Managementul materialelor, aparaturii şi instrumentarului în

cabinetul stomatologic in acord cu manoperele clinice

CURS N° 6

Programul de mentenanţă a echipamentelor medicale : prezentare

generală
Conţinutul cursului:
 Introducere
 Obiectiv
 Definiţii legate de mentenanţă
 Planificarea programului de mentenanţă
 Inventar
 Metodologie
 Resurse
 Gestiune
 Gestiune financiară
 Gestiune de personal
 Gestiune operațională
 Supravegherea performanței
 Ameliorarea performanței
 Punerea în funcție
 Inspectare și mentenanță preventive
 Mentenanță corectivă
 Stabilirea rapoartelor
 Siguranța
 Concluzii

1
  Introducere

Mentenanța echipamentului medical poate fi împărțită în două mari categorii :

 inspecția și mentenanța preventivă (IPM) ;
 mentenanța corectivă (CM)

Figura 1. Componentele unui program de mentenanță

Inspecția și mentenanța preventivă cuprinde totalitatea activităților programate care

vizează garantarea bunei funcționări a materialului și evitarea defecțiunilor sau a eșecului.
Inspecțiile de performanță și inspecțiile de siguranță sunt niște proceduri simple care
urmăresc să verifice dacă un dispozitiv funcționează corect și poate fi folosit fără risc.
Mentenanța preventivă desemnează activități programate care au drept obiectiv
prelungirea duratei de viață a unui dispozitiv și evitarea eșecurilor.
Inspecția poate fi efectuată singură sau în combinație cu operații de mentenanță
preventivă pentru a asigura o bună funcționare a materialului și instrumentarului medical.
Complexitatea programului de mentenanță depinde de mărimea, tipul instituției
sanitare, de amplaserea și resursele necesare.

 Obiectiv
Obiectivul demersului nostru este de a furniza informații despre componentele unui
program eficient de mentenanță a echipamentului medical.
Scopul nostru este de a demonstra organismelor care se îngrijesc de sănătate cum
- să planifice,
- să conducă,
- să pună în practică
activitățile de mentenanță a materialului și instrumentarului medical

2
  Planificarea programului de mentenanță

 Inventarul

Planificarea unui program de mentenanță se înscrie într-un demers mai vast care
vizează să pună la punct un program complet de gestionare a tehnologiilor de sănătate.
Acest proces de planificare cuprinde o examinare a factorilor critici, așa cum se arată
în Figura 2.

Figura 2. Factori-cheie de luat în calcul la planificarea unui program de mentenanță

Incă de la începutul procesului de planificare a unui program de mentenanță, este

esențial să se identifice tipul dispozitivelor care pot fi incluse în program. Aceasta va
depinde de tipul de instituție – de la dispensare pentru îngrijiri primare până la spitale pentru
îngrijiri terțiare – și de la diversitatea dispozitivelor cu care sunt echipate aceste instituții de
sănătate.
Strategiile de selactare a materialului ce trebuie de inclus într-un inventar și într-un
program de mentenanță sunt importante.
Metodele permit identificarea activităților de mentenanță prioritare ; aceste metode pot,
de asemenea, să folosească la selectarea materialului ce trebuie inclus în inventar
Poate fi util să se realizeze un inventar în momentul efectuării inspecțiilor de rutină sau
la efectuarea activităților de mentenanță preventivă. In plus, atunci când instituția primește
un material nou, acesta trebuie inspectat și mai apoi adăugat la inventar.

 Metodologie

Un program de mentenanță poate fi pus în practică în diferite feluri : deci este

important să cunoaștem diversele opțiuni existente.
De exemplu, se pot încheia contracte de service cu fabricanții de dispozitive, cu
societăți de service independente sau cu ambele.
O parte din activitățile de mentenanță poate fi, de asemenea, asigurată de către
personalul anagajat de instituția de îngrijiri de sănătate, dacă aceasta are capacitățile necesare
de a supraveghea și a conduce activitățile respective.

3
 Este important să se determine pentru fiecare serviciu echilibrul necesar între
gestionarea internă și utilizarea unor prestatori de servicii externi, ținând cont de
posibilitățile instituției șî de personalul de care dispune.

 Resurse

Este greu să se prevadă resursele destinate mentenanței.

Acest lucru presupune :
 să dispunem de un istoric al mentenanței ;
 să calculăm nevoile în personal ;
 să știm în ce moment un material riscă să prezinte o defecțiune ;
 să dispunem de personal competent cu formare și experiență adecvate ;
 să avem acces la piese uneori greu de procurat ;
 să depășim dificultățile în aprovizionare, mai ales în cazul materialelor
cumpărate din străinătate.
Pentru a face față acestor dificultăți, este esențial să examinăm în prealabil resursele
financiare, materiale și umane necesare pentru a executa convenabil activitățile prevăzute.

 Resursele financiare
Resursele financiare necesare unui program de mentenanță se împart în două categorii :
– costurile inițiale,
– costurile de exploatare.
Costurile inițiale sunt investițiile necesare înainte de punerea în practică a programului.
Costurile de exploatare corespund cheltuielilor recurente de punerea în practică a
programului.
Tabelul 1 recapitulează principalele elemente din fiecare categorie.

Tabel 1. Resursele financiare necesare unui program de mentenanță

Costuri inițiale Costuri de exploatare

Resurse Spațiu, instrumente, aparate de Exploatare, service principal,

materiale testare, resurse informatice, mentenanță, calibrare.
vehicule.

Resurse Recrutare, formare inițială. Salarii, avantaje, rotirea efectivelor,

umane formare continuă.

Mentenanță (neaplicabilă) Contracte de service, piese și

directă materiale, deplasări, expedieri.

Prima etapă de calculare a costurilor constă în specificarea resurselor materiale și

umane necesare, în funcție de cantitatea și tipul materialelor medicale.
Costurile inițiale și costurile de exploatare sunt, apoi, calculate cu ajutorul tarifelor
aplicabile în țara sau regiunea respectivă.

4
 In privința componenetei Inspecție și mentenanță preventivă, în mod deosebit, este util
să estimăm volumul de muncă cerut de program.
Volumul total de muncă este calculat în funcție de durata activităților, cum ar fi :
 crearea administrativă a formularelor de inspecție și de mentenanță preventivă ;
 pregătirea inspecțiilor ;
 obținerea materialului ce trebuie inspectat (transportul materialului spre zona de
lucru centrală sau deplasarea până la locul unde este amplasat materialul),
 stabilirea unui rezumat al activităților realizate,
 comandarea noilor piese ca urmare a utilizării acestora pentru mentenanță
preventivă.
Mai întâi, estimarea directă a costurilor de mentenanță poate fi dificilă, dar se
ameliorează cu timpul și datorită experienței acumulate.
Costul contractelor de service poate, totuși, să fie fixat în cadrul negocierilor cu
pretatorii de servicii externe.
Coeficientul de cost pentru mentenanță este un indicator util pentru a determina
rentabilitatea unui program de mentenanță.
Acest coeficient este calculat împărțind costul total anual al executării programului de
mentenanță a materialului medical la valoarea (costul de achiziție) materialului medical ce
figurează în inventar.
De-a lungul timpului, va fi posibil să se realizeze investiții suplimentare în programul
de mentenanță. Putem, de exemplu, să prevedem asigurarea întreținerii unui tip de material
în mod prioritar mobilizând resursele și personalul din interior mai curând decât apelând la
forțe exterioare.

 Resursele materiale
Un program de mentenanță se bazează pe un anumit număr de resurse materiale,
printre care :
 spațiul de lucru,
 instrumente și aparate de testare,
 furniturile,
 piesele de schimb,
 manualele de utilizare și de întreținere necesare pentru operațiile de
mentenanță.

In ceea ce privește spațiul în care se va efectua mentenanța, se poate opta pentru

efectuarea mentenanței la fața locului, pentru anumite tipuri de material, cum ar fi :
- aparatele destinate evaluarilor radiologice,ce beneficeiaza de regulamente
proprii ;Exemple elocvente pentru medicina dentara : CBCT, radiologie digitala ;
- analizorii de laborator,
- sterilizatorii,
- lămpile chirurgicale.
Cea de a doua opțiune este de a transporta materialul până la atelier, ceea ce poate dura
mai mult timp.
Prezența resurselor informatice în spațiul de lucru trebuie să fie luată în calcul și
accesul la internet poate fi o resursă utilă.Pentru medicina dentara exista programme
informatice prin care i se explica pacientului diferitele solutii terapeutice.

5
 Instrumentele și aparatele de testare permit reducerea costurilor de mentenanță dacă
le planificăm a fi cumpărate din timp, deoarece procedurile de inspecție și de mentenanță
preventivă și / sau corectivă necesită diverse instrumente și aparate de testare cum ar fi :
- termometru,
- voltmetru
- dinamometru
- osciloscop,
- cutii cu rezistențe și condensatori,
- tester de securitate electrică, etc.
In funcție de mărimea instituției de sănătate, se pot planifica cumpărarea unor
instrumente și aparate de testare mai mult sau mai puțin sofisticate.
In orice caz, o finanțare din timp este necesară în momentul derulării unui program de
mentenanță.
Trebuie, de asemenea, să se finanțeze în permanență cumpărarea, calibrarea și
întreținerea aparatelor pentru teste destinate unor noi materiale pe care instituția le-ar putea
achiziționa.

Cât despre furnituri, este vorba mai ales de articole de curățenie și produse de
lubrifiere, care este bine să fie cumpărate în cantitate suficientă.
Manualele de întreținere furnizate de fabricanți atrag atenția asupra utilizării
produselor de curățenie nepotrivite, deoarece acestea pot deteriora etichetele și suprafețele
din plastic ale unor materiale.

Ar fi util să se prevadă piese de schimb în momentul când se planifică un program de

inspecție și de mentenanță preventivă (baterii, filtre, supape, furtunuri, garnituri, de
exemplu).
Această practică permite creșterea fiabilității și a disponibilității materialului,
ameliorând totodată productivitatea personalului care se ocupă de mentenanță, deoarece
astfel piesele de schimb vor fi disponibile la momentul potrivit.
In multe țări, obținerea pieselor de schimb la un preț rezonabil și la timp poate ridica
numeroase probleme.
Utilizarea pieselor generice mai curând decât a pieselor fabricantului este posibilă, cu
condiția să se verifice cu grijă calitatea și caracteristicile fiecărei piese și riscurile asociate să
fie asumate (pierderea garanției fabricantului sau neconformitatea cu specificațiile
materialului, ceea ce antrenează defectarea dispozitivului, de exemplu).
In mod ideal, programul de mentenanță cuprinde un manual de utilizare (manualul
utilizatorului) și un manual de întreținere pentru fiecare model de material medical.
Manualul de utilizare este folositor tehnicienilor de mentenanță iar manualul de
întreținere este esențial inspecției, mentenanței preventive, reparației și calibrării materialului.
Este posibil ca aceste manuale să fie redactate într-o limbă pe care tehnicienii de
mentenanță să nu o înțeleagă. Este deci important ca departamemtul de inginerie biomedicală
să ia măsurile necesare pentru a permite tehnicienilor să aibă acces la aceste manuale.
In cazul donațiilor de materiale, atunci când manualele nu au fost furnizate, se
recomandă ca departamentul de inginerie biomedicală să-și elaboreze propriile instrucțiuni de
utilizare și de întreținere.
In orice caz, este bine să ne asigurăm că furnizorul dispune de manuale în limba locală,
sau le-ar putea oferi, eventual, pentru un cost suplimentar modic.

 Resursele umane

6
 Reunirea resurselor umane necesare executării unui program de mentenanță eficace
este un proces lent și permanent.
Efectivele și tipul de personal necesare depind de mărimea și de structura instituției
medicale : o instituție mică poate să conțină un singur tehnician, în timp ce mai multe
instituții de îngrijiri de sănătate pot fi deservite de un întreg departament de ingineri
biomedicali, care cuprinde personalul tehnic și personalul de conducere.In egala masura
,resursa umana trebuie sa reuneasca specialisti cu diferite competente
profesionale(specializari) in acord cu tipul de manopere efectuate in cabinetul sau clinica de
medicina dentara : chirurgie oro-maxilo-faciala, chirurgie dento-alveolara, implantologie,
protetica dentara, parodontologie, endodontie, pedodontie , ortodontie ;

Personalul tehnic
Personalul tehnic cuprinde ingineri și tehnicieni.
Inginerii biomedicali cunosc principiile ingineriei generale, științele fizice și biologice
și aplicarea acestora la tehnologiile medicale
Tehnicienii primesc și ei o formare tehnică axată în esență pe mentenanța materialului
medical.

Personalul de conducere
Personalul de conducere tehnic asigură managementul programului de mentenanță.
Impreună cu administrația spitalului, aceste personal :
- elaborează politica departamentului,
- formulează recomandări bugetare,
- supervizează personalul tehnic,
- organizează stagii de formare,
- definește prioritățile departamentului,
- conduce programul de mentenanță în ansamblul său.

 Gestionarea
Odată pus la punct, este esențial ca programul de mentenanță să fie condus în mod
eficient și economic. Gestionarea programului are mai multe aspecte, tratate în general
simultan, așa cum se arată în figura 3.

Figura 3. Aspecte de gestionare a unui program de mentenanță.

7
  Gestionarea financiară
Gestionarea financiară a unui program de mentenanță presupune în esență două sarcini:
- urmărirea costurilor,
- gestionarea bugetului.
Urmărirea costurilor se face consemnând timpul și cheltuielile alocate activităților de
mentenanță, în general în sistemul de conducere a mentenanței asistaă pe calculator.
Este recomandat să se prevadă costul reparației pe un document separat față de cele
destinate activităților de inspecție și de mentenanță preventivă.
Acest lucru permite o contabilizare și o bugetare mai precise a costurilor pentru
inspecție și pentru mentenanță preventivă, ca și o contabilizare mai exactă a reparațiilor.
In plus, trebuie să se vegheze la ajustarea bugetului de mentenanță după achiziționarea
unui nou material sau după retragerea din serviciu a materialului existent, deoarece acest
lucru afectează costurile aferente operațiilor de inspecție și de mentenanță preventivă și
corectivă.

 Gestionarea personalului
Gestionarea personalului are în vedere susținerea resurselor umane repartizate
programului de mentenanță, în așa fel încât să se îndeplinească obiectivele din programă.
Atribuirea sarcinilor se face în funcție de competențele personalului tehnic și vizează
creșterea eficienței.
Ca regulă generală, personalul tehnic se vede nevoit să îndeplinească muncă de
inspecție și de mentenanță preventivă dar în același timp și muncă de mentenanță corectivă.
Adesea este imposibil să se efectueze doar cu surse interne toate aceste operații de
mentenanță și probabil este necesar să se apeleze la ajutorul unor prestatori externi de sevicii.
In general, sunt două categorii de prestatori externi de servicii :
- fabricanții de material,
- societățile de service independente.
In anumite regiuni ale lumii, prestatorii externi de servicii sunt numeroși și propun o
mare diversitate de opțiuni.
In alte regiuni, numărul acestori prestatori externi de servicii este mult mai redus și
atunci este util :
- să se negocieze un contract care să acopere un depozit important de
materiale,
- să se stabilească legături cu alte înstituții de sănătate și să se apeleze la
prestatorii de servicii de pe piața locală.

8
 Personalul tehnic trebuie să fie instruit în legătură cu noul material, dar, de asemenea,
să participe cu regularitate la stagii de perfecționare legate de materialul existent, pentru a
asigura siguranța pacientului și a utilizatorului.
Formarea personalului tehnic poate fi asigurat :
 în cadrul organismului de îngrijiri de sănătate, sub diverse forme :
- instruire proprie ;
- formare condusă de un profesionist care aparține aceluiași organism ;
- formare condusă de un formator specializat din afară.
 In afara organismului de îngrijiri de sănătate, în cadrul :
- stagiilor de formare propuse de terți,
- stagiilor de formare propuse de fabricant.

 Gestionarea operațională
Pentru ca inspecția și mentenanța preventivă să fie eficiente, trebuie asigurată o bună
înțelegere a tehnologiei în general, și a modelului materialului în special.
Proprietarul materialului trebuie să ceară fabricantului ca procedurile de inspecție și de
mentenanță preventivă :
 să fie bine concepute și ușor de înțeles ;
 să explice cu claritate fiecare etapă a procedurii ;
 să precizeze ce aparatură de testare sunt necesare ;
 să indice cum se înlocuiesc piesele ;
 să precizeze frecvanța necesară a etapelor specifice ;
 să conțină formularele pentru procedura de inspecție și de mentenanță
preventivă ;
 să fie furnizate în limba principală a regiunii/a țării.
Procedurile de inspecție și de mentenanță preventivă nu pot fi modificate decât dacă
proprietarul a dobândit o experiență suficientă legată de dispozitiv.
Frecvența activităților de inspecție șî de mentenanță preventivă este specificată de către
fabricantul de material în manualul de mentenanță.

 Urmărirea performanței
Pentru o gestionare eficientă a programului de mentenanță, este important să se
măsoare performanța cu scopul de a identifica punctele care pot fi ameliorate.
Procentajul de realizare poate fi măsurată la sfârșitul unei perioade în care sarcinile au
fost programate (de exemplu lunar, bilunar sau trimestrial).
Productivitatea și eficiența personalului însărcinat cu inspecția și mentenanța
preventivă este un indicator de gestionare important.
Sunt anumiți indicatori pentru a urmări performanța în materie de mentenanță
corectivă :
 Intervalul mediu dintre două defectări : timpul mediu scurs între două
defectări.
 Defectări repetate : numărul de defectări observate într-o perioadă dată.
 Durata intervenției : timpul scurs între cererea de a interveni și începutul
reparării.
 Durata reparației : timpul scurs între începutul și sfârșitul reparației.
 Imobilizarea : intervalul de timp în care un dispozitiv nu funcționează.
 Bonuri pentru intervenții restante : bonuri de intervenții ne executate sub 30
de zile.

9
  Ameliorarea performanței
In cadrul unui program de mentenanță, ameliorarea performanței se aplică fiecărui
aspect al programului, obiectivul final fiind ameliorarea îngrijirilor acordate pacienților.
Procesul de ameliorare a performanței cuprinde etapele următoare :
 Identificarea punctelor care pot fi ameliorate. Este unul dintre rezultatele care
se obțin prin urmărirea metodică și completă a performanței.
 Identificarea celor mai bune practici. Aceste măsuri sunt recunoscute în
profesiune ca fiind un mijloc de ameliorare a performanței. Informațiile legate de aceste
practici pot fi obținute din literatura de specialitate consacrată și prin colaborarea cu alți
prefesioniști.
 Ameliorarea performanței. Eforturile de ameliorare a performanție trbuie să
se sprijine pe cele mai bune practici.
Indicatorul de performanță ales pentru a fi ameliorat trebuie să facă obiectul unei
supravegheri riguroase până ce nivelul de performanță vizat este atins.

 Punerea în funcțiune

 Inspecția și mentenanța preventivă

Utilizarea procedurilor judicioase și adecvate de inspecție și de mentenanță a
materialului poate avea un impact decisiv asupra fiabilității și bunei funcționări a acestuia.
Cea mai mare parte dintre procedurile de inspecție și de mentenanță sunt realizate de
personalul tehnic din departamentul de inginerie biomedicală.
Tipul de inspecție pe care îl poate efectua utilizatorul constă, de exemplu, în
controalele efectuate înainte de utilizare sau în controale zilnice, în funcție de necesități.
Departamentul de inginerie biomedicală are sarcina de a forma utilizatorul în
executarea acestor sarcini.
Atunci când personalul însărcinat cu inspecția și mentenanța preventivă identifică o
problemă, dispozitivul poate să fie lăsat deoparte în vederea unei reparații ulterioare, sau să
fie reparat în cadrul unui proces de inspecție și de mentenanță preventivă.

 Mentenanța corectivă
Identificarea unui defect al unui dispozitiv intervine în momentul în care se
semnalează de către un utilizator a unei disfuncționalități.
Problema poate fi, de asemenea, detectată pe parcursul inspecției sau a mentenanței
preventive, atunci când se constată că un dispozitiv nu prezintă nivelul de performanță dorit.
Tehnicianul începe procedurile de mentenanță corectivă efectuând el însuși anumite
etape și făcând appel, dacă este necesar, la expertiza personalului intern sau a prestatorilor de
servicii externe.
Această mentenanță corectivă poate fi efectuată la diverse niveluri :
 La nivelul unui component. Depanarea și repararea intervin la nivelul unui
component atunci când defectul se limitează la unul singur, ce poate fi înlocuit. In
privința dispozitivelor electrice sau mecanice sau a diferitelor dispozitive
electronice, repararea este metoda cea mai eficientă.
 La nivelul unui circuit imprimat. La nivelul dispozitivelor electronice, se întâmplă
adesea ca defectele să fie localizate la nivelul unui circuit imprimat și reparația
constă în înlocuirea completă a circuitului și nu în înlocuirea unui component
electronic.

10
  La nivelul dispozitivului sau a sistemului. In anumite cazuri, chiar o depanare și o
reparație la nivelul unui circuit sunt prea greu de efectuat sau cer prea mult timp.
Inlocuirea dispozitivului sau a sub-ansablului în totalitate poate să fie mai puțin
costisitor.
Este important să se aleagă un nivel de mentenanță adaptat fiecărei situații.
Odată ce au fost efectuate aceste reparații, este necesar să se realizeze o inspecție de
performanță și de securitate, ba chiar, în anumite cazuri, o recalibrare. Aceste sarcini permit
măsurarea dispozitivului și stabilirea dacă acesta poate fi din nou utilizat pentru îngrijirea
pacienților.

 Stabilirea unui rezumat

In cadrul unei activități de inspecție și de mentenanță preventivă, tehnicianul trebuie, în
general, să respecte o listă de control detaliată pentru a consemna rezultatele.
Această listă de control îi permit, de asemenea, să-i amintească fiecare etapă a
procesului de inspecție și de mentenanță preventivă, evitând astfel să sară sau să neglijeze
unele etape importante.
În cadrul mentenanței corrective, tehnicianul face un rezumat a măsurilor luate,
precizând durata, costul fiecăreia și rezultatele finale.

 Siguranța
Trebuie luate în considerare diverse aspecte de siguranță pentru a asigura succesul și
eficiența punerii în practică a unui program de mentenanță (de exemplu siguranța
personalului tehnic în timpul operațiilor de mentenanță, siguranța utilizatorului după
mentenanță, lupta generalizată împotriva infecțiilor).
Siguranța personalului de mentenanță este esențială ; trebuie să fie protejat, de
exemplu, contra :
- activării accidentale a materialului și a eliberării energiei stocate,
- reconectării accidentale a meterialului la sursa de alimentare înainte de
terminarea raparației,
- riscurilor chimice legate de agenții chimio-terapeutici.
- riscurilor de iradiere,
- riscurilor magnetice,
- riscurile de explozie legate de buteliile de gaz comprimat, etc.
Inainte de a efectua lucrările de mentenanță, personalul trebuie să știe care sunt
tehnologiile susceptibile să prezinte riscuri deosebite și trebuie să poarte echipamente de
protecție individuală.
In sfârșit, atunci când lucrează în mediul clinic, personalul tehnic trebuie să fie
conștient de riscurile de infecție cu care se poate confrunta, ca și de riscurile de infecție pe
care munca efectuată le poate provoca pacienților.
De aceea personalul de mentenanță trebuie să comunice cu medicii din spital asupra
riscurilor potențiale și în ce fel se pot înlătura aceste riscuri.

11
  Concluzii
Activitățile de mentenanță ieftine și efectuate la momentul potrivit, maximizează
valoarea resurselor în tehnologia sănătății, ceea ce este deosebit de important când acestea
sunt limitate.
Chiar într-un asemenea context, o examinare serioasă a diferitelor aspecte ale
resurselor financiare, materiale și umane permite conceperea și executarea cu succes a unui
program adaptat nevoilor unor situații particulare.
Totuși, programul trebuie să fie considerat ca făcând parte integrantă din furnizarea
îngrijirilor de sănătate, cu un total minimal de resurse destinate să ducă la bun sfârșit
sarcinile prevăzute.
Doar în acest fel pacienții vor avea acces la un material medical capabil să le furnizeze
un diagnostic precis, un tratament eficient sau o recuperare adecvată.

12