¿Que es un SISTEMA de GESTION?

SISTEMA:
“Interrelación mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y que
conducen al logro de objetivos”.
Que significa gestionar:
Usar en forma eficiente los recursos y medios que disponemos con el fin para lograr los
resultados planificados. Esto incluye:
 Estructuras organizacionales
 Planificación
 Responsabilidades
 Procedimientos
 Procesos
 Recursos
Las cuatro etapas del sistema de gestión son:

 Etapa de Ideación
 Etapa de Planeación
 Etapa de Implementación
 Etapa de Control

Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que

permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.
Es un sistema para establecer políticas y objetivos y poder lograr dichos objetivos
Un sistema de gestión puede incluir varios sistemas
Se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este sistema, un proceso
circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se
logrará en cada ciclo, obtener una mejora.
Como se implementa un sistema de gestión
La implementación de un Sistema de Gestión consiste en cumplimentar una serie de
requisitos
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
Conjunto formado por la estructura de la organización, las responsabilidades, los
procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión
integral de los sistemas
Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y
fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los
Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno,
Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros)”.
En el ámbito actual de las organizaciones, es indudable que los aspectos vinculados a la
Calidad, el Medio Ambiente y la Salud y Seguridad Ocupacional se encuentran relacionados
e interdependientes, de modo que desatender uno, repercute forzosamente en los otros.
Esta circunstancia encuentra una explicación al advertirse el origen común de estos tres
aspectos, ya que tanto cumplir con los requisitos del cliente, mantener un desempeño
sustentable respecto del Medio Ambiente y asegurar la Salud y la Seguridad Ocupacional
del personal son el resultado de un trabajo bien hecho, de forma tal que los defectos,
impactos ambientales y los accidentes y enfermedades laborales significan que las cosas
no se están haciendo bien.
Para su implementación es necesario:
Una ALINEACIÓN CON LA ESTRATEGIA es decir que “La estructura sigue a la
estrategia”, si no hay coherencia entre la estrategia y el sistema no crea valor al negocio.
LIDERAZGO: permite desarrollo de procesos con disciplina, compromiso y claridad en el
propósito, dan autoridad y credibilidad a los líderes.
EMPODERAMIENTO: permite involucrar a las personas a través de la delegación en la
toma de decisiones en el diseño
COMUNICACIÓN: El flujo de información sobre direccionamiento, procesos,
procedimientos y desempeño del sistema asegura eficiencia y eficacia de la organización.

Para qué sirve el SIG?

Funciona como herramienta de gestión sistemática y transparente, sirve para dirigir, evaluar
y mejorar el desempeño institucional

El Sistema Integrado de Gestión - SIG sirve para lograr la satisfacción de las necesidades,
expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad,
beneficiarios o destinatarios del servicio

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

El Sistema Integrado de Gestión - SIG, tendrá las siguientes características:
Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son integrales, por lo
tanto atienden todas las dimensiones definidas en las normas que regulan los sistemas
antes citados.

Compatibilidad: Condición bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema

de Gestión de la Calidad permiten la implementación, sin conflictos, de otro sistema de
gestión o de control, es decir es posible implementarlos de manera integrada.
Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las acciones de
mejoramiento institucional.

Transversalidad: Una acción de mejoramiento institucional se puede desarrollar

transversalmente en dos o más elementos de los sistemas que integran el SIG.

Representatividad: Para efecto de las auditorías internas o externas, cada una de las
acciones de desarrollo del SIG, representan el desarrollo de los sistemas que lo conforman,
bajo los principios de la eficiencia y la economía.
VENTAJAS
Pueden señalarse las siguientes ventajas derivadas de la integración de los sistemas de
gestión

 Simplificación de los requerimientos del sistema.

 Optimización de los recursos.
 Reducción de costos.
 Realización de auditorías integradas.
 Reducción de la documentación.
 Alineación de los objetivos de los distintos estándares y sistemas.
 Creación de sinergias.
 Reducción de duplicaciones de políticas y procedimientos.
 Incremento de la motivación de los trabajadores.
 Mejora de la efectividad y eficiencia de la organización.
 Mejora de la satisfacción de los stakeholders o partes interesadas.
¿Qué son los stakeholders? : El término agrupa a trabajadores, organizaciones sociales,
accionistas y proveedores, entre muchos otros actores clave que se ven afectados por las
decisiones de una empresa. Generar confianza con estos es fundamental para el desarrollo
de una organización.
DIFICULTADES

 Una organización puede encontrarse con diversas dificultades durante el proceso

de integración, como por ejemplo:
 Dificultades derivadas de la resistencia al cambio por parte de la alta dirección y del
personal de la organización.
 Necesidad de recursos adicionales específicos para planificar y ejecutar el plan de
integración.
 Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la
organización.
 Mayor necesidad de formación del personal implicado en el sistema integrado de
gestión.
GESTION O ADMINISTRACION POR PROCESOS
Es la secuencia lógica de actividades que adelanta la Entidad Pública del Distrito Capital
en relación con los siguientes elementos: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución y
Evaluación

Conforme a lo anterior, podríamos concluir que los elementos del PROCESO

ADMINISTRATIVO, forman parte del CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN (Planear, Hacer,
Verificar y Actuar), de la siguiente manera:
Los elementos DIRECCIÓN, PLANEACIÓN y ORGANIZACIÓN, forman parte del
PLANEAR;
El elemento EJECUCIÓN, forma parte del HACER;
El elemento EVALUACIÓN, forma parte del VERIFICAR; y,
Como consecuencia de su aplicación se genera el ACTUAR.
¿QUÉ ES EL CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN?

Teniendo claridad cuál es la relación del SIG con el PROCESO ADMINISTRATIVO, es

necesario identificar que el SIG parte de una estrategia gerencial conocida como el CICLO
PHVA, CICLO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO O DEMING, el cual corresponde a las
iníciales de cuatro (4) actividades que deben ser desarrolladas de manera secuencial, que
como ya mencionamos son PLANEAR, HACER, VERIFICAR y ACTUAR.

Para mejor claridad conceptual del PHVA es importante definirlo tal como lo establece la
Guía de Armonización del MECI( es una sigla que significa Modelo Estándar de Control
Interno )1000:2005 con la NTCGP 1000:2009 expedida por el DAFP(El Departamento
Administrativo de la Función Pública) y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así:
“Planear: Lo primero que se debe establecer es el camino, es decir, la definición de las
políticas y el establecimiento de un plan de acción.
Hacer: Estos lineamientos deben llevarse a la práctica.
Verificar: Una vez puesto en marcha lo planeado, se debe evaluar y monitorear el grado
de cumplimiento de los planes establecidos.
Actuar: De acuerdo a los resultados obtenidos, debe implementar acciones correctivas o
de mejoramiento”.
Así las cosas, es importante precisar que el SIG comparte la adopción de un enfoque
basado en procesos, con base en el Ciclo PHVA, el cual consiste en identificar y gestionar
de manera eficaz numerosas actividades relacionadas entre sí, la manera como se
relacionan sinérgicamente los elementos de cada Sistema para el logro de los objetivos

Gestión por procesos:

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entradas en resultados
Notas: Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros
procesos
Elementos de los procesos

 OBJETIVO DEL PROCESO: Resultado esperado- eficiencia y eficacia.

 ENTRADAS: Información, insumos o materiales que recibe el proceso.
 SALIDAS: Resultados del proceso.
 ACTIVIDADES: Ciclo de operaciones que transforman las entradas en salidas.
 RECURSOS: Personas, infraestructura, maquinaria etc.