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Capitulo Uno.
Cuestiones generales y conceptuales.
El proceso administrativo.
INTRODUCCIÓN Y PROPÓSITO.
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las
operaciones de planificación y control. En los negocios, en el gobierno y en la
mayoría de otras actividades de grupo, se emplea en forma generalizada un
sistema de planificación y control (denominado también presupuestación
administrativa) en el desempeño de las responsabilidades de planificación y
control a cargo de la administración. El propósito de este capítulo es ofrecer una
visión panorámica del proceso administrativo y establecer dicho proceso, junto con
la estructura organizacional de la entidad, como la base para un eficaz sistema de
planificación y control.
En el libro utilizamos el término descriptivo planificación y control integral de
utilidades. Otros términos que se emplean en el mismo contexto son
presupuestación en los negocios, presupuestación de la dirección (o gerencial) y
presupuestos. Para nuestros propósitos, el término planificación y control integral
de utilidades se define como un enfoque sistemático y formalizado para el
desempeño de fases importantes de las funciones administrativas de planificación
y control. Específicamente, comprende: 1) el desarrollo y aplicación de objetivos
generales y de largo alcance para la empresa; 2) la especificación de las metas de
la empresa; 3) un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos
generales; 4) un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades
asignadas (divisiones, productos, proyectos); 5) un sistema de informes periódicos
de desempeño detallados por responsabilidades asignadas; 6) procedimientos de
seguimiento. A lo largo de este capítulo resaltamos aquellos aspectos del proceso
administrativo directamente relacionados con la planificación y el control integral
de utilidades.
EL PAPEL DE LA ADMINISTRACIÓN.
La eficacia con la que se administra una entidad se reconoce generalmente como
el factor individual más importante en el éxito a largo plazo de tal entidad. El éxito
de la empresa se mide en términos del logro de sus metas. La administración
puede definirse como el proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar
las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los
recursos humanos, los materiales y el capital. El proceso administrativo es una
serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una
organización para el desempeño de las siguientes funciones a su cargo: planificar,
organizar, suministrar el personal y controlar.
Organizar.
Organizar, según se muestra en el recuadro 1-1, es una de las bases
fundamentales del proceso administrativo. La actividad de organización depende
de los planes de la empresa. Consiste en: a) la subdivisión de una empresa en
unidades de trabajo manejables (es decir, divisiones y departamentos), b) la
asignación o delegación de responsabilidades administrativas y c) la definición del
lugar de las decisiones. Normalmente, a esto se le denomina organizar o
desarrollar una estructura organizacional.6 El recuadro 1-4 muestra una estructura
organizacional compuesta para una compañía fabricante. La estructura enfatiza la
delegación de la autoridad y responsabilidad administrativas desde el más elevado
nivel en la compañía hacia los niveles inferiores. Ello es importante porque la
planificación y el control se implantan a cada nivel de la organización. Han de
notarse las siguientes características de la estructura en este diseño
organizacional:
Factores internos.
1. Enfoque conceptual adoptado —toma de decisiones centralizada versus
toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2. Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).
3. Diversidad de productos y clase de operación.
4. Tamaño de la organización.
5. Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina,
trabajadores).
Factores externos.
6. Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).
7. Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
8. Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales,
reglamentación, proveedores y efectos del extranjero).