluación de Asistente Contable
Factura Proveedor
Proveedores

Procesos
Comunicación de Compra y/o Servicios Entrega al destinatario final de los bienes o servicios adquiridos Evidencia del producto entregado Operativos Asistente Administrativo
y/o de Soporte

Información para la reevaluación de Dirección Administrativa y

Resultado de la re evaluación de
Proveedores Evaluación y Reevaluación de Proveedores Compras Financiera y Dirección
proveedores
Criterios de evaluación de Proveedores Operativa
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Información para la reevaluación de Dirección Administrativa y
Elaboró: G.S.G.C. Resultado de la de
Aprobó: Comité re evaluación
calidad de Fecha: 30-04-2012
Proveedores Evaluación y Reevaluación de Proveedores Compras Financiera y Dirección
proveedores
Criterios de evaluación de Proveedores Operativa

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Elaboró: G.S.G.C. Aprobó: Comité de calidad Fecha: 30-04-2012

REQUISITOS DE
PARÁMETROS CONTROL MEDICIÓN / SEGUIMIENTO REQUISITOS ISO 9001
LEY

% de proveedores con calificación mayor

Calificación de proveedores 7.4 COMPRAS
a4

DOCUMENTOS Y REGISTROS
NOMBRE NOMBRE NOMBRE
Registro y actualización de Proveedores Cotización
Comparación de cotizaciones Solicitud de cotización
Evaluación de proveedores Orden de compra producto o servicio

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