TECNICAS DE DIAGRAMACION DE ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMAS

CONCEPTOS

Según Franklin Benjamín, un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica

de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre si los órganos que la componen.

IMPORTANCIA

Existe para los efectos comparativos similitud entre organigramas y un plano, ejemplo el de un
edificio, ya que si mediante el plano señalamos los elementos de la estructura base inmueble,
como es: áreas, columnas, resistencias, paredes, vigas, etc., de igual manera podríamos decir
que mediante el organigrama también señalamos la estructura base de la empresa, las unidades
orgánicas con que cuenta, los niveles de existencia y la jerarquía que interrelaciona estos niveles.

NATURALEZA

Organigrama Real: es el que se levanta en base a una estructura ya existente y que por lo mismo
puede tener errores de no codificación si no por defectos de la propia organización.

Organigrama ideal: el confecciona miento en abstracto para una organización nueva que recién
va a funcionar. Elaborado con bases técnicas y sin defectos.

OBJETIVOS:

A. De información externa: sirven como medio capaz de proporcionar información rápida

y eficaz propia de las representaciones gráficas, difundiendo el esquema aceptado los
propósitos, funciones y actividades que tenga esa organización.
B. De información Técnica o Analítica: Es útil para planear nuevas organizaciones, estudiar
o analizar las estructuras ya existentes, cambiar estructuras, enseñar al personal la
organización de un servicio y facilitar el cumplimiento de las funciones.

VENTAJAS:

 El organigrama Representa la composición parcial o integral de una organización.

 Describe áreas funcionales dentro de la organización.
 Identifica la ubicación y jerarquía de las dependencias.
 Determina las líneas de autoridad y responsabilidad, así como de coordinación entre los
niveles jerárquicos y funcionales de una organización.
 Sirve de medio de comunicación y de análisis.

ELEMENTOS:

a. Rectángulos: Representan en forma clara las unidades administrativas estructuradas y

los distintos niveles de una organización.
Los rectángulos indican los cargos de jerarquía superior sean de mayor tamaño que los
que representan cargos de jerarquía inferior.
 Rectángulo

Ilustración 1ORGANIGRAMA DE LA COMISIÓN REGIONAL DE TRABAJO Y PROMOCIÓN DEL EMPLEO DE UCAYALI

b. Líneas: Las líneas se dibujan en sentido vertical u horizontal exclusivamente de tal forma
que la unión de cada una de ellas con los rectángulos o con otras líneas forme un ángulo
de 90 grados.
Las líneas deben partir del punto medio del lado inferior del rectángulo.
 Líneas Continuas. Representan las relaciones directas de autoridad, estas
pueden ser: verticales, Horizontales u oblicuas ( )

Líneas continuas

Ilustración 2Organigrama de ministerio de Justicia y Derechos Humanos

 Las Líneas de Elementos: (líneas punteadas) Representan o implican que hay

relación directa con estas instituciones o coordinación (---------).
 Líneas de elementos

Ilustración 3Organigrama de Universidad Nacional de San Agustín

 Líneas Quebradas: ( ) Representan desconcentración.

Líneas quebradas

Ilustración 4Organigrama Estructural Gerencia Regional de Trabajo y Promoción del Empleo

Línea Mixta: (--- ----) Para evitar el corte de la línea de autoridad de mando.

USO Y LIMITACIONES DE LOS DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA

Estos cumplen con proporcionar una información externa y otra técnica y de análisis de tal
manera que el uso de estos atiende básicamente a los aspectos importantes de la organización:
comunicación y análisis.

Como herramienta de comunicación:

a. Conocer canales formales de comunicación.

b. Informar a los miembros de la organización la posición relativa que ocupa y la relación
que tiene con el resto de la estructura.
c. Prever un cuadro global de la estructura.
d. Facilitar la comprensión de las probabilidades que tiene cada persona de ascender a
otras posiciones de la estructura organizativa.

Como herramienta de análisis: permite conocer una serie de aspectos de la organización y

detectar fallas de la estructura.

a. Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

b. La división de funciones.
c. Los niveles jerárquicos.
d. Las líneas de autoridad y responsabilidad.
e. La naturaleza lineal o Staff del departamento.
f. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada
departamento o sección.

Algunas de las situaciones más importantes que pueden ser detectadas son:

a. Fallas de control interno, o sea cuando un cargo tiene asignadas funciones

incompatibles desde el punto de vista de control interno.
b. Falta de unidad de mando: cuando dos o más puestos supervisan a un mismo cargo.
c. Superposición de funciones: situación que se presenta cuando dos o más cargos tienen
asignadas responsabilidad por el cumplimiento igual o similar función.
d. Situaciones de subordinación unitaria: es decir cuando un cargo depende un único
subordinado del cual a su vez dependan de uno o varios cargos.
e. Estructura desequilibrada: situación que se presenta cuando un área tiene exceso de
niveles o personas con respecto a otras áreas.

LIMITACIONES:

La principal limitación de los diagramas de estructura está contenida en su misma definición

cuando se expresa que es una representación gráfica simplificada tal como se expone en las
normas sobre diagramación, la simplicidad es un requisito fundamental para que los propósitos
de los organigramas puedan ser cumplidos.

La segunda limitación se origina en la necesidad de que el organigrama debe estar

permanentemente actualizado. Si así no se hiciera, se corre el riesgo de convertirlo en
herramienta de resultados negativos. Efectivamente cualquier cambio en la estructura
transforma en obsoleto el diagrama vigente, si es así el mismo sigue siendo utilizado sin ser
modificado hará que sus propósitos cambien.
CLASES DE ORGANIGRAMAS

Están clasificados dentro de cuatro grandes grupos que son: por su naturaleza, por su ámbito,
por su contenido y por su presentación.

1. Por su naturaleza:
 Microadministrativos: corresponde a una organización, pero pueden referirse
a ella en forma global o alguna de sus unidades que la conforman.

Ilustración 5 Organigrama Poder judicial del Perú

 Macroadministrativos: involucran a más de una organización.

Ilustración 6 organigrama Estructural del poder judicial del Perú

 Mesoadministrativos: contemplan todo un sector administrativo o dos o más

organizaciones de un mismo sector.

Ilustración 7 Organigrama de la Gerencia General del poder judicial del Perú

 2. Por su ámbito:
 Generales: contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud c y características.

Ilustración 8 Organigrama Corporación Aceros Arequipa

 Específicos: muestra en forma particular la estructura de una unidad

administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la
organización de un departamento o sección de una empresa.

Ilustración 9 Organigrama de Logística de la Empresa D&M CONCRET S.A.A.

 3. Por su contenido.
a) Estructurales o integrales. - Es la representación gráfica de todas las unidades
administrativas de una organización, dependencia o de una unidad administrativa
cualquiera, así como sus relaciones de jerarquía o subordinación.

Organigrama Estructural o integral

Ilustración 10 Organigrama CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

b) Funcionales. - son los que incluyen el diagrama en el diagrama de organización las

principales funciones de cada una de las unidades administrativas de un organismo,
así como sus relaciones jerárquicas, asistenciales y de coordinación, como se puede
apreciar en el siguiente gráfico.

Organigrama Funcional
Ilustración 11ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE FLASH TAXI

c) De personal. - Es el que se superpone al Estructural y Funcional Es utilizado para el

público, colocando el nombre de los funcionarios principales y sus cargos
comprendidos dentro de cada unidad estructural, constituyendo un resumen del
cuadro orgánico de personal.

Organigrama de Personal
Ilustración 12Organigrama de personal Global Geophysical Services

4. Por su Presentación
a) Organigramas Verticales. – en los organigramas verticales, a partir del titular en la
parte superior de cada puesto subordinado a otro se presenta por cuadros en un
nivel inferior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada
ligados a aquel por líneas que presentan la comunicación de responsabilidad y
autoridad.

Organigramas Verticales
Ilustración 13 Organigrama Municipalidad de San Juan de Lurigancho

Ventajas:

 Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.

 Indica en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas:

Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil
indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados
esto suele solucionarse:

 Haciendo un organigrama que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la

empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, otro
suplementario.
 Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro,
ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a uno de los lados.

b) Organigramas horizontales. – Representan los mismos elementos del organigrama

anterior en la misma forma, solo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la
izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

Organigrama Horizontal
Ilustración 14 Organigrama Horizontal de Sánchez Mueblería

Ventajas:

 Siguen la forma en que acostumbramos leer

 Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación
 Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:

Son poco usados en la práctica, y muchas veces, aun pudiendo hacerse un solo organigrama de
toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apilados y, por lo tanto, son
poco claros.

c) Organigrama mixto: - En este tipo de Organigramas se puede mezclar los tipos de

organigramas anteriores. Cada organización utiliza este tipo de organización debido
a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen baso su administración.

Organigrama Mixto
Ilustración 15 Organigrama Municipalidad distrital de comas

d) Organigrama de Bloque. – Parten del diseño vertical e integran un número mayor

de unidades en espacio más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades
administrativas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el grafico.

Organigramas de Bloque
Ilustración 16 Organigrama de la Secretaria de la contraloría General

e) Organigramas Circulares. – Formados por un cuadro central, que corresponde a la

autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan círculos concéntricos,
cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.

Organigramas Circulares
Ilustración 17 Organigrama Circular de la Secretaria de la Contraloría General

Ventajas

 Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.

 Eliminan la idea del status más alto o más bajo.
 Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

Desventajas:

Resultan confusos y difíciles de leer, que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un
solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

OTRAS CLASES DE ORGANIGRAMAS

a) Organigrama sintético: es el organigrama que muestra los niveles principales

elementos de organización e informa para su mejor entendimiento, pero no entra en
detalles, se limita a indicar las relaciones mas saltantes.
b) Organigrama Efectivo o Real: Es el esquema de los elementos actuales y existentes de
un organismo, tal como funciona. Estos elementos están en constante desarrollo y se
modifican cuando el organismo evoluciona.
c) Organigrama Analítico: Describe y representa detalladamente las unidades
estructurales hasta el nivel mínimo. Se le utiliza para trabajos técnicos, en las cuales es
posible detectar defectos de la organización y explica modificaciones a través de
símbolos convencionales.
 d) Organigrama de cargo: Es el que ubica a los cargos de la unidad administrativa dentro
de una organización. Demuestra propósitos deberes de cada cargo.
e) Organigrama de Proyecto: es el que representa a una organización que se crea o se
supone crear.
f) Organigrama de Levantamiento o Análisis: Representa la Estructura de un organismo
existente, se confecciona con la información obtenida después de un estudio o análisis
administrativo de la organización, es un organigrama real de momento.

FUNCIONES PRINCIPALES DE LOS ORGANIGRAMAS

Uno de los principios de organización es el principio funcional que nos enseña a determinar y a
identificar las funciones que cumple una institución, considerando como función a una actividad
cualquiera que se lleve a cabo.

a. Función determinante: Denominada como función del “qué hacer”, es la relación con
la determinación de los objetivos que persigue la institución.
b. Función Asistencial: Es la función que ayuda al “que hacer” y al “como hacer”, se llama
también función adhesiva, de plana, mayor o de “staff”.
 Función asistencial asesora: Es la que presta ayuda mayormente a la función
determinante, constituyendo una prolongación de la representación del organismo
que tiene la primera función. Da más ojos y oídos a la dirección.
 Sistema Asistencial Auxiliar: es la que sirve o va abastecer a toda la estructura
organizativa.
c. Función Aplacadora: Llamada también función de operación ejecutiva o del “cómo
hacer”. En la que realiza la acción necesaria para lograr los fines u objetivos trazados.
d. Función interpretativa: esta función se ocupa el cuarto lugar en la secuencia de la
ejecución de un organigrama, se le conoce también como función evaluadora.

EJES DE LA CONSTRUCCION

Existen diferentes técnicas para la confección de organigramas las que varían según se quiere
resaltar la estética del diseño o la jerarquización del personal o de las unidades estructurales.

Esquema básico:

(1) UNIDADES DE NIVEL SUPERIOR CARGOS DE ADMINISTRACION DIRECCION O MANDO

(Función determinante)
(Nivel de decisión)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
(2) UNIDADES DEAPOYO O AUXILIARES UNIDADES ASOSRAS
(función asistencial, auxiliar administrativa) (función asistencial asesora y de evaluación)
(nivel de servicios generales) (niveles de Servicios Técnico normativo)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
(3) UNIDADES EJECUTIVAS O DE OPERACIÓN ORGANOS DE LINEA
(función aplicada o de ejecución)
(nivel de producción o de servicios finales o intermedios)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
(4) UNIDADES EVALUADORAS ORGANOS DE CONTROL Y FISCALIZACION
(función control)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
En el esquema básico que se muestra se puede apreciar el eje funcional de distribución espacial.
Así mismo, que existen cuatro “aspectos funcionales” bien definidos dentro de los cuales es
posible ubicar a cualquiera de las unidades estructurales que integran una organización, de
acuerdo al tipo de función general que cumplen.

PRINCIPIOS Y NORMAS BASICAS PARA LA ELABORACION DE LOS ORGANIGRAMAS

Como ya hemos visto, la finalidad de las representaciones gráficas, de las estructuras de las
organizaciones pueden ser informativa o analítica, En este Sentido la técnica de elaboración de
los organigramas que aquí les ofrecemos, está de acuerdo a recomendaciones y métodos y a la
información obtenida en textos de especialistas en la materia.

a. El organigrama se expresa mediante casillas unidas entre si por líneas continuas

diagramas de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
b. Cada casilla representa una función homogénea, un cargo, categoría y/o personas, de
acuerdo al tipo de organigrama que requiere representar, el lugar de ubicación, y el
tamaño de este dependerá del grado de responsabilidad y el tipo de función que
desempeñe.
c. Las casillas se unen mediante líneas verticales u horizontales. La línea de autoridad o de
mando generalmente no debe contarse, pero en casis especiales pueden hacerse para
explicar el concepto general.
d. A cada mando encargado de una responsabilidad le corresponde una casilla, no puede
haber otro responsable para evitar la dualidad de mando.
e. Hacer un estudio y análisis de la realidad institucional o empresarial para la que se
elabora el organigrama. Es indispensable.
f. Definir el objeto es sumamente importante, teniendo en cuenta que la confección del
organigrama debe responde al objeto propuesto.
g. Determinar las funciones que darán lugar a la instauración de las jerarquías más
elevadas, es necesario hacerlo.
h. Determinar las actividades correspondientes de estas funciones que calificaran las
jerarquías inmediatas inferiores.
i. Definir los cargos y funciones, así como el enlace de la autoridad, el grado de
responsabilidad y relaciones.
j. Antes de preparar el proyecto, se debe cerciorar tres aspectos.
 Claridad del esquema. – desde el punto de vista gráfico, la representación ha de
hacerse de la forma más clara y precisa que sea posible, evitando acudir a trazados
que ofrezcan margen para interpretaciones diversas.
 Actualidad. – Un organigrama solo puede tener utilidad cuando refleja la realidad
actual.
 Difusión. – se refiere a la difusión de los organigramas que debe llegar a todos los
trabajadores, utilizando los medios más adecuados para cada realidad, folletos,
boletines, revistas, etc., y finalmente el organigrama que se confecciona debe
consignar en la parte superior lo siguiente:
 Tipo de organigrama
 Razón social de la empresa o nombre oficial de la institución
 Lugar y fecha de ejecución del organigrama.
 CAPITULO ll

TECNICAS DE DIAGRAMACION E INTERPRETACION DE LOS ORGANIGRAMAS

Técnicas de diagramación, pasos:

a. Los rectángulos se dibujan en posición horizontal con trazos finos y su tamaño está en
relación directa con la importancia relativa de la posición que representa y el tipo de
organigrama que se elabore, cada rectángulo a una unidad estructural.
b. Dentro de cada rectángulo se identifica con su nombre a la estructura que representa,
también codificarse según el espacio funcional y nivel que ocupe.

Tamaño de los rectángulo y formas de codificar:

 En el caso de un organigrama estructural, el tamaño del rectángulo más

pequeño no será inferior a 2 centímetros de base x 1 de alto. Los rectángulos
indicativos de los cargos de mayor jerarquía irán aumentando alternativamente
primero aumenta la base 1 centímetro, en el siguiente aumenta la altura en ½
centímetro, (por eso se dice que irán aumentando alternativamente, es decir si
aumenta la base no aumenta la altura, y si aumenta la altura no aumenta la
base.
 En el caso de un organigrama de personal, es el que como hemos visto su
representación constituye un resumen del cuadro orgánico de personal, el
tamaño de estos rectángulos se diferencia de lo expuesto en el caso anterior en
que en estos la altura debe aumentarse en ½ centímetro dado que se debe
agrupar en el espacio necesario para la información que se suministre.

Este ½ centímetro esta marcado por una línea más fina que la que forma el
rectángulo y estará dividido en tres partes iguales.

FORMAS DE CODIFICAR:

Puede numerarse conforme a un código que uno pueda crear o puede adoptarse por el
sistema decimal de codificación. En este caso cada digito simbolizara cada uno de los
niveles de la estructura, de forma que tal que el número de código tendrá tantos dígitos
como niveles tenga la estructura a representar.

 10.00 Gerencia General

 11.00 Gerencia de Finanzas y de Control.
 11.10 Departamento de Finanzas.
 11.11 División de Planificación
 11.111 Sección financiera.

----- Gerencia general

Gerencias

Departamentos

Divisiones

Secciones

0 0 0 0 0
c. Las relaciones de autoridad y grados de responsabilidad se indican a través de líneas
rectas y continúas dibujadas en sentido vertical, saliendo de la parte media inferior del
rectángulo superior y van a la parte media superior del rectángulo o línea de
subordinación, de tal forma que la unión de las líneas forme un ángulo de 90 grados.
d. Los tramos verticales de la línea, se llama “línea de autoridad, responsabilidad o de
mando” y tramos horizontales se llama “líneas de subordinación”

Línea de autoridad

Línea de Subordinación

e. Las relaciones entre dependencias de igual nivel jerárquico se representan por líneas
rectas intermitentes, indicando relaciones de coordinación horizontal. Estas líneas salen
de la parte media de los lados laterales del rectángulo y van al lado lateral del otro
rectángulo. Estas líneas se llaman de coordinación.

-------------------------------------

f. Las relaciones funcionales, de “dependencia técnica” o “mando especializado” se

representa por líneas entrecortadas pero oblicuas, que salen de la parte media inferior
del rectángulo de mayor nivel jerárquico y terminan en la parte media superior del
rectángulo inferior.
 g. Las unidades o instituciones ajenas a la organización pero que mantienen alguna
relación con esta, se representan por rectángulos o círculos y las relaciones que se
tienen se expresan por líneas de elementos, estas líneas son horizontales como las de
coordinación y se llaman las “de relación directa”.

FORMAS DE REPRESENTAR LAS DIRECCIONES SEGÚN EL TIPO DE SUBDIRECCION.

Las direcciones se representan de tres formas según el tipo de sub dirección que corresponde:

a. Cuando la dirección tiene un director adjunto, es decir cuando ambos comparten la

responsabilidad de la dirección, sin separación específicas de funciones. En este caso se
representa por un rectángulo dividido en dos partes iguales por una línea Horizontal.

DIRECCION

CONSEJO
b. Cuando la dirección no tiene la presidencia del cuerpo colegiado, pero participa como
secretario, el consejo se representa por un rectángulo mayor en la parte superior y un
rectángulo menor traslapado en la parte inferior sonde se ubica la dirección.

CONSEJO

DIRECCION

c. Cuando la dirección no participa del cuerpo colegiado en consejo se representa por un

rectángulo que va en la parte superior y la dirección por otro rectángulo que va en el
parte inferior unido al primero por una línea de autoridad.

CONSEJO

DIRECCION

d. Los cuerpos colegiados consultivos, de función asesora, se representan por rectángulos

de mayor tamaño ubicado en el espacio funcional correspondiente a la estructura de
asesoramiento.

CUERPO
CONSULTIVO