Managementul materialelor, aparaturii şi instrumentarului în cabinetul

stomatologic

Curs n° 3
Procesul de achiziţie

Conţinutul cursului:

 Introducere
 Obiectiv
 Demers
 Informaţii generale despre procesul de achiziţie
 Structura
 Procesul de achiziţie.
 Evaluarea tehnologiilor medicale si de stomatologie
 Planificarea şi evaluarea nevoilor
 Achiziţia
 Instalarea
 Punerea în funcţiune
 Supravegherea.

 Consideraţii speciale
 Reglementări locale
 Inlocuirea materialului
 Repararea materialului
 Material de radiologie
 Tehnologia informatiei în sănătate
 Echipamente şi construcţii
 Urgenţe
 Perenitate
 Achizitii online
 Reclamaţii
 Consideraţii etice

 Evaluarea rezultatelor procesului de achiziţie

 Definiţie
 Sistem de evaluare a rezultatelor
 Indicatori

 Concluzii

Bibliografie

1
  Introducere
Achiziţia este un element esenţial al accesului echitabil la servicii de sanatate si
tratamente.

Achiziţia poate fi definită ca o acţiune prin care se pot procura:

- Aparatura;
- Bunuri;
- Lucrări;
- Servicii.

Căile de procurare:
- Cumpărare;
- Leasing;
- Inchiriere;
- Schimb.

Achiziţia include mai multe etape, cum ar fi:

- Planificarea;
- Previziunile;
- Gestionarea lanţului de aprovizionare;
- Identificarea nevoilor;
- Căutarea furnizorilor şi a consultanţilor;
- Pregătirea şi adjudecarea contractului;
- Administrarea contractului;
- Livrarea;
- Incheierea contractului;
- Instalarea;
- Punerea în funcţiune.

 Practicile improprii în domeniul achiziţiilor au dat naştere la furnizarea unor

echipamente medicale si de stomatologie la standarde inferioare şi cu performanţe mai slabe
decât e normal.
 Practicile bune de achiziţie a tehnologiilor sanitare favorizează siguranţa şi calitatea
actului medical.
 Avantajele potenţiale a achiziţiilor practicate în condiţii satisfăcătoare sunt
următoarele:
 cele mai avantajoase condiţii în plan economic– nu neaparat în privinţa preţului,
ci pentru necesităţile organizaţiei;
 o livrare la timp;
 condiţii satisfăcătoare şi bine definite:
- de livrare;
- de instalare;
- de punere în funcţiune;
- de formare;
- de plată;
- de garantie si de mentenanta după vânzare.

2
  servicii după vânzare satisfăcătoare;
 un interes crescut al furnizorilor şi fabricanţilor pentru participarea la ofertele
viitoare.

 Obiective cursului
Obiectivele expunerii noastre sunt:
 Să prezentăm cele mai bune practici de achiziţie în domeniul tehnologiilor sanitare;
 Să oferim studenţilor informaţii practice;
 Să indicăm mijloacele cele mai utile pentru conceperea unui nou sistem;
 Să facem un examen aprofundat a serviciilor;
 Să furnizăm un ansamblu de indicatori pentru evaluarea rezultatelor achiziţiei;
 Să facilităm planificarea;
 Să constituim o listă de control în sprijinul conceperii şi funcţionării unui sistem de
achiziţie.

 Demersul

 In expunerea noastră am trecut în vedere toate liniile directoare accesibile cu uşurinţă

şi aplicabile pe plan internaţional.
 Am dorit ca acest demers să constituie un instrument util care să ajute utilizatorii să
găsească numeroasele surse de informare care vor putea să-i ajute în procesul de achiziţie a
aparaturii/echipamentelor medicale si de stomatologie.

 Informaţii generale despre achiziţii

Organizaţia de cooperare şi dezvoltare economică (OCDE) consideră că un sistem bun
de achiziţie trebuie să se sprijine pe patru «stâlpi»:
 cadrul legislativ;
 integritate şi transparenţă;
 capacităţi instituţionale şi gestionare;
 operaţii şi pieţe.

Programele de ameliorare a managementului unitatilor medicale publice necesită

reforme în domeniul achiziţiilor publice, cum ar fi:
 responsabilizare pentru o ierarhizare clară a responsabilităţilor în structurile decizionale;
 reacţie la nevoile de sanatate ale populatiei;
 profesionalism pentru îmbunătăţirea performanţelor individuale şi de sistem;
 transparenţă pentru asigurarea faptului că cumpărătorii inteleg procedurile şi politicile
şi le consideră acceptabile;
 concurenţa pentru a atrage investiţiile partenerilor naţionali şi internaţionali de calitate,
ca răspuns la nevoile autorităţilor administrative care negociaza contracte;
 dreptul de a formula recursuri pentru a repara reclamaţiile fondate ale furnizorilor.

Un sistem eficient de achiziţii trebuie sa respecte următoarele cinci exigenţe:

o produs sau serviciu bun;
o calitate bună;
o cel mai bun raport calitate/preţ;

3
 o cantitate bună;
o momentul bun şi locul bun.

 Pentru a obţine un produs sau un serviciu bun trebuie făcută o descriere generica
înscrisă în clar într-un «caiet de clauze tehnice».
 O bună calitate este definită ca:
 O bună descriere şi specificaţii bune, însoţite de inspecţii calitative corespunzătoare.
 Descrierea, specificaţiile şi inspecţiile fixează norme minimale acceptabile.
 Descrierea sau specificaţiile sunt generice, nu adaptate sau proprii unei întreprinderi.
 Descrierea şi specificaţiile sunt clare, fără ambiguităţi.
 Toţi ofertanţii au aceleaşi posibilităţi de a obţine toate detaliile pertinente.
 Specificaţiile nu indică faptul că articolele vor fi obţinute «în conformitate cu
eşantionul», în scopul transparenţei.

 Preţul bun:
 Estimarea sau justificarea ratelor se bazează pe:
- preţurile minime «en detail» publicate;
- costul materiilor prime;
- preţul echipamentelor/aparaturii similare la diferiti furnizori;
- preţul unitar actual.

 Negocierile sau contra-ofertele sunt rare şi cerute doar de directive, de criterii sau de
precauţii specifice. Sistemul de licitaţie are ca obiect obţinerea celui mai bun preţ posibil, şi
nu un preţ anormal de scăzut.
 Toate ofertele primite sunt examinate cu atenţie pentru siguranţa că toate indiciile
asupra preţurilor conţinute în ofertă sunt recunoscute.
 Trebuie ca vigilenţa să funcţioneze în cazul practicilor negative, cum ar fi cartelul. La
nevoie se apelează la un soft antifraudă sau anticorupţie. Există protocoale pentru declararea
conflictului de interese şi cercetarea responsabilităţilor pentru toate deciziile.

 Calitatea bună:

 O bună calitate a achiziţiei este justificată, ţinând seama de stocurile disponibile. Se

grupează cât mai multe cereri pentru acelaşi articol, ţinând cont de perenitatea articolelor şi
de perioada achiziţiei.
 Nu se poate aduce nici o modificare majoră cantităţii care figurează în ofertă după
depunerea ofertelor, pentru a evita apariţia unor bănuieli de netransparenţa.
 Vigilenţa trebuie să fie trează când cantităţile trebuie să fie repartizate între mai mulţi
ofertanţi.

 Momentul bun şi locul bun:

 Momentul bun şi locul bun pentru livrare sunt precizate în licitaţie (preţul depinde de
acestea) şi oferta acceptată este conformă acestor factori.
 Logistica pentru aprovizionare şi modul de transport sunt clar precizate.
 Condiţiile de plată sunt clar stipulate in contrect.

 Structura

4
 Există numeroase modele de punere în ordine a operaţiilor pentru achiziţii şi pentru
gestionarea tehnologiilor sanitare.
Formatul utilizat aici şi prezentat în Figura 1 este ciclul de viaţă a tehnologiilor
sanitare.

Figura 1

FURNITURA
Fabricarea
Comercializarea Proba
Transferul Conceptia

Cercetarea
Distribuirea

Evaluarea
nevoilor

Evaluarea

tehnologiilor des Dezafectare

Evaluarea Intreţinerea

Planificarea

Achiziţia Formarea

Instalarea Functionarea

Punerea în funcţiune

ACHIZITIA UTILIZAREA

In ceea ce urmează, prezentăm o schemă operaţională succintă a procedurilor standard

de achiziţie:

5
Évaluation des Évaluation des Planification et Acquisition Installation Mise en service Suivi
technologies dispositifs et évaluation des besoins
Examen des
Vérification de la Mesure des
rapports Étude du marché Formation d’une équipe Publication des Préparation du documentation performances du
existants pluridisciplinaire et documents site matériel
conception d’un plan d’appel d’offre
de travail
Tests
Examen des Ispections avant fonctionnels de
évolutions de Collecte de données et expédition
Réception et la sécurité,
Recherche des produits Mesures de
définition des ouverture des étalonnage et
rapports existants performances du
domaines stratégiques offres tests de
disponibles sur le fourniseur
Expédition et validation
site Web de
l’INAHTA dédouanement
(International Appel à un Établissement d’une
Network of spécialiste à liste de fournitures Évaluation des
requises, des quantités Formation Évaluation de
Agencies of Healt défaut aspects
et des caractéristiques Stokcage, (utilisateurs, l’adéquation des
Technology d’informations techniques et
techniques transport et entretien et technologies
Assessment) sur le marché financiers, ainsi
livraison suivi)
que des
fourniseurs
Calcul des coûts et
Évaluation confiée, Rapport sur la spécification des Enregistrement
si nécessaire, à foction et les exigences locales Réception et et transfert Évaluation de
l’organisme performances livraison l’efficacité
d’évaluation des Adjudication du économique
technologies de la contrat ou
santé (ETS) Financement et analyse commande
Assemblage et
budgétaire construction
Examen
prévisionnel
Définition des
échéances de
Définition de la Entreposage des
paiement
méthode d’acquisition articles à usage
unique et des Examen du
consommables processus
d’acquisition

Finalisation du plan et
des indicateurs de
gestion Surveillance de la
sécurité des
Remarque: patients
L’ETS et l’évaluation des dispositifs, bien que
distinctes du processus d’acquisition
proprement dit, sont des étapes
préparatoires utiles pour une passation de
marché satisfaisante.

6
  Procesul de achiziţie
 Evaluarea tehnologiilor

Definiţie:
Evaluarea tehnologiilor este un proces pluridisciplinar care adună informaţii privitoare
la aspectele următoare:
- medicale,
- sociale,
- economice,
- etice legate de utilizarea unei tehnologii sanitare într-o manieră:
- sistematică,
- transparentă,
- imparţială,
- solidă.
Această definiţie face referire la tehnologiile utilizate în domeniul sănătăţii şi nu la un
echipament particular.

Resurse puse în practică:

Accesul la rapoartele de evaluare a tehnologiilor joacă un rol important.
Reţeaua “European Network for Health Technology Assessment” evaluează tehnologiile
noi şi emergente.

Acţiuni:
Rapoartele de evaluare existente pot fi utilizate pentru a determina dacă o tehnologie
răspunde eficient unei nevoi sanitare recunoscute.
Se poate obţine consiliere cu privire nivelul de achiziţii cerut de o amelioarare a
sănătăţii.
Unele ţări evaluează aparatura/echipamentele medicale si de stomatologie de pe piaţa
lor.
Fiecare raport începe cu o privire de ansamblu asupra tehnologiilor şi face trimitere la
materialele care vor ajuta la efectuarea unei evaluări globale a tehnologiilor.
Informaţiile generale despre tehnologii, tratamente şi materiale dentare si produse
farmaceutice sunt publicate pentru a orienta practicarea îngrijirilor în ţările respective.
In absenţa unor sfaturi, mai sunt şi alte organisme care dispun de evaluarea
tehnologiilor, cum ar fi:
- HTAi,
- INAHTA,
- EuroScan si
- Centrele de Colaborare OMS din tarile respective.
Este posibil de asemenea să se execute o evaluare specifică.

Garanţii:
Utilizarea unor surse certificate pe plan naţional poate garanta integritatea informatiilor.
INAHTA poate fi contactat pentru a verifica validitatea sau integritatea surselor, dacă
este nevoie.

Rezultate:
Evaluarea tehnologiilor ne asigură că politicile şi planurile de sănătate includ beneficii
reale pentru sănătate ale unei anume tehnologii, ceea ce facilitează luarea deciziilor.

7
  Evaluarea aparaturii/echipamentelor medicale si de stomatologie

Definiţie:
Evaluarea presupune:
- evaluarea performanţelor,
- evaluarea funcţionării.

Evaluarea certifică faptul că acţiunea unui dispozitiv este chiar cea indicată de către
fabricant.

Resurse puse în aplicare:

Pentru a cunoaşte un evantai de produse disponibile, este necesar să se efectueze un
studiu de piaţă înainte.
Laboratoarele de testare sau centrele de evaluare utilizate pentru studiul pieţei sau
testele la care este supus un echipament trebuie să fie înregistrate sau certificate de către o
autoritate competentă.

Acţiuni:
- consultarea studiilor despre evaluarea aparaturii în domeniul terapeutic,
- obţinerea avizelor despre performanţele aparaturii existente pe piaţă,
- obţinerea certificatului de conformitate de la Comisia internaţională (IEC) sau
- obţinerea certificatului de conformitate de la Organizaţia internaţională de normalizare
(ISO) sau
- solicitarea avizului unui bioinginer medical, care va indica testele la care vor trebui
supuse echipamentele/aparatura.
Informaţiile obţinute din aceste studii, la acest stadiu, vor putea preveni în viitor erori
costisitoare şi pierderea de timp.

Garanţii:
Utilizarea surselor certificate la nivel naţional.

Rezultate:
O evaluare a funcţionării şi performanţelor aparaturii/echipamentelor disponibile, va
ajuta să se facă alegerile potrivite legate de achiziţie.

 Planificarea şi evaluarea nevoilor

Definitie:
Planificarea este pregătirea unei acţiuni coordonate şi integrate, destinată să răspundă
unei nevoi de servicii sau de lucrări, la timpul oportun şi la un cost rezonabil.
Acest proces constă în transformarea nevoilor legate de prestarea tratamentelor în nevoi
de achiziţii viitoare.
O evaluare a nevoilor include cuantificarea diferenţei între aparatura dorită de serviciile
de sanatate şi aparatura existentă si utilizata efectiv la momentul respectiv.

Resurse puse în aplicare:

- politicile de sănătate naţionale,
- un inventar al aparaturii/echipamentelor medicale si de stomatologie,
- date demografice,
- ajutorul grupurilor consultative pentru aplicarea adecvată a tehnologiilor.

8
 Manualul de achiziţii al ONU include exigenţe legate de:
- specificaţii,
- termene limită,
- surse de finanţare,
- studii de piaţă,
- aprobări,
- strategii adecvate.
Ghidul Organizaţiei Panamericane a Sănătăţii (OPS) include o listă a
condiţiilor prealabile creării unui sistem de aprovozionare.
Ghidul sugerează de asemenea:
- identificarea tuturor persoanelor care vor trebui să acţioneze;
- preţurile de referenţă;
- directive cu privire la estimarea nevoilor;
- directive cu privire la baza de date a furnizorilor;
- directive legate de gestiune.
Toate aceste elemente fac parte dint-o politică standard de achiziţii.

Acţiuni:
Ghidul OPS oferă detaliile unui demers progresiv de elaborare a unui plan de achiziţii,
rezumat mai jos:
 punerea la punct a echipei de planificare a achiziţiei;
 redactarea unui plan de acrivitati;
 existenta unui inventar actualizat;
 un studiu de piaţă;
 colectarea datelor;
 descrierea domeniilor critice;
 stabilirea unei liste de aparatura/echipamente conforme nevoilor de sanatate;
 elaborarea caietului de sarcini conform exigenţelor locale şi pregătirile cerute;
 analiza preţurilor de referinţă şi a timpului de livrare;
 analiza surselor de finanţare;
 ajustarea bugetului;
 definirea sprijinului cerut în contract pe toată durata de viaţa a
aparaturii/echipamentelor care urmeaza a fi achizitionate:
- manuale tehnice si de utilizare,
- întreţinere,
- mentenanţă,
- piese detasate,
 definirea metodei de achiziţie:
- prin comadă directă,
- negociere competitivă,
- oferte naţionale,
- oferte internaţionale concurente,
- cerere de cotaţii,
- acord de închiriere,
- acord pe termen lung
 definirea indicatorilor de gestiune,
 finalizarea planului de achiziţie.

9
 Putem enumera câteva avantaje ale sistemului de planificare a achiziţiilor:
 reglementarea aplicabilă alegerii vânzătorilor şi a numărului inclus;
 tipul şi formatul documentelor de solicitre a ofertelor;
 reguli aplicabile procesului de licitaţie;
 alegerea strategiei de achiziţie respectand legislatia în vigoare;
 sarcini legate de punerea la punct a sistemului.

Garanţii
Planul trebuie să includă etape realiste şi relativ frecvente, pentru a permite urmărirea
progresului pe parcursul punerii în practică a acestuia.

Rezultate:
o un plan pentru întreg ciclul de achiziţie care cuprinde:
- tipul,
- calitatea,
- valoarea produsului,
- data fixată,
- locul,
- indicatorii de urmărit.

Achiziţia
Definiţie:
Procesul de achiziţie constă în dobândirea aparaturii/echipamentelor, instrumentarului
si materialelor dentare si medicale prevăzute în plan.

Resursele includ:
- politicile care privesc achiziţia,
- planul de achiziţii,
- caietul de sarcini,
- aprobarea de la sectorului financiar,
- decizia legată de metoda de achiziţie.

Acţiuni:
Principalele elemente de bună practică în domeniul achiziţiei sunt:
 licitaţia şi publicarea documentelor;
 receptarea şi deschiderea ofertelor;
 evaluarea ofertelor şi caompararea cu caietul de sarcini:
- verificarea conformării la regulile aplicabile licitaţiei;
- evaluarea tehnică: elemente ponderatoare pentru luarea deciziilor;
- evaluarea financiară,
- evaluarea furnizorilor,
 adjudecarea contractului sau comenzii;
 informarea ofertanţilor care au fost respinşi;
 termenele de plată.

Garanţii:
Elaborarea unor liste de control sau a unor tabele de planificare, precizând clar
responsabilităţile pentru fiecare stadiu şi incluzând un calendar previzional.

10
 Rezultate:
Rezultatul achiziţiei va fi adjudecarea unuia sau mai multor contracte, incluzând:
- costurile convenite,
- termenele de plată convenite,
- specificaţiile convenite.

 Instalarea

Definiţie:
Instalarea este procesul prin care aşezăm echipamentele/aparatura achizitionata la locul
său. Mai sunt şi alte procese asociate:
- livrarea,
- stocarea,
- poziţionarea echipamentelor/aparaturii achizitionate.

Resurse puse în aplicare:

Resursele sunt:
- notificarea contractelor sau a comenzilor,
- materialele specificate,
- definirea condiţiilor de livrare.

Acţiuni:
Prezentăm detalii pentru etapele următoare:
 inspectare înainte de expediere;
 controlul prin sondaj;
 expedierea;
 formalităţi vamale;
 transportul;
 stocarea;
 recepţia;
 verificarea în prezenţa furnizorului pe baza unei liste de control;
 asamblarea;
 actualizarea.

Tuturor actorilor asociaţi acestui proces trebuie să le comunicăm:

- programul de achiziţie;
- specificaţiile;
- coordonatele furnizorului;
- coordonatele cumpărătorului,
- responsabilităţi particulare.

Garanţii:
Pentru fiecare stadiu este importantă punerea la punct a procesului de verificare şi de
notificare.
In timpul asamblării se poate utiliza o listă de control care trimite la specificaţiile
clauzelor tehnice.
Ghidurile indică să se prevadă o modalitate de semnalare a unei probleme de
conformitate sau un defect, ca parte a controlului în executarea contractelor.

11
 Rezultate:
Instalarea va avea drept rezultat livrarea şi instalarea tehnologiilor sanitare, care vor
putea începe să fie utilizate.

 Punerea în funcţiune
Definiţie:
Punerea în funcţiune înseamnă «seria de teste şi de ajustări efectuate pentru a verifica
funcţionarea corectă şi în bune condiţii de securitate, a noului echipament înainte de utilizare».
Formarea în vederea utilizării tehnologiei este de obicei inclusă în punerea în funcţiune.

Resursele puse în aplicare:

Resursele reprezintă chiar tehnologia sanitară care este livrată, instalată şi care poate
începe să fie utilizată.

Acţiuni:
Punerea în funcţiune presupune următoarele:
 pregătirea utilizării;
 efectuarea testelor de siguranţă;
 calibrarea;
 efectuarea testelor de funcţionare;
 înregistrarea rezultatelor;
 stagii de formare profesionala:
- formare iniţială;
- formarea personalului de mentenanţă;
- formarea supravegherii.
 înscrierea înregistrării în dosarele instituţiei sanitare;
 transferul de proprietate.

Garanţii:
Este important să existe un mecanism de înregistrare şi de notificare a
fiecărei etape prezentate mai sus.
Personalul însărcinat să facă rapoarte pentru fiecare etapă trebuie să fie
calificat.
Lista de control stabilită pentru instalare poate fi extinsă şi la punerea în
funcţiune.

Rezultate:
Rezultatele punerii în funcţiune sunt:
- o tehnologie gata să fie utilizată cu regularitate;
- utilizatori formaţi pentru o funcţionare eficientă;
- autorităţile administrative sunt informate de succesul punerii în funcţiune.

 Supravegherea

Definiţie:
Supravegherea înseamnă colectarea şi gestionare datelor care permit
controlarea actualelor echipamente şi furnizarea informaţiilor pentru cumprăturile
achizitiilor viitoare.

12
 Procesul de supraveghere furnizează informaţii asupra întregului ciclu, în sprijinul
planificării.

Resurse:
Resursele sunt aşteptările cu care comparăm progresele realizate, dar şi sistemele de
informare pentru înregistrarea şi analiza datelor.

Acţiuni:
Trebuie să culegem informaţii, să le analizăm pentru a putea evalua:
 performanţa echipamentelor/aparaturii – verificând lucrările de reparaţii şi de
mentenanţă necesare;
 performanţa furnizorului – verificând următoarele:
o organizarea şi executarea adecvate:
- a formării,
- a vizitelor de garanţie,
- a vizitelor de mentenanţă.
o istoricul satisfăcător al livrării;
o absenţa dificultăţilor cu privire la validarea echipamentelor/aparaturii
achizitionate.
 adecvarea tehnologiei – verificând următoarele aspecte:
- furnizarea consumabilelor;
- utilizarea efectivă a aparaturii;
- informaţii comunicate de utilizatorii aparaturii;
- angajarea apecialistilor în utilizarea aparaturii.
 eficienţa economică – comparând costurile reale de funcţionare cu costurile pe durata
pe durata de viaţă previzionată, pentru a verifica absenţa reparaţiilor în exces.
 exactitudinea previziunilor – comparând cantităţile prevăzute în comandă cu
necesităţile reale.
 procesul de achiziţie;
 siguranţa pacienţilor:
- prin stabilirea unui sistem de supraveghere şi de înregistrare;
- prin determinarea momentului propice de casare a echipamentelor.
 Aceste procese necesită un sistem de gestionare a informaţiilor şi datelor, ca element
esenţial de protecţie împotriva corupţiei.

Garanţii:
 Sistemele de gestionare a informaţiei pot fi utilizate pentru garantarea realizării
scopurilor, iar colectarea suficientă a datelor vine în sprijinul planificării.

Rezultate:
 Rezultatele supravegherii reprezintă o bază de date despre:
- tehnologiile sanitare;
- furnizori;
- procesele eficiente;
- echipamentele fiabile;
- istoricul experienţelor dobândite şi problemele ridicate.
Tabelul de mai jos este un rezumat al procesului de achiziţionare a
aparaturii/echipamentelor medicale si de stomatologie:

13
 Rezumatul elementelor procesului de achiziţionare a echipamentelor/aparatirii/tehnologiilor medicale si de stomatologie
Element Resurse pentru punerea în funcţiune
(condiţii cerute pentru element)
Evaluarea Acces la rapoartele organismului de
tehnologiilor evaluare a tehnologiilor.
Evaluarea Cunoaşterea pieţei existente şi
dispozitivelor centrele de evaluare a dispozitivelor
funcţionale şi certificate.
Planificarea şi Politica de sănătate, stocuri, date
evaluarea demografice şi surse de finanţare.
nevoilor
Achiziţii Politici de achiziţii publice, planul de
publice achiziţie, caietul de sarcini, aprobarea
departamentului financiar, decizia cu
privire la metoda de achiziţie publică.
Instalarea Contracte adjudecate sau comenzi
directe, materiale precizate la faţa
locului şi condiţii de livrare clar
definite.
Punerea în Tehnologiile sanitare livrate, instalate
funcţiune şi gata pentru o primă utilizare.
Supravegherea Obiective şi sisteme de informare clare
pentru înregistrarea şi analiza datelor.
Garanţii (măsuri destinate să asigure
succesul punerii în funcţiune)
Utilizarea de surse certificate la nivel
naţional pentru a asigura integritatea
datelor.
Utilizarea de surse certificate la scară
naţională sau evaluate, pentru a asigura
integritatea datelor.
Tabelul de planificare cu termenele limita.
Liste de control sau tabel de planificare cu
responsabilităţi şi detalii.
Proces de verificare şi de notificare cu
supraveghere şi control permanent.
Notificare şi înregistrare prin personal
calificat.
Sisteme de informare pentru a se asigura
că obiectivele sunt atinse şi că au fost
culese date suficiente.
14
Rezultate (produse ale elementului)
Un ajutor în asigurarea că politicile şi planurile includ avantajele
reale ale unei tehnologii pentru sănătate, ceea ce permite
luarea unor decizii bazate pe date factuale.
Evaluare fiabilă a funcţionării şi performanţei.
Un plan detaliat pentru întreg ciclul de achiziţie încluzând
indicatori se supraveghere.
Contract(e) adjudecat(e) cu costuri, detalii şi specificaţii
convenite.
Tehnologiile sanitare livrate, instalate şi gata pentru o primă
utilizare.
Technologii pregătite pentru o utilizare regulată, utilizatori
formaţi pentru o funcţionare eficientă şi autoritatea de achiziţii
publice informată despre succesul punerii în funcţiune.
Baza de date a tehnologiilor sanitare, furnizor, proceduri şi
echipamente; istoricul experienţelor dobândite şi problemele
ridicate.
  Consideraţii speciale

 Reglementări locale
 Departamentul de achiziţii va trebui să studieze cu atenţie reglementările în vigoare.
 E datoria responsabilului de achiziţii să cunoasca aceste reglementări şi să le respecte.
 Pentru organismele publice, un minister însărcinat cu aprovizionarea sau un serviciu
echivalent poate asigura controlul juridic a tuturor achiziţiilor publice.
 Putem consulta referinţele făcute la Conferinţa Naţiunilor Unite despre comerţ şi
dezvoltare sau de Organizaţia mondială a Comerţului.

 Înlocuirea
 O parte din procesul de planificare constă în estimarea necesităţilor viitoare în
materie de achiziţionare a tehnologiilor medicale si de stomatologie.
 Valorile care există în depozit vor evolua pe măsură ce echipamentele sunt scoase
din uz sau pe măsură ce orientările şi recomandările clinice se schimbă.
 Înlocuirea nu va mai constitui o măsură de urgenţă, dar va fi un planificata.
 Înlocuirea planificată ajută la:
- păstrarea siguranţei pacienţilor;
- asigurarea calităţii rezultatelor;
- reducerea cheltuielilor cu raparaţiile.
În cazul echipamentelor reduse ca număr, dar scumpe, este de preferat să se planifice
înlocuirea înaintea unei pane pentru a asigura continuitatea serviciilor clinice.

 Reparatii
 Echipamentul reparat a fost utilizat, dar trebuie reparat de către fabricant sau de un terţ.
 Pentru donaţii de aparatura ca şi pentru cea reparata, este important să precizăm:
- vechimea,
- starea,
- serviciile tehnice de suport,
- furnizarea de consumabile.

 Material de radiologie
 Contractele de achiziţie a aparaturii de radiologie necesită mari cheltuieli de capital
care includ costul unui contract de mentenanţă global de obicei pe zece ani.
 Este important să dispunem:
- de capacităţi locale certificate de service,
- de circuite clar definite pentru importul de piese,
- de garanţii incluzând o compensaţie pentru imobilitate,
- precizări cu privire la domenii care ţin de responsabilitatea fabricantului
şi a distribuitorului.

- Va trebui să acordăm atenţie deosebita reglementărilor nationale şi internaţionale

aplicabile importurilor; transporturilor; stocării.

 Tehnologiile informationale pentru sănătate

 În domeniul sănătăţii se utilizează de regulă soft-uri pentru securitatea pacienţilor.
 Este importantă cumpărarea soft-urilor în condiţii adecvate din motive legale,
deoarece punerea la punct a securităţii şi antivirusul necesită sprijinul fabricantului.

15
  Va trebui să se vegheze inspectarea acordului de licenţă a utilizatorului pentru a se
asigura că specificatiile sunt respectate.
 Formarea personalului şi acordurile de mentenanţă complete sunt indispensabile
pentru instalarea şi utilizarea adecvată a softurilor.

 Echipamente şi construcţie
 Proiectele de construire tind să fie asociate cu planurile de achiziţii publice
îndelungate şi mai costisitoare decât celelalte tipuri de achiziţie, deci avizele juridice sunt
necesare si importante.
 Ofertele de proiecte trebuie să includă condiţiile cerute înaintea instalării aparaturii,
în special pentru radiologie şi aparatele care funcţionează cu tensiune sau curent înalt.

 Urgenţe
 Situatiile de urgenţă nu permit aplicarea regulilor normale ale achiziţiilor publice,
doar în cazul in care au fost constituite stocuri suficiente.
 Etapele de evaluare pot ajuta la pregătirea pentru situaţii de urgenţă.
 În situaţii de urgenţă sunt necesare măsurile anticorupţie.

 Perenitatea
 Perenitatea este acea capacitate a unui program de a asigura/a menţine avantaje după
reducerea semnificativa/oprirea susţinerii tehnice, administrative şi financiare a donatorului.
 În timpul procesului de achiziţie, va fi util să ştim dacă anumite căi de aprovizionare
sau anumite produse vor fi mai greu de administrat sau mai greu acceptabile local pe termen
lung.
 Aspectele ecologice vor trebui de asemenea luate în consideraţie deoarece ele vor
afecta longevitatea şi acceptabilitatea avantejelor furnizate.
 Trebuie să se ţină seama de aspectele sociale în procedura de achiziţie (condiţii de
muncă şi drepturile omului).
 Ar fi util un audit de perenitate în procesul:
- de planificare,
- de punere în funcţiune,
- de supraveghere.

 Achiziţionare online
 Recurgerea la schimbul de date electronice şi de oferte online este considerată un
instrument eficient din punct de vedere economic şi transparent.
 Securitatea datelor este o problemă majoră şi este important să se solicite avizul
specialiştilor în conceperea unui asemenea sistem.

 Reclamaţii
 Regulile publice sau instituţionale care rezolvă gestionarea reclamaţiilor vor fi
precizate în contracte.
 Un sistem de supraveghere bine conceput poate urmări toate reclamaţiile depuse şi
poate fuzniza astfel informaţii utile pentru întocmirea contractelor viitoare.

 Consideraţii etice
 Un cod de conduită sau o declaraţie a valorilor de bază a organizaţiei va fi un atu
pentru promovarea bunelor practici şi a normelor de etică.

16
  Se impune vigilenţă în licitaţiile cu concurenţă strânsă şi pentru a evita situaţii de tip
cartel.
 E bine să se utilizeze softuri antifraudă şi anticorupţie, dacă este cazul.
 Este util, de aseenea, să se conceapă protocoale pentru declararea conflictelor de
interese şi precizarea responsabilităţilor cu privire la toate deciziile.

 Evaluarea rezultatelor procesului de achiziţie

 Definiţie:
 Datele legate de achiziţiile anterioare pot furniza informaţii pentru achiziţiile publice
viitoare care se pot ameliora.
 Orice procedură de achiziţie are, desigur, obiective şi este indispensabil să ştim dacă
s-au îndeplinit.
 Evaluarea rezultatelor procedurii de supraveghere măsoară realizările în raport cu
obiectivele.
 Sisteme de evaluare a rezultatelor
 Ar trebui să se măsoare distanţa dintre structura unei proceduri de achiziţie şi un
ideal pentru a şti cum poate fi ameliorată această structură.
 Sunt diferite instrumente potenţial utile pentru conceperea şi evaluarea unui sistem.
 Indicatorii pentru procesul de achiziţie propuşi de ONU sunt descrişi în tabelul
urmator:

Măsurarea Indicatori
rezultatelor
Eficienţa Numărul şi procentul ofertelor şi propunerilor conforme
economică a Numărul furnizorilor în concurenţă
procesului Informaţiile comunicate de furnizori despre proces în cadrul unui chestionar structurat
Reducerea Nivelul şi suma economiilor sau reducerilor de costuri realizate
costurilor şi Reducerea în procente, a economiilor la produsele în stoc
supravegherea Reducerea în procente a cererii
cheltuielior Numărul de rupturi de stoc, în medie
Numărul şi procentajul aparatelor/echipamentelor refuzate
Procentajul creditelor cheltuite
Gestionarea Numărul şi procentajul «noilor» furnizori în concurenţă
furnizorilor Numărul şi procentajul livrărilor întârziate sau neadecvate
Perioada de timp scursă între adjudecarea contractului şi transferul integral
Nivelul de calitate atins, in procente, nivelul echipamentelor respinse pe furnizor
Numărul şi procentajul de punere în funcţiune amânate, pe instituţie şi pe furnizor
Valoarea achizitiilor efectuate de la fiecare furnizor, pe an
Eficienţa Volumul tranzacţiilor cu valoare fiabilă, pe unitate, în procente, a numărului de comenzi
economică a şi valoarea comenzilor
sistemelor şi Utilizarea acordului de grup sau pe termen lung, în procente, din numărul total al
proceselor interne contractelor
Reducerea cheltuielilor de tranzacţie, în cheltuieli de departament, pe comandă
Gradul de satisfacţie a clienţilor interni, printr-un chestionar intern
Procentaul de achizitii finalizate
Gestionarea Procentajul personalului certificat din departamentul de achiziţii
achiziţiilor publice Numărul şi procentajul zilelor de muncă consacrate formării, transformate în zile de
muncă
Controlul calităţii Procentajul echipamentului furnizat care funcţionează după fiecare an de vechime
materialului şi Procentajul valorii cheltuielor pentru reparaţii şi mentenanţă pe echipament/aparat in
echipamentelor parte

17
  Concluzii
 Achiziţiile efectuate aşa cum am prezentat până aici vor asigura tuturor părţilor
implicate următoarele avantaje:
- Profesionistii specializati in achiziţii au avantajul de a lucra în mod transparent şi
responsabil, conform cu normele nationales si internaţionale acceptate;
- Organismele financiare pot fi sigure că aparatura/echipamentele de uz medical si de
stomatologie sunt achizitionate la preţul corect;
- Profesioniştii din serviciile de sănătate achiziţionează aparatura/echipamente, material
şi instrumentar de calitate;
- Pacienţii beneficiază de îngrijiri de sanatate de calitate şi eficiente.

18
19