Las 5 fases en Gestión de Proyectos

Pocas cosas son tan relevantes para la productividad de una empresa como la
gestión de sus proyectos.
Las empresas se preocupan excesivamente por encontrar una aplicación software
para la gestión de proyectos buena, bonita y barata.
Desde mi punto de vista este es un enfoque erróneo, ya que antes de elegir una
herramienta software para la gestión de proyectos es necesario definir e
institucionalizar el proceso de trabajo que permita optimizar el desarrollo de proyectos.
La mejor aplicación software no sirve de nada si no se dispone de un
procedimiento de trabajo bien definido. Sin embargo, con una aplicación ordinaria
y una buena metodología de gestión de proyectos se pueden conseguir grandes
resultados en el desarrollo de proyectos.
Generalmente, cuando planteamos la necesidad de definir un proceso metodológico,
las empresas se echan a temblar, pues lo relacionan con una tarea titánica y de
escasa utilidad para su organización.
Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y sus trabajadores ejecutan
procesos diariamente, aunque no son conscientes. Lo único que necesitan es pararse
a pensar como realizan las tareas diarias, unificar las mejores prácticas y
plasmarlas en un documento de obligado cumplimiento para todo el personal.

Las 5 fases esenciales para la gestión de proyectos

1. Análisis de viabilidad del proyecto
Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o
no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede
tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.
El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
 Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la
empresa.
 Análisis previo del alcance del proyecto.
 Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
 Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no
abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizary
los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo
en esta fase puede ser muy dañino para la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
 Análisis del alcance del proyecto.
 Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
 Definición del plan de proyecto.
 Negociación del contrato.
Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja
todos los términos del acuerdo.

3. Ejecución del proyecto

La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo
suKnow how y donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
 Establecimiento del entorno de trabajo.
 Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
 Ejecución de las tareas planificadas.
 Gestión de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del
proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo
realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en
un problema para el éxito del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajo

Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para
el éxito del proyecto.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:
 Seguimiento de tareas e hitos planificados.
 Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
  Gestión de incidencias.
 Generación de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que
no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele
ejecutarse a través de un checklist o lista de control.
Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:
 Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el
proyecto (stakeholders).
 Realización del backup del proyecto.
 Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
 Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
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Fases de la Dirección de Proyecto

POR EMILIO SANZ > ADD COMMENT

El método que emplearemos para la gestión de nuestro proyecto archivístico está

suficientemente probado y va a reducir los errores y riesgos de desviación que con seguridad
aparecerán. Hace unos años, me vi en la misma situación que he ido describiendo. Indagando
y preguntando, llegó a mis manos un excelente texto sobre Dirección de Proyectos que fui
adecuando a mis necesidades. Considero que fue una buena referencia metodológica porque
sin tener mucha idea obtuve las pautas básicas y me permitió conseguir mis objetivos. Existe
muchísima literatura al respecto, busca en la web.
Siempre he valorado y he dedicado un sitio preferente en mi biblioteca a aquellos libros,
sencillos de no muchas páginas ni tecnicismos, que son capaces de trasladar las ideas más
esenciales de la materia en cuestión de forma práctica y útil, y es el caso del texto al que hago
referencia: Weiss, Joseph; Wysocki, Robert. (1994) Dirección de Proyectos. Las 5 fases de su
desarrollo. Addison-Weslwy Iberoamericana S.A. Wilgminton, Delaware, USA ISBN 0-201-
6182-7.

En la figura que encabeza esta entrada se detallan las dos etapas de todo proyecto,
Planificación y Ejecución y el detalle de las cinco fases principales, definir, planificar,
organizar, controlar y concluir. Esta secuencia se aplica igual para organizar un congreso que
para implantar un sistema archivístico o digitalizar un fondo documental.

En otro de los textos de referencia, que aconsejo echar un vistazo si os interesa el tema,
Project Management Institute (2004) Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos.
Four Campus Boulevard, Newton Square, PA 18073-3299 EEUU (Norma Nacional Americana
ANSI/PMI 99-001-2004), se establece una diferencia entre los proyectos y lo que denominan
trabajos operativos. Éstos últimos se caracterizan por ser continuos y repetitivos, mientras que
los primeros son temporales y únicos.

La etapa de planificación, implica el establecimiento de objetivos claros y precisos para

alcanzar la meta general planteada. Deberán ejecutar este plan apoyándose en un esquema
organizativo que incluya los recursos humanos, materiales y plazos necesarios para concluir
con éxito. Deberá asegurar la buena marcha a través de un sistema de control eficiente.

Veamos algunas de las causas por las que fracasan proyectos:

 No está impulsado por la Dirección

 Nadie tiene asignada de forma clara la dirección del proyecto
 No existe una definición clara de objetivos
 No existe detalle
 Se ha estimado deficientemente y los recursos son insuficientes
 No existe un sistema de información y seguimiento…

Todavía estamos en preliminares, pero pronto ence

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Técnicas de programación de obras

Artículos escritos en esta categoría

Las redes de flechas en la programación de proyectos

Publicada By Víctor Yepes Piqueras - ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE
OBRAS, Técnicas de programación de obras
A continuación dejo en este post un par de vídeos, que en nuestra universidad
denominamos “Polimedias“, donde se explica de forma breve y concisa el uso de
las redes de flechas en la programación de proyectos. Es evidente que existen
programas comerciales que permiten automatizar y gestionar de forma eficiente los
proyectos. Estos vídeos sólo pretenden recordar y difundir los aspectos básicos sobre
los que se fundamentan estos programas. Espero que sea de interés.
(más…)
17 junio, 2015

| Etiquetas: docencia, gestión, planificación, Polimedia, programación, proyectos, red

de flechas|

La estimación de la duración de las tareas

Publicada By Víctor Yepes Piqueras - ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE

OBRAS, Técnicas de programación de obras

Wikipedia.
El tiempo disponible para realizar cada tarea lo determinan las fechas en que se
produce su inicio y su terminación. La duración de una actividad puede reducirse
añadiendo recursos adicionales que, desgraciadamente, incrementan su coste. Existe
la posibilidad de modificar los recursos asignados a cada tarea para ajustarse a las
condiciones más convenientes, según las contingencias que se presenten durante la
ejecución de la obra. Estos cambios producen una aceleración o deceleración en la
realización de ciertas actividades con el consiguiente aumento o disminución de su
coste directo. Se produce, por tanto, una correspondencia entre el coste directo de
cada actividad y el tiempo invertido en su ejecución que proporciona la posibilidad de
un ajuste costes-tiempos, adaptable a las necesidades de plazo o a la inversión
económica del momento.
La duración “normal” de una tarea es aquella que minimiza su coste. En ocasiones,
una programación basada en la duración normal puede prolongar excesivamente el
trabajo, incrementando la repercusión de los gastos generales de la empresa en la
obra. Del mismo modo, es probable exceder el plazo contractual si se programa
exclusivamente con duraciones normales. En ambos casos, el jefe de obra tiene la
posibilidad de reducir la duración de algunas o todas las actividades para disminuir el
plazo total.
Otra aproximación a la estimación de la duración de las tareas es la que propugna
el método PERT, y que ya tuvimos la ocasión de explicar en un post anterior. No
obstante todo lo anterior, y para evitar una estimación “ad hoc” de las duraciones (es
decir, la que más convenga), deberíamos fijar la duración de cada tarea en función de
los recursos reales que tengamos para acometerlas. Esta práctica nos llevará a
estimaciones realistas y deberíamos hacerla en el momento de la confección de
la Estructura de Desglose de Trabajos.
Una pequeña introduccion a estos conceptos la vamos a ver en el siguiente Polimedia
de Alberto Palomares. Espero que os guste.
(más…)
24 abril, 2015

| Etiquetas: actividades, duración, PERT, planificación, proyecto, tareas|

Conceptos básicos de teoría de grafos

Publicada By Víctor Yepes Piqueras - ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE

OBRAS, Técnicas de programación de obras
Algunas herramientas que utilizamos en Programación de Proyectos, como las redes
de flechas, se basan en la teoría de grafos. Conceptos como nodo, arco, flecha,
camino, bucle, etc. son necesarios conocerlos de forma previa al estudio de las
técnicas de programación. Os dejo a continuación unos Polimedias de la profesora
Cristina Jordán donde se explican brevemente los conceptos básicos de esta teoría.
Espero que os gusten.
(más…)
19 agosto, 2014

| Etiquetas: grafos, programación, red de flechas, teoría de grafos|

Las redes de precedencias en la programación de proyectos

Publicada By Víctor Yepes Piqueras - ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE

OBRAS, Técnicas de programación de obras
Este es un nuevo post que sigue a uno anterior sobre PERT y a otro sobre red de
flechas. Aquí vamos a presentar, mediante dos vídeos Polimedia, tanto el propio
método de red de precedencias como su cálculo.
(más…)
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PLANEAMIENTO, ORGANIZACIÓN Y SEGURIDAD DE
UNA OBRA
Se resalta el importante rol de la planificación y control de obras, a la vez que se hace una
revisión de los principales procesos de planificación y se efectúa una breve referencia sobre
las nuevas tendencias que, a nivel internacional, se dan en este campo.

Se debe considerar las mínimas indispensables de seguridad a tener en cuenta en las

actividades de construcción civil. Asimismo, en los trabajos de montaje y desmontaje, incluido
cualquier proceso de demolición, refacción o remodelación.

PLANEAMIENTO DE UNA OBRA

Existen varios conceptos sobre la planificación, podemos mencionar algunas:

 Es un proceso de establecer metas y elegir los medios necesarios para alcanzar

dichas metas.
 La planificación se anticipa a la toma de decisiones.
 Es decidir con anticipación lo que se va hacer, quien tiene que hacerlo y como debe
hacerse.
 Es un proceso de toma decisión para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta
la situación actual y los factores internos y externos que puedan influir en el logro de
los objetivos.

En un planeamiento de una Obra se utiliza una técnica denominada “Estructura de

descomposición de del trabajo” (EDT) que permite dividir sucesivamente una obra en
actividades con el fin de gestionarla adecuadamente. La EDT consiste en la identificación y la
subdivisión jerárquica en tareas. El fraccionamiento sucesivo de la EDT se lleva a cabo en
etapas que presentan un nivel de detalle cada vez mayor. El escalonamiento se visualiza en
forma de diagrama de árbol; de este modo se reduce la complejidad de la obra al
descomponerlo en conjuntos de actividades. Puede llegarse al nivel de descomposición que
se estime más adecuado. El nivel más bajo de descomposición que define una actividad
depende de factores tales como la tipología, la magnitud y la duración de la obra, la finalidad
de la programación y los requisitos de control exigidos.

De todas estas definiciones es posible obtener algunos términos comunes como el

establecimiento de objetivos o metas, la elección de los medios más convenientes para
alcánzalos.

Importancia de la planificación de Obra

Es importante conocer los beneficios que traen una buena planificación y programa de trabajo
para el proyecto como la culminación a tiempo y dentro del presupuesto.

Hoy en día las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el
desarrollo de la informática (software y hardware), que han optimizado la capacidad para
generar, almacenar, procesar y transformar la información. Sin embargo la tecnología por sí
sola no es suficiente.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta.

Los recursos como la mano de obra, el tiempo, la adquisición de los materiales, los limitantes
económicos, etc.

ORGANIZACIÓN DE LA OBRA.

Ordenar y distribuir las tareas, las responsabilidades y recursos entre los miembros de la
organización.

En la organización se debe definir donde estará ubicada el proyecto por ejemplo si es una
zona urbana, rural o industrial; en función a esto y a la magnitud de la obra ya sea una obra
pequeña, mediana grande, se determinaran por ejemplo los accesos y zonas de paso para los
trabajadores, de las maquinarias, estas deberán estar señalizadas, limpias y sin obstáculos.

La obra se mantendrá constantemente limpia eliminando periódicamente los desechos y

desperdicios deben ser depositados en zonas específicas.

Deberá contar con servicios higiénicos, ambiente para cambio de vestuario, ambiente para
comedor, para el descanso del personal de obra, la ubicación del almacén.

SEGURIDAD EN OBRA.

Toda obra de construcción deberá contar con un plan de seguridad y de salud que garantice la
integridad física y salud de sus trabajadores.

De acuerdo a la Norma G050, seguridad durante la construcción, es obligatorio contar con un

plan de seguridad y salud, seguridad a tener en cuenta en las actividades en construcción civil
como los trabajos de montaje y desmontaje, proceso de demolición, refacción o remodelación.
Este plan debe incluirse en el expediente técnico de obra.
Elaboración, Implementación y Administración del Plan de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

Toda obra de construcción debe contar con un plan de seguridad y salud ya sean estos de
contratación directa o subcontrata, se debe considerar al personal destinado a desarrollar,
implementar y administrar el plan de seguridad y salud en el trabajo, así como los equipos
para que desempeñen de manera efectiva sus labores.

Equipos de Protección Individual.

Son todos los equipos de protección individual que deben ser utilizados por el personal de la
obra, para estar protegidos de los peligros asociados a los trabajos que realicen, entre ellos se
debe considerar los cascos de seguridad, gafas, guantes, botas, protector de oído,
respiradores, arnés de cuerpo entero, prendas de protección dieléctrica, chalecos reflectivos,
etc.

Equipos de Protección Colectiva.

Son equipos que deben ser instalados para proteger a los trabajadores y al público en general
de los peligros existentes en diferentes áreas de trabajo. Entre ellos se debe considerar:

-barandas rígidas en borde de losa, tapa para aberturas en losas de pisos, sistema de
extracción de aire, sistemas de bloqueo, interruptores diferenciales para tableros.
Equipo Básico De Protección Personal (Epp)

Todo el personal que labore en una obra de construcción, deberá usar el siguiente equipo de
protección personal:

 Ropa de trabajo adecuada a la estación y a las labores por ejecutar (overol o camisa y
pantalón o mameluco).
 Casco de seguridad tipo jockey para identificar a la categoría ocupación de los
trabajadores, los cascos de seguridad serán de colores específicos. Cada empresa
definirá los colores asignados a las diferentes categorías y especialización de los
obreros.
 Zapatos de seguridad y adicionalmente, botas impermeables de jebe, para trabajos en
zonas húmedas.
 En zonas donde el ruido alcance niveles mayores de 80 dB, los trabajadores deberán
usar tapones protectores de oído. Se reconoce de manera práctica un nivel de 80 dB,
cuando una persona deja de escuchar su propia voz en tomo normal.
 En zonas expuestas a la acción de productos químicos se proveerá al trabajador de
ropa y de elementos de protección adecuados.
 En zonas de gran cantidad de polvo, proveer al trabajador de anteojos y respiradores
contra el polvo, o colocar en el ambiente aspersores de agua.
 En zonas lluviosas se proporcionará al trabajador “ropa de agua”.
 Para trabajos en altura, se proveerá al trabador un cinturón de seguridad formado por
el cinturón propiamente dicho, un cabo de Manila de diámetro mínimo de y longitud
suficiente que permita libertad de movimientos al trabajador, y que termine en un
gancho de acero con tope de seguro.
 El trabajador, en obras de altura, deberá contar con una línea de vida. consistente en
un cable de cuero de 3/8” su equivalente de un material de igual o mayor resistencia.
 En aquellos casos en que se esté trabajando en un nivel sobre el cual también se
desarrollen otras labores, deberá instalarse una malla de protección con abertura
cuadrada no mayor de 2cm.
 Los frentes de trabajo que estén sobre 1,50m (un metro con cincuenta centímetros) del
nivel de terreno natural deberán estar rodeados de barandas y debidamente
señalizados.
 Está en la página 1de 1

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