Tarea Grupal Conta Intermedia Grupo 8

2016
CONTABILIDAD INTERMEDIA
Catedrática: Licda. Gricela Soriano

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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………..Pág. 3
OBJETIVOS……………………………………………………………………………Pág. 4
CAPÍTULO I……………………………………………………………………………Pág. 5-10

Generalidades de la Empresa
a. Nombre de la empresa y forma de constituirse
b. Actividad de la empresa y forma en que se realiza la actividad
c. Visión, misión y valores de la empresa
d. Estructura organizacional de la empresa
CAPÍTULO II……………………………………………………………………………..Pág.12-49
Políticas de la Empresa
ANEXOS……………………………………………………………………………………Pág. 50-54
CONCLUSIONES…………………………………………………………………………Pág. 55

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INTRODUCCIÓN
El manual de control interno forma parte integrante de los sistemas contables,

financieros, de planeación, de información y operaciones, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen de modo ordenado, tendientes a lograr proteger
los activos y asegurar en la medida de lo posible, exactitud, legalidad y veracidad de
los registros.
Su estructura de control interno consiste en las políticas y procedimientos establecidos

para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de
la empresa.
El presente informe presenta de manera general los aspectos más importantes que
conlleva el control interno en una organización.
OBJETIVOS:

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• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada,

Administración ante posibles riesgos que lo puedan afectar.
• Garantizar la eficacia, eficiencia, y economía en todas las operaciones

promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas
para el logro de la misión empresarial.
• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
• Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las

desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el
logro de los objetivos de la Administración.
• Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios

mecanismos de verificación y evaluación.

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CAPÍTULO I
Generalidades de la
Empresa

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A. NOMBRE DE LA EMPRESA: GRUPO SOLID
HISTORIA: EL SUEÑO
Todo empezó el día que el último de la familia fundadora de Grupo Solid deja de
trabajar en la empresa y entrega las “llaves” al nuevo equipo que dirigirá a la compañía.
Este equipo decide proponerse una meta, una meta tan grande que parecía un sueño
alcanzarla: duplicar las ventas del negocio en 3 años.
Este sueño traía consigo la filosofía de que “así como crece Solid, crece el nivel de vida
de todos”, por lo que se iniciaron fuertes planes para atender la educación, salud y
recreación de nuestros socios soñadores.
Estos 3 años fueron de trabajo arduo, el comité Ejecutivo eran los Directores del sueño
quienes se enfrentaron a mucho retos… todos los colaboradores escribieron el sueño
que querían alcanzar en Grupo Solid en papelitos que dejaron volar en globos con helio
en cada uno de los países de la región… cada soñador tenía clara la misión y
trabajaron la milla extra, logrando así ¡cumplir el sueño!
En las celebraciones, sobre todo en los convivios (los cuales siempre se han destacado
por ser más que una fiesta), se empezaron a hablar de todos los sueños personales
que los colaboradores habían cumplido trabajando en Grupo Solid, por lo que se dieron
cuenta que en realidad, éramos un grupo de soñadores… un grupo que quería las
mismas cosas y trabajaba con la misma intensidad para alcanzarlas… así entonces, en
el año 2010 nace la Sociedad de Grandes Soñadores SGS-Solid bajo la siguiente
afirmación: “Somos un equipo de personas que entendemos que a pesar de que
nuestro objetivo básico es vender galones, esa no es realmente la razón de nuestra
guerra, ese es un simple medio, la guerra por la que todos peleamos y ganamos es la
guerra de alcanzar nuestros propios sueños.

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Y es por eso que nos convertimos en la SOCIEDAD DE GRANDES SOÑADORES

SGS-SOLID”
Como Soñadores Solid sabemos que no vendemos pintura sino casas bonitas, hogares
renovados, el cuarto de la princesa y del campeón… sabemos que todo lo imposible se
vuelve posible y trabajamos siempre enfocados a dar la milla extra que nos convierte
en unos expertos, líderes-pintores de sueños nuestros y de nuestros clientes
Y tú ¿con que sueñas?
Nuestra cultura:
El tamaño de tus sueños es el tamaño de tus logros

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B. ACTIVIDAD DE LA EMPRESA Y FORMA EN QUE SE

REALIZA LA ACTIVIDAD
GRUPO SOLID
Empresa líder en el mercado Centroamericano de la manufactura, distribución y

comercialización de recubrimientos. Fundada en el año de 1955, cuenta con más 5,000
colaboradores a nivel centroamericano.
Con operaciones de Guatemala a Panamá. Nuestras marcas principales de pintura son

Corona, La Paleta, Sytec y Modelo.
Nos especializamos en pinturas, recubrimientos y brochas.
Nuestro mercado se concentra en las ventas al por mayor. Contamos con diversas
líneas para todas las necesidades de nuestros clientes.
Sitio web
http://www.talentogruposolid.com

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C. VISIÓN, MISIÓN Y VALORES DE LA EMPRESA
VISION
La visión de Grupo Solid es ser el mayor fabricante y distribuidor de Pinturas y

Recubrimientos en Centroamérica, proporcionando productos de alta calidad para los
mercados Doméstico, Industrial, Automotriz y Madera. Cuenta con oficinas y
operaciones propias en Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica y
Panamá
MISION
Grupo Solid tiene la misión de proteger, mantener y embellecer ambientes,

instalaciones, equipos y maquinaria industrial a través de la distribución y venta de
pintura de alta calidad y de productos complementarios, por medio de un equipo de
ventas integrado por asesores especializados enfocados a las necesidades de cada
tipo de cliente.

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D. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

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CAPÍTULO II
Políticas de la Empresa

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
POLITICAS DE CAJA CHICA
Propósito
Regular los pagos de la gerencia para atender los gastos menores que en ella se
originan.
Alcance
Esta política está ligada a la cláusula según lo establecido por LAPCO que involucra a
los custodios y responsables de las cajas chicas, control interno, jefes y mandos
medios que así lo designen.
Definición
Mediante este fondo se mantendrá al tanto un control de todos los gastos menores que
sean consignados por las áreas en las cuales se generen pequeños gastos con los
cuales se pueda pagar, cubrir mediante caja el fondo de chica según la tabla de gastos
autorizados.

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Responsables.
Gerencia de administración: Revisión semestral de la política, autorizar actualizaciones

a la tabla de gastos autorizados.
Asignación del fondo de caja chica
Según la conformidad de las necesidades de cada departamento que asi lo requiera asi
le será el fondo designado por el departamento de contabilidad y control interno, siendo
responsabilidad del custodio de caja chica el manejo y uso de la misma, siendo como
monto máximo pagado por caja chica la suma de 4000 valores mayores a esa cantidad
serán remitidos al departamento de cuentas por pagar según lo establecido para pago
con cheque o TEF
Proforma de operación
Asignación del fondo.
Se emite un cheque a nombre de la persona asignada, efectuando la partida

correspondiente a la apertura de caja chica.
Autorización del gasto
Todo pago no debe de ser mayor a los autorizados en la tabla de gastos, esta política
debe estar respaldada bajo facturas o recibos a nombre de la empresa considerando
todos los aspectos legales enmarcados por la DEI para su validez y pago de la misma
adjuntando una descripción breve por la cual se efectúa el gasto, deberá de ir firmado y
sellado para su validez con control interno.

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Habrá excepciones cuando se reciban servicios sin emisión de facturas y recibos para
esto se deberá llenar un formulario interno como base para el reembolso del mismo,
ejemplo pago de transporte (taxi) del cual se exige cumplir con lo otorgado en la tabla.
Los fondos serán asignados según la demanda de gastos que así requiera para
departamento.
Fondos varían
Monto: Lps 2,500.00 – Lps 6,000.00
Reembolso del fondo.
Se tomara en cuenta para el reembolso todas las facturas y recibos agrupados

debidamente sellados y firmados bajo el formato adjunto del gasto al que
correspondan, consignando la firma del custodio y jefe de área, el fondo designado no
debe de tener congruencias, es decir lo sumado en las facturas deberá de sumar en el
total de las salida de fondos de caja chica de haber diferencia se justificara porque ya
se ese faltante o sobrante y se procederá hacer el ingreso y registro del mismo.

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Liquidación del fondo
Los custodios de la caja chic deberán de realizar los reembolsos o liquidaciones así:
1. El 28 de cada mes.
2. Cuando ya hubiesen utilizado el 80% del fondo asignado.
3. Cuando se cambie de custodio dentro del departamento.
4. Cuando sea la finalización del año haciendo su respectivo cierre.
*En fin de año se deberán realizar un depósito con los fondos restantes y se deberán
de cuadrar los gastos con los respaldos y formatos internos debidamente sellados y
firmados.
Responsabilidad y asegurado de caja chica.
Se deberá tomar en cuenta que la caja chica será asignada una caja metálica con
llaves de respaldo en contabilidad bajo el lacrado de sobre del custodio y es
responsabilidad del mismo que se manejen los fondos de manera correcta y que nadie
tenga acceso lo cual se obliga a tener cuidado del mismo ya que es efectivo en
cantidad menor pero propios de SOLID.

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Autorización del Gasto.
Descripción del Restricción Concepto breve Rango autorizado

gasto
Alimentación Reembolso se realiza Alimentación por L. 100.00
cuando sea jornada trabajos de último
laboral extendida al momento o jornada
horario acostumbrado laboral extendida.
o asignado
Transporte Transporte es Pago de transporte L.80.00
asignado cuando sea individual L.100.00
por traslados o tareas Transporte taxi (4
que asigne el personas, 25 cada Según ciudad
departamento, de la persona)
misma manera Movimiento de ciudad
cuando sea jornada a otra.
laboral extendida.
Aseo y limpieza Se tomara como Paste, jabón, Máximo L.300.00
gasto menor debido detergente cloro,
que empresa de ambientales y
limpieza n os brinda el antibacteriales.
servicio
Viáticos No aplica pago de Gastos por viáticos Máximo L.5000.00
viáticos cuando sea según sea el tipo de
en la misma ciudad viaje que hará dentro
*Solo transporte y de la ciudad bajo su
alimentación cotización.
Combustible Aplica solo para áreas Para gerencias que Máximo L.500.00
donde así lo requiera así lo requieran se
entregar bono de otorgara
combustible
Útiles de oficina y Útiles de oficina, se Fotocopias, Máximo L.300.00
papelería tomara en cuenta el encuadernados,
gasto mensual y de resmas de papel,
así requerimiento se marcadores, masking
comprara papelería tape, libros en blanco
de emergencia por etc.
caja chica
Varios Gastos menores por Baterías, focos, Máximo L.800.00
emergencia copias de llaves,

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tarjetas de celular,
sellos, reparación de
llavines etc.
Reuniones Solo aplica para Se asignara como Según cantidad de
reuniones con desayuno a cada empleados de
iniciación de 1.5 horas empleado de LAPCO área.
antes de la hora de un monto máximo de
entrega normal en Lps 50.00 por
LAPCO. concepto de
desayuno
Firmas de autorización
Se recibirán cierres y reembolsos de caja de chica según las firmas autorizadas según
custodios y jefes de área con la cual se contara con área específica en contabilidad
para las cajas chicas de LAPCO el cual se encargara de regular mediante control
interno a los custodios de las mismas, no se efectuaran reembolsos sin firmas ni sellos
autorizados.
Formato de vales
Vales
SOLID
Formulario Flap001
Recibí de SOLID : ______________________________________________________________

La cantidad de: _________________________________________________________________
Por concepto de: ________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_________________________________________________________
Por Lps: ______________________________________________________________________
San Pedro Sula ___________________________ de ________________________ del 201 ____
_______________________________ ________________________________
Autorizado por Recibí conforme

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Formato para reembolso por fondos de caja chica
Reembolso por caja chica

SOLID
Formulario Flap002
Recibí de LAPCO : ______________________________________________________________

La suma de: ____________________________________________________________________
Por concepto de: ________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Para revisión de LAPCO
Factura
Recibo
Cai
Rango de Fact.
Nombre comercio
Rtn
Fecha
Transporte Adjunto respectivo vale
He revisado que contengan todas las características que SOLID pide para su revisión y pago de
reembolso por medio de caja chica
*Excepción para pago de transporte
_______________________________ ________________________________
Autorizado por Recibí conforme

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POLITICAS DE INVENTARIOS
ASPECTOS GENERALES.
Procedimiento de inventarios.
Aspectos importantes a tomar en cuenta al iniciar el inventario

 No deben haber ajustes pendientes de liberar
 No debe haber producto pendiente de Recepcionar.
 No debe haber producto pendiente de ser transferido
 No deben Existir envíos de producto no facturado de existir se deberán de
Facturar a nombre de la Personal que lo Autorizo. (Encargado de Tienda,
Cajero, Dependiente, Promotor etc.)
 Si en la tienda hay producto ya facturado al cliente y aun no se entrega, es
necesario adjuntarle la copia de la factura correspondiente
 El cierre del día anterior debe estar realizado completamente en la maquina
 No deben de haber productos Pendientes de Facturar, por las Siguientes
razones, consumos Internos (Uso de Tienda), Muestras.
Conteo Físico
 El conteo del producto debe iniciarse en la sala de ventas
 Posteriormente se efectúa el conteo de la bodega

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 La persona designada para el inventario deberá contar o revisar personalmente

los productos que estén llenos y que las cajas que están en Bodega estén
llenas.
 Anotar en las hojas de conteo el código y la cantidad de producto contado
 Si se tiene duda con algún galón o cubeta deberá destapar y revisar el
contenido del mismo
Propósito:
Establecer procedimientos y responsabilidades en la elaboración de los Inventarios

generales.
Definición:
Inventarios es el recuento que se hace sobre todo el producto que se encuentra en la

tienda, basado en la existencia física contra la información que hay en el sistema.
Alcance:
Las áreas involucradas de Operaciones son:
 Gerente de Operaciones y personal encargado de cada área

 Auditoria Interna
Responsable de la Revisión:
Jefe de Auditoria
Revisión de la Política:
Cada 3 meses

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Documentos aplicables:
Manifiesto
Requisición
Política:
Cada bodega interna realizará un inventario cada 3 meses de la existencia que tiene en
físico del producto, el cual será revisado con la existencia que se tenga en el sistema y
será comprobado a través de la documentación física que debe haber archivada
cuando se retiraba el producto. Este lo hará el departamento de Auditoria interna junto
con los encargados de cada bodega, y este itinerario será revisado por el Jefe de
Auditoria y el Gerente de Operaciones.
El encargado de bodega será el responsable por el faltante que exista en inventario

según el sistema.
Lista de Distribución:
 Departamento de Contabilidad
 Departamento de Auditoria
 Gerencia de Operaciones
Procedimiento para la Política de Inventarios:
1. Todo producto que se reciba en las bodegas debe ser ingresado al sistema

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2. Todo ingreso de producto que se efectúe en sistema deberá respaldarse con la

auditoria que genera el sistema.
3. Los ingresos de producto deberán hacerse con base en el documento que ampara
lo recibido (facturas, transferencias, envíos).
4. Cuando el físico recibido no coincida con el documento que ampara dicho producto,
deberá de rechazarse.
5. El documento de ingreso de producto deberá ser revisado y firmado por el

encargado de la bodega.
6. La existencia de producto que el sistema registre en su momento, será la que se

toma como base para efectos de revisión, auditoria o análisis respectivo.
7. Es responsabilidad del encargado de la bodega mantener el nivel mínimo y máximo

de inventario requerido y autorizado por la gerencia.
8. Es responsabilidad del encargado de bodega y su personal la administración y

control de la existencia del producto que en la bodega se reciba.
9. Formas autorizadas para la salida de producto de la bodega:
Por medio de factura emitida en el sistema
Por medio de transferencia emitida en el sistema
Por medio de ajustes emitidos en el sistema que solo tendrá acceso a realizarlos el
Gerente de Operaciones, ajustes que serán autorizados por el Jefe de Bodega y
registrados a contabilidad (posteo), previo análisis de la documentación de respaldo
que deberá ser entregada al Jefe de bodega.
Sanciones

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Si no se no se cumple con las políticas mencionadas serán sancionados de la siguiente

forma:
1. Primero se realizara llamada de atención por medio de una carta al personal por
no cumplir con los procedimientos, la cual pasara hacer parte de su expediente.
2. Segundo se elaborara Acta Administrativa.
Procedimiento en físico contra Sistema:

1. Cíclicos
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana4
Corona Corona Deferret Deferret
Sytec Paleta Corona
Semana 1
Líneas corona de mayor movimiento
19, 22, 26,27
Líneas Sytec de mayor movimiento
43, 57, 51,45
Miércoles 4
Líneas corona de menos movimiento
Líneas paleta de mayor movimiento 36, 42,14,53
Miércoles 3

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Automotriz
Miércoles 4
Especialidades
 Se debe inspeccionar limpieza, orden y estado físico de bodega lo cual debe

reportarse en informe.
 verificar que no exista bodega o locaciones temporales
 verificar que operaciones este cumpliendo con el programa de inventarios
cíclicos.
 Seguimiento diferencias de inventario cíclico.
Nota: las revisiones de inventario se hacen en el horario de 7:00 am a 5:00 pm
2. Ajustes
 Según política
 Registros contables en sistema
 Validar que todos los ajustes estén totalmente soportados
 Validar ajustes registrados por operaciones vrs registros contables
3. Producto en mal estado
 Verificar que se cumpla el procedimiento de control y administración de producto

en mal estado
 Revisión de destrucción producto en mal estado
4. Descuento por faltante de inventario
 Verificar descuentos a personal por diferencias de inventarios en nominas

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 Validar firma de empleado en formulario de descuento
5. Políticas y procedimientos inventarios
 Solicitar plan de trasvase o re empaque de producto recuperable con fechas y

verificación de su cumplimiento.
 Velar porque la divulgación de política y procedimientos de inventarios se
efectué.
POLITICAS DE CRÉDITOS
1. SOLICITUD Y AUTORIZACION DE CREDITOS
Es política de SOLID otorgar créditos comerciales a nuestros clientes de acuerdo a las

normas y prácticas del mercado de cada uno de los negocios y territorios, así como a la
capacidad de pago del cliente.
Solicitud y Requisitos (Anexo 1)
Todo cliente que desee obtener crédito con SOLID, deberá llenar una hoja de solicitud.
Esta hoja de solicitud será estándar para todos los países. Es indispensable cumplir
TODOS los requisitos expresos en la hoja de solicitud. No se autorizará crédito al
cliente solicitante de no cumplir con este aspecto.

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Estos requisitos se encuentran impresos en la parte posterior de la solicitud, los cuales

son:
a) Completar debidamente la solicitud, firmarla y de ser factible sellarla.
b) Copia de documentos legales de empresa. Documentos donde conste que la

empresa puede operar legalmente en su país. (Patente de Comercio, permiso de
operación, autorización del ministerio de economía Etc.)
c) Copia del documento donde se nombra la persona que representa legalmente a la

empresa. (Para el detalle ver en dorso de Solicitud) (Nombramiento del
Representante Legal)
d) Copia del documento oficial de identificación del Representante Legal o Apoderado.

(Para el detalle ver en Dorso de solicitud) (Cedula de Vecindad)
e) Copia de la inscripción al registro tributario o fiscal correspondiente.
f) Copia de estados de cuenta bancarios de los últimos 2 meses.
g) Firma de compromiso de pago de saldos existentes y montos exigibles de acuerdo

con términos de crédito al momento de requerimiento de pago de valores vencidos.
(Pagaré ó letra de cambio).

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Excepciones y/o Casos Especiales
El área de ventas deberá verificar que sean cumplidos los requisitos establecidos, de lo
contrario deberá solicitar al cliente la información o aspectos pendientes.
Podrán existir excepciones para los incisos f) y g), sin embargo el cliente como mínimo
deberá cumplir con lo especificado en los incisos del a) al e). Sin embargo, se deberá
PROCURAR que sean cumplidos todos.
De no ser así, deberá dejar constancia de justificación en dorso de solicitud, en área

para uso exclusivo de ventas como observaciones.
Podrán tomarse como excepciones, los siguientes casos:

a) Reconocido prestigio.
b) Cliente que haya sido cliente y reactive compra.
c) Miembros de una Corporación que ya sea cliente de SOLID
d) Cliente con alto potencial de venta.
e) Cliente con recomendación especial
Solicitud de Crédito por parte de Área de Ventas
Una vez completos los requisitos, el representante de Ventas deberá trasladar el

expediente al Gerente de Ventas para su firma y traslado al departamento de Créditos.
Los Gerentes de Ventas (Wholesale, Retail, Sytec. Exports) PROPONDRAN al cliente,

montos, plazos y condiciones. Dejarán constancia de ello por escrito en el dorso de la
solicitud de crédito presentada por el cliente. En área para uso exclusivo de ventas,
completando:
a) Nombre
b) Area (Wholesale, Retail, Sytec, Exports)

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c) Fecha
d) Monto Propuesto
e) Plazo Propuesto
f) Observaciones
Autorizaciones
Una vez firmada la solicitud de Crédito por parte del Gerente de Ventas, así como
efectuadas las recomendaciones por parte del Gerente de Ventas, el expediente
deberá ser trasladado al Gerente de Créditos o Encargado de Créditos del País (como
aplique) para su análisis previa APROBACION.
La autoridad de aprobación de crédito es centralizada en Campus Central para

Guatemala y Oficinas Centrales de cada país, dependiendo el caso y acorde a los
montos y plazos establecidos en la matriz de decisión (se entiende como Encargado de
Créditos al ubicado en cada país a excepción de Guatemala).
Se tomarán como elementos de decisión para establecer el plazo y monto de límites de

crédito los siguientes aspectos:
1 Garantías
Estas pueden ser:
 Cheques Post fechados,

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 Pagaré
 Letra de cambio.
2 Volumen de negocios históricos y/o potenciales
 Este aspecto deberá ser proporcionado por el área de ventas en caso sea
necesario. Esta variable deberá ser analizada por parte del Inspector de
Créditos, en el momento en que se realice la evaluación del crédito.
3 Referencias Comerciales
 Deberán ser proporcionadas por el cliente y verificada por el Departamento de

Créditos.
4 Volumen de manejo de efectivo. (Estados de Cuenta)
 El cliente deberá proporcionar al menos sus 2 últimos estados de cuenta

bancarios. Este aspecto será vital para la decisión de términos de crédito.
 Pueden haber excepciones como se expuso anteriormente y se deben

contemplar los mismos criterios. Estos casos deberán ser analizados de forma
especial.
Análisis y Verificación de información del cliente.
Persona Individual, (Solicitud de Crédito)
Con la información solicitada al cliente se pretende poder realizar el análisis de las

siguientes variables.
 Efectuar la verificación de las Generales del Cliente

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 Ubicación Física (Direcciones de Negocio y Casa)
 Factibilidad de Comunicación (Teléfonos Casa y Negocio)
 Efectuar la verificación de referencias Personales vía telefónica.
 Tener una reseña del manejo de Créditos del giro de su negocio (Referencias
Comerciales) Es importante identificar el tiempo de crédito y el límite que los demás
Proveedores otorgan al cliente.
 Poder Identificar que la persona que solicita el crédito es dueña del negocio que
referencia la solicitud de Crédito. (Patente de Comercio)
 Poder Identificar si el cliente que solicita el crédito es dueño de la propiedad en donde

se ubica el negocio o si es dueño de algún inmueble. (Recibo de Luz o Teléfono)
 Poder Identificar si el cliente tiene bienes, como Vehículos o Inmuebles. (Información

Infornet o Trans Union)
 Poder Identificar si el cliente ha tenido Demandas o Juicios y la razón de las mismas.

(Información Infornet o Trans Union)
 Poder Identificar la calificación Crediticia que le asignan los Bancos o Financieras en

caso posea Tarjetas de Crédito (Información Infornet o Trans Union)
 Poder Identificar si el cliente tiene algunos otros negocios o es representante legal de

algunos otros. (Información Infornet o Trans Union)
 Poder efectuar consulta a sistema de información Comercial, para su análisis y

evaluación en torno al monto de crédito solicitado (Información de Ventas y Pagos)

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 Poder Identificar que la firma en la Solicitud de Crédito fue realizada por el cliente que
solicita el crédito (Fotocopia de Cedula de Vecindad)
Empresas, (Solicitud de Crédito)
Con la información solicitada al cliente se pretende poder realizar el análisis de las

siguientes variables.
 Generales del Cliente (Empresa)
 Ubicación Física (Direcciones de Negocio y del Representante Legal)
 Factibilidad de Comunicación (No. Telefónicos del Personal encargado de Pagos)
 Tener una reseña del manejo de Créditos del giro de la empresa (Referencias
Comerciales, Limites y Tiempos de Créditos)
 Poder Identificar que la persona que solicita el crédito se encuentra facultada para
contraer obligaciones en nombre de la empresa y que su facultad se encuentra vigente.
(Nombramiento de Representante Legal)
 Poder Identificar si el cliente tiene bienes, como Vehículos o Inmuebles. (Información

Infornet o Trans Union)
 Poder Identificar si el cliente ha tenido Demandas o Juicios y la razón de las mismas.

 Poder Identificar la calificación Crediticia que le asignan los Bancos o Financieras.

 Poder Identificar que la firma en la Solicitud de Crédito fue realizada por el

representante Legal de la Empresa. (Fotocopia de Cedula de Vecindad)

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Análisis y Verificación de Campo
El análisis de Campo combina la verificación de variables de la Solicitud de Crédito y

algunas otras que solo pueden ser confirmadas en el momento de la visita al cliente.
Persona Individual
 Verificar que la información proporcionada en la Solicitud de Crédito es correcta

en función a la localización física del negocio.
 Pode identificar el tamaño del negocio y realizar una inspección ocular rápida de
la inversión total del negocio, lo cual ayuda al inspector de Créditos a identificar
si el crédito solicitado es acorde al tamaño del negocio.
 Poder identificar si es una zona de alto riesgo, lo cual en algún momento pueda
crear problemas a la inversión del cliente (Cierre de negocios x cobro de
impuesto de Mareros)
 Poder solicitar al cliente nos informe de cuanto más o menos han sido sus
compras mensuales en su relación con la empresa.
 Poder solicitar al cliente le indique a nuestro inspector cual fue el monto de

crédito solicitado y el tiempo en el cual está dispuesto a pagarlo. Lo anterior
debido a que la Fuerza de Ventas muchas veces manipula los límites de crédito
a su conveniencia y es a lo que llamamos sobre Stock.
 Poder solicitar al cliente indique cuales son algunos de sus principales clientes.
Empresas (Sociedades Anónimas)

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 Verificar que la información proporcionada en la Solicitud de Crédito es correcta

en función a la localización física del negocio.
 Pode identificar el tamaño del negocio y realizar una inspección ocular rápida de
la inversión total del negocio, lo cual ayuda al inspector de Créditos a identificar
si el crédito solicitado es acorde al tamaño del negocio.
 Poder solicitar al cliente nos informe el valor promedio de sus compras

mensuales en su relación con la empresa.
 Poder solicitar al cliente le indique a nuestro inspector cual fue el monto de

crédito solicitado y el tiempo en el cual él está dispuesto a pagarlo. Lo anterior
debido a que la Fuerza de Ventas muchas veces manipula los límites de crédito
a su conveniencia y es a lo que llamamos sobre Stock.
 Poder solicitar al cliente indique cuales son algunos de sus principales clientes.
Todas las empresas de los diferentes países deberán contar con el apoyo por parte de
empresas o sistemas de información que ayuden a corroborar la información
proporcionada por el cliente y que aseguren el pago de los cheques emitidos por el
mismo.
Algunos ejemplos son:
 Infornet (Sistema Electrónico de consulta)
 Previse (Protectora de Cheques)
 Cheque Pida (Protectora de Cheques)

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La contratación nueva de este tipo de servicios deberá ser avalada por la Gerencia de
Créditos y Cobros. Se incluyen como anexos ejemplos de este tipo de servicios:
a) Copia de una verificación efectuada en Infornet (Anexo 2)
b) Copia de Contratos de Servicios de Previse (Anexo 3)
c) Copia de Contrato de Servicio Cheque Pida (Anexo 4)
Una vez completa esta fase se procederá a APROBAR los términos de crédito
PROPUESTOS por el área de ventas, de acuerdo con la jerarquía de aprobaciones.
Jerarquía de Aprobaciones:
La aprobación de nuevos créditos comerciales o modificación de los existentes para

clientes de Wholesale, Retail, Sytec y Exportaciones, deberá regirse bajo la siguiente
Matriz de Decisión:
Montos Autorizados (US$.) Plazos Autorizados (Dias)

De Hasta De Hasta
Gerencia Financiera/Ejecutivo Creditos $ 1.00 $ 10,000.00 1 45

Gerencia Regional Creditos y Cobros $ 10,001.00 $ 75,000.00 1 60
Vice Presidencia Financiera $ 75,001.00 en Adelante 90 en Adelante
Notas:
Los montos podrán tomarse en su equivalente en moneda local.
Los Casos especiales (No todos los requisitos), deberá contar con aval de la Gerencia de Creditos Regional

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 El plazo de crédito a otorgar no deberá exceder los límites expresos en la matriz de

decisiones y de presentarse casos especiales, la autorización deberá contar con el
aval de la Vicepresidencia Financiera.
La persona que apruebe términos de crédito, de acuerdo al orden detallado en la matriz

de decisiones, deberá dejar constancia de ello en la solicitud de crédito presentada y
deberá incluir lo siguiente:
 Monto aprobado
 Plazo aprobado
 Nombre de quien autoriza
 Firma
 Fecha de aprobación
La decisión final de APROBACION de los términos de crédito es responsabilidad del

departamento de créditos/administración de cada país y siguiendo el orden de
jerarquías aquí expreso, así como la creación del código y número de autorización
respectivos en sistema BPCS.
El área de ventas podrá Proponer nuevas solicitudes y modificaciones de los términos

de crédito del cliente, sin embargo deberá contar con la aprobación del Departamento
de Créditos.
Para autorizar y aprobar cualquier ampliación en montos y plazos el cliente deberá

solicitarlo por escrito a la Gerencia de Créditos y Cobros (según formato
Preestablecido) se deberá contar estrictamente con firma del Representante Legal o
dueño (Personas Individuales) y sello de la empresa o negocio Individual , lo anterior
procede si la información que se tiene por parte de Lapco se encuentra actualizada
(situación que deberá revisar el Departamento de Créditos) de lo contrario se deberá
solicitar al cliente la actualización de toda la información Crediticia.

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UTH
2016
Tiempos de Autorización
La autorización y aprobación de términos de crédito deberá efectuarse dentro de las 48

horas después de que se haya recibido la documentación correspondiente. Una vez
autorizados y aprobados se informará al área de ventas de forma inmediata, por medio
de un correo electrónico dirigido al Gerente de Ventas, y se emitirá carta de Bienvenida
al cliente en la cual se dejan estipuladas las normativas de uso de la Línea de Crédito,
así como el monto y tiempo autorizado, esta carta deberá ser entregada al cliente por
parte de la Fuerza de Ventas y deberán remitir copia firmada de recibido al
Departamento de Créditos para su archivo en el File del cliente.
Archivo y Actualización
Cuando hayan sido aprobados los términos de crédito correspondientes, éstos deberán
ser grabados y parametrizados en Sistema BPCS con los datos:
a) Nombre del cliente
b) Código de cliente
c) Monto de crédito aprobado
d) Plazo de crédito aprobado
Se deberá archivar físicamente el expediente del cliente con toda su información y será
actualizado conforme exista mayor documentación relacionada.
2. AUTORIZACIONES DE DESPACHOS
Todas las áreas de venta deberán solicitar autorización si el sistema no permite la

facturación. El Gerente de País o el departamento de créditos deberán velar por la

36
UTH
2016
respuesta inmediata de las solicitudes de autorización, contando siempre con un

ejecutivo de créditos para el efecto, inclusive en fines de semana.
En el caso de Paleta, toda facturación para despacho de producto a clientes debe

hacerse previa autorización del departamento créditos por medio de número de
autorización respectivo. Los que no cumplan con este requisito, se sancionarán en el
orden siguiente:
1) Amonestación escrita o Acta Administrativa
2) Amonestación escrita y descuento de monto despachado sin autorización.
3) Amonestación escrita y despido
En todos los demás casos, como se menciona anteriormente, el sistema BPCS será
parametrizado acorde a los términos de crédito de cada uno de los clientes, por lo que
el mismo sistema permitirá o no la facturación correspondiente.
En ambos casos, de existir excepciones o casos especiales en los que amerite la

evaluación de despacho a clientes cuyos términos de crédito se encuentren vencidos,
El Gerente de País o Gerente de Ventas podrán solicitar la autorización respectiva a la
Gerencia de Créditos o Vicepresidencia Financiera, siempre y cuando exista una
negociación clara y de conveniencia para Solid, con respecto al pago de los saldos
vencidos por parte del cliente.
Todo cliente que posea crédito con SOLID deberá firmar y sellar de aceptada la
factura correspondiente y los términos de crédito en ella expresos. El área de
Ventas y Operaciones deberán velar por el cumplimiento de este aspecto. Se
deberá cumplir con este requisito independientemente que los clientes emitan
contraseñas de pago u otro documento de recepción respectivo. La firma y sello

37
UTH
2016
de la empresa que recibe debe registrarse en la parte inferior derecha de la factura. Se

adjunta copia de factura para el conocimiento de los términos al frente y al dorso.
(Anexo 5).
3. INCUMPLIMIENTO DEL CLIENTE
Quedaran suspendidos los despachos a todos aquellos clientes que tengan vencido el
plazo o excedido el límite de crédito otorgado.
La suspensión de despachos la hará el sistema BPCS de forma automática. Podrán

existir casos especiales, en los que el Gerente de Ventas deberá justificar la
continuidad de despachos pero la autorización especial la deberá emitir la Gerencia de
Créditos y Cobros o la Vicepresidencia Financiera. También se tendrá en consideración
la facturación por depósito de envases.
La reactivación de los despachos lo hará automáticamente el sistema BPCS al

momento en que el cliente se encuentre al día en su cuenta.
Previo a la suspensión se hará la comunicación respectiva al ejecutivo de cuentas y al

cliente afectado por medio de Carta de Aviso (fax).

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UTH
2016
En casos donde el atraso en la cuenta sea significativo, se aplicará el correspondiente

cobro de intereses que el cliente acepta, al recibir y firmar la factura. Estos intereses
se encuentran expresos en cada una de las facturas que son emitidas. Se adjunta
copia de factura para el conocimiento de los términos al frente y al dorso. (Anexo 5).
Se anulara el crédito otorgado a aquellos clientes contra los que se haya tenido que
tomar alguna acción ejecutiva o legal para la recuperación de la cuenta.
4. GRUPOS EMPRESARIALES
Para las empresas que ya tienen crédito otorgado y requieren apertura de código para
una o varias empresas que componen su grupo o corporación, es necesario solicitarle
al cliente nota formal con la siguiente información:
 Solicitud para apertura de crédito a su empresa afiliada.
 Compromiso de cumplimiento de términos de crédito.
 Constituirse como aval solidario de la institución para quien está solicitando el crédito.
 Razón social de la empresa para quien se está solicitando el crédito.
 Registro Tributario
 Dirección
 Monto de crédito Solicitado

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UTH
2016
 Firma representante legal, gerente financiero o Gerente de compras
Si se le asigna código de crédito a una empresa como parte del grupo, el monto de
crédito otorgado a la empresa matriz será dividido entre las dos empresas. Se
presentará procedimiento para operación en sistema BPCS.
5. DOCUMENTACION Y COBRO
Todo cliente con crédito autorizado y aprobado tendrá un archivo actualizado con la
información siguiente:
 Copia de solicitud de crédito autorizado
 Copia de papelería Legal de la Empresa
 Garantías presentadas (si existieren)
 Documentos adicionales (correspondencia, cobros, etc.)
Las facturas emitidas al crédito deberán contener los siguientes requisitos necesarios y
obligatorios para la realización del cobro:
 Nombre del cliente completo y correcto
 Numero de Nit o su equivalente en cada país.
 Dirección
 Fecha de emisión
 Descripción del producto entregado
 Precios unitarios y totales correctos

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UTH
2016
 Firma y nombre de la persona que recibió el producto en bodega o almacén del

cliente. Si es posible exigir sello de recibido.
 Firma en el dorso de quien entrega el producto.
Es obligación del ejecutivo de cuentas velar porque la cuenta por cobrar de cada uno
de sus clientes este totalmente documentada, (factura original o contraseña, orden de
compra, ingreso a bodega y otros documentos necesarios para el cobro).
Todas las facturas que el ejecutivo de cuentas haya recibido en su oportunidad y no

presente en futuras revisiones o auditorias y no estén liquidadas en créditos, le serán
deducidas responsabilidades (cobro de IVA, monto total de factura, etc.)
A si mismo todas las facturas que no se le entreguen al cliente en su oportunidad, que

sea necesario anularlas y que causen IVA le será deducido al empleado responsable.
Recepción de Cheques:
En el caso de Paleta, cuando es recibido un cheque (contado o crédito) de parte de un

cliente no recurrente, es obligación del Gerente de Tienda seguir el procedimiento
establecido por las empresas, Protectoras de Cheques o Bancared, previo a la
aceptación del mismo.
De igual manera, será obligación del Departamento de Créditos seguir este mismo
procedimiento para la recepción de cheques por parte de clientes de otras áreas,
cuando se considere pertinente.
Es muy importante cumplir con este requisito para disminuir significativamente el riesgo
de cheques rechazados.

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UTH
2016
Cobro:
Es obligación del ejecutivo de cuenta velar por que su cartera de clientes se encuentre
al día y acorde con los términos de crédito de cada uno de ellos.
El departamento de créditos apoyará el cobro de la cartera por medio de llamadas

telefónicas, cartas y estados de cuenta.
Se realizarán auditorías periódicas con el objetivo de detectar papelería incompleta y

morosidad de cartera, lo cual debe plasmarse en el informe a efecto que se tomen las
medidas correctivas correspondientes.
Información:
El departamento de créditos deberá emitir mensualmente estados de cuenta de todos

los clientes, trasladarlos al área de ventas y enviar una copia al cliente por medio de
correo electrónico o fax.
El departamento de créditos deberá trasladar semanalmente al Director de Área, el

estado de la cartera existente para que se encuentren siempre informados sobre el
comportamiento de sus clientes y sean tomadas las medidas necesarias de cobro. Esta
información puede ser física o electrónica actualizando semanalmente el sistema.
También se emitirá diariamente el informe de autorizaciones otorgadas el día anterior,

a efecto de verificar el cumplimiento de las políticas corporativas.
ES INDISPENSABLE PARA LAPCO MANTENER UNA CARTERA SANA, YA QUE

BENEFICIARÁ LA OPERACIÓN DE TODAS LAS AREAS QUE LA CONFORMAN.

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2016
6. ACCIONES ANTE MOROSIDAD
Cuando el cliente incurra en morosidad y no exista justificación para el atraso se

tomarán las siguientes medidas en orden cronológico dependiendo de los días
atrasados:
1. Aviso de Suspensión de Despacho
 Se emitirá al momento que se llegue al crédito o plazo autorizado.
2. Suspensión del despacho
 Lo hará inmediatamente el sistema al llegar al plazo de días de holgura (10).
3. Carta de Requerimiento de Pago 1
 Se emitirá y entregará al cliente que se encuentre con atraso de 15 días.
4. Elaboración de documento de reconocimiento de deuda y acuerdo de pagos.
 Será suscrito entre las partes al llegar a un arreglo. Dada respuesta de carta
de requerimiento de pago 1.
5. Carta de Requerimiento de Pago 2
 Se emitirá y entregará al cliente si no se ha logrado algún acuerdo o

cumplidos los numerales anteriores.
6. Modificación de los términos de crédito o su eliminación
 Automáticamente se anulará el crédito del cliente al momento de envío de

carta re requerimiento de pago 2
7. Traslado de expediente a cobro judicial

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2016
 Deberá ejecutarse por medio de la contratación de empresas de cobro o

bufete de abogados.
 Esta actividad se llevará a cabo en caso de no lograr un arreglo con el cliente

en un plazo máximo de 60 días calendario.
8. Acciones ejecutivas de existir garantías
9. Acciones legales
Cada acción se efectuará en su debido momento dependiendo del nivel de atraso en

las facturas, así como en el nivel de respuesta por parte del cliente.
7. SANCIONES
El personal que no cumplan con las Políticas indicadas será directamente responsable
de los problemas que se deriven del incumplimiento.
Las sanciones serán:
 Amonestación escrita o Acta Administrativa (Primera incidencia)
 Amonestación escrita y descuento de monto despachado o facturado. (Segunda

incidencia)
 Amonestación escrita y despido (Tercera incidencia)
Los casos de amonestación son:
 Despacho sin autorización

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2016
 No seguir procedimiento protectoras de cheques
 Elaboración incorrecta de factura
 Extravío de factura
 No solicitar que el cliente firme y selle la factura
8. APERTURA DE CODIGOS CONTADO
Se conceptualizan como códigos de contado, a aquellos clientes que al momento en

que se les entrega su producto pagan de Contado en efectivo o con cheque, NO
existiendo la posibilidad de dejar el producto si no se cuenta con el pago
correspondiente.
En sistema BPCS deben ser registrados con el número (3) Pago de contado con
Opción de pago en Efectivo o con Cheque, (4) Pago de contado estricto Efectivo.
Requerimientos para Apertura de Códigos de Contado (3 o 4)
Se deberá cumplir con los siguientes requisitos.
 Formato de Apertura Código de Contado
 Fotocopia de Cedula de Vecindad
Es indispensable que el documento Formato de Apertura Código de Contado sea

llenado en su totalidad.

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2016
En el caso de los clientes de Contado que pagan con Cheque se deberá establecer la
herramienta que permita al área de Operaciones poder verificar al momento de la
entrega de productos que el cliente paga con cheques de la cuenta que autorizo
inicialmente en el documento Requerimiento de Apertura Código de Contado.
Algoritmo de Pasos a Seguir con cartera vencida
Procesos
1. Visita Agendada de Ejecutivo de Ventas: Los ejecutivos de ventas deberán

hacer visita, sin excepción a todos los clientes que tengan saldos entre 0-60 días
con el objetivo de obtener el pago de los adeudos correspondientes y evitar que
estos clientes se atrasen y los saldos pasen a las columnas arriba de 60 días.
En estas visitas el objetivo es obtener efectivo o cheques que sean cubiertos
dentro del mismos mes calendario.
2. Visita Gerente / Supervisor: Esta visita la puede efectuar cualquiera de las

siguientes personas Country Manager, Gerente de Ventas, Controller, Auditor
Interno, Analista de Créditos o Supervisor de Ventas. El objetivo de dicha visita
es confirmar el adeudo con el cliente y obtener un planteamiento para poner la
cuenta al día en un corto plazo.
3. Visita Documentada Ejecutivo de Ventas: Para los clientes que estén en esta
categoría el vendedor deberá llevar a cabo su visita y llenar el formato de reporte
de visita con saldos vencidos (anexo 1). Dicho reporte deberá ser trasladado en
forma semanal a los supervisores de venta para definir su próxima acción (visita
del supervisor, analista de créditos, auditor, etc.)
4. Llamada de Telecobro: Todas las llamadas de dichos clientes se registraran en

un reporte diario el cual se le deberá trasladar al comité de cada país. El

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UTH
2016
Gerente de Ventas / Controller asignarán las próximas tareas a seguir, como

máximo se revisarán todos los reportes en el comité de créditos del país.
5. Negociar pago de la deuda: Se debe negociar el pago completo del adeudo en

un máximo de 45 días plazo. Dicho pago debe ser respaldado primordialmente
con cheques posfechados. En caso el cliente no pueda emitir cheques
posfechados entonces deberá firmar un compromiso de deuda según el formato
aprobado (anexo 2)
6. Recibe documentos de respaldo: Ya sean cheques posfechados, una liquidación

(boleta de depósito) o el anexo 2, se entregarán al encargado de créditos, quien
le dará seguimiento a dichos ofrecimientos hasta que los fondos estén
depositados y libres en las cuentas de la empresa. Se deberá incluir copia del
(anexo 2) en el expediente del cliente para referencias futuras. En el seguimiento
de Créditos dichos cheques deberán ser depositados como máximo 15 días
después de su emisión (en caso el cliente haya solicitado plazo adicional), pues
de lo contrario los cheques no se pueden protestar para su cobro en caso de
que el caso llegue a manos del área legal.
7. Tomar nota del reclamo del cliente: Dicho reclamo deberá ser investigado por la
persona que efectuó la visita y resuelto con aprobación de gerencia en un
máximo de 5 días hábiles. Los clientes pueden reclamar que no están de
acuerdo con su saldo por los siguientes motivos:
a. Algún pago reciente no aplicado en su estado de cuenta: Se deberá pedir

copia del recibo de pago en referencia y revisar con el área operativa de
créditos su operación. También se puede pedir soporte de documentación
al ejecutivo de ventas.
b. Nota de crédito no aplicada por

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2016
i. Devolución o cambio de producto efectuado: se deberá confirmar

con Operaciones y adjuntar el ingreso de producto a la bodega.
ii. Diferencial de precios: se deberá verificar con Gerencia y adjuntar

copias de facturas con precios correctos.
iii. Descuento no aplicado correctamente: se deberá verificar con el

ejecutivo de ventas u Operaciones (si fuese el caso) y con el área
operativa de ventas y adjuntar copia de los recibos.
iv. Carga no llego completa: se deberá verificar con Operaciones y

documentar el faltante responsabilizando al piloto o revisar la nota
de crédito en Operaciones.
v. Cambio de producto por reclamo (cubeta rota, problema de

calidad, etc.) pendiente: se deberá ver físicamente el producto y
llenar el formato correspondiente, solicitar aprobación de Gerencia
y trasladar a Operaciones para su coordinación final.
vi. Bonificación pendiente de entrega, con aprobación de Gerencia se

coordina la entrega con Operaciones o se documenta la nota de
crédito.
8. Se procesa el reclamo: En base a las averiguaciones del paso anterior y la

aprobación de Gerencia, se solicita ya sea la operación de la Nota de Crédito o
el trámite de cambio de producto a la brevedad. Inmediatamente se informa al
cliente con una nueva visita o llamada respecto a la solución del caso para poder
así continuar con el paso 5.
9. En caso el reclamo del paso 7 no proceda, el Gerente de Ventas deberá hacer

contacto con el cliente para informarle el motivo por el cual no es válido su
reclamo y cuando el cliente ya este entendido del mismo se procede con paso 5.

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El tiempo máximo para llevar a cabo el contacto debe ser 5 días hábiles. Dicho
contacto idealmente debe ser una visita al cliente, pero en casos del interior del
país se puede hacer una llamada telefónica para cumplir con la fecha, lo
importante es lograr retroalimentar al cliente y lograr la negociación de pago.
10. Pasar expedientes a abogados: Se notifica al área de créditos de la decisión. El

área de créditos deberá preparar el expediente y semanalmente hará entrega de
los expedientes a los bufetes elegidos. De igual forma solicitará de los bufetes el
reporte semanal de los casos visitados para darle el seguimiento debido a
dichos cobradores y/o tomar decisiones al respecto.
11. Recoger inventario y reducir límite de crédito: se debe evaluar si el motivo por el
cual se tuvo el atraso fue por una venta en exceso y si ese es el caso se debe
adaptar el límite de crédito a la capacidad de pago del cliente.
12. Recoger inventario y eliminar límite de crédito: en caso el cliente tenga adeudo y
no tenga inventario para respaldarlo es una seña de un cliente en problemas y
por lo tanto se debe eliminar el límite de crédito.
En el caso de clientes arriba de 120 días las adiciones al procedimiento son:
5A. Cuando se comienza la negociación con el cliente siempre se deben incluir los
intereses. Dichos intereses son “perdonables” como una concesión por parte d el
negociador, pero siempre deben ser parte del trato para que se mire que estamos
intentando resolver. Si no se logra la negociación entonces los intereses si bajo
ninguna circunstancia se deben perdonar y más aun si se involucran los abogados. A la
larga la discreción de los intereses quedara en manos del comité de créditos local, pero
debemos asegurarnos de utilizar correctamente esta herramienta que tenemos a
nuestro favor.
6A. Aunque se logre la negociación amigable de pago, un atraso de esta magnitud

requiere que se evalúen los términos de crédito (límite, días) o la condición de pago

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UTH
2016
(contado). Es importante que se cumpla con esta parte del proceso para evitar
problemas futuros. Como es una evaluación no quiere decir que a fuerza deben
cambiarse las condiciones de crédito, quedará a criterio de Gerencia y del área de
Créditos.
ANEXOS
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UTH
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ANEXO 1
REPORTE DE VISITA A CLIENTE CON SALDOS VENCIDOS
Fecha de Visita: _____________ Territorio: _______ Código Cliente:___________
Nombre de Cliente:______________________________________________________
Saldo Vencido: _________________________ Facturas desde que mes: ___________
Comentarios del Cliente: _________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________________________________________________________

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______________________________________________________________________
Sugerencias del Vendedor: ________________________________________________
Pasos a Seguir (llenado por Supervisor/Gerente): _______________________________
REPORTE DE VISITA A CLIENTE CON SALDOS VENCIDOS
Fecha de Visita: _____________ Territorio: _______ Código Cliente:___________
Nombre de Cliente:______________________________________________________
Saldo Vencido: _________________________ Facturas desde que mes: ___________
Comentarios del Cliente: _________________________________________________
______________________________________________________________________

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______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Sugerencias del Vendedor: ________________________________________________
Pasos a Seguir (llenado por Supervisor/Gerente): _______________________________
ANEXO 2
COMPROMISO DE CANCELACIÓN DE DEUDA
Por este medio __________________________________________________ acepto la
(Nombre del cliente que aparece en las facturas)
deuda que tengo con __________________________________________por un total de
(Grupo Solid)
_______________________________ y me comprometo a pagar dicho adeudo de la siguiente manera:
________________________________________________________
______________________________________________________________________

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______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Como seña de mi compromiso firme y aceptación, firmo a continuación ratificando dicho acuerdo.
____________________________________ _______________________________
(Nombre Personal del Cliente que firma) (Firma del Cliente)
Fecha: _______________________
Confirmaciones de Cuentas por cobrar
San Pedro Sula, 11 de Noviembre de 2015
Señor:
GRUPO Q
Atención Departamento de Contabilidad
Estimado señores:
Nuestros auditores de Grupo Solid, esta llevando a cabo una revisión de los
saldos de cuentas por cobrar de SOLID DE HONDURAR S, A SPS al 31 de Mayo
de 2012 por lo que al respecto le solicitamos les confirmen directamente a ellos al
Fax: 2574-8234 / 3259-1821, ó a los correos: Elvin.barahona@gruposolid.com
si es correcto el saldo por cobrar a ustedes que reflejan nuestros libros contables al
31 de Mayo de 2012, el cual se detalla a continuación:

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UTH
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Saldo por cobrar al 31-05-2012 Lps. 344,119.45
Si su respuesta es un Si, sírvase colocar una marca en la casilla de la izquierda, y si es un

No, favor colocar una marca en la casilla de la derecha.
Sí: No:
Si su respuesta es No, favor indicar el saldo que reflejan sus libros contables a esa misma
fecha.____________________________.
Nota: Favor agregar adjunto a la marca, el nombre y firma de la persona que proporcionó
la información, así como el sello de la empresa.
Le agradecemos por anticipado su cooperación
Atentamente,
_____________________
Firma Autorizada
CONCLUSIONES
• El control interno tiene que proporcionar análisis, valoraciones, consejos e

información, contribuyendo a propiciar los cambios en la estructura de la
organización y en los métodos de gestión en un ambiente abierto.
• Este debe ser objetivo, es decir debe basarse en hechos y datos reales, no en
suposiciones o rumores.
• Debe efectuarse a tiempo, el control debe ser oportuno, que permita hacer
correcciones a tiempo y evitar errores.

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UTH
2016
• La información debe ser clara y precisa, no debe prestarse a dobles

interpretaciones.
• En el aspecto económico, no debe resultar más costoso el control que el mismo

proceso o actividad, de ser así no habrá beneficio.

56
UTH

Tarea Grupal Conta Intermedia Grupo 8

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2016

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

CAPÍTULO I……………………………………………………………………………Pág. 5-10

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

El manual de control interno forma parte integrante de los sistemas contables,

Su estructura de control interno consiste en las políticas y procedimientos establecidos

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada,

• Garantizar la eficacia, eficiencia, y economía en todas las operaciones

• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

• Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las

• Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

A. NOMBRE DE LA EMPRESA: GRUPO SOLID

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Y es por eso que nos convertimos en la SOCIEDAD DE GRANDES SOÑADORES

Y tú ¿con que sueñas?

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

B. ACTIVIDAD DE LA EMPRESA Y FORMA EN QUE SE

Empresa líder en el mercado Centroamericano de la manufactura, distribución y

Con operaciones de Guatemala a Panamá. Nuestras marcas principales de pintura son

Nos especializamos en pinturas, recubrimientos y brochas.

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

C. VISIÓN, MISIÓN Y VALORES DE LA EMPRESA

La visión de Grupo Solid es ser el mayor fabricante y distribuidor de Pinturas y

Grupo Solid tiene la misión de proteger, mantener y embellecer ambientes,

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

D. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

POLITICAS DE CAJA CHICA

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Gerencia de administración: Revisión semestral de la política, autorizar actualizaciones

Asignación del fondo de caja chica

Asignación del fondo.

Se emite un cheque a nombre de la persona asignada, efectuando la partida

Autorización del gasto

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Monto: Lps 2,500.00 – Lps 6,000.00

Reembolso del fondo.

Se tomara en cuenta para el reembolso todas las facturas y recibos agrupados

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Liquidación del fondo

Responsabilidad y asegurado de caja chica.

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Autorización del Gasto.

Descripción del Restricción Concepto breve Rango autorizado

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Recibí de SOLID : ______________________________________________________________

Por Lps: ______________________________________________________________________

San Pedro Sula ___________________________ de ________________________ del 201 ____

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Formato para reembolso por fondos de caja chica

Reembolso por caja chica

Recibí de LAPCO : ______________________________________________________________

*Excepción para pago de transporte

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

Aspectos importantes a tomar en cuenta al iniciar el inventario

Catedrática: Licda. Gricela Soriano

 La persona designada para el inventario deberá contar o revisar personalmente

Establecer procedimientos y responsabilidades en la elaboración de los Inventarios

Inventarios es el recuento que se hace sobre todo el producto que se encuentra en la

San Pedro Sula _______ de del 201