Inf.

P1-BM-I1-Abril-2013

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Asesoría Integral en Ingeniería de Confiabilidad
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Informe de Auditoría realizada a la herramienta de soporte

informático de Mantenimiento: “MAXIMO”.
Técnica de diagnóstico aplicada:
MSS: Maintenance Software Survey

Organización:
MANUFACTURA DE BILLETES

Asesor:
Carlos Parra
parrac37@yahoo.com

Abril del 2013

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INTRODUCCIÓN

El desempeño de un proceso de gestión de mantenimiento sólo puede ser evaluado y

medido por el análisis exhaustivo de una amplia variedad de factores que, en su conjunto,
constituyen la aportación del mantenimiento al sistema de producción. No hay fórmulas simples
para "medir" el mantenimiento, tampoco hay reglas fijas o inmutables con validez para siempre y
en todos los casos. Los resultados de las técnicas aplicadas al diagnóstico de la efectividad del
mantenimiento, deben ayudar a mejorar la rentabilidad del sistema de producción y a disminuir
la incertidumbre en la toma de decisiones del proceso de gestión del mantenimiento. En función
de los argumentos citados en el párrafo anterior, se desarrollo el siguiente informe, dentro del
cual se resumen las recomendaciones más importantes propuestas a partir del diagnóstico
realizado a la herramienta de soporte informático de gestión del mantenimiento denominada:
MAXIMO, la cual es utilizada dentro de la Fábrica de Billetes.

En la primera parte del informe se presentan los resultados del diagnóstico realizado a la
herramienta de soporte informático de gestión del mantenimiento: MAXIMO. La metodología de
auditoría utilizada se denomina: MSS: Maintenance Software Survey, la misma propone evaluar
9 áreas básicas, las cuales se citan a continuación:
1. Integridad de los datos
2. Adiestramiento y formación
3. Control de las actividades de mantenimiento
4. Presupuestos y control de costos
5. Planificación y programación del Mantenimiento
6. Gestión de Materiales
7. Técnicas de Mantenimiento Preventivo PM y Predictivo (PdM)
8. Indicadores de medición de desempeño del mantenimiento
9. Otros usos al CMMS (sistema computarizado de gestión del mantenimiento)

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En la segunda parte del informe, se define la estructura ideal de las órdenes de trabajo de
mantenimiento preventivo, correctivo y por condición, a ser incluidas dentro de la herramienta:
MAXIMO.

Finalmente, se presentan un conjunto de recomendaciones generales, que ayuden a

mejorar la eficiencia y el desempeño del sistema de soporte informático de gestión de
Mantenimiento denominado MAXIMO, dentro de los procesos de gestión del mantenimiento de
la Fábrica de Billetes.

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CONTENIDO
Pág.

1. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA DE AUDITORÍA "MAINTENANCE SOFTWARE

SURVEY (MSS)" EN LA ORGANIZACIÓN FÁBRICA DE BILLETES .............................................. 1

1.1. TIPO DE AUDITORÍA ........................................................................................................................ 1

1.2. ÁREAS DEL SOFTWARE DE MANTENIMIENTO PROPUESTAS A SER EVALUADAS ...... 1

1.3. PROCESO DE APLICACIÓN ............................................................................................................. 2

1.4. PROCESO DE CALIFICACIÓN DE LAS ÁREAS DEL SOFTWARE DE

MANTENIMIENTO A DIAGNOSTICAR ................................................................................................ 2

1.5. CUESTIONARIO PROPUESTO POR LA AUDITORÍA MSS ....................................................... 3

1.6. RESULTADOS GENERALES DE LA AUDITORÍA MSS ............................................................. 7

1.6.1. VALORACIÓN ESTADÍSTICA DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA PROPUESTA

POR LA AUDITORÍA MSS AL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN DE MANUFACTURA DE
BILLETES, RELACIONADO CON EL SOFTWARE MAXIMO ........................................................ 7

1.7. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS ENTREVISTAS PERSONALES

REALIZADAS AL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN BANCO MÉXICO ................................. 9

1.7.1 RESUMEN DE LAS "PERCEPCIONES" EN TORNO AL USO Y AL DESEMPEÑO DE LA

HERRAMIENTA MAXIMO, RECOPILADAS A PARTIR DE LAS ENTREVISTAS
REALIZADAS AL PERSONAL DEL A FÁBRICA DE BILLETES ..................................................... 9

2. PROPUESTA ESTÁNDAR DE CONFIGURACIÓN IDEAL DE LOS DIFERENTES

TIPOS DE ÓRDENES DE TRABAJO A SER DESARROLLADAS DENTRO DEL
SOFTWARE MAXIMO ........................................................................................................................... 11

2.1. CONFIGURACIÓN BÁSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO (PM)...................................................................................................................................11

2.2. CONFIGURACIÓN BÁSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

CORRECTIVO / EVENTO DE FALLA (CM).........................................................................................14

2.3. CONFIGURACIÓN BÁSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

POR CONDICIÓN (CdM) .........................................................................................................................18

3. RECOMENDACIONES GENERALES ................................................................................................21

4. REFERENCIAS ................................................................................................................................... 24

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LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Resumen de resultados por cada área evaluada por la Auditoría MSS .................... 8

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1. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA DE AUDITORÍA “MAINTENANCE
SOFTWARE SURVEY (MSS)” SOBRE LA HERRAMIENTA INFÓRMATICA DE
MANTENIMIENTO: MAXIMO

El proceso de implantación de la técnica de auditoría (MSS) propone en términos

generales, desarrollar las siguientes actividades:
 Realizar un conjunto de encuestas y entrevistas a nivel del personal que utiliza y
administra la herramienta informática de mantenimiento: MAXIMO, de la
organización: MANUFACTURA DE BILLETES
 Verificar en sitio la información recopilada de las entrevistas y las encuestas
realizadas.
A continuación se describen los detalles generales de la auditoría propuesta.

1.1. Tipo de auditoría

• Cuestionario de evaluación de 50 preguntas repartidas en 9 áreas relacionadas con el

software de mantenimiento, las respuestas a cada pregunta se limitan a 4 posibles
opciones (escala de 1 a 4).

1.2. Áreas del software de mantenimiento a ser evaluadas

1. Integridad de los datos

2. Adiestramiento y formación
3. Control de las actividades de mantenimiento
4. Presupuestos y control de costos
5. Planificación y programación del Mantenimiento
6. Gestión de Materiales
7. Técnicas de Mantenimiento Preventivo PM y Predictivo (PdM)
8. Indicadores de medición de desempeño del mantenimiento
9. Otros usos al CMMS (sistema computarizado de gestión del mantenimiento)

1
1.3. Proceso de aplicación

• A nivel del personal de mantenimiento y operaciones que utiliza y administra el

MAXIMO.

1.4. Proceso de calificación de las áreas del software de mantenimiento a diagnosticar

• Las personas seleccionadas evalúan las 50 preguntas desarrolladas para las 9 áreas,
en función de una escala del 1 al 4. Para la calificación se puntúa, de acuerdo con la
siguiente escala: 1 = Ineficiente, 2 = Regular, 3 = Bueno, 4 = Muy eficiente). Cada
área a ser evaluada se considera con el mismo nivel de importancia. Las posibles
puntuaciones máximas y mínimas a obtener son:

o Puntuación máxima: 200 puntos.

o Puntuación mínima: 50 puntos.

• Las puntuaciones totales se suman y promedian entre el número de personas

encuestadas. Finalmente, se estima la posición del software de mantenimiento en
función de los siguientes rangos:

o 151 – 200: Categoría “Muy buena” / software de mantenimiento en nivel

de muy buenas prácticas en mantenimiento (clase mundial)

o 101 – 150: Categoría “Por arriba del nivel promedio” / software de

mantenimiento con un nivel aceptable

o 51 – 100: Categoría “Por debajo del promedio” / software de mantenimiento

con un nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar

o Menos de 50: Categoría “Muy por debajo del promedio” / software de

gestión de mantenimiento con un nivel muy bajo, con muchas
oportunidades para mejorar

2
1.5. Cuestionario propuesto por la auditoría MSS

A continuación se presentan las 50 preguntas desarrolladas para cada una de las 9

áreas a ser evaluadas:

Leyenda:

CMMS: sistema computarizado de gestión de mantenimiento

PM: mantenimiento preventivo
CM: mantenimiento correctivo
SW: trabajos especiales
PdM: mantenimiento predictivo
CIF: costos de indisponibilidad por fallas
MTBF: tiempo medio entre fallas
MTTR: tiempo medio de reparación
ACR: Análisis Causa Raíz
RCM: Mantenimiento Centrado en Confiabilidad
TPM: Mantenimiento Productivo Total

1. INTEGRIDAD DE LOS DATOS (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

1. Introducen datos completos sobre: tipo, ubicación, posición, códigos y detalles técnicos
de los Equipos
2. Registra el inventario de piezas de repuesto detallado de cada equipo
3. Registra información detallada sobre las actividades de mantenimiento PM/CM/SW
ejecutadas (informes de ejecución)
4. Registra la información detallada de las fechas de inicio y finalización de las tareas de
PM/CM/SW
5. Se asignan los datos específicos de piezas/refacciones para la ejecución del
mantenimiento PM/CM/SW
6. Los datos de fallas (tiempos, modos y síntomas) se registran, codifican, capturan y
generan bases de datos para ser analizados

2. ADIESTRAMIENTO Y FORMACIÓN (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 16

PUNTOS)

7. Proceso de formación inicial está orientado a todos los posibles usuarios del CMMS
8. Proceso de formación avanzado para el uso del CMMS a los usuarios de mantenimiento
y almacén
9. Proceso de formación específico del uso del CMMS orientado para los usuarios de
operaciones
10. Proceso de formación avanzado para los administradores del CMMS

3
3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO (MÁXIMA
CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

11. Describen de forma detallada dentro del CMMS la descripción de la actividad del
mantenimiento (paso a paso)
12. La creación y el flujo de la orden de trabajo de mantenimiento dentro del CMMS es
manual, manual-automática o totalmente automatizada (por ejemplo, mejor caso: el
operador puede crear una orden On-line, la orden va a mantenimiento en forma virtual,
mantenimiento revisa el equipo, diagnóstica, resuelve el problema, entrega el equipo y se
cierra la orden de trabajo de forma totalmente automática, sin registros en papel)
13. Se registra el detalle específico de las horas de trabajo de los ejecutores del
mantenimiento
14. Se revisan y analizan las horas de trabajo de mantenimiento estimadas contra las horas
reales de ejecución del mantenimiento
15. Se define un proceso de asignación prioridades de las órdenes de trabajo en base a la
criticidad de los equipos: factores de seguridad, lucro cesante, costo de materiales, mano de
obra, calidad, coste del tiempo de inactividad, etc.

4. PRESUPUESTOS Y CONTROL DE COSTOS (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 20

PUNTOS)

16. Se cargan en la orden de trabajo de forma detallada los costos por mano de obra,
refacciones y se contabilicen a nivel de equipos
17. Se visualizan los presupuestos de mantenimiento y se le hace seguimiento a su
ejecución a nivel de: área, proceso, sistema, equipos y componentes
18. Dentro del CMMS se calculan y analizan indicadores de costos de mantenimiento
(costes de mantenimiento preventivo, costos de mantenimiento correctivo, preventivo vs
correctivo, costos de mantenimiento vs coste de producción, etc.
19. Se definen los costos de Mantenimiento y reparaciones especiales (mantenimientos
mayores, overhauls, modificaciones importantes, etc.) y se les hace seguimiento y análisis
detallado
20. Se estiman los costos totales de mantenimiento en el ciclo de vida del activo, se utiliza
esta información para tomar decisiones de sustitución o renovación de los equipos

5. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL MANTENIMIENTO (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

21. Se desarrolla y aplica dentro del CMMS un proceso documentado para la planificación
y programación del mantenimiento PM/CM
22. Se documentan y registran las actividades de mantenimiento PM/CM, se controla y
mide su eficiencia y se analizan y registran las mejoras de este tipo de mantenimiento
23. Se mide el tiempo de ejecución efectivo de las actividades de mantenimiento PM/CM,
se analizan y documentan las mejoras obtenidas
24. El CMMS registra la información de las herramientas necesarias para la ejecución de
las actividades de mantenimiento programadas

4
25. Está definido el proceso de soporte de repuestos dentro del CMMS y está disponible
para el apoyar la planificación y la programación de las actividades de mantenimiento
26. Está definido en el CMMS el proceso de soporte de coordinación entre el
mantenimiento y las operaciones en la fase de programación y ejecución del mantenimiento
27. Se registran los detalles de las reparaciones de emergencia, horas, costos de directos y
costos por indisponibilidad, se da seguimiento y se analiza esta información para generar
recomendaciones que ayuden a evitar estos mantenimientos de emergencia

6. GESTIÓN DE MATERIALES Y REPUESTOS (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 28

PUNTOS)

28. Está totalmente integrado el módulo de gestión de inventarios utilizado plenamente con
el módulo de órdenes de trabajo PM/CM del CMMS
29. Están definidos los indicadores de máximos y mínimos y nivel de reposición dentro del
CMMS y los mismos se estiman en función de las órdenes de trabajo PM/CM
30. Están definidos los Kits de partes de mantenimiento para las actividades de
mantenimiento preventivo PM
31. Están definidos dentro del CMMS los de partes para los equipos de protección y
seguridad
32. Están definidos dentro del CMMS los repuestos críticos (en función del factor Riesgo)
y su nivel de stock mínimo
33. Están relacionados e integrados los catálogos de fallas de las órdenes de trabajo del
CMMS con los repuestos del almacén
34. Está definida dentro del CMMS la información sobre la garantía de las principales
refacciones de los equipos y está integrada con las órdenes de mantenimiento por garantía
(PM / CM)

7. TÉCNICAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR TIEMPO (PM) Y

PREDICTIVO (PdM) (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

35. Se utilizan indicadores de revisión continua de la eficiencia de PM / PdM y se

relacionan con la criticidad de los equipos (cumplimiento de ejecución de PM/PdM, niveles
de asertividad de los PdM, back log por PM, etc.)
36. El CMMS mide el cumplimiento de la ejecución de los presupuestos de PM /PdM, se
generan tendencias de gastos de mantenimiento
37. Se tienen cargados en el CMMS el detalle de la ejecución de las actividades PM / PdM
38. El CMMS proporciona información sobre las variables por condición y status de
alarmas para los equipos que tienes definidas actividades de PdM
39. El CMMS proporciona los resultados de los indicadores de: MTBF, MTTR, las
tendencias de falla, Costes por indisponibilidad
40. El CMMS proporciona información detallada de las tareas de PM / PdM, para que
pueda ser utilizada como parte de la formación de los nuevos trabajadores de
mantenimiento

5
8. INDICADORES DE MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (MÁXIMA
CALIFICACIÓN: 20 PUNTOS)

41. EL CMMS permite evaluar y diferenciar el tiempo de indisponibilidad (mantenibilidad)

por mantenimientos correctivos, preventivos y por condición (tiempos fuera de servicio, los
tiempos de reparación y los tiempos fuera de control)
42. El CMMS permite diferenciar entre los tiempos operativos (confiabilidad) por
mantenimientos correctivos, preventivos y por condición
43. El CMMS integra los indicadores Mantenibilidad y Confiabilidad con los indicadores
de costos por indisponibilidad por fallas (CIF)
44. El CMMS integra los indicadores técnicos con los indicadores financieros del negocio

9. OTROS USOS AL CMMS (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

45. Los líderes de Mantenimiento utilizan el CMMS para gestionar el mantenimiento e

integrarlo con los procesos fundamentales del negocio
46. El personal de operaciones y manufactura comprende la lógica básica del CMMS y
recibe información e indicadores que lo ayuden a mejorar sus procesos
47. Los cambios de ingeniería relacionados con datos del equipo / activo, planos y
especificaciones se actualizan y registran de forma efectiva en el CMMS
48. Se incluyen dentro del CMMS la información de las jerarquías de sistemas /
subsistemas utilizados para la codificación de los equipos de planta
49. Se incluyen dentro del CMMS los reportes de los análisis de fallas (ACR) ejecutados
(se registra una base de datos de fallas evaluadas)
50. Se integran dentro del CMMS, las aplicaciones de Confiabilidad (RCM, TPM, Six
Sigma, etc…) y se actualizan y mejoran los planes de mantenimiento e inspección en
función de los resultados obtenidos a partir del uso de estas metodologías

6
1.6. Resultados generales de la auditoría MSS

1.6.1. Valoración estadística de los resultados de la encuesta propuesta por la

Auditoría MSS al personal de la organización MANUFACTURA DE BILLETES,
relacionado con el Software MAXIMO

• Personas evaluadas a partir del cuestionario propuesto por la Metodología MSS (50
preguntas): 12 personas de la organización MANUFACTURA DE BILLETES

Resultados obtenidos (Promedio / Máximo)

1. Integridad de los datos 15,75 / 24
2. Adiestramiento y formación 12 / 16
3. Control de las actividades de mantenimiento 11 / 20
4. Presupuestos y control de costos 6,25 / 20
5. Planificación y programación del Mantenimiento 9,25 / 28
6. Gestión de Materiales 7,75 / 28
7. Técnicas de Mantenimiento Preventivo (PM) y Predictivo (PdM) 8,5 / 24
8. Indicadores de medición de desempeño del mantenimiento 8,5 / 20
9. Otros usos al CMMS 9 / 24
Total: 88 / 200

Categoría obtenida del Software MAXIMO:

151 – 200: Categoría “Muy buena” / software de mantenimiento en nivel de muy buenas
prácticas en mantenimiento (clase mundial)
101 – 150: Categoría “Por arriba del nivel promedio” / software de mantenimiento con un
nivel aceptable

51 – 100: Categoría “Por debajo del promedio” / software de mantenimiento con un

nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar
Menos de 50: Categoría “Muy por debajo del promedio” / software de gestión de
mantenimiento con un nivel muy bajo, con muchas oportunidades para mejorar

7
Resumen de resultados:

Área evaluada auditoría MSS Puntuación

(Promedio / Máxima)
1. Integridad de los datos 15,75 / 24

2. Adiestramiento y formación 12 / 16

3. Control de las actividades de 11 / 20

mantenimiento
4. Presupuestos y control de costos 6,25 / 20
5. Planificación y programación del 9,25 / 28
Mantenimiento
6. Gestión de Materiales 7,75 / 28
7. Técnicas de Mantenimiento Preventivo 8,5 / 24
(PM) y Predictivo (PdM)
8. Indicadores de medición de desempeño del 8,5 / 20
mantenimiento
9. Otros usos al CMMS 9 / 24
Tabla 1. Resumen de resultados por cada área evaluada de la Auditoría MSS

• Puntuación promedio obtenida: 88 de un total de 200 puntos (valor máximo

posible por las nueve áreas evaluadas).

• Categoría obtenida (51 -100): “Por debajo del promedio” / software de

mantenimiento con un nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar

• Áreas de mayor oportunidad de mejora dentro del software MAXIMO:

• Presupuestos y control de costos

• Planificación y programación del Mantenimiento

• Gestión de Materiales

• Técnicas de Mantenimiento Preventivo (PM) y Predictivo (PdM)

8
1.6.2. Análisis de los resultados de las entrevistas personales realizadas al personal de
la organización MANUFACTURA DE BILLETES

• Personas evaluadas en las entrevistas personales: 14 personas de la organización

MANUFACTURA DE BILLETES

1.6.2.1. Resumen de las “percepciones” en torno al uso y al desempeño de la

herramienta MAXIMO, recopiladas a partir de las entrevistas realizadas al personal
de la Fábrica de Billetes

A continuación se describen las principales “percepciones” identificadas sobre el

uso del software MAXIMO dentro del proceso de gestión del mantenimiento de la Fábrica
de Billetes en la organización MANUFACTURA DE BILLETES (información recopilada
en las entrevistas personales):

 Ausencia de procesos de planificación del mantenimiento preventivo incorporados en el

MAXIMO, “inercia muy lenta para promover el mantenimiento preventivo”, “flujo
de las órdenes de trabajo es ineficiente”, “no se visualiza que el proceso de
planificación del mantenimiento preventivo agregue valor”, “falta firmeza para
promover y afianzar el mantenimiento preventivo, falta incluir los planes de
mantenimiento preventivo dentro del MAXIMO”

 Ausencia de indicadores de mantenimiento dentro del MAXIMO, que permitan alinear

los objetivos de producción con mantenimiento “poca cultura al manejo de la
información de mantenimiento”, “indicadores de mantenimiento actuales no están
diseñados para optimizar la gestión técnica del mantenimiento”, “no se integra el
proceso de análisis de indicadores entre mantenimiento y operaciones” (en el
mediano plazo los indicadores básicos de mantenimiento podrán ser analizados por los
grupos de mantenimiento y operaciones)

 La herramienta MAXIMO no facilita los procesos de gestión del mantenimiento

“retrasa el proceso de ejecución de órdenes de trabajo en mantenimiento, pérdida de
tiempo”, “expectativas muy grandes con respecto al uso del MAXIMO, las cuales

9
 todavía no han sido cubiertas por la herramienta”, “no se tienen definidos de forma
clara los campos mínimos que debe contener una orden de trabajo”

 Manejo ineficiente de la gestión de repuestos, descripción inadecuada y falta de

vinculación de los repuestos con la herramienta MAXIMO, “no existe un proceso de
definición de máximo y mínimos”, “catálogo de refacciones es deficiente y la
descripción no ayuda a agilizar el proceso de compra de repuestos”

10
2. PROPUESTA ESTÁNDAR DE LA CONFIGURACIÓN IDEAL DE LOS
DIFERENTES TIPOS DE ÓRDENES DE TRABAJO A SER DESARROLLADAS
DENTRO DEL SOFTWARE MAXIMO

Tomando en cuenta los resultados de la auditoría MSS: Maintenance Software

Survey aplicada al software MAXIMO de la Fábrica de Billetes, se identificó como área de
oportunidad, las mejoras al diseño de las órdenes de trabajo. A continuación se describe el
tipo de información detallada que deberían contener los distintos tipos órdenes de trabajo
(ideales) de mantenimiento a ser emitidas por el software MAXIMO. A continuación se
presentan una serie de recomendaciones orientadas a determinar la información mínima que
debe estar incluida en las órdenes de trabajo de: mantenimiento preventivo (PM),
mantenimiento correctivo (CM) y mantenimiento por condición (CdM) y la inclusión
dentro del MAXIMO del campo de costos por indisponibilidad por hora por actividades de
mantenimiento preventivo y/o correctivo.

2.1. CONFIRGURACIÓN BÁSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO (PM)
 Tipo de actividad PM (preventivo por tiempo)
- Sección 1
1.1. Área de trabajo
1.2. Sistema
1.3. Equipo
1.4. Aspectos de riesgo, seguridad, higiene y ambiente a considerar (análisis preliminar
de peligros)
1.5. Supervisor de la actividad PM
1.6. Prioridad de la actividad de mantenimiento (en función del riesgo del equipo:
frecuencia de recurrencia por el impacto económico del evento de falla)
- Sección 2
2.1. Descripción general de la actividad
2.2. Frecuencia de ejecución establecida (horas, días, meses, etc.)
2.3. Descripción detallada del mantenimiento (paso a paso). Se recomienda establecer
un campo en donde se puedan definir los modos de fallas a ser controlados con la

11
actividad de mantenimiento preventivo propuesta (esto ayudaría en etapas
posteriores, a introducir la información que se puede obtener a partir de la
herramienta de optimización de planes de mantenimiento denominada RCM:
Reliability Centered Maintenance)
2.4. Materiales y repuestos a utilizar (estimados)
2.5. Tiempo estimado de ejecución de la actividad de PM (TEE-Pm) (posteriormente
este valor se debe comparar con el indicador TPP-Pm: tiempo promedio para ejecutar
el mantenimiento preventivo a nivel de equipos, ver sección 3)
2.6. Costo estimado de materiales y repuestos (CE-Mat), incluye materiales, repuestos
(posteriormente este valor se debe comparar con el indicador C-Mat: Costos reales de
materiales y repuestos del PM, ver sección 5.1)
2.7. Costo estimado de mano de obre (CE-Mo), incluye mano de obra (posteriormente
este valor se debe comparar con el indicador C-Mo: Costos reales de mano de obra del
PM, ver sección 5.2)
2.8. Costo estimado de pérdida de oportunidad (CE-Po), incluye el costo por
indisponibilidad del equipo (en el caso que existiera un costo por sacar el equipo fuera
de servicio de forma planificada). El cálculo de este indicador se realiza de la siguiente
forma:
TEE-Pm: horas planificadas de la actividad de mantenimiento
Po: costo de pérdida de oportunidad en $/hora
CE-Po= TEE-Pm x Po = $/actividad de mantenimiento a realizar (este indicador se debe
comparar con el indicador de costos de pérdida de oportunidad real C-Po, ver sección
5.3)
** Las secciones 1 y 2 de la orden de trabajo corresponden al proceso previo antes
de la ejecución del PM
** A partir de la sección 3, esta información se procederá a registrar desde el
momento en que se inicia la ejecución real de la actividad de mantenimiento hasta
el cierre de la orden de trabajo
- Sección 3
3.1. Fecha de entrega del equipo a mantenimiento (este dato se utilizará para el cálculo
de indicador: TPE-Pm: tiempo promedio entre mantenimientos preventivos)

12
3.1.1. Fecha y hora de inicio real del mantenimiento**
3.2. Fecha y hora de finalización real del mantenimiento (hora de entrega del equipo a
operaciones)
Las fechas de inicio y finalización real se utilizarán para calcular el indicador:
TPP-Pm: tiempo promedio para ejecutar el mantenimiento preventivo a nivel de
equipos
**Si la fecha de entrega del equipo a mantenimiento no coincide con el momento
real de inicio de la actividad de mantenimiento se podría estimar un indicador que
refleje las horas indisponibles del proceso de mantenimiento preventivo pero en las
cuales no se ejecutó ninguna actividad de mantenimiento (algunas veces este
indicador es llamado tiempo fuera de control)
- Sección 4
Recursos utilizados
4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos más importantes (caso ideal
relacionar los repuestos más importantes con el catálogo de modos de fallas, si se logra
incluir esta información se puede estimar el TPE-Pm a nivel de repuestos)
Repuesto 1, TPE-Pm
Repuesto 2, TPE-Pm
Repuestos 3, TPE-Pm……
4.2. Personal de ejecución y supervisión de la actividad: mecánicos, eléctricos,
instrumentistas, etc. (cantidad de personas y horas de labor).
Mec.
Elect.
Inst.
Sup……
- Sección 5
Análisis económico sobre la ejecución del mantenimiento (costos reales de ejecución)
5.1. Costos de materiales y repuestos (C-Mat)
Mat.1:
Mat.2:
Mat.3: …….

13
 Sumatoria: $/actividad
5.2 Costos de mano de obra (C-Mo)
MO.1: Tiempo de ejecución real x costo por hora del personal
MO.2………
Sumatoria: $/actividad
5.3. Costos de pérdida de oportunidad (C-Po), incluye el costo por indisponibilidad del
equipo (en el caso que existiera un costo por sacar el equipo fuera de servicio de forma
planificada). El cálculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:
TPP-Pm: horas reales de ejecución de la actividad de mantenimiento
Po: costo de pérdida de oportunidad en $/hora
CE-Po= TPP-Pm x Po = $/actividad de mantenimiento a realizar
- Sección 6
Cierre de la orden de trabajo
6.1. Novedades encontradas en la ejecución del mantenimiento PM
6.2. Recomendaciones del proceso de ejecución del PM a tomar en cuenta
6.3. Verificación final y aprobación por parte del supervisor correspondiente

2.2. CONFIGURACIÓN BÁSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE

MANTENIMIENTO CORRECTIVO / EVENTO DE FALLA (CM)
 Tipo de actividad CM (correctivo, evento imprevisto)
- Sección 1 (ubicación)
1.1. Área de trabajo
1.2. Sistema
1.3. Equipo
1.4. Descripción general del evento de falla
1.5. Síntomas relacionados con el evento de falla (por ejemplo cambios importantes en
variables físicas: vibración, ruido, presión, temperatura, etc…). Se recomienda que los
síntomas dentro de la orden de trabajo se codifiquen (catálogo de síntomas)
1.5. Prioridad de la actividad de mantenimiento correctivo (en función del riesgo:
frecuencia de recurrencia por el impacto económico del evento de falla)

14
1.6. Aspectos de riesgo, seguridad, higiene y ambiente a considerar (análisis preliminar
de peligros)
1.7. Supervisor de la actividad CM
- Sección 2
2.1. Fecha del evento de falla (este dato se utilizará para el cálculo de los indicadores:
TPO: tiempo promedio operativo entre fallas y FF: frecuencia de fallas, FF = 1/TPO)
2.1.1. Fecha y hora de inicio real del mantenimiento correctivo**
2.1.2. Fecha y hora de finalización real del mantenimiento (hora de entrega del equipo a
operaciones)
Las fechas de inicio y finalización real se utilizarán para calcular el indicador:
TPP-Cm: tiempo promedio para ejecutar el mantenimiento correctivo a nivel de
equipos y modos de fallas
**Si la fecha de entrega del equipo a mantenimiento no coincide con el momento
real de inicio de la actividad de mantenimiento se podría estimar un indicador que
refleje las horas indisponibles del proceso de mantenimiento correctivo pero en las
cuales no se ejecutó ninguna actividad de mantenimiento (algunas veces este
indicador es llamado tiempo fuera de control)
- Sección 3
3.1. Definición de modo(s) de falla(s) identificado(s), se recomienda diseñar una lista
desplegable de modos fallas. Los modos de fallas se relacionan con los ítems
mantenibles por ejemplo: rodamiento, acople, sello, diafragma, chumacera, filtro, etc.
3.1. Identificación de las posibles causas (causas probables). Una vez identificados los
modos de fallas, se recomienda que se adicione un campo en la orden de trabajo
correctivo y se le exija al técnico que proponga en función de la información recopilada
en el diagnóstico del modo de falla, un o una lista de posibles causas de fallas (por
ejemplo: mal montaje, fatiga, corrosión, mala operación, mal diseño, contaminación de
lubricante, repuesto inadecuado, etc…)
3.3. Descripción de los aspectos más importantes de la ejecución del mantenimiento
correctivo (para los modos de fallas críticos se recomienda que se desarrollen
instructivos (paso a paso) de la actividad correctiva)

15
- Sección 4
Recursos utilizados
4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos más importantes (caso ideal
relacionar los repuestos más importantes con el catálogo de modos de fallas, si se logra
incluir esta información se puede estimar el TPO, dato que se puede utilizar para el
cálculo de la demanda de repuestos)
Repuesto 1, TPO1
Repuesto 2, TPO2
Repuestos 3, TPO3……
4.2. Personal de ejecución y supervisión de la actividad: mecánicos, eléctricos,
instrumentistas, etc. (cantidad de personas y horas de labor).
Mec.
Elect.
Inst.
Sup……
- Sección 5
Análisis económico sobre la ejecución del mantenimiento correctivo (costos reales de
ejecución)
5.1. Costos de materiales y repuestos (C-Mat)
Mat.1:
Mat.2:
Mat.3: …….
Sumatoria: $/actividad
5.2 Costos de mano de obra (C-Mo)
MO.1: Tiempo de ejecución real x costo por hora del personal
MO.2:………
Sumatoria: $/actividad
5.3. Costos de pérdida de oportunidad (C-Po), incluye el costo por indisponibilidad del
equipo (en el caso que existiera un costo por sacar el equipo fuera de servicio de forma
correctiva). El cálculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:

16
TPP-Cm: horas utilizadas para la actividad de mantenimiento correctivo (ver sección
2.1.2)
Po: costo de pérdida de oportunidad en $/hora
C-Po= TPP-Cm x Po = $/actividad de mantenimiento correctivo realizada**
**A partir de este indicador se puede estimar un indicador de riesgo de penalización
por equipos y fallas denominado (Pen-f)
CIF: costo de indisponibilidad por penalización por eventos de fallas por unidad de
tiempo ($/mes)
CIF= FF x ((C-Po) + (C-Mo) + (C-Mat))
FF = frecuencia de fallas, esta expresada en unidades de fallas /mes, el indicador
CIF se expresaría en: $/mes, este indicador podría ayudar a identificar los “bad
actors” por mes (equipos que generen las mayores pérdidas de oportunidad por
eventos de fallas)
Este indicador es un factor clave para medir el impacto por indisponibilidad de los activos
por eventos de mantenimiento correctivo, además se puede utilizar como indicador de gestión
para toma de decisiones de mejoras en planes de mantenimiento o para activar análisis de fallas
(ACR). Posteriormente (como desarrollo futuro), si se incluyen estos campos, se podría no sólo
estimar este indicador a nivel del “asset (equipo)” identificado en el MAXIMO (equipos), sino
que también, se podría bajar al nivel de detalle de “failure code (modo de falla)” y estimar el
impacto por modo de falla, esto es un proceso que se puede proponer en una etapa futura, por
ahora es recomendable que al menos se incluya esta información a nivel del “equipo”.
- Sección 6
Cierre de la orden de trabajo
6.1. Novedades encontradas en la ejecución del mantenimiento CM
6.2. Recomendaciones importantes del proceso de ejecución del CM a ser consideradas
6.3. Verificar si existe un plan de mantenimiento preventivo para evitar la falla (en el
caso de no existir, evaluar la factibilidad de incluir una actividad de mantenimiento
preventivo que permita reducir la posibilidad del evento imprevisto)
6.4. Verificación final y aprobación por parte del supervisor correspondiente

17
2.3. CONFIGURACIÓN BÁSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE
MANTENIMIENTO POR CONDICIÓN (CdM)
 Tipo de actividad CdM (por condición/predictiva)
- Sección 1
1.1. Área de trabajo
1.2. Sistema
1.3. Equipo
1.4. Aspectos de riesgo, seguridad, higiene y ambiente a considerar (análisis preliminar
de peligros)
1.5. Supervisor de la actividad CdM
- Sección 2
2.1. Descripción general de la actividad de mantenimiento por condición (CdM)
2.2. Variable a monitorizar (temperatura, velocidad, aceleración, presión, etc.)
2.3. El Proceso de captura de la variable a monitorizar requiere parar el equipo:
¿sí?/¿no?
2.4. Tipo de monitorización (manual/automática, continua/intervalos de tiempo)
2.5. Valor promedio aceptable de la variable a monitorizar
2.6. Valor mínimo
2.7. Valor máximo
2.8. Valor(es) de alarma(s)
2.9. Valor de paro (manual/automático)
- Sección 3
3.1. Fecha de evaluación de la condición (para variables que no se monitorizan de
forma continua ni de forma automática)
3.1.1. Fecha y hora de inicio real de la evaluación de la condición**
3.1.2. Fecha y hora de finalización real de la evaluación de la condición**
**Las fechas de inicio y finalización real se utilizarán para calcular el indicador:
TPPE-CdM: tiempo promedio para ejecutar la monitorización por condición a nivel de
equipos (para variables que no se monitorizan de forma continua ni de forma
automática)
3.2. Resultados de la evaluación por condición

18
3.2.1. Valor actual obtenido de la variable monitorizada (este valor se compara con el
valor promedio aceptable, ver 2.5)
3.2.2. Recomendaciones de los resultados de la monitorización por condición. En el
caso de que la recomendación emitida requiera parar el equipo para realizar alguna
intervención de mantenimiento (antes de que ocurra una falla), se debe registrar la hora
de paro específica del equipo (también aplica para esta condición, el caso en el que se
active una alarma o un paro automático de la variable monitorizada). Este dato se
utilizará para el cálculo del indicador:
TPE-CdM: tiempo promedio entre acciones de mantenimiento por condición
3.3. Fecha de ejecución del mantenimiento justificado a partir del análisis de la
monitorización de la condición
3.3.1. Fecha y hora de inicio real de la actividad de mantenimiento justificada por el
análisis de la condición**
3.3.2. Fecha y hora de finalización real de la actividad de mantenimiento justificada
por el análisis de la condición**
**Las fechas de inicio y finalización real de esta actividad se utilizarán para calcular el
indicador:
TPPR-CdM: tiempo promedio para reparar el equipo en función de la monitorización
por condición (para variables que no se monitorizan de forma continua ni de forma
automática)
- Sección 4
Recursos utilizados
4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos utilizados en las actividades de
mantenimiento generadas por el análisis de las variables por condición (caso ideal
relacionar los repuestos más importantes con el catálogo de modos de fallas, si se logra
incluir esta información se puede estimar el TPE-CdM a nivel de repuestos)
Repuesto 1, TPE-CdM
Repuesto 2, TPE-CdM
Repuesto 3, TPE-CdM……
4.2. Personal de ejecución y supervisión de la actividad: mecánicos, eléctricos,
instrumentistas, etc. (cantidad de personas y horas de labor).

19
Mec.
Elect.
Inst.
Sup……
- Sección 5
Análisis económico sobre la ejecución del mantenimiento (costos reales de ejecución)
5.1. Costos de materiales y repuestos (C-Mat)
Mat.1:
Mat.2:
Mat.3: …….
Sumatoria: $/actividad
5.2 Costos de mano de obra (C-Mo)
MO.1: Tiempo de ejecución real x costo por hora del personal
MO.2………
Sumatoria: $/actividad
5.3. Costos de pérdida de oportunidad (C-Po), incluye el costo por indisponibilidad del
equipo (en el caso que existiera un costo por sacar el equipo fuera de servicio de forma
planificada). El cálculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:
TPPR-CdM: horas reales de ejecución de la actividad de mantenimiento consecuencia
del análisis de las variables monitorizadas
Po: costo de pérdida de oportunidad en $/hora
C-Po= TPPR-CdM
C-Po = $/actividad de mantenimiento a realizar
- Sección 6
Cierre de la orden de trabajo
6.1. Novedades encontradas en la ejecución del mantenimiento por condición (verificar
el nivel de certeza del diagnóstico por condición)
6.2. Recomendaciones del proceso de análisis de monitorización a tomar en cuenta
6.3. Verificación final y aprobación por parte del supervisor correspondiente

20
3. RECOMENDACIONES GENERALES

A continuación se resumen las recomendaciones con mayor oportunidad de mejora,

encontradas a partir de la auditoría realizada al sistema informático MAXIMO:

• Mejorar el formato de recolección de datos en la orden de trabajo (descripción del

problema, síntomas, modos de fallas y causas probables).

• Mejorar en el proceso de captura de datos y análisis de la información generada por el

software MAXIMO, ya que estos procesos presentan una oportunidad de mejora muy
grande, adicionalmente, el uso de esta herramienta de gestión, está muy limitada sólo a
un grupo mínimo de personas del área de mantenimiento, falta transmitir de forma más
eficiente la información de las áreas operacionales a planeamiento, adicionalmente,
falta difundir mucho más el uso de esta herramienta y mejorar la interpretación y el
análisis de la información que ella puede generar dentro del proceso de gestión del
mantenimiento (no se ha consolidado el uso de versión de MAXIMO instalada).

• Poner en marcha del módulo de indicadores técnicos de gestión (TPO, TPFS, TPPR, FF
y Costos por indisponibilidad: CIF). En el mediano plazo se podrían incluir indicadores
como: Back log, % actividades de mantenimiento ejecutadas contra las planificadas,
Preventivo vs. Correctivo).

• Mejorar en el proceso de gestión de refacciones y repuestos (integrarlo con MAXIMO).

• Promover el interés por el uso del MAXIMO a nivel de las diferentes jefaturas de
mantenimiento (mayor compromiso con el uso del MAXIMO) y propiciar el interés de
operaciones a partir del uso de indicadores técnicos (operaciones no percibe el valor
agregado de la herramienta MAXIMO).

• Promover un cambio cultural para que se introduzcan datos dentro del MAXIMO y
garantizar su veracidad.

• Utilizar el MAXIMO para promover mejoras en los procesos de programación y

planificación (impulsar el proceso del mantenimiento preventivo PM).

21
• Desarrollar para los equipos críticos procedimientos detallados de ejecución de
mantenimiento preventivos (paso a paso).

• Revisar el proceso de priorización de las órdenes de trabajo dentro del MAXIMO (se
puede mejorar, se recomienda utilizar el indicador CIF: Costos de indisponibilidad por
fallas).

• Propiciar el escenario para que se generen las órdenes de trabajo dentro de MAXIMO,
por las personas que están más cerca de los equipos (operadores).

• Mejorar el proceso de seguimiento de cierre de las órdenes de trabajo (no es posible

evaluar el status de una orden de trabajo).

 Diseñar formatos estándares o mejorar los formatos existentes dentro del Máximo), de
tal forma que permitan registrar la siguiente información: modos de fallas (más
importantes), tiempos promedios operativos, tiempos promedios fueras de servicio,
impacto económico (costos directos de las fallas más el costo de penalización), utilizar
como base del diseño de los formatos, el esquema de formato propuesto por las técnicas
de Análisis Causa Raíz y el Mantenimiento Centrado en Confiabilidad.

 Promover dentro del Máximo, un modelo estándar de evaluación de criticidad de

equipos junto con sus modos de fallas, basado en el indicador de “CIF: Costos de
indisponibilidad por fallas” (frecuencia de fallas (fallas/año) x consecuencias ($/fallas)
= $/año). Este modelo debe ser aceptado por toda la organización y además debe ser el
criterio que permita priorizar los procesos de: planificación, ejecución de las actividades
de mantenimiento y definición de los repuestos críticos (desarrollos propios dentro del
Máximo, podrían ayudar a mejorar esta parte del proceso de gestión del
mantenimiento).

 Diseñar un procedimiento dentro de Máximo, que permita integrar los criterios entre
logística y mantenimiento con el objetivo de poder establecer máximos y mínimos
óptimos de repuestos basados en el factor Riesgo.

 Difundir la información generada por el Máximo; y no limitarla sólo al personal de

mantenimiento (aprovechar e introducir al personal de operaciones para comenzar a

22
 corregir el proceso de definición de modos de fallas, sobre todo comenzar a exigir la
creación de la base de datos de los modos de fallas).

 Desarrollar un procedimiento dentro del Máximo que permita jerarquizar de forma

automática tanto los equipos como las actividades de mantenimiento preventivo y
correctivo, en función del impacto que podrían provocar los modos de fallas dentro del
contexto operacional.

 Desarrollar un programa de adiestramiento básico de indicadores técnico de

Confiabilidad y Mantenimiento, integrado con el proceso de formación en el uso de la
herramienta MAXIMO, en el cual se involucre al personal de campo tanto a operadores
como mantenedores, no limitar el conocimiento y uso de los indicadores a ser
generados por el MAXIMO, sólo al grupo de personas que conforman el área de
Mantenimiento, es necesario involucrar al personal de operaciones.

 Promover en el mediano y largo plazo, el desarrollo dentro del MAXIMO de las

herramientas de Análisis Causa Raíz (ACR) y Mantenimiento Centrado en
Confiabilidad (MCC)).

23
4. REFERENCIAS

 Arata Andreani, A. 2009. Ingeniería y Gestión de la Confiabilidad Operacional en Plantas

Industriales. Ril Editores. Santiago de Chile.

 Crespo Márquez A, 2006. The maintenance management framework. Models and methods for
complex systems maintenance. London: Springer Verlag.

 Crespo Márquez A, Gupta JND, 2006. Contemporary maintenance management: Process,

framework and supporting pillars. Omega, 34(3): 313-326.

 EN 13306:2001, 2001. Maintenance Terminology. European Standard. CEN (European

Committee for Standardization), Brussels.

 Jardine A, 1999. Measuring maintenance performance: a holistic approach. International

Journal of Operations and Production Management, 19(7):691-715.

 Kaplan RS., Norton DP., 1992. The Balanced Scorecard - measures that drive performance.
Harvard Business Review, 70(1): 71-9.

 Moubray J., 1997. Reliability-Centred Maintenance (2nd ed.). Oxford: Butterworth-Heinemann.

 Parra C., y Crespo A. 2012. Ingeniería de Mantenimiento y Fiabilidad Aplicada en la

Gestión de Activos. Desarrollo y aplicación práctica de un Modelo de Gestión del
Mantenimiento (MGM). Primera Edición. Editado por INGEMAN, España.

 Parra, C. 2002. “Aplicación de la técnica de Proceso de Análisis Jerárquico (AHP) en los

sistemas de refinación y producción de la industria petrolera Venezolana”, Curso de Doctorado
en Ingeniería Industrial / Sistemas Modernos de Gestión de la Producción, Universidad de
Sevilla, España.

 Parra, C., y Omaña C., “Ponencia: Técnica cualitativa de Auditoría de la Gestión de

Mantenimiento para el sector Refinación”, VII Congreso de Ingeniería de Confiabilidad
y Mantenimiento de Petróleos de Venezuela, Caracas, Octubre 2006.

 Parra, C. 2006. On the consideration of reliability in the Life Cycle Cost Analysis (LCCA). A
review of basic models. Safety and Reliability for Managing Risk. Guedes Soares & Zio (eds),
Taylor & Francis Group, London, ISBN 0-415-41620-5, p.2203-2214

24
 Parra, C. 2007. “Aplicación piloto de la técnica: Análisis Causa Raíz (RCA) en sistemas de
bombeo mecánico, modelo AMERICAN C-456”, Informe técnico Skanska-Petrobas, Informe
técnico IngeCon: SN-2008-04-CCS-SK-PTB, Talara, Perú.

 Parra, C. 2008. “Implantación piloto de Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM) en la

Llenadora de la Línea 10, Planta San Joaquín, Empresas Polar”, INGECON, Informe técnico:
SN-09-10-CCS, Caracas, Venezuela.

 Physical Asset Management Handbook" by John S. Mitchell published by Clarion

Technical Publishers.
 MES (Maintenance Effectiveness Survey), referencia: Marshall Institute,
http://www.marshallinstitute.com/

 BSI PAS 55, 2008. Publicly Available Specification, London.

25