Sunteți pe pagina 1din 95

ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

UNIVERSITATEA DIN BUCUREŞTI


DEPARTAMENTUL DE ÎNVĂŢĂMÂNT LA DISTANŢĂ

ARHIVISTICĂ

- Suport de curs-

ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Universitatea din Bucureşti


- 2007 -

1 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Acest material este destinat uzului studenţilor


Departamentului de Învăţământ la Distanţă.
Reproducerea integrală sau parţială a acestui material este
posibilă doar cu acordul scris al Departamentului de
Învăţământ la Distanţă.

Universitatea din Bucureşti


Editura CREDIS
Bd. Mihail Kogălniceanu, Nr. 36-46, Corp C, Etaj I, Sector 5
Tel: (021) 315 80 95; (021) 311 09 37, 031 405 79 40, 0723 27 33 47
Fax: (021) 315 80 96
Email: credis@credis.ro
Http://www.credis.ro

2 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

X. ARHIVISTICĂ

1.. Probleme generale. Terminologie arhivistică

Arhivistică este disciplina „a cărei sferă de cercetare o constituie izvoarele scrise pe suporţi friabili, pe baza
cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative în vederea stabilirii soluţiilor optime de ordonare,
selecţionare, inventariere, conservare şi valorificare a documentelor1.
Este ştiinţa care se ocupă cu teoria şi practica muncii în arhive.
Arhivele ocupă un loc de seamă în activitatea cercetătorilor din domeniul istoriei, filologiei, lingvisticii,
bibliologiei, deoarece ele furnizează informaţii de primă importanţă pentru elaborarea diverselor teorii, pentru
verificarea şi consolidarea ştiinţifică a unor ipoteze şi teorii existente.
Aşadar, în pregătirea filologului şi a specialistului în istorie, realizarea contactului cu arhivele, cu sistemul de
organizare, cu fondurile şi colecţiile constituţie este absolut necesară. Cercetătorii care-şi încep activitatea de pe
băncile facultăţii trebuie să-şi facă stagiul în arhivă ca într-un laborator, realizând contactul direct cu documentele.
Arhivistica, asemenea altor discipline, are o terminologie specifică atât pentru problemele teoretice cât şi
pentru cele practice. Este cunoscut, însă, faptul că, în acest domeniu, în lumea arhivisticii, nu s-a ajuns la o
concordanţă deplină.
Terminologia arhivistică constituie o problemă vastă şi greu de rezolvat, dacă se ţine seama de multitudinea
materialelor documentare create în trecut, variatele sisteme de registratură, metodele de arhivare diferite în provinciile
istorice şi în instituţiile care le-au creat.
Necesitatea cunoaşterii cuvintelor şi expresiilor vechi folosite în documente a determinat apariţia unor
glosare separate sau anexate. Explicarea cuvintelor vechi şi a neologismelor a constituit şi obiectul unor dicţionare,
glosare sau lexicoane.
De-a lungul timpului, scriitorii de acte şi creatorii de arhive au întrebuinţat diferite denumiri prin care şi-au
individualizat lucrările. Fiecare ţară îşi are nomenclatura sa, variabilă în timp şi loc. Acelaşi cuvânt poate avea
diferite accepţiuni, nu numai în aceeaşi cancelarie şi în acelaşi timp, ci şi la acelaşi scriitor, lucruri care au
constituit o serioasă piedică în studierea documentelor vechi şi în clasificarea lor.
Aceste considerente au stat la baza constituirii unui capitol separat de terminologie arhivistică. încercăm astfel
să venim în sprijinul studenţilor pentru a uşura înţelegerea disciplinei. Pe de altă parte încercăm să furnizăm
informaţii, în manieră sintetică, fără a mai alcătui capitole separate în prezentul curs.
Am utilizat o serie de tratate, lexicoane, ghiduri, dicţionare din care am extras ad literam definiţiile şi
terminologia explicativă. Pentru a uşura lectura am făcut menţiunile cuvenite la sfârşit în bibliografia capitolului.
1
Dicţionar al ştiinţelor speciale ale istoriei, p. 44-45.

3 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

ACT — document eliberat de o autoritate, prin care se atestă un fapt, o obligaţie,


identitatea cuiva (Dicţionarul Limbii Române Moderne).
În sens restrâns actul desemnează mărturii scrise în forme variabile după timp şi loc.
Din punct de vedere arhivistic, se face distincţia act/document. Actul desemnează mai
multe înscrisuri care nu pot determina o chestiune decât luate toate împreună (petiţie, referat,
rezoluţie).
Actul este un „termen general care se dă pentru orice înscris întocmit de persoane
fizice sau juridice, consemnând situaţii de drept sau de fapt". Se pare că în legislaţia actuală
termenul se foloseşte în primul rând pentru actul de natură juridică2.
ARHIVA - Termenul de arhivă este unul fundamental. El derivă din cuvântul grecesc
archeion locul unde îşi avea reşedinţa - arhontele care era înaltul magistrat din polis-ul
grecesc numit arhonte şi locul unde se păstrau actele emise în timpul activităţii sale.
Termenul a fost preluat de romani sub forma: archivum, arcivum, archivium.
În evul mediu, noţiunea desemna nu numai locul de păstrare al documentelor, ci şi
documentele aflate în acel loc. Pe măsura transformării acestora în sursă de informare şi pe
măsura conturării arhivisticii ca disciplină ştiinţifică, au apărut definiri diferite ale termenului
de arhivă. Cu toate deosebirile dintre definiţii, se poate porni de la „părerile generale asupra
sferei de noţiuni a termenului"3. În acest sens, noi am mers pe linia definiţiilor şi a orientărilor
date de Tratatul de arhivistică, lucrare aflată în ms. dactilo la ANIC4.
In lucrările de teorie arhivistică, termenul de arhivă este tratat în accepţiunea lui de
„ansamblu sau totalitate de documente"5.
Arhiva, în înţeles, de ansamblu sau totalitate de documente, trebuie să întrunească
următoarele condiţii: „să ia naştere în urma activităţii desfăşurate de un creator de arhivă
(instituţie, persoană fizică); să fie constituită dintr-un ansamblu, culegere, strângere laolaltă
de documente acumulate în cursul activităţii desfăşurate de creatorul de arhivă; să formeze o
unitate organică, constituită după o anumită ordine, sau păstrată într-un loc determinat;
păstrarea documentelor să fie justificată de utilizarea lor"6.
În prezent, termenul de arhivă poate fi interpretat ca:

2
Ibidem,p. 13.
3
Tratat de arhivistică, ms. dactilo, voi. I, p. 18.
4
Mulţumim conducerii bibliotecii ANIC precum şi colegei Lidia Brânceanu de a ne fi pus la dispoziţie
acest Tratat atât de util în elaborarea unui curs general de arhivistică. (Bucureşti, 1995)
5
În limbile neolatine, în cazul termenului de arhivă nu se face o distincţie în ceea ce priveşte provenienţa,
vechimea, valoarea sau destinaţia documentelor care constituie arhiva. Dar în terminologia germană,
termenul de arhivă se referă numai la documentele cu o anumită vechime, păstrate pentru valoarea lor.
Pentru documentele păstrate de creatorul lor în scop administrativ, se foloseşte termenul de registratură
(Registratur). În epoca contemporană au apărut mai multe puncte de vedere privind termenul de arhivă. Unii
autori susţin că acesta poate avea două accepţiuni: a) loc de depozitare şi păstrare a arhivaliilor, precum şi b)
totalitatea arhivaliilor păstrate într-un loc determinat. Arhivaliile reprezentând totalitatea materialelor
arhivistice constituite organic şi păstrate ca atare.
6
Tratat de arhivistică, voi. I, p. 22-23.

4 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

1) instituţie de arhivă. Termenul folosit la singular sau plural desemnând instituţiile


specializate pentru păstrarea, organizarea şi valorificarea documentelor de arhivă cu valoare
practică sau istorico-documentară;
2) loc de păstrare a documentelor - cu sensul de compartiment, sector, structură
organizată, inclusiv locul destinat în cadrul instituţiei respective pentru păstrarea organizată a
documentelor acumulate de către un creator de fond, cu evidenţă proprie;
3) indicarea ansamblului de documente provenite de la un creator.
În baza practicii arhivistice s-au fixat trei categorii de arhive: arhiva curentă, arhiva de
depozit şi arhiva istorică7.
Arhiva curentă este aceea care se află în curs de constituire, constituire ce se bazează
pe anumite reglementări şi ale cărei documente mai sunt folosite la compartimentul creat de
creatorul de fond pentru rezolvarea lucrărilor curente. Ea păstrează hârtiile tuturor
problemelor aflate în curs de lucrare. Limita maximă până când documentele se pot
considera ca fiind părţi ale arhivei curente este de 2 ani.
După acest timp, arhivele îşi pierd actualitatea şi trec la arhivele clasate, constituind
arhive de depozit. La anumite termene, fixate prin legislaţia arhivistică, materialele
arhivistice socotite cu caracter permanent se predau către Arhivele Naţionale, care sunt
considerate arhivă istorică sau generală8, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-
primire. Aceste arhive după ce vor fi prelucrate, vor fi deschise publicului spre consultare.
În arhivistică franceză, accepţia este următoarea: „arhivele sunt ansamblul de
documente strânse sau constituite de o persoană fizică sau morală sau de un organism public
sau privat, rezultând din activitatea lor, organizat de acesta şi conservat în vederea unei
utilizări eventuale"9.
în arhivistică românească, A. Sacerdoţeanu a dat o definiţie asemănătoare: Arhiva este
„o strângere ordonată într-un loc determinat, a oricărui fel de înscrisuri pe material puţin
durabil, rezultate din activitatea instituţiilor sau a persoanelor şi păstrate cu scopul de a
cunoaşte bunurile materiale şi morale, atât ale creatorilor lor, cât şi ale întregii societăţi
contemporane lor".
ARHIVAR — specialistul care lucrează într-o instituţie, în arhivă şi are studii medii.
ARHIVIST - lucrător din Arhive (Arhivele Naţional judeţene, ale creatorilor) cu
calificare superioară, care se ocupă cu strângerea, clasarea, inventarierea, păstrarea şi
folosirea materialelor arhivistice, capabil să se orienteze în arhivele istorice şi în orice limbă
ar fi scrise documentele. Deţine anumite funcţii de răspundere.
ARHIVISTICĂ — ştiinţa auxiliară a istoriei „a cărei sferă de cercetare o constituie
izvoarele scrise pe suporţi friabili, pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi
aplicative în vederea stabilirii soluţiilor optime de ordonare, selecţionare, inventariere şi
valorificarea documentelor"10.
COLECŢIE ARHIVISTICĂ reprezintă o unitate artificial alcătuită din documente de
provenienţă diferită. Ea „reprezintă totalitatea documentelor grupate de o organizaţie, o

8 N. Edroiu, Introducere în ştiinţele auxiliare ale istoriei, Cluj-Napoca, 1992, p. 245.


9 A. Sacerdoţeanu, Arhivistică, Bucureşti, Ed. Did., şi Pedag., 1971, p. 146.
i(Jean Favrier, Les archives, Paris, 1973, p. 5.
Dicţionar al ştiinţelor speciale, p. 44-45.

5 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

familie sau persoană fizică, conform unui anumit criteriu (...) fără a se ţine seama de
provenienţa unei legături organice"11.
Este vorba de o grupare de documente de provenienţă şi/sau existenţă izolată sau
fragmentară, fără legătură şi succesiune organică reunite pe baza unuia dintre următoarele
criterii: tematic, cronologic, particularităţi externe, teritorial, formă de păstrare şi constituire,
conţinut, limbă, suport, calitatea colecţionarului. Aşadar colecţia presupune mai mulţi
creatori.
DOCUMENT - act oficial sau particular prin care se adevereşte (sau se preconizează)
un fapt, se conferă un drept sau se recunoaşte o obligaţie. Este definiţia dată documentului
din punct de vedere juridic.
Documentul este „elementul component fundamental al fondului sau al colecţiei cu
caracteristici proprii şi unitate de conţinut. Totalitatea acestor elemente componente ale unui
fond sau colecţie s-a numit şi „material arhivistic", „material documentar", „arhivalii" şi
„documente".
Nu în toate cazurile, însă, documentul constituie o unitate fizică de sine stătătoare.
Fondurile şi colecţiile arhivistice fiind alcătuite dintr-un ansamblu de documente.
Termenul de document de arhivă apare în literatura de specialitate arhivistică în diferite feluri.
O categorie numeroasă de documente o constituie acelea scrise pe pergament şi hârtie
în cancelariile voievodale. Ele constituie documente tradiţionale.
După cel de-al doilea război mondial au apărut şi alte categorii de documente scrise şi
imprimate pe suporţi speciali - benzi de magnetofon, videocasete, dischete.
Noţiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepţie foarte largă12. El
se defineşte ca fiind un text scris sau tipărit, inscripţie sau altă mărturie servind la
cunoaşterea unui fapt real, actual sau din trecut redactată într-o formă clară şi cu înţeles de
sine stătător. Definiţia însumează toate categoriile de surse ce pot transmite informaţii
implicit surse pe suporţi friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor
sonore, cinematografice, videografice, care prezintă interes pentru cunoaşterea istorică.
Legea Arhivelor Naţionale din 1996 menţionează că prin documentele care fac parte
din Fondul Arhivistic Naţional al României se înţelege: acte oficiale şi particulare,
diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, afişe, chemări, planuri, schiţe,
hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matriţe sigilate, precum şi
înregistrări foto video, audio şi informatice cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către
creatori români în străinătate13.
FOND ARHIVISTIC - termen de provenienţă franceză introdus la noi după al doilea
război mondial;
Termenul de fond arhivistic în arhivistică românească este definit ca fiind „totalitatea
documentelor create în decursul activităţii unei instituţii, întreprinderi, organizaţii, asociaţii,
independentă din punct de vedere organizatoric şi operativ, ori a unei familii sau persoane
fizice"14.

11
Ibidem, p. 74.
12
Dicţionar al ştiinţelor speciale, p. 103-104.
13
„Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996, cap. 1.
Dicţionar al ştiinţelor speciale, p. 121.

6 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Fondul este organic constituit din documente care provin de la acelaşi creator de fond
şi corespunde cu activitatea creatorului de fond, materializată în documente.
Cunoaşterea şi valorificarea documentelor dintr-un fond presupune cunoştinţe
temeinice despre creatorul de fond şi despre activitatea acestuia, despre structura fondului.
În accepţiunea modernă, la baza conceptului de fond arhivistic stă principiul
provenienţei în raport de creator, potrivit căruia totalitatea materialelor documentare create
de acelaşi subiect (persoană juridică sau fizică) reprezintă un lucru în sine, astfel încât,
indiferent de evenimentele la care ar fi supuse în decursul timpului, ele reprezintă
componente ale aceluiaşi tot.
În actuala Lege a Arhivelor Naţionale (1996) se specifică: „constituie izvoare istorice
şi alcătuiesc FAN al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de
stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase,
precum şi de către persoanele fizice15".
UNITATE ARHIVISTICĂ (u.a.) este definită ca fiind „cea mai mică unitate
arhivistică indivizibilă. Poate fi formată din una sau mai multe file, eventual dintr-un caiet
sau dintr-un volum" (Lexicon of Archive of Terminology) sau: „unitate de evidenţă şi
clasificare a documentelor de arhivă care reprezintă un document distinct sau totalitatea
documentelor care au o importanţă de sine stătătoare.
Termenul desemnează un element component al unui fond sau al unei colecţii
arhivistice care se distinge prin formă şi conţinut, se referă la o problemă, la o acţiune şi
ocupă o poziţie distinctă într-un instrument de evidenţă.16
Unitatea arhivistică este unitate de sine stătătoare din punct de vedere arhivistic,
indivizibilă cu operaţiunile arhivistice.

2. Forme de păstrare a documentelor


Pentru prelucrarea documentelor trebuie să se cunoască formele acestora. Documentele
s-au păstrat sub formă de: concept, original, copie.
CONCEPTUL - forma de document premergătoare originalului; se mai numeşte şi
ciornă. In paleografia latină apar denumirile: nota, minuta, imbreviatura.
ORIGINALUL17 - forma cea mai completă a documentului, care prezintă semne de
validare: iscălituri, peceţi; este ceea ce a fost făcut primul, care nu e făcut după un model.
Are valoare probatorie jurdică deplină.
Variantele ori finalurile pot fi: documentele originale reînnoite sau confirmate de
acelaşi domn într-o domnie ulterioară sau de urmaşii acestuia; documente multiple.
COPIA18 - formă de păstrare a documentelor, făcută respectând întocmai conţinutul
originalului sau numai unele părţi ale acestuia.
Câteva tipuri de copii: copia autentificată - copie certificată de o autoritate, fie după un
document original fie după altă copie cu valoare de original (copii din condici de
documente); are valoare de original.

15
Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996, cap. I. 16
Dicţionar al ştiinţelor speciale, p. 234. "ibidem,
p.180. 18 Ibidem, p. 89 - pentru tipurile de copii

7 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

copie figurată - copie care redă cuprinsul actului original şi caută să imite actul din punct
de vedere al aspectului exterior; nu sunt autentificate, (facsimilele; xeroxurile); - copie
liberă - copie făcută de orice persoană şi neautentificată;
DOCUMENTE FALSE - nu pot fi socotite ca un gen de documente, pentru că fals
poate fi oricare dintre genurile ştiute; sunt false documentele care au fost create pentru a
înşela autoritatea în scopul obţinerii unor privilegii. Acestea pot fi: documente false total
(scrise în întregime, pe un temei fals) şi documente false parţial (care conţin textul original,
dar în care s-au şters sau adăugat nişte cuvinte).

2.1. Operaţiuni arhivistice


19
SELECŢIONAREA - operaţie de bază din activitatea arhivistică, constând în
stabilirea valorii documentelor în vederea păstrării celor cu valoare practică şi istorico-
documentară şi a eliminării celor fără valoare. Are ca principal obiectiv stabilirea izvoarelor
documentare de importanţă ştiinţifică şi cele ce trebuie păstrate pe termen nelimitat.
În baza acestei operaţiuni stau următoarele criterii: criteriul cantităţii, criteriul
caracteristicilor externe, criteriul frecvenţei, a importanţei creatorului de fond, criteriul
valorii istorico-documentare, criteriul valorii practice, ş.a.
ORDONAREA20 - operaţie arhivistică constând în gruparea documentelor selecţionate
în fonduri şi colecţii, după anumite criterii. Acestea pot fi: cronologic, cronologic-structural,
structural cronologic, pe probleme alfabetic ş.a. Criteriul se stabileşte de către arhivişti în
funcţie de cantitatea documentelor şi de calitatea acestora.
INVENTARIEREA21 - operaţie arhivistică de luare în evidenţă a documentelor şi a
unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie, conform nomenclatorului dosarelor. Rezultă
inventarul fondului sau al colecţiei.
INVENTARUL22 - este principalul instrument de evidenţă într-o arhivă. El prezintă
două aspecte: aspect administrativ (luare în evidenţă) şi instrument de lucru (în cercetare).
Inventarul, din punct de vedere administrativ, este un registru în care sunt transcrise într-o
anumită ordine, fişele documentelor unui fond sau al unei colecţii; reflectă cantitatea
documentelor dintr-un depozit, fond, colecţie, la o anumită dată, fiind un instrument
obligatoriu de evidenţă şi de cercetare
În cercetare, inventarul oferă conţinutul unui fond şi este punct de plecare în elaborarea unor
lucrări, studii, articole.
Titlul inventarului este dat de denumirea instituţiei sau al personei, sau al familiei
creatoare de fond. Se menţionează titlul ultim şi complet al instituţiei. Pentru fondurile
personale se menţionează Numele, prenumele şi iniţiala tatălui. Conţinutul inventarului
reflectă complexitatea documentelor. Documentele pot exista sub următoarele forme:
DOSAR - acea unitate arhivistică în care se grupează documente referitoare la aceeaşi
problemă, de aceeaşi valoare, cu acelaşi termen de păstrare, după un criteriu stabilit în

19
Dicţionar al ştiinţelor speciale, p. 211.
20
Ibidem, p. 178.
Ol _ . . . ._
21
Ibidem, p. 143
22
Ibidem, p. 141

8 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

prealabil: tematic, alfabetic, geografic23. Dosarul constituie o unitate arhivistică în cazul


documentelor contemporane şi se constituie conform Nomenclatorului Arhivistic.
FOAIE VOLANTĂ - tipăritură pe o singură faţă, care se difuzează cu un prilej
deosebit;
FOTOGRAFIE - imagine pozitivă a unei fiinţe, a unui subiect, a unui peisaj, fixată pe
hârtie fotografică cu ajutorul unui aparat de fotografiat;
MANUSCRIS - text scris de mână sau dactilografiat; dar care nu a fost publicat;
REGISTRU - locul în care se scriu, se înregistrează sau se copiază operaţii sau acte
oficiale cu caracter administrativ, comercial sau de altă natură, privind activitatea unei
persoane juridice sau fizice24.

Primele instrumente de evidenţă au apărut în arhivele orăşeneşti din Transilvania.


După cuprinsul lor, după rolul şi comparându-le cu instrumentele de evidenţă şi informare
apărute ulterior, le putem clasa în categoria instrumentelor de evidenţă.

2.2. Instrumente de lucru


OPIS - „Lista tuturor actelor cuprinse într-o unitate arhivistică, în care se redă pe scurt
conţinutul acestora"25.
Ceea ce dă caracterul unui instrument arhivistic este în primul rând cuprinsul său şi
funcţia pe care o are în cadrul fondului de care aparţine.
După cuprins, instrumentele acestea reflectă în mod succint conţinutul documentelor
pentru care au fost întocmite. Funcţia pe care o îndeplineau era aceea de a orienta, nu numai
asupra conţinutului de documente, ci şi asupra locului pe care îl ocupă în fond pe baza cotelor.
Aşadar, le putem considera ca făcând parte din instrumentele de evidenţă şi informare.

J. Publicaţii arhivlstice26
Publicaţiile arhivistice constituie, alături de expoziţii şi conferinţe, principala
modalitate de valorificare a documentelor. În acelaşi timp ele constituie şi instrumente de
cercetare.
Lucrarea este prezentată cu o introducere şi cu o serie de instrumente de lucru.
3.1. Tipologia instrumentelor de cercetare
Elaborarea instrumentelor de cercetare după principiile comune elaborate de Consiliul
Internaţional al Arhivelor este condiţia care permite schimbul de date între servicii şi atunci
poate asigura o mai bună informare a cercetătorului, ceea ce constituie obiectivul
fundamental al activităţii arhivistice.

23
Ibidem, p. 205.
24
Ibidem,-g. 198.
25
Ibidem, p. 177.
26
S-au folosit definiţiile din lucrarea: Tudor Mateescu, Ioana Burlacu, Gabriela Mărăşoiu, Publicaţiile
Arhivelor Statului (1860-1977), Bibliografie analitică, voi. I, Bucureşti, 1978, voi. II, Publicaţiille
Arhivelor Statului (1978-1985); Bibliografie analitică, Bucureşti, 1987. /
* Subcapitol realizat împreună cu d-na Măria Petre de la ANIC.

9 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Diversitatea instrumentelor de cercetare folosite în arhive determină o clasificare a lor.


Astfel ele pot fi clasificate:
• după destinaţie: instrumente destinate publicului şi instrumente interne ale serviciului
de arhive;
• după formă: instrumente redactate (pe hârtie), baze de date;
• după suport: instrumente pe hârtie (manuscris, dactilografiat sau imprimat), şi pe
suport informatic (disc dur, CD, instrumente în reţea);
după obiectivul lor: instrumente privind unul sau mai multe servicii de arhive;
• după ordinea cotării: instrumente de cercetare numerică (în ordinea cotelor) şi
instrumente metodice (într-o logică, diferită de cea a cotelor)27.
Terminologia instrumentelor de cercetare se sprijină pe noţiunea nivelului de descriere.
Acest criteriu de clasificare, prevăzut de norma ISAD/G, permite utilizarea aceleiaşi
terminologii pentru instrumente de cercetare pe hârtie şi a celor pe suport informatic. După
nivelul de descriere instrumentele pot fi analitice sau sintetice.
Instrumente de cercetare analitice
• Inventarul arhivistic este instrumentul de cercetare care cuprinde descrierea analitică
a fiecărei unităţi arhivistice dintr-un fond sau dintr-o colecţie. În introducere se dau
informaţii despre istoricul creatorului de fond, istoricul fondului sau colecţiei, genul
documentelor şi importanţa lor istorico-documentară, cantitatea, sistemele de arhivare
folosite28. Inventarul arhivistic ştiinţific este mai bogat în informaţii care ar putea interesa
cercetarea ştiinţifică şi este însoţit şi de un aparat ştiinţific29. Ultimul inventar arhivistic
ştiinţific editat de ANIC, este Casa Regală. Documente oficiale 1866-1900. Aceasta
cuprinde indici deosebit de utili pentru regăsirea informaţiilor. La sala de studiu a ANIC se
găsesc 1900 de inventare, dintre care aproximativ 300 în manuscris, ele însele adervărate
documente, îndeosebi ale fondurilor ecleziastice. De asemenea aproximativ 150 de inventare
de preluare, care nu respectă întocmai normele de redactare ale unui inventar arhivistic, nu
au prefeţe, unele au cote duble şi nu au indici. In anul 2004 au fost primite la sala de studiu a
ANIC 69 de inventare arhivistice dintre care 21 aparţinând fondului Ministerului Cultelor şi
Instrucţiunii Publice (1832-1921), care au înlocuit inventarele de preluare folosite anterior.
ALBUM DE DOCUMENTE - publicaţie arhivistică întocmită pe diverse teme (pe
criterii lingvistice, pe etape istorice). În raport cu tema aleasă, se selecţionează documentele
şi se face o listă cu acestea. Se redactează un text explicativ pentru orice document şi se face
o descriere externă a documentului indicându-se fondul sau colecţia cărora aparţine lucrarea
are scop să popularizeze documentele păstrate în Arhivele Naţionale. Documentele sunt
redate sub formă de facsimil. \
CATALOGUL ARHIVISTIC30 de documente - lucrare arhivistică complexă, care
pune la dispoziţia cercetătorului, pentru o anumită problemă, toate informaţiile pe care le
conţin fondurile unuia sau mai multor depozite de arhive.

Christine Nougaret, Les instruments de recherche dans Ies archives, Paris, 1999.
Norme tehnice privind desfăşurarea activitpăţilor în Arhivele Naţionale aprobate de Directorul General
prin Ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996, Bucureşti, 1996, p. 48.
29
Pentru aceasta vezi: Publicaţii arhivistice. Catalog (1860-2000) întocmită de Marcel Dumitru Ciucă şi
Măria Ignat, Bucureşti, 2000, p. 11-12.
30
Ibidem, p. 65.

10 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Catalogul arhivistic cuprinde două părţi:


• catalogul documentelor - prezentare cronologică a documentelor; orice document
trebuie analizat, extrăgând din el toate datele pe care le conţine. Se alcătuieşte o fişă
arhivistică cu data, localitatea, emitentul, destinatar, obiectul documentului,
descrierea lui, bibliografia.
• aparatul ştiinţific care cuprinde: introducere, lista de documente, lista de
corespondenţă a fondurilor, lista cu falsuri, lista de instituţii, indice onomastic,
toponimic, general, bibliografie generală.
• Catalogul de documente prezintă în mod detaliat conţinutul documentelor unui fond
sau ale mai multor fonduri, stabilite după anumite criterii: tematic, topografic, de limbă etc.
El se constituie prin repartizarea conform criteriului stabilit a regestelor ce cuprind toate
informaţiile conţinute în documente, care ar putea interesa pe cercetători (nume de persoane,
de localităţi, instituţii, probleme) se dau şi extrase din text, atunci când ele reprezintă mostre
de limbă, se face descrierea diplomatică a documentului, astfel încât să se ofere informaţii şi
specialiştilor în ştiinţele auxiliare, se indică şi bibliografia documentului31.
Prin structură, în catalog, documentele sunt descrise pentru ele însele şi nu sunt
reamplasate în contextul unui nivel superior de descriere32.
EDIŢIA DE DOCUMENTE - se pot întocmi după criterii tematice diferite. Tema şi-o
alege cel care realizează ediţia. Se alcătuieşte o bibliografie cu lucrările care s-au editat, apoi
se face o listă de inventare, de cataloage care cuprind documentele ce urmează să facă parte
din volum. La sfârşit se indică cota arhivistică, descrierea documentului şi bibliografia.
•. Ediţiile de documente se întocmesc după criteriul cronologic sau tematic. Redarea
integrală a textului în limba originală, atunci când sunt documente în limbi străine, urmată de
traducerea în limba română, însoţită de aparatul ştiinţific adecvat, au determinat ca aceste
instrumente de cercetare_să furnizeze o comunicare completă a informaţiilor aflate în Arhive.
Arhivele Naţionale au elaborat fie ediţii proprii, fie ediţii de documente în colaborare cu
institiute de cercetare33.
• Albumul de documente reuneşte documente selectate pe diferite criterii tematice
(istorice, paleografice, de limbă, suport etc.) şi este elaborat prin tehnica reproducerilor
tehnice. Au fost elaborate albume de paleografie ca şi albume de documente destinate
difuzării valorilor documentare conservate în Arhive34. Ultimul album a fost consacrat
împlinirii a 500 de ani de la trecerera în nefiinţă a domnitorului Ştefan cel Mare: Ştefan cel
Mare - 500, Album, Bucureşti, 2004.
Diferenţierile între fiecare categorie de instrumente de cercetare nu sunt stricte, de
aceea este necesară o mare supleţe în redactarea lor35.
Instrumente de cercetare sintetice
• Lista numerică a inventarelor de la sala de studiu este lista care cuprinde inventarele
aflate în cercetare, în ordinea numărului de inventar, cu denumirea fondului descris şi anii
il
Ibidem,p. 12-15.
32
Christine Nougaret, op. cit., p. 123.
Pentru aceasta vezi: Publicaţiile arhivistice.Catalog (1860-2000), p. 15-23 precum şi ultimele volume
publicate. ™Ibidem,p. 27-28.
Christine Nougaret op. cit., p. 128.

11 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

extremi ai documentelor. Ea este completată pe măsură ce sunt primite noi inventare în


cercetare. Este un instrument de cercetare util pentru că asigură o privire de ansamplu,
deosebit de succintă asupra fondurilor care pot fi studiate într-o unitate de arhivă.
• Lista alfabetică a inventarelor de la sala de studiu este o variantă a listei inventarelor
ordonate alfabetic cu indicarea denumirii fondului şi anilor extremi. Spre deosebire de lista
numerică, aceasta grupează în cazul fondurilor complexe toate inventarele direcţiilor şi
serviciilor componente. La sala de studiu a ANIC dispunem de o listă alfabetică a
inventarelor fondurilor personale, a inventarelor fondurilor ecleziastice, a inventarelor de
microfilme precum şi a inventarelor fondurilor economice administrative şi culturale. Ele
răspund în mod diversificat necesităţilor de cercetare.
• Repertoriul arhivistic este un instrument care prezintă sintetic date generale despre
fonduri, anii extremi ai documentelor, numărul u.a., numărul inventarelor arhivistice, limbile
în care sunt scrise documentele, descrierea succintă a conţinutului şi genul documentelor,
referinţe asupra locurilor de depozitare precum şi o bibliografie şi indici. O lucrare recentă
aparţinând acestui gen de instrument o constituie Repertoriul arhivistic al Arhivelor
personale şi familiale36.
• îndrumătorul arhivistic este lucrarea care dă informaţii generale asupra fondurilor şi
colecţiilor din depozitele ANIC sau ale unei direcţii judeţene a Arhivelor Naţionale.
Cuprinde istoricul creatorului de fond, al fondurilor şi colecţiilor deţinute, sinteza
conţinutului documentelor precum şi indicaţii asupra posibilităţilor de folosire a acestora. În
îndrumător sunt prezentate fondurile şi colecţiile care sunt ordonate, inventariate,
selecţionate şi sunt date spre cercetare37. Pentru Arhivele Centrale există două volume editate
în anul 1971 şi respectiv 1974 şi de asemenea 24 de îndrumătoare ale unor direcţii
judeţene38. În Franţa un instrument de cercetare similar îndrumătorului poartă denumirea de
Ghid de cercetare. Conform tradiţiei arhivistice franceze există trei categorii de Ghiduri de
cercetare:
o ghid de cercetare după fonduri, care prezintă istoricul unui fond, genurile
documentelor de cercetare şi metodologia de urmat pentru a-l studia, o ghid de
cercetare după tipul de document, apropiat de primul, dar nu descrie un fond ci un
ansamblu de surse de aceeaşi natură, dispersate în fonduri diferite şi care pot
interesa una sau mai multe probleme.
o ghid de cercetare tematică, care recenzează sursele interesând aceeaşi problemă şi
ajută o prezentare a principalelor fonduri şi presupune o metodologie de cercetare
şi o orientare bibliografică.
Ghidurile de cercetare din Franţa sunt elaborate de institute de cercetare sau
universitare, cu ajutorul ştiinţific al direcţiei Arhivelor Franţei39. în anul 1996 în aceeaşi ţară
a apărut un nou tip de intrument de cercetare: Ghidul de cercetare pe servicii care prezintă
fondurile cele mai consultate (ex. starea civilă, fondurile notariale, cadastru) precum şi

36
Filofteia Rînziş, Arhive personale şi familiale, Repertoriu arhivistic, voi. I, II, Bucureşti, 2001, 2003.
37
Norme tehnice, p. 48. i
38
Pentru acestea vezi: Publicaţii arhivistice. Catalog (1860-2000), p. 6-8.
39
Christine Nougaret, op. cit., p. 134.

12 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

sfaturile practice pentru alcătuirea unei cercetări utile (istoria unei familii, unei localităţi,
unei clădiri etc.)40.
INDICI CRONOLOGICI - lucrare arhivistică întocmită cu scopul de a evidenţia
sintetic (prin cuvinte indice) toată documentaţia ce există într-un fond de arhivă. Constă într-o
listă completă, ordonată cronologic, a tuturor documentelor care există într-un fond.
• Indicele de documente este un instrument de informare ştiinţifică care prezintă în mod
concis întreaga documentare posibilă existentă într-un fond sau colecţie, fie pe periodice
istorice, fie teritorial41. Prima lucrare de acest gen a apărut din iniţiativa lui CD. Aricescu în
anul 1874, următoarele 26 de volume sunt indici cronologici pentru fondurile ecleziastice din
Ţara Românească42. Acest instrument facilitează cercetarea inventarelor fondurilor ecleziastice
din Ţara Româneasacă, care sunt în manuscris, lipsite de indici. Nu dispunem de un astfel de
instrument de cercetare şi pentru fondurile ecleziastice din Moldova.
• Lucrările de prezentare a Arhivelor servesc la popularizarea documentelor deţinute
de Arhivele de Naţionale şi furnizează informaţii cercetătorilor care, înaintea demarării
studiului pot cunoaşte baza documentară pe care o vor consulta. La Arhivele Naţionale a fost
realizată o astfel de lucrare, cu prilejul aniversării a 125 de ani de la crearea Arhivei Statului
(1957), urmată de alte două lucrări în 1995 şi 1996. De asemenea au fost publicate o serie de
micromonografii care prezintă succint arhivele conservate la direcţiile judeţene43.
Delimitările între fiecare categorie de instrumente de cercetare nu sunt stricte, un
inventar analitic se poate transforma în catalog, iar un inventar (repertoriu) numeric se poate
transforma în inventar analitic. Pe baza îndrumătoarelor arhivistice realizate de fiecare
unitate a Arhivelor Naţionale se poate realiza un îndrumător general în Arhivele Naţionale,
deosebit de necesar, cu atât mai mult cu cât de la Inventarul general realizat în anul 1939 a
trecut atâta vreme, iar lucrarea Din tezaurul arhivelor. Fonduri şi colecţii preconizată să se
realizeze în 1981 nu s-a finalizat.
PERIODICE — publicaţii cu caracter ştiinţific sau tehnic, elaborate de diferite societăţi,
care au o apariţie regulată. Periodicele editate de Arhivele Naţionale: Revista Arhivelor,
Hrisovul, Arhiva Românească, Anuarul arhivistic al municipiului Bucureşti..
VOLUME COMEMORATIVE - publicaţii arhivistice sub formă de album sau de listă
de documente.
4. Alte categorii de izvoare aflate în arhive
A. Documente figurative - specie particulară de documente în care se face o
reprezentare plastică şi uşor identificabilă a unui fapt real, trecut sau contemporan.
Documentele figurative se împart în trei categorii:
1. DOCUMENTE CARTOGRAFICE - documente figurative prin care se face o
reprezentare grafică în plan orizontal a unei suprafeţe a Pământului, conform unei scări de
proporţii.

A0
Ibidem.
41
Norme tehnice, p. 50.
42
Pentru aceasta vezi: Publicaţii arhivistice. Catalog (1860-2000), p. 8-11.
43
Ibidem, p. 28-31.

13 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

În această categorie intră:


• atlasul - reprezentare alcătuită din hărţi geografice, geologice, lingvistice etc.
• harta - reprezentare cartografică, în plan orizontal, a suprafeţei terestre, micşorată
la o anumită scară.
• planul - desen tehnic care reprezintă grafic, la o anumită scară, un teren, o
construcţie etc.
2. DOCUMENTE FOTOGRAFICE - documente figurative care reprezintă fixarea
imaginii unui obiect, a unei persoane etc, pe o placă sau pe hârtie fotografică, cu ajutorul
unui aparat fotografic, urmând o serie de procedee optice.
• fotografia - imagine pozitivă, obţinută în urma fixării imaginii unui obiect, a unei
persoane etc, pe un film sau pe o placă fotografică.
3. DOCUMENTE GRAFICE - documente figurative în care realitatea este transpusă
printr-o reprezentare grafică pe o suprafaţă plană.
• După tehnica de realizare, documentele grafice se împart în:
• desene - reprezentare grafică a unui obiect, a unei figuri, a unui peisaj, prin linii,
puncte, culori;
• gravură - reproducerea unui desen de pe placă pe o suprafaţă de lemn, metal etc.
care se aplică pe suport. Gravurile pot fi de incizie şi de excizie; după materialul
pe care se aplică — xilogravură (în lemn), litogravură (în piatră);
• miniatură — desen sau pictură, realizat în dimensiuni reduse şi scop ornamental şi
executat în culori pe vechile manuscrise şi tipărituri;
• stampă — imagine imprimată după o placă gravată.

B. DOCUMENTE-SIGILATE ŞI MATRICE SIGILARE


SIGILIU — obiect alcătuit dintr-o placă pe care era gravat „amprenta rămasă pe suportul
documentului (în ceară, ceva; hârtie, soluţie de aur, tuş sau fum) în urma aplicării matricei
sigilare ce poartă o emblemă şi un text menit a individualiza posesorul"44; o emblemă, o efigie
etc. şi care se aplică, muiat în tuş, pe acte oficiale, pentru a le da valabilitate.
În practica curentă, sigiliul desemnează amprenta rămasă pe un material determinat în
urma aplicării tiparului (a matricei sigilare). In mod curent, se foloseşte termenul de
sigiliu, atât pentru desemnarea matricei, cât şi a
amprentei sigilare.

BIBLIOGRAFIE
ARVAY, JOSIF, Aplicarea sistemului claselor numerelor de bază în arhiva Comitatului Trei Scaune.
în: RA, anul XLIX, 1974, nr. 1 BĂDĂRĂU, SANDALĂ, SINDELARU VALERIA, STAŢIE
MIHAI, Micrifilmarea în arhive, în:
RA, nr. 2, (I), ll-Ibidem, 1981, nr. 2 BERCIU-DRĂGHICESCU, ADINA, Introducere în
istorie şi ştiinţele auxiliare ale istoriei,
Bucureşti, Editura Universităţii „Dimitrie Cantemir", 1994 BERLESCU, DUMITRU, Arhivele
statului - izvor de cercetare a istoriei patriei noastre, Bucureşti,
1974

Ibidem, p.213.

14 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

BOIERAŞ, FLOREA, Consideraţii cu privire la noţiunea de fond arhivistic, în: RA, 1974, nr. 1-2
BOTEZAN, IOANA, Aspecte privind tehnica întocmirii registrelor arhivelor personale şi rolurilor în
cercetarea ştiinţifică actuală. în: RA, anul L, 1973, voi. XXV, nr. 2 BREBAN, VASILE,
Dicţionar al limbii române contemporane, de uz curent, Bucureşti, Editura
Ştiinţifică şi Enciclopedică, 1980 CIOCHINA, CONSTANTIN, Unele probleme privind
documentele create în procesul de prelucrare
automată a datelor. în: RA, 1979, nr. 2 CIUCĂ, MARCEL, Arhivele existente în depozitele
Arhivelor Statului şi la alţi deţinători. în: RA,
anul LV, voi. xl, 1978, nr. 4 COHN, EMILIA, Nomenclatorul de dosare şi indicatorul de
termene de păstrare — instrumente de
bază în activitatea arhivistică. în: RA, anul LVI/1979, voi. XLI, nr. 1 COMAN, VIORICA,
Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor. în: RA, anul LXI, voi.
XLVI, nr. 4/1984
Consideraţii cu privire la noţiunea de fond arhivistic. în: RA, anul LI 1974, voi. XXXVI, nr. 1-2
CONSTANTINESCU, IAŞI, PETRE, Despre arhivă. în volumele Arhivele statului... 125 de ani de
activitate, Bucureşti, 1957 Decretul
nr. 353/1957. în: RA, nr. 2/1963
Decretul nr. 472/1971 privindFAN al R.S.R în: RA, anul LII 1975, voi. XXXVII, nr. 1 Dicţionar
al ştiinţelor speciale ale istoriei. Bucureşti, Editura Ştiinţifică şi Enciclopedică, 1982 Dicţionarul
explicativ al limbii române, Bucureşti, 1975
Elsevier 's lexicon ofarchive terminology, Amsterdam - London - New York, 1964 FA VIER,
JEAN, Vechile inventare. Registrele auxiliare de arhivă şi cele de registratură din
Transilvania. în: RA, anul LX, voi. LX, 1978, nr. 1 LODOLINI, ARMANDO, La Diplomatica,
Roma, 1970 MARCUS, ION, Probleme de terminologie a materialelor documentare, create
pe teritoriul
Transilvaniei. în: RA, nr. 2/1963
MOCANU MARIN, Colecţia arhivistică, în: RA, anul XLIII, voi. XLVIII, 1986, nr. 1 PUŞCAŞ,
IOAN, Principii şi criterii de selecţionare a documentelor. In: RA, anul LIX, voi. XLIV,
1982, nr. 3 SACERDOŢEANU, AURELIAN, Pregătirea arhiviştilor. în: „Hrisovul",
Buletinul Şcoalei de
Arhivistică, voi. V, 1945
SACERDOŢEANU, AURELIAN, Arhivistică, E.D.P., Bucureşti, 1971 UNGUREANU, GHEORGHE,
Probleme de terminologie arhivistică, în: RA. nr. 1/1965 URSUTIU, MARJA, Formarea şi
funcţionarea unei arhive familiale, feudale transilvănene. în: RA,
anul L 1973, nr. 2
NOUGARET CHRISTINE, Les instruments de recherche dans Ies archives, Paris, 1999 Norme tehnice
privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale aprobate de Directorul General
prin Ordinul nr. 227 din 18 ianuarie 1996, Bucureşti, 1996 Publicaţii arhivistice. Catalog
(1860-2000) întocmit de Marcel Dumitru Ciucă şi Măria Ignat,
Bucureşti, 2000 RÎNZIŞ, FILOFTEIA, Arhive personale şi familiale. Repertoriu arhivistic, voi.
I, II, Bucureşti, 2001-
2003

15 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

4. Scurt istoric al arhivelor din România

Întreaga civilizaţie a omenirii, tot ce a gândit şi a înfăptuit spiritul uman stă cuprins în
urmele pe care le-a lăsat omul. Cele trei mari instituţii de cultură: arhiva păstrătoare a
adevărurilor consfinţite prin acte, muzeul adăpost sigur al operei mâinii omeneşti şi
biblioteca, ca păstrătoare a gândului omenesc scris, păstrează totul cu grijă şi le arată celor
care vor să le vadă, ori le pun la dispoziţia celor care doresc să le cerceteze. Cu grijă şi cu
respect pentru actul scris, arhivele s-au păstrat pretutindeni, ca o dovadă a gradului de
civilizaţie la care a ajuns fiecare popor.
Astăzi esre ştiut că vechimea şi organizarea arhivei unei ţări îi fixează definitiv gradul
civilizaţiei sale. Istoria arhivelor este însăşi istoria civilizaţiilor creatorilor lor, deşi ne dăm
bine seama că păstrarea lor n-a fost lucrul cel mai uşor de înfăptuit. Legislaţia, care a dus la
alcătuirea diverselor arhive şi la protejarea materialului arhivistic, este strâns legată de
istoricul lor însuşi.
În ceea ce priveşte arhivele româneşti, care au avut şi ele o soartă destul de tristă, căci
multe au dispărut în decursul vremii, sunt încă destul de bogate şi prezintă un interes cu totul
deosebit ştiinţific şi practic.
Nicolae Iorga care a fost prin faptă şi cultură un mare prieten şi preţuitor ar arhivelor
afirma; „Documentele prin care se vede întreaga viaţă de odinioară (...) n-au fost fericite,
căci prin împrăştiere şi părăsire s-a ajuns la unitatea desăvârşită, a atâtor mii de acte
familiale, mai ales răvaşe private, de care pentru a înţelege astfel de vremuri, suntem aşa de
lipsiţi astăzi şi ajungem.a da simple scheme cronologice atunci când s-ar cere o măiastră
înviere"1.
Arhivele reprezintă adevărate tezaure de cultură şi viaţă românească.
Arhivele cuprind „mai multă viaţă vie, colorată, zilnică română", afirma marele istoric
român; aceasta din considerentul că „orice urmă de viaţă merită a fi păstrată pentru ea însăşi
şi pentru scopul înalt la care poate contribui, dar şi pentru că, în hârtiile acelea, diacii de
odinioară însemnau în cea mai bună limbă românească (...) a unei societăţi admirabile în
armonia ei fără pretenţii2.
N. Iorga vorbea de arhive ca despre o avere naţională „prin care se legitimează poporul
nostru în faţa întregii lumi".
Alături de mărturiile unor istorici, se adaugă şi acelea ale unor oameni de cultură care
au preţuit în mod cu totul excepţional valoarea arhivelor. Exemplul cel mai convingător este
al lui Vasile Alecsandri, care afirma: „Arhiva unui stat este o avere publică care merită cea
mai de aproape îngrijire a Cârmuirii. Ea este colecţia tuturor actelor publice, atât
administrative, cât şi judecătoreşti şi politice care slujesc de temei legiuirilor şi istoriei
tării"3.
1
Nicolae Iorga, Noi, risipitorii de cele sfinte, în voi.: îndreptări noi în concepţia epocii contemporane,
Bucureşti, 1940, p. 25.
2
Ibidem, p. 207.
3
Arhivele Statului, 125 de ani de activitate. 1830-1956, Bucureşti, 1957, p. 5.

16 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Cunoscutul editor de documente Gheorghe Ghibănescu, aprecia că „semnul exterior al


civilizaţiei unei ţări, al unui popor, este dat de felul cum îşi păstrează rămăşiţele trecutului,
de atenţia şi îngrijirea pe care le arată pentru păstrarea şi sistematizarea lor". Aşa cum
remarca şi Constantin Moisil, director general al Arhivelor Statului (1923-1938): „o arhivă,
deşi cuprinde depozite vechi, nu trebuie să rămână o instituţie moartă. Personalul ei are
obligativitatea de a contribui cu informaţiile sale la cunoaşterea, la lămurirea şi dezlegarea
problemelor istoriei naţionale"4.
Aşadar rolul acestei instituţii este acela de a primi, păstra şi valorifica tezaurul
documentar al ţării; materialele documentare pe care le deţine, servesc, în primul rând, ca
sursă de cercetare şi cunoaştere a istoriei naţionale.
Această idee, nu numai că a fost exprimată într-o formă sau alta de personalităţi de
prestigiu ale culturii româneşti, dar ea a constituit şi firul călăuzitor al activităţii lor în munca
arhivistică.
Aşa spre exemplu Dimitrie Onciul directorul acestei instituţii între 1900-1923,
sintetiza în cuvinte deosebit de frumoase bogăţia arhivelor statului românesc: „Arhivele
noastre — spunea el — sunt mai bogate decât se credea şi de cât se poate crede. Ele păstrează
cea mai bogată colecţie de hrisoave slavoneşti"5.
Cea mai importantă sursă de informare asupra istoriei arhivelor noastre o constituie
arhivele înseşi.
Dintre studiile referitoare la istoria arhivelor menţionăm: Dimitrie Onciul: Din Istoria
Arhivelor Statuluf, unde se urmăreşte dezvoltarea instituţiei din anul 1831 înainte;
Constantin Moisil: Arhivele Statului şi Regulamentul Organic1 şi Probleme ale arhivei
româneştf. George Potra cu Contribuţiuni la istoricul arhivelor româneşti — o sinteză
interesantă prin generalizările sale şi prin unele date de noi, dar foarte multe consideraţii sunt
lipsite de orizontul necesar, Aurelian Sacerdoţeanu cu Arhivele României™ în care suntem
informaţi asupra stării de fapt a arhivelor româneşti în preajma anului 1945.
La acestea am mai putea adăuga fondul Aurelian Sacerdoţeanu păstrat la Arhivele
Naţionale Istorice Centrale, un bun ghid cu privire la istoricul arhivelor în diferite epoci,cu
bogate informaţii referitoare la Principate, probleme de legislaţie etc. precum şi tratatul său
Arhivistică (1971).
De asemenea nu trebuie uitată lucrarea apărută relativ recent: Din istoria arhivelor
româneşti11.
în ceea ce priveşte problema legislaţiei în perioada secolului al XVIII-lea şi începutul
celui de-al XDC-lea, menţionăm că materialul informativ constă din pravile, hrisoave şi

4
C. Moisil, Arhivele Statului şi Regulamentul Organic, p. 269.
5
Ibidem, p. 271.
6
Dimitrie Onciul, Din Istoria Arhivelor Statului, în voi. Prinos lui D. A. Sturdza, Bucureşti, 1903, p.
329-353.
7
Constantin Moisil, Arhivele Statului şi Regulamentul Organic, în RA, voi. I, 1927-1929, p. 269.
8
Ibidem, Probleme ale arhivei româneşti, în RA., III, 1936-1937, nr. 6-7, p. 320.
9
George Potra, Contribuţiuni la istoricul arhivelor româneşti, în RA., VI, nr. 1, 1944, p. 1-29.
10
Aurelian Sacerdoţeanu, Arhivele României, în: îndrumări în cercetările istorice, Bucureşti, 1945, p.
315-336.
1
Din istoria arhivelor româneşti, Bucureşti, 1995.

17 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

dispoziţii normative şi din diferite „ponturi" în care tangenţial apare şi interesul pentru
arhivă. Există câteva studii care tratează această problemă. Din 1831 înainte există o
legislaţie care priveşte Arhivele Statului, ca organ de sine stătător, şi alta care priveşte
arhivele instituţiilor publice şi-n parte cele private.
„Primele mărturii despre existenţa unor arhive organizate şi primele documente create
pe teritoriul României, care au parvenit până la noi, datează din timpul stăpânirii romane
(106-274 d.H.)"12.
În perioada Daciei romane au existat arhive după cum au funcţionat şi în celelalte
provincii ale Imperiului roman. Dovezile noastre constau în cele 25 de tăbliţe cerate de la
Roşia Montană (Alburnus Maior)13. Cea mai veche datează din 17 martie 139 d.H. Din
motive practice, în fostele provincii dacice, ca în toate celelalte provincii, ale Imperiului
Roman, administraţia a creat arhive. Cele mai cunoscute erau cele ale fiscului imperial
(tabularium provinciae). Din nefericire, dintre documentele create de această instituţie nu au
ajuns prea multe până în zilele noastre.
Un act de vânzare-cumpărare a unor case din 6 mai 159 d.H., scris pe o plăcuţă cerată
ce a fost descoperită la Roşia Montană (Alburnus Maior) indică existenţa unor evidenţe
censuale în sistem de registre care se realizau din 5 în 5 ani, în urma recensămintelor
populaţiei şi averilor.
O inscripţie de epocă menţionează termenul de „librarius", echivalând cu acela de
arhivar din zilele noastre şi de „scriba tabularii" care pare a echivala cu acela de arhivist14.
Librarius este termenul prin care romanii desemnau pe copistul de documente-manuscrise
dar şi pe cel ce le comercializa.
Din evul mediu timpuriu aproape nu avem date despre existenţa unor arhive datorită
valului de migratori, care timp de 1000 de ani au străbătut teritoriul carpato-danubiano-
pontic. Cu siguranţă, ele au existat, odată ce în urma unor cercetări arheologice au fost
descoperite numeroase sigilii.
Din secolul al XIV-lea, pe teritoriul românesc s-au constituit statele medievale proces
urmat apoi şi de constituirea cancelariilor domneşti şi mai târziu ale dregătoriilor. Se pare că
arhivele domneşti erau aşezate pe lângă autoritatea ecleziastică cea mai importantă din
Principate: Mitropolia15.
„Un document din 1388 pentru Moldova, altul din 1390 pentru Ţara Românească
relevă existenţa încă din secolul al XIV-lea a unor arhive de cancelarie domnească"16.
Este şi perioada arhivei la destinatar. Emitenţii nu păstrau copii de pe înscrisurile pe
care le eliberau.

12
Ibidem, p. 3.
13
Marcel Ciucă, Arhivele Statului din România la 160 de ani de la întemeiere, în RA., 2, 1991, p. 180-181.
Plăcuţele conţin texte de diplome militare, acte de vânzare-cumpărare, existenţa şi activitatea unor
funcţionari care erau însărcinaţi cu crearea şi păstrarea actelor. Unele din ele au fost eliberate sub formă de
copii şi conţin pe verso autentificarea, operaţiune care se făcea într-un loc anume.
14
În acceptul de astăzi, termenul de arhivar = funcţionar al unor arhive, absolvent de liceu; arhivist -
funcţionar superior al acestei instituţii, absolvent al unei facultăţi de profil.
15
A. Adamache, Documentar privind instituţia Arhivelor Statului din România, ms. dactilografiat, 1993,
p.2.
16
Din istoria arhivelor româneşti, Bucureşti, 1995, p. 4.

18 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

În acelaşi timp, dat fiind că înscrisurile de cult aveau un regim privilegiat chiar şi în
cazul conflictelor armate, cancelariile ecleziastice (mitropoliile, episcopiile, mănăstirile) erau
preferate ca loc de depunere a documentelor, ceea ce a făcut ca aceste arhive să cuprindă nu
numai documentele create de instituţiile bisericeşti, ci şi alte acte ale unor instituţii civile.
Primele acte de cancelarie provin din a doua jumătate a secolului al XlV-lea (Ceea ce
nu înseamnă că nu au putut fi emise şi anterior acestei date). O primă categorie de acte emise
în cancelariile domneşti aveau ca beneficiari: mănăstirile, bisericile, boierii, oamenii de ţară.
O a doua mare categorie de acte o constituie scrisorile adresate de voievozii Ţărilor Române
unor personalităţi din afara graniţelor lor, unor oraşe etc, tratate politice şi comerciale
încheiate cu suveranii străini, actele de închinare, precum şi daniile acordate unor ctitori şi
mănăstiri din Peninsula Balcanică şi altele.
În secolele XV-XVI se păstrau foarte puţine dintre actele oficiale. Logofeţia care
elibera actele de proprietate nu păstra copii de pe ele şi nici însemnări de date şi persoane
cărora li s-a eliberat actul. Hrisovul rămânea proprietatea celui care-1 primea, având grijă să-1
păstreze. Dacă se pierdeau, beneficiarii veneau la domnie cu martori şi obţineau altele noi17.
Încă de la sfârşitul secolului al XVI-lea se constată existenţa registrului de cancelarie,
mai ales cu privire la fisc. Ne-au parvenit, însă, relatări sporadice. Este perioada din istoria
arhivelor pe care istoriografia românească a numit-o a arhivei de registru. Creatorii de
documente îşi păstrau copii ale actelor eliberate dar abia în perioada domniei lui Constantin
Brâncoveanu s-au luat măsuri ca în cancelaria domnească să se alcătuiască registre cu copii
de pe actele emise şi pentru socotelile visteriei, dându-se, de asemenea, dispoziţii şi
mănăstirilor ca să-şi copieze actele în condici speciale (chartularia).
Singura dintre instituţiile administraţiilor publice care se pare că avea registre în
această perioadă şi păstra copii de pe anumite acte era visteria18. Aceasta avea o serie de
scripte, condici şi însemnări în care se specifica numele şi impozitul respectiv pe care să-1
plătească statului, diferitele categorii de locuitori. Totuşi din ele ne-au parvenit foarte puţine.
Menţionăm prima însemnare de acest fel din vremea domnului Petru Şchiopul (1584-
1587): Catastih de cisle de tirani, de la toate ţinuturile şi curteni şi vătafi şi neamişi şi popi.
În această perioadă s-au constituit arhive şi în târguri. Un document din anii 1584-
1587, tot din vremea lui Petru Şchiopul, sugerează existenţa în târgul Hârlău a unui catastih
în care se transcriu „cum este obiceiul" diferite acte privind proprietatea locuitorilor.
În secolul al XVII-lea, în îndreptarea Legii se prevedea, printre altele, depunerea a
câte unui exemplar al actelor întocmite între particulari la edificiile ecleziastice. S-ar fi putut
ca anterior să se fi constituit arhive particulare la forurile bisericeşti. De fapt, preluările de
documente de după constituirea în 1831 şi 1832 a Arhivelor Statului dovedesc acest lucru
prin încorporarea în fondurile proprii bisericeşti şi a unor documente eterogene sub aspectul
creatorului19.
De la sfârşitul secolului al XVII-lea şi începutul celui următor a apărut practica
registrelor de copii, registre care ne-au parvenit, demonstrând existenţa unor arhive
organizate la nivelul instituţiei domniei, dar şi al marilor familii boiereşti.

17
C. C. Giurescu, Curs de metodologie, Bucureşti, 1929-1930, p. 169-184.
18
Idem, Organizarea financiară a Ţării Româneşti în epoca lui Mir cea cel Bătrân, Bucureşti, 1927, p. 5-7.
19
Adrian Adamache, op. cit., p. 2.

19 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Marele vistier avea în această perioadă, în ambele ţări, atribuţii financiare, precum şi
ţinerea evidenţei veniturilor şi cheltuielilor vistieriei, şi a evidenţei tuturor satelor (Tabla
vistieriei) şi al privilegiaţilor (boieri, curteni, mitropoliţi, episcopi etc).
Către mijlocul secolului al XVIII-lea, noile condiţii economice şi sociale au impus o
reorganizare a cancelariilor. Pentru a preîntâmpina falsificările de acte (plastografiile), s-au
constituit condici (protocoale) la instituţiile care emiteau documente şi unde erau transcrise
în întregime (in extenso) sau în rezumat actele. °
Spre sfârşitul secolului al XVIII-lea se constată prezenţa a numeroase condici de acest
fel în Ţările Române, constituindu-se, astfel valoroase arhive de registru. Unele condici au
păstrat copiile integrale ale actelor emise, altele numai sub formă de regest.
Actele s-au păstrat în următoarele locuri: cancelaria domnească, mitropolii, episcopii,
biserici, mănăstiri.
Mitropolia Ţării Româneşti, înfiinţată în 1359, a constituit o adevărată arhivă generală
sau garant al păstrării principalelor condici de legi. Se constituia astfel nucleul viitoarei
Arhive a Statului, instituţie modernă creată în 1831. Depunerea documentelor de interes
obştesc la Mitropolie, se poate observa din analiza hrisovului lui Matei Basarab din 18
ianuarie 1652, care are o notă tergală laconică: „al mitropoliei". Însemnarea indică precis
tocmai unde a fost dat spre păstrare.
În secolul următor, Mitropolia a continuat să joace acelaşi rol. Astfel, se ştie că
hrisovul lui C. Mavrocordat, din 5 august 1746, pentru desfiinţarea rumâniei, a fost depus de
asemenea la Mitropolie21.
În Pravilniceasca Condică din 1870 se hotăra, „trecerea zapiselor şi altor asemenea
cărţi de vânzare-cumpărare în condici, ca să fie întărite oficial. (...). „Iar în condicele acestea
să fie deosebite şi supt păstrare la Mitropolie şi la episcopii, cu pecetea şi iscălitura

20
V. A. Urechia, Istoria Românilor, voi. V, Bucureşti, 1893, p. 175.
S-au păstrat şi condici judeţene. în anul 1776, în Moldova, ispravnicii erau obligaţi să aibă două
condici, apoi trei. Aici urmau să fie trecute hotărârile şi rânduielile ce se vor face în ţinutul respectiv.
De la sfârşitul secolului al XVIII-lea avem documente care specificau că ispravnicii judeţelor trebuie
să ţină separat „condici de porunci domneşti de la vistierie şi să le amestece cu cele ce sunt pricini ale
divanului domniei mele. Ulterior, s-a legiferat obligativitatea unei condici la toate instanţele de judecată.
Condicile constituiau un gen de registru în care erau copiate începând din secolul al XVIII-lea
documente din Ţara Românească şi Moldova. Ele cruţau actele originale de o prea intensă întrebuinţare, le
puneau în siguranţă faţă de eventualele pierderi sau furturi în timpul îndelungatelor litigii de proprietate şi
înlăturau posibilitatea falsificării lor.
Condicele cuprind, în general, porunci domneşti, ecleziastice, copii de pe actele de proprietate sau de
judecată etc.
Constantin Brâncoveanu a decis ca pentru toate actele ce se făceau de către administraţia ţării să se
păstreze copii. Manuscrisul nr. 1571 de la Biblioteca Academiei Române este o condică de acest fel:
„Anafter, care s-au făcut în vistierie să se scrie toate dajdiile şi orânduialele câte ies în ţară şi alte obiceiuri
de vămi şi pârcălabii... 1695".
Tot în timpul lui menţionăm Condica de venituri şi cheltuieli ale visteriei de la 1694-1704.
în 1741, Constantin Mavrocordat a introdus sistemul copiilor în condică după toate actele. Din vremea
sa s-au păstrat pentru Moldova 12 condici şi o Samă a Visteriei. S-au păstrat, de asemenea, şi o condică din
1741 în care se treceau toate actele „ce s-au dat din partea Divanului".
21
ANIC, Colecţia Suluri, nr. 19;

20 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

mitropolitului sau a episcopului, ca să nu mai rămâie bănuiala de schimbare de acele cărţi şi


de vicleşug"22.
Aici persoanele particulare puteau să-şi depună spre păstrare acte mai importante cum
ar fi hotărniciile.
La depunerea documentelor fie de către particulari sau de organele de stat se elibera
din partea Mitropoliei o adeverinţă de primire. Prezentarea acesteia era obligatorie în cazul
restituirii actelor respective. în caz contrar, documentele nu puteau fi ridicate. S-a păstrat în
copie o astfel de adeverinţă din anul 182523. Pentru documente, atât la depunere cât şi la
ridicarea lor era nevoie de o poruncă specială din partea domnului ţării.
În 1795 Mihail Şuţu, domnul Moldovei, hotăra ca ispravnicii, la ieşirea din isprăvnicie
să facă predare (teslim) de condici împreună cu toate cărţile de porunci către ispravnici noi
numiţi.
În 1818 în Legiuirea Caragea era menţinută în continuare Mitropolia ca „arhivă
generală". Domnul Caragea poruncea ca Anaforaua obştească să se tipărească la sfârşitul
pravilei că toate iscăliturile ce sunt în anafora şi „împreună să se dea în păstrare la Sfânta
Mitropolie"24.
În timp, fondul arhivistic al Mitropoliei Ţării Româneşti cuprindea cea.: 9184 de
documente, foi volante din anii 1437-1890, 1287 de dosare din anii 1806-1890 şi încă 44 de
condici şi copii de documente din anii 1364-1861, trecute în colecţia „Manuscrise". Acestea
conţin acte diplomatice (hrisoave domneşti, cărţi de judecată, hotărnicii, zapise şi tot felul de
acte particulare), acte cu caracter juridic, tranzacţii, moşteniri, donaţii etc.
În 1832 Mitropolia din Bucureşti continua să aibă în păstrare actele cele mai importante
ale ţării, lucru pe care boierii îl raportau generalului Kiseleff: „ştiut va fi Excelenţei Voastre că
arhiva acestui Principat din vechime au fost la Sfânta Mitropolie de aici"25.
Despre necesitatea înfiinţării în ţinutul Olteniei a unei arhive cu sediul la Craiova se
aduc lămuriri într-un act din anul 183826
În Moldova lucrurile au stat în aceeaşi situaţie; şi acolo principala păstrare a
documentelor a fost instituţia Mitropoliei, precum şi reşedinţele episcopale, bisericile şi
mănăstirile. În acest sens stau mărturie relatările episcopului de Roman şi Huşi, Melchisedec,
cercetător al trecutului românesc care în peregrinările sale a găsit depozite întregi arhivistice
în mănăstirile şi reşedinţele episcopale unde a locuit.
„Arhivele din Transilvania au beneficiat de un sistem de organizare mai stabil şi mai
riguros aplicat. Sistemul „loca credibilia a funcţionat mult mai eficient încă din epoca
voievodatului (până în anul 1526), documentele deosebit de importante pentru epoca aceea —
diplomele de înnobilare şi de proprietate erau încredinţate pentru păstrare la conventele Cluj
- Mănăştur şi Alba Iulia. Aceste «locuri de adeverire» aveau dreptul legal de a emite acte
juridice şi de a elibera copii autentificate".

22
Pravilniceasca Condică, ed. Critică de Al. Procopovici, Bucureşti, E. A., 1957, p. 136.
23
ANIC, fond Mitropolia Ţării Româneşti, pachet 937, doc. 31, f. 14 - copie.
24
Legiuirea Caragea, ed. Al. Procopovici, Bucureşti, E. A., 1955, p. 191.
25
N. Iorga, Adunarea şi tipărirea izvoarelor, în volumul Prinos lui D. A. Sturdza, p. 29.
26
T. G. Bulat. O arhivă la Craiova, în 1818, în R. A., I, nr. 1-3, 1924-1926.

21 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Provinciile româneşti încorporate Austriei sau Austro-Ungariei, Rusiei, în secolele:


XVII-lea, al XVIII-lea şi al XlX-lea, aveau o viaţă administrativă, economică, politică şi
culturală dependentă de aceea a marilor imperii, deşi legătura cu vechiul regat nu era în
totalitate ruptă. Pe teritoriul lor funcţionau arhive publice. Existau arhive şi depozite de acte
şi documente atât de la autorităţile de stat, judeţene şi comunale, cât şi la instituţiile şi
societăţile particulare, la unele familii vechi şi la colecţionari.
în Transilvania rolul de arhivă generală l-au avut: cancelaria voievodală şi locurile de
adeverire (Cluj-Mănăştur, Alba Iulia). O arhivă a statului nici nu a existat până în 1920.
După anul 1875, cea mai mare parte a arhivei vechi transilvănene a fost concentrată la
Budapesta când s-au înfiinţat Arhivele Statului Ungar27.
Conţinutul arhivelor din Transilvania era diferit de acela al arhivelor din Ţara
Românească şi Moldova28.
„Fie că citim regulamentul institutului teologic greco-catolic Sancta Barbara din
Viena, fie că urmărim istoria arhivelor mai mari ale bisericii reformate din Transilvania, vom
observa aceeaşi influenţă directă a arhivisticii de stat". Supremum Consistorium-ul bisericii
reformate şi-a încetăţenit, rând pe rând la registratură şi arhiva sa, toate inovaţiile aplicate de
gubern încă de la începutul secolului al XVIII-lea29.
Dezvoltarea arhivelor bisericii reformate arată totodată şi drumul, calea pe care s-au
răspândit noile concepţii arhivistice în societatea ardeleană. Manipularea corectă,
introducerea registrelor pentru acte curente, repertorii, indici pentru arhiva veche, sunt o
problemă tot atât de importantă a ordonării şi clasării care se opera în arhiva Consistoriului,
la sfârşitul secolului al XVIII-lea, ca şi ceva mai înainte pentru guberniu.
La sfârşitul secolului al XlX-lea, în Transilvania, Banat şi Bucovina nu exista Arhivă a
Statului30, sistemul de organizare al arhivelor de stat austriece şi maghiare având la bază
principiul centralizării arhivelor la Budapesta şi Viena.
Arhiva oraşului Sibiu şi a naţiunii săseşti era singura arhivă publică. La Braşov,
Bistriţa, Alba Iulia, Cluj, Sighet, Dej, Aiud, Sighişoara, existau arhive foarte vechi şi bogate
în documente, dar nu erau puse la dispoziţia publicului, a cercetătorilor.
Este cunoscut faptul că majoritatea actelor şi documentelor din Arhivele din
Transilvania, nu erau scrise în limba română31, dar multe din ele se refereau la populaţia
românilor ardeleni, care erau majoritari şi care erau implicaţi în diferite acţiuni
administrative, de proprietate, militare, sociale, religioase şi culturale.

27
M. Ciucă, op. cit, p. 182.
28
Transilvania, dominată de habsburgi în epoca Guberniului (1691-1867), a avut urm ătoarele organe
centrale ale administraţiei de stat, creatoare de arhivă 2 3 .
1) Cancelaria Aulică Transilvană cu sediul la Viena ce a funcţionat între anii 1693-1848 şi 1860-1872.
2) Guberniul Regesc din Transilvania (1693-1848 şi 1860-1867) cu sediul la Sibiu lângă care se
organizează încă din anul 1698, odată cu cancelaria provincială, o arhivă care în concepţia iniţială
trebuia să aibă şi funcţia de stat a principatului.
3) Tabla Regească, urmaşa Tablei de odinioară a principatului, instanţa judiciară de apel, cu sediul, din
1786, la Sibiu.
Tezauriatul, înfiinţat în 1693 şi unit în 1875 cu gubemiul, cel mai înalt for economic financiar.
29
ANÎC, fond A. Sacerdoţeanu, dosar 49, ms. dactilo. Istoria arhivelor româneşti, p. 13.
30
Arhivele Statului - 125 de ani, p. 22-23.
31
Const. Moisil, Problema arhivelor româneşti, în RA, III, nr. 6-8,1937-1938, p. 1-46.

22 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Mici arhive s-au constituit la toate prefecturile comitatelor şi la instanţele


judecătoreşti, la mitropoliile unite din Blaj şi Oradea, la Mitropolia ortodoxă din Sibiu.
Depozite de arhivă importante existau la Muzeul Brukental din Sibiu, la Biblioteca
Universităţii din Cluj, la Muzeul ardelean, la Muzeul secuiesc din Târgu Mureş etc, iar
dintre arhivele familiei, mai însemnate, merită să fie amintite cele ale familiei Bâtthyany
(Alba Iulia) şi Teleki (Târgu Mureş).
în depozitele acestei arhive se găseau acte şi documente referitoare şi la românii din
Ţara Românească şi Moldova. Altele proveneau de la domnii şi dregătorii acestor ţări,
deoarece, atât în evul mediu cât şi în timpurile mai noi, relaţiile lor cu Ardealul au fost
strânse şi frecvente, iar în anumite epoci, regiuni din Ardeal au fost stăpânite de domnii
munteni, ori moldoveni.
După constituirea dualismului austro-ungar (1 ianuarie 1868) importante arhive pentru
istoria acestui ţinut şi a trecutului poporului român au fost transportate la Budapesta în 1876
şi 1882.
Arhivele concentrate la Budapesta după anul 1875 data înfiinţării Arhivelor Statului
Ungar, nu s-au întors în ţară nici după Marea Unire din 1918.
În 1876 au fost transportate arhiva guvernului ardelean (Cluj) în timpul stăpânirii
austriece (1690-1872) care cuprindea material vechi şi Arhiva Fiscului Ardelean (Sibiu) din
aceeaşi epocă. în 1882 transportul a cuprins arhiva capitolului episcopesc din Alba Iulia şi
Arhiva conventului mănăstirii din Cluj-Mănăstur32.
În Austria, după 1895, unele arhive provinciale au fost organizate în legătură cu
Arhiveje Statului din Viena, dar acestea nu aveau direcţii şi depozite regionale.
Situaţia arhivelor după primul război mondial era grea. Trebuiau luate măsuri rapide şi
hotărâte pentru salvarea şi împiedicarea distrugerii lor. In acest scop s-a pus problema
înfiinţării la Cluj a unei Arhive a Statului.
Noua instituţie a îuat fiinţă în 1920, ca direcţie regională28, la stăruinţa Consiliului
Dirigent şi susţinută de către Dimitrie Onciul, directorul general al Arhivelor Statului.
Scopul arhivei era de a concentra toate documentele istorice din oraşele şi judeţele acestei
provincii29. Din lipsă de local propriu, la început, strângerea imensului material istoric a fost
anevoioasă. După obţinerea unui local şi a recrutării primelor cadre, s-a trecut la preluarea de
materiale arhivistice, în primul rând materiale şi documente medievale (actele şi statutele
breslelor; acte economice, politice şi judiciare, procese verbale ale consiliului orăşenesc şi
socotelile oraşului). Preluări de documente s-au făcut şi din arhiva comitatului Cluj (1606-
1893), din arhivele particulare ale unor familii nobile, arhiva scaunului Odorhei (1577-
1867)30. Regionala Cluj urma să primească şi marea arhivă din Budapesta ce ne revenea de
drept, pe baza tratatelor de pace încheiate de Transilvania cu autorităţile ungureşti (Tratatul
de la Trianon, articolul 17) însă acestea nu au fost înapoiate31.
Banatul a avut multă vreme arhivă proprie datorită faptului că a beneficiat de
administraţie separată. După 1868 această arhivă a fost ridicată şi depusă în Arhiva Statului

32
Ibidem, p. 9-12.
28
Arhivele Statului - 125 de ani, p.
166. 359.
29
Inventarul Arhivelor Statului, 1939,
p. p. 359.
30
Arhivele Statului - 125 de ani, p.
166.
31
Inventarul Arhivelor Statului, 1939,

23 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

din Budapesta. De o deosebită importanţă a fost arhiva administraţiei bănăţene dintre 1717-
1778 care a fost dusă la Budapesta în 188932.
:33.
Bucovina, după anexarea la Austria (1775), a avut diferite
administraţii"
O arhivă proprie pentru Bucovina s-a înfiinţat în 1907, sub numele de Arhiva Ţării din
Cernăuţi. Aceasta care cuprindea acte şi documente, începând cu anul 1775 până la 1918.
Existau şi numeroase copii după documente vechi moldoveneşti.
Basarabia, regiune a Moldovei, anexată la Rusia în 1812, avea pe teritoriul său arhive
şi depozite de material arhivistic de o mare importanţă. în arhiva Senatorilor din Chişinău
lângă acte privitoare la Basarabia după anexarea la Rusia, se aflau şi dosarele administraţiei
ruseşti din Ţara Românească şi Moldova din timpul ocupaţiei militare de la 1808-1812.
De asemenea, la câteva mănăstiri: Capriana, Dobrusa şi la unele familii boiereşti:
Catargi (Cobâlnea), Haşdeu (Cristineşti), Sturdza (Noua Suliţă), existau numeroase acte
vechi româneşti34.
Arhiva Basarabiei, era organizată, (împărţită) în atâtea secţiuni câte instituţii ruseşti
existau şi care îşi depuseseră arhiva.
Arhiva Statului din Chişinău35, de la organizarea ei în 1918, a lucrat pentru salvarea
materialului arhivistic al fostelor instituţii din Basarabia, reuşind să concentreze un bogat
material arhivistic.
în 1925, „Legea de organizare a Arhivelor Statului", prin articolele 2 şi 3 prevedea că
la direcţiunea din Chişinău se vor depune actele şi dosarele fostei instituţii ruse. Direcţia
Generală a Arhivelor Statului a făcut intervenţii permanente către instituţii şi persoane
particulare, care deţineau posturi la instituţiile desfiinţate din Basarabia pentru a depune, (a
ceda) materialul arhivistic pe care îl deţin.

BIBLIOGRAFIE

I. Izvoare
1. Arhiva Mitropoliei Ţării Româneşti, Indice cronologic nr. 1 (1365-1890), voi. II, Bucureşti, 1961.
2. Acte juridice din Ţara Românească, 1775-1781, Edit. Acad., Bucureşti, 1973.
3. BERECHET, ŞTEFAN, GRIGORE. Hrisoavele legislative din secolul XVIII, Iaşi, 1933.
4. Idem, Istoria vechiului drept românesc, Iaşi, 1931.

32
Const. Moisil, op. cit., p. 15.
33
Ibidem, p. 13.
1) Administraţie militară, 1771-1786. în fruntea administraţiei bucovinene a stat un general asistat de mai
mulţi ofiţeri-auditori, adică ofiţeri-judecători.
1) Craisantul, 1786-1849, adică Administraţia Cercului Bucovinei. Bucovina, unită din punct de vedere
administrativ cu Galiţia în 1786, devine un cerc, un judeţ al Galiţei. în Lemberg se găsea Guberniul,
adică administraţia centrală galiţială, iar în cele 13 cercuri se afla câte un kreishauptmann, adică
Căpitan Cercual, prefect. Căpitanul cercului Bucovinean avea sediul la Cernăuţi.
2) Administraţia autonomă a Bucovinei, 1849.1918. în fruntea ei a fost un guvern care depindea direct de
Ministerul de Interne din Viena. Acest guvernator reprezenta toate ministerele de la centru. Alături de
guvernator se afla mareşalul ţării, care avea în grijă administrarea satelor bucovinene. Biroul său purta
denumirea de „Comitetul Ţării".
™ Ibidem, p. 14.
35
Inventarul Arhivelor Statului, p. 341.

24 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

5. ANIC: a) fondul Aurelian Sacerdoţeanu, dosar nr. 587/1953-1968; nr. 602, 1994, 180 f; nr. 588
(9A), 1982, 173 f: nr. 584 (82), 471 f; 606; 1950, 398 f; nr. 613, 1982, 212 f; nr. 100, 1981, 274
f. nr. 633, iunie, 1971, 341 f; nr. 49/66, 314 f; 626, 1966, 287 f; 637 FD, 1992, 312 f; fond
M.C.I.P.; b) fond D.G.A.S.; c) Fondul Mitropoliei Ţării Româneşti/pach. 393, docum. 4, f. 14;
pach. 401, docum. 6. f. 17; d) fond Sever Zotta.

II. Lucrări speciale


1. Arhivele Statului şi Regulamentul Organic. în RA., voi. I, 1927-1929
2. CIUCĂ MARCEL, Arhivele statului din România la 160 de ani de la întemeiere. în: RA., 2, 1991.
3. Din istoria arhivelor româneşti, Bucureşti, 1995.
4. GORE, PAUL, Arhivele. în: RA, 1924-1926,1, nr. 1-3.
5. GEORGESCU, ALEXANDRU, VALENTIN, Bizanţul şi instituţiile româneşti până la mijlocul
secolului XVIII, Bucureşti, Edit. Acad., 1980.
6. GIURESCU, CONSTANTIN, Curs de introducere în studiul istoriei (curs de metodologie), Editat
de Seminarul de istoria românilor, Bucureşti, 1929-1930.
7. GROSU, MIRCEA. Valoarea documentară a condicilor mănăstireşti de socoteli (secolul XVIII).
în:RA., 1970, 23, nr. 1.
8. îndrumător în Arhivele Statului din Iaşi, Iaşi, voi. 1-4, Bucureşti, (D.G.A.S.), 1947-1970.
9. MATEESCU, TUDOR; CIUCĂ, MARCEL. Arhiva generală a Ţării Româneşti. În: RA, 1985, nr.
2.
10. MOISIL, CONSTANTIN, Arhivele Statului şi Regulamentul organic, 1930.
11. MOISIL, CONSTANTIN. Din istoria arhivei româneşti. Arhive judeţene şi şcoli de arhivari. în
RA: 1927-1929, nr. 4-5
12. MOISIL, CONSTANTIN, Arhivele Statului. în „Boabe de grâu", 1930,1, nr. 10.
13. ONCIUL, DUMITRU, Din istoria Arhivelor Statului, în voi.: Prinos lui D. A. Sturdza, Bucureşti,
1903, şi extras cu Regulam. Arh. St. 13.
14. POTRA, GEORGE, Contribuţiuni la istoricul arhivelor româneşti, în: RA, 1963, nr. 1.
15. REGLEANU, MIHAIL, Aspecte din trecut privitoare la munca de evidenţă a fondurilor
arhivistice la Arhivele Statului din Bucureşti, în RA, II, nr. 2.
16. REGLEANU, MIHAIL, Ordonarea şi inventarierea documentelor feudale din Ţara Românească
şi Moldova. în: RA, 1962, nr. 2.
17. REGLEANU, MIHAIL, Introducerea sistemului de registratură în instituţiile din Ţara
Românească. în: RA, 1968, nr. 1.
18. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Vechile noastre arhive. în: „Hrisovul", III, 1943.
19. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Introducere în arhivistică. în: „Hrisovul", IV, 1944.
20. SACERDOŢEANU, AURELIAN, îndrumări în cercetările istorice, Bucureşti, 1945.
21. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Arhiva generală la mitropolie. în: RA, 1947, VII, nr. 2.
22. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Arhivistică. în: „Hrisovul", VII, 1947.
23. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Instrucţiuni arhivistice, Bucureşti, 1948.
24. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Arhivistică, Bucureşti, Edit. Didactică şi pedagogică, 1971.
25. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Nicolae Iorga în mişcarea arhivistică românească. în: RA,
1971, X,nr. 3.
26. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Unde se păstrau vechile acte normative în Ţara Românească.
în:RA, 1973, nr. 2.
27. URSUŢIU, LIVIU, Norme din anul 1803 privind ordonarea şi păstrarea arhivelor familiale. în:
RA,'(1992),nr.3.
28. VANGHELIE, ANTONIU, Reguli vechi pentru organizarea Arhivelor Statului. în: RA, 1944.
29. VÂRTOSU, EMIL, Un diplomatar manuscris al Ţării Româneşti. în: RA, 1958, nr. 1.

25 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

5. Legislaţie arhivistică şi
organizarea arhivelor naţionale

Până ce Arhivele Naţionale au devenit ceea ce sunt în prezent, păstrătoarele tezaurului


arhivistic naţional au fost necesare mai multe etape.
Ideea unei „arhive generale", care să adune spre păstrare şi folosire toate arhivele
create de către instituţiile statului, a pornit de la Pavel Kiselef care, din 1829, se străduia să
organizeze serviciul Divanului şi să uşureze „urmărirea pricinilor" printr-o bună păstrare a
arhivelor.
Încă din 1828 se prefigurau schimbări în ceea ce priveşte arhivele instituţiilor din cele
două Principate, în sensul începerii unei organizări mai temeinice a acestora.
Prima organizare în sens modern a Arhivelor Statului datează din perioada
Regulamentului Organic, act care a fost pus în aplicare la 1 mai 1831 în Ţara Românească şi
la 1 ianuarie 1832 în Moldova. Instituţia Arhivelor Statului şi-a început activitatea la aceste
date.
Modernizarea vechilor instituţii şi crearea unora noi potrivit Regulamentului Organic a
adus după sine necesitatea obiectivă de reorganizare a sistemului de lucru din cancelariile
Ţărilor Române.
Nevoia acestei reorganizări este consemnată de una din instrucţiuni prin următoarele
constatări a stărilor de fapt:
„Canţelariile unde se scriu toate hârtiile, care până la o vreme ea aflându-se în ţara
noastră într-o stare neîngrijită şi prin întunericul lucrărilor se înfiinţează cotituri în care
pururi se tăinuiau mulţime de abuzuri nu mai pot fi lăsate întru acea vătămare de mai înainte
vreme"1.
Măsurile de modernizare preconizate erau impuse de însăşi dezvoltarea social-politică
economică a ţării, de creşterea volumului actelor, de multiplele şi variatele forme care
impuneau o evidenţă clară şi uniformă. Existau de multă vreme şi la Bucureşti şi la Iaşi -
după cum s-a prezentat mai sus — depozite centrale de arhive, care se păstrau la mitropoliile
respective şi cuprindeau actele şi documentele mai importante. Dar în aceste depozite nu se
depuneau arhivele tuturor dregătoriilor centrale, iar materialul arhivistic nu era orânduit
sistematic pe de altă parte, deşi în alte ţări funcţionau pe lângă autorităţi registraturi bine
întocmite ce constituiau izvoare principale de alimentare ale arhivelor statului, la noi astfel
de registre nu se găseau nici pe lângă cancelariile domneşti, nici pe lângă cele dregătoreşti.
De aceea depozitele statului nu primeau în mod constant materialele cuvenite de la
arhiva dregătoriilor ci numai ocazional şi fără nici o regulă stabilită.
Arhiva Statului a apărut ca o „necesitate stringentă" în 1831 şi 1832, deoarece
trebuiau preluate şi protejate materialele arhivistice ale instituţiilor desfiinţate în urma intrării
în vigoare în Ţara Românească şi Moldova a prevederilor Regulamentelor Organice.

1
C. Moisil, Arhivele Statului şi Regulamentul Organic, p. 269.

26 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Punerea în practică a modului de organizare şi funcţionare a arhivei s-a făcut odată cu


Regulamentele Organice ale Ţării Româneşti şi Moldovei.
Arhivele Statului din Bucureşti au luat fiinţă la 1 mai 1831, iar cele din Moldova, la
Iaşi, la 1 ianuarie 1832.Înfiinţarea acestei instituţii în Principate a devansat cu mult pe altele
din Europa: Anglia 1838, Irlanda 1867, Grecia 1914, Ungaria 1915, Olanda 1918.
Regulamentul Organic al Ţării Româneşti conţinea următoarea dispoziţie generală
privitoare la arhive: „păstrarea Arhivelor Statului fiind un obiect care merita toată luarea
aminte a stăpânirii va fi sub privigherea Ministerului din Lăuntru" (capitolul III, litera A 22).
Personalul arhivei era un şef al arhivei (nacealnic), un subşef, doi scriitori şi două slugi.
Lipsesc orice fel de dispoziţii asupra modului de funcţionare, în afara indicaţiei ca aici să se
depună şi condicele de înscriere a nobililor (articolul 351)2.
Regulamentul Organic pentru Moldova dat la 1 ianuarie 1832 arată mai mult întru
această instituţie numită „masa arhivelor" care depindea de Înaltul Divan, cea mai înaltă
instituţie judecătorească. În art. 366 şi 410 se dădeau amănunte chiar despre modul de
funcţionare a instituţiilor şi despre îndatoririle „arhivistului statului"3.
Astfel în articolul 336 „Cancelaria Înaltului Divan va fi împărţită în trei mese supuse
privigherii directorului ei. Masa arhivelor unde se vor ţine toate actele publice (precum
anaforale, hrisoave, hatişerifuri, atingătoare de dreptate şi privilegiile Moldovei). Arhivarul
în a cărui privighere se încadrează toate aceste acte se va îngriji de a le aduna din orice parte
se vor afla şi le va ţine în bună păstrare. Tot la această masă vor fi păstrate toate planurile
ridicate de comisia hotărâturei şi copiile mărturiilor hotarnice dată fiecărui proprietar precum
se orâriduieşte la secţia obşteştei hotărâturi, iar pentru singura păstrare şi îndemânarea aflării
actelor va fi curtea domnească o înadinsă cuviincioasă zidire întru îngrijitoare pază a
osebitului arhivar al statului".
Art. 410 specifică că: „în fiecare an la încheierea sesiilor Obşteştei Adunări,
originalele semilor, precum şi a altor documente se vor depune în arhiva statului a cărei
alcătuire şi păstrare va fi încredinţată unui boier cu însuşirile cerute pentru asemănarea
dregătorie. Arhivistul statului ca un depozitar al actelor publice şi dregătoreşti va fi numit de
către domnul, din doi candidaţi propuşi de către Obşeasca Obişnuita Adunare4.
După cum se poate observa exista preocuparea pentru o bună conservare a
materialelor arhivistice. De asemenea, se observă importanţa ce se acorda de către legiuitor
instituţiei şi conducătorului ei.
În acest scop se dă o atenţie deosebită persoanei care urma să ocupe postul de şef al
Arhivelor (arhivar al Statului în Ţara Românească) (în Moldova - arhivist al Statului).
De asemenea, dispoziţia Regulamentului Organic al Moldovei, ca localul Arhivelor
Statului să fie în curtea domnească demonstra şi importanţa de care urma să beneficieze de
acum înainte această instituţie. În urma Regulamentului Organic s-au desfiinţat vechile
dregătorii şi s-au înlocuit cu altele moderne5.

2
ANIC, fond Aurelian Sacerdoţeanu, dosar 49, ms. dactilo. - Istoria Arhivelor româneşti, p. 3-79.
3
Istoria Arhivelor româneşti, p. 3-19.
4
Dimitrie Onciul, din Istoria Arhivelor Statului, 1903, p. 4.
5
Const. Moisil, Arhivele Statului şi Regulamentele Organice, în RA, II, nr. 4-5, 1927-1929, p. 269-289.

27 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Materialele arhivistice urmau să fie depuse la Arhiva Statului în fiecare principat,


urmând ca pe baza unor dispoziţii şi instrucţiuni să se stabilească precis modul de primire,
organizare şi păstrare a documentelor; aceasta cu atât mai mult cu cât s-au înfiinţat
registraturi cu menirea de a asigura o bună gestionare a documentelor, a actelor ce intrau şi
ieşau, dar şi înlocuirea dosarelor.
Astfel, în momentul punerii în aplicare a Regulamentului Organic al fiecărui principat
se ridicau referitor la Arhivele Statului două probleme:
a) strângerea materialului arhivistic de la dregătoriile desfiinţate şi de la autorităţile nou
create;
b) găsirea normelor cele mai practice pentru inventarierea şi clasarea acestui material.
Guvernul Ţării Româneşti a căutat să soluţioneze aceste probleme încă din primele
luni după introducerea Regulamentului Organic.6
Cât priveşte modul de inventariere şi clasare a materialului ce se depunea la arhivă,
Jurnalul Sfatului Administrativ impunea arhivarului ca dosarele să fie înregistrate şi aşezate
după dregătoriile care le-au predat şi fiecare să poarte pe lângă numărul său de origine şi un
număr curent dat de arhivă. În acelaşi timp trebuia să se ţină un registru pentru toate
depunerile anuale, „care va începe de la nr. 1 şi până la sfârşitul anului (art. 2, alin. 2) ca să
poată controla ce dosare s-au depus de fiecare autoritate anual.
Serviciul registraturii, care era diferit de cel al arhivei, se ocupa de clasarea
documentelor în: „săvârşite" şi „nesăvârşite".
Iordache Răsti, arhivarul statului a trimis Marii Vornicii un „Proiect de datoriile şi
orânduirea eforiei Arhivei"7 care cuprindea 12 dispoziţii necesare în desfăşurarea activităţii
de arhivă.

6
Arhivele Statului — 125 ani, anexa, p. 149. Generalul Kisselef a trimis încă în 31 Martie 1831 o adresă
către Obşteasca Adunare (nr. 1378), punându-i în vedere să ia toate măsurile necesare ca până la sfârşitul
lunii aprilie să pregătească dosarele dregătoriilor judecătoreşti şi administrative ce urmau a se desfiinţa pe
1 Mai, dispunând ca dosarele terminate să fie depuse la arhiva statului, iar cele cu lucrări în curs să se
repartizeze la noile autorităţi ce aveau în atribuţiile lor lucrările respective. Ca urmare a acestei dispoziţii
Sfatul Administrativ (Consiliul de Miniştrii) a trebuit să stabilească atât modalitatea depunerii dosarelor în
arhivă, cât şi noile norme de funcţionare a acestor instituţii. în plus, pentru a nu perturba activitatea
instituţiilor statului în rezolvarea problemelor cu părţile care se judeca, în art. 3 se spune: „Vel logofăt dând
de la l-iu mai pomenitele pricini spre a se căuta de locurile cuviincioase, îmi va înfăţişa catastih pentru
aceasta, unde ce pricine vor fi date spre a face de aceasta cunoscut părţile ce se judeca prin arătarea în
gazete".
7
RA., II, nr. 4-5,1927-1929, p. 238.
Primul articol din proiect privea titulatura conducătorului Arhivei Statului pe care I. Răsti îl numeşte
„efor" sau „arhivar". Propunerea era ca acesta să fie numit de „stăpânire după glăsuirea Organicesului
Regulament".
Păstrarea documentelor în depozite urma să se facă în trei despărţiri „una se va orândui pentru
păstrarea documentelor şi contracturilor; alta pentru hârtiile Administraţiei Treburilor din Lăuntru; şi
cealaltă pentru hârtiile judecătorilor, (art. 5). De asemenea, primirea „înscrisurilor" era posibilă numai cu
aprobarea Marii Vornicii. Nici un act nu se putea scoate din arhivă „ci oricând va face trebuinţa să se dea
copie adeverinţă de arhivar".
La cele 12 articole, pe care le avea proiectul alcătuit s-a adăugat al 13-lea de către Marea Vornicie (la
30 Septembrie 1831 în răspuns) care spunea: „Arhivarul este dator a pune osebit delile fiecărui an şi
împărţite după dregătoriile de la care vor ieşi şi să pună la fiecare delă pe lângă numărul ei, osebit număr al

28 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Acest regulament aprobat şi completat de Marea Vornicie poate fi considerat ca


temelia noii organizări interioare a Arhivei Statului din Ţara Românească.
Greutăţile au început să apară, astfel că într-un raport făcut de Sfatul Administrativ
Extraordinar lui Kisselef, din 5 ianuarie 1834, se menţiona că Arhiva Statului nu a putut să
atingă ordinea şi regularitatea dorită, parte din cauza lipsei de funcţionari bine pregătiţi, parte
din cauza marelui număr de acte şi dosare ce s-au depus fără o regulă. „Cu toate acestea,
afirma Sfatul Administrativ, ea îşi îndeplineşte în mare parte scopul prin faptul că a
concretizat într-un singur loc toate actele publice, scăpându-le de la distrugere şi înstrăinare".
Pentru Moldova8, Regulamentul Organic dădea mai multe amănunte. Se stipulau care
erau îndatoririle arhivistului statului şi construirea unei „cuvincioase zidiri" anume pentru
Arhiva Statului. Se mai aduceau precizări şi în art. 410, la capitolul intitulat „Numiri la
deosebite publice dregătorii", referitoare la depunerile ce se vor face anual, precum şi la
modul numirii celui ce va fi „arhivistul Statului", care „ca un depozitar al acturilor publice şi
dregătoreşti, se va numi de către Domnul din doi candidaţi propuşi de către Obşteasca
Obicinuita Adunare".
Pe temeiul acestor prevederi Regulamentare au luat fiinţă Arhivele Statului din Iaşi,
unde urmau să fie centralizate toate arhivele Moldovei.
Încă de la început, practica a arătat că organizarea arhivelor avea nevoie de lămuriri
mult mai clare şi de norme de lucru mai precise întrucât cele apărute în Regulamentul
Organic erau insuficiente şi prea lapidare dacă avem în vedere scopul pentru care fusese
creată Arhiva Statului, dar şi activitatea pe care avea să o desfăşoare ulterior.
Omul cu „însuşirile cerute" pentru a ocupa această „deosebită dregătorie", de Arhivist
al Statului a fost Gh. Asachi, numit în funcţie la 1 ianuarie 1832 şi ocupând-o până la 27
septembrie 1849.
Gh. Asachi a luptat să strângă cât mai mult material în arhivă şi a cerut să se aplice
întocmai dispoziţiile articolelor din Regulamentul Organic la această problemă.
Primele instrucţiuni care reglementau activitatea arhivei au fost date la 26 ianuarie
1832 şi veneau să completeze dispoziţiile Regulamentului Organic. Ele cuprind dispoziţii
referitoare la modul de depunere şi păstrare a actelor în Arhiva Statului, de întocmire a
evidenţei acestora, interdicţia de a scoate din depozite „fără" deosebita pozvolenie a
stăpânirii" materiale arhivistice.
Instrucţiunile date de Marea Vornicie a Dreptăţii din Moldova pentru ţinerea Arhivei
Statului cuprindeau 13 puncte şi erau adresate „arhivistului Statului".9

Arhivei care începe de la numărul unu până la acel din urmă pentru toate delile ce va primi de la verice
despărţire, de la început şi până la sfârşitul anului, ţinând cu bună orânduială şi registru osebit pe fiecare an
pentru delile ce primeşte". 9 Arhivele Statului 125 de ani, p. 31 -32. C Moisil, R. A, II, nr. 4-5, 1927-1928, p.
238.
La primul punct după ce erau enumerate toate actele pe care le poate depozita arhiva se stabilea că
„localul arhivei va fi boltit, cu uşi şi obloane de fier şi păzit de un jandarm, ziua şi noaptea cu toată
Privighierea siguranţei şi îngrijire de a nu se primejdui, supt răspunderea arhivistului, supt a căruia ascultare
vor fi un secretar şi doi scriitori".
O problemă importantă a fost aceea privitoare la clasarea actelor pe două categorii, care vor fi
depozitate în dulapuri diferite. Astfel, în primul dulap se vor păstra actele pământului, „pricini şi legiuiri

29 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

La 19 Aprilie, Gh. Asachi a intervenit pe lângă Marea Logofeţie a Dreptăţii pentru


trimiterea la arhivă a actelor aflate în depozitele de la Mitropolie, precum şi orice alte acte
care „pot cuprinde materiale istorice". El a propus ca guvernul să se adreseze mănăstirilor şi
instituţiilor publice pentru ca acestea să pună în Arhiva statului toate actele care nu se referă
la drepturile lor particulare, care posedau acte şi documente vechi, să le depună pentru
păstrare în arhiva statului sau măcar să trimită copii autentice de pe ele.
A propus de asemenea să se intervină pe lângă guvernele ţărilor vecine ca să se
permită scoaterea de copii de pe documentele care se refereau la Moldova, şi se aflau în
arhivele lor.
Unirea Principatelor din 1859 a determinat, cum era şi firesc o reorganizare a
Arhivelor Statului. În „Jurnalul Consiliului de Miniştrii pentru trecerea Arhivelor Statului la
Ministerul Cultelor şi Instrucţiunii"10 din 4 aprilie 1862, se motiva: „considerând că unul şi
acelaşi serviciu nu poate fi împărţit în două osebite administraţii şi că însăşi conţinutul
lucrărilor reclamă a lui unificare", Arhivele Statului trec de la Departamentul de Interne al
Ţării Româneşti şi de la Departamentul Justiţiei din Moldova, la Ministerul Cultelor şi
Instrucţiunii Publice. Pe lângă acesta au funcţionat aproape un secol. Această trecere s-a
făcut oficial (formal) prin Ordonanţă domnească nr. 398 din 1 iunie 1862"11.
De Ministerul Cultelor şi Instrucţiunii Publice aparţineau şi bibliotecile naţionale şi
Comisia Documentală. Comisia Documentală de la Mitropolia din Bucureşti, înfiinţată în
1841 pentru „regularizarea, traducerea şi transcrierea în condici a documentelor privitoare la
bunurile mănăstirii", s-au unit în acelaşi an, 1862, cu Arhivele Statului.
La 27 septembrie 1862 s-a întocmit un Proiect de regulament pentru administrarea
arhivelor din România ce a intrat în vigoare la 31 octombrie 186212. Prin acest regulament
modificat în 1869 şi apoi în 1872, Serviciul Arhivelor a primit cea dintâi organizare
sistematică, anul 1862 fiind socotit ca adevăratul început al Arhivelor Statului în organizarea
lor modernă.
Arhiva Statului din Bucureşti era organizată ca Direcţie Generală. Arhiva Statului din
Iaşi se afla în subordinea sa. Se prevedea că la Arhivele Statului se depuneau „toate actele de
interes public, a căror conservare se va socoti de folos, şi care nu mai sunt trebuincioase
serviciului Ministerelor sau dregătoriilor centrale ori generale dependente de acestea"13.
Direcţia, cuprindea două departamente: a) istorică şi a aşezămintelor publice; b) de
stat sau administrative, judecătorească şi legislativă. Se preciza personalul cu atribuţiile sale,

obşteşti" — deci acte referitoare la afacerile publice interne şi externe, iar în al doilea rând se vor depune
actele referitoare la afaceri particulare. Actele vor fi aşezate după iniţiala numelui posesorului actului cât şi
după locul în care a locuit posesorul. Pentru regăsirea actelor din cele două dulapuri se vor alcătui două
„repertorii" care vor avea notat indicii de recunoaştere a actelor (pct. 3-6).
Punctul 9, menţiona un alt tip de registru numit paladium (adică condica de pravilele pământului) în
care se vor trece „legiuirile şi orânduielile noi" ca „totdeauna să le aibă la îndemână când va cere
trebuinţă", arhivistului.
Se dădeau apoi o serie de norme despre modul în care trebuia organizată cancelaria şi procedura ce
trebuia să se îndeplinească la eliberarea copiilor.
10
Arhivele Statului - 125 de ani..., p. 183.
11
„Monitorul Oficial", nr. 124, 8 iunie 1862, p. 503.
12
Arhivele Statului - 25 ani, p. 34.
13
Ibidem.

30 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

atât la Direcţia Generală din Bucureşti, cât şi la sucursala din Iaşi; numărul lor crescând la 24
de persoane; la Direcţie, şi respectiv la 4, la Iaşi. Salariile însă rămâneau aceleaşi, adică mici.
Numărul personalului era insuficient în raport cu necesităţile, astfel că aranjarea depozitelor
nu a fost posibilă (în Moscova existau 300000 de acte).
Un capitol deosebit în regulament privea atribuţiile directorului general al Arhivelor
Statului care coordona întreaga activitate din cadrul acestei instituţii. În mod special „face
investigaţiile cuviincioase atât înăuntrul arhivelor, cât şi în afară, spre a descoperi actele
relative la istoria ţării". El propunea Ministerelor Cultelor şi Instrucţiunii publice toate
înaintările în funcţie, iar copiştii şi oamenii de serviciu îi numeau singur.
Personalul auxiliar era constituit din: secretar, care primea dispoziţii de la director şi în
lipsa acestuia îi ţinea locul în „toate atribuţiunile şi drepturile sale, cu aceeaşi răspundere";
conservatorul registrelor şi contabilul, care „ţin registrele şi conservă în bună ordine Arhiva
serviciului"; translatorul slavon, care „adevereşte orice traducere sau lucrare, prin
subscrierea sa".
Pentru fiecare se menţionau atribuţiile şi modul în care fiecare despărţire trebuia să
primească spre păstrare materialele arhivistice.
Regulamentul propunea şi înfiinţarea la Bucureşti, pe lângă Direcţia Generală, a unei
Şcoli de Paleografie, care să aibă cursuri speciale pentru „ştiinţele atingătoare de serviciu şi
lucrările Arhivelor". Acest fapt era îmbucurător, prin el, recunoscându-se de fapt, caracterul
specific al muncii arhivistice şi necesitatea unei pregătiri speciale pentru funcţionarii din
Arhivele Statului.
Arhiva Statului din Iaşi, urma să rămână „provizoriu" cu titlu de Arhivă sucursală, cu
depozite administrative şi judecătoreşti"14. Tendinţa era ca toate materialele arhivistice mai
importante să fie centralizate la Bucureşti. Ordinele ulterioare opreau sucursala din Iaşi să
mai primească actele instituţiilor desfiinţate, deoarece urmau să se trimită la Bucureşti. De
asemenea, trebuiau transportate în Capitală şi toate materialele depuse la Arhiva Statului din
Iaşi afară de arhivele judecătoreşti şi administrative locale. In acest scop, în anul 1863, s-a
oprit temporar orice preluare.
La 15 februarie 186315, s-a întocmit un nou „Regulament pentru serviciul interior al
cancelariei Direcţiei Generale a Arhivelor Statului", urmat de un altul în 30 august 1864.
Acesta reglementa activitatea internă a personalului arhivelor. Se stabilea orarul de
lucru prin care toţi funcţionarii „sunt obligaţi a se afla în cancelarie, precis la ora fixată şi a
stărui cu lucrarea, până la aceea hotărâtă prin ieşire". În cazul absenţelor, funcţionarii vor fi
sancţionaţi corespunzător"; se fixau atribuţiile fiecărui funcţionar.
Copiştii transcriau orice lucrare caligrafic şi curat şi, mai cu seamă, fără greşeli; cei
care se ocupă cu descrierea documentelor „vor lucra cu coală în timp determinat; adjuncţii
şefilor despărţirilor, iar aceştia din urmă, împreună cu secretariatul şi directorul general, se
ocupă, „de trei ori pe săptămână cu lucrările pentru regularea şi transcrierea actelor
proprietăţilor publice; şi de trei ori pe săptămână, fiecare în parte, cu însărcinările sale
speciale"; registratorul şi conservatorul primesc, înregistrează şi împart corespondenţa în
fiecare zi la despărţirile respective; se îngrijesc de siguranţa depozitelor.

Ibidem. 15 Arhivele Statului - 125 de ani...,


p. 187.

31 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Nici o persoană străină de instituţie nu avea voie să intre în depozite sau cancelarii
fără a fi însoţită. Orice scoatere de acte sau copii de pe actele din arhivă, era interzisă
oricărui funcţionar, indiferent de funcţia pe care o ocupau în instituţie.
Într-un registru special toţi funcţionarii (până la secretariat) „vor subscrie pe fiecare zi
ora venirii şi ieşirii lor din cancelarie şi unde se va însemna săvârşirea lucrării de fiecare".
Acest registru era ţinut la registratură.
Următorul „Regulament de serviciu interior al Direcţiei Generale a Arhivelor
Starului"16, dat la 30 august 1864, a fost mai amplu şi mai bine structurat. Secţiunea
„Serviciul cancelarie" având în vedere programul de lucru al funcţionarilor; erau fixate orele
de serviciu, prezenţa personalului în instituţie, concediu. Directorul general acorda
concediile cerute în interiorul ţării, iar pentru cei care doreau să-1 petreacă în străinătate, se
acorda cu aprobarea Ministerului.
Secţiunea „îndatoriri şi atribuţiuni" încadra impiegaţii serviciului în sfera fiecăruia de
activitate „sub privegherea ierarhiei întocmite a serviciului şi în riguroasa conformitate cu
dispoziţiile legilor sau regulamentelor în vigoare". Fiecare impiegat participa la
„inventarierea actelor, conservarea lor, comunicaţiile şi copiile, lucrările speciale unde se
afla". Şefii de secţie au sub observaţie modul în care impiegaţii înţeleg să rezolve lucrurile şi
însărcinările primite. Secretarul şef al cancelariei execută întocmai ordinele directorului
general. Translatorul ţinea un registru în care nota traducerile făcute. Registratorul înregistra
orice activitate avea loc în arhivă: primirea şi ieşirea de acte, păstrarea materialului
serviciului cu inventar în regulă. Copiştii îşi păstrează îndatoririle din regulamentul trecut.
În secţiunea „Măsuri de siguranţă" erau enumerate câteva acţiuni care determinau un
„climat de siguranţă" în instituţia arhivelor, şi anume: supravegherea focurilor, siguranţa
localului prin serviciul gărzii militare, aerisirea localului, interzicerea intrării în depozit a
străinilor „de nu va fi însoţit de impiegatul respectiv al direcţiunii".
În ultima secţiune, „Dispoziţii generale", se încearcă protejarea arhivei de persoanele
din afara instituţiei şi de scoaterea de acte sau copii de pe acte afară din instituţie. De buna
desfăşurare a activităţii şi pentru ducerea la împlinire a dispoziţiilor din regulament,
răspunde secretarul şef al cancelariei şi şefii de secţiuni, în secţiunile lor.
În anul 1864, Cezar Bolliac, directorul de atunci al Arhivelor Statului, a făcut pentru
prima dată propunerea ca angajarea personalului de specialitate să se facă numai prin
concurs, motivându-şi iniţiativa, astfel: „însărcinările serviciului Arhivelor de o natură cu
totul diversă de celelalte servicii publice, lucrările sale deosebite, reclama neapărat de la
funcţionarii ce se întrebuinţează aici, calităţi mai distinse şi cunoştinţe mai speciale şi mai
întinse"..
La 25septembrie 186418, Cezar Bolliac declara că Direcţia Generală concentra în
Arhivele Statului diferite arhive parţiale ale aşezămintelor publice şi ale departamentelor
ministeriale desfiinţate sau existente. Aceste depozite erau aduse „în masă fără a fi deosebite
după natura lor şi după secţiile Direcţiei generale", unde urmau să fie conservate, ceea ce
ridica probleme, îngreunând depunerea şi primirea lor „de-a dreptul la secţia respectivă". Nu

16
Ibidem, p.lS9.
17
Ibidem, p. 50.
18
ANIC, fond DGAS, dosar 1/1862, f. 75.

32 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

exista un regulament privind modul depunerii şi primirii unor asemenea arhive din depozite
pentru că aproape toate erau aşezate după un sistem deosebit şi „astfel cu greu s-ar putea
introduce o procedură uniformă".
De aceea, s-au căutat soluţii de primire a actelor în depozite şi împărţirea lor după
problematica pe care o cuprindeau, deşi unele se încadrau la 2 din cele 3 secţiuni ale Arhivei
Statului.
În noiembrie 1868, D.G.A.S. a propus modificarea Regulamentului din 1862 de
organizare a Arhivelor Statului. Noul „Regulament pentru organizarea serviciului
arhivelor"din martie 186919 s-a întocmit fără a se ţine seama de avizul D.G.A.S., care cu
puţin timp înainte stăruise pentru organizarea direcţiei în patru secţiuni: 1) Secţia Secretariat;
2) Secţia Istorică; 3) Secţia de Stat; 4) Secţia Aşezămintelor şi Bunurilor publice. Noul
Regulament a stabilit ca serviciul arhivistic să aibă 3 secţiuni: secţia istorică şi a
secretariatului; secţia de Stat sau administrativă, judiciară şi legislativă; secţia aşezămintelor
şi bunurilor publice.
Câţiva ani mai târziu, s-a elaborat în 11 iulie 1872, un alt „Regulament pentru
organizarea serviciului Arhivelor Statului"20, după care s-a condus instituţia arhivelor până în
anul 1925.
Regulamentele din 1869 şi 1872, spre deosebire de cel din 1862, prevedeau că „în
Arhivele Starului se depuneau cu inventar actele de interes public care nu mai sunt
trebuincioase ministerelor sau autorităţilor dependente de ministere".
In Regulamentul din 1872 era prevăzută posibilitatea scoaterii provizorie a actelor din
arhivă "la „cererea miniştrilor respectivi, însoţite de un inventar al actelor scoase, dar
trimiterea lor în străinătate era interzisă (!).2I
Avansarea în funcţie a impiegaţilor din arhive se făcea după vechime şi revocarea
urma să se facă prin decret domnesc la propunerea ministrului şi recomandarea directorului
arhivelor (art. 5).
Prin regulament toate actele de interes public de la ministere sau dregătorii se adunau
la Arhivele Statului. înlăturarea hârtiilor inutile urma să se facă „în conferinţa cu toţi capii de
secţiune" care vor aprecia adevărata valoare a actelor şi vor hotărî păstrarea sau distrugerea
lor. Documentele depuse nu puteau fi ridicate nici măcar provizoriu din arhivă „decât în
puterea unei autorizaţii prealabile formale a Ministerelor Cultelor şi Instrucţiunii" (art. 3).
Numărul persoanelor era de 21 de funcţionari la Arhiva din Bucureşti, dar numai 4 la
cea din Iaşi. Copiştii erau numiţi de Ministru, servitorii de directorul arhivei sau şeful
serviciului, iar ceilalţi funcţionari se promovau şi se revocau prin decret domnesc la
propunerea Ministrului. Funcţionarii noi numiţi în arhivă ocupau cel mai amic grad (adică,
copişti), dar în urma unui concurs.
Directorul general al Arhivelor, în afară de „toată responsabilitatea serviciului", „este
dator să dea la lumină, cu cheltuiala Statului, actele privitoare la istoria ţării în publicaţiune
periodică al cărui titlu, plan şi conţinut trebuie să fie prealabil autorizate de Ministrul
Cultelor şi Instrucţiunii publice" (art. 9).

19
Arhivele Statului - 125 de ani, p. 35.
20
„Monitorul Oficial", 163, 25/6 iulie 1872, p. 975.
21
Arhivele Statului 225, p. 35-36.

33 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Secţiunea istorică şi a secretariatului se afla sub îndrumarea secretariatului şi se ocupa


cu „conservarea, clasificarea, inventarierea actelor istorice", încerca găsirea şi obţinerea de
noi'documente din ţară şi străinătate. Secţiunea de stat condusă de un arhivist clasa I reţinea
actele administrative, judecătoreşti şi legislative. Un alt arhivist clasa I conducea Secţiunea
aşezămintelor şi bunurilor publice cu actele relative la proprietăţile private.
Arhiva se împărţea în două secţiuni: Istorică şi de Stat şi Bunuri publice. Prin Decretul
nr. 984 din 27 februarie 1906 s-a introdus un nou articol prin care se prevedea că „impiegaţii
pentru registratură se numesc prin concurs şi dintre persoane fără studii liceale complete",
dar care vor dovedi aptitudini speciale pentru acest serviciu. Se pare că la concursuri nu se
prezentau candidaţi care absolveau vreo facultate sau măcar liceul)22.
Practic, materialul a continuat să fie clasat în secţiunile existente înaintea acestui
regulament.
Directorul legaliza copiile actelor aflate în arhive, era dator „a da la lumină în fiecare
an cu cheltuiala statului un indice sau un catalog de acte existente în arhive, care pot servi la
istoria şi cronologia ţării (art, 8), etc.
Arhiva de la Iaşi a rămas ca sucursală a celei de la Bucureşti. Deţinea materialul
administrativ şi judecătoresc al oraşului şi judeţului Iaşi. În acelaşi timp, s-a dispus
înfiinţarea arhivelor judeţene, care „vor fi sub supravegherea şi conducerea D.G.A.S.",
dispoziţie care nu a avut loc în fapt..
Pentru a se ţine o evidenţă strictă a Arhivei, s-a creat Serviciul Registraturii. Prin
Decretul nr. 2494 din 3 iulie 189723 se promulga un „Regulament al serviciului registraturii
şi al arhivelor din administraţia centrală" a Ministerului Cultelor şi Instrucţiunii Publice.
Serviciul era încredinţat unui „birou" precizându-se modul de primire şi înregistrare a
hârtiilor, manevrarea lor, trecerea la arhivă, formarea fasciculelor şi a mapelor şi extragerea
antecedentelor. Ulterior, acestui Regulament a suferit modificări prin decretul nr. 475 din 28
martie 189824. De data aceasta, lămuririle practice sunt mult mai dezvoltate şi însoţite de
formulare lămuritoare.
Prin acest Regulament s-au impus norme stricte în ceea ce priveşte modul de primire,
înregistrare, clasare şi arhivare a actelor şi documentelor de registratură în cadrul arhivei.
Funcţionarii acestui departament erau răspunzători de lipsa actelor pe care le aveau în
păstrare.
La 12 noiembrie 191225, Arhiva de la Iaşi a primit instrucţiuni relative la transcrierea
opiselor. Materialul trebuia împărţit în „partea veche şi partea nouă", prima vizând
materialul până la 1 ianuarie 1832, a doua pe cel ulterior acestei date. Această operaţie se
impunea pentru a se crea unitatea metodologică cu Arhiva din Bucureşti.
După realizarea Marii Uniri, Arhivele au necesitat o nouă organizare, în 1920 fiind
înfiinţate patru direcţii regionale: Bucureşti, Iaşi, Chişinău, Cluj. În anii următori s-au creat
filiale ale Arhivelor Statului la: Cernăuţi (1924), Craiova (1931), Timişoara (1936), Năsăud
(1937), Braşov (1938), Suceava, Buzău,'Sibiu (1945).

22
Ibidem, nr. 268, din 5/8 martie 1906.
23
„Monitorul Oficial" nr. 79,10 iulie 1897.
24
Ibidem, nr. 18, 23 aprilie/5 mai 1898.
25
Arhivele Statului - 125 de ani, p. 203.

34 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Tot după anul 1918 mişcarea arhivistică românească a înregistrat progrese remarcabile
în ceea ce priveşte lucrările, studiile, articolele, instrumente de lucru din domeniul teoriei şi
practicii arhivisticii.
Un regulament important pentru legalizarea actelor a fost dat la 27 mai 192426.
Aceasta cuprindea întreaga arie a activităţii de legalizare, a operaţiunilor care sunt cerute de
persoane şi instituţii particulare şi care erau efectuate de funcţionarii arhivei; operaţia
autentificării unui act ori document.
Ca urmare a serviciilor prestate, se percepeau taxe de legalizare, taxe de transcriere,
taxe de traducere, taxe de colaţionare, cu fixarea limitelor valorii lor. Lucrările executate de
funcţionari persoanelor sau instituţiilor particulare erau considerate lucrări suplimentare, şi,
în urma distribuirii lor în mod proporţional, taxele încasate le reveneau de drept. În vederea
completării fondului arhivistic se aducea la cunoştinţa funcţionarilor că dacă vor sesiza acte
inedite aduse spre legalizare, să se facă copii autentificate după acestea, iar originalele să se
oprească în depozitul arhivei.
În anul 1924 s-a întocmit primul proiect de Lege pentru organizarea Arhivelor
Statului. În acest scop, D.G.A.S. a convocat la 17 iunie 1924, la Bucureşti, pe directorii
Arhivelor din Cluj, Iaşi şi Chişinău şi pe preşedinţii Comisiilor Arhivelor din Chişinău, Cluj
şi Cernăuţi, care au întocmit un proiect de lege, care a fost discutat şi votat în Iunie 1925.
Prin decretul nr. 2231 din 15 Iulie 1925 s-a votat prima „Lege de organizare a
Arhivelor Statului"27. Legea se baza pe următoarele principii: integritatea fondului arhivistic
naţional; evitarea destrămării arhivelor şi evidenţa lor, organizarea sistematică a
documentelor în unităţi de păstrare.
Principalele probleme care au făcut obiectul noii legi erau: depozitele, organizarea,
personalul, activitatea ştiinţifică, dispoziţii tranzitorii. Încă din primul articol se preciza că
Arhivele Statului depind" de Ministerul Instrucţiunii şi sunt conduse de un director general.
Instituţia va avea sediul central în Bucureşti.
Arhivele Statului primeau documente atât de la autorităţi publice (autorităţi civile,
bisericeşti, militare), cât şi de la persoane ori instituţii particulare. Asupra documentelor
particulare dreptul de proprietate era exercitat de depunători, dar arhivele aveau dreptul de a
le utiliza în studii şi cercetări ştiinţifice.
În ceea ce priveşte organizarea, se menţiona ca în afară de Direcţia Generală, cu sediul
în Bucureşti, să se creeze patru Direcţii Regionale cu raza de activitate respectivă: Iaşi, Cluj,
Cernăuţi, Chişinău. în funcţie de necesităţi, se puteau constitui arhive şi în alte regiuni ale
ţării (art. 5). În fapt, acestea se creaseră deja după cum am menţionat.
Toate autorităţile statului, judeţelor şi comunelor, bisericeşti şi militare aveau obligaţia
de a depune materialele arhivistice (prevăzute într-un bogat articol 2) cu o vechime mai mare
de 30 de ani şi care nu mai erau necesare administraţiei curente.
Arhivele Statului aveau drept de control asupra creatorilor de fonduri arhivistice. Se
interzicea înstrăinarea arhivelor de orice tip sau distrugerea lor fără aprobarea Arhivelor
Statului. Arhivele Statului aveau dreptul de a elibera copii legalizate autorităţilor şi
particularilor, de a face traduceri legalizate de pe acte vechi, de a păstra „copii autentice de

26
„Monitorul Oficial" 127,14 iunie 1924.
27
Arhivele Statului, 125 ani, p. 36.

35 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

pe toate actele mai vechi de anul 1881, ce se vor prezenta spre traducere sau transcriere".
Arhivele naţionale minoritare şi confesionale existente erau „puse sub supravegherea şi
controlul directorului general al Arhivelor Statului".
Pentru securitatea depozitelor se prevedea că în localurile Arhivelor Statului nu se va
putea stabili nici o altă autoritate, instituţie sau organizaţie, nici măcar temporar, excepţie
putând face directorul arhivei şi personalul de serviciu.
În ceea ce priveşte personalul, erau specificate: atribuţiile personalului, normele de
angajare, condiţiile de studii ce trebuiau să le îndeplinească angajaţii în funcţiile respective,
unde se vor ţine examene de angajare, echivalarea funcţiilor arhivistice cu cele din
administraţia de stat; sancţiunile/pedepsele ce se vor aplica salariaţilor în caz de abateri.
Pentru ocuparea posturilor se cerea pentru funcţiile superioare licenţa sau doctoratul, iar
pentru funcţiile inferioare absolvenţa cursurilor secundare. Posturile de copişti - caligrafi,
paleografi şi translatori se completau numai prin examen (această dispoziţie exista şi în
regulamentele anterioare). Posturile de ajutor de arhivar, ajutor bibliotecar, arhivar,
subdirector şi director regional se ocupau prin înaintare pe baza vechimii şi a meritelor. Cei
care nu posedau titlurile cerute, însă funcţionaseră neîntrerupt 10 ani la Arhivele Statului,
puteau fi numiţi în funcţii superioare fără să li se ceară alte titluri.
Ulterior, această instituţie urma să-şi recruteze personalul numai din absolvenţii Şcolii
practice de arhivari - paleografi, ce se înfiinţase în anul 1924 pe lângă D.G.A.S. Art. 17 din
lege prevedea că, „un regulament va stabili modul de funcţionare al Arhivelor Statului,
numărul serviciilor, atribuţiile şi îndatoririle funcţionarilor, precum şi modul de funcţionare
al şcolii practice de arhivari — paleografi"; directorul şcolii era chiar directorul Arhivelor28.
În capitolul despre Activitatea ştiinţifică din legea dată în 1925 se arăta datoria
directorului general „de a se îngriji de publicarea de cataloage şi indici de material existent
în arhivă".
Prin art. 16 se înfiinţa un Consiliu de perfecţionare cu îndatorirea „de a propune
directivele generale în activitatea ştiinţifică de a aduna şi de a administra fondurile acestei
activităţi de a se pronunţa asupra materialului arhivistic ce urmează a se selecţiona la
anumite intervale.
Deşi legea prevedea un nou regulament, care să stabilească „modul de funcţionare al
Arhivelor Statului, numărul serviciilor, atribuţiunile şi îndatoririle funcţionarilor, precum şi

28
A. Sacerdoţeanu, Arhivistică, Bucureşti, E.D.P., 1971. Problema înfiinţării unor şcoli speciale pentru
pregătirea arhiviştilor a fost menţionată prima oară în 1862, când s-a înfiinţat D.G.A.S. Această idee a
rămas însă în fază de proiect. Dacă în Regulamentul arhivelor din anul 1862 se specifică următoarele în
privinţa Şcolii de Arhivistică: „Dispoziţiuni ulterioare vor hotărî regularea acestor cursuri, spre a întocmi o
Şcoală de Paleografie, cu scopul de a forma oameni speciali pentru Serviciul Arhivelor şi lucrărilor ce
atârna de dânsele", acela din 1872 trecea sub tăcere problema.
La Sibiu, însă din anul 1876, Franz Zimmermann, directorul Arhivei Naţionale Săseşti a organizat
cursuri de paleografie pentru viitorii arhivişti, făcând lecţii practice de paleografie latină pe baza
documentelor din arhivă. Elevii se recrutau dintre tinerii saşi cu studii liceale, care doreau să devină
funcţionari la arhivele din oraşele săseşti. Cursurile au durat până în 1907 când au fost desfiinţate.
„Scopul final al pregătirii arhiviştilor trebuie să fie acela de a forma un spirit al devoţiunii şi
abnegaţiunii. Fiecare arhivist trebuie să fie pătruns de spiritul că materialul ce i se încredinţează are nevoie
de protecţia lui nelimitată, ca orice piesă de această natură este necesar să fie socotită ca o parte din sufletul
său însuşi, ca o mărturie a unui strămoş al neamului său"

36 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

modul de funcţionare al şcolii practice de arhivar - paleograf, el nu a fost întocmit


rămânând în vigoare regulamentul din 23 iulie 1872 completat cu cel din 27 februarie 1906. '
Legea din 1925 a stabilit principiile unei bune conservări a arhivelor istorice. Orice
document, public sau particular, indiferent cine 1-a creat, trebuia socotit ca un bun al Statului
servind istoria patriei; important fiind să se împiedice distrugerea, pierderea sau sustragerea
documentelor.
Legea din 1925 a fost respectată până în anul 1951 când a fost emis Decretul
Prezidiului Marii Adunări Naţionale, stabilindu-se noi atribuţii şi norme care au fost
precizate ulterior prin HCM nr. 472/1951. S-a abrogat şi Regulamentul din 1872.
Noua reglementare readucea Arhivele Statului sub patronajul Ministerului de Interne
(funcţionau ca direcţie în cadrul ministerului), dând dreptul Arhivelor Statului de „a controla
şi îndruma organizarea şi conservarea documentelor încă de la creator" se asigura unitatea
metodologică în crearea şi prelucrarea arhivelor.
Câţiva ani mai târziu, în 1957 s-a promulgat Decretul nr. 353/16 iulie, prin care s-a
creat Fondul Arhivistic de Stat.
Decretul a fost urmat de un HCM, 111 din 9/17 iulie acelaşi an, „privind organizarea
şi funcţionarea DGAS şi administrarea Fondului arhivistic de stat al R.P.R.29.
După reorganizarea din anul 1959 s-au creat Arhive ale Statului în toate oraşele de
reşedinţă ale unităţilor administrative regionale. In prezent ANIC are direcţii judeţene în
toate reşedinţele de judeţ şi una a municipiului Bucureşti30.
S-a instituit un concept nou: Fondul Arhivistic de Stat, ca o totalitate a documentelor
create |i păstrate de către instituţiile de stat pe întregul teritoriu naţional.
În anul 1971 s-a dat o nouă reglementare prin Decretul 472/1971, devenit ulterior
Legea nr. 20/1972 şi care au fost abrogate prin Legea Arhivelor din 2 aprilie 1996.
Prin Decretul 472/1971 a fost înlocuită în primul rând, noţiunea de Fond Arhivistic de
Stat cu aceea de Fond Arhivistic Naţional (FAN) ceea ce asigura ocrotirea corespunzătoare
de stat a documentelor create în decursul vremii de organele de stat, instituţiile
administrative, celelalte organizaţii ca şi de persoanele fizice care au îndeplinit funcţii sau
misiuni de răspundere ce au avut un rol deosebit în viaţa politică, socială şi economică,
ştiinţifică, culturală sau artistică a ţării. In acest fel, sfera tezaurului arhivistic al ţării s-a
lărgit cuprinzând şi documente create de cultele religioase, precum şi de persoane fizice.
Totodată, noua lege preciza că din F.A.N. fac parte numai acele documente care au
caracter istoric şi documentar, deoarece fiecare document lipsit de valoare de la organizaţii
nu pot fi incluse în sfera sa, ca şi cele destinate de persoanele fizice care au doar importanţă
personală şi nu au valoare de interes naţional.
In acelaşi an s-a evitat stabilirea în mod aprioric a categoriilor de documente de
valoare istorică şi documentară, deoarece fiecare document, în funcţie de conţinut sau de
împrejurările istorice poate reprezenta o astfel de valoare, care se va putea constata practic
numai prin operaţiunea de selecţionare rămasă ca un atribut al D.G.A.S.
Datorită acestui fapt, anterior selecţionării, orice document creat sau deţinut de
organizaţiile economico-sociale este supus aceloraşi norme care reglementează activitatea
arhivistică.

29
„Buletinul Oficial" nr. 19, din 26 iulie 1957, p. 137-139.
30
M. Ciucă, op. cit., p. 182-183.

37 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Legea asigura o protecţie specială documentelor de valoare istorică şi documentară în


comparaţie cu vechea legislaţie, interzicând scoaterea lor peste graniţă fără autorizaţie legală
şi stabilind sancţiuni penale pentru asemenea fapte sau chiar pentru tentativa de a le comite.
De asemenea era prevăzută obligaţia păstrării în bune condiţii a documentelor atât de
către organizaţiile social-economice, cât şi de persoanele fizice.
Exista apoi restricţia că documentele F.A.N. să nu poată fi donate sau vândute decât
Arhivelor Statului sau organelor sau organelor autorizate în acest sens prin decret.
Nu erau prevăzute reglementări speciale cu privire la distrugerea documentelor
deoarece aceste fapte se sancţionează potrivit Codului penal, şi nici cu privire la neglijenţa
de păstrare a lor, aceasta fiind o contravenţie cu caracter administrativ.
Legea a stabilit reglementări specifice cu privire la organizarea muncii de arhivă la
organizaţiile economico-sociale.
Mai întâi a fost reglementată evidenţa documentelor, inclusiv înregistrarea care nu era
prevăzută în vechea legislaţie arhivistică, stabilind şi instrumentele necesare acestei evidenţe
conform modelelor anexate la decret.
Alte prevederi de o deosebită importanţă se refereau la selecţionarea documentelor,
depunerea lor spre păstrare permanentă şi din documentele depuse, folosirea lor din arhivele
organizaţiei.
Era prevăzută de asemenea obligaţia cultelor religioase de a respecta dispoziţiile
legale privind evidenţa, selecţionarea folosită şi păstrarea documentelor pe care le creează
sau le deţin şi dreptul de a-şi păstra arhivele. S-a stabilit doar obligaţia de a declara
documentelor de valoare istorică şi documentară care au altă provenienţă în vederea
depunerii lor la Arhivele Statului.
Un loc aparte în decret era rezervat documentelor rezultate din activitatea
cinematografiei, radiodifuziunii şi televiziunii, prevăzându-se de păstrarea şi folosirea
documentelor cinematografice să se ocupe Arhiva Naţională de Filme din subordinea
Consiliului Culturii şi Educaţiei, iar de documentele fonice, video şi filmelor de televiziune
să se ocupe Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Române. În România funcţionează din
1957 o Arhivă Naţională de Filme.
O altă reglementare nouă impusă de necesitatea asigurării unei evidenţe centralizate a
copiilor de pe documente din arhivele altor ţări care interesa statul român, consta din
înscrierea în decret a obligaţiei organizaţiilor precum şi a persoanelor trimise de aceasta
pentru a face studii şi cercetări în străinătate, de a depune la D.G.A.S. reproducerile aduse
spre recopiere sau păstrare.
In decret era prevăzută atribuţia Ministerului de Interne de a îndruma, coordona şi
controla întreaga activitate privitoare la documentele din F.A.N., inclusiv a celor de la
organizaţiile care au dreptul de a păstra documentele cu caracter istoric şi documentar,
atribuţiile care se exercita prin intermediul D.G.A.S.
Era prevăzută şi crearea în cadrul Ministerului de Interne a Comisiei ştiinţifice pentru
probleme arhivistice, organ cu caracter consultativ format din specialişti ai acestui minister şi
ai altor instituţii centrale care au o legătură mai ştearsă cu munca arhivistică.
Se stabileau atribuţii precise şi răspunderi pentru creatorii şi deţinătorii de documente
care fac parte din F.A.N.

38 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Organizaţiile economico-sociale, înţelegând prin aceasta conducerile respective,


răspund conform art. 3 de evidenţa, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor proprii
şj ale unităţilor subordonate, într-un cuvânt de întreaga muncă de argivă, premergătoare
preluării de către Arhivele Statului.
În privinţa evidenţei, organizaţiile sunt obligate (conform art. 8 şi 9) să înregistreze
toate documentele primite şi expediate şi să le constituie apoi în baza nomenclatorului şi
indicatorului, instrumente indispensabile organizării arhivelor pe probleme şi termene de
păstrare.
În aceste condiţii se includeau în categorii de obligaţii amintite şi acelea privind
constituirea fondului de asigurare pe baza unor microfilme sau alte forme de reproducere
(art. 25), însumând cele mai importante şi deosebite documente, sarcina de mare răspundere,
ce trebuia să stea continuu în atenţia conducerilor respective.
Organizaţiile cu atribuţii speciale în administrarea F.A.N. - Comitetul de Stat al
Radiodifuziunii Române şi Arhiva Naţională de Filme - au obligaţia de a lua măsuri tehnico-
administrative în vederea organizării, păstrării şi folosirii în bune condiţiuni a documentelor
fonice şi video, de a le conecta la circuitul ştiinţific şi documentar naţional.
Instituţiile administrative de ştiinţă şi cultură (bibliotecile de interes naţional şi
universitar, muzeele istorice şi memoriale, ş.a.) cărora decretul le rezerva dreptul de păstrare
permanentă a documentelor pe care le creează sau achiziţionează, în vederea desfăşurării
activităţii proprii sunt obligate să asigure buna organizare şi păstrare a acestora şi să facă
cunoscute Arhivelor Statului existenţa şi conţinutul lor pentru a avea totdeauna o privire de
ansamblu la scara naţională asupra potenţialului documentar-informativ al tezaurului naţional.
De asemenea organizaţiile culturale şi comportamentale acestora simt obligate să
depună la Arhivele Statului documentele care nu sunt produsul propriei activităţi şi care nu
se mai fac utile activităţii" proprii, dar sunt deosebit de utile cercetării ştiinţifice.
Plecând de la o realitate, de la faptul că numeroase persoane fizice deţin documente ce
fac parte din F.A.N., decretul le obliga, în cazul că sunt încă convinse de necesitatea
depunerii acestora la Arhivele Statului să le păstreze în condiţii corespunzătoare.
In concluzie, se poate spune că Legea 20/1972, bazându-se pe strângerea tuturor
documentelor într-un singur fond, F.A.N., a creat un sistem bun pentru acea perioadă.
După decembrie 1989 s-a recurs la un cadru legislativ care să creeze condiţii de
egalitate atât cercetătorilor români cât şi celor străini în ceea ce priveşte accesul la
documente dar şi preluarea fondurilor arhivistice abandonate de foştii creatori (Legea nr.
40/1990 şi Hotărârea Guvernului României nr. 769/1991)31.
Noua Lege a Arhivelor Naţionale a fost promulgată prin decret de preşedintele
României la 2 aprilie 1996. În cadrul acestei legi sunt menţionate principiile de bază din
vechea legislaţie. Astfel este menţionat conceptul de Fond Arhivistic Naţional care este
inatacabil; se observă modificarea titlului: Arhivele Naţionale.
Se păstrează metodologia unică de prelucrare a documentelor. Este reintrodusă
noţiunea de administraţie, supraveghere şi protecţie specială a F.A.N. de către Arhivele
Naţionale, care este unitate bugetară a Ministrului de Interne.

Marin Radu Mocanii, Arhivele Naţionale şi societatea românească, Bucureşti, Editura Ministerului de
Interne, 1997, p. 15.

39 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Denumirea Direcţia Generală a Arhivelor Statului se înlocuieşte cu denumirea de


Arhivele Naţionale Istorice Centrale. Filialele se vor numi Direcţii judeţene a Arhivelor
Naţionale. Se reglementează constituirea şi dezvoltarea unei Bănci de date a Arhivelor
Naţionale şi a unei reţele automatizate de informare şi documentare arhivistică.
Este eliminat instrumentul arhivistic „indicator al termenelor de păstrare".
Arhivele Naţionale au prioritate de cumpărare de documente din F.A.N.
Pentru documentele tehnice se reglementează înfiinţarea unei direcţii de prelucrare a
lor.
Prin toate aceste reglementări se urmăreşte punerea în concordanţă a arhivelor din
România cu cele mai bine organizate arhive din lume cum sunt cele din Franţa, Norvegia etc.
Termenele de predare a documentelor la Arhivele Naţionale sunt următoarele:
• documentele scrise cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice,
după 30 de ani de la crearea lor;
• documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor,
• actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
• matricele sigilare confecţionate din metal se depun după scoaterea lor din uz.
Se introduce perceperea de taxe pentru eliberarea de documente.
Protecţia documentelor este realizată prin sancţionarea contravenţiilor.
Arhivele particulare ocupă un loc important în noua reglementare.
S-a prevăzut reînfiinţarea Şcolii Naţionale de Arhivistică, sub forma unei Facultăţi de
Arhivistică .
Un capitol important îl constituie acela referitor la Obligaţiile creatorilor şi
deţinătorilor de Arhivă. Legea instituind o modalitate unitară de prelucrare a documentelor.
Documentele pot fi consultate de români şi de cetăţenii străini după 30 de ani de la
crearea lor.
Principiile de bază ale noii legi sunt32:
1) Se instituie protecţia specială a statului pentru Fondul Arhivistic Naţional care se
constituie din cele mai valoroase documente pe teritoriul naţional de către instituţii
de stat sau particulare.
2) Arhivele Naţionale sunt administrator al Fondului Arhivistic Naţional (FAN), având
drept de control asupra creatorilor, indiferent de forma de proprietate.
3) Fiecare instituţie (de stat sau particulară) îşi creează şi administrează propria arhivă
din documentele intrate sau create în cursul activităţii proprii, Arhivele Naţionale
urmând să asigure asistenţa de specialitate, din oficiu, pentru cele de stat, şi la
solicitarea pentru cele particulare.
Prin administrarea arhivelor, în sensul legii, se înţelege întregul complex de acţiuni: de la
constituire, prelucrarea şi conservarea documentelor, până la folosirea lor în regim
administrativ sau ştiinţific.
4) Preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documentele care fac parte din F.A.N. în
condiţiile şi termenele prevăzute de lege.

Aceasta funcţionează din anul 1992 în cadrul Academiei de Poliţie „Alexandru Ioan Cuza" din Bucureşti. 2
Adrian Adamache, Arhivele Naţionale, Lucrare manuscris, p. 5-6.

40 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

5) Este interzisă scoaterea documentelor din Fondul Arhivistic Naţional peste graniţele
ţării.
6) Apartenenţa documentelor la F.A.N. este asigurată de către Arhivele Naţionale, ca
instituţie specializată şi administrator unic al F.A.N.
Principiile şi metodologiile de lucru au fost detaliate în Normele tehnice de lucru ce
s-au elaborat în baza dreptului de administrator al F.A.N. acordat prin lege.
Normele tehnice sunt de două feluri: norme pentru activitatea în depozitele Arhivelor
Naţionale; şi norme pentru activitatea de constituire şi prelucrare a arhivelor instituţiilor
creatoare care conţin documente potenţial cu valoare istorică.

Legislaţia de rang inferior în domeniul arhivelor


Pe lângă legea propriu-zisă care reprezintă o punere în acord cu situaţia existenţei unor
principii (de selecţionare, microfilmare, inventariere, etc.) şi în domeniul arhivisticii se
creează o legislaţie de rang inferior, deoarece instituţiile specializate de stat au dreptul să
emită o serie de norme, regulamente, aprobate de obicei de forul tutelar.
Există astfel:
1) regulamente de organizare şi funcţionare a instituţiilor specializate: cuprinde schema
de organizare a instituţiei (organigrama) şi obligaţiile funcţionale ale fiecărui
lucrător de sistem;
2) norme tehnice care detaliază legea;
3) instrucţiuni specifice date de obicei pentru un anumit tip de acte referindu-se la
" folosirea lor;
4) regulamente pe domenii speciale;
De exemplu: - regulamentul pregătirii pentru microfilmare
• Regulamentul de" funcţionare a comisiei de selecţionare;
• Regulamentul de expertiză a patrimoniului naţional.
Aceste regulamente se pot schimba.
5) Codurile personale deontologice (ale meseriei) cuprind principii generale de
activitate ale specialiştilor în domeniu, aprobate de obicei de asociaţiile profesionale
ale arhiviştilor.
În prezent arhivele se află în faţa unei noi situaţii când au apărut noile tehnici de
înregistrare şi conservare a informaţiilor de utilizarea de noi suporţi pentru informaţii, noi
modalităţi de redare a acesteia (uzual, auditiv, mixt). In consecinţă se creează noi sisteme de
evidenţă, conservare şi folosire a arhivelor33.
Fondul Arhivistic Naţional cuprinde astăzi numai în depozitele Arhivelor Naţionale
peste 240000 metri liniari, poliţe, raft de arhivă, organizată în circa 30000 de fonduri şi
colecţii arhivistice. Baza documentară a crescut în perioada 1990-1993 cu peste 10-15%, iar
cantitatea de arhivă neprelucrată cu peste 30%. Trebuie de asemenea evidenţiată „că în
timpul evenimentelor din decembrie 1989 şi acelor care au urmat integritatea fondurilor
aflate în conservarea Arhivelor Statelor nu au avut de suferit, ci din contră, baza
documentară a acestor instituţii a cunoscut o considerabilă îmbogăţire34.

33
M. Ciucă, op. cit., p. 181 şi 183.
Din istoria arhivelor, p. 12.

41 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

BIBLIOGRAFIE

I. Izvoare
ANIC, fond DGAS, dosar 6/1831; dosar 1/1862; fond Aurelian Sacerdoţeanu, dosar 49 şi dosar 28.

II. Lucrări generale şi speciale


1. Arhivele Statului (...) 125 de ani de activitate 1831-1956, Bucureşti, 1957.
2. BĂLAN, TUDOR, Arhivele Statului din Bucovina, în RA., 1926, nr. 7.
3. BLĂNARU, DORIN, Aspecte juridice ale activităţii arhivistice juridice privind documentele
secrete de stat; în RA., 1985, nr. 2.
4. BULAT, T. G., O arhivă la Craiova în 1838. în RA., 1924-1926, nr. 13.
5. CĂPÂLNEANU, VASILE, Consideraţii privind aplicarea ort. 10, din Decretul 472/1971. In:
RA., 1983, nr. 4.
6. CĂPĂŢÂNĂ, NICOLAE, LIVEZEANU, DAN, Sancţionarea contravenţiilor. în: RA., 1979, nr. 2.
7. CHIPURICI, NICOLAE, Unele concluzii cu privire la aplicarea prevederilor art. 49 din
Decretul 472/1971. în: RA., 1977, nr. 4.
8. CIUCĂ, ELENA. Din experienţa arhivelor Municipiului Bucureşti pe linia de îndrumare şi
control la Arhive. în: RA., 1985, nr. 4.
9. CIUCĂ, MARCEL, Arhivele Statului din România la 160 de ani de la întemeiere. în: RA., 1991,
nr.2.
10. CONDREA, CONSTANTIN. Precizări privind modul de aplicare al Decretului 472/1971 la
organizaţiile de recuperare şi valorificare a materialelor refolosibile. în: RA., 1985, nr. 3.
11. Din istoria arhivelor din România, Bucureşti, Editura Ministerului de Interne, 1995.
12. DINU, CRISTINA; NICULA VASILE. Cercetarea documentelor în vederea eliberării de
certificate, copii şi extrase. In: RA., 1979, nr. 3.
13. FĂNESCU, MIHAIL, Arhivele şi dreptul internaţional. în voi.: Culegere de referate, voi. II,
Bucureşti, 1974.
14. FLORESCU, ION, Aspecte privind aplicarea art. 26 din Decretul 472/1971. în: RA., 1978, nr. 1.
15. IONESCU, RADU, Câteva probleme referitoare la eliberarea actelor de vechime în muncă. în:
RA., 1984, nr. 1.
16. Manuel d'archivistique. Theorie etpractique des archivespublique en France. Paris, 1970.
17. Masă rotundă la laşi în legătură cu prevederile Decretului nr. 472/1971, în RA., 1975, nr. 2, nr. 3.
18. METEŞ, ŞTEFAN, Arhivele istorice româneşti din Budapesta. în: RA., 1937, nr. 1.
19. MILOIA, ION, Arhivele Banatului. în: RA., 1937, nr. 1.
20. Mocanu, Marin Radu, Arhivele Naţionale şi societatea românească, Bucureşti, Edit. Ministerului
de Interne, 1997.
21. MOISIL, CONSTANTIN, Progresele arhivisticii. în: RA., II, 1927-1929, nr. 4.
22. MOISIL, CONSTANTIN, Arhivele Statului şi Regulamentele Organice. în: RA., II, 1927-1929,
nr. 4-5.
23. MOISIL, CONSTANTIN, Problema arhivelor româneşti. în: RA., III, 1936-1937, nr. 6-8.
24. Norme Tehnice - privind desfăşurarea activităţii în Arhivele Statului. Pentru uzul personalului
din Arhivele Statului, Bucureşti, 1976.
25. NECŞA, TEODOR, Aplicarea actelor normative în activitatea de arhivă. în: RA., 1978, nr. 4.

26. ONCIUL, DIMITRIE, Din istoria arhivelor statului, Bucureşti, 1903.


27. POŞTĂRIŢA, EMILIA. Obligaţiile rezultate din articolul 28 al Decretului 472/1971. în RA
1978, nr. 2.
28. PRUNĂ, LIVIA, Câteva probleme referitoare la eliberarea actelor de vechime în muncă. în:
RA., 1983, nr. 3.
29. PRUNĂ, LIVIA, Soluţionarea cererilor adresate de oamenii muncii. Direcţia generală a
Arhivelor Statului. în: RA., 1979, nr. 1.
30. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Arhivistică de peste hotare după cel de-al doilea război
42 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007
ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

mondial. în: RA., 1958, nr. 2.


31. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Arhivistică, Bucureşti, 1971
32. Tratatul de la Saint-Germaine. în: RA., 1925, nr. 6.
33. Tratatul de la Trianon. în: „Gând Românesc" 1934, nr.l.

43 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

6. Personalul arhivelor*
Această instituţie destinată să păstreze şi să prelucreze cel mai de preţ material
documentar pentru istoria ţării, avea nevoie de un personal adecvat.
Cel dintâi conducător al Arhivelor Statului din Bucureşti a fost căminarul Iordache
Răsti (ajutorul său a fost Teodor Sărdarul).
Deşi în Regulamentul Organic funcţia de şef al Arhivelor Statului era denumită
„nacialnic" totuşi Iordache Răsti, în semnătură să intitulează „arhivar", această titulatură
devenită oficială la 30 septembrie 1831.
în septembrie 1831 „Proiectul de orânduire a efortului Arhivei Ţării Româneşti",
referitoare la personal, mai cuprindea şi alte dispoziţii. Arhivarul trebuia să fie numit de
stăpânire, întregul personal trebuia să fie supus Arhivarului şi fără ştirea lui nu avea voie să
înstrăineze nici o hârtie.
De asemenea se mai prevedea şi un ostaş înarmat pentru pază.
În anul 1839, la Arhivele Statului din Bucureşti, s-au mai adăugat încă doi scriitori de
documente şi „un dorobanţ pentru trimiterea hârtiilor la canţelarie".
Regulamentul din 1840 prevedea, pe lângă funcţiile existente, un registrator, încă doi
scriitori şi un ajutor, dispoziţii care nu s-au mai aplicat. Personalul a rămas tot insuficient,
probabil, Departamentul Trebilor din Lăuntru nu a aprobat schema, aceasta necesitând noi
fonduri.
Salariile primite de „copişti" sau „scriitori" erau cu totul insuficiente. Din această
cauză ei au cerut deseori mărirea salariilor şi plecau la scurt timp după angajare.
Primul Arhivist al-Statului la Iaşi a fost numit Gheorghe Asachi (1832-1849; 1857-
1858). El a trecut la mărirea salariilor dar, la scurt timp, în anul 1834 aceste salarii s-au
micşorat. În acest an s-au schimbat şi titlurile celor doi scriitori, ce lucrau în Arhive,
respectiv în acela depomoşnic şi registrator.
Orice stăruinţă a lui Gh. Asachi de a se da Arhivei Statului şi un slujitor, adică un om
care să aibă grijă de curăţenie, încălzire iarna, a fost zadarnică încât el s-a văzut nevoit, în
1835, să angajeze un om pe care îl plătea din leafa sa, iar în 1836 pe al doilea.
Numai în anul 1840 s-a mai adăugat un „amploiat" la vechiul număr al personalului
Arhivei Statului. Arhivistul Palade arăta într-un raport că sporind lucrările este necesar să se
mărească numărul persoanelor cu cel puţin trei scriitori.
Starea materială deplorabilă a funcţionarilor Arhivei Statului din Iaşi se poate observa
şi din referatul pe care l-au înaintat în anul 1850 Ministerului de Justiţie, de care depindeau
când au fost obligaţi să-şi facă uniformă hotărâtă de aşezământ.
În anul 1904 existau numai nouă funcţionari faţă de douăzeci şi unu, câţi erau în anul
1862 şi optsprezece cât prevedea regulamentul din anul 1872.
Începând cu anul 1904 titulatura de arhivist s-a schimbat în aceea de arhivar,
menţinându-se astfel până în anul 1946.

Am folosit în mod deosebit cap. II din lucrarea: Arhivele Statului - 125 de ani de activitate, 1831-1956, p.
40-66. Regretăm că nu am putut obţine informaţii la zi.

44 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

După punerea în aplicare a legii Arhivelor Statului din anul 1925, pentru ocuparea
posturilor, se cerea pentru funcţiile superioare, licenţa sau doctoratul, iar pentru funcţiile
inferioare, absolvirea cursurilor secundare.
Cei se posedau titlurile cerute, şi funcţionaseră neîntrerupt cel puţin zece ani la
Arhivele Statului, puteau fi numiţi în funcţii superioare, fără a li se cere alte titluri.
Ulterior, această instituţie urma să-şi recruteze personalul numai din absolvenţii Şcolii
practice de arhivari-paleografl, ce se înfiinţase în anul 1924 pe lângă Direcţia Arhivelor
Statului.
Schema nu a fost mărită prea mult. În anul 1926 la Direcţia Statului existau numai
şaisprezece funcţionari, faţă de nouă câţi erau în anul 1904.
La Arhivele Statului din Iaşi, pe lângă cele trei posturi de funcţionari (cap de serviciu,
ajutor de registrator şi un copist), fixate prin Regulamentul din anul 1872, s-au adăugat abia
în anul 1922 încă doi şi anume: un arhivar şi un copist paleograf, iar în anul 1938 un ajutor
de registrator.
Numărul redus al personalului s-a menţinut atât în Bucureşti, cât şi la unităţile de pe
teritoriu, înfiinţate începând din anul 1920, cu toate stăruinţele repetate ale Direcţiei.
În anul 1940, la Arhivele Statului din Bucureşti existau şaisprezece funcţionari în timp
ce Ministerul Culturii Naţionale, forul său tutelar de atunci, avea în schemă pentru arhiva
proprie nu mai puţin de douăzeci şi nouă de funcţionari.
În anul 1951, s-a trecut la reorganizarea Direcţiei Arhivelor Statului şi la mărirea
numărului unităţilor din ţară, de la 10, câte funcţionau în 1945, la 70, iar numărul lucrătorilor
în Arhivele Statului a crescut la 518.

6.1. Conducători ai Arhivelor Naţionale*


În Ţara Românească, cel dintâi Arhivar al Statului a fost Iordache Răsti (1831-1837)
care a organizat primele depozite şi s-a îngrijit de ordonarea materialului preluat după
înfiinţarea Arhivelor Statului.
Ion Heliade Rădulescu (1837-1848) şi Grigore Alexandrescu (1839-1854), figuri
remarcabile ale culturii şi literaturii noastre din secolul al XlX-lea, desigur ar fi dorit să dea o
îndrumare nouă spre o dezvoltare aşa cum s-ar fi cuvenit unei instituţii de cultură, dar nu au
găsit înţelegerea necesară şi nu au primit sprijinul material cuvenit pentru obţinerea unui
local în care să fie adăpostul tezaurul arhivistic al ţării.
Prin strădania lui Petrache Teulescu (1859-1862) a fost tipărită prima publicaţie a
Arhivelor Statului: Documente istorice.
Primul director general al Arhivelor Statului, Grigore Bengescu II (1862-1864), a
stăruit înfiinţarea unui institut de paleografie şi zidirea unei clădiri pentru Arhivele Statului.
Arhivistul Statului, poetul Vasile Alecsandri (1850-1853), a susţinut doleanţele
funcţionarilor Arhivei Statului, prin raportul său din 2 martie 1850.

Am menţionat doar pe aceia pe care i-am socotit mai importanţi. Dăm în anexă lista tuturor, până în
momentul numirii în funcţia de director general a lui Ion Paraschiv. Informaţiile în cea mai mare parte
provin din cartea Figuri de arhivişti, Bucureşti, 1971.

45 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

În Regulamentul pentru Organizarea Arhivelor Statului din anul 1862 se prevedeau


pentru Direcţiunea Generală a Arhivei Statului douăzeci şi patru de persoane, în frunte fiind
un Director General, care a luat locul Arhivarului Statului de până atunci. Faţă de modesta
schemă ce a durat treizeci de ani, în anul 1862 s-a înmulţit şi numărul titlurilor
funcţionarilor. Salariile copiştilor însă a rămas aceleaşi.
În 1862 directorul general a înaintat un „Proiect de regulament pentru organizarea
Arhivelor Statului", în care expune scopul acestei instituţii. El spunea că, misiunea acestei
instituţii este „de interes public în bună stare şi în bună ordine şi de a săvârşi asupra aducerii
lucrărilor cerute spre satisfacerea trebuinţelor Administraţiunei, ale ştiinţei".
Înfiinţarea bibliotecii documentare curând după venirea la conducere a lui Grigore
Bengescu II a deschis căi noi de dezvoltare a activităţii arhivistice. Din primele estimări
aflăm că sarcinile conservării şi îngrijirii bibliotecii „care începe a se face" şi a muzeului,
„ce se înfiinţează acum prin colecţia sistematică a sigiliilor vechi şi noi administrative şi
istorice" a fost atribuită secretarului Arhivelor Statului1.
Odată cu înfiinţarea Bibliotecii, direcţia generală a Arhivelor Statului a solicitat
Ministerului Cultelor şi Instrucţiunii publice să trimită câte un exemplar pentru biblioteca
documentară din lucrările în fondurile statului, din prenume raţiunile Ministerului sau din
depunerile generale ale cititorilor.
Grigore Bengescu II a avut planuri mari cu biblioteca şi organizarea muzeelor
arhivelor. În programa pentru constituirea unui local pentru arhivă, aceasta a fost prevăzută
în mod cu totul special, chiar în primele rânduri fiind menţionate biblioteca cu sala de
lectură;
Activitatea lui în calitate de director general al Arhivelor Statului a încetat însă în 7
august 1864, prin numirea sa ca membru al Consiliului de Stat, numele lui rămânând însă
legat de o nouă organizare a Arhivelor Statului, de preocuparea lui pentru completarea
bibliotecii documentare, viziunea largă asupra profilului activităţii Arhivelor Statului şi
asupra relaţiilor cu Arhivele de peste hotare, prin misiuni arhivistice şi schimburi
paleografice cu Arhivele din statele străine2.
După Grigore Bengescu II, ştafeta a fost preluată de Cezar Bolliac, care a fost una din
forţele polivalente ale secolului trecut, literat, istoric, editor de izvoare istorice, arheolog,
gazetar şi om politic.
Ca director general al Arhivelor Statului, în perioada 7 august 1864 - 12 iulie 1866, el
a fost un arhivist de seamă atât ca teoretician cât şi ca practician contribuind la progresul
arhivisticii româneşti.
Cezar Bolliac ia unele măsuri organizatorice ca urmare a emiterii ordonanţei domneşti
nr. 1074 din 24 august 18643. Prin acest act, în acelaşi an se va desfiinţa Comisia constituită
cu scopul de a reglementa problema actelor mănăstirilor secularizate, trecându-se această
sarcină Direcţiei Generale a Arhivelor Statului unde se vor depune şi toate actele originale
aflate în posesia comisei.

1
AN1C fond DGAS, dosar 218/1862, f. 77.
2
Figuri de arhivişti, DGAS, Bucureşti, 1971, p. 109, şi p. 121-122.
3
Tr. Rus, M. Pârvulescu, Cezar Bolliac, RA, nr. 1,1966, p. 227-234.

46 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Astfel, acestea vor forma fondul important al documentelor feudale - mănăstireşti din
depozitul Direcţiei Generale a Arhivelor Statului.
A făcut apeluri către particulari, deţinători de documente importante, să le împrumute
Arhivelor Statului spre copiere sau chiar pentru achiziţionare, prin donaţie sau cumpărare. A
inaugurat astfel seria de copii de pe acte particulare.
Pentru păstrarea materialelor arhivistice în condiţii bune, încă de la sfârşitul anului
1864, Cezar Bolliac cerea ca mobilierul necesar să fie special confecţionat, dulapuri pentru
documente, rafturi pentru dosare, vitrină pentru sigilii, iar documentele care nu intrau în
cartoane să fie puse în suluri de lemn.
Cezar Bolliac a fost primul care a decis ocuparea posturilor prin concurs.
In ceea ce priveşte activitatea bibliotecilor, Cezar Bolliac a arătat o grijă deosebită
preocupării de cărţi şi periodice, necesare muncii arhivistice, urmărindu-se achiziţionarea de
publicaţii care să înlesnească atât pregătirea arhiviştilor, cât şi cercetarea ştiinţifică. Anual se
consemna suma de 12000 lei pentru achiziţionare. Procurarea acestora se făcea prin librăriile
lui A. Danielopolu şi Adolf Ulrich. In acelaşi timp s-au comandat o serie de periodice şi
opere din străinătate4.
Pe lângă grija îmbogăţirii fondului cu publicaţii, Cezar Bolliac a acordat un interes
aparte sistemului de organizare a bibliotecii documentare. În acest sens, în urma propunerilor
făcute de Grigore N. Mânu, pe atunci secretar al Direcţiei Generale, publicaţiile au fost
orânduite în două serii:
a) seria publicaţiilor administrative; b)"
seria publicaţiilor speciale.
A fost organizat un inventar, publicaţiile fiind catalogate alfabetic şi pe materii,
ştampilate şi s-a stabilit şi modalitatea de a împrumuta cărţi şi periodice de la bibliotecă.
In acest scop s-au fixat modele pentru alcătuirea inventarului general al bibliotecii şi
pentru registrul de împrumuturi.
O preocupare deosebită a constituit-o alcătuirea inventarului general al bibliotecii şi a
Registrului de împrumuturi.
O atenţie deosebită a acordat-o procurării tuturor publicaţiilor oficiale, legi,
regulamente, circulare, instrucţiuni etc, având în vedere că Arhivele Statului trebuie să
păstreze mărturii ale acţiunii Guvernului"5.
Grigore N. Mânu, fiind secretar şi apoi director general al Arhivelor Statului din
Bucureşti, a luat parte sau a întocmit personal o serie de regulamente şi diferite alte materiale
cu caracter normativ menite a contribui la modernizarea activităţii instituţiei condusă până în
1862 pe baza unor dispoziţii din Regulamentele organice ale Moldovei şi Ţării Româneşti şi
a unor instrucţiuni şi regulamente ce nu mai corespundeau stadiului de dezvoltare al
Arhivelor. La 4 aprilie 1862 se înfiinţează o Direcţie generală a Arhivelor Statului prin
unirea Arhivei Statului din Ţara Românească cu aceea din Moldova.
Înfiinţarea unei biblioteci documentare necesare pentru lucrările serviciului, s-a
realizat după constituirea Direcţiei generale a Arhivelor Starului în 1862. A existat o mică
bibliotecă în perioada anterioară, între anii 1838-1862, ale cărei publicaţii vor fi fost folosite

' ANIC, fond DGAS, dosar 736/1865, f. 3, 7, 388.


Ibidem, dosar 277/1862, f. 128-133.

47 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

de către arhivişti la inventarierea, traduceri uzuale. Când instituţia s-a dezvoltat, s-a simţit
nevoia formării unei biblioteci pentru a folosi celor ce prelucrau materialele documentare şi
pentru punerea lor în valoare pentru cercetători.
Grigore N. Mânu s-a interesat în mod deosebit de bibliotecă. El a susţinut „că menirea
bibliotecii Arhivelor nu trebuie să fie numai aceea de a procura ştiinţele necesare spre
îndeplinirea lucrărilor, sau a ajuta cu materiale la săvârşirea publicaţiilor ce urmează să
întreprindă cât mai în grabă, ci că trebuie să aibă mai cu seamă scopul de a înlesni
funcţionarilor respectivi dobândirea cunoştinţelor necesare specialiştilor, ci să săvârşească
condiţiile ce se ocupa cu studiile arheologice sau cu istoria naţională, căci o bibliotecă a
statului oriunde ar fi nu trebuie să-şi piardă caracterul de bibliotecă publică. „Pe lângă
acestea, biblioteca mai are scopul de a aduna toate publicaţiile administrative, pentru a le
păstra şi a le ţine la adăpost"6.
El este acela care a făcut mari schimbări din punct de vedere biblioteconomie, arătând
că este necesar să se completeze seria publicaţiilor oficiale ale statului şi să se aloce fonduri
pentru seria operelor speciale, făcându-se comenzi în străinătate, în Germania, Rusia şi Italia
dar şi în Transilvania.
Pentru folosirea bibliotecii, Grigore N. Mânu, a propus crearea unui inventar regulat
care să asigure responsabilitatea bibliotecarului, ştampilarea cărţilor, alcătuirea unui registru
de inventar general, organizarea împrumutului şi altele.
Grigore N. Mânu, în 1865 a întocmit un nou inventar de cărţi şi periodice existente,
făcând posibilă astfel ţinerea unei evidenţe şi îmbogăţirea fondului prin noi achiziţii şi
donaţii.
Devenit director al Arhivelor Statului, s-a preocupat şi să completeze fondul de cărţi al
bibliotecii. Cu ocazia călătoriilor sale în străinătate sau prin diferite librării din Bucureşti, a
adus cărţi de specialitate pentru biblioteca Arhivelor, astfel, cu ocazia unei călătorii în
Germania a cumpărat de la Berlin cărţi foarte importante în valoare de 9000 lei. In 1867
informa Ministerul că „a cumpărat un manuscris important, ce privea istoria naţională a
României"7.
În 1868 raporta următoarele, Ministerului Instrucţiunii: „Cu ocazia călătoriei ce am a
face în cursul verii şi cercetarea Arhivelor din străinătate, dorind de a procura însuşi şi de-a
dreptul diferite opere pentru serviciul nostru, precum şi a mai completa biblioteca
Direcţiunii, am onoarea a vă ruga, Domnule Ministru, să binevoiţi a-mi elibera spre aceasta
un mandat în sumă de 2000 lei, asupra fondului ce este disponibil Direcţiunii în exerciţiul
anului curent pentru asemenea cheltuieli. Cuvintele justificate vor avea onoarea a le prezenta
la întoarcere"8.
La moartea sa, în 1903, a lăsat Bibliotecii Arhivelor, un număr mare de cărţi, ghiduri,
dicţionare, enciclopedii, îmbogăţind astfel biblioteca cu piese importante.
Printre personalităţile care au condus Direcţia Generală s-a mai remarcat - C. D.
Aricescu. S-a născut la 18 martie 1823 în oraşul Câmpulung Muscel. A colaborat la reviste şi
gazete progresiste întocmind lucrări literare şi istorice în care şi-a exprimat ideile

6
Ibidem, dosar 967/1867, f. 33,210.
7
Ibidem, fondul Ministerului Instrucţiunii, dosar 553/1867, f. 210.
8
Ibidem, dosar 675/1868, f. 126. 8

48 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

revoluţionare. În 1869 a fost numit director al Arhivelor Statului, funcţie ocupată până în
]870, după care a revenit în 1871 la acest post, după ce în perioada martie-octombrie 1871 a
funcţionat la Domeniile statului.
Constantin Aricescu desfăşoară până în 1876 o intensă activitate menită să ridice
prestigiul instituţiei în a cărei grijă se află tezaurul istoric al ţării.
La scurt timp după venirea la conducerea Direcţiei generale, a intrat în vigoare, la 4
martie 1869, un nou regulament.
De asemenea, odată cu revenirea lui în 1871, introduce un nou regulament. Pe baza
acestui regulament, din 1872 rămas în vigoare până în 1925, Arhivele Statului şi-au
desfăşurat activitatea care a constat în:
1) preluarea, achiziţionarea şi inventarierea materialelor documentare;
2) demersuri pentru înfiinţarea arhivelor judeţene;
3) lărgirea activităţii de folosire a documentelor;
4) încadrarea cu personal de specialitate şi asimilarea salarizării cu ora de la alte
instituţii;
5) conservarea actelor, întreţinerea şi lărgirea suprafeţei de depozitare.
Strădaniile lui de a îmbogăţi biblioteca documentară se concretizau în comenzi de
lucrări la librăriile din ţară şi străinătate.
Astfel, în 18739, s-au solicitat Ministerului Instrucţiunii sume pentru achitarea cărţilor
comandate la Berlin, Viena şi Pesta. În 1875, face comandă pentru cumpărarea unor cărţi de
specialitate la unele librării din Veneţia10.
Ă luat legătura cu editurile din ţară pentru a se trimite exemplarele necesare arhiviştilor
direct şi rapid. În 1873, C. D. Aricescu, ruga pe redactorul Revistei Contemporane să doteze
biblioteca DGAS cu „un exemplar din aceste publicaţiuni aşa de interesante pentru avuţia şi
varietatea subiectelor sale, prin puritatea limbii, prin eleganţa stilului"11.
De asemenea, s-au solicitat pentru bibliotecă tabele cuprinzând comunele urbane şi
rurale necesare la identificarea localităţilor în documente12.
Paralel cu preocuparea publicaţiilor pentru creşterea fondului de cărţi, C. D. Aricescu a
luat măsuri şi pentru buna conservare a cărţilor prevăzând sume de bani pentru legatul unor
volume în bibliotecă13.
De asemenea nu trebuie uitat că a fost primul care a adus o sistematizare în clasificarea
materialului arhivistic şi a iniţiat publicarea instrumentelor de evidenţă a documentelor.
După el a urmat, numit pe baza decretului 841 din 15/27 mai 1876, B. P. Haşdeu, marele
filozof, istoric, politician, cercetător al atâtor colecţii arhivistice din străinătate. A funcţionat ca
director al Arhivelor Statului o perioadă mare de timp, 1876-1900, ceea ce i-a permis
realizarea, aproape în totalitate a directivelor propuse. A urmat unei pleiade de personalităţi
culturale şi ştiinţifice, dar în final i-a depăşit pe toţi14.

^NIC, fondul Ministerului Instrucţiunii, dosar 2303/1873, f. 203. u


lbidem, dosar 2845/1875, f. 74. )2 lbidem, fondul DGAS dosar
228/1862, voi. II, f. 67. n lbidem, f 58.
uANIC, fondul Ministerului Instrucţiuni, dosar 2303/1873, f. 75. »• P. Haşdeu, Mărturii, lucrare
întocmită de Lidia Brânceanu, Bucureşti, D.G.A.S., 1993, p. 7-9 şi 25.

49 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

În această perioadă B. P. Haşdeu „pe lângă activităţile desfăşurate în cadrul Academiei


Române şi a însărcinărilor care îi reveneau în calitate de profesor la catedra de filologie
comparată a Universităţii din Bucureşti, a depus în conştienciozitate caracteristică, mari
eforturi pentru buna desfăşurare a activităţii în cadrul D.G.A.S.". Documentele de arhivă stau
mărturie în acest sens.
O atenţie deosebită a acordat Bibliotecii Documentare a Arhivelor Statului lărgind
fondul documentelor cu cărţi, de certă valoare şi încercând să o organizeze mai bine.
Când preia conducerea, D.G.A.S. funcţiona în baza regulamentului din 1872 şi era
organizată în două secţii: secţiunea istorică şi de stat şi secţiunea Bunurilor publice15.
L-a preocupat foarte mult conservarea documentelor, astfel încât în 1892 comandă un
aparat fotografic pentru efectuarea de copii fotografice de pe unele acte istorice mai
importante, devenite aproape ilizibile din cauza vechimii.
Activitatea lui Haşdeu ca director general al Arhivelor Statului s-a concretizat în
primul rând în grija pe care a avut-o pentru păstrarea în bune condiţiuni a materialelor
documentare, străduindu-se să procure cele mai adecvate mijloace de conservare ce existau
în acea vreme şi pentru construirea unui local corespunzător.
S-a preocupat, de asemenea, de ocuparea posturilor prin concurs cu oameni bine
pregătiţi, cunoscători ai istoriei naţionale şi a paleografiilor.
În octombrie 1883, directorul B, P. Haşdeu recomanda, pentru ocuparea postului de şef
al filialei Iaşi, pe Mihai Eminescu foarte cunoscut nu numai ca scriitor dar posedând totodată
(...) cunoştinţe serioase în paleografia româno-chirilică. Propunerii lui Haşdeu nu i s-a putut
da curs. În 1884 deşi M. Eminescu ieşise din sanatoriul de la Viena, starea sănătăţii nu i-a
permis ocuparea acestui post.
A fost cel dintâi conducător al Arhivelor Statului care a depistat materialele
documentare privind Istoria Românilor în arhivele străine şi obţine copii de pe ele, care au
fost însă publicate de el, fără a fi păstrate în depozitele Arhivelor Statului.
Autoritatea ştiinţifică a lui Haşdeu şi publicaţiile elaborate de el au făcut să crească
prestigiul Arhivelor Statului atât în ţară, cât şi în străinătate.
În ceea ce priveşte organizarea materialelor documentare provenite de la aşezămintele
eclesiastice, Haşdeu a iniţiat constituirea lor în pachete, după regulile stabilite în Comisia
documentară, pentru cele preluate de la mănăstirile închinate, precum şi păstrarea în mape de
carton.
Apreciind materialele documentare la justa lor valoare, B. P. Haşdeu, la numai 4 luni
de la sosirea sa, cu aprobarea Ministerului, ia hotărâri ca documentele anterioare anului 1700
să nu fie scoase din Arhive ci să se elibereze copii de pe ele, iar toate condicile cu copii de
acte ale diferitelor mănăstiri să fie concentrate la bibliotecă sub denumirea de
„Manuscripte"16.
Având o intensă viaţă intelectuală şi mânat de dorinţa de a înzestra biblioteca
Arhivelor Statului cu cele mai de seamă opere istorice, lingvistice, geografice etc, apărute în
ţară sau străinătate a cumpărat aceste lucrări fie de la librăriile din ţară, fie prin comenzi din
alte ţări şi cu ocazia călătoriilor sale în străinătate. În 1884 când a reprezentat ţara la

15
ANIC, fondul Ministerului Instrucţiunii, dosar 23o3/1876, f. 75. 16
Ibidem, fondul DGAS, dosar 7/1876, f. 24.

50 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Congresul de orientalistică de la Florenţa, a procurat un număr de cărţi, unele din cele mai
importante fiind: Bisaccioni, „Guerra en Moldavie", 1644; Avrile, „Voyage en Moldavie",
169217. În acelaşi an, când pleacă din nou în străinătate, cumpără cărţi de la Budapesta,
Viena, Stuttgard şi Paris18.
Pentru dotarea bibliotecii cu cât mai multe opere, B.P. Haşdeu foloseşte schimbul de
publicaţii. Astfel, în 1876 trimitea preşedintelui Academiei din Cracovia19 şi preşedintelui
societăţii de arheologie din Moscova20 publicaţiile Arhivelor Statului, cerea în schimb
publicaţiile acestor instituţii ştiinţifice. La fel procedează în 1888 cu Marele Stat Major care
a cerut Arhiva Istorică a României, el condiţionând trimiterea acesteia cu primirea operelor
publicate de Marele Stat Major21. În concluzie, activitatea lui B. P. Haşdeu ca director
general al Arhivelor Statului s-a concretizat în grija manifestată faţă de întocmirea evidenţei
documentelor, mai ales a celor feudale, crearea condiţiilor de conservare a lor, construirea
unui local corespunzător; angajarea unui personal cu o înaltă competenţă pentru care a luptat
să se obţină un salariu corespunzător şi a fost primul director al arhivelor care a depistat
documente referitoare la istoria României în arhivele şi bibliotecile din străinătate.
Din iniţiativa sa s-a constituit colecţia de manuscrise formată din condicele de
documente în copii sau originale ale aşezămintelor ecleziastice. A insistat pentru a se trece la
folosirea practică a documentelor, la elaborarea de publicaţii ştiinţifice ale arhivelor.
Bibliofil pasionat, nu a uitat să înzestreze biblioteca arhivelor cu cărţi dintre cele noi
alese. A ridicat prestigiul internaţional al arhivelor.
Un alt moment de excepţie din istoria Arhivelor şi a bibliotecii sale 1-a constituit
directoratul profesorului Dimitrie Onciul. Acesta venea de pe pământurile moldoveneşti şi
anume din satul Straja, judeţul Suceava. Şi-a făcut studiile la Universitatea din Cernăuţi şi
apoi la Viena, unde a trecut examenul de doctorat în 1884.
În urma unui concurs ţinut la Iaşi în 1895 a fost numit profesor la Catedra de Istoria
Românilor la Facultatea de Istorie din Bucureşti. Fiind membru corespondent al Academiei
Române din 1889, devine membru deplin în 1905, iar în 1919 a fost decan al facultăţii de
istorie din Bucureşti, şi ales preşedinte al Comisiei monumentelor istorice.
D. Onciul apare ca o personalitate cu totul deosebită atât prin concepţia sa istorică şi
prin metoda sa de cercetare, cât şi prin însuşirile sale didactice.
În 1900 a fost numit director general al Arhivelor Statului, unde a desfăşurat o
activitate extrem de bogată până în 1923. Problema localului 1-a preocupat în mod deosebit22.
Între 1900-1916 a reuşit să refacă întreg localul de la mănăstirea Mihai Vodă, şi să se
ridice Palatul Arhivelorimportant monument istoric, devenit din 1866 sediul Direcţiei
Generale a Arhivelor Statului.
La Direcţia Generală s-au păstrat ciornele scrise de D. Onciul pentru nenumăratele sale
cereri de aprobări de fonduri necesare în vederea întocmirii de planuri şi devize de

n
Ibidem, dosar 19/1879, f. 14.
* Ibidem, dosar 2/1884, f. 155.
'ibidem, dosar 13/1876, f. 7. *
Ibidem, f. 9.
1
Ibidem, dosar 4/1888, f. 54.
2
ANlC,p. 201-231.

51 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

restaurare, confecţionare de mobilier, introducerea luminii electrice, a gazului, telefonului,


instalaţii sanitare, exproprierea terenurilor din jurul Arhivei şi crearea unui parc.
D. Onciul a fost socotit unul dintre cei mai buni administratori şi organizatori ai
Arhivelor.
Odată cu refacerea clădirii, D. Onciul s-a preocupat de procurarea mobilierului necesar
amenajării ei.
În 1904 cerea fonduri pentru confecţionarea de rafturi metalice în trei depozite şi
dulapuri pentru bibliotecă, pe lângă completarea mobilierului obişnuit.
D. Onciul a obţinut în 1907, după moartea lui B. P. Haşdeu, restituirea pe căi juridice
de la legatarii săi testamentari, a cărţilor şi documentelor luate de acesta pentru studii la
Câmpina, când era director al Arhivelor Statului. În consecinţă, a interzis împrumutarea
documentelor acasă, de către oricine. Pentru dezvoltarea cercetării, s-au procurat numeroase
publicaţii al căror număr, în 1923, era de 3930 de lucrări în 5333 volume23.
În 1911, la insistenţa sa, s-a introdus în schema Arhivelor, postul de bibliotecar, şi apoi
de ajutor de bibliotecar, primul fiind ocupat între 1911-1919 de istoricul Ilie Minea, iar
ultimul după 1921 de istoricul şi criticul literar George Călinescu angajat la Arhivă în urma
unui concurs ţinut în 1920.
În timpul primului război mondial soarta tezaurului documentar al ţării, 1-a preocupat în
mod deosebit, astfel la 20 august 1916, cerea funcţionarilor direcţiei să participe la „împachetarea
documentelor ce vor fi transportate spre a fi puse la adăpost".
Sub directoratul lui Constantin Moisil24 (1923-1938) bibliotecile Arhivelor Statului din
Bucureşti, Iaşi, Cluj etc. cunosc o perioadă de înflorire, îmbogăţindu-şi patrimoniul, conform
Legii pentru organizarea Arhivelor Statului din anul 1925. Ca urmare a aplicării acestei legi
s-au prevăzut biblioteci documentare pe lângă aceste direcţiuni regionale, care să cuprindă
atât cărţi şi reviste de specialitate, cât şi publicaţii oficiale ale statului ca: Monitorul Oficial,
bugete generale, anuare statistice, dicţionare de localităţi şi altele.
Înzestrarea cu cărţi a bibliotecilor s-a făcut în mod centralizat, solicitându-se câte 5-10
exemplare din fiecare titlu.
Constantin Moisil a căutat să doteze Arhivele Statului cu publicaţii administrative,
creând în cadrul bibliotecilor secţii speciale pentru păstrarea lucrărilor de acest gen.
Pentru îmbogăţirea bibliotecii cu carte străine va efectua schimburi cu bibliotecile din
Franţa, Praga, Belgia, New York25.
Un merit deosebit i-a revenit lui Constantin Moisil în întregirea colecţiilor direcţiei cu
fondurile „Bibliotecii Hasdeu".
La 17 iunie 1924 a avut loc o Conferinţă la Bucureşti ce a dezbătut problema privind
materialele documentare ce urmează să se depună la Arhivele Statului, modele de
achiziţionare şi selecţionare, metodele cele mai practice de păstrare, inventariere şi

23
ANIC, fondul D.G.A.S., dosar 915/1923, f. 9-13; 37-38.
24
Ilie Ţabrea, Constantin Moisil, Bucureşti, 1971; Figuri de arhivişti, p. 165-298. Constantin Moisil a fost
o personalitate marcantă în mişcarea intelectuală românească, membru al Academiei Române, profesor şi
om de ştiinţă, mare istoric şi numismat, heraldist şi sigilograf punând bazele acestor discipline auxiliare. În
mod special s-a ocupat de arhivistică românească ca disciplina care le sintetizează pe toate celelalte.
25
ANIC, fondul DGAS, dosar 951/1927, f. 15.

52 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

catalogare a materialului arhivistic, sistemele cele mai lesnicioase de a pune acest material la
dispoziţia publicului.
Tot el va stabili norme de selecţionare a materialelor documentare, în funcţie de
specificul instituţiei care le-a creat, în vederea predărilor la Arhivele Statului.
Va interveni pentru reluarea materialului arhivistic ce a fost evacuat şi depozitat la
Moscova în cursul primului război mondial. „Restituirea lui va constitui un eveniment
cultural covârşitor în istoria contemporană a României consider că exprimă o importanţă
extrem de mare nu numai pentru istoria noastră politică şi militară dar şi pentru trecutul
juridic economic şi cultural al României având o mare valoare din punct de vedere
paleografie şi al diplomaţiei"26.
În 1935 va obţine restituirea unei părţi din arhivele evacuate la Moscova.
De-a lungul întregii sale activităţi se va preocupa pentru asigurarea spaţiului de
depozitare, cerând insistent în fiecare an confecţionarea mobilierului.
Este primul director care a reuşit să organizeze o expoziţie de mari proporţii. Muzeul a
fost inaugurat la 28 martie 1926, dispunând de un material de expoziţie foarte bogat şi
interesant.
În localul muzeului va organiza o expoziţie de artă bizantină şi de pictură istorică
românească27 cu ocazia Congresului Internaţional de bizantinologie care a avut loc în
România în anul 1924, ca şi o expoziţie de stampe privitoare la Transilvania, în cadrul
marilor festivităţi organizate pentru sărbătorirea unui deceniu de la Unirea Transilvaniei cu
România28.
În anul 1923 a luat hotărârea să editeze o publicaţie periodică „Revista Arhivelor",
care să cuprindă studii, cercetări şi informaţii din toate disciplinele ştiinţifice ce au ca obiect
studiul documentelor.
Prin înfiinţarea Şcolii de arhivistică în 1924 a putut să dea Arhivelor Statului cadre
temeinic pregătite.
Şi-a încheiat activitatea sa de director în anul 1938.
Urmaşul său, profesorul universitar Aurelian Sacerdoţeanu (1938-1953), a iniţiat
reorganizarea Direcţiei Arhivelor Statului ce a trecut în anul 1951 la Ministerul Afacerilor
Interne.
Vasile Maciu, conferenţiar universitar, la Facultatea de Istorie, a fost director al
Arhivelor Statului între anii 1953-1956, preocupându-se de organizarea şi îndrumarea muncii
arhivistice la instituţii şi întreprinderi şi de înfiinţarea în ţară a noi unităţi ale Arhivelor
Statului. În 1954 s-au difuzat în întreaga ţară Instrucţiunile arhivistice ale Direcţiei Arhivelor
Statului.
În anul 1956, conducerea instituţiei a fost încredinţată „tovarăşului" Ion Paraschiv.
Ulterior, la conducerea Arhivelor Statului au fost numiţi militari până în anul 1991,
când s-a revenit la sistemul anterior, conducerea Arhivelor Statului să o deţină specialişti în
domeniul istoriei, când a fost numit director general al Arhivelor Statului, profesorul
universitar, Ioan Scurtu.

* Ibidem, dosar 1055/1934, f. 88.


J Ibidem, dosar 924/1924, f. 131.
Ibidem, dodar 970/1929, f. 161.

53 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

La Iaşi, primul arhivar al Statului, Gh. Asachi (1832-1849 şi 1857-1858) cunoscut


pentru activitatea lui în diverse domenii ale culturii moldoveneşti din secolul XIX, s-a
străduit să organizeze Arhivele Statului ca o instituţie de cultură unde să se poată face
cercetări istorice. A adunat numeroase materiale documentare, organizând cu multă
pricepere cele dintâi depozite ale Arhivelor Statului din Iaşi.
Ulterior a fost numit arhivar al Statului Vasile Alecsandri (1850-1853). Poetul a
intervenit pentru preluarea unor materiale importante şi s-a arătat înţelegător cu doleanţele
subalternilor săi.
Amintim de asemenea pe literatul Gheorghe Sion (1853-1856) şi pe Teodor Codrescu
(1856), autorul cunoscutei Colecţii de documente „Uricariul".
Sever Zotta (1912-1936) a organizat depozitarea documentelor după principiile
moderne. A depus mari stăruinţe şi eforturi pentru reducerea documentelor româneşti
evacuate în Polonia în timpul primului război mondial.
Dintre arhivişti unii au rămas scurt timp la Arhivele Statului din diverse motive, dar mai
ales din cauza salariului prea mic. Alţii, din contră, cu toate greutăţile materiale, au muncit ani
la rând, au fost devotaţi, ajungând să iubească această instituţie şi să n-o mai părăsească.
Printre aceştia, trebuie să amintim pe Nicolae Răsti, unul dintre primii arhivari care,
după cum arăta Gr. Mânu într-un raport către Minister şi-a „consacrat viaţa sa întreagă
muncii arhivistice".
Pe lângă cei care au rămas în Arhivele Statului ca arhivari şi au lucrat mult ca timp,
contribuind astfel la bunul mers şi renumele instituţiei, şi-au început activitatea ca modeşti
copiştişi apoi paleografi şi alţii care mai târziu au ajuns să ocupe un rol de seamă în cultura
ţării noastre. Dintre aceştia menţionăm pe scriitorul Nicolae Filimon şi slavistul D. Gr.
Peşacov, ambii veniţi în anul 1862 de la Comisia Documentală, Stoica Petrescu, 1862,
Zamfir Arbore, slavist ca şi Ilie Bărbulescu şi Ilie Minea (1911-1919), mai târziu profesor
universitar la Iaşi, George Călinescu (1921), Măria Dumitrescu (1933-1948), Mircea
Tomescu (1945) şi alţii.

7. Pregătirea arhiviştitor. Şcoala de Arhivistică


Pentru a-şi putea îndeplini îndatoririle, arhiviştii trebuie să cunoască bine limbile în
care sunt redactate documentele din arhive şi să aibă pregătirea necesară pentru a le descifra,
a le transcrie şi a le traduce cu perfectă exactitate, să posede temeinice cunoştinţe de istorie şi
de ştiinţe auxiliare ale acesteia ca diplomatică, cronologie, sigilografie, adică să posede o
cultură cu totul specială, pe care nu o pot primi decât într-o şcoală organizată în acest scop.
Pe lângă universităţile din România au funcţionat seminarii de paleografie slavă,
latină, greacă, chirilică, apoi s-au înfiinţat şi catedre de ştiinţe auxiliare ale istoriei. Scopul
acestor seminarii era acela de a completa cursurile generale de istorie sau de filologie şi să
dea o pregătire specială, care să poată fi suficientă viitorilor arhivişti.
Ideea înfiinţării unei şcoli speciale pentru pregătirea arhiviştilor a apărut în anul 1862,
când s-a înfiinţat Direcţia Generală a Arhivelor Statului, şi a fost prinsă în Regulamentul de
organizare a Arhivelor Statului.

54 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Primul director general al Arhivelor Statului de atunci, colonelul Bengescu II, căutând
să construiască un local propriu pentru această direcţie, a încercat să înfiinţeze în cadrul
aceluiaşi local şi un Institut de Paleografie, în care să se predea disciplinele ştiinţifice care
aveau legătură cu materialele arhivistice.
Informaţiile despre acest institut sunt extrem de puţine. Se ştie doar că intenţiona să
rezerve o sală la etajul întâi pentru „predarea lecţiunilor de ştiinţe arhivistice, paleografice,
diplomatică, biblioteconomie"*.
Regulamentul Arhivelor Statului din anul 1862 în privinţa Şcoalei de Arhivistică
prevedea următoarele: „Dispoziţiuni ulterioare vor hotărî regularea acestor cursuri, spre a se
întocmi o Şcoală de Paleografie, cu scopul de a forma oameni speciali pentru Serviciul
Arhivelor şi lucrări ce atârnă de dânsele". În schimb regulamentul din 1872 trecea sub tăcere
acest capitol.
O nouă încercare de a organiza o şcoală pentru pregătirea personalului pentru munca
arhivistică a făcut-o directorul general al Arhivelor Statului, Grigore N. Mânu (1866-1872).
Acesta a întocmit un program de cursurile ce urmau să se predea la această şcoală, a cărei
durată urma să fie de trei ani. Proiectul datează din anii 1866-1868, ca profesori fiind indicaţi
Răileanu, Grigore Mânu, B. P. Haşdeu, Berindei, Cezar Bolliac şi N. Mavros. Aceştia aveau
să predea noţiuni de istorie universală şi a românilor, paleografie româno-chirilică cu
sigilografie şi epigrafie, limba slavă, arhivistică şi teoria colecţiunilor publice, numismatică,
noţiuni de lingvistică, istoria artei şi diplomatică. încercarea n-a avut rezultat pozitiv.
La Sibiu, în anul 1876, Frantz Zimmerman, directorul Arhivei Naţionale Săseşti,
organiza deja cursuri de paleografie pentru viitori arhivişti, constând din lecţii practice de
paleografie latină pe baza documentelor din arhivă.
Elevii se recrutau dintre tinerii saşi cu studii liceale, care doreau să devină funcţionari
la arhivele din oraşele săseşti. Cursurile au durat până în anul 1907, când au fost desfiinţate.
Directorul Dimitrie Onciu (1900-1923), a ţinut mulţi ani la rând seminarul său în
localul Arhivelor Statului, obişnuind pe studenţi cu descifrarea şi traducerea vechilor
documente slave, cu citirea şi interpretarea actelor şi documentelor româneşti din diferite
epoci, cu sigilografia, cu diplomatica şi cronologia. Deşi seminarul său nu echivala cu o
şcoală specială, fiindcă nu se ocupa de toate disciplinele legate de arhive, totuşi dintre
studenţii lui s-au recrutat un număr important de arhivişti cu pregătire temeinică.
În 1924 pe lângă Arhivele Statului s-a înfiinţat Şcoala de Arhivistică.
Înfiinţarea Şcolii de Arhivistică s-a datorat eforturilor academicianului Constantin
Moisil. Noua instituţie a funcţionat începând din noiembrie 1924 - deschiderea cursurilor
având loc la 28 noiembrie acelaşi an - sub denumirea de Şcoala practică de arhivari-
paleografi şi a funcţionat pe lângă Direcţiunea Generală a Arhivelor Statului, care-i punea la
dispoziţie localul, biblioteca şi materialul didactic.
Deschiderea oficială s-a făcut în prezenţa unui număr mare de intelectuali. Printre ei
s-a aflat N. Iorga, miniştrii Finanţelor, Cultelor, primarul Bucureştiului şi chiar primul
ministru.

A. Sacerdoţeanu, Proiectul pentru Palatul Arhivelor, Bucureşti, 1942, p. 14.

55 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Obiectele de studiu pentru anul I erau: arhivistică, paleografia slavonă, româno-


chirilică, latină şi greacă şi izvoarele istoriei românilor, iar pentru anul II: sigilografia,
heraldica, diplomatica, instituţiile vechi româneşti şi dreptul vechi românesc.
Corpul didactic era alcătuit din cadre din învăţământul universitar (N. Cartojan.
P. Cancel, C. Maiorescu) şi secundar (Iulia Ştefânescu şi Ion Vlădescu).
Elevii şcolii trebuiau să fie cel puţin absolvenţi ai învăţământului secundar.
Legea de organizare a Arhivelor Statului din 1925 stabilea că „pe lângă Direcţiunea generală
se va înfiinţa o şcoală practică de arhivari-paleografi, în scop de a pregăti personalul de
specialişti necesari Arhivei Centrale şi regionale şi de a răspândi în publicul cult cunoştinţele
practice necesare pentru înţelegerea şi studierea documentelor, peceţilor, monumentelor
heraldice şi miniaturistice şi pentru apărarea lor de distrageri ori înstrăinare".
Regulamentul şcolii din 30 mai 1931 i-a modificat titlul în acela de Şcoală Superioară
de Arhivistică şi Paleografie, iar în textul legii Arhivelor Statului, modificată în anul 1932, se
preciza că se va înfiinţa în înţelegere cu Universitatea o „Şcoală Specială de Arhivistică şi
Paleografie". Conform noului regulament scopul şcolii care devenea o instituţie de
învăţământ superior, era de a forma arhivişti, bibliotecari şi experţi grafici. În acest scop s-a
înfiinţat pe lângă secţia arhivistică, una de bibliologie şi alta de expertiză grafică şi
grafologie. Între anii 1931-1936 s-au tăiat toate subvenţiile primite de şcoală din partea
statului. - Şcoala a continuat totuşi să funcţioneze deşi profesorii nu mai primeau nici un
salariu. Prin legea învăţământului superior din 1938 Şcoala de Arhivistică făcea parte din
şcolile speciale, care erau declarate şcoli de învăţământ superior. Situaţia salariilor
profesorilor s-a normalizat începând cu anul 1939. La 11 octombrie 1941, însă Şcoala de
Arhivistică a fost desfiinţată*. A continuat să funcţioneze numai cu anul II pe lângă
facultatea de Litere şi Filozofie din Bucureşti. În anul 1942 în urma eforturilor deosebite ale
profesorului A. Sacerdoţeanu, directorul general, de atunci, al Arhivelor Statului, a fost
reînfiinţată prin legea învăţământului superior şi trecută în rândul şcolilor superioare
speciale. Încă din anul 1940, durata cursurilor s-a prelungit la trei ani. In 1947 existau
unsprezece catedre prevăzute cu salariile normale, trei posturi de asistenţi şi şase posturi
administrative. Şcoala funcţiona pe lângă Direcţia Generală a Arhivelor Statului şi depindea
de Rectoratul Universităţii din Bucureşti, în ceea ce priveşte controlul activităţii didactice şi
eliberarea diplomelor.
Scopul său era acela de a forma specialişti necesari arhivelor, bibliotecilor şi muzeelor,
precum şi experţi grafici cu pregătire ştiinţifică pentru instanţele judecătoreşti.
Pentru lucrările ştiinţifice ale corpului didactic al Şcoalei şi membrilor Institutului de
Cercetări Arhivistice înfiinţat în baza dispoziţiilor legii din 1942 ca anexă a Secţiei de
Arhivistică, s-a editat Buletinul şcolii ce a apărut sub denumirea de „Hrisovul" (au apărut
şapte volume pentru anii 1941-1947) rezervat studiilor de tehnică şi informaţie Arhivistică".
Prin reforma învăţământului din anul 1948, şcoala de arhivistică a fost transformată în
Institutul de arhivistică. La 3 sept. 1950 acest Institut a fost desfiinţat şi cercetătorii trecuţi la
Facultatea de Istorie a Universităţii Bucureşti la Catedra de Arhivistică care ulterior s-a
desfiinţat şi ea.

ANIC, fond Şcoala de Arhivistică, dosar 29,1941, f. 329-331.

56 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

În anul 1992 reluându-se tradiţia s-a înfiinţat Facultatea de Arhivistică ce funcţionează


sub egida Arhivelor Naţionale din Bucureşti şi în cadrul Academiei de Poliţie „Al. loan
Cuza" din Bucureşti29. Cu o durată de 4 ani aceasta va furniza personalul arhivistic necesar
muncii de arhivă. Existenţa ei este menţionată în Legea Arhivelor din 1996.
În perioada 1980-1991, tot pe lângă Arhivele Statului a funcţionat Centrul de
Perfecţionare Profesională care avea drept scop formarea şi pregătirea personalului de
specialitate nou încadrat la Arhive.
În anul 1991 acesta s-a transformat în Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică30
care asigură pregătirea şi specializarea personalului necesar activităţilor arhivistice alături de
facultatea de Arhivistică. Legea Arhivelor o menţionează de asemenea.
În aprilie 1993 s-a constituit Asociaţia Arhiviştilor şi prietenilor Arhivelor, la
Bucureşti, la sediul ANIC.
Asociaţia îşi propune promovarea arhivisticii ca ştiinţă auxiliară a istoriei, păstrarea şi
promovarea patrimoniului naţional arhivistic, recunoaşterea statutului arhivistului în
societatea românească contemporană31.

B.I.D.A., nr. 1/1992, p. 9-13. i Ibidem, p. 14-15.


' B.I.D.A., 4, 1993, p. 26-28, Statutul asociaţiei.

57 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Anexa Conducătorii
Arhivelor Naţionale din România

I. Căminarul Iordache Răsti, Arhivarul statului - 1831 -183 7


2.Gh.Asachi -1832-1849
-1857-1858
3. Paharnic Costache Bobescu, Arhivarul statului - 1837-1843
4. Paharnic Ioan Eliade Rădulescu, Arhivarul statului - 1843-1848
5. Serdarul C. D. Ştefanescu, Arhivarul statului - 1848-1848
6. Serdarul Toma Popescu, Arhivarul statului - 1848-1849
7. Paharnic Grigore Alexandrescu, Arhivarul statului - 1849-1854
8. Vasile Alecsandri - 1850-1853
9. Gheorghe Sion - 1853-1856
10. Paharnic Constantin Râmniceanu, Arhivarul statului - 1859-1859
I1. Serdarul N. Nestor, Arhivarul statului - 1859-1859
12. Petrache Teulescu, Arhivarul statului -1859-1861
13. M. Caracasidis, Arhivarul statului - 1861 -1862
14. Petrache Teulescu, Arhivarul statului - 1862-1864
15. Grigore Bengescu II, Director general al Arhivelor Statului - 1862-1864
16. Cezar Bolliac, Director general al Arhivelor Statului - 1864-1866
17. Grigore N. Mânu, Director general al Arhivelor Statului - 1866-1869
18. C. D. Aricescu, Director general al Arhivelor Statului - 1869-1870
19. Grigore N. Mânu, Director general al Arhivelor Statului - 1870-1871
20. C. D. Aricescu, Director general al Arhivelor Statului - 1871-1876
21. B. P. Haşdeu, Director general al Arhivelor Statului - 1876-1900
22. Dimitrie Onciul, Director general al Arhivelor Statului - 1900-1923
23. Alex. Lapedatu, Director general al Arhivelor Statului - 1923-1923
24. Const. Moisil, Director general al Arhivelor Statului - 1923-1938
25. Aurelian Sacerdoţeanu, Director general al Arhivelor Statului - 1938-1953
26. Vasile Maciu, Director general al Arhivelor Statului - 1953-1956
27. Ion Paraschiv, Director general al Arhivelor Statului - 1956-1960
28. Nicolae Dinu, Director general al Arhivelor Statului - 1960-1965
29 .Gheorghe Titilescu, Director general al Arhivelor Statului - 1965-1973
30. Ionel Gal, Director general al Arhivelor Statului - 1973-1984
31. Vasile Moise, Director general al Arhivelor Statului -1984-1990
32. Ioan Munteanu, Director general al Arhivelor Statului - 1990-1991
33. Ioan Scurtu, Director general al Arhivelor Statului - 1991 -1996
34. Corneliu Lungu, Director general al Arhivelor Statului - 1996-

58 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

8. Arhiva curentă a unei organizaţii.


Prelucrarea documentelor contemporane*
Documentele, mai ales acelea care conţin informaţii ştiinţifice şi tehnice constituie
principala sursă de informare documentară.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevereşte (sau se
preconizează) un fapt, se conferă un drept sau se recunoaşte o obligaţie. Potrivit normelor
internaţionale, documentul este definit ca "un material pe care este înregistrată o informaţie"
sau "o informaţie înregistrată pe un segment". Prin urmare, elementele componente ale unui
document sunt: informaţii, înregistrarea lor, suportul.
Noţiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepţiune foarte largă.
Astfel, în Dicţionarul Ştiinţelor Speciale ale Istoriei32 documentul este definit, în sens
arhivistic, ca fiind orice sursă "pe suporţi friabili, realizată cu ajutorul grafiei, fotografiei,
înregistrărilor sonore, cinematografelor sau a altor imagini, care prezintă interes pentru
cunoaşterea istorică.
Prin urmare, documentul este un text scris sau tipărit, inscripţie sau orice altă mărturie
care serveşte la cunoaşterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactată într-o formă
clară şi având unitate de conţinut şi înţeles de sine stătător. Legea Arhivelor din 1996
menţionează că prin documentele care fac parte din Fondul Naţional al României se înţelege:
acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, afişe,
chemări, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, precum şi
înregistrări foto, video, audio şi informaţii cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către
creatori români în străinătate33.
Arhivele ar fi, aşadar, documente de o mare diversitate, atât sub aspectul informaţiei,
cât şi sub aspectul suportului pe care sunt realizate. Acestea se află grupate în fonduri şi
colecţii oriunde s-ar afla: în arhive naţionale, departamentele (judeţene) şi curente.
Fond arhivistic se consideră "totalitatea documentelor create în decursul vremii de
organele de stat, de alte organizaţii sau de persoanele fizice care au îndeplinit funcţii sau
misiuni de răspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viaţa politică, socială, economică,
ştiinţifică, culturală sau artistică a ţării, care constituie izvor de cunoaştere a istoriei naţionale, a
dezvoltării politice, economice, sociale şi culturale a ţării34.
In actuala Lege a Arhivelor Naţionale se specifică: "Constituie izvoare istorice şi
alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României, documentele create de-a lungul timpului
de către organele de stat, organizaţiile publice sau private, economice, sociale, culturale,

Acest capitol a fost realizat cu colaborarea d-nei Măria Petre, referent de specialitate în cadrul ANIC, şi a
fost publicat în lucrarea Secretariat şi asistenţă managerială, Bucureşti, Edit. Universităţii din Bucureşti,
2003, p. 183-223.
Dicţionar al ştiinţelor speciale ale istoriei, p. 103-104; vezi şi Florea Oprea, Conţinutul şi evoluţia
conceptelor şi ale practicii de păstrare, conservare şi restaurare a arhivelor, în "Arhiva Românească",
tom I, 1995, p. 26-39.
^ "Monitorul Oficial", nr. 71/9, aprilie 1996.
Dicţionarul, p. 121-122.

59 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

militare..., precum şi de către persoanele fizice"35. Colecţia arhivistică reprezintă un


ansamblu de documente a căror adunare laolaltă s-a făcut prin alegere sau din întâmplare;
sunt documente care au fost grupate de o organizaţie, de o familie sau de o persoană fizică
conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularităţi externe, lingvistic) fără a se
ţine cont de provenienţa lor36. Colecţia are mai mulţi creatori ai documentelor care de multe
ori au fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematică diferită,
dar au o formă şi raporturi asemănătoare.
S-a dovedit că nu tipul trebuie să fie norma de selecţionare a arhivelor, ci utilitatea lor.
Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraţiei curente şi arhive
moarte, care nu mai îndeplineau acest oficiu.
Clasificarea arhivelor este necesară din considerente teoretice şi practice. Există mai
multe criterii de clasificare:
A. După deţinerea arhivelor:
- arhive deţinute de organizaţiile creatoare de arhivă;
- arhive ale Arhivelor Naţionale;
- arhive deţinute de alte organizaţii şi persoane particulare.
B. După etapele procesului de formare a arhivelor:
- arhive curente (de registratură);
- arhive de depozit;
- arhive istorice (permanente).
C. După orânduirea socială:
- arhive feudale;
- arhive moderne;
- arhive capitaliste;
- arhive socialiste.
D. După etapele istoriei arhivelor:
- arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija păstrării lui revenea celui căruia îi era
destinată şi care beneficia de conţinutul lui);
- arhiva la eminent (grija păstrării actului revine celui care îl creează);
- arhiva de registru (de pe actele emise se făcea o copie pentru o mai bună ordine şi
evidenţă); copierea se făcea în registru;
- arhiva de registratură (se mai numeşte şi arhiva de secretariat sau administrativă).
E. După creatorii arhivelor:
- arhive centrale, create de instituţiile de conducere din stat;
- arhive administrative, create de: prefecturi, primării, consilii populare;
- arhive judecătoreşti sau judiciare, create de instituţii ca: Sfatul Domnesc, tribunale,
curţi cu juri etc;
- arhive poliţieneşti — provin de la instituţiile din perioada modernă care aveau în
sarcină menţinerea ordinii şi care erau organe executive ale statului;
- arhive economice, provenite de la instituţii care au avut atribuţii în diferite ramuri
ale economiei şi cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei şi al
Comerţului;

' "Monitorul Oficial", nr. 71/9, aprilie 1996.


' Dicţionarul, p. 74; vezi şi Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33.

60 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

- arhive statistice - fac parte din arhivele economice; apar în secolul al XlX-lea, prin
înfiinţarea oficiilor statistice (1859);
- arhive militare - cuprind documente create de armată, Ministerul de Război, Marele
Stat Major;
- arhive sanitare - aparţin unor instituţii create la sfârşitul secolului al XlX-lea;
amintesc de leacuri pentru boli, măsuri de prevenire, epidemii;
- arhive sociale ale unor organizaţii pe ramuri de producţie, constituite cu scopul de a-
şi păstra interesele lor, de a-i organiza pentru obţinerea de privilegii (bresle şi
corporaţii);
- arhive culturale — create de instituţii de cultură, precum ASTRA, Ateneul Român,
biblioteci, muzee;
- arhive de învăţământ, slab reprezentate în feudalism, când existau şcoli pe lângă
mănăstiri; după secolul al XlX-lea se organizează învăţământul, iar arhivele sunt
create de şcoli, licee, universităţi;
- arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudală până astăzi, cu
documentele cele mai vechi;
- arhive personale - totalitatea actelor şi documentelor concepute, primite, adunate şi
totodată conservate conştient de către o persoană;
- arhive familiale - ansamblul actelor create şi primite de membrii unei familii, de
familie ca persoană juridică sau de organe administrative ale familiei, care prin
destinaţia lor s-au păstrat în proprietatea succesivă sau colectivă a acesteia.
F. După materia subiacentă, există documentele scrise pe:
- hârtie, lemn, mătase, metal, papirus, pergament, scoarţa de copac.
G. După modul de percepere de către om:
- arhive vizuale;
- arhive sonore;
- arhive audio-vizuale.
Pornind de la aceste definiţii şi explicaţii se ajunge la clasificarea modernă a arhivelor.
Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar clasificarea arhivelor
este necesară din considerente teoretice şi practice37. Există mai multe criterii de clasificare.
Evenimentele din decembrie 1989 au produs perturbaţii şi în domeniul arhivelor.
Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate, pentru a se putea lărgi accesul la
cercetarea arhivelor istorice naţionale s-a recurs la un cadru legislativ minim 8, respectiv
Legea nr. 40/1990 şi Hotărârea Guvernului României nr. 769/1991.
Transformările produse în sistemul instituţional, apariţia sectorului particular,
abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi
legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naţionale a fost promulgată la 2 aprilie 1996, prin
decret de Preşedintele României. Aceasta stipula (art. 3) ca "administrarea, supravegherea şi

Ibidem, p. 33-34; Florea Oprea, p. 34-37 - împarte arhivele în arhive clasice şi arhive tehnice, fiecare
dintre acestea în clasificări şi subclasificări proprii.
Marin Radu Mocanu, Arhivele Naţionale în competiţie cu timpul, în „Arhiva românească", tom II, 1996,
P- 13, idem, Arhivele Naţionale şi Societatea românească, Bucureşti, Edit. M.I., 1997, p. 15.

61 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează de către Arhivele


Naţionale, unitate bugetară în cadrul Ministerului de Interne".
Pornind de la actele normative în vigoare, unităţilor creatoare şi deţinătoare de
documente le revin o serie de obligaţii privind evidenţa, selecţionarea, păstrarea, folosirea şi
depunerea la Arhivele Naţionale a înscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional.
Acestea constituie cerinţele în materie de arhive pe care societatea le adresează amintitelor
unităţi, dovadă că legiuitorul recunoaşte importanţa şi rolul arhivelor în stat.
Urmărind organizarea şi desfăşurarea activităţii arhivistice la nivel naţional, în mod
unitar, Arhivele Naţionale au elaborat prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996,
Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente. Aceste
instrucţiuni sunt deosebit de utile şi vin să completeze dispoziţiile cuprinse în Legea
Arhivelor Naţionale din 2 aprilie 1996.
Primul capitol al instrucţiunilor cuprinde în 7 articole dispoziţii generale ce definesc
documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României (F.A.N.); faptul că
administrarea, supravegherea şi protecţia specială a F.A.N. se realizează de Arhivele Naţionale;
obligaţiile deţinătorilor şi creatorilor de arhivă în înfiinţarea compartimentelor de arhivă,
conform complexităţii şi cantităţii de arhivă, precum şi structura şi competenţa
compartimentelor de arhivă stabilite de conducerea unităţilor creatoare şi deţinătoare de arhivă,
cu avizul de specialitate al Arhivelor Naţionale; atribuţiile personalului compartimentului de
arhivă şi obligaţia de a comunica în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale,
înfiinţarea, reorganizarea sau oricare alte modificări survenite în activitatea instituţiilor cu
implicaţii asupra compartimentului de arhivă.
Cel de-al doilea capitol cuprinde în 108 articole obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor
de documente, începând de la evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, folosirea
documentelor, şi până la depunerea lor la Arhivele Naţionale şi răspunderile şi sancţiunile ce
se aplică în cazul nerespectării acestor obligaţii.

8.1. Evidenţa documentelor


Legislaţia arhivistică prevede obligaţia creatorilor de documente de a înregistra toate
documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern la registratura generală, într-un
singur registru de intrare-ieşire sau în mai multe (atunci când instituţia crează un număr unic
de documente), fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.
Înregistrarea documentelor marchează existenţa oficială a acestora şi reprezintă actul
de naştere al fiecărui document şi de corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură,
asigurarea păstrării lor.
Numărul mare şi diversitatea documentelor care intră şi ies de la un creator necesită
organizarea precisă a circuitului lor.
Atunci când creatorul de documente crează un număr mare de documente,
înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de muncă, la registratura generală
înscriindu-se numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la
care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare39.

39
Legislaţie arhivistică, Bucureşti, 2001, p. 26.

62 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând


de la 1 ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an.
În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente: numărul de
înregistrare; data înregistrării; numărul şi data documentului date de emitent; numărul filelor
documentului; numărul anexelor; emitentul; conţinutul documentului pe scurt;
compartimentul căruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvării; destinatarul;
numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după
nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.
Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document
înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece în rubrica corespunzătoare, numărul
de înregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca
şi documentele iniţiale, completându-se coloanele adecvate.
În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare
al documentului la care se răspunde.

8.2. Gruparea documentelor în dosare


Operaţiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea şi repartizarea
documentelor spre rezolvare. Fiecare document, după conţinut, urmează să fie repartizat la
un dosar.
Legislaţia arhivistică stabileşte că anual, documentele se grupează în dosare, potrivit
problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaţie în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în bibliorafturi sau în
mape a documentelor primite de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice,
împreună cu documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor,
conturându-se aşezarea documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare.
Aceasta este prima fază a formării dosarului care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare
a lucrărilor, respectiv de constituire a documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor se face printr-un riguros
discernământ, repartizându-se la aceeaşi mapă numai documentele care se referă la aceeaşi
problemă şi cu acelaşi termen de păstrare, pe baza unor indicatori prestabiliţi, care însumează
sub o formă determinată grupa de documente create într-o instituţie40.
Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de fiecare creator pentru documentele proprii sub
forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categorii de documente
grupate pe probleme în termene de păstrare. El este un element analitic şi serveşte atât la
registratură, în vederea repartizării documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare,
cât mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor după rezolvare în dosare, căci
dosarul nu capătă această accepţiune decât în momentul când este încheiat şi perfectat.
Literatura de specialitate acordă nomenclatorului de dosare un loc important41. Ideea
constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemănător nomenclatorului dosarelor a fost

Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de păstrare, în RA, an LV, voi. X2, nr.
4/1978, p. 444.
Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare şi indicatorul de termene de păstrare - instrumente de bază în
activitatea arhivistică, în RA, an LVI, voi. XLI, nr. 1/1979, p. 17.

63 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

prezentă de la înfiinţarea Arhivelor Statului. Primele instrucţiuni de organizare a acestora


dispuneau constituirea dosarelor create în decursul unui an pe bază de opise şi predarea lor la
arhivă pe aceeaşi bază.
Pe lângă acestea, s-a indicat ca documentele intrate să fie prescrise în condici generale
în ordinea intrării lor, iar în alte condici, numite alfabetice, să se înscrie documentele după
alfabet.
Legislaţia arhivistică a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente
nomenclatorul dosarelor, de existenţa şi aplicarea lui corectă depinzând toate activităţile
ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme şi termene de păstrare, constituirea
unităţilor arhivistice, inventarierea lor, selecţionarea, valorificarea informaţiilor
documentelor etc.
O arhivă fără nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a cărui
reorganizare necesită o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea
documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic şi, în acelaşi timp,
operativ42.
Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic în care sunt desfăşurate, structura
schemei de organizare a creatorului unităţii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci
ş.a.) concepute pe probleme şi termene de păstrare.
El se întocmeşte de fiecare creator, după modelul din anexa nr. l43.
În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în
ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre
romane.
In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează
cu litere majuscule.
În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. 1 la fiecare compartiment de
muncă.
În nomenclator se trece şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale
preconstituite.
Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului (ex. I Al).
Indicativul poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă (ex. Bl) sau numai din
cifra arabă (ex.: 4), dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă
fără subdiviziuni sau mici compartimente de muncă.
La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-
ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare (ex.: P,10,5, C.S.).
Stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru
activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a
informaţiilor pe care le conţin documentele.

42
Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, în RA, an LXI, voi. XLVI, nr.
4/1984, p. 414. Legislaţie arhivistică, p. 52.

64 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul


"permanent" (prescurtat "P"), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra care
reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1,3,5,10 etc). Dacă termenul de păstrare al unor
grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii
nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi,
informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare
temporară se menţionează "C.S." (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de
păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi
propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.
Intr-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen
de păstrare. în cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi,
respectiv, cu termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale
ş.a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare. Astfel, documentele cu
valoare permanentă, care din nevoile practice ale creatorului există în mai multe exemplare,
se păstrează în original într-un dosar cu termen permanent, iar celelalte exemplare se
păstrează într-un dosar separat cu menţiunea "copii", căruia i se dă un termen temporar. În
această categorie se încadrează instrucţiunile şi normele metodologice de lucru, studiile şi
documentele, ordinele circulare şi alte documente cu caracter aplicativ şi care se păstrează
într-o mapă de lucru, la compartimentul care execută acele atribuţii, dar ele se vor regăsi în
arhiva creatorului la compartimentul emitent, în exemplarul original, cu semnăturile,
aprobările şi avizele respective.
Atunci când în cadrul aceleiaşi probleme se crează documente cu termene de păstrare
diferenţiate, în raport cu importanţa informaţiilor pe care le însumează, se grupează în dosare
diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectivă şi documentaţiile corespunzătoare,
planurile periodice, situaţiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de
păstrare.
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie să cuprindă întreaga problematică şi să
însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aşa fel încât nici o categorie de documente să
nu rămână pe dinafară, întrucât aceste omisiuni pot duce ulterior, la încercări de asimilare prin
analogie care, în final, provoacă pierderea individualităţii documentelor şi imposibilitatea
nominalizării şi regăsirii lor44.
Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc
schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente de
muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele
nou create. In cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă
activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se
completează cu noile dosare. Când au loc însă reorganizări, restructurări de compartimente,
schimbări de atribuţii etc, se întocmeşte un nomenclator nou.
De menţionat că în nomenclator trebuie să fie cuprinse şi documentele care prin
informaţiile pe care le însumează au regim secret şi care, în mod firesc, se constituie după
aceleaşi reguli, dar se păstrează separat, pe termene de păstrare. După expirarea termenului
de păstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva generală pentru întregirea
fondului45.

Voica Coman, op. cit., p. 415.


Elena Ciucă, Din experienţa Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucureşti pe linia activităţii de
îndrumare şi control la arhivele B.D.S., în RA, an LXII, voi. XLVII, nr. 4/1985, p. 399.

65 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Legislaţia arhivistică stabileşte responsabilitatea alcătuirii nomenclatorului dosarelor.


Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului respectiv, iar proiectele sunt centralizate de şeful
compartimentului de arhivă şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unităţii creatoare de documente şi se
confirmă la nivel central de Arhivele Naţionale, şi la nivel local de direcţiile judeţene ale
Arhivelor Naţionale. După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele,
în vederea aplicării lui.
Un exemplar din nomenclator se află la registratura generală pentru a servi la
repartizarea corespondenţei către compartimente, precum şi pentru menţionarea în registrul
intrare-ieşire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se
predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire. În vederea predării
dosarelor se efectuează o serie de operaţiuni.
Prima operaţiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazuri
speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc); când în constituirea dosarului se
foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele noi
dedesubt. La efectuarea acestei operaţii o atenţie deosebită se acordă anexelor pentru a se
asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.
Odată cu clasificarea documentelor în cadrul dosarului se separă dubletele, notele de
însemnări personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legătură
cu problema din dosar, fie că au fost repartizate greşit, fie că au fost consultate şi nu au fost
puse la locul lor. Dubletele, ciornele sunt înlăturate cu avizul comisiilor de selecţionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparţin.
Înscrierea acestor elemente este necesară, întrucât prin ele se pot identifica dosarele în
cadrul fondului arhivistic, se asigură o operativă integrare în fond sau compartiment şi
constituie factori de asigurare a integrităţii fondului.

8.3. Inventarierea dosarelor. Predarea Ia compartimentul „Arhivă"


Inventarierea este operaţiunea de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice, în urma
căreia rezultă inventarul fondului sau colecţiei. Ea se poate face prin două metode: metoda
directă şi metoda indirectă sau pe fişe.
Prin metoda directă, inventarierea se efectuează direct, cu documentele, datele se
înscriu pe coperta dosarului şi de aici în inventare. Această metodă are o serie de
inconveniente: necesită spaţiu şi mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc în
altul. Ea se aplică majorităţii creatorilor de arhivă.
Prin metoda indirectă, inventarierea se execută pe baza fişelor. Această metodă
permite înlăturarea eventualelor greşeli în redactarea conţinutului rezumatelor şi evită
mutarea repetată a materialelor, iar fişele pot fi folosite şi în alte scopuri: crearea unui fişier
tematic sau cronologic; trecerea pe calculator47.

46
Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p. 16.
47
Marcel Dumitru Ciucă, Ordonarea şi inventarierea documentelor aflate în depozitele arhivelor statului,
în RA, an LVI, voi. XLI, nr. 3/1979, p. 300.

66 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Legislaţia arhivistică prevede predarea documentelor la compartimentul de arhivă pe


bază de inventare, întocmite după modelul prezentat la anexa 248. Inventarul cuprinde toate
dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de
muncă. Fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt
prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar
fiecare dosar va primi un număr direct, distinct.
Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la comparti-
mentul care face predarea, iar celelalte se depun odată cu dosarele la compartimentul de
arhivă. Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care se opresc la compartimentele
de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea nepredării lor, în felul acesta
se înlătură pericolul rătăcirii dosarelor şi se asigură arhivarea lor corectă. În momentul
predării lor ulterioare, în inventare se va menţiona acest lucru.
Rubrica "Conţinutul dosarului" va cuprinde genurile de documente (corespondenţă,
sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc), emitentul, destinatarul, problema sau problemele
conţinute şi perioada la care se referă.
Genul documentelor este elementul cu care începe rezumatul şi se va extrage din
conţinutul dosarului. După el, este menţionat emitentul cu denumirea completă, apoi
destinatarul tot cu denumirea completă. Problema sau problemele conţinute în dosar
constituie esenţa lui şi se va reproduce cât mai exact. înlăturarea neesenţialului şi redactarea
într-o formă clară a problemelor importante duce la regăsirea rapidă a informaţiilor. Dosarele
care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început, menţionându-se în
inventar anii extremi.
Inventarele care redau operativ şi exhaustiv informaţiile existente în arhivă, determină
eficienţa maximă a regăsirii informaţiilor. Trebuie avut în vedere că un dosar, chiar şi un
document, nu tratează în mod exclusiv o singură problemă, ci include o diversitate de
probleme conexe. Informaţia privitoare la aceste probleme conexe este expusă riscului
pierderii din neputinţa de a reda diversitatea de probleme în conţinutul dosarului49.
Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhivă se face conform unei programări prealabile, pe
baza unui proces-verbal (Anexa 3). La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare
dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între
conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordante, ele
se aduc la cunoştinţa compartimentului creator care efectuează corecturile ce se impun5 .
Evidenţa dosarelor şi inventarele depuse la compartimentul de arhivă se ţine în
registrul de evidenţă curentă, conform modelului prevăzut la anexa 4 din Legislaţia
arhivistică51.
Dacă compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de
evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond.

Legislaţie arhivistică, f. 53.


49
Ion Cozac, Consideraţii asupra ordonării şi inventarierii documentelor din epoca contemporană, în RA, an
LVI, voi. XLI, nr. 1/1979, p. 23.
Legislaţie arhivistică, p. 54.
Ibidem, p. 55.

67 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Astfel, la capitolul "Preluări" se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor


preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un număr de ordine. Pentru fiecare inventar se
notează:
• Numărul de ordine al inventarului
• Data preluării documentelor din inventarul respectiv
• Denumirea compartimentului de la care provine inventarul
• Datele extreme ale documentelor
• Totalul dosarelor din inventar
• Totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv
• Numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior
La capitolul "Ieşiri" se trec:
• Data ieşirii documentelor din evidenţă
• Unde s-a predat
• Denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă
• Totalul dosarelor ieşite
Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării,
transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevăzute52.
Articolul 28 din Legislaţia arhivistică prevede că dosarele sunt scoase din evidenţa
arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz:
• Proces-verbal de selecţionare (conform anexei nr. 5)53
• Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 3)54
• Proces-verbal de constatare a deteriorării complete sau parţiale a documentelor sau a
lipsei acestora
Documentele deteriorate pot fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de
selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de
Arhivele Naţionale.

8.4. Selecţionarea documentelor


Selecţionarea documentelor este activitatea arhivistică de cea mai mare importanţă,
întrucât în cadrul ei se apreciază importanţa documentelor sau inutilitatea unora dintre ele şi
se hotărăşte păstrarea sau eliminarea lor definitivă, angajând în cel mai înalt grad,
responsabilitatea creatorilor de arhivă.
Selecţionarea are drept scop, pe de o parte, stabilirea documentelor cu valoare
documentar-istorică, în vederea predării lor la Arhivele Naţionale şi, pe de altă parte,
introducerea în circuitul economic a celor care nu mai prezintă interes pentru societate sub
nici un aspect.

52
Ibidem,p. 31.
53
Ibidem, p. 56.
54
Ibidem, p. 57.

68 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Documentele constituite de creator pe probleme şi termene de păstrare ocupă an de an


spaţii de depozitare şi solicită însemnate fonduri băneşti pentru conservarea şi evidenţa lor.
Termenele de păstrare la creator se stabilesc în raport de valoarea ştiinţifică sau utilitatea
practică a documentelor. Interesul practic este limitat la un număr de ani de 3, 5, 10, 15, 20
etc, timp în care documentele pot servi ca sursă de informare şi de documentare pentru
activitatea creatorului, dar pot să fie şi mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani), dacă documentele
au o valoare practică îndelungată (ex.: arhivele de personal, de plata retribuţiei ş.a.)55.
Legislaţia arhivistică prevede că în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de
documente să funcţioneze câte o comisie de selecţionare numită prin decizia sau ordinul
conducătorului unităţii respective. Ea este compusă din preşedinte, secretar şi un număr
impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele
compartimente de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei
de selecţionare56.
Membrii comisiei de selecţionare trebuie să fie numiţi din rândul specialiştilor cu
experienţă care prin pregătirea, discernământul, privirea de ansamblu asupra muncii din
domeniul respectiv, să fie în măsură să hotărască asupra importanţei informaţiilor cuprinse în
documente.
Efectuarea în bune condiţii a selecţionării documentelor este determinată de pregătirea
şi experienţa celor care efectuează selecţionarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea
inventarelor şi a nomenclatoarelor. Cei care fac această apreciere trebuie să cerceteze atent
dosar de dosar, să chibzuiască dacă documentele care se păstrează permanent sunt suficient
de cuprinzătoare, concludente în ce priveşte rolul creatorului în stat, economie, cultură etc.
De asemenea, pentru selecţionarea corectă este necesară cercetarea integrală "a documentelor
şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea privirea de
ansamblu asupra documentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind. Altfel există
riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea,
incompetenţa pot duce la pierderi irecuperabile de documente57.
Comisia de selecţionare se întruneşte anual sau ori de câte ori este nevoie. Secretarul
prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termenele de păstrare expirate. O atenţie deosebită
va fi dată dosarelor care au menţiunea "C.S." (comisia de selecţionare). Dacă comisia
constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabileşte ca unele
dintre acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului
lor de păstrare, la anul şi compartimentul de muncă respectiv. La încheierea lucrărilor,
comisia întocmeşte procesul-verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaţia arhivistică58) care se
înaintează spre aprobare conducerii unităţii. Sunt selecţionate atât documentele create de
unitatea respectivă, cât şi cele create de alte unităţi şi păstrate în depozitul acesteia.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate împreună
cu procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi inventarul documentelor permanente
create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează,

s Voica Coman, Selecţionarea documentelor la organizaţii, în RA, an LIX, voi. XLIV, nr. 4/1982, p. 370.
' Legislaţie arhivistică, p. 32.
Voica Coman, op. cit., p. 373.
Legislaţie arhivistică, p. 56.

69 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale, în cazul unităţilor centrale,


sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale59.
Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor
dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară. Este
evitată, astfel, pierderea unor informaţii importante.
Documentele supuse selecţionării se păstrează în ordine, pe rafturi, pentru a fi
verificate de organele de control ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de
selecţionare.
Matricele sigilare (sigilii, ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau orice
alte materiale, se inventariază în ordinea dării lor în folosinţă, într-un registru60. Selecţionarea
matricelor sigilare scoase din uz se efectuează de către comisiile de selecţionare, pe bază de
proces-verbal (anexa nr. 6)61, însoţit de inventar (anexa nr. 7)62, cu confirmarea Arhivelor
Naţionale. În inventar, conform anexei nr. 7, va fi menţionată data preluării şi denumirea
organizaţiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este
confecţionată placa metalică (aur, argint, oţel etc), cât şi suportul (fildeş, lemn, ebonită etc),
forma (rotundă, pătrată, triunghiulară), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor în cm),
descrierea câmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc),
legenda (se va reproduce textul din exergă, textul întregit şi, dacă este cazul, traducerea în
limba română, între paranteze) şi anul confecţionării.
Selecţionarea unui fond reprezintă un moment important în procesul de pregătire în
vederea intrării lui în Arhivele Naţionale. Aceasta necesită şi din partea arhivistului căruia i
se încredinţează lucrarea spre avizare să-i determine pe membrii comisiei de selecţionare să
judece documentele nu atât de pe poziţii administrative, cât de pe poziţia cercetătorului
dornic să se informeze, să cunoască şi să aprecieze peste decenii preocupările generaţiei
trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate63.

8.5. Ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor


secrete de Stat
Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
prevăd la art. 37: "Documentele secrete de stat se înregistrează, manipulează, studiază şi
păstrează potrivit actelor normative în vigoare privind apărarea secretului de stat"64.
Conform aceloraşi instrucţiuni, gruparea documentelor în dosare se face pe baza
nomenclatorului în care se cuprind şi categoriile de documente din listele de date şi
informaţii secrete de stat; gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele
59
Ibidem, p. 32.
60
Măria Dogaru, Instrumentele de evidenţă şi informare ştiinţifică pentru izvoarele sigilare, în RA, an LVI,
voi. XLII, nr. 2/1979, p. 154.
61
Legislaţie arhivistică, nr. 57.
62
Ibidem, f. 58.
63
Vasile Căpâlnean, Consideraţii privind selecţionarea arhivelor la creator, în RA, editată de Asociaţia
Arhiviştilor "David Prodan", Cluj-Napoca, seria a IlI-a, voi. 1,1995, nr. 1-2, p. 77. 66
64
Legislaţie arhivistică, p. 33.

70 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

nesecrete; documentele secrete de serviciu şi nesecrete care fac corp comun cu documentele
secrete de stat (situaţii, grafice, schiţe, tabele) şi care nu pot fi separate, vor intra în
componenţa dosarului cu documentele secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat
în dosare, legarea lor, numerotarea filelor şi certificarea se fac în anul următor creării lor, la
compartimentul special, şi se predau compartimentului de arhivă, pe bază de inventare, la
expirarea caracterului secret. Păstrarea şi selecţionarea lor la compartimentul de arhivă se fac
în acelaşi mod ca la documentele nesecrete.
Documentele secret de stat care îşi păstrează acest caracter şi după expirarea
termenului de păstrare prevăzut în nomenclator se selecţionează la compartimentul special de
o comisie de selecţionare compusă din persoane care au acces la date, informaţii şi
documente secrete de stat. Din această comisie va trebui să facă parte şi şeful comparti-
mentului special.
Dacă pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la
arhiva generală este bine marcat (ex.: cercetările ştiinţifice din diferite domenii sunt secrete
până la finalizare şi publicare; invenţiile şi inovaţiile până la punerea lor în practică etc),
pentru altele, această operaţiune este lăsată la aprecierea celor care le-au dat caracterul de
secret. Rezultă necesitatea urmării cu atenţie a declasificării documentelor, atunci când
încetează caracterul lor secret şi predarea lor la arhiva generală, întrucât majoritatea lor
prezintă valoare documentar-ştiinţifică .

8.6. Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme


şi termene de păstrare
În situaţia în care numărul creatorilor de arhivă este în continuă creştere, datorită
dezvoltării economiei de piaţă, iar la vechii creatori munca de arhivă a fost lăsată pe ultimul
plan, în paralel cu transformarea sau dispariţia unui număr, important de instituţii, sunt
numeroase cazuri când în cadrul depozitelor de arhivă se găseşte arhiva neprelucrată.
Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la deţinătorii de documente prevăd la
articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme şi
termene de păstrare.
Astfel, deţinătorii arhivelor prelucrate sunt obligaţi să determine apartenenţa la fond
(fondarea), ţinându-se seama de denumirea destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţia
sau notele tergale şi conţinutul actului; să ordoneze documentele în cadrul fondului după un
criteriu stabilit (pe ani şi compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului pe
probleme, pe compartimente şi ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic ş.a.); dacă un
dosar cuprinde documente din mai mulţi ani, se ordonează la anul cel mai vechi, fără a se lua
în consideraţie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu
numărul 1, pe fiecare an66.
În cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execută după criteriul cronologic,
apoi se grupează pe probleme în dosare.
Se procedează apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani,
indiferent de termenul de păstrare, apoi comisia de selecţionare cercetează dosarele poziţie

Elena Ciucă, op. cit., p. 399.


Legislaţie arhivistică, p. 34.

71 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

cu poziţie, stabilind unităţile arhivistice care se elimină şi cele care se reţin, prezentând
importanţa ştiinţifică şi practică.
În procesul ordonării documentelor fără evidenţă, se separă documentele de acelaşi fel,
cu termene de păstrare 1-5 ani (boniere, chitanţiere, fişe de pontaj, condici de prezenţă), în
vederea eliminării lor globale, cu ocazia selecţionării, la expirarea termenului de păstrare.
Inventarele întocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numărul curent, categoria
de documente, anii extremi, cantitatea (în metri liniari sau unităţi arhivistice), poziţia în
nomenclator şi termenul de păstrare67.
Prelucrarea tuturor documentelor aflate în depozitele de arhivă prin fondare, ordonare,
inventariere şi gestionare făcută cu profesionalism şi simţ de răspundere, pot aduce în
circuitul cercetării ştiinţifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice şi
culturale ale poporului român.

8.7. Folosirea documentelor


Bogăţia de informaţii cuprinsă în depozitele de arhivă a diverşilor creatori şi îndeosebi
documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional poate fi folosită pentru cercetarea
ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări, precum şi pentru
eliberarea unor copii, extrase, certificate.
Conform articolelor 20 şi 21 din Legea Arhivelor Naţionale, documentele care fac
parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi consultate, la cerere, de către
cetăţenii români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a
împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii
creatoare sau deţinătoare. Legea stabileşte că documentele cu valoare deosebită nu se expun
în public, în original, ci sub formă de reproducere, pentru protejarea lor68.
Articolul 44 din Instrucţiunile privitoare la activitatea de arhivă la creatorii şi
deţinătorii de documente, din 23 mai 1996, prevede obligativitatea creatorilor de documente
să elibereze la cerere, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le crează şi le
deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi
69
ce-privesc pe solicitant cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale'
Certificatul va cuprinde o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din documente, va
indica numai datele existente, precum şi denumirile documentelor din care s-au extras
elementele necesare întocmirii certificatului; în el nu vor fi expuse concluzii personale,
datele se expun în ordine cronologică, iar referatul pe baza căruia se redactează certificatul
va fi semnat şi datat de persoana care a făcut cercetarea şi va cuprinde denumirea fondului
cercetat şi cotele unităţilor arhivistice cercetate (anul şi numărul din inventar).
Dacă la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare sau
deţinătoare, recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie un nou
certificat, menţionându-se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei
de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele,

Ibidem, p. 35.
' Legea Arhivelor Naţionale, în "Monitorul Oficial al României", VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, p. 4. '
Legislaţie arhivistică, p. 36.

72 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula şi retrage; noul certificat va primi alt
număr de înregistrare.
In cazul când în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii, această situaţie se
comunică în scris solicitantului; dacă se cunoaşte unitatea deţinătoare a documentelor, cererea
se trimite spre rezolvare respectivei unităţi, comunicându-i-se solicitantului acest lucru. Nu
sunt admise, în textul certificatului, ştersături sau completări printre rânduri, răspunderea
asupra exactităţii datelor o poartă referentul şi şeful lui ierarhic, iar copiile sau extrasele se
legalizează de unitatea care le eliberează şi se înmânează personal solicitantului ori
împuternicitului său legal sau se expediază prin poştă.
Dacă în dosarul în care s-a făcut cercetarea se află diplome, certificate de studii, acte
de stare civilă sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semnătură,
reţinându-se la dosar o copie certificată de responsabilul arhivei.
Pentru regăsirea facilă a informaţiilor, evidenţa cererilor se va ţine pe bază de fişe
întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Fişa va cuprinde numele şi prenumele
solicitantului, numărul şi data înregistrării cererii, va fi ordonată alfabetic, iar acolo unde
dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de evidenţă şi regăsire a
cererilor şi actelor eliberate70.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă pentru cercetare se face prin
consemnarea într-un registru de depozit, conform anexei nr. 871. În registru, după rubrica cu
numărul curent, urmează rubrica în care se consemnează denumirea fondului şi a
compartimentului din care provine unitatea arhivistică scoasă; apoi rubrica unde se notează
cota unităţii arhivistice, aşa cum este ea trecută pe copertă; urmează rubrica unde este
consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate
etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului şi funcţia îndeplinită în instituţia
deţinătoare; urmează rubrica unde se trece data scoaterii unităţii arhivistice şi semnătura
solicitantului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unităţii arhivistice şi semnătura
arhivarului depozitului care validează astfel rearhivarea. Există şi o rubrică pentru observaţii.
În afara registrului de depozit există încă un instrument care facilitează munca
arhivarului şi anume, fişa de control (anexa nr. 9)72 care se introduce în raft, în locul
dosarului scos pentru cercetare. Când dosarul este rearhivat, fişa de control va fi anulată. Ea
cuprinde: denumirea fondului (colecţiei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare,
denumirea compartimentului, numărul din inventar al dosarului, anul, numele şi prenumele
solicitantului şi data.
Dacă aceste operaţiuni sunt respectate întocmai, situaţia fiecărei unităţi arhivistice
dintr-un depozit este foarte uşor de regăsit, şi cu ajutorul registrului de depozit şi cu ajutorul
fişei de control. În acelaşi timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unităţii
arhivistice, asigurată de dosarul numerotat legat şi certificat.
Arhivarul va controla la rearhivare integritatea unităţii arhivistice, asigurată de dosarul
numerotat legat şi certificat.

70
Ibidem, p. 37. '
Ibidem, p. 59.
72

Ibidem, p. 60.

73 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

8.8. Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică


Cantitatea documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică este în etapa actuală din ce
în ce mai mare şi necesită cunoştinţe de ordonare, inventariere şi selecţionare deosebite faţă
de alte tipuri de arhivă.
Documentele tehnice şi de înregistrare tehnică reprezintă totalitatea actelor purtătoare de
informaţie tehnică sau produse ale acţiunii de înregistrare tehnică pe suporţi magnetici,
fotosensibili sau din hârtie tratată special. Aceste documente, indiferent de natura informaţiilor,
a suportului sau a scrisului, se înregistrează la intrarea, crearea sau ieşirea lor, după caz.
Înregistrarea se poate face fie pe bază de registru de intrare-ieşire, fie pe calculator, într-un
fişier special, fie prin alte mijloace moderne de înregistrare, într-o registratură generală, ori pe
compartimente, cu condiţia asigurării regăsirii rapide a documentelor în circulaţia lor. Odată
înregistrat, documentul poate deveni o piesă într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unităţi
arhivistice (totalitatea documentelor care se referă la o problemă vastă şi se constituie ca
unitate de păstrare). Unităţile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii,
birouri, laboratoare etc.) se predau la arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al doilea an
după ce procesul tehnic, pentru care au fost întocmite, a fost încheiat. Predarea se face pe bază
de proces-verbal (anexa nr. 3)73 şi inventare (anexa nr. 2)74, aceleaşi ca şi pentru arhiva
generală. Intrările şi ieşirile din gestiunea arhivei, se consemnează în registrul de evidenţă
curentă (anexa nr. 4)75.
Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare se realizează cu
respectarea principiilor generale:
• Principiul unităţii fondurilor presupune că toate documentele create de o societate,
instituţie sau persoană fizică (fonduri arhivistice), ori selecţionate de o instituţie, familie sau
persoană fizică (colecţie) trebuie să se păstreze într-un singur loc, sub o singură gestiune şi
prelucrare.
• Principiul respectării faţă de creator presupune respectarea succesiunii unităţilor
arhivistice în fond sau colecţie potrivit sistemului de organizare dat de creator.
• Principiul dreptului comunităţilor locale presupune păstrarea fondurilor şi colecţiilor
arhivistice din zona geografică în care au fost create.
• Având în vedere că arhivele tehnice şi de înregistrare se prezintă, de obicei, pe
suporţi de diferite naturi şi care impun condiţii de păstrare specifice (principiul priorităţii
conservării), este necesară găsirea unor forme de administrare care să asigure
compatibilitatea sistemului cu tradiţie arhivistică (principiul compatibilităţii sistemelor)76.
Documentele tehnice şi de înregistrare pot apărea incidental în interiorul unui fond
clasic sau pot constitui fonduri şi colecţii integrale.
Atunci când aceste documente apar incidental, fie ca ilustraţii cuprinse în text, fie ca
anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selecţiona, împreună cu unitatea arhivistică în care
sunt încorporate.
Dacă documentul tehnic şi de înregistrare este unitate sau mai multe unităţi arhivistice
incidentale, ele se vor constitui în parte structurală separată, ordonate pe baza criteriului
73
Ibidem, p. 54.
74
Ibidem, p. 53.
75
Ibidem, p. 55.
76
Ibidem, p. 39.

74 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

cronologic sau a criteriului tematic (şi în cadrul lui cronologic). Instrucţiunile privind
activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg
prelucrarea fondurilor şi colecţiilor constituite integral din documente tehnice şi de
înregistrare la articolele 59-8077.

8.9. Păstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă

Prin păstrarea documentelor sau păstrarea arhivei se înţelege preocuparea pentru


asigurarea existenţei şi integrităţii documentelor, dar şi procesul de prelungire a vieţii utile a
documentelor de arhivă printr-un complex unitar de măsuri tehnice şi organizatorice78.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi prin legislaţia arhivistică să păstreze
documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării,
sustragerii sau comercializării lor. Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite
special sau în încăperi amenajate în acest scop, care le protejează împotriva prafului, luminii
solare, uzurii mecanice, variaţiilor de temperatură şi umiditate, surselor de infecţie,
pericolului de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă. Depozitele trebuie să fie dotate cu rafturi
sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără
emanaţii. Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei trebuie să aibă în vedere
dimensiunile materialului (suport hârtie, film etc), ale materialelor de protecţie (cutii,
containere), ale spaţiului de construcţie aferent, asigurându-se accesul la documente şi
posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate.
Rafturile trebuie să fie aşezate perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul
artificial să urmărească culoarul dintre rafturi. Între pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi, se asigură
un spaţiu liber de 0,7-0,8 m. lăţime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhivă mai înalte de
2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu cărucioare de transport interior care să asigure
transportul în siguranţă a documentelor şi manevrarea lor în aşa fel încât să fie evitată
deteriorarea.
Documentele se păstrează în cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, în raport cu
natura şi dimensiunea lor şi se aşează în rafturi pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta
inferioară. Dacă creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii,
benzi magnetice), acestea se depozitează pe categorii.
În depozitele de arhivă care conţin material scris, trebuie să se asigure un microclimat
cu temperaturi cuprinse între 15-20°C şi umidităţi relative de 50-60%, iar în depozitele de
materiale fotografice şi cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse între 14-
18°C, iar umiditatea relativă de 40-50%. Acestea se măsoară cu aparate de control
(termometre, higrometre etc.) cu care trebuie să fie dotate depozitele, iar citirile vor fi
consemnate într-un caiet de depozit.
Ferestrele depozitului trebuie să fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele de
doc sau alte sisteme parasolare şi depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaţii de
climatizare. Se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară prin desprăfuire, curăţire mecanică,
dezinsecţie şi deratizare, ultimele două operaţiuni, cel puţin o dată la 5 ani.

Ihidem, p. 40-45.
Florea Oprea, Conţinutul şi evoluţia conceptelor şi ale practicii de păstrare, conservare şi restaurare a
arhivelor, în "Arhiva Românească", tom I, fasc. 2/1995, p. 31.

75 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Pentru prevenirea incendiilor este interzisă folosirea focului deschis, a radiatoarelor,


reşourilor, fumatului în incinta depozitelor şi utilizarea comutatoarelor sau întrerupătoarelor
defecte. Depozitele vor fi prevăzute cu stingătoare portabile cu încărcătură de dioxid de
carbon şi praf sau gaze inerte, precum şi cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu
sau cu instalaţii de stingere automată a incendiilor. Orice situaţie de calamitate în depozitele
de arhivă se va comunica imediat Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene.
În depozitele de arhivă, dosarele se ordonează pe ani, în cadrul anului pe
compartimente şi termene de păstrare sau pe compartimente şi în cadrul compartimentului,
pe ani şi pe termene de păstrare. Pe rafturi, dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la
dreapta, iar rafturile şi poliţele se numerotează79.
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menţionate fondurile, rafturile,
poliţele documentelor aflate în depozitul respectiv.

8.10. Depunerea documentelor Ia Arhivele Naţionale


Instituţiile creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional depun la Arhivele Naţionale pentru păstrarea permanentă materialele astfel:
• Documentele scrise, după 30 de ani de la crearea lor;
• Documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
• Actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
• Documentele fotografice şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;
• Matricele sigilare, după scoaterea lor din uz.
Creatorii şi deţinătorii de documente le pot deţine, după expirarea termenului de depunere,
dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii, pe baza aprobării Arhivelor Naţionale, în acest caz
depunând câte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le deţin, la Arhivele
Naţionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naţionale,
următoarele instituţii: Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul
Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte
organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, Academia Română80.
Dacă o unitate creatoare de documente se desfiinţează fără ca activitatea ei să fie
continuată de alta, şeful compartimentului de arhivă întocmeşte un proces-verbal în prezenţa
reprezentatului Arhivelor Naţionale, în care se consemnează: denumirea fondului arhivistic,
cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de şeful
compartimentului de arhivă din unitatea desfiinţată şi de membrii comisiei de lichidare; un
exemplar al procesului-verbal se predă reprezentantului Arhivelor Naţionale. Documentele cu
valoare ştiinţifică vor fi preluate de Arhivele Naţionale, iar cele cu valoare practică vor fi
depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale.
Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se
efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice. împreună cu documentele se
predau şi inventarele acestora, în 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemnează într-un
proces-verbal, întocmit în 2 exemplare, conform modelului anexa nr. 681.

Legislaţie arhivistică, p. 49.


80
Legea Arhivelor Naţionale, în "Monitorul Oficial al României", VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996, p. 3.
81
Legislaţie arhivistică, p. 57.

76 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

INTRODUCERE ÎN ŞTIINŢELE AUXILIARE ALE ISTORIEI - Surse info-documentare

Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare,


numărul lui fiind trecut în registrul de evidenţă curentă, în dreptul inventarelor dosarelor
predate. Procesul-verbal se înregistrează şi la Arhivele Naţionale. Un exemplar rămâne la
unitatea creatoare sau deţinătoare, celelalte două sunt trimise la Arhivele Naţionale.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sunt bunuri de interes
naţional, cărora statul le acordă protecţie socială, pedepsind pe cei care aduc prejudicii
integrităţii lor sau nu iau măsuri privind evidenţa, selecţionarea şi păstrarea acestor
documente.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a
documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional constituie infracţiuni şi se
pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contravenţiilor şi aplicarea
sancţiunilor se fac de împuterniciţii Arhivelor Naţionale, iar contestarea procesului-verbal de
constatare a contravenţiei se face în termen de 15 zile de la primirea comunicării, la
judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia.
Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente,
elaborate în spiritul noii legislaţii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrătorilor
din sectorul registratură-arhivă, iar formarea, perfecţionarea şi atestarea personalului
compartimentului de arhivă, prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică, asigură
desfăşurarea întregii activităţi arhivistice în mod unitar la nivelul întregii ţări.

BIBLIOGRAFIE

Legea Arhivelor Naţionale, în „Monitorul Oficial al României", VIII, nr. 71 din 9 Aprilie 1996.
Legislaţie arhivistică, Bucureşti, 2001.
MERA LAURENŢIU, îndreptar arhivistic, ed. a 2-a revăzută, Aronda, Cluj-Napoca, 2002.
OPREA FLOREA, Conţinutul şi evoluţia conceptelor şi ale practicii de păstrare, conservare şi
restaurare a arhivelor, în „Arhiva Românească", tom. I, 1995. MOCANU, MARIN RADU,
Arhivele Naţionale în Competiţie cu timpul, în „Arhiva Românească".
Tom II, 1996.
Idem, Arhivele Naţionale şi Societatea românească, Bucureşti, 1997. DINU, CRISTINA, NICULA,
VASILE, Constituirea dosarelor pe termene de păstrare, în RA, an
LV, voi. X2, nr. 4, 1978.
COMAN, VOICA, Selecţionarea Documentelor la organizaţii, RA, an LIX, voi. XLIV, nr. 4, 1982.
CĂPÂLNEAN, VASILE, Consideraţii privind selecţionarea arhivelor la creator, în RA, editată de
Asociaţia Arhiviştilor „David Prodan", Cluj-Napoca, serie a IlI-a, voi. 1,1995, nr. 1-2. Norme
tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale aprobate de Directorul
General prin Ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996.

77 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

ANEXE

Legea Arhivelor Naţionale -1996


Parlamentul României adoptă prezenta lege.

Capitolul I
Dispoziţii generale
Art. 1 - Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României,
documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private
economice, sociale, culturale, militare şi religioase, precum şi de către persoanele fizice. Acestor
documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi.
Art. 2 - Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul
prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise,
proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii,
matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în
ţară sau de către creatori români în străinătate.
Art. 3 - Administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al
României se realizează de către Arhivele Naţionale, unitate bugetară în cadrul Ministerului de Interne.
Arhivele Naţionale îşi exercită atribuţiile prin compartimentele sale specializate şi prin
direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează în condiţii de pace,
potrivit prevederilor legii, iar în caz de război sau de calamităţi naturale, de către creatori, cu sprijinul
organelor desemnate cu atribuţii speciale în asemenea situaţii şi cu asistenţa de specialitate a Arhivelor
Naţionale.
Art. 4 - Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac
parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite în continuare creatori şi deţinători de
documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selectarea, păstrarea şi folosirea documentelor în
condiţiile prevederilor prezentei legi.

Capitolul II
Atribuţiile Arhivelor Naţionale în administrarea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic
Naţional al României
Art. 5 - Arhivele Naţionale acorda asistenţă de specialitate şi asigură desfăşurarea unitară a
operaţiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente, îndeplinind
următoarele atribuţii:
a) elaborează, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme şi metodologii de lucru
pentru organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice, inclusiv pentru clasificarea şi
includerea în Fondul Arhivistic Naţional al României a documentelor prevăzute la art. 2, care se dau
publicităţii, după caz;
b) controlează aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pe linia muncii de arhivă şi stabileşte
măsurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în prezenta lege;
d) asigură evidenţa, inventarierea, selectarea, păstrarea şi folosirea documentelor pe care le
deţine;

78 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

INTRODUCERE ÎN ŞTIINŢELE AUXILIARE ALE ISTORIEI - Surse info-documentare

e) asigură documentele pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate;


f) constituie şi dezvoltă banca de date a Arhivelor Naţionale şi reţeaua automatizată de
informare şi documentare arhivistică, stabileşte măsuri pentru corectarea tehnică şi metodologică şi
pentru colaborarea serviciilor de informare şi documentare arhivistică şi a compartimentelor similare
din cadrul Sistemului naţional de informare şi documentare;
g) elaborează şi editează "Revista Arhivelor" şi alte publicaţii de specialitate, destinate
informării şi sprijinirii cercetării ştiinţifice, precum şi punerii în valoare a documentelor care fac parte
din Fondul Arhivistic Naţional al României;
h) asigură, prin Facultatea de Arhivistică şi Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică,
pregătirea şi specializarea personalului necesar desfăşurării activităţilor arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu, atestă dacă un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic
Naţional al României;
j) autorizează scoaterea temporară peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României, în scopul expunerii sau documentării cu ocazia unor manifestări
ştiinţifice sau culturale internaţionale;
k) întreţine şi dezvoltă relaţii cu organele şi instituţiile similare din străinătate, în vederea
informării reciproce în domeniul arhivistic şi al schimbului de documente şi de reproduceri de pe
acestea; asigură aplicarea convenţiilor şi acordurilor internaţionale privind domeniul arhivistic şi
participă la congrese, conferinţe, reuniuni şi consfătuiri arhivistice internaţionale;
1) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare în realizarea protecţiei documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, respectiv în apărarea secretului de stat, paza şi
conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război.
Art. 6 — în cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează un consiliu ştiinţific, format din specialişti
ai Arhivelor Naţionale, cercetători, cadre didactice universitare şi specialişti din ministerele interesate,
care analizează, dezbate şi face propuneri în probleme privind normele şi metodologiile specifice de
lucru, publicaţiile de specialitate, precum şi dezvoltarea întregii activităţi arhivistice.
Modul de organizare_şi funcţionare, precum şi componenţa consiliului ştiinţific se stabilesc prin
regulament de organizare şi funcţionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naţionale.

Capitolul III Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente


Secţiunea I
Evidenţa documentelor
Art. 7 — Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa
tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii.
Art. 8 — Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi
termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către
fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale,
iar cele ale celorlalţi creatori, de către direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9 - Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de
la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2
şi 3.
Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza uni
registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Naţionale sau al direcţiilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale, după caz, în funcţie de creatorii de nivel central sau local, în urma selecţionării,

79 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

ADINA BERCIU-DRĂGHICESCU

transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de
un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat.

Secţiunea a Ii-a
Selecţionarea documentelor
Art. 10 - În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a
documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de
creatori la nivel central, iar în cadrul direcţiunilor judeţene ale Arhivelor Naţionale funcţionează câte o
comisie de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor
întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori.
Modul de organizare şi atribuţiile comisiilor prevăzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind
activitatea arhivistică, aprobate de directorul general al Arhivelor Naţionale.
Art. 11 - în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o
comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective, fiind
compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiţi din rândul specialiştilor
proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare
unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează
într-un proces-verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca
fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se
înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de
documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în
cazul celorlalţi creatori şi deţinător de documente.
Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale
ale comisiilor prevăzute la alin. 2.
în cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor ce
urmează a fi arhivate.
Secţiunea a IlI-a
Păstrarea documentelor
Art. 12 - Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau
deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori
comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.
Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii
special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi
avizate de către Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, unele
numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.
Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de
păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor.
Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu
mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de
prevenire şi stingere a incendiilor.
Secţiunea a lY-a
Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale
Art. 13 - Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente depun spre păstrare
permanentă la Arhivele Naţionale şi la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează: a)
documente fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;

80 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de


ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea
completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.
Art. 14 - Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în
desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului general al Arhivelor Naţionale, în cazul
creatorilor şi deţinătorilor la nivel central şi a directorilor direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale,
pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile respectării prevederilor prezentei legi.
Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii,
Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul
siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează documentele proprii în condiţiile prezentei
legi şi după expirarea termenelor prevăzute la art. 13.
Art. 15 - Organizaţiile particulare şi persoanele fizice care deţin documentele din Fondul
Arhivistic Naţional al României le pot depune la Arhivele Naţionale sub formă de custodie sau
donaţie, scutite de taxe şi impozite.
Deţinătorul care doreşte să vândă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naţionale, care au prioritate la cumpărarea
oricăror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi care trebuie să se
pronunţe în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării.
Art. 16 — Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi
extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi deţinătorii de
documente.
Art. 17 - Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 14 şi 15, sunt obligaţi să depună
la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, câte un exemplar al
inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea termenelor de depunere a
acestora.
Art. 18 — în cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică,
fără ca activitatea acestuia să fie constituită de un altul, documentele cu valoare istorică, în sensul art.
2 din prezenta lege, vor fi preluare de către Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene ale Arhivelor
Naţionale, iar cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii certificare şi extrase privind
drepturile individuale ale cetăţenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale sau la
direcţiile judeţene ale acestuia.
Art. 19 - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României odată intrate,
potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naţionale şi/sau ale direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale,
nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepţia celor predate în custodie.

Capitolul IV
Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României Art. 20 -
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi folosite pentru:
cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, acţiuni educative, elaborarea
de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi consultate, la
cerere, de către cetăţenii români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care
nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare
sau deţinătoare.

81 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de reproduceri.


Art. 21 - Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, l a
cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le
creează şi deţin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă
acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice
şi ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în condiţiile prevăzute de lege.
Art. 22 — Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, drepturile şi
libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror integritate fizică este
în pericol, nu se dau în cercetare.
Fac parte din această categorie documentele care:
a) privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit prevederilor
constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare;
b) pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului;
c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia de specialitate
şi consemnată într-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora, potrivit anexei
nr. 6.
Capitolul V
Personalul arhivelor
Art. 23 - Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 2, persoane juridice, au
obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme
de arhivă, în funcţie de valoarea şi calitatea acestora.
Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, structura şi competenţa acestor
compartimente de arhivă vor fi stabilite de către conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de
documente, cu avizul Arhivelor Naţionale sau, după caz, al direcţiilor judeţene ale Arhivelor
Naţionale.
Art. 24 - Formarea, atestarea şi perfecţionarea personalului de specialitate din Arhivele
Naţionale, cât şi din celelalte unităţi creatoare şi deţinătoare de documente de arhivă se realizează prin
Facultatea de Arhivistică şi prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică.
Art. 25 - Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naţionale va fi dimensionat în funcţie
de calitatea şi specificul materialului documentar aflat în administrare şi face parte din categoria
funcţionarilor publici.
Capitolul VI
Răspunderi şi sancţiuni
Art. 26 — Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspundere
contravenţională, civilă sau penală.
Art. 27 - Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României constituie infracţiune şi se
pedepseşte conform prevederilor Codului penal.
Art. 28 - Scoaterea peste graniţă a documentelor care fac partre din Fondul Arhivistic Naţional
al României sau înstrăinarea acestora către persoane fizice sau persoane juridice străine fără
autorizarea Arhivelor Naţionale, constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 3 la 7 ani,
dacă fapta nu constituie o infracţiune mai gravă.
Tentativa se pedepseşte:

82 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Art. 29 - Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt
săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:
a) neinventarierea documentelor sau neînlocuirea de către creatorii acestora, persoane juridice,
a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2;
b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhivă, a documentelor cu termen
de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor
art. 9;
c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute de către persoane juridice, la termenele
prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor, în condiţiile
prevăzute la art. 11;
d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi
deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art.
12;
e) nepredare, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al Românei de către creatorii şi deţinătorii
de documente de arhivă, la expirarea termenelor prevăzute la art. 13;
f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea priorităţii Arhivelor
Naţionale de a le cumpăra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;
g) nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după
caz, de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, a inventarelor pe care le deţin la expirarea
termenejor de depunere, în condiţiile prevăzute la art. 17.
Art. 30 - Contravenţiile prevăzute la art. 29 se sancţionează după cum urmează:
a) cu amendă de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevăzute la lit. a), d) şi f);
b) cu amendă de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cele prevăzute la lit. b), c), e) şi g).
Amenda se aplică şi persoanelşor juridice.
În cazul contravenţiilor prevăzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naţionale pot solicita instanţei
judecătoreşti anularea actului de vânzare, chiar şi după expirarea termenului de prescripţie a
răspunderii contravenţionale, în condiţiile legii civile.
Art. 31 — Constatarea contravenţiilor prevăzute la art. 29 şi aplicarea sancţiunilor se fac de către
împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi, după caz, ai direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Art. 32 - Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se poate face plângere, în
termen de 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită
contravenţia.
Art. 33 - Contravenţiilor prevăzute în prezenta lege le sunt aplicabile dispoziţiile Legii nr.
32/1968 privind stabilirea şi sancţionarea contravenienţilor.

Capitolul VII Dispoziţii


finale şi tranzitorii
Art. 34 - Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris, în termen de
30 de zile, Arhivele Naţionale sau, după caz, direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, documentele
care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legi.
Art. 35 - Denumirile Direcţia Generală a Arhivelor Statului şi Arhivele Statului, folosite în
actele normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea Arhivele Naţionale.

83 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Art. 36 - Dispoziţiile din prezenta lege referitoare la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale
se aplică, în mod corespunzător şi Direcţiei Municipiului Bucureşti a Arhivelor Naţionale.
Art. 37 - Anexele nr. 1-6 fac parte integrantă din prezenta lege.
Art. 38 - Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Socialiste
România, cu modificările ulterioare, precum şi orice alte dispoziţii contrare prevederilor prezentei legi
se abrogă.
Această lege a fost adoptată de Senat în şedinţa din 4 martie 1966, cu respectarea prevederilor
art. 74 alin (1) din Constituţia României
Preşedintele senatului
Prof. Univ. Dr. Oliviu Gherman

Această lege a fost adoptată de Camera Deputaţilor în şedinţa din 12 martie 1996, cu
respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituţia României
Bucureşti, 2 aprilie 1996. nr. 16 Preşedintele Camerei Deputaţilor
Adrian Năstase
(Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996)

84 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

ANEXA NR. 1
Aprob
Preşedintele Consiliului de administraţie
(director)
Se confirmă
Directorul general al Arhivelor
Naţionale (Directorul Direcţiei)
Judeţene ....... a Arhivelor Naţionale)

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAŢIONAL


________________ aprobat prin Ordinul (Decizia) nr .........din ........... ________________ _ _
Direcţia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de Observaţii
(conţinutul pe scurt al păstrare
problemelor la care se
_______________________________________referă) _____________________________________
Direcţia A. Serviciul 1 ................................ Permanent
secretariat şi secretariat 2................................. 10 ani
administrativă 3................................. 5 ani

B. Serviciul 1................................. Permanent


administrativ 2................................. 10 ani
3 ................................ 5 ani

ANEXA NR. 2
(denumirea creatorului)

(denumirea compartimentului)
INVENTARUL PE ANUL ...............
pentru documentele care se păstrează
permanent sau temporar
Nr Indicativul
dosarului după Conţinutul pe scurt al Datele Numărul dosarului, Observaţii
.
nomenclator registrului etc. extreme filelor

Prezentul inventar format din __ file conţine .......... dosare, registre,


condici, cartoteci etc.
Numerele ...........................au fost lăsate la .................................. nefiiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr...................
Astăzi ............................. s-au preluat ..................................dosarele.

Am predat, Am primit,

85 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

ANEXA NR. 3
Instituţia ...........
(regie autonomă, societate comercială)

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor

Astăzi, ......... subsemnaţii........................ delegaţi ai compartimentului ................ , şi ..........


arhivarul instituţiei ................. am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea
documentelor create în perioada ........................de către serviciul menţionat, în cantitate
de .................dosare.
Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ............ pagini
dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.

Am predat, Am primit,

ANEXA NR. 4

REGISTRU DE EVIDENŢĂ
a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

Numărul de dosare Ieşiri


Nr. Preluări Denumirea Datele extrase din
crt. Data compartimentului ale După inventar Primite efectiv arhivă
documentului
1

1. numărul de ordine al inventarului


2. data preluării dosarelor din inventarul respectiv
6. numărul total al dosarelor cuprinse în inventar
8. data scoaterii dosarelor din evidenţă
9. denumirea unităţii către care s-a făcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naţionale etc.)
10. denumirea, numărul de înregistrare şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă
(confirmarea Arhivelor Naţionale pentru selecţionare, proces-verbal de predare-preluare)

86 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

INTRODUCERE ÎN ŞTIINŢELE AUXILIARE ALE ISTORIEI - Surse info-documentare

ANEXA NR. 5
(denumirea creatorului)

(sediul)

PROCES VERBAL NR ........

Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul nr.......... din ................. selecţionând în


şedinţele din .................... documentele din anii* .............. avizează că dosarele din
inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare
prevăzute în nomenclatorul unităţii.

Preşedinte, Membrii, Secretar,

(numele şi prenumele) (numele şi prenumele) (numele şi prenumele)


Semnătura Semnătura

LISTA
termenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind
interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor

documentele medicale, după 100 de ani de la crearea lor;


registrele de stare civilă, după 100 de ani de la crearea lor;
dosarele personale, după 75 de ani de la crearea lor;
documentele privind viaţa privată a unei persoane, după 40 de ani de la moartea acesteia;
documentele referitoare la siguranţa şi integritatea naţională, după 100 de ani de la
crearea lor;
documentele privind afacerile criminale, după 90 de ani de la crearea lor; documentele privind politica
externă, după 50 de ani de la crearea lor; documente ale societăţii comerciale cu capital privat, după 50
de ani de la crearea lor; documentele fiscale, după 50 de ani de la creare; documentele notariale şi
juridice, după 90 de ani de la crearea lor. (Monitorul Oficial, nr. 71, 9 aprilie 1996)

• anii extremi

87 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

XII. METODOLOGIA ALCĂTUIRII UNEI LUCRĂRI ŞTIINŢIFICE

1. Elaborarea unei lucrări de interpretare


(un studiu, o carte)

Pe de o parte, lămurirea conceptelor cu care operăm, pe de alta cunoaşterea ştiinţelor


auxiliare ale istoriei ajută pe student să-şi formeze sau să-şi consolideze o concepţie ştiinţifică
şi, deopotrivă, să-şi cunoască bine "meseria". Aceasta, atât pentru a-şi însuşi cu înţelegere
cele predate de profesor sau studiate personal, cât şi pentru a-şi face "ucenicia ştiinţifică",
astfel ca după absolvire să se poată integra optim în munca didactică, în cercetarea de
specialitate şi în orice alt resort în care competenţa îi este solicitată. Dacă la seminariile
generale îşi însuşeşte în primul rând deprinderile didactice, la cursurile de aprofundare şi la
seminariile aferente lor (sau chiar independente de curs) studentul, pe de o parte, îşi însuşeşte
metodologia cercetării, aplicată imediat la întocmirea de referate şi la dezbaterile din
seminarii. Aplicarea celor însuşite se continuă la cercurile ştiinţifice studenţeşti prin
prezentarea de cărţi nou apărute (în domeniu) şi referate ştiinţifice. Adâncirea specializării,
chiar în facultate, îl conduce pe student în a prezenta, la cerc, chiar unele comunicări
ştiinţifice la un subiect ce i s-a dat în studiu sau el însuşi 1-a propus după serioase investigaţii
asupra ineditului acestuia (sau: insuficient cunoscut, incorect abordat până atunci), solicitând
şi sprijinul/îndrumarea profesorului său specialist în domeniu. O recenzie la o carte de
specialitate este mai pretenţioasă, aici regula fiind ca recenzentul să ştie, profesional, cel puţin
cât autorul cărţii şi chiar ceva mai mult, pentru a se pronunţa în cunoştinţă de cauză; altfel,
riscă să greşească. O etapă ştiinţifică accesibilă pentru student, în pragul absolvirii, este
prezentarea (la cerc sau seminarul de aprofundare) a unui capitol sau mai multe din lucrarea
de licenţă şi, în sfârşit, lucrarea de "consacrare" ştiinţifică la acest nivel este aceasta din urmă.
Dacă, între timp, prin aprofundarea unui domeniu al istoriei, studentul reuşeşte să elaboreze şi
o recenzie sau un studiu, acestea pot fi considerate drept elemente de consacrare ştiinţifică
într-o primă etapă. Consacrarea ştiinţifică însă, de regulă, o dă doctoratul.
Pentru a urca aceste trepte ale formării şi consacrării ştiinţifice, este necesar ca studentul,
în paralel cu însuşirea cunoştinţelor de specialitate, să cunoască procedeele şi tehnicile de
elaborare ale unei lucrări ştiinţifice în domeniu, într-un cuvânt metoda alcătuirii ei.
Un prim sfat este acesta. Întrucât, de când e lumea, meseria - cum s-a spus - "se fură",
în cazul nostru se învaţă, studentul sau oricine a pornit pe calea aceasta e bine ca în paralel cu
studierea unei lucrări ştiinţifice, să ia seama, atent, şi la metoda folosită de autor pentru
elaborarea ei, pentru a se face cât mai bine înţeles de cititor: cum face o analiză, o
demonstraţie, cum trage o concluzie (dacă ea este adecvată demonstraţiei); consecvenţa cu
care foloseşte un stil ştiinţific; cum "împarte" textul în capitole, subcapitole, paragrafe, cum şi
când face sublinierile în text (notând ale cui sunt: ale sale sau ale altui autor folosit); cum
introduce citatele şi cum face parafrazările, trimiţând, cu probitate, la sursa utilizată; cum
întocmeşte aparatul critic (infrapaginal sau la sfârşitul capitolului ori al lucrării), cu toate

88 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

elementele lui; cum îşi întocmeşte (după caz) lista de prescurtări, pe care o ataşează la
începutul lucrării, sau cum - la un studiu mai restrâns - anunţă, în notă, aceste prescurtări, la
prima citare; cum îşi întocmeşte indicele; cum elaborează introducerea la lucrări, eventual
prefaţa (indiferent dacă o elaborează el sau i se face de altcineva: un coleg "de breaslă" sau o
autoritate în domeniu, ca recomandare; cum alege şi cum pune în pagină iconografia lucrării,
hărţile, tabelele sau alte anexe care întregesc lucrarea; în sfârşit, dacă autorul a fost atent la
ţinuta grafică a lucrării (calitatea hârtiei şi a coperţilor, întâi pentru a rezista în timp, al 2-lea
pentru a crea o primă impresie plăcută, deci favorabilă, cititorului). Şi un "secret" profesional,
pentru a para o anumită tentaţie a editorului: în contractul cu acesta şi în "pagina tehnică" (la
început) a lucrării - dacă autorul a avut grijă să-şi consemneze drepturile rezervate
(copyright-ul).
Dacă va fi atent la toate acestea, studentul va învăţa "din mers" meseria. Alte învăţături
le primeşte, desigur, de la fiecare profesor sau asistent. În sfârşit, o sinteză, ordonată, a tuturor
acestora o prezentăm noi aici.
Alegerea temei de cercetare nu este atât de uşoară, cum s-ar părea. Dacă o repartizează
sau o sugerează profesorul specialist, în mod normal o face în cunoştinţă de cauză. Şi chiar
dacă o propune el, studentul îl consultă pe profesorul sub coordonarea căruia lucrează.
Alegerea temei presupune: 1) să fii edificat deplin asupra necesităţii abordării respectivei
teme, fie din punctul de vedere al cercetării fundamentale, fie din cel al celei aplicative,
practice; 2) să ai cunoştinţe aprofundate asupra domeniului abordat, în cuprinsul căruia tema
poate fi necercetată, parţial cercetată (deci, insuficient) sau greşit abordată/interpretată,
situaţie care îndreptăţeşte cercetarea/recercetarea ei; 3) să ştii dacă ai acces (în ţară sau în
străinătate) la baza de documentare (istoriografică sau de surse inedite) şi dacă, după caz,
stăpâneşti limbile lucrărilor publicate sau ale surselor inedite.
Titlul lucrării, la început, are o formulare aproximativă - dar cât mai adecvat temei. El
se va definitiva pe parcurs în funcţie de anumite aspecte reieşite pe parcursul documentării.
Oricum, în forma finală, titlul trebuie să "acopere", în câteva cuvinte, conţinutul lucrării.
întocmirea bibliografiei, pentru tema aleasă, este absolut necesară. Ea este obligatorie,
de pus în lucrare, până la teza de doctorat inclusiv, dar e necesară şi ulterior, în cărţile
publicate. Lucrările istoriogrqfice, cu care începe întocmirea bibliografiei, se consemnează pe
fişe bibliografice (1/8 dintr-o coală A4). Pe fişa bibliografică se trec, în ordine: Numele şi
prenumele autorului (sau autorilor) sau, dacă e o lucrare colectivă, ale coordonatorului sau
ale şefului de colectiv); titlul lucrării (dacă este un studiu într-o revistă, se menţionează: în
revista "...", deci titlul revistei în ghilimele, anul de apariţie al revistei, anul calendaristic,
numărul revistei, locul, paginile între care se află studiul); eventual, ediţia a II-a, a III-a etc;
locul editării, anul editării, numărul paginilor; ilustraţii, anexe sau alte materiale în afara
textului ori distribuite în text.
După bibliografierea cărţilor, studiilor, chiar a recenziilor importante la anumite lucrări,
urmează bibliografierea surselor inedite (de arhivă), ca şi menţionarea izvoarelor de tradiţie
(după caz).
Schema bibliografiei ar putea fi aceasta (alfabetic, pe capitole, numerotate de la 1 până
la final):

89 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

I Lucrări de sinteză: ori împreună, ori - a) Sinteze generale (lucrări de largă sinteză -
ex. „ < • Tratate, Istorii, pe ţară; Istorii universale); b) Sinteze speciale (consacrate
special
domeniului în care intră subiectul abordat de noi; aici intră şi monografiile).
II Lucrări speciale (consacrate direct subiectului sau unui cadru ceva mai larg în care
acesta intră, în sfârşit orice alt studiu pe care l-am utilizat, în afara celor de mai sus).
IIIIzvoare (toate, utilizate):
III-l.Edite
IIIl-2. Presă
III-3. Inedite
III-4. Izvoare de tradiţie (unde e cazul)
N.B. Nu optăm pentru trecerea izvoarelor la începutul listei bibliografice. Pentru noi,
ordinea în schema aceasta reflectă drumul cercetării: de la marea sinteză la izvorul inedit.
Dar nu este greşit să fie menţionate: izvoarele la început, subliniindu-se valoarea
documentelor ca surse primaree documentare.
IV. Instrumente de lucru (enciclopedii, dicţionare, atlase etc, aşezate într-o ordine)
Organizând bibliografia astfel, în lista bibliografică definitivă, putem economisi spaţiu
tipografic (care este tot mai scump!) şi efort, putem renunţa la cea mai mare parte a aparatului
critic infrapaginal (sau la sfârşit de capitol sau la finalul lucrării), citând, pur şi simplu, în text,
într-un spaţiu restrâns, între paranteze rotunde, poziţia (nr.), din Bibliografie, a lucrării citate,
eventual ediţia, volumul, pagina: (25/vol. I, 26, sau 25/I,26)).
Bibliografia se completează continuu, chiar şi în etapele de documentare şi elaborare,
chiar şi după elaborare, când se amendează cu ultimele informaţii survenite, evident şi cu
sursa lor bibliografică. După ce am întocmit lista bibliografică finală, cu care am lucrat şi am
citat din ea, noile poziţii bibliografice se intercalează alfabetic, bisând poziţia (20 bis) sau
folosind primele litere ale alfabetului (20a; 20b etc); astfel se renumerotează întreaga
bibliografie şi se corectează numerele în cuprinsul cărţii.
Planul lucrării, într-o primă variantă, se poate întocmi, provizoriu, de la început.
Documentarea este una din cele mai îndelungate etape în munca noastră de întocmire a
unei lucrări ştiinţifice. Pe fişa de cercetare/documentare se notează toate informaţiile utile
care ne vor folosi la elaborare, spre a nu mai fi obligaţi să revenim în bibliotecă, pentru a mai
nota, de pildă, o pagină pe care am omis-o.
Fişele de cercetare/documentare sunt: a) fişa rezumat; b) fişa regest; c) fişa extras.
Indiferent de tipul fişei, aceasta trebuie să conţină (în rezumat, regest, extras) o singură
idee/problemă. "Arhitectura" lor însă se diferenţiază întrucâtva în funcţie de natura lucrării
fişate: carte/studiu/atlas sau izvor istoric (edit, inedit). Dăm mai jos aceste tipuri de fişe,
diferenţiate:
Problema/ideea Problema/ideea
(cartea: autor, titlu etc.) Anul, locul
(Preluare în rezumat,
Preluare: regest, extras) (Volumul
(în rezumat, degust, extras) edit/Arhiva , fondul sau colecţia
etc.)
Fişă de cercetare Fişă de cercetare
după carte/studiu după izvor

90 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Fişele de cercetare, acasă, se aşează în cutiuţe special construite (din carton sau lemn),
pe dimensiunea lor, despărţite, pe probleme (eventual chiar pe capitolele/subcapitolele
lucrării, conform unui plan al ei, chiar dacă provizoriu), prin cartonaşe mai groase, puţin mai
înalte decât fişa, dar suficient de late sus, pentru a se trece pe ele problema grupării de fişe ce
urmează (sau un eventual titlu al capitolului/subcapitolului). Păstrarea fişelor în plicuri devine
greoaie în etapele următoare. De preferat - păstrarea în cutiuţe care se pot pune chiar într-un raft
mic (de 4-8 cutii, cu etichetă privind conţinutul cutiei).
Urmează lectura/studiul fişelor de cercetare, foarte atentă lectură, completându-se
informaţia, cu fişe ataşate (capsate) de prima, cu notiţe marginale scurte de trimitere la alte
informaţii, chiar cu reflecţii pe care le-am putea folosi în etapa elaborării; acestea se pot face
şi pe verso-ul fişei, concis.
Planul lucrării, într-o variantă mai completă, se poate întocmi după lectura integrală a
fişelor de cercetare, cu operaţiunile amintite. Planul trebuie să fie cât mai analitic, cu capitole
şi subcapitole, cu precizarea materialelor care se dau în anexă. Planul încă se mai
perfecţionează/amendează în etapa elaborării şi a lecturii/lecturilor lucrării după elaborare.
Elaborarea lucrării este, prin excelenţă, etapa de creaţie ştiinţifică, în care studiul
profesional şi reflecţiile permanente care îl însoţesc se "topesc", prin stilul care te va
reprezenta tot mai mult, în opera finală.
Aparatul ştiinţific/critic (note/trimiterile la sursă, cât mai exacte şi complete, pentru a fi
controlabilă orice opinie sau demonstraţie) s-a pus şi încă se pune, la modul „ideal" în josul
paginii (infrapaginal), utilizându-se sistemul de prescurtări pe care autorul 1-a adoptat şi pe
care, obligatoriu, îl anunţă la începutul lucrării, înainte de a începe expunerea. Pentru
economisirea spaţiului tipografic (care devine tot mai scump!), ca şi pentru uşurarea muncii
pe computer, aparatul critic (notele, numeraţiile: l...n) se trec, compact, la sfârşitul
capitolului sau chiar la sfârşitul cărţii (pe capitole sau toate, în ordine: l...n). Se realizează
astfel şi fluienţa textului; pentru control operativ la lectură, se pune un semn de carte la pagina
unde încep notele. In acest sistem, operele utilizate se transcriu, la prima citare, cu toate
elementele bibliografice: Autor/autori (începând cu primul) sau coordonator (cu literă
normală, minuscul şi nesubliniat), titlul operei, complet (cursiv/italic (la prima citare, apoi în
prescurtarea adoptată), eventual ediţia, editura, locul şi anul editării, eventual volumul, în
sfârşit, pagina; dacă este un studiu într-o revistă, după titlul acestuia se dă, între ghilimele,
numele revistei (complet sau cu prescurtarea adecvată), cu celelalte elemente bibliografice (an
de apariţie, an calendaristic, numărul, locul apariţiei revistei, în sfârşit pagina cu informaţia
sau opinia, ideea). Un sistem mai funcţional ni se pare a fi cel deja menţionat: lista
bibliografică în anexa lucrării (v. mai sus), iar trimiterile/notele se fac direct în text, între
paranteze rotunde (ex.: 52/TJ, 86, aceasta însemnând: lucrarea de la poziţia 52 din bibliografie,
voi. II, pagina).
Elementele de bază ale fişei bibliografice sunt: autorul şi titlul operei. Când ambele
aceste elemente de bază se repetă la o citare imediat următoare, se scrie doar: Jbidem şi se
pune pagina, se subliniază şi în consecinţă se va scrie cu italice. Când doar autorul se repetă,
iar opera este alta, în locul autorului se pune Idem (nesubliniat). Când ambele elemente se
repetă, dar citările sunt distanţate (peste 2-3 etc. poziţii), se dă numele autorului citat, apoi se
scrie op. cit. (= opera citată, cu italice) sau loc. cit. sau art. cit. Apud, dar şi confero (cf.) se
utilizează atunci când nu s-a luat informaţia direct de la sursa primară, ci dintr-o altă lucrare

I
91 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007
ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

în care se citează sursa respectivă; se citează şi sursa primară, dar nu se omite a se menţiona:
apud sau cf.
Anexa lucrării (ilustraţii, tabele, grafice - câte nu se trec în text, hărţi, eventual unele
documente reprezentative etc.) e bine să se întocmească la început, prioritar, pentru a putea
face trimiterea şi la ea, după caz, şi a o folosi în etapa elaborării. Anexa, după caz, se
compartimentează (ilustraţii/tabele/grafice etc), numerotându-se fiecare piesă în
compartimentul ei, şi se paginează şi ea în continuare.
Indicele cărţii se execută ultimul şi ocupă ultima paginaţie. Pentru a nu face de două ori
munca, e bine ca indicele cărţii să se facă atunci când cartea este la "semnal" (primele
exemplare, de probă). Acum însă, cu utilizarea computerului, indicele se poate face şi la
sfârşitul procesării. Este de preferat a se utiliza indicele general (nu separat: onomastic,
toponimic, de materii), căci e mai funcţional.
Cum se întocmeşte indicele? (operaţiune oarecum plictisitoare, dar e bine să-l
întocmească autorul, care îl poate executa cel mai bine; dacă nu poate angaja pe cineva
specializat în întocmirea de indici — evident, după indicaţiile autorului): se face lectura foarte
atentă a cărţii; pe fişe de format mai mic sau mai mare (1/8 sau 1/4 dintr-o coală A), depinde
cât de detaliat vrei să-1 faci) se trec toate numele întâlnite (de persoane, toponime, hidronime,
osonime, de materii), iar sub aceste nume se trec toate paginile din carte în care se află
numele respectiv, după care toate aceste fişe se ordonează alfabetic şi se procesează. Dacă
posturile în care respectivele nume se află în pagini prezintă un interes aparte, se menţionează
pe fişa numelui acele posturi, cu paginile respective (de ex.: Bălcescu, Nicolae: familia, 5, 17,
32; învăţătura, 21, 29; 36, 37; editează "Magazin istoric pentru Dacia", 39, 47, 56 etc). Dacă
un nume este des menţionat în carte, în dreptul lui se trece: passim.
O Introducere, dacă este cazul, autorul o elaborează la sfârşit dar, fireşte, o aşează în
fruntea lucrării, înainte de începerea textului acesteia. In această Introducere — concisă, densă
-, autorul explică/justifică necesitatea tratării temei şi prezintă principalele concluzii la care a
ajuns. Ea are menirea să-i prezinte cititorului, foarte pe scurt, conţinutul lucrării; dacă cititorul
va fi interesat, va trece la studierea ei.
Prefaţa, dacă este cazul, cuprinde, foarte pe scurt, cele mai importante atenţionări şi
precizări menite să atragă atenţia asupra cărţii. Dacă prefaţa este scrisă de o autoritate în
domeniu, ea este, în principal, o recomandare pentru autor, pentru cititor şi pentru carte. Ea se
pune în faţa Introducerii.
Cuprinsul, definitivat ca ultimă componentă a lucrării, este de preferat să fie analitic, pe
capitole şi subcapitole etc, menţionându-se la fiecare pagina de început (la capitole în
marginea din dreapta, la subcapitole imediat după titlul acestora, pentru economie de spaţiu.
Corectarea lucrării, după procesare, cade în sarcina autorului, exclusiv, care ştie cel
mai bine cum s-o facă. Operatorul computerului scoate erorile semnalate, adaugă
completările. Autorul revede textul astfel corectat de operator, controlând dacă s-a operat
totul; eventual, mai scoate şi alte erori, "scăpări". Erorile - de orice fel — rămase cad în
răspunderea autorului, exclusiv.
Grafica lucrării trebuie să stea şi în atenţia autorului, la încheierea contractului de
editare: hârtie bună, cu mult alb şi rezistentă, coperţile din carton rezistent, cu un design
adecvat, dar şi estetic, şi o bună legătură în cotor. Un amănunt important: să se imprime şi pe
cotorul cărţii numele autorului şi titlul acesteia (întreg sau prescurtat), eventual volumul.

92 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

2. Elaborarea unei ediţii ştiinţifice


de izvoare istorice
Aşa cum, la critica izvoarelor, ne-am ocupat de izvoarele scrise/literare, de texte, şi aici
avem în vedere editarea unor asemenea izvoare. Alte categorii (clase/subclase) de izvoare
reclamă o pregătire mai specială care se dă studenţilor, după necesităţi, la cursuri de
aprofundare în domeniu. Este cazul, de pildă, al izvoarelor arheologice, numismatice,
etnografice, antropologice, epigrafice, de arhitectură, de habitat etc, pentru care sunt necesare
multiple cunoştinţe tehnice, mai ales, de specialitate. Asemenea ediţii sunt rezultatul unei
munci de echipă, din care să facă parte, obligatoriu, specialiştii domeniilor respective.
Referindu-ne, deci, numai la izvoarele scrise/literare, este necesară o observaţie
prealabilă. La modul ideal, adică absolut ştiinţific, cele de mare întindere, în primul rând
„cronici", „istorii", memorii, opere ale istoricilor mai vechi - din Antichitate, Evul mediu,
chiar o bună parte din Evul modern - trebuie publicate integral, în ediţii ştiinţifice. Dacă sunt
în alte limbi decât cea proprie, atunci trebuie publicate cu textul original şi cu traducerea, în
paralel (original şi traducere), paginile aflându-se faţă în faţă, în primul rând pentru controlul
operativ al traducerii, cu aparatul ştiinţific infrapaginal pe o pagină şi pe alta, după cum cere
textul. Publicarea numai în traducere, oricât de mare specialist ar fi editorul (specialistul care
pregăteşte ediţia), este contraindicată. Publicarea cu cele două texte (original şi traducere)
dispuse succesiv îngreunează utilizarea ediţiei, ulterior. La noi, de regulă, şi aproape
întotdeauna din motive materiale, pentru izvoarele în limbi străine mai ales, dar uneori şi
pentru cele în limba română, s-a utilizat crestomaţia de texte, adică publicarea, doar, a
pasajelor care se referă strict la istoria noastră. De asemenea, s-au publicat, în cazul izvoarelor
documentare, şi ediţii de regeşte sau numai de rezumate. Desigur, respectivii autori au fost
constrânşi să realizeze o economie materială, foarte dăunătoare însă sub aspect ştiinţific.
Pentru uz didactic mai ales, dar având şi utilitate ştiinţifică, s-au practicat şi se practică
antologiile de izvoare documentare. La acestea însă, uneori din incompetenţă dar, de regulă,
din motive materiale, aparatul ştiinţific este deficitar. Un caz de cea mai mare gravitate,
petrecut - se pare - şi sub presiune politică, a fost prima ediţie a corpus-uhxi de izvoare
documentare interne privind istoria României (D.I.R.), ediţie în care documentele în limbi
străine au fost publicate numai în traducere, iar aparatul ştiinţific - indice, glosare - n-a fost
prezent la fiecare volum. S-a încercat, ulterior, o „reparaţie", dar n-a fost dusă până la capăt.
Academia a oprit o astfel de editare, după ce se cheltuiseră, substanţial, efort şi bani, şi s-a
început noua ediţie, ştiinţifică: Documenta Romaniae Historica, cu 4 serii: A (Moldova), B
(Ţara Românească), C (Transilvania), D (relaţiile dintre Ţările Române), ediţie care a înaintat
greu, iar acum, din motive materiale, înaintează şi mai greu.
În ansamblu, deşi Academia Română lansase, încă de la începutul secolul XX, un
program de editare a izvoarelor, din motive materiale în primul rând dar şi datorită
coordonării insuficiente de către factorii de răspundere, am rămas mult în urmă faţă de alte
ţări în ce priveşte publicarea ştiinţifică a ediţiilor de izvoare, fapt pentru care elaborarea de
lucrări ştiinţifice în domeniu are mult de suferit.

93 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Elaborarea unei ediţii ştiinţifice de izvoare istorice scrise (documentare şi narative) este
una din obligaţiile majore pentru viaţa noastră ştiinţifică - şi nu numai pentru cercetarea în
domeniul istoriei. În condiţiile moderne ale unei abordări ştiinţifice interdisciplinare, la astfel de
ediţii fac apel specialişti din diverse domenii, dar şi echipe mixte pentru multe probleme
ştiinţifice care se cer a fi rezolvate. Nu este doar o problemă a istoricilor, a „frontului" istoric,
ci a culturii ştiinţifice în ansamblu şi nu numai.
Este, deci, necesară, elaborarea - sub egida Academiei, ca for ştiinţific suprem - a unui plan,
strategic dacă vreţi (căci presupune o însemnată angajare ştiinţifică şi materială), bine chibzuit şi
coordonat, ştiinţific şi realist, pornind de la ce s-a realizat corespunzător până acum, în care să
se integreze toate instituţiile şi persoanele fizice capabile şi doritoare să editeze izvoare, fiecare
cu aportul ei. Important este ca orice ediţie realizată să aibă ţinută strict ştiinţifică, iar condiţiile
grafice ale fiecărui volum să fie corespunzătoare unei asemenea lucrări de îndelungată rezistenţă.
În acest spirit expunem mai departe modul de realizare al unei asemenea ediţii -
repetăm: de izvoare scrise/literare.
Etapa pregătirii ediţiei — după stabilirea clară a obiectivului şi încadrarea în planul de
editare — se face în primul rând prin critica externă a izvoarelor despre care am vorbit (v. mai sus),
parţial şi prin critica internă (pentru a se stabili cât mai ştiinţific izvoarele dubioase sau false,
izvoare ce urmează a fi publicate în ediţia noastră, într-un „compartiment" al lor către sfârşitul
volumului; o bună parte din critica internă rămâne pe seama istoricilor ulterior.
O atenţie deosebită trebuie dată elaborării aparatului ştiinţific al ediţiei, atât cel de la
sfârşitul fiecărui document (în cazul izvoarelor documentare), cât şi a celui infrapaginal (la
izvoarele narative dar şi la cele documentare, precum şi a celui din fruntea volumului şi de la
sfârşitul lui.
Astfel, la sfârşitul fiecărui izvor documentar se redau, în paranteze, succint
(„telegrafic") toate elementele „fişei tehnice" a documentului, de la cotă până la cromatică şi stare
de păstrare. La un izvor narativ (de întindere), descrierea lui „tehnică" se face spre finalul
Introducerii într-un subcapitol anume.
În fruntea volumului, prefaţa este facultativă, dar Introducerea este obligatorie. Ea nu
trebuie să fie un „studiu de caz" pe baza documentelor publicate - cum s-a procedat mai
demult, când lipseau studiile în domeniu (vezi de exemplu, N. Iorga, Studii şi documente privind
istoria românilor, 30 volume) -, ci un studiu ştiinţific privind prezentarea izvoarelor, inclusiv
corespondenţa cotelor arhivistice (dacă acestea s-au schimbat) şi mai ales precizarea valorii lor
pentru cercetarea ştiinţifică.
Tot în fruntea volumului, după Introducere, se pune lista cu prescurtările utilizate (pentru
economie de spaţiu), apoi lista rezumatelor la documentele ediţiei, rezumate care însă nu trebuie
să lipsească nici din fruntea fiecărui document (pe motiv că s-ar face o economie).
În Anexă, într-un prin „compartiment", se publică documentele dubioase şi
documentele considerate de noi false, cu câte un „microstudiu" la fiecare, privitor la
demonstrarea caracterului dubios sau fals. Într-un al 2-lea „compartiment" al Anexei se dau în
facsimil/foto documente reprezentative, ca „mostră" sau integral; dacă permit condiţiile
materiale, se dau cât mai multe - este şi o măsură de prevedere, dacă s-ar pierde sau deteriora
originalele. Redarea unor alte ilustraţii (personalităţi, edificii etc.) este excesivă şi neindicată
pentru ediţia de izvoare; ele îşi au locul în altă parte.Indicele este unul din cele mai importante
elemente ale aparatului ştiinţific al unei ediţii de izvoare. S-au practicat cele 3 feluri de indici:
onomastic, toponimic şi de materii. Experienţa a arătat că indicele general este cel mai operativ
atât ştiinţific cât şi în economia ediţiei. El se execută când ediţia a ajuns în faza de listă finală,
gata pentru tipar. Nu este o muncă uşoară dar ediţiile cu indice sunt cele mai preţuite.
Dimpotrivă, absenţa indicelui constituie o mare lipsă a ediţiei.
Concret, indicele se execută pe fişe dispuse alfabetic, cu un cuvânt pe fiecare fişă, sub care
se notează, alfabetic, posturile sub care cuvântul se găseşte, în volum, în dreptul cărora se trec, în
ordine, paginile la care se găseşte. De exemplu:
Dimitrie: - bărbier, pagina respectivă dar fără sigla ,,p".
cioban, p ........
dulgher, p. ...
- etc. sol la
Poartă, ....

94 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007


ARHIVISTICĂ ADINA BERCIU - DRĂGHICESCU

Apoi, toate aceste nume se introduc în computer, se corectează şi se dă lista finală cu


paginaţia rezervată. Când un nume este foarte des menţionat în volum, în dreptul lui se trece:
passim (pentru a nu încărca inutil indicele)
O ediţie de izvoare istorice vechi are nevoie şi de un glosar - un dicţionar de cuvinte ieşite
din uz (arhaisme). Noi nu avem un dicţionar de arhaisme şi de aceea căutarea înţelesului unui
arhaism necesită timp îndelungat.
Condiţiile grafice ale unei ediţii de izvoare trebuie să fie foarte bune. Sigur, şi estetica îşi
are locul şi importanţa ei, dar ne referim în primul rând la calitatea hârtiei, la coperţi, la legătura
în cotor. Este o lucrare care urmează să înfrunte timpul şi să reziste la numeroase utilizări. Deci,
trăinicia ei contează foarte mult. Mare atenţie, în Tipografie, trebuie să se dea la imprimarea şi la
legarea volumului, pentru a se evita defecţiunile la pagini sau la coperţi şi pentru a se lega filele în
ordine.
In sfârşit, titlul unei ediţii ştiinţifice nu este unul comercial, ci este un titlu sobru, dar nu este
lipsit de importanţă dacă are şi un design mai atrăgător.

BIBLIOGRAFIE

ADĂNĂLOAIE, NICHITA, Tehnica elaborării unei lucrări ştiinţifice de istorie, în „Studii şi articole
de istorie", XXI, 1973. EDROIU, NICOLAE, Introducere în istorie şi ştiinţele auxiliare ale
istoriei, Univ. „Babeş-Bolyai",
Cluj-Napoca, 1977.
MACIU, VASILE, Metode de cercetare în istorie, în „Forum", 2, 1970. SACERDOŢEANU, AURELIAN,
îndrumări în cercetări istorice, Bucureşti, 1943. SACERDOŢEANU, AURELIAN, Metoda alcătuirii unui
studiu de istorie, în RA,IX, 1967, nr. 1.

95 Copyright DEPARTAMENT ID © 2007