APPEL D'OFFRES

ACCOMPAGNEMENT
A LA CERTIFICATION ISO 9001
DE LA SOCIETE

Les propositions de réponse à cet appel d'offres devront être adressées par voie postale ou électronique à
l’attention du chargé de mission DLA Entreprises au plus tard le 22/10/2014 à 18h00.

MIFE / MDEF 90
Place de l’Europe
90003 BELFORT CEDEX

dla-entreprises@mife90.org

Complément d’informations disponible au 03.84.90.40.00

Cahier des charges prestataire conseil Page 1/9

 Table des matières

1. Objet de la mission................................................................................................................................. 3
2. Contexte d'intervention.......................................................................................................................... 3
3. Activités à réaliser par le prestataire conseil.......................................................................................3
3. 1. Phase 1............................................................................................................................... 3
3. 2. Phase 2............................................................................................................................... 3
3. 3. Phase 3............................................................................................................................... 4
4. Résultats attendus de la prestation...................................................................................................... 4
5. Organisation de la mission.................................................................................................................... 5
6. Délais d'exécution.................................................................................................................................. 5
7. Rapports.................................................................................................................................................. 5
7.1. Contenu et délais de remise des rapports.......................................................................5
7.1.1. Rapports intermédiaires....................................................................................5
7.1.2. Rapport final....................................................................................................... 6
7.2. Format et quantité............................................................................................................. 6
7.3. Délais accordé au titulaire................................................................................................ 6
8. Contrôle et suivi de la mission.............................................................................................................. 7
9. Financement de la mission.................................................................................................................... 7
10. Pénalité de retard.................................................................................................................................... 7
11. Confidentialité......................................................................................................................................... 7
12. Contenu des réponses........................................................................................................................... 8
12.1. Éléments d’identification................................................................................................. 8
12.2. Éléments de réalisation.................................................................................................... 8
13. Procédure de sélection des candidats et des offres...........................................................................9
13.1. Transmission des offres................................................................................................... 9
13.2. Délais................................................................................................................................. 9
13.3. Calendrier de sélection.................................................................................................... 9
13.4. Tarification......................................................................................................................... 9
13.5. Critères généraux de sélection........................................................................................ 9

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1. Objet de la mission
Afin de structurer l'organisation de la SARL Découpe H2O, un accompagnement extérieur d'appui à la mise
en place d'un système de management de la qualité ISO 9001 à effectuer avec le dirigeant, le responsable
qualité et les salariés est préconisé.

L'objectif est de capitaliser les bonnes pratiques en vigueur dans la société en les formalisant au regard des
chapitres de ladite norme d'une part et d'établir un plan d'action corrigeant les écarts relevés d'autre part.

2. Contexte d'intervention

Créée en 2009, Découpe H2O est localisée dans la zone industrielle de Technoland à Brognard (25).

La société est spécialisée dans la découpe jet d'eau à haute pression, les activités de tôlerie, de mécano-
soudure et de tribofinition.

La société compte de nombreux clients du secteur automobile et de l'énergie notamment.

Découpe H2O a réalisé un chiffre d'affaires avoisinant les neuf cent mille euros au titre de l'année 2013 et
compte actuellement en effectif de sept personnes.

La prestation d’accompagnement permet de guider concrètement la mise en œuvre du plan d’action établi
dans le cadre du diagnostic transversal réalisé par le chargé de mission DLA entreprises.

Sites internet :

www.decoupe.eu

www.mife90.org/dlapme/

3. Activités à réaliser par le prestataire conseil

Dans cette mission, le prestataire doit accompagner Découpe H2O pour la certification ISO 9001. Les trois
phases suivantes sont prévues :

3. 1. Phase 1

Diagnostic qualité et évaluation de la situation (Situation du système qualité par rapport aux exigences la
norme iso 9001, mesures des écarts, mesure de l’engagement dans la démarche qualité, définition des
activités à certifier, etc.) débouchant sur un plan d’action détaillé.

3. 2. Phase 2

Accompagnement dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’actions détaillé découlant du
diagnostic, et l’accompagnement de sa mise en œuvre débouchant sur la mise en place d’un système de

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management de la qualité conforme aux exigences de la norme ISO 9001. Formation et sensibilisation du
personnel sur les concepts de la qualité, et principalement de la personne qui sera en charge de la qualité. Il
s’agit dans cette phase de définir :

■ les actions qui seront lancés

■ comment sera pilotée la démarche

■ les indicateurs qualité qui seront mis en place

■ la communication pour accompagner la démarche

■ les formations qui seront organisées

3. 3. Phase 3

Assistance à la certification (identification des besoins complémentaires, assistance à la mise en place des
mesures correctives, formations spécifiques complémentaires, audit blanc, etc.) et mise en œuvre du plan
d’action complémentaire suite à l’audit blanc.

4. Résultats attendus de la prestation

Un diagnostic qualité, incluant les écarts point par point par rapport à la norme ISO 9001, et un plan d’action
seront réalisés.

Le dirigeant de la société devra pouvoir s'appuyer sur un ensemble de documents fourni par le consultant lui
servant de trame à la rédaction (cartographie des processus, procédures, manuel qualité, questionnaires
d'évaluation, indicateurs …).

La direction, le responsable qualité et les salariés seront sensibilisés et formés aux concepts de la qualité et
aux exigences de la norme, aux techniques et outils de mise en œuvre de la démarche pour mener et
participer à la mise en œuvre d’un système de management de la qualité (SMQ) approprié, adapté et
conforme aux exigences réglementaires.

Un audit blanc préalable à l'audit de certification devra être conduit par une personne différente de celle
ayant réalisé l'accompagnement de mise en place.

Une attention particulière devra être portée sur les nouvelles exigences de la future ISO 9001 : 2015,
notamment concernant l'analyse des risques (conformité des produits et satisfaction des parties prenantes).
Le consultant sélectionné devra s'appuyer sur la version DIS récemment publiée.

A noter que le système devra être optimisé et adapté à la taille relativement modeste de l'entreprise.

Le responsable qualité nouvellement nommé devra pouvoir être autonome pour faire vivre le SMQ avec des
outils dont la finalité opérationnelle sera prépondérante.

La certification de Découpe H2O devra l'être par un organisme certificateur reconnu.

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5. Organisation de la mission

Un comité de pilotage sera constitué pour la supervision du déroulement de la mission. Composé de

membres de la société et du chargé de mission DLA entreprises, ce comité aura pour rôle de valider les
travaux du prestataire et l’avancement des réalisations. Il interviendra également pour toute éventuelle
réorientation de la mission.

Le prestataire proposera dans son offre une démarche, ainsi qu’un planning prévisionnel des opérations de
la mission.

Toutefois, ce planning pourra être adapté au cours de la mission, sur proposition du prestataire et après
accord du comité de pilotage, pour une meilleure adéquation des moyens aux besoins, mais sans que cela
n’entraîne une augmentation de la durée et/ou du budget de la mission.

Le prestataire appréciera, sous sa seule responsabilité, l’étendue des prestations pour chaque étape au
niveau de Découpe H2O pour répondre aux objectifs de la mission. Il convient de noter que le consultant ne
pourra effectuer des prestations dont il aura été le seul prescripteur.

Au démarrage de la mission, le prestataire aura un briefing avec le gérant de Découpe H2O afin d’expliciter
le cadre de l’action. Au cours de cette réunion, le prestataire sera mis en contact avec le personnel de
Découpe H2O.

Afin d’assurer le succès de la mission, celle-ci sera exécutée en étroite collaboration avec le responsable
qualité de Découpe H2O. Les prestataires devront, dans la réalisation de la mission, s’adapter aux
capacités, contraintes et rythme des différents services.

6. Délais d'exécution

Le délai d’exécution est fixé à huit mois maximum à compter de la date de signature de la convention. La
durée de l'intervention globale pour la missions est estimée à 12 jours de travail en entreprise.

La période d'intervention de la mission devra être effectué entre les mois de octobre 2014 et mai 2014 avec
un démarrage le plus rapidement possible.

7. Rapports

7.1. Contenu et délais de remise des rapports

7.1.1. Rapports intermédiaires

En fin de chaque phase, un rapport intermédiaire, permettant de suivre l’avancement de la mission, sera
rédigé par le prestataire.

Ce rapport doit être directement remis à Découpe H2O et au chargé de mission DLA entreprises par le

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prestataire. Il décrira :

■ les activités du prestataire durant la phase

■ les activités prévues pour la phase suivante

■ un planning des activités jusqu’à la fin de mission avec leur répartition prévisionnelle

Ces rapports intermédiaires seront, notamment, utilisés comme supports lors des débriefings de fin de
phase avec Découpe H2O.

L’approbation par Découpe H2O des rapports intermédiaires constitue une condition nécessaire à la
réalisation de l’étape suivante.

7.1.2. Rapport final

Le rapport final, qui doit être rédigé, sera remis par le prestataire à Découpe H2O et au chargé de mission
DLA entreprises, dans un délai de 10 jours calendaires à compter de la fin de la mission.

Le rapport final présentera notamment :

un bref historique de la situation antérieure et de la problématique de la mission

■ la description précise des actions réalisées

■ les résultats obtenus (variation d’indicateurs de performance)

■ les indicateurs de mesure mis en place afin d’évaluer l’impact de la mission à moyen et long
termes

■ les éventuelles suggestions du prestataire sur les fonctions de Découpe H2O susceptibles de
mise à niveau complémentaire

7.2. Format et quantité

Les rapports seront remis en 2 exemplaires à Découpe H2O. Les rapports et les annexes techniques doivent
également être transmis sur CD sous format Word ou Excel.

7.3. Délais accordé au titulaire

Une phase est considérée comme exécutée après réception du rapport intermédiaire correspondant.

Lors de la validation des rapports intermédiaires, Découpe H2O peut :

■ soit, accepter les rapports sans réserve, ce qui impliquera leur approbation

■ soit, inviter le prestataire à procéder à des corrections, compléments d’analyse ou aux rattrapages
nécessaires

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Dans le deuxième cas, le prestataire disposera d’un délai de 15 jours qui ne saurait affecter le délai
contractuel, pour procéder aux corrections et rattrapages nécessaires et remettre les rapports en forme
provisoire après formulation des remarques et demandes de complément par Découpe H2O.

Découpe H2O et le chargé de mission DLA entreprises se réservent un délai de 20 jours pour l’appréciation
du rapport final.

8. Contrôle et suivi de la mission

Le prestataire rapportera à Découpe H2O tous les aspects techniques de la mission à effectuer. Le contrôle
et le suivi de la mission se font principalement à travers les rapports formels et les contacts avec les
responsables de Découpe H2O.

Durant la mission, il est de la responsabilité du prestataire d’attirer de manière formelle l’attention du

responsable qualité sur les indices de non-satisfaction ou tout autre problème par rapport à la mission et aux
objectifs de Découpe H2O.

9. Financement de la mission

La présente mission sera financée pour moitié par Découpe H2O et pour moitié par la Maison de l'Emploi du
Territoire de Belfort.

10. Pénalité de retard

A défaut par le prestataire d’avoir terminé les phases, et donc de livrer le rapport intermédiaire, dans le délai
d’exécution sur lequel il s’est engagé, il lui sera appliqué une pénalité de retard fixée à 1% du prix total hors
taxe de la prestation objet de l’appel d’offre par jour de retard.

11. Confidentialité

Le titulaire du présent marché est tenu contractuellement au secret professionnel sur toutes les informations
(techniques, financières, organisationnelles et le cas échéant personnelles) auxquelles il aurait accès dans
le cadre de l’exécution du présent marché.

Le titulaire s’engage à faire respecter ces stipulations par ses personnels, préposés, éventuels sous-traitants
et/ou conseils externes.

Le titulaire s’engage à ce que les informations, documents et savoir-faire de Découpe H2O ne puissent être
utilisés, ni publiés, ni communiqués, par quelque moyen, sous quelque forme et quelque manière que ce
soit, sans l’accord préalable et écrit du gérant de Découpe H2O. La méconnaissance de cette stipulation

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obligerait le titulaire du marché à en couvrir les entières conséquences.

En outre, le titulaire est tenu de conserver un caractère confidentiel à toute idée, tout concept, tout savoir-
faire, ou toute technique, relatif aux activités de Découpe H2O, qui lui est communiqué d’une manière directe
ou indirecte.

Le titulaire assure donc la protection de toute information et tout document qui lui sont confiés, avec autant
de soins que s’il s’agissait de données confidentielles relatives à ses propres affaires.

12. Contenu des réponses

12.1. Éléments d’identification

■ Identité de l’entreprise de Conseil

■ Statuts, activité, coordonnées, siret, NAF, Kbis, RIB, RCP, etc

■ Organigramme et CV des consultants intervenants

■ Précision quant à une éventuelle sous-traitance, sa nature et les garanties qui y sont attachées

■ Qualification, habilitation, labellisation, certification, agréments, etc.

■ Déontologie, conditions de confidentialité

■ Références et réalisation de prestations similaires

■ Conditions de propriété intellectuelle des éléments liés à la mission

12.2. Éléments de réalisation

■ Reformulation de la demande

■ Éléments de méthodologie précis répondant aux différents points du cahier des charges

■ Déroulement de la mission : ses phasages (grandes étapes avec détail des journées et coûts
afférents, durée, calendrier prévisionnel)

■ Moyens et compétences mis à disposition et outils utilisés pour la mis en œuvre

■ Obligations et engagements réciproques, en particulier modes de validation et d’évaluation pour

chacune des trois parties prenantes

■ Modalités et contenu de la restitution finale et du suivi intermédiaire : champs d'évaluation de la

mission et indicateurs de réalisation (temps passé, délais de mise en œuvre, personnes rencontrées
en interne, prise de contacts extérieurs, points de blocages, difficulté ...)

■ Budget, honoraires, frais de mission et de déplacement, conditions de facturation et de règlement

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13. Procédure de sélection des candidats et des offres

13.1. Transmission des offres

Les offres devront parvenir par voie postale ou électronique à l’attention du chargé de mission DLA
entreprises.

MDEF 90

Place de l’Europe

90003 BELFORT CEDEX

dla-entreprises@mife90.org

13.2. Délais

Les offres devront être remises au chargé de mission DLA entreprises avant le 22 octobre 2014, 18h au plus
tard.

13.3. Calendrier de sélection

La prise de décision relative à la sélection du prestataire est communiquée dans un délai maximum de vingt
jours suivant la date limite de dépôt des dossiers.

13.4. Tarification

Les frais de mission et de déplacement sont inclus ou indications de forfaits pour les frais de mission. Les
propositions s'entendront en euros TTC, frais de transport inclus.

13.5. Critères généraux de sélection

L'évaluation des réponses permettant de sélectionner le prestataire habilité à réaliser les prestations tiendra
compte de leur expérience et des critères techniques et financiers suivants :

■ Adéquation de la prestation proposée par rapport à la demande

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 ■ Pertinence de la méthodologie d'accompagnement proposée

■ Expertise en matière de SMQ ISO 9001

■ Expérience d'accompagnement à la mise en place dans une structure similaire à Découpe H2O

■ Coût et durée détaillés de la prestation au regard des objectifs définis

Les documents incomplets ou non conformes ne pourront être examinés.

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