Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Le traitement du
courrier
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
I. Introduction .............................................................................................................................
3. Le regroupement .................................................................................................................
4. L’enregistrement ..................................................................................................................
V. Sources ...................................................................................................................................
Page 2 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
I. Introduction
Dans une petite entreprise, le traitement du courrier est assuré, en principe, par une seu
personne. Ce travail n’est pour elle qu’une tâche parmi d’autres.
Exemple : Un magasin, un hôtel…
Page 3 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
a. La Poste
Voici les différents services de la Poste utilisés le plus
fréquemment par les entreprises :
La boîte postale
Ce sont des boîtes aux lettres numérotées qui sont louées par la poste à tous ceux qui en fon
demande dans la mesure des disponibilités, moyennant un payement annuel. Plus généralem
utilisée par les professionnels, ce service n’est pas cher et est également très utile pour ceux q
n'ont pas de boite aux lettres ou qui veulent plus de discrétion. Ils vont donc chercher leur co
la poste en ouvrant leur boîte au moyen d’une clé ou un code numérique.
Si votre bureau de Poste ne dispose pas de boîtes postales, le courrier est conservé au guichet
Si on souhaite louer une boîte postale au nom d'une entreprise, il faut donner à La Poste la preu
que l’on dispose du mandat ad hoc. Sinon, c'est le gérant en personne qui devra se rendre au b
de poste, muni des documents confirmant sa désignation.
Pour des raisons d'organisation, les locations de boîtes postales sont comptabilisées
trimestriellement. On peut donc payer la location pour un trimestre, ou directement pour un an
exemple.
Page 4 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Servipost
Peser les lettres, coller les timbres, se rendre à la boîte aux lettres la plus proche ou au bureau
poste pour un recommandé… Tout ça prend du temps, beaucoup de temps! Sans compter que
n’est même pas toujours certain que le courrier est correctement affranchi.
Servipost vient chercher le courrier (jusqu'à 270 kg) dans les entreprises ou les bureaux, veille
l’affranchir correctement et à l’envoyer dans les temps.
Il suffit de leur communiquer le moment de la journée auquel on souhaite que La Poste enlève
courrier. On bénéficie d’une importante remise si l'enlèvement a lieu avant 15h00.
Servipost se charge de l’affranchissement correct du courrier.
Tout ce qu’il est demandé, c’est de procéder à un rapide tri préalable, de manière à ce que le s
sache quel tarif il leur faut appliquer.
On reçoit tous les mois une facture détaillée. Pas de surprise désagréable, donc !
On peut aussi déposer son courrier national ou international dans un centre Servipost (jusqu’à
Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de payer des frais d’enlèvement.
Page 5 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Avantages Inconvénients
Affranchissement correct :
l’affranchissement est confié à des experts.
Page 6 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Tarifs
Les tarifs Servipost sont extrêmement avantageux et reposent sur trois éléments :
Enlèvement : Un montant fixe par mois, en fonction du moment de l’enlèvement, avant
après 15 heures. Vous pouvez bénéficier d’une réduction supplémentaire dans la mesure
vous disposez d’une adresse d’enlèvement commune avec d’autres entreprises. Il va de
que vous ne devez pas payer cet enlèvement dès lors que vous déposez vous-même vot
courrier dans l’un de nos centres Servipost.
Traitement : Pratique, dans le cadre de la préparation de votre courrier, d’un tarif quoti
dégressif, en fonction du poids total.
Taxipost
Le dispatching central veillera à ce que la livraison intervienne rapidement, et ce, jusque dan
coins les plus reculés du pays. Taxipost gère chaque année plus de 3 millions d’envois expres
compte ce faisant parmi les principaux services de coursiers de Belgique.
Port payé
Le système d'affranchissement "Port Payé" représente une solution simple et attrayante pour le
envois déposés en masse. Il suffit pour cela de demander un numéro Port Payé au bureau de
poste et de l'imprimer sur les enveloppes. Ce numéro peut être utilisé pour tous les envois san
autre autorisation préalable. Le montant total des affranchissements (aux tarifs préférentiels ou
conventionnels) est payé lors du dépôt des envois ou par facturation.
Page 7 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Les expéditeurs sollicitent, une fois pour toutes, l'autorisation nécessaire au moyen d'une form
d'engagement.
Cette formule qui peut être déposée dans n'importe quel bureau de poste est transmise au Bus
Center qui statue sur la demande en fonction des souhaits du client et des bureaux autorisés.
Mentions requises
Les mentions ci-après sont imprimées sur les envois par les soins de l'expéditeur :
BELGIQUE - BELGIE PP
le numéro de code postal et le nom du bureau de dépôt (s'il s'agit d'un Centre de tri, le nom su
le numéro de l'autorisation
Ces mentions doivent être imprimées de façon apparente dans l'angle supérieur droit au recto
l'envoi, dans un cadre dont les dimensions minimales sont de 1,5 cm sur 2 cm, et dans une zon
7,4 cm sur 4 cm (LxH) depuis l'angle supérieur droit.
Elles peuvent également être apposées par une imprimante d'ordinateur directement sur l'env
sur une étiquette autocollante ou, le cas échéant, sur une étiquette adresse.
Dans ce dernier cas, si le cadre PP n'est pas situé dans la zone réservée à l'affranchissement, le
envois doivent être considérés comme non-normalisés.
Ces mentions peuvent aussi être apposées au moyen d'un cachet.
Afin d'assurer le traitement urgent des lettres, celles-ci doivent porter un signe distinctif ou la
mention "LETTRE". Les envois qui ne portent pas cette mention risquent d'être traités comme e
non urgents.
Il s'agit d'envois destinés à un même canton postal et déposés exclusivement dans le bureau
distributeur qui dessert le canton postal.
Soit il possède déjà une autorisation "PP" dans un bureau distributeur, il peut l'utiliser da
ce bureau pour cette forme particulière de dépôt.
2. Dépôt régional
Page 8 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
3.
Un dépôt régional d'envois ne peut être effectué que dans un bureau de poste principal ou dan
centre de tri. Dès lors : le bureau de poste principal n'accepte que des envois destinés aux bure
de poste qui dépendent de lui ; le centre de tri n'accepte que des envois dont les numéros post
des destinataires relèvent de ce même centre de tri.
4.
5.
Dépôts nationaux et internationaux
En fonction du bureau d’inscription du PP, les envois affranchis en numéraire peuvent être dépo
dans les bureaux suivants:
1. PP attribué à un bureau distributeur : ledit bureau, le bureau principal dont il dépend ou le cent
tri de la région.
2. PP attribué à un bureau principal : ledit bureau ou le centre de tri de la région.
3. PP attribué à un centre de tri : ledit centre de tri uniquement.
Remarque concernant le dépôt des lettres, imprimés, échantillons-réclames ou Maxipost aux ta
préférentiels : Le client peut, si cela s'avère plus intéressant pour lui, payer pour un nombre plu
élevé d'envois (par exemple 1.000) même s'il en dépose moins (par exemple 800).
Remarque générale : Les taxes d'affranchissement doivent TOUJOURS être payées dans le bur
sont déposés les envois.
Page 9 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
La machine à affranchir
C’est une machine qui imprime en même temps le dessin d’un timbre avec le prix et le cachet
portant la date et l’heure de départ.
Avantages
Vous aurez le choix entre Prior et Non Prior : vous épargnerez jusqu’à 12 % sur vos frais
d’affranchissement.
Vos lettres n’ont pas toutes le même caractère urgent. C’est pourquoi, avec une machine
affranchir, vous aurez toujours le choix entre Prior et Non-Prior. Vous épargnerez ainsi
jusqu’à 12 % sur vos frais de port !
Un partenaire professionnel.
Une empreinte d’affranchissement confère à vos envois et à votre entreprise un cachet
professionnel. De plus, vous avez la possibilité d’imprimer une illustration personnalisée
côté de la valeur d’affranchissement.
Page 10 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
L'affranchissement par La Poste est un service qui permet au client de remettre une série d'env
identiques à La Poste, qui se charge de les affranchir et de les expédier.
Un mailing commercial en est un bon exemple. Les clients qui souhaitent envoyer des mailings
manière sporadique sans devoir acquérir ou utiliser une machine à affranchir peuvent recourir
service.
Aux guichets des bureaux de poste (pour des expéditions de moins de 1.000 envois identiques
dans les Centres MassPost ou les HyperCentres MassPost (pour des expéditions de minimum 1
envois identiques).
Tarifs
Un montant fixe de € 3,22 (hors TVA) par dépôt et par valeur d’affranchissement.
Depuis le 1er janvier 2005, seuls les tarifs liés au traitement des envois, à savoir le montant fix
montant variable, sont soumis à une TVA de 21%.
Voici un commentaire intéressant qui a attiré notre attention lors d’une discussion
commerçante :
«Etant donné que nous sommes à proximité de la frontière Franco-belge, nous avons la chan
d’avoir beaucoup de clients français. C’est pour cela qu’il nous est beaucoup plus avantageux
d’envoyer notre mailing destiné aux clients français directement depuis la France. Ainsi, nous
évitons des frais d’envois coûteux et pouvons faire de considérables économies. »
Page 11 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Le recommandé
L’envoi recommandé est utilisé pour s’assurer que la lettre est remise en mains propres à son
destinataire.
Procédure
4. L’employé vérifie si les adresses reprises sur le récépissé et l’avis de réception correspon
bien à celles indiquées sur l’enveloppe.
Page 12 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Page 13 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Avantages Inconvénients
Page 14 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
En matière de boîte aux lettres, les détails font la différence. Voici quelques conseils pour que v
courrier vous parvienne dans de bonnes conditions. Votre facteur appréciera également :
S’il y a plusieurs boîtes, numérotez-les. C’est surtout pratique quand votre facteur est remplacé
d’autres personnes (services communaux, services d‘urgence) peuvent aussi avoir besoin de s
qui habite où.
Page 15 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
En définitive, la modernisation de La Poste nous concerne tous puisque nous en sommes des u
presque quotidiens. Pour comprendre l’évolution en marche, il suffit de retracer le parcours d’u
courrier et de constater le gain apporté par ces centres de tri flambant neufs de Charleroi et Ga
Comment une lettre postée à Courcelles un après-midi se retrouve à Braine-le-Comte le lendem
matin ?
Avant d’arriver dans nos boîtes aux lettres, le courrier doit passer par trois grandes étapes qui
constituent le tri postal.
1. La concentration
2. L’acheminement
3. La distribution
La concentration
Première étape, le relevé des boîtes rouge. Ensuite, les sacs de courrier sont acheminés vers le
de tri le plus proche, ici Charleroi. Ils y arrivent par camion.
L’acheminement
Là, le processus commence. Les lettres, aux formats différents sont versées dans une machine
l’on pourrait comparer à une grande essoreuse. L’opération mécanisée sépare les grandes et le
petites enveloppes, replace ces courriers timbres vers le haut à droite, vérifie l’oblitération (sou
toutes ses formes) et retire les envois non affranchis (ou les affranchis pour le compte des clien
Servipost).
Une seconde machine automatisée avale ensuite des lignes entières d’enveloppes (La Poste tra
millions de courriers par jour !) pour les séparer par codes postaux. Les connaissances optique
une large flexibilité pour la reconnaissance des écritures parfois difficiles, mais lorsque le code
Page 16 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
illisible ou erroné, un encodage numérique manuel est réalisé dans la salle de vidéo-encodage.
outil simple et qui permet une flexibilité très large dans le personnel : en somme, chaque empl
est apte à remplir cette fonction », explique la responsable devant cet écran où apparaît l’imag
agrandie de l’enveloppe. Les bacs de la trieuse sont alors rassemblés non seulement en fonctio
leur centre de distribution mais plus précisément encore par bacs des tournées. En somme, les
sacoches des facteurs sont quasiment déjà prêtes avant l’acheminement vers le lieu de destina
La distribution
Le facteur se charge enfin de déposer le courrier dans la boîte aux lettres du destinataire. Le tr
donc en précision : avant, les courriers pour Braine-le-Comte arrivaient en vrac, à charge pour
centre de démêler les différentes tournées de sa zone. Les nouveaux centres de tri permettent
gain de temps. Sur le parcours d’une lettre, l’élément humain garde donc toute son importance
l’automatisation apporte une plus grande sécurité.
Page 17 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Page 18 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
c. La navette interne
La navette interne est une camionnette qui, à la base, sert à transférer des documents d’un bu
l’autre, mais d’une même société.
L’avantage de cette navette, c’est que l’on peut en profiter pour transférer également le courri
sans devoir se rendre par la Poste.
Avantages Inconvénients
Page 19 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
d. Le fax
Le télécopieur ou téléfax, plus couramment appelé « fax », est un appareil électronique qui con
l'image de documents en impulsions électriques pour les transmettre à un destinataire. Le prem
essai de fax est réalisé en 1842 par l'inventeur franco-suisse Puthomme. Il dépose la demande
brevet le pour la transmission de documents écrits utilisant le réseau télégraphique, ceci avant
l'invention du téléphone.
Quand le fax a fait son apparition, les gens se sont exclamés : « c’est la mort de la poste ! »Le
effectivement explosé dans les années 80, mais le courrier traditionnel a continué à croître.
Page 20 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Page 21 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
e. Le courrier électronique
Le mot e-mail, qui vient de l’anglais electronic mail, est aussi connu sous la dénomination de c
électronique ou courriel.
nomutilisateur@domaine.pays ou nomutilisateur@domaine.categorie
La partie "nomutilisateur" correspond à votre boîte aux lettres et constitue votre code
d'identification sur la machine qui vous héberge.
La partie "domaine.pays" ou "domaine.categorie" regroupe à droite du caractère "@" l'identific
du serveur qui vous héberge (le domaine) et un code standard pour le pays ou l'activité.
Une adresse ne peut contenir d'espaces blancs mais peut contenir des caractères "soulig
("_"), des tirets ("-") ou encore des points ("."). Attention cependant à la confusion qu'ils
génèrent dans l'esprit des gens... Un conseil, évitez les !!!...
Majuscules et minuscules sont autorisées... mais évitez les majuscules pour les mêmes
raisons que ci-dessus.
Page 22 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Un message est composé d’un entête et d'un corps. L'entête se compose de différents champ
positionnés par l'utilisateur ou par le système.
Les destinataires CC sont visibles pour tous les destinataires, et ceci n'est pas forcément souha
suivant la situation. Un champ alternatif, BCC : (CCI :) ou "Copie conforme invisible" est dispon
pour une notification cachée ou discrète. Il est d'usage courant, que le champ To : (pour :) est
pour les destinataires principaux et concernés par le message, tandis que le champ CC est des
aux autres destinataires que l'on souhaite informer du message, et que le champ CCI : soit util
pour informer d'autres destinataires plus discrètement.
Page 23 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Etape 1 : L’e-mail est envoyé et passe par le domaine hébergeant l’adresse e-mail de l’expédi
(domaine 1 : Hotmail, par exemple).
Etape 2 : L’e-mail est envoyé vers le domaine hébergeant l’adresse e-mail du destinataire
(domaine 2 : Gmail, par exemple).
Page 24 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Avantages
économie
Inconvénients
Sa facilité d'utilisation a engendré son plus grand inconvénient: utilisation à tort et à travers e
surcharge des boîtes aux lettres par des messages publicitaires et indésirables. Il est IMPERAT
vider régulièrement sa boîte aux lettres car elle utilise des ressources de stockage (disque)
serveur et souvent des quotas sont attribués.
Les Virus:
"Impossible aujourd'hui d'y échapper : les virus par mail sont monnaie courante. Ils rivalisent d
pour infecter votre ordinateur, sans même parfois que vous vous en aperceviez. Un fléau, les v
Non, simplement une réalité, un facteur, que tout un chacun doit désormais prendre en compte
ainsi aujourd'hui primordial, lorsqu'on bénéficie d'un accès à Internet et qu'on utilise le courrie
électronique, d'être bien informé et protégé sur les virus.
Les Pubs:
Les Canulars:
"De par sa simplicité et sa puissance, l'e-mail favorise la diffusion extrêmement rapide de faus
informations. Autrefois limités à de fausses alertes aux virus, les canulars (ou hoaxes dans la
de Shakespeare) concernent aujourd'hui tous les domaines. Par manque d'expérience, par naïv
parfois, certains internautes n'hésitent pas à faire suivre ces messages à tout leur carnet d'adr
Un comportement doublement nuisible : on colporte des rumeurs d'une part, on embouteille
Internet de l'autre. Plus grave, les arnaques (ou scams en anglais) trouvent sur Internet une c
résonance à leur dimension. Certaines peuvent ruiner, voire tuer."
Page 25 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
f. Le fax internet
Le déploiement de l’Internet a permis le développement d’un nouveau service basé sur le princ
télécopieur : la messagerie fax communément appelée « fax par Internet » ou « fax to mail ». C
nouvelle technologie remplace de plus en plus les télécopieurs physiques, grands consommate
papier et de toner.
Toute utilisation d’un service de fax par Internet payant requiert l’ouverture d’un compte utilisa
par la définition d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Afin de pouvoir utiliser le service
l’envoi, l’utilisateur doit souscrire à un abonnement (à partir de 8€ par mois) et disposer d’un c
correspondant à l’utilisation qu’il envisage de faire du service.
Émettre des fax comme en recevoir, comme s’il s’agissait d’une machine de fax traditionnelle.
Lorsqu’un fax est envoyé depuis une machine de fax traditionnelle à un utilisateur de fax par
Internet, le procédé est le même que d’une machine de fax à une autre.
En effet, quand le fax est envoyé via le réseau téléphonique standard, sur le serveur fax, celui-
décroche la ligne, tout comme une machine de fax traditionnelle, reçoit le fax et le convertit au
format PDF. Le fax est alors transmis au Serveur Web qui l’affiche dans l’interface web de récep
sur le compte de l’abonné.
Ce dernier est ensuite alerté de la réception par un courrier électronique contenant le fax en pi
jointe.
Et pour l'envoi?
Depuis son ordinateur, l’utilisateur se connecte à son compte sur le site de son fournisseur via
serveur web.
Une fois que celui-ci a choisi son destinataire en indiquant son numéro de fax ainsi que le fichie
souhaite envoyer, le document est généralement converti au format PDF voire au format TIFF p
convertisseur du fournisseur, selon les instructions de l’utilisateur. Il est ensuite affiché dans
l’interface d’envoi, tel qu’il sera reçu par le destinataire.
L’information est alors envoyée au serveur de fax qui transmet le document au télécopieur du
destinataire via le réseau téléphonique.
L’utilisateur reçoit ensuite une confirmation que l’envoi a bien été effectué, dans son interface
et/ou par courriel.
Ce service permet l’envoi de télécopies depuis son ordinateur via la connexion Internet
Page 26 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Cette nouvelle technologie permet de gagner du temps et de faire des économies de papier. C’
donc moins cher et plus écologique.
Le FAX to MAIL consiste à recevoir un fax et transformer son contenu en format PDF. Le fichier P
est alors transmis par email.
Une fois le fax arrivé sur le serveur, son contenu est transformé en format PDF. Le fichier PDF e
alors copié et transmis par email. Le serveur email transmet un message avec toutes les inform
sur le Fax reçu et on y retrouve le contenu du fax en format PDF annexé.
Page 27 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Le MAIL to FAX consiste à transmettre un email depuis votre client mail habituel en y annexant
document que vous désirez faxer (en format TIFF ou PDF).
Une fois le message arrivé sur le serveur, celui-ci vous confirme l'envoi (par un email) et transm
document par fax. Le document transmis, vous recevez alors une confirmation par email. Une c
de chaque fax reste sur le serveur.
Page 28 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Le PRINT to FAX consiste à imprimer un document sur une imprimante virtuelle. Vous imprimez
« comme d'habitude » un document sur une imprimante du nom de FAX. Mais, au lieu de voir u
feuille sortir de votre imprimante une fenêtre telle que celle ci-dessous s'ouvre et vous invite à
indiquer le numéro de fax du destinataire.
Page 29 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Une fois le message arrivé sur le serveur, celui-ci confirme l'envoi (par un email) et transme
document par fax. Le document transmis, vous recevez alors une confirmation par email. Une
de chaque fax reste sur le serveur.
Page 30 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Pour des conditions de travail optimales, il faut savoir être organisé. C’est une des principales
qualités requises pour une secrétaire.
frapper sur la table, avant l’ouverture manuelle, les enveloppes groupées verticalement
paquet, afin de tasser ce qui s’y trouve
Page 31 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
3. L’ouverture du courrier
Avant d’ouvrir le courrier, il est important de vérifier s’il ne comporte pas la mention :
« personnel »
« à l’attention de … »
« confidentiel »
Si c’est le cas, le courrier ne peut surtout pas être ouvert et doit impérativement être remis à la
personne concernée.
L’ouvre-lettres électronique, qui peut procéder à une ouverture par incision, comme p
découpe.
Page 32 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Remarque : certaines enveloppes possèdent une « ouverture rapide » (au moyen de pointillés)
nécessitent donc pas de l’intervention d’un de ces outils.
Après ouverture, les enveloppes sont jetées. Cependant, si la lettre n’était pas datée ou si la d
d’expédition ne correspondait pas à celle indiquée sur la lettre, on agraferait l’enveloppe à la le
4. L’examen du courrier
5. L’enregistrement du courrier
Afin de conserver une trace du courrier reçu, le courrier doit être enregistré à l’arrivée comme
départ. Cette opération se fait dans ce que l’on appelle un registre, souvent représenté sous
de tableau.
En voici un exemple :
Page 33 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
L’enregistrement peut se faire sur un support papier (dans des cahiers prévus à cet effet ou su
fiches), ou bien sur un support informatique (avec Word, Excel ou des logiciels pour l’enregistre
du courrier). L’avantage du support informatique, c’est qu’on gagne du temps et de l’espace et
coûte beaucoup moins cher.
On appose également la date et le numéro sur la lettre concernée (de préférence toujours au
endroit afin de pouvoir retrouver ces informations le plus rapidement possible). Cette opératio
peut se faire journellement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement.
Page 34 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Le tampon numéroteur
Le tampon dateur
Page 35 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Après avoir été enregistré, le courrier est dupliqué, pour ensuite être classé. C’est pourquoi il e
primordial qu’une secrétaire sache se servir d’une photocopieuse !
Pour organiser et répartir le courrier dans les différents services, l’entreprise dispose :
de corbeilles à courrier
d’étagères de tri
Page 36 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
de classeurs à tiroirs
Le courrier peut-également être enregistré dans l’ordinateur, très pratique pour le classement.
Il ne suffit plus alors de photocopier le courrier, mais de le numériser, c'est-à-dire, le scanner.
Page 36 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Pour répartir les courriers dans les différents services, l’entreprise dispose d’étagères de tri, de
classeurs à tiroirs, de corbeilles à courriers, de chariots à courrier.
Après avoir été trié, le courrier est acheminé dans les différents services en suivant un circuit q
évite toute perte de temps.
Dans les grosses entreprises, il existe différents moyens d’acheminement.
En voici quelques-uns :
Un messager
:
Personne qui va d’un service à l’autre déposer le courrier et prendre le courrier à expédier.
Un monte-charge
:
Page 37 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Petit bac qui se déplace sur un parcours de rails vers les différents services de l’entreprise. Se
sont programmés et il retourne automatiquement à son point de départ.
Les locaux de l’entreprise sont reliés par un canal dans lequel circulent les cartouches contena
documents. Ces cartouches sont propulsées par une soufflerie.
ème
Au XIX siècle, le système pneumatique couvrait l’acheminement du courrier dans de grandes
comme Londres ou encore Paris, où un très grand réseau fut utilisé jusqu’en 1984. Ce système
reliait les différents bureaux de poste de la ville, est d’ailleurs toujours utilisé à Prague.
Page 38 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
La destruction de documents
Après lecture, certains courriers peuvent êtres amenés à êtres détruits, comme du courrier
confidentiel, par exemple. Cette opération se fait avec ce que l’on appelle un destructeur de
documents.
Détruire ses documents confidentiels est vital pour une entreprise ou une administration.
En effet, aujourd’hui de nombreuses entreprises et Etats ont mis en place des procédures d’esp
industrielles très poussées. Ces procédures vont de la simple fouille de poubelles à l’intrusion
informatique.
Page 39 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Sch
éma global du traitement du cour
Courrier Courrier levé d’une Service postal Retrait au bureau Firme
déposé boîte postale spécial de Poste privée
Arrivée
L’enveloppe
est-elle bien
destinée à
Oui l’entreprise?
Non
Retour à la Poste ou
S’agit-il d’une à la firme privée
Service courrier Commerçant lettre
personnelle?
Réception Oui Non
Enregistrement, copie et
vérification des pièces jointes Examen du courrier
classement du courrier
La lettre doit-elle
être enregistrée ?
Oui Non
Tri et distribution
du courrier
Page 40 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Toute lettre doit être dactylographiée en deux ou trois exemplaires. L’original est expédié au
destinataire. Les doubles (souvent sur papier pelure ou papier autocopiant) de documents
commerciaux sont classés dans l’entreprise.
Une lettre commerciale donne une image de marque à l’entreprise qui l’expédie : elle constitue
un excellent moyen de publicité indirecte.
Elle est également un moyen de preuve en cas de conflit avec des tiers.
Très souvent, la lettre constitue implicitement un contrat qui lie l’entreprise à ses clients ou à s
fournisseurs.
d’informer
C’est-à-dire :
transmettre des renseignements ou répondre à une demande
d’expliquer
C’est-à-dire :
développer les raisons qui motivent une action ou une décision
d’argumenter
C’est-à-dire :
convaincre que la solution proposée ou retenue est la meilleure ou la seule possible
ou
démontrer que la demande est motivée par des raisons valables et la justifier par de
arguments placés dans un ordre qui persuadera le lecteur de son intérêt
Page 41 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
1. La date
2. L'adresse de l'expéditeur En-tête
3. L'adresse du destinataire Suscription
4. Le corps de la lettre
5. La signature souscription
La date
La suscription
Mentions spécifiques
Recommandé, Imprimé, Par avion, Express, Personnel, Confidentiel
Les références
L’objet
Remarque : Afin de faciliter le travail du correspondant, il ne faut traiter qu’un seul objet par le
Page 42 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
La souscription
Annexes : 2
Annexe : 1 titre transport
Remarque : Les annexes ne doivent jamais être agrafées à la lettre, encore une fois afin de fac
travail du correspondant.
Copies
Copie(s) à M. Durant
Mme Lefebvre
Pages suivantes
Elles peuvent êtres indiquées en tapant trois points dans le coin inférieur droit. …
Sur la page suivante, on peut taper le n° de page dans le coin supérieur droit, en chiffres arabe
n°1
Cette page peut comporter une ligne pour le rappel des références, du destinataire et de la dat
Le corps de la lettre
l’introduction
le développement (exposé des faits, raisonnement, décision)
la conclusion
la formule de politesse
La signature
Le responsable de la lettre doit s’identifier et signer celui-ci. Une lettre signée constitue par ess
un acte sous seing privé qui engage la responsabilité de son auteur.
Page 43 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Page 44 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Page 45 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Page 46 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
La simplicité
Le rédacteur ne perdra jamais de vue qu’il convient d’utiliser un style clair et simple. Il évitera
certaines expressions archaïques ou redondantes.
Il vaut mieux convaincre son correspondant avec dix mots bien choisis qu’avec un texte de cen
peu persuasifs.
A éviter A utiliser
Page 47 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
La précision
les dates
les chiffres
les mots
les expressions
Quelques exemples :
Evitez d’utiliser des expressions vagues telles que « bientôt », « prochainement », « dans quel
jours », « dès que possible ».
Page 48 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
La courtoisie
S’il est doté d’un sens aigu des affaires, un commerçant doit faire preuve de tact et de diploma
l’égard de ses correspondants.
Retenons néanmoins que la courtoisie n’exclut pas la fermeté.
A éviter A utiliser
Vos affirmations sont fausses Vos affirmations ne sont pas tout à fait
exactes
L’emballage présente des défauts
L’emballage laisse à désirer
inadmissibles
La clarté
Toute lettre commerciale doit être pensée avant d’être rédigée afin de présenter ses argument
un ordre logique. Il est donc indispensable d’établir préalablement un plan. Il présente, en plus
l’avantage de mettre sur papier toutes ses idées : on est certain d’avoir repris toutes les précis
utiles.
La correction
Une lettre commerciale doit être correctement présentée : orthographe, ponctuation, présenta
style, exactitude des faits. Elle doit être agréable à lire et donc disposée selon les règles en vig
Elle sera correcte sous tous les plans.
Page 49 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
De nombreuses fautes de style se retrouvent dans bon nombre de lettres commerciales. Parm
celles-ci, relevons :
le participe présent est souvent lourd et pose dans de nombreux cas des problèmes de syntaxe
A éviter A utiliser
L’utilisation de pléonasmes :
S’il est vrai que leur emploi part d’un bon sentiment celui de bien se faire comprendre), les
pléonasmes n’en demeurent pas moins des fautes de français.
A éviter A utiliser
Page 50 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
La rédaction d’une lettre commerciale n’est pas un exercice de style mais il ne doit pas pour au
devenir aussi laconique que la rédaction d’un télégramme.
A éviter A utiliser
Bien reçu votre lettre du…. Votre lettre du…nous est bien parvenue
Certaines prépositions sont inutiles dans certaines phrases alors que d’autres sont impropres a
de la phrase.
A éviter A utiliser
Page 51 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Plutôt que d’utiliser le verbe simple approprié, de nombreux correspondants, pour étoffer leur s
n’hésitent pas à joindre un substantif à un verbe « passe-partout ». Rappelons qu’il n’est pa
élégant de copier les travers du « style administratif ».
A éviter A utiliser
Nous avons déjà eu l’occasion de préciser que certaines formules sont archaïques ou redondan
D’autres ne servent que de garnitures.
Evitez d’utiliser à longueur de phrases des superlatifs : votre correspondant risque de ne pas vo
croire !
A éviter A utiliser
Nos prix défiant toute concurrence vous Nos prix sont avantageux : vous le constaterez
émerveilleront
Page 52 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
2. La signature du courrier
Les lettres accompagnées de pièces jointes doivent être signées et les doubles doivent êtres
paraphés par les responsables des différents échelons hiérarchique, comme le dit l’organigram
Cependant, ils ne sont pas déposés un à un auprès du responsable mais ils sont regroupés dan
parapheur.
Le parapheur est un ensemble de feuilles de buvard reliées dans un dossier plastifié muni d’un
plusieurs perforations. Les feuilles buvards permettent la signature au stylo à encre. Les perfo
permettent de voir s’il y a encore des lettres à signer, pour être certain que toutes les lettres so
expédiées.
Le parapheur possède donc un grand pouvoir : quand il a parcouru toute la chaîne, quand tout
signé sans retour pour des « à corriger », alors son document est validé, il peut être envoyé, di
publié.
Il permet :
de dématérialiser de bout en bout tous les documents traités par les autorités décentralisée
Page 53 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
3. Le regroupement
Dans la mesure du possible, tous les envois destinés à la même adresse sont regroupés. Ceci a
d’éviter la multiplication des frais de port et de faire mauvaise impression chez le correspondan
4. L’enregistrement
Tout comme le courrier entrant, le courrier sortant est enregistré dans un registre.
Cependant, le courrier ne peut être enregistré sans avoir été signé avant par le responsable !
5. Le tri et la vérification
Le tri consiste à séparer les originaux des doubles. Il permet aussi de vérifier si les pièces joint
accompagnent les lettres.
Ensuite on vérifie si la date apparaît dans le courrier, si l’adresse est complète et si le courrier
bien signé.
Page 54 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Afin de plier les lettres correctement, celles-ci sont toujours divisées en 3 parties égales.
Page 55 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Lorsque le nombre de lis est plus ou moins important, les opérations de pliage, de mise sous
enveloppe et de fermeture sont automatisées. Pour chaque opération, une machine est dispon
Il est donc possible pour certaines entreprises de disposer de l’ensemble des machines afin de
former une chaîne pour le courrier-départ.
Remarque : Il arrive que ces machines soient également reliées avec une machine à affranchir.
Page 56 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Soit on a rédigé notre lettre en style français ou américain à la date et on la met sous
enveloppe avec fenêtre
Soit on dispose d’étiquettes d’adresses autocollantes (voir en annexe)
Soit on dispose d’enveloppes où sont indiqués les emplacements où l’on doit écrire l’adr
Soit rédige l’adresse à la main sur une enveloppe ordinaire
Afin que le facteur ou trieuse postale puissent décoder l’adresse, on ne peut pas procéder n’im
comment !
L’adresse du destinataire
Le code postal correct doit toujours être indiqué (on peut aisément retrouver la liste des codes
postaux ou sur internet).
Ecrivez le nom de la localité en majuscules.
Pour les envois nationaux, l’indication du code de pays (B ou BE) n’est pas nécessaire.
Pour les envois internationaux : Le pays de destination doit être indiqué en majuscules sur l
d’adresse inférieure (en français, néerlandais, allemand ou anglais).
Page 57 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Le contraste
Veillez à ce qu’il y ait un contraste suffisant entre la couleur de l’adresse et la couleur de l’enve
L’adresse doit toujours figurer en caractères noirs sur fond blanc et les adresses de destina
envois plastifiés doivent être suffisamment lisibles.
Il s’agit des plus lisibles possibles. Il s’agit des imitations d’écriture manuscrites
Arial Narrow
Courier New
Page 58 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
La taille de la police
La taille de la police doit être comprise entre 10 et 17 points, la taille optimale étant de 11-12 p
Le code à barres
Page 59 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
L’adresse de l’expéditeur
Placez l’adresse de l’expéditeur au verso de l’enveloppe ou dans le coin supérieur gauche. Cell
doit être écrite en caractères plus petits que ceux utilisés pour l’adresse du destinataire.
Page 60 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
L’affranchissement
L’affranchissement consiste à payer le port d’une lettre (par exemple) au moment de son expé
au moyen d’un timbre-poste.
du poids de l’enveloppe
de la destination du courrier
Le service PRIOR avec distribution garantie le jour ouvrable suivant le dépôt dans la boît
lettres ou dans le bureau de poste
jour + 1
Pour un envoi urgent en Belgique, utilisez un timbre PRIOR, reconnaissable à sa bande rouge PR
Pour un envoi urgent vers l’étranger : affranchissez comme il se doit et collez une étiquette ble
PRIOR. Autre possibilité : utilisez un timbre à bande bleue A-PRIOR.
Le service NON PRIOR, meilleur marché, assurant une distribution du courrier dans les 3
ouvrables jour + 3
Les nouveaux timbres garantissant un traitement PRIOR sont munis d’une bande rouge facilem
reconnaissable de manière à faciliter le tri ; ils sont disponibles dans tous les bureaux de poste
Page 61 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Page 62 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
IV. Conclusion
Au cours de ce travail, nous avons pu constater que la secrétaire est loin d’être le seul acteur
intervenant dans le traitement du courrier et qu’il en implique bien d’autres.
Avant d’arriver entre nos mains, le courrier doit passer par de nombreuses et complexes étape
facilitées et rendues possibles par une minutieuse organisation et diverses technologies, qui ne
cessent d’évoluer dans le temps.
Elle offre de nombreux avantages : un gain de temps précieux, qui fera donc augmenter la
productivité de l’entreprise (« le temps c’est de l’argent ! ») et une diminution de la consomma
de papier, qui une fois de plus fera gagner de l’argent à l’entreprise.
La dématérialisation n’est donc pas seulement une révolution économique, car elle est aussi
écologique !
Page 63 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
V. Sources
Livres
Rédiger le courrier d’entreprise – Fayet – Nishimata
Cours
Internet
http://www.arobase.org/ecole/index.htm
http://www.cap-international.net/GMB09/SERVGENERAUX09.pdf
http://formats-ouverts.org/blog/2007/12/26/1444-le-conte-du-parapheur
Fax to mail : http://fr.wikipedia.org/wiki/Fax_par_internet http://www.swissvon.ch/serveur_de_fax.php
http://www.post.behttp://
www.tabac-notaxe.com/forum/la-poste-et-transporteur-privee/dhl-t1102.html
http://fr.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9l%C3%A9copieur
http://michaudp.free.fr/aide/initiation/html/06_email.htm
http://senegal.usaid.gov/pubs/DGL_Felo_Training_Manuals/1.5%20-
%20Guide%20Pratique%20Documentation,%20Courrier%20-%2025%20Nov%2002.pdf
http://destruction-document-confidentiel.com/Destruction%20confidentielle/CDE26879-D1C6-419D-846C
0D1A7E3A2A75.html
Page 64 sur 65
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
Fin.
Page 65 sur 65